sdfp.pl · Web viewPrezentacja tematów z Excela, krótkie przedstawienie (nakreślenie)...

`

NOTATKA ZE SPOTKANIA

Cel spotkania: Szczegółowe omówienie zasad funkcjonowania, oraz architektury systemu FiatDMS, z wyszczególnieniem słowników systemu, kartoteki pojazdów, kartoteki klientów i konfiguratora pojazdów.

Prezentacja nowych dokumentacji technicznych, a także fragmentu aplikacji.Omówienie problemów korelacji FiatDMS z systemem centralnym.Wstępne uzgodnienie spotkania ze sprzedawcami samochodów, w celu przeprowadzenia warsztatów, ukierunkowanych na zebranie opinii specjalistów odnośnie działania i ergonomii systemu.

Data spotkania: 06.06.2006 godz.: 11:00 – 15:30

Miejsce spotkania: PHU Bilex Sp. z o.o. - Częstochowa

Uczestnicy spotkania:

W. Podolski – BWR Podolscy

M. Ludwisiak – Autofapol

B. Durczok - „Euromot” Żory

M. Lipner - „Euromot” Żory

J. Bielak – „Polcar"

R. Wrzeszcz - „Polcar"

A. Kozikowski – „Carservis”

S. Ostrowski - „Carservis”

B. Czarnecki – „Viamot”

T. Pawlik - FAP

J. Rogowiec – JBR Rogowiec Sp. J.

Z. Witoszek – JBR Rogowiec Sp. J.

J. Hatala – JBR Rogowiec Sp. J.

M. Gajewski – JBR Rogowiec Sp. J.

Notatkę sporządzili: Marcin Gajewski, Zbigniew Witoszek

`

Data sporządzenia notatki: 07.06.2006

Przebieg spotkania:

1. Zwrócono uwagę na „słownik krajów” i zaproponowano, aby kody krajów odpowiadały tym, które są zawarte w kodach paskowych, zaś przy ewentualnym wydruku kodu na dokumencie kod miałby być pobierany właśnie z tabeli słownika.

2. Poruszono zagadnienie wielomarkowości dealerów, gdzie klient niejednokrotnie zawiera transakcje oparte o dwie różne marki. Zwrócono tu uwagę na utrudnienia w korzystaniu z tych samych informacji o kliencie zebranych w drodze kontaktu z marką konkurencyjną. Powinna być w systemie możliwość obsługi przez jednego sprzedawcę wielu marek lub przypisania mu jednej konkretnej marki.

3. Zwrócono uwagę na słownik typów zapłat, gdzie zaproponowano podzielenie pozycji „zapłata kartą płatniczą” na zapłaty wg nazw, np.: „Visa”, „Maestro” itp. Ma to związek z wysokością prowizji za dokonywane transakcje, która jest różna w zależności od typu karty.

4. Słownik stanowisk powinien używać klasyfikacji systemu centralnego FAP. Pan T. Pawlik zobowiązał się dostarczyć materiały informacyjne między innymi na ten temat.

5. Powstało pytanie odnośnie sprawnego zliczania kosztów funkcjonowania firmy – współpraca systemu z „FK”.

6. Zaproponowano słownik, który pozwala wyróżnić dokumenty archiwalne np.: wystawione 10 lat temu. Ostatecznie firma JBR Rogowiec zaoferowała opracowanie „słownika czasu zapamiętywania dokumentów”.

7. W odniesieniu do wyglądu aplikacji zaproponowano zmianę czcionki treści uwag, z regularnej na kursywę. Ostatecznie sprawa stanęła na możliwości definiowania rodzaju czcionki dla uwag na dokumentach.

8. Wysunięto wniosek o rejestrację procesu skarg i reklamacji klientów zgodnie z normami ISO 9001.9. Odnośnie interfejsu i działania aplikacji zaproponowano następujące rozwiązania:

Podpowiadanie (przypominanie) funkcji użytkownikowi np.: „wciśnij kalwisz F5 aby wyszukać…”. Nazwy szczebli struktury firmy (Oddział, dział itd.) mają przyporządkowane kody składające się z

trzech znaków literowych. Zaproponowano aby w słowniku struktury firmy na poziomie Przedsiębiorstwa, w panelu

podstawowych informacji o przedsiębiorstwie wyświetlał się też nr NIP przedsiębiorstwa, lub umożliwienie przejścia do pełnej informacji zawartej w kartotece klientów.

Możliwość powiązania różnego rodzaju informacji (dokumenty i procedury Fiata, procedury ISO, podręcznik e-Link) z jednostkami organizacyjnymi, lub dokumentami wewnętrznymi. Dodatkowo proponowano opcję podglądu instrukcji.

Powiązanie i filtrowanie klientów z CRK – do omówienia w najbliższej przyszłości. W filtrze zaawansowanym kartoteki klientów można dołożyć kryteria wyszukiwania takie jak kody

pocztowe, kody gmin oraz czas (data) założenia kartoteki. Filtrowanie klientów zarówno spełniających dane kryteria jak i nie spełniających pewnych

kryteriów. Padł konkretny przykład: klient powinien zjawić się w serwisie na przeglądzie a jednak tego nie zrobił – czasem zachodzi potrzeba wyświetlenia tylko takich klientów. Zaproponowano tu odwrotność selekcji.

Panel informacji o kliencie powinien mieć albo definiowalną zawartość, albo ustaloną szczegółowo ze sprzedawcami.

W zakładkach informacji szczegółowych o kliencie (modyfikacja) proponuje się umieścić zakładkę „KRS” – „Krajowy Rejestr Sądowy”.

Podpowiedź w kartotece klientów EKD powinna zawierać kod i nazwę. W informacjach księgowych zaproponowano dołożenie możliwości rejestracji daty ważności

zgody na płatność odroczoną.10. Do „wywiadu z klientem” proponuje się dołożenie pozycji określającej sposób w jaki klient dowiedział

się o działalności danego dealera np.: „Skąd Pan/Pani dowiedział(a) się o naszej firmie”. Zaproponowano też możliwość modyfikacji wywiadu (ankiet) w zależności od indywidualnych potrzeb dealera, jego różnorodnej działalności marketingowej oraz wielomarkowości. Ostatecznie

`

stawia się szczególny nacisk na stworzenie słownika ankiet (wywiadów z klientem) definiowanych przez użytkownika, z dowolną zawartością pytań i zestawem możliwych odpowiedzi.

11. Padło pytanie o „zdarzenia” (CRM), do których wgląd powinien być zablokowany dla niektórych użytkowników systemu. Podano konkretny przykład: „Pracownicy serwisu nie powinni mieć możliwości sprawdzenia czy dany klient jest zadowolony z usług serwisowych, czy nie”.

12. Podkreślono rolę zdolności systemu do ewoluowania, według zmieniających się potrzeb dealerów.13. Zwrócono się do Pana Tadeusza Pawlika o wyjaśnienie sytuacji wykorzystywania baz Eurotax’u

oraz uzyskanie postaci ekranów do konfiguracji samochodów w systemie e-Link.14. Ustalono dalszy harmonogram działań:

koniec lipca – w siedzibie JBR test dla sprzedawców – 1 dzień. wrzesień – następne posiedzenie komisji na którym m.in. przedyskutujemy harmonogram

dalszych prac łacznie z ewentualnym wdrażaniem. wrzesień – spotkanie JBR – SDFP – PIM w przedmiocie stworzenia planu pozyskania środków

unijnych na wdrażanie i szkolenie,


Cel spotkania: Omówienie zasad funkcjonowania kartoteki klientów i kartoteki pojazdów.

Krótka prezentacja systemu eLink.

Prezentacja konfiguratora pojazdów w systemie DMS na podstawie zbiorów siatek samochodów i cenników z FAP.

Omówienie z przedstawicielami Dealerów FAP współpracy system DMS centralny system SIRIO i wysłuchanie opinii ze strony Dealerów na temat tej współpracy.

Wysłuchanie opinii przedstawicieli Dealerów FAP o funkcje zamówiennictwa i obrotu samochodów nowych w nowym systemie DMS.

Zebranie potrzeb od przedstawicieli Dealerów w zakresie obrotu samochodów dealerskich, używanych i komisowych.

Data spotkania: 27.07.2006 godz.: 10:30 – 17 :00

Miejsce spotkania: JBR Rogowiec Sp.j. – Bielsko-Biała


A. Gabryś – Carservis Warszawa - [email protected]

A. Koźlarek – Pol-car Poznań - [email protected]

R. Paszke - Pol-car Poznań - [email protected]

G. Pezda - Euromot Żory - [email protected]

A. Dobrowolska - Euromot Żory - [email protected]

mailto:[email protected]





`

M. Kwiecień – Viamot Kraków - [email protected]

T. Pawlik - FAP



J. Hatala – JBR Rogowiec Sp. J.

M. Malczewski – JBR Rogowiec Sp. J.

Notatkę sporządzili: Janusz Rogowiec, Janusz Hatala, Marcin Malczewski


Przebieg spotkania:

1. Prezentacja ogólna systemu DMS – producenci, wielomarkowość, klienci potencjalni, klienci rzeczywiści, zdarzenia (CRM).

2. Prezentacja kartoteki klientów – filtry zaawansowane – rozbudowane o powiązania różne – automatyczne korespondencje (malingi do klientów).

3. Prezentacja kartoteki pojazdów – kodyfikacje wg: producenta, eurotaxu, audatexu, kodyfikacji własnej – opcje standardowe producenta – pytanie przedstawicieli JBR o informacje techniczne o samochodzie ze zbiorów FAP – przedstawiciele Dealerów stwierdzili, że szczegóły techniczne winno się wyświetlać po naciśnięciu specjalizowanego klawisza tylko na życzenie operatorów .

4. Krótka prezentacja systemu eLink.5. Prezentacja konfiguratora na bazie zbiorów z FAP. W trakcie prezentacji konfiguratora

przedstawiciele JBR poprosili przedstawicieli Dealerów o zgłaszanie uwag i spostrzeżeń na bieżąco. Ustalono, że konfigurator w miarę możliwości należy wzbogacić o:

a. datę ważności konfiguracji,b. promocje FAP (pytanie czy będą codziennie aktualizowane),c. promocje Dealera,d. ubezpieczenia,e. kredyty i inne składniki finansowe,f. możliwość wprowadzania upustów i dopłat dowolnych, indywidualnych,

niesklasyfikowanych,g. samochód używany w rozliczeniu,

Promocje mogą być udzielane procentowo lub kwotowo.

Po wyborze w poszczególnych kodów np., marka, model, sincom winna być możliwość odpytania systemu czy są samochody spełniające takie warunki na stocku lub samochody logistyczne.

Do konfiguratora dodać dwa okna: Stan magazynowy i Zamówienia Sirio

Ponadto na panelu dolnym doświetlić informacje: numery i daty OCF i CCF, datę produkcji, ceny samochodu, numer magazynu oraz przycisk [SZCZEGÓŁY] – po naciśnięciu którego wyświetlałyby się szczegóły samochodu dla operatora

6. Przedstawiciele Dealerów poruszyli temat zarządzania samochodami SIRIO z poziomu siedziby głównej Dealera (zbiory na jednym serwerze) z możliwością udostępnienia na zdalnej końcówce możliwości przygotowania OCF i innych niezbędnych transakcji dla drugich Salonów czy


`

Subdealerów – ważne by było aby mieli na bieżąco podgląd na stan samochodów z magazynu głównego Dealera oraz stan zamówień SIRIO. Reasumując jedno centralnie zarządzane zamówiennictwo (SIRIO) uwzględniające wielo-oddziałowość.

7. Przedstawiciele dealerów przekazali praktyczne informacje na temat systemów SIRIO – UISIRIO oraz zasad rozliczeń finansowych za samochody sprzedawane w promocji oraz ogólne zasady rozliczeń za zakup samochodów z FAP:- termin płatności za samochód do FAP, który sprzedał dealer zależy od sposobu płatności przez klienta finalnego i tak jeżeli klient płaci gotówką to termin płatności wynosi 3 dni po sprzedaży, natomiast jeżeli forma płatności jest kredyt bankowy to termin płatności wynosi 5 dni,

- dealer zawsze zobowiązany jest zapłacić FAP za samochód pełną kwotę występującą na fakturze zakupu FAP – niezależnie czy samochód został sprzedany w promocji czy też samochód został sprzedany bez promocji – w przypadku sprzedaży samochodów w promocji Dealer przekazuje informacje o takiej sprzedaży do FAP, a procedura zatwierdzania rozliczeń promocji jest dość długa i w efekcie FAP produkuje jedną zbiorczą fakturę korygującą pod którą podłączany jest załącznik zawierający wyszczególnienia poszczególnych samochodów – ta technologia rozliczeń uniemożliwia efektywne liczenie marży po stronie Dealera,

- często występują niezgodności faktury FAP za samochody ze stanem faktycznym – dealerzy muszą pisać wyjaśnienia i FAP na podstawie tych wyjaśnień produkuje korekty,

- duże trudności w pracy z systemem SIRIO występują przy gwarancji ceny w przypadku, kiedy następuję zmiana danych klienta np. umowę zawiera Kowalski, a realizacja PHU Kowalski,

- jeżeli Dealer blokuje samochód w SIRIO – to jednocześnie powoduje skrócenie terminu płatności za samochód,

- ciągle aktywną funkcją w systemie FOCUS jest podbieranie samochodów,

- dobrze by było gdyby nowy system DMS miał wbudowane narzędzie np. wbudowany filtr „pokaż samochody podebrane przez innych Dealerów”,

- bardzo rzadko jest pobierane RIMPIACCO przez Dealera z centralnego systemu SIRIO z Turynu, ponieważ rodzi dużo problemów w systemie DMS,

- po zapytaniu przedstawicieli JBR jak powinna przebiegać aktualizacja siatek (wykaz samochodów z opcjami, kolorami itd.) zbiór z Turynu – przedstawiciele Dealerów stwierdzili, że najlepiej by było gdyby JBR pobierała zbiór z serwera FAP i dokonywała automatycznie aktualizację u Dealerów,

- przedstawiciele Dealerów zwrócili uwagę, że ceny samochodów mogą ulegać zmianie w stosunku do zamówienia klienta (klient zamówił zderzaki czarne – FAP dostarczył samochód ze zderzakami w kolorze nadwozia co spowodowało zmianę ceny samochodu) w takim przypadku oferta na konfigurację samochodu winna zawierać klauzulę o możliwości zamiany ceny,

- warte zagadnienie do przemyślenia to sposób wyróżnienia zmian cen lub opcji pomiędzy konfiguratorem a aktualnymi siatkami,

- nowy system DMS powinien posiadać funkcję kopiowania w zadanej ilości kopii wskazanej konfiguracji jako wzorcowej,

- czy możliwe jest wykorzystanie danych SIRIO do podpowiedzi faktur zakupu samochodów,

8. Samochody dealerskie- nowy system powinien posiadać odrębny magazyn samochodów dealera,

- w fokusie można zamówić samochód Demo,

`

- dobrze byłoby gdyby system zawierał przekwalifikowanie samochodów handlowych na samochody dealerskie,

9. Samochody używane - przedstawiciele Dealerów stwierdzili, że nie sprowadza się samochodów używanych z innych krajów UE,

- występują dla samochodów używanych skupionych w zamian za zakup samochodów nowych – doposażenia (usprawnienia) we własnym serwisie powyżej 20%,

- występuje sprzedaż samochodów nowych dla klientów z UE i system nowy winien obsłużyć taką sprzedaż,

10. Gwarancje ceny + zaliczki na samochody- klient zamawia samochód z gwarancją ceny na siebie płaci fakturę zaliczkową, a chce zafakturować samochód na firmę i wtedy występują problemy z rozliczeniem,

- w rozliczeniu gwarancji ceny jeżeli niezgodna jest jedna z trzech ważnych informacji (zmiana NIP, SINCOM, OCF) – należy w rozliczeniu przesłać do FAP wyróżnik „G” – to wtedy jest możliwość zwrócenia uwagi Kontroli Handlu na potrzebę rozliczenia ręcznego przez FAP – brak tego wyróżnika powoduje pomijanie takiej transakcji w sposób automatyczny w systemie rozliczeń FAP,

- w przypadku leasingu (wcześniej zrealizowana zaliczka przez osobę fizyczną) aby rozliczyć w FAP sprzedaż z gwarancją ceny to musi się zgadać użytkownik samochodu z osobą z zaliczki,

11. Przedstawiciele Dealerów postulowali do przedstawiciela FAP Tadeusza Pawlika o zbadanie możliwości połączenia wymiany elektronicznej klientów z systemu DMS do systemu Fiat Bank

12. Uwagi – postulaty co do funkcjonalności nowego systemu DMS - w zależności od użytego kodu promocji – byłoby dobrze, gdyby system przypominał operatorowi o wymaganych papierach do audytu FAP

- umożliwić wysyłanie konfiguracji e-mailem – jak również wydruk konfiguracji

13. Inne- premiowanie sprzedawców samochodów: ogólnie dla zespołu sprzedawców, indywidualnie na sprzedawcę, premiowanie sprzedawców również od sprzedaży akcesoriów,

- należy stworzyć historię rozliczenia samochodu – marża, uwzględnienie korekt, promocji FAP i dealera i innych czynników wpływających na ostateczną marże z tytułu sprzedaży samochodów,

- potrzebne byłaby sygnalizacja z systemu na kilka dni do przodu jakie środki winien zabezpieczyć Dealer do zapłaty dla FAP za samochody,

- w filtrach należy uwzględnić: samochody wg terminów płatności, samochody z nieuregulowaną płatnością do FAP,

- potrzebny będzie wydruk samochodów uwzględniający daty zdania (produkcji) samochodów, ponieważ to ma wpływ na terminy płatności.

Wniosek:

Przedstawiciele Dealerów uznali, że ten etap prac w systemie DMS można uznać za odebrany z ich strony.

`


Cel spotkania: Omówienie prac do wykonania ze strony JBR na rzecz systemu DMS


Miejsce spotkania: JBR Bielsko-Biała


W. Podolski – Prezes SDFP


Notatkę sporządzili: Janusz Rogowiec


Przebieg spotkania:

1. Pan Wacław prosił o kontakt z Panem Koniecznym z PIM-u w temacie możliwości dofinansowania z funduszy UE sprzętu oraz szkoleń, wdrożeń, przekładki informacji dla sieci Dealerów FIAT do nowego systemu DMS – w dniu dzisiejszym wysłałem e-maila od Pana Marka Koniecznego z PIM.

2. Pan Wacław prosił o kontakt z Konradem Januszem z FAP w sprawie negocjacji cen na serwery i komputery HP – w dniu dzisiejszym przeprowadziłem rozmowę telefoniczną w tym temacie z Konradem Januszem, który zaproponował spotkanie w tym temacie na początku września b.r.

3. Pan Wacław poinformował, że w niedługim czasie wybiera się na urlop, ale w przypadku ważnych informacji mogę wysyłać e-mail na adres internetowy [email protected] .

4. Prośba ze strony Pana Wacława, o opracowanie materiałów informacyjnych dla dealerów i przesłanie do Prezesa SDFP w celu rozesłania dealerom zawierających następujące ważne informacje dla odpowiedniego przygotowania się dealerów do wdrożenia nowego systemu DMS:

a. wymagana konfiguracja sprzętu (serwery, stacje robocze),b. świadczenie usługi utrzymania aktualnej wersji systemu na serwerach dealerów

(automatyczne aktualizacje na serwerze zarządzane przez JBR)c. wymagania dla Dealerów w zakresie dostępu do Internetu – niezbędne dla funkcjonowania

automatycznych aktualizacjiUstalono, że JBR w okresie 2 tygodni prześle taki materiał informacyjny do Prezesa SDFP

5. Prezes SDFP w kontekście rocznego czasu wdrażania systemu u Dealerów Toyoty – prosił o zastanowienie się nad tematem jak skrócić czas wdrożenia w sieci Dealerów FAP – Janusz Rogowiec obiecał, że w drugiej połowie września zostanie opracowany ze strony JBR materiał do dyskusji z Dealerami.


`

6. Pan Wacław poinformował, że Pan Sylwester Ostrowski z Carserwis zastanawia się nad przekazaniem informacji dla Dyrektora o możliwości wycofania się z finansowania budowy systemu na podstawie opinii z Toyota Marki – Janusz Rogowiec poprosił Pana Wacława o kontakt z Carserwis i zwrócił uwagę, że trudno jest budować opinię na plotkach i jeżeli zachodzi potrzeba uzyskania dodatkowych informacji szczegółowych to najlepszą drogą jest zwrócenie się do autorów po niezbędne informacje.

7. Janusz Rogowiec poinformował, że trudno będzie JBR zebrać informacje o systemach motywacyjnych płac od Dealerów, a jednocześnie jest to ważna wiedza dla JBR – dlatego JBR opracuje we wrześniu projekty (w postaci Excela) propozycji informacji dla Dealerów do wykorzystania dla naliczania premii dla sprzedawców i prześle do Prezesa SDFP w celu konsultacji w sieci.

8. Pan Wacław poprosił o informację o wywiązywaniu się Dealerów z umów – Janusz Rogowiec obiecał, że 24 prześle takie informacje Prezesowi SDFP.


Cel spotkania: Tabele i informacje FAP o promocjach samochodów Fiat, Alfa Romeo, Lancia, LCV.

Zasady rozliczeń promocji (wysyłanie zbiorów dla rozliczeń promocji, protokoły niezgodności, faktury krygujące).

Wymagane dokumenty przez FAP dla celów kontroli prawidłowości rozliczeń promocji.

Data spotkania: 07.08.2006 godz.: 10:10 – 12 :30

Miejsce spotkania: Euromot – Żory


Z. Szendera - Euromt Żory - [email protected]

G. Pezda - Euromot Żory - [email protected]

A. Dobrowolska - Euromot Żory - [email protected]

D. Jeżak - Euromot Żory - [email protected]



Notatkę sporządzili: Janusz Rogowiec





`


Przebieg spotkania:

1. Ogólne omówienie zasad udzielania promocji klientom na samochody nowe (promocje FAP i promocje Euromot).

2. Szczegółowe omówienie tabel promocji – informacje przekazywane przez FAP dla Dealerów (Internetem w postaci dokumentów Word lub Excel – ściąganie tabel promocji do systemu KOSMOT Intertransem).

3. Ofertowanie sprzedaży samochodów wykonywane metodą ręczną.4. Prezentacja przez przedstawicieli Salonu Euromot aplikacji dealer.fiat.pl/dealer.5. Wypełnianie ankiety przez klienta po jeździe próbnej – wprowadzenie ankiety przez pracowników

Dealera do aplikacji FAP (Aplikacje dealera – promocje, jazdy próbne).6. Błędy w fakturach FAP w przypadku zamówienia samochodu Grande Punto z doposażeniem

związanym z serią specjalną.7. Sporządzanie przez Dealera protokołu rozbieżności w przypadku błędnej faktury FAP w sytuacji

związanej z punktem 6. 8. Błędy w rozliczeniu promocji FAP jeżeli jest promocja procentowa (np. Autoryzacja sprzedaży

indywidualnej) - a wcześnie miała miejsce sytuacja opisana w punktach 6 i 7. FAP liczy rozliczenie promocji od faktury podstawowej nie uwzględniając protokołu rozbieżności Dealera. W przypadku błędnie rozliczonej promocji (promocja wyższa bo naliczona od wyższej kwoty faktury podstawowej), Dealer ma obowiązek wykonać protokół rozbieżności pomniejszający wartość rozliczonej promocji. Protokoły rozbieżności sporządzane są w formie papierowej i wysyłane są do Działu Kontroli Handlu FAP pocztą (nie ma wysyłki e-mailem).

9. Krótkie omówienie sprzedaży specjalnej i dokumenty niezbędne do archiwowania przez Dealera przy wykonaniu sprzedaży samochodu z promocją FAP dla celów kontroli prawidłowości rozliczeń promocji.

10. Krótka prezentacja D. Jeżaka aplikacji FAP służącej do budowania oferty na samochody LCV.11. Dokumenty (faktury zakupu samochodów, protokół niezgodności, rozliczenie promocji z systemu

KOSMOT) zebrane w Euromot Żory są ze-skanowane i zapisane w:\DMS\dokumenty\Fiat\Zory\Sprzedaz Samochodow\Scany dokumenty Zory

Uwagi:

W aplikacji dealer.fiat.pl/dealer używane są funkcje:

- jazdy próbne – do rejestracji KWESTIONARIUSZA dla uczestników jazdy próbnej, który wypełnia uczestnik jazdy próbnej,

- jazdy próbne – do rejestracji jazd próbnych przydzielonych Dealerowi przez operatora infolinii, Dealer po wykonaniu rozmowy z klientem musi zarejestrować fakt umówienia się z klientem lub rezygnacji klienta, a po wykonaniu jazdy fakt jej wykonania lub nie (dotyczy wyłącznie jazd przydzielonych przez operatora infolinii).

`

- infokit – do wykonania mini oferty FIAT,

- rozliczenia promocji – sprawdzenie stanu rozliczenia promocji,

- demo – informacje o rozliczeniach i zapłatach za samochody demo Dealera

Z uzyskanych informacji „Cennik cen maksymalnych - serie specjalne” obowiązują czasowo – patrz Scany dokumenty Zory „11Cennik2.jpg”.

Dla rapeli – obowiązuje zerowy kod promocji pod warunkiem, że dla danej sprzedaży nie ma innego kodu promocji Fiata.

Dużo informacji w zakresie cen samochodów i ich doposażeń przesyłanych jest z FAP do Dealera pocztą e-mail – pracochłonny jest proces utrzymywania aktualnych cen samochodów w systemie Dealera.

Zdarzają się sytuacje, że nowe promocje przychodzą najpierw pocztą e-mail, a dopiero po czasie w postaci tabel promocji wczytywanych do systemu – podczas tworzenia oferty (zamówienia) dla klienta trzeba korzystać z informacji e-mail.

W przypadku jasnego układu gwarancja ceny obejmuje tylko cenę podstawową, nie obejmuje opcji dodatkowych.

W rozliczeniu promocji FAP dużo procesów odbywa się metodą ręczną – tak więc można powiedzieć, że należy dążyć do automatyzacji procesu rozliczeń.

Należy przedyskutować z przedstawicielami FAP – problem faktur błędnie wystawianych przez FAP dla samochodów np. Grande Punto z seriami specjalnymi – to znacznie zwiększa pracochłonność po stronie Dealera w sporządzaniu Protokołów rozbieżności patrz Scany dokumenty Żory „29ProtokolNizgodnosci.jpg”.

Analiza informacji do rozliczeń zakupu samochodu z FAP (faktura papierowa, zbiory SIRIO, zbiory do zasilania systemu eLink) jest zapisana w:\DMS\karty_projektowe\robocze\Rozliczenie zakupu samochodu\ „Faktura z FAP za samochod.doc”

Wniosek końcowy:

Procesy rozliczeń zakupu samochodów z FAP oraz procesy rozliczeń promocji z FAP sprzedaży są bardzo skomplikowane i bardzo mało zinformatyzowane – to pociąga za sobą następujące obawy i działania ze strony Dealerów:

- obawę sprzedawców w procesie budowania ofert na samochody FIAT dla klientów (niepewność cen ostatecznych dla klientów),

- trudność w nauczeniu nowego sprzedawcy obsługi wielu aplikacji, które funkcjonują po stronie FAP w obszarze ofertowania, zamówiennictwa, obrotu oraz rozliczeń zakupu i sprzedaży samochodów,

- dużą pracochłonność prac ręcznych w rozliczeniu księgowym samochodów z FAP (zaangażowanie sprzedawców logistyków i księgowych),

- trudności w rozliczaniu należnych prowizji dla sprzedawców samochodów.

`

NOTATKA ZE SPOTKANIA[Grupa robocza - rozliczenia finansowe samochodów]

Cel spotkania: ustalenie procesów rozliczeń finansowych zakupu i sprzedaży samochodów Fiat, Alfa Romeo, Lancia pomiędzy Dealerem a FAP w nowo realizowanym systemie DMS

Data spotkania: 20 września 2006 godz. 11:00 – 16:30

Miejsce spotkania: J.B.R. Rogowiec Spółka Jawna - Bielsko-Biała


1. Polcar Poznańa. Anna Nawrot, mailto:[email protected]. Janusz Bielak, mailto:[email protected]. Krystyna Perczak, mailto:[email protected]

2. Viamot Krakówa. Krystyna Mikosz, mailto:[email protected]. Krzysztof Biel, mailto:[email protected]. Katarzyna Irzyk, mailto:[email protected]

3. Carserwis Warszawaa. Aneta Stoczkowska, mailto:[email protected]. Beata Kaczmarek, mailto:[email protected]

4. Euromot Żorya. Mariusz Lipner, mailto:[email protected]. Lucyna Śniegocka, mailto:[email protected]. Agnieszka Dobrowolska, mailto:[email protected]

Notatkę sporządzili: Janusz Hatala, Zbigniew Witoszek, Janusz Rogowiec


Przebieg spotkania:

1. Prezentacja tematów z Excela, krótkie przedstawienie (nakreślenie) omawianych problemów do rozwiązania. Uczestnicy podkreślili, że głównym problemem dotyczącym rozliczenia między dealerem, a FAP jest to, że dealer często stosuje domyślne procenty upustów przy sprzedaży samochodu, które są weryfikowane i ewentualnie korygowane dopiero w późniejszym czasie.

2. Krótka prezentacja konfiguratora samochodów, oferty oraz wydruk i omówienie zawartości oferty dla klienta. Zwrócono uwagę na linię zawierającą kredyt Fiat Bank - kredyty mogą być z różnych banków i system powinien być na to przygotowany.

3. Prezentacja i omówienie powiązań klienta i samochodu między sobą oraz między zapłatami, płatnościami (analizy płatności), dokumentami, zleceniami serwisowymi, obrotami i innymi składnikami systemu. Wyjaśnione zostały silne związki między tymi elementami oraz możliwości szybkiego dotarcia z dowolnego miejsca do dużej ilości informacji głównie związanej klientem i samochodem.

a. Pytanie: jakie widoki budować od strony pojazdu, klienta…, np. samochody bez pełnego rozliczenia (braki w dokumentach - wysłano zbiory do FAP, brak jeszcze odpowiedzi),

b. Zgłoszono zapotrzebowanie na widok samochodów, których płatność wychodzi w danym (bieżącym) dniu - wg dat faktury zakupowej,

c. Przedstawiciele Euromot zaproponowali utworzenie widoku faktur korygujących wg ich rodzajów (tytułów) - chodzi o faktury korygujące wynikające z protokołów rozbieżności.












`

d. Zgłoszono zapotrzebowanie na widok oczekiwanych od FAP faktur korygujących z możliwością selekcji wg ich rodzajów (nierozliczone promocje powszechne, specjalne, błędne faktury podstawowe z FAP – pakiety, itp.)

4. Omawianie charakterystycznych i nietypowych sytuacji związanych z rozliczaniem finansowym samochodu:

a. Marża bazowa zależy od modelu, nie ma rozróżnienia na dealerów,b. Występują dodatkowe premie (jakościowe, ilościowe, ...) na fakturze

podstawowej. W takiej sytuacji cena ostateczna faktury może wcale nie odpowiadać cenie samochodu na fakturze z FAP.

c. Pytanie: czy protokół rozbieżności może być wysłany elektronicznie, czy musi być podpisany przez RZ ?

d. Występują faktury zarówno zgodne wartościowo, nie wymagające tworzenia protokołów rozbieżności oraz niezgodne wartościowo z różnych tytułów - 50/50. Czasami do faktury może powstać kilka protokołów rozbieżności.

e. Sprzedaż specjalna jest załatwiana inaczej niż sprzedaż z promocjami powszechnymi - różni się procedurą postępowania i wymaganymi dokumentami. Sprzedawca może użyć upusty wg swojej decyzji, potem jest tylko weryfikowana zgodność, czy były prawidłowo zastosowane.

f. Występują sytuacje, że sprzedawca udziela promocji na podstawie otrzymanych informacji papierowych, a nie otrzymał jeszcze z FAP tej promocji w formie elektronicznej. W takiej sytuacji podczas sprzedaży nie jest wprowadzany kod promocji, a udzielany jest tylko rzeczywisty upust. Kod promocji wprowadzony jest do dokumentu sprzedaży po elektronicznym otrzymaniu go z FAP (okres oczekiwania dochodzi do dwóch tygodni) i dopiero wówczas promocja wysyłana jest do FAP. Zasygnalizowano konieczność monitorowania takich sytuacji (odpowiednie widoki).

g. Zgłoszono zapotrzebowanie na widok/raport, który pokaże wszystkie składowe wartości samochodu: cenę podstawową, skonto Fiata, dealera, premię jakościową, rapel, promocje, upusty podstawowe - różne dane do BM. Viamot - przygotuje przykładowe zestawienie w Excelu.

5. Korekty: pojedyncze, zbiorczea. Czy jest (będzie) możliwość otrzymywania korekt (i faktur) elektronicznie -

uczestnicy stwierdzili, że raczej jest to wątpliwa sprawa, ale należy w tym temacie rozmawiać z Fiatem.

b. Wprowadzanie korekt do systemu: sprzedawcy wprowadzają wszystkie dokumenty analitycznie, księgowi weryfikują prawidłowość, klasyfikują (np. środki trwałe) i księgują dokumenty. Księgowanie jest weryfikowane po nadwoziu. Ważne są wszystkie załączniki do dokumentów, ponieważ to one najwięcej mówią o samochodzie, czy wartości wpływają na cenę samochodu (wartość magazynową) czy na koszt własny.

c. RAPEL - ilościowa premia miesięczna lub kwartalna. Zawsze ma załącznik z listą nadwozi. Wygląda dokładnie tak jak korekta zbiorcza, jest oznaczona literą K, R w kolumnie kodu promocji.

d. W korektach zbiorczych nigdy nie są mieszane różne tytuły korekt, zawsze są zgodne.

e. PUSH - trudno rozróżnić, która pozycja załącznika korekty dotyczy pusha (skonto dodatkowe) - nie jest jednoznacznie wyróżniony.

f. Dla samochodów demo i zastępczych występują promocje koncesyjne.g. Układ "jeden samochód - wiele korekt" jest częstą i powszechną sytuacją.

6. Wydanie samochodu klientowia. Propozycja JR: wprowadzenie dodatkowego dokumentu po sprzedaży

samochodu, który dokumentowałby ostateczne wydanie samochodu klientowi.b. W przypadku Push nie ma potrzeby generowania sztucznej faktury sprzedaży a

następnie storno - jeśli da się wykonać transmisję CCF w SIRIO bez faktury sprzedaży, to tak będzie lepiej. Samochód sztucznie sprzedany (Push) nie powinien zejść z ewidencji stanu magazynu.

c. Potrzebny będzie widok pokazujący różne stany samochodów (na stanie, wydany z magazynu – nie sprzedany, sprzedany nie – wydany klientowi, ostatecznie wydany, Push, ...).

7. Magazyny samochodów w systemie

`

a. Uczestnicy zgłosili potrzebę istnienia wielu magazynów i możliwości przesuwania między nimi samochodów dokumentami MM-/MM+.

b. Wyjaśnienie koncepcji przyjęcia, ewidencji i sprzedaży samochodów demo, środków trwałych.

c. Uczestnicy stwierdzili, że na etapie zamówienia nie wiadomo, czy będzie to samochód demo, czy na środki trwałe, czy handlowy - decyzja następuje dopiero w późniejszym czasie, jak samochód już jest u dealera.

d. Postulowano, aby w magazynie samochodów dealerskich sprzedaż była możliwa po wystawieniu dokumentu zmiany przeznaczenia dla wszystkich typów samochodów (demo, zastępcze, środki trwałe)

e. Viamot: zmienić symbol dokumentu LT (likwidacja środka trwałego) w systemie DMS, aby nie mylił się z prawdziwym księgowym dokumentem LT. W rzeczywistości LT w księgowości (w systemie FK) powstaje dopiero po sprzedaży samochodu.

e. Prezentacja dokumentu rozliczenia samochodu i wzoru faktury sprzedaży.f. Uczestnicy stwierdzili, że potrzebny jest wydruk dokumentów PZ, PZk jak również

wszystkich innych dokumentów wewnętrznych. Jedni dealerzy będą z nich korzystać, a inni nie.

8. Sprzedaż/przekazanie samochodu do filiia. Przekazanie na inny magazyn w tym samym systemie (bazie) dealera. Konieczne

jest dodanie lokalizacji do magazynu samochodów.b. Jeśli filia ma swój serwis - należy zapewnić wydanie zarówno na serwis własny jak

i na serwis dealera. Przydałaby się lokalizacja serwisu.

9. Ustalenia:a. Podczas rejestracji dokumentu PZ na podstawie WZ z FAP cenę magazynową

samochodu tworzymy na podstawie cennika cen maksymalnych uwzględniając marżę kontraktową dealera,

b. Po zarejestrowaniu faktury z FAP w przypadku różnic w stosunku do cennika, po decyzji operatora, system generuje w zależności od stanu samochodu albo korektę własną PZ, albo korektę kosztu sprzedaży,

c. Po zarejestrowaniu faktury z FAP, w przypadku błędnej cenny na fakturze (np. pakiety), system generuje, po decyzji operatora, protokół rozbieżności,

c. Sprzedaż wg procedur Fiat (wraz z promocjami FAP) - prośba do FAP, aby promocje elektroniczne wyprzedzały rozliczenia papierowe.Istnieją sytuacje, że nawet 2 tyg. nie ma zbioru promocji a należy je uwzględnić przy sprzedaży. Rozliczenie dopiero się uzupełnia po przyjściu zbioru. Taką sytuację trzeba przewidzieć i obsłużyć w systemie.

d. Wraz z kolejnością napływu dokumentów (faktur) z FAP sukcesywnie rejestrujemy odpowiednio:

i. PZk, MMk(korekta MM) - jeżeli samochód jest na stanieii. KKS (korekta kosztu sprzedaży) - jeżeli samochód jest już sprzedany

(faktura sprzedaży)e. Wysyłanie zbiorów do FAP - bez zmian, należy przygotować dodatkowe widoki i

filtry pokazujące, np. braki w dokumentach, które powinny być skompletowane (wysłanie promocji, brak odpowiedzi - potwierdzenia).

f. Schemat obrotu samochodów między magazynami - został zaakceptowany przez uczestników. Koncepcja oparta na 3 logicznych magazynach, dopuszczalna sprzedaż z magazynu samochodów dealerskich po uprzednim utworzeniu stosownego dokumentu (LT – likwidacja środka trwałego, DS. – dokument sprzedaży , ZP zmiana przeznaczenia samochodu).

g. Samochód znika ze stanu magazynowego dopiero po wystawieniu dokumentu ostatecznego wydania samochodu klientowi.

h. Doposażenie samochodu w serwisiei. Rozliczenie możliwe na odrębnej fakturze sprzedaży wystawianej

klientowi z serwisu (niezależnie od faktury na samochód), np. jeżeli klient nie chce płacić ubezpieczenia od podwyższonej wartości samochodu,

ii. Rozliczenie możliwe na fakturze sprzedaży samochodu (w serwisie powstaje RWS - rozliczenie wewnętrzne zlecenia), np. jeżeli firma

`

zakupująca samochód chce mieć większą wartość zaksięgowaną w środkach trwałych

i. Koncepcja działania mechanizmu faktur zaliczkowych - zaakceptowana (jeżeli zmienia się nabywca na fakturze ostatecznej to zaliczkę należy stornować, a płatność zaliczyć w poczet zapłaty za ten samochód - oświadczenie podpisane przez klienta).

10. 2 oddziały, subdealer

a. Zaprezentowany układ pracy 2 oddziałów z jednym SIRIO komunikacyjnym - zaakceptowany.

b. Sposób rozliczania się z subdealerem:i. Dealer przekazuje do subedalera samochód na WZ z cenami detalicznymi

i uzgodnioną marżą (po 7 dniach od WZ musi zostać wystawiona faktura sprzedaży). "Na boku" rejestruje faktury sprzedaży samochodu przez subdealera klientowi finalnemu. Taki układ zapewni rozliczenie promocji wg zasad identycznych jak w przypadku samochodów dealera.

ii. Inny układ: dealer dzierżawi fizycznie magazyn u subdealera, w systemie istnieje ten magazyn z inną lokalizacją i robi zwykłe przesunięcie na ten magazyn.

11. Korekty faktur sprzedaży, noty korygujące (korekty techniczne):

a. System umożliwi wystawienie noty korygującej własnej lub obcej,b. System umożliwi wystawienie korekty opisowej (nie wartościowej)

12. Tematy do sprawdzenia przez księgowych (przesłać materiały):

a. Samochód używany doposażony wartością powyżej 20% jego wartości zakupowej powinien być sprzedany na normalnej fakturze VAT (z VAT-em 22%) a nie na fakturze VAT-MARŻA.

b. Sprzedaż z serwisu i magazynu dla klientów UE - na dokumentach "Faktura handlowa", które nie posiadają VAT-u.

13. Współpraca z F-K, rozliczenia płatności za dokumenty

a. Wyjaśnienie całego ruchu między DMS a systemem FK (koncepcja), prezentacja i objaśnienie pracy kasy, wyciągów bankowych i przelewów.

b. Uczestnicy uznali, że w systemie jest potrzebna funkcja wczytania wyciągu bankowego, jego rozliczenia i przesłania do F-K. Również powinien istnieć import wyciągów/rozliczeń dokumentów z systemu F-K.

c. JBR opracuje dokumentację wyjścia danych z systemu DMS do F-K w formie XML. Dokumentacja ta zostanie rozesłana do wszystkich dealerów do końca października 2006r.

d. DMS będzie posiadał tzw. kancelarię - rejestracja niemal wszystkich dokumentów zakupowych.

e. W DMS będzie potrzebne zestawienie rozrachunków klientów - aktualny stan zapłat (szczegółowy).

14. Inne:

a. Na fakturze sprzedaży samochodu powinny znaleźć się dodatkowe informacje, np. nr karty pojazdu, homologacja. Należy też opracować zawartość załącznika do faktury, który będzie zawierała wszystkie informacje uzupełniające.

b. Do końca października 2006r. JBR opracuje komplet dokumentów związanych z obrotem samochodów i przekaże dealerom do oceny.

c. Opłata transportowa na fakturze zakupu z FIAT: zwiększa cenę samochodu, jest to cena nabycia, nie jest objęta akcyzą.

d. Potrzebne będzie zestawienie samochodów z CCF, a nie sprzedanych.e. Uczestnicy zgłosili potrzebę funkcji umożliwiającej zapisywanie zestawień w

formacie pliku Excel.f. Numeracja faktur sprzedaży - zawartość jak do tej pory w starym systemie jest

dobra i wystarczająca. Musi być rok.

`


Cel spotkania: Ustalenie postaci i zawartości dokumentów i wydruków w module samochodów systemu DMS

Data spotkania: 3 listopad 2006 godz. 11:00 – 18:00



1. Polcar Poznańa. Anna Nawrot, [email protected] b. Janusz Bielak, [email protected] c. Renata Paszke, [email protected]

2. Viamot Kraków

a. Krystyna Mikosz, [email protected] b. Krzysztof Biel, [email protected]

3. BWR Podolscy

a. Marcin Sowula, [email protected]

4. Carserwis Warszawaa. Beata Kaczmarek, [email protected] a. Aneta Stoczkowska, [email protected]

5. Euromot Żory

a. Lucyna Śniegocka, [email protected] b. Mariusz Lipner, [email protected]

Notatkę sporządzili: Janusz Hatala, Janusz Rogowiec, Zbigniew Witoszek


Przebieg spotkania: 1. Omówienie postaci i zawartości dokumentów wewnętrznych:

a. Wszystkie dokumenty będą posiadały standardowy nagłówek, jednolity układ informacyjny.

b. Nazwa samochodu drukowana w nagłówku będzie pochodziła ze zbiorów cenników Fiat.

c. Rodzaj pojazdu będzie wg klasyfikacji urzędowej (samochód osobowy, samochód ciężarowy,...).

d. System będzie umożliwiał dwojakie wprowadzanie samochodu (jako wartości magazynowej) na magazyn: bez kosztów transportu (200zł) oraz z kosztami transportu. Zostały wyjaśnione różnice w zawartości i sposobie interpretacji wartości na dokumentach wewnętrznych. Do tego momentu wartość magazynowa samochodu będzie obliczana wg cenników Fiat licząc od ceny bazowej z uwzględnieniem marży bazowej dla danego modelu.

e. Wyjaśnienie ceny jednostkowej zakupu - jest to cena z faktury z uwzględnieniem promocji i upustów. Na dokumencie nie będą drukowane jako wyszczególnione wartości składowe ceny zakupowej takie wartości jak np. upust dealera, premia jakościowa, itp. Te składniki będą w formie legendy drukowane w stopce dokumentów. W momencie ustalenia wartości magazynowej mogą nie być znane dokładnie wszystkie składniki tworzące tą wartość, dlatego będą one drukowane w











`

formie informacyjnej, pod warunkiem, że w momencie wydruku składniki te będą znane.

f. Wydruk dokumentu (papierowy) zawiera podstawowe niezbędne informacje potrzebne do ewidencji i kontroli stanu magazynowego. Dokładne rozbicie poszczególnych składników cenotwórczych, kody skont i promocji będą przekazywane do systemu F-K za pomocą plików DMS-XML. Dokument w postaci elektronicznej będzie zawierał znacznie więcej informacji niż jego odpowiednik papierowy.

g. Zmiany cen, które wpływają na wartość magazynową będą korygowane dokumentami PZk (korekta) - pod warunkiem, że samochód będzie na stanie magazynowym magazynu pierwotnego. Jeżeli samochód zostanie sprzedany z tegoż magazynu, zostanie wygenerowana korekta kosztu sprzedaży w formie dokumentu KKS.

h. Podczas przyjmowania samochodu na stan magazynowy, wykreowana cena przez system będzie tylko podpowiedzią, którą operator będzie mógł zmienić. System DMS nie będzie mógł w każdym przypadku poprawnie wykreować ceny ze względu na to, że dokumenty z Fiat nie przychodzą w postaci elektronicznej. DMS będzie bazował tylko na cennikach i ewentualny innych informacji wprowadzonych do zamówienia (promocje, inne).

i. Dokumenty M+ - będą powstawały w dwóch sytuacjach: przy przenoszeniu samochodu na inny magazyn, np. w sytuacji

przekwalifikowania na samochód dealer'ski, Przy przyjmowaniu samochodu do magazynu z innego oddziału.

j. Dokumenty M+k (korekta dokumentu M+) - będą powstawały w sytuacji, w której pojawi się korekta zakupu, a samochód będzie przekazany na inny magazyn i pod warunkiem, że nie zostanie z tego magazynu wydany (sprzedany) - czyli jeżeli będzie na stanie. Przykładem może tu być sytuacja, w której samochód został przekwalifikowany z handlowego na dealerski (środek trwały) i przeniesiony na magazyn samochodów dealerskich, a po czasie przyjdzie korekta z Fiata.

k. Dokumenty ZCS - zmiana ceny (magazynowej) samochodu Dokument ten powstaje tylko wtedy, gdy samochód nie jest sprzedany (jest

na stanie), a jego wartość magazynowa ulega zmianie np. z powodu doposażenia, wliczenia kosztów rejestracji po przekwalifikowaniu na samochód dealerski itp. Inaczej mówiąc, jest to dokument, który wpływa na zmianę wartości magazynowej z innych powodów niż korekty zewnętrzne.

Zostało wyjaśnione zagadnienie doposażenia samochodu - cały ciąg zdarzeń, jaki może nastąpić i jaki następuje od momentu zlecenia przez salon doposażenia samochodu w różne akcesoria czy inne elementy (rezerwowanie czasu w harmonogramie serwisowym, zamówienie części, wydanie części do zlecenia doposażenia, rozliczenie i zamknięcie zlecenia lub usterki - zwrot do salonu).

Doposażenie może składać się z materiałów, robocizny i usług obcych - wszystko to, co podczas doposażenia (a w zasadzie podczas ostatecznej kalkulacji) zostanie ujęte przez serwisanta. Zakres wykorzystywania tego mechanizmu pozostaje do wewnętrznych ustaleń dealera - nie jest wymagany przez system. Jednak konsekwencją tego jest brak pełnej informacji o prawdziwej wartości magazynowej samochodu, a w konsekwencji zafałszowaniem faktycznej marży uzyskanej ze sprzedaży.

Ustalono, że na dokumencie zostanie zmienione określenie dokumentu przy doposażeniu. Zamiast numeru zlecenia zostanie przywołana lista rozliczeń wewnętrznych serwisu (RWS). Numer zlecenia może pozostać informacyjnie.

ZCS może być tworzony zarówno ręcznie jak i będzie powstawał automatycznie po każdym zamknięciu zlecenia z salonu na doposażenie samochodu.

Przykładem wykorzystania mechanizmu doposażenia samochodu zlecanego przez salon jest zabudowa samochodu.

Mechanizm doposażenia samochodu zlecanego przez salon będzie działał również po utworzeniu dokumentu sprzedaży dla klienta, ale zamknięcie takiego zlecenia będzie skutkowało powstaniem dokumentu KKS zamiast ZCS.

`

Doposażenia nie będzie można wykonać po ostatecznym wydaniu samochodu klientowi.

l. Ustalono, że system powinien posiadać dokument wydania ostatecznego samochodu klientowi - jego funkcjonowanie będzie opcjonalne, dealer, który nie będzie chciał go wykorzystywać dokona odpowiedniego ustawienia systemu, aby nie emitował tego dokumentu po zarejestrowaniu daty ostatecznego wydania samochodu.

Data wydania będzie mogła być wprowadzona ręcznie - system będzie podpowiadał bieżącą datę,

Postać dokumentu: nagłówek dealera (pieczątka, miejscowość), data wydania, uwagi, podpis klienta.

JBR opracuje postać tego dokumentu i wyśle do akceptacji.m. Dokumenty WZ i WZk - wydanie zewnętrzne z magazynu

W cenach magazynowych WZk będzie praktycznie powstawało tylko w przypadku zwrotu samochodu do

magazynu (storno), np. w sytuacji pomyłki przy sporządzaniu dokumentu wydania samochodu.

n. Dokumenty ZP - zmiana przeznaczenia samochodu. Dokumenty te powstają w sytuacji przekwalifikowania samochodu z handlowego na dealerski jako środek trwały lub odwrotnie. Takiemu dokumentowi często będzie towarzyszył dokument ZCS.

o. Dokumenty LTS - likwidacja środka trwałego. Dokumenty te (dla samochodów będących środkami trwałymi) będą musiały być zarejestrowane w momencie decyzji przekwalifikowania go na samochód handlowy - decyzja sprzedaży.

p. Dokumenty KKS - korekta kosztu sprzedaży. Dokumenty analogiczne do ZCS - wyjaśnienie powyżej. Ustalono, że do tego dokumentu należy dodać jeszcze tytuł/podstawę korekty i uwagi.

2. JBR poinformował, że system DMS będzie posiadał moduł umożliwiający dealerowi tworzenie własnych pism danego rodzaju. Będą to np. umowy na zakup samochodu używanego, umowy na sprzedaż samochodu i inne. Każdy rodzaj/grupa dokumentu będzie posiadał zestaw informacji w postaci pól, które dealer będzie mógł dowolnie umieszczać na tworzonym przez siebie wzorcu dokumentu. Wzorzec taki będzie dostępny do wydrukowania z poziomu danego modułu systemu.

3. Omówiona została technika numerowania dokumentów i formatowania na wydruku - zarówno dla dokumentów wewnętrznych jak i zewnętrznych.

4. Omówienie postaci i zawartości dokumentów sprzedaży samochodówa. Zgłoszono kilka poprawek do przedstawionych wzorów dokumentów - po ich

wprowadzeniu JBR ponownie prześle zestaw wzorów zgodny z poczynionymi ustaleniami.

b. Faktury zaliczkowe - zgłoszono potrzebę wyboru tytułu zaliczki podczas jej tworzenia: zaliczka lub zadatek. Ponadto faktury te będą posiadały możliwość zdefiniowania uwag stałych i zmiennych - analogicznie jak dokumenty sprzedaży.

c. Korekty ujemne - zgłoszono potrzebę rejestrowania daty potwierdzenia odbioru tego dokumentu przez klienta - datę tą należy drukować w wydruku rejestru sprzedaży, decyduje ona o umieszczeniu korekty w rejestrze za dany okres czasu.

d. Zgłoszono zapotrzebowanie na dokument "Zamówienie z gwarancją ceny", który byłby tworzony w systemie. Dane cenowe z tego dokumentu byłyby przenoszone do faktury zaliczkowej w formie uwag.

e. Zostało wyjaśnione pojęcie "specyfikacji sprzedaży" i jej funkcjonowanie jako sprzedaż odręczna. Specyfikacja sprzedaży reprezentuje dokonaną transakcję, powstaje zawsze w przypadku każdej zawartej transakcji, zarówno z klientem, który nie zechciał faktury jak i dla klienta, który od razu zażądał wystawienia faktury lub poprosił o fakturę po czasie. Specyfikacja sprzedaży nie jest paragonem fiskalnym, posiada swój numer i jest jednoznacznie identyfikowana w systemie dla każdej dokonanej transakcji (z dokumentem i bez dokumentu).

f. Ustalono, że po utworzeniu faktury VAT UE system będzie generował i drukował formularz VAT-22.

g. Rozróżnienie sprzedaży komisowej i używanych - różne Punkty Sprzedaży.h. Zgłoszono prawdopodobną konieczność umieszczenia akcyzy na fakturach VAT

MARŻA - wymaganie to zostanie wyjaśnione a ostateczne ustalenia zostaną dokonane w czasie późniejszym.

`

i. Poinformowano, że z początkiem 2007 roku będzie zmienione podejście do podatku PCC - dealer będzie podatnikiem, a nie płatnikiem PCC - podatek ten będzie dla dealera kosztem.

5. Wydruk oferty dla klientaa. Dokonano kilku zmian w postaci wydruku - po ich wprowadzeniu JBR prześle nowe

wzory.b. Zgłoszono potrzebę swobodnego modelowania wydruku (jego zawartości).c. Zgłoszono potrzebę możliwości zapisu oferty do różnych formatów: HTML, PDF, RTF -

w celu możliwości modyfikacji lub wysłania klientowi pocztą elektroniczną.6. Wydruki i zestawienia z zakresu obrotu samochodami

a. Zgłoszono potrzebę funkcji przeceny samochodu na magazynie - ostatecznie ustalono, że tą funkcję spełni nowy dokument, który będzie analogiczny do ZCS. Dla odróżnienia jego funkcji będzie on oparty na odrębnym kodzie i będzie odrębnie numerowany i wyróżniany np. w zestawieniach. Wstępnie ustalono jego symbol i nazwę: OAS - Odpis Aktualizujący.

b. Zgłoszono potrzebę ustawiania w parametrach wydruków/zestawień formatu liczb, np. w celu polepszenia czytelności wartości liczbowych na wydruku.

c. Zgłoszono zapotrzebowanie na wydruk, który będzie zestawieniem akcyzy zakupowej z akcyzą sprzedażną - połączenie rejestru zakupowego z rejestrem sprzedaży. JBR zaprojektuje taki wydruk i przedstawi grupie roboczej do akceptacji.

d. Do rejestrów VAT dodać opcjonalnie kolumnę wartości brutto.e. Do rejestrów sprzedaży dla samochodów używanych dla faktur VAT MARŻA dodać

kolumnę "Wartość nie podlegająca VAT".

Cel spotkania: ustalenia w zakresie dokumentów magazynowych i serwisowych z księgowymi dealerów Fiat

Data spotkania: 15 grudnia 2006 godz. 11:00 – 18:00



2. Polcar Poznańa. Anna Nawrot, [email protected] c. Janusz Bielak, [email protected]

3. Viamot Kraków

b. Krystyna Mikosz, [email protected]

4. BWR Podolscyb. Marcin Sowula, [email protected]

5. Carservis Warszawa

a. Beata Kaczmarek, [email protected] b. Aneta Stoczkowska, [email protected]

Słownik:

CV - CarservisVI - ViamotPP - Polcar PoznańAN - Advice Note








`


Przebieg spotkania:1. Omówienie dokumentów magazynowych - ogólne problemy i uwagi

a. Problem zaokrągleń - dostawyW starym systemie występują odchylenia między PZ, a fakturąPrzedstawiono propozycję, aby w nowym systemie ewidencjonować dostawy wartościowo (a nie wg cen) - ceny zakupowe tylko informacyjnieZdecydowano rejestrować PZ tak jak dotychczas z występowaniem odchyleń – szczegółowa analiza w następnym punkcie.

b. Problem zaokrągleń - rozchodowania płynówW wyniku wydań ułamkowych dochodzi do sytuacji, że stan ilościowy schodzi do zera, a zostaje wartość.W starym systemie był sztuczny dokument różnic wartościowych.W nowym systemie: propozycja zdejmowania przy ostatnim rozchodzie całej wartości.

Decyzja co do powyższego sposobu ewidencji wg wartości – akceptacja, należy przeanalizować wszystkie przypadki, które się z tym wiążą

c. Faktury bonusowe:Są różne techniki: zmniejszanie kosztów zakupu jedną kwotą (nie wchodzi na magazyn) lub korygowanie wartości magazynu (mogą powstać 4 typy dokumentów korygujących).Faktura bonusowa obejmuje wiele faktur zakupowych – zaproponowano, że automat sam wyprodukowałby cały ciąg dokumentów magazynowych (PZk, M+k, KKS, KKW). Operator weryfikuje listę faktur, po akceptacji program sam wyprodukuje wszystkie niezbędne dokumenty magazynowe. Wada - bardzo duża ilość dokumentów magazynowych do skontrolowania.

CV: poprzednio zmieniał stan magazynowy zatwierdzając powstałe dokumenty PZk, obecnie wprowadza faktury bonusowe, PZk nie są zatwierdzane, służą tylko po to, żeby się pokazały koszty w rejestrze.VI: zmniejsza koszty zakupu jedną kwotą, w systemie powinny być obie możliwości. Przypadek filii: oddzielne systemy, jedna firma, przekazywanie towarów pomiędzy systemami - jak rozwiązać? W nowym systemie powinna być taka możliwość.

Tylko CV wykorzystuje aktualnie tą technikę księgowania - temat jeszcze jest do zastanowienia.VI: czy będzie możliwość pokazania informacji, które indeksy ze wskazanej faktury są już sprzedane a które nie? - będzie.CV: bonusy (lub inne dokumenty) mogą dotyczyć nawet kwoty na 1mln zł. - system nie może tego ograniczać.Decyzja co do automatu tworzącego zestaw dokumentów magazynowych - na razie zawieszamy tworzenie automatu, do głębszej analizy. Ze względu na dużą

`

ilość tworzonych dokumentów, lepiej zarejestrować fakturę bonusową w koszty (bez wpływu na magazyn).

2. Omówienie ciągu dokumentów magazynowych:a. Do wszystkich dokumentów dodać należy uwagi.

Do wszystkich dokumentów dodana zostanie opcja (kolumna) drukowania stanu magazynowego po operacji – tzw. inwentaryzacja ciągła. PZ – wydruk lokalizacji na parametrze.

b. Rozpatrzono sytuację, gdy wartość z faktury jest różna od wartości PZSą trzy możliwości:

- rejestracja wg wartości pozycji - nie będzie zgodności cena * ilość, ale będzie zgodność pełnej wartości (PZ - Faktura).- na PZ jest potrzebna cena jednostkowa towaru. Aby PZ była zgodna z fakturą należy utworzyć dodatkową pozycję, która będzie miała inną cenę, tak, aby globalnie była zgodna wartość – dodatkowa pozycja miała by konsekwencję w korektach - jeśli wszystkie pozycje (oprócz tej jednej sztucznej) zostaną rozchodowane a przyjdzie korekta na tą ostatnią sztukę to korygowana cena będzie zupełnie niezgodna z podstawą korekty.

- na PZ rejestrować cenę i ilość – wystąpi niezgodność PZ z fakturąOstatecznie księgowi decydują się na dotychczasowe zasady ewidencji - wg cen z wystąpieniem odchyleń.W rozliczeniu pokazana będzie niezgodność przy każdej pozycji - dodatkowa kolumna na PZ.Musi powstać dokument różnic między dostawą a przyjęciem.Różnicę należy przewidzieć w XML do FK

b. PZk - ustalono, że będą w dokumencie sekcje "Było", "Winno być", "Korekta". Ustalono też, że będą korekty własne.

c. WZ - przypadki tego samego indeksu z różnymi cenami zakupowymi pochodzącymi z różnych dostaw.Będą istniały dwie odmiany dokumentu: na użytek wewnętrzny i dla odbiorcy (ten sam dokument w systemie, ale pod dwoma postaciami). Do użytku wewnętrznego: zmiana symbolu i nazwy z WZ na KWZ - Koszt Wydania Zewnętrznego (ceny zakupowe).Dla klienta: potwierdzenie wydania pozostaje jako WZ (ceny sprzedaży).Dokument KWZ i WZ może się różnić reprezentacją pozycji – KWZ może mieć pozycje dla tego samego indeksu rozbite ze względu na różną cenę zakupową (różne dostawy). WZ w takim przypadku będzie miał jedną pozycję z jedną ceną sprzedaży).Ponadto ustalono, że w liście wydań lokalizacja będzie w porządku alfabetycznym oraz dodany zostanie kod odbiorcy.

d. RwZ - dodać należy kolumnę "Różnica z zaokrągleń".PP: czy będzie możliwość blokowania części na serwis/sklep -> tak, poprzez system rezerwacji.

`

e. M- - dostawić kolumnę "Różnica z zaokrągleń".PP: czy data dostawy będzie się gubiła przy przesunięciach magazynowych? -> Nie, zawsze będzie dostępna data dostawy.

f. PZk - drugi przypadek, korekta po korekciePokazywane będą tylko pozycje korygowane.

g. M+k, KKS, KKW – dokumenty będą posiadały sekcje „Było”, „Winno być” – analogicznie jak w typowych korektach.

h. Omówiono wydruk: Rozliczenie dokumentu zakupu "RF".i. M+

PP: jaka lokalizacja? -> lokalizacja magazynu docelowego danego (jednego) indeksu

2. Magazyn - pozostałe dokumentya. IN-, IN+, PR-, PR+

Przewodnik wg lokalizacji - do każdego dokumentuDokumenty będą posiadać parametr sortowania wg lokalizacji lub indeksu.

b. Reklamacje: CV – zareklamowane (zwrócone) przez klientów akumulatory wliczane są w koszt własny – nie ma reklamacji u dostawcy.

c. RW – system będzie posiadał możliwość modyfikacji kodu kosztowego (np. przez osobę specjalnie do tego upoważnioną) oraz możliwość delegowania dokumentu do zatwierdzenia.Dokument bez kodu kosztowego nie pójdzie do FK.

d. ZW - kod kosztu będzie domyślnie pobierany z RW, ale będzie można zmodyfikować.

e. WZk - zmiana symbolu na KWZk, zmiana nazwy, pozostałe zmiany analogicznie jak w WZ.

f. ZwZ – dostosowano wzór.g. ZC - każdy dokument przeceny musi być rejestrowany osobno – z każdej

przeceny łączny odpis. Mechanizm taki jak w starym systemie.PP: czy odpisy dokonane w starym systemie będą przeniesione do nowego systemu? -> Tak

2. Magazyn - braki - zaprojektowane rozwiązanie jest OK.3. Wydruki magazynowe OMC-XX: omówiono i dostosowano wszystkie zestawienia

magazynowe.4. Magazyn - dokumenty sprzedaży:

a. Wyjaśnienie zagadnienia definiowania sposobów płatności na dokumencie i realizacji płatności przez klienta w kasie.

b. W systemie musi być możliwość dodania kosztów transportu jako pozycji na fakturze.

c. Duplikaty - będą rejestry tych dokumentów.d. Kod klienta, kontakt - dodano do wzoru faktury.e. Dodać sposób transportu - wg słownika: na WZ i na FV.

f. Faktura handlowa - nie może być na magazynie, dla części musi być Faktura VAT UE (0% VAT) - wyrzucić jedną klauzulę, ponadto 14 dni zamiast 30

3. Omówiono wystawianie faktur VAT w EUR: wartość netto w PLN, kurs średni NBP (+nr tabeli), wyliczenie netto na EUR, VAT w PLN: propozycja JBR: podwójna waluta na fakturze

4. Magazyn – inne informacje: a. Są przypadki konieczności sprzedaży części, które są przyjęte na AN, a nie ma

faktury zakupowej.b. Lokalizacje: jeden indeks tylko w jednej lokalizacji.c. PZ (z jednej AN), wiele faktur zakupowych - problem do zbadania – przyczyny

występowania, częstotliwość (Majerski FAP). Nie przedstawiono sposobu rozwiązania.

d. PP: Konta przeciwstawne -> kanały kosztowe (w projekcie).

`

e. Numer dokumentu narzucany jest w momencie zatwierdzania.f. Przemyśleć: możliwość wyboru cen promocyjnych.g. PP: Odpowiednik wydruku 425 - czy będzie? Jest potrzebny przy pracy

z zamówieniami.5. Serwis

a. Faktury gwarancyjne, korekty - OK., wzór ustalony z FAPb. RWS - Opcjonalnie drukować kolumnę z kodem mechanika wykonującego

czynność (w kosztorysie wykonanych usług) oraz osobę odpowiedzialną za zamknięcie zleceniaDrukowanie kosztorysu na jednej stronie (opcjonalnie) - jeśli się zmieści.

c. Faktura VATKosztorys drukowany opcjonalnieUdzielanie rabatów - również kwotowoUtworzono nowy (trzeci) wzór faktury serwisowej

d. Faktura handlowa:Brak nazwy samochodu, brak działu.Na korekcie zbędna jest klauzula.NIP UE sprzedawcy (dealera) jest zależy od rodzaju sprzedaży - tylko dla faktur UE/handlowych.

6. Serwis - wydruki/zestawieniaa. OUS-01 - parametry: wartość wg cen netto (zawsze). Korekty uwzględniane są w

miesiącu wystawienia korekty. Nie zaakceptowane przez FAP naprawy gwarancyjne będą w RT

b. OUS-11 - dodać prefiks typu interwencji serwisowejParametry: dodać opcję wg mistrzów

c. OUS-51 - OK.d. OUS-61 -

Parametry: dodać opcję wg mistrzówe. OUS-71 - OK.

7. Krótkie omówienie obsługi flot, podział serwisu, rodzajów interwencji serwisowych.8. W celu zweryfikowania postaci niektórych dokumentów i uszczegółowienia stosowanych

procedur postulowano konieczność odbycia w najbliższym czasie spotkań z magazynierami i serwisantami. Ponadto postulowano z końcem stycznia 2007 spotkanie z informatykami (wersja demo), a w późniejszym terminie z prezesami.

Do zrobienia, ustalenia:- Wprowadzić dodatkową kolumnę do dokumentu PZ z różnicą wartości tego dokumentu, a wartością dostawy.

- Wprowadzić dodatkową kolumnę "Różnica z zaokrągleń" do niektórych dokumentów (przeanalizować, gdzie będzie to potrzebne) z różnicą wartości tego dokumentu, a wartością wynikającą z iloczynu ceny i ilości (może wystąpić przy rozchodach płynów).

- Zmiana symbolu i nazwy WZ do użytku wewnętrznego (w cenach zakupowych) na KWZ - patrz wzór dokumentu.

- Do wszystkich dokumentów magazynowych dodać uwagi.

- Do dokumentów WZ przy odbiorcy dodać kod odbiorcy.

- ZW - dodać kod kosztu.

- ZwZ - modyfikacje we wzorze.

- na dokumentach KKS i rozliczeniu dokumentu zakupu dołożyć podział na jednostki organizacyjne występujące w dokumentach sprzedaży.

- OMC-01 - Wydruk stanu przewidzieć również wg lokalizacji

`

- OMC-11 - dodać dla RW podział wg kodów kosztowych (parametr). Każdy dokument osobno podsumować.

- OMC-21 - RW podzielić na kody kosztów- Faktury magazynowe (i inne): Kod klienta, kontakt - dodano do wzoru faktury.

- Faktury: Dodać sposób transportu - wg słownika: na WZ i na FV.

- Faktury: Poprawić zaznaczone we wzorach na czerwono elementy

- Do wszystkich dokumentów dodać rozkodowanie jednostki organizacyjnej - nazwa

- Przesłać ogólny projekt dla księgowych - struktura organizacyjna

- Stworzyć słownik kodów kosztowych jako propozycja i wysłać do uzgodnienia księgowych

- Przemyśleć: możliwość wyboru cen promocyjnych

- Do wszystkich dok. mag. dodać opcję (kolumnę) drukowania stanu magazynowego po operacji

- Kod typu interwencji serwisowej we wszystkich zestawieniach z prefiksem kanału rozliczenia, np. G-GMK (zamiast samo GMK)

- RWS - dodać informacje wg wzoru, dodać podpisy i komórkę zlecającą

- Faktura handlowa – dodać nazwę samochodu, dział

- OUS-61: Parametry: dodać opcję wg mistrzów, błąd w nazwie grupy "dla magazynów" - powinno być "dla serwisów"

- PP: mistrz a doradca serwisowy to są różne osoby - rozróżnić w systemie

- do rozwiązania:

kasa na przedsiębiorstwo (obejmująca różne oddziały) – VI: jedna kasa obejmuje Fiata i Hyunday’a, definiowanie specyfiki marki na poziomie jednostki organizacyjnej. Na dwóch oddziałach (Fiat, Hyunday), wspólne magazyny, wspólne serwisy...

wybór wzoru faktury serwisowej po konsultacjach z serwisantami.

Cel spotkania: ustalenia w zakresie dokumentów magazynowych i serwisowych z księgowymi dealerów Fiat

Data spotkania: 15 grudnia 2006 godz. 11:00 – 18:00



`

3. Polcar Poznańa. Anna Nawrot, [email protected] d. Janusz Bielak, [email protected]

4. Viamot Kraków

c. Krystyna Mikosz, [email protected]

5. BWR Podolscyc. Marcin Sowula, [email protected]

6. Carservis Warszawa

a. Beata Kaczmarek, [email protected] c. Aneta Stoczkowska, [email protected]

Słownik:

CV - CarservisVI - ViamotPP - Polcar PoznańAN - Advice Note



Przebieg spotkania:9. Omówienie dokumentów magazynowych - ogólne problemy i uwagi

a. Problem zaokrągleń - dostawyW starym systemie występują odchylenia między PZ, a fakturąPrzedstawiono propozycję, aby w nowym systemie ewidencjonować dostawy wartościowo (a nie wg cen) - ceny zakupowe tylko informacyjnieZdecydowano rejestrować PZ tak jak dotychczas z występowaniem odchyleń – szczegółowa analiza w następnym punkcie.

b. Problem zaokrągleń - rozchodowania płynówW wyniku wydań ułamkowych dochodzi do sytuacji, że stan ilościowy schodzi do zera, a zostaje wartość.W starym systemie był sztuczny dokument różnic wartościowych.W nowym systemie: propozycja zdejmowania przy ostatnim rozchodzie całej wartości.

Decyzja co do powyższego sposobu ewidencji wg wartości – akceptacja, należy przeanalizować wszystkie przypadki, które się z tym wiążą

c. Faktury bonusowe:Są różne techniki: zmniejszanie kosztów zakupu jedną kwotą (nie wchodzi na magazyn) lub korygowanie wartości magazynu (mogą powstać 4 typy dokumentów korygujących).Faktura bonusowa obejmuje wiele faktur zakupowych – zaproponowano, że automat sam wyprodukowałby cały ciąg dokumentów magazynowych (PZk, M+k,







`

KKS, KKW). Operator weryfikuje listę faktur, po akceptacji program sam wyprodukuje wszystkie niezbędne dokumenty magazynowe. Wada - bardzo duża ilość dokumentów magazynowych do skontrolowania.

CV: poprzednio zmieniał stan magazynowy zatwierdzając powstałe dokumenty PZk, obecnie wprowadza faktury bonusowe, PZk nie są zatwierdzane, służą tylko po to, żeby się pokazały koszty w rejestrze.VI: zmniejsza koszty zakupu jedną kwotą, w systemie powinny być obie możliwości. Przypadek filii: oddzielne systemy, jedna firma, przekazywanie towarów pomiędzy systemami - jak rozwiązać? W nowym systemie powinna być taka możliwość.

Tylko CV wykorzystuje aktualnie tą technikę księgowania - temat jeszcze jest do zastanowienia.VI: czy będzie możliwość pokazania informacji, które indeksy ze wskazanej faktury są już sprzedane a które nie? - będzie.CV: bonusy (lub inne dokumenty) mogą dotyczyć nawet kwoty na 1mln zł. - system nie może tego ograniczać.Decyzja co do automatu tworzącego zestaw dokumentów magazynowych - na razie zawieszamy tworzenie automatu, do głębszej analizy. Ze względu na dużą ilość tworzonych dokumentów, lepiej zarejestrować fakturę bonusową w koszty (bez wpływu na magazyn).

10. Omówienie ciągu dokumentów magazynowych:a. Do wszystkich dokumentów dodać należy uwagi.

Do wszystkich dokumentów dodana zostanie opcja (kolumna) drukowania stanu magazynowego po operacji – tzw. inwentaryzacja ciągła. PZ – wydruk lokalizacji na parametrze.

b. Rozpatrzono sytuację, gdy wartość z faktury jest różna od wartości PZSą trzy możliwości:

- rejestracja wg wartości pozycji - nie będzie zgodności cena * ilość, ale będzie zgodność pełnej wartości (PZ - Faktura).- na PZ jest potrzebna cena jednostkowa towaru. Aby PZ była zgodna z fakturą należy utworzyć dodatkową pozycję, która będzie miała inną cenę, tak, aby globalnie była zgodna wartość – dodatkowa pozycja miała by konsekwencję w korektach - jeśli wszystkie pozycje (oprócz tej jednej sztucznej) zostaną rozchodowane a przyjdzie korekta na tą ostatnią sztukę to korygowana cena będzie zupełnie niezgodna z podstawą korekty.

- na PZ rejestrować cenę i ilość – wystąpi niezgodność PZ z fakturąOstatecznie księgowi decydują się na dotychczasowe zasady ewidencji - wg cen z wystąpieniem odchyleń.W rozliczeniu pokazana będzie niezgodność przy każdej pozycji - dodatkowa kolumna na PZ.Musi powstać dokument różnic między dostawą a przyjęciem.Różnicę należy przewidzieć w XML do FK

c. PZk - ustalono, że będą w dokumencie sekcje "Było", "Winno być", "Korekta". Ustalono też, że będą korekty własne.

`

e. WZ - przypadki tego samego indeksu z różnymi cenami zakupowymi pochodzącymi z różnych dostaw.Będą istniały dwie odmiany dokumentu: na użytek wewnętrzny i dla odbiorcy (ten sam dokument w systemie, ale pod dwoma postaciami). Do użytku wewnętrznego: zmiana symbolu i nazwy z WZ na KWZ - Koszt Wydania Zewnętrznego (ceny zakupowe).Dla klienta: potwierdzenie wydania pozostaje jako WZ (ceny sprzedaży).Dokument KWZ i WZ może się różnić reprezentacją pozycji – KWZ może mieć pozycje dla tego samego indeksu rozbite ze względu na różną cenę zakupową (różne dostawy). WZ w takim przypadku będzie miał jedną pozycję z jedną ceną sprzedaży).Ponadto ustalono, że w liście wydań lokalizacja będzie w porządku alfabetycznym oraz dodany zostanie kod odbiorcy.

f. RwZ - dodać należy kolumnę "Różnica z zaokrągleń".PP: czy będzie możliwość blokowania części na serwis/sklep -> tak, poprzez system rezerwacji.

f. M- - dostawić kolumnę "Różnica z zaokrągleń".PP: czy data dostawy będzie się gubiła przy przesunięciach magazynowych? -> Nie, zawsze będzie dostępna data dostawy.

g. PZk - drugi przypadek, korekta po korekciePokazywane będą tylko pozycje korygowane.

h. M+k, KKS, KKW – dokumenty będą posiadały sekcje „Było”, „Winno być” – analogicznie jak w typowych korektach.

i. Omówiono wydruk: Rozliczenie dokumentu zakupu "RF".i. M+

PP: jaka lokalizacja? -> lokalizacja magazynu docelowego danego (jednego) indeksu

3. Magazyn - pozostałe dokumentyc. IN-, IN+, PR-, PR+

Przewodnik wg lokalizacji - do każdego dokumentuDokumenty będą posiadać parametr sortowania wg lokalizacji lub indeksu.

d. Reklamacje: CV – zareklamowane (zwrócone) przez klientów akumulatory wliczane są w koszt własny – nie ma reklamacji u dostawcy.

g. RW – system będzie posiadał możliwość modyfikacji kodu kosztowego (np. przez osobę specjalnie do tego upoważnioną) oraz możliwość delegowania dokumentu do zatwierdzenia.Dokument bez kodu kosztowego nie pójdzie do FK.

e. ZW - kod kosztu będzie domyślnie pobierany z RW, ale będzie można zmodyfikować.

g. WZk - zmiana symbolu na KWZk, zmiana nazwy, pozostałe zmiany analogicznie jak w WZ.

h. ZwZ – dostosowano wzór.i. ZC - każdy dokument przeceny musi być rejestrowany osobno – z każdej

przeceny łączny odpis. Mechanizm taki jak w starym systemie.PP: czy odpisy dokonane w starym systemie będą przeniesione do nowego systemu? -> Tak

2. Magazyn - braki - zaprojektowane rozwiązanie jest OK.3. Wydruki magazynowe OMC-XX: omówiono i dostosowano wszystkie zestawienia

magazynowe.4. Magazyn - dokumenty sprzedaży:

d. Wyjaśnienie zagadnienia definiowania sposobów płatności na dokumencie i realizacji płatności przez klienta w kasie.

e. W systemie musi być możliwość dodania kosztów transportu jako pozycji na fakturze.

`

f. Duplikaty - będą rejestry tych dokumentów.g. Kod klienta, kontakt - dodano do wzoru faktury.h. Dodać sposób transportu - wg słownika: na WZ i na FV.

i. Faktura handlowa - nie może być na magazynie, dla części musi być Faktura VAT UE (0% VAT) - wyrzucić jedną klauzulę, ponadto 14 dni zamiast 30

11. Omówiono wystawianie faktur VAT w EUR: wartość netto w PLN, kurs średni NBP (+nr tabeli), wyliczenie netto na EUR, VAT w PLN: propozycja JBR: podwójna waluta na fakturze

12. Magazyn – inne informacje: h. Są przypadki konieczności sprzedaży części, które są przyjęte na AN, a nie ma

faktury zakupowej.i. Lokalizacje: jeden indeks tylko w jednej lokalizacji.j. PZ (z jednej AN), wiele faktur zakupowych - problem do zbadania – przyczyny

występowania, częstotliwość (Majerski FAP). Nie przedstawiono sposobu rozwiązania.

k. PP: Konta przeciwstawne -> kanały kosztowe (w projekcie).l. Numer dokumentu narzucany jest w momencie zatwierdzania.m. Przemyśleć: możliwość wyboru cen promocyjnych.n. PP: Odpowiednik wydruku 425 - czy będzie? Jest potrzebny przy pracy

z zamówieniami.13. Serwis

b. Faktury gwarancyjne, korekty - OK., wzór ustalony z FAPc. RWS - Opcjonalnie drukować kolumnę z kodem mechanika wykonującego

czynność (w kosztorysie wykonanych usług) oraz osobę odpowiedzialną za zamknięcie zleceniaDrukowanie kosztorysu na jednej stronie (opcjonalnie) - jeśli się zmieści.

d. Faktura VATKosztorys drukowany opcjonalnieUdzielanie rabatów - również kwotowoUtworzono nowy (trzeci) wzór faktury serwisowej

e. Faktura handlowa:Brak nazwy samochodu, brak działu.Na korekcie zbędna jest klauzula.NIP UE sprzedawcy (dealera) jest zależy od rodzaju sprzedaży - tylko dla faktur UE/handlowych.

14. Serwis - wydruki/zestawieniaf. OUS-01 - parametry: wartość wg cen netto (zawsze). Korekty uwzględniane są w

miesiącu wystawienia korekty. Nie zaakceptowane przez FAP naprawy gwarancyjne będą w RT

c. OUS-11 - dodać prefiks typu interwencji serwisowejParametry: dodać opcję wg mistrzów

d. OUS-51 - OK.e. OUS-61 -

Parametry: dodać opcję wg mistrzówf. OUS-71 - OK.

15. Krótkie omówienie obsługi flot, podział serwisu, rodzajów interwencji serwisowych.16. W celu zweryfikowania postaci niektórych dokumentów i uszczegółowienia stosowanych

procedur postulowano konieczność odbycia w najbliższym czasie spotkań z magazynierami i serwisantami. Ponadto postulowano z końcem stycznia 2007 spotkanie z informatykami (wersja demo), a w późniejszym terminie z prezesami.

Do zrobienia, ustalenia:

`

- Wprowadzić dodatkową kolumnę do dokumentu PZ z różnicą wartości tego dokumentu, a wartością dostawy.

- Wprowadzić dodatkową kolumnę "Różnica z zaokrągleń" do niektórych dokumentów (przeanalizować, gdzie będzie to potrzebne) z różnicą wartości tego dokumentu, a wartością wynikającą z iloczynu ceny i ilości (może wystąpić przy rozchodach płynów).

- Zmiana symbolu i nazwy WZ do użytku wewnętrznego (w cenach zakupowych) na KWZ - patrz wzór dokumentu.

- Do wszystkich dokumentów magazynowych dodać uwagi.

- Do dokumentów WZ przy odbiorcy dodać kod odbiorcy.

- ZW - dodać kod kosztu.

- ZwZ - modyfikacje we wzorze.

- na dokumentach KKS i rozliczeniu dokumentu zakupu dołożyć podział na jednostki organizacyjne występujące w dokumentach sprzedaży.

- OMC-01 - Wydruk stanu przewidzieć również wg lokalizacji

- OMC-11 - dodać dla RW podział wg kodów kosztowych (parametr). Każdy dokument osobno podsumować.

- OMC-21 - RW podzielić na kody kosztów- Faktury magazynowe (i inne): Kod klienta, kontakt - dodano do wzoru faktury.

- Faktury: Dodać sposób transportu - wg słownika: na WZ i na FV.

- Faktury: Poprawić zaznaczone we wzorach na czerwono elementy

- Do wszystkich dokumentów dodać rozkodowanie jednostki organizacyjnej - nazwa

- Przesłać ogólny projekt dla księgowych - struktura organizacyjna

- Stworzyć słownik kodów kosztowych jako propozycja i wysłać do uzgodnienia księgowych

- Przemyśleć: możliwość wyboru cen promocyjnych

- Do wszystkich dok. mag. dodać opcję (kolumnę) drukowania stanu magazynowego po operacji

- Kod typu interwencji serwisowej we wszystkich zestawieniach z prefiksem kanału rozliczenia, np. G-GMK (zamiast samo GMK)

- RWS - dodać informacje wg wzoru, dodać podpisy i komórkę zlecającą

- Faktura handlowa – dodać nazwę samochodu, dział

- OUS-61: Parametry: dodać opcję wg mistrzów, błąd w nazwie grupy "dla magazynów" - powinno być "dla serwisów"

- PP: mistrz a doradca serwisowy to są różne osoby - rozróżnić w systemie

- do rozwiązania:

`

kasa na przedsiębiorstwo (obejmująca różne oddziały) – VI: jedna kasa obejmuje Fiata i Hyunday’a, definiowanie specyfiki marki na poziomie jednostki organizacyjnej. Na dwóch oddziałach (Fiat, Hyunday), wspólne magazyny, wspólne serwisy...

wybór wzoru faktury serwisowej po konsultacjach z serwisantami.


Cel spotkania: Ustalenie przepływu elektronicznych dokumentów pomiędzy systemami DMS i Symfonia.


Miejsce spotkania: BWR Podolscy Sp. z o.o. - Kraków


Wacław Podolski – BWR Podolscy Kraków [email protected]

Alina Wierzbicka – BWR Podolscy Kraków [email protected]

Marcin Sowula – BWR Podolscy Kraków [email protected]

Krystyna Mikosz – Viamot Kraków [email protected]

Krzysztof Zając – Viamot Kraków [email protected]

Dariusz Długosz – Multicom Kraków [email protected]

Grażyna Sitak – „Polcar" Poznań [email protected]

Adam Koźlarek – „Polcar” Poznań [email protected]

Robert Beksiński – Sage Symfonia Kraków [email protected]

Wojciech Kramarz – Sage Symfonia Kraków [email protected]

Marcin Miszczyk – Rapid Kraków [email protected]

Michał Patelka – KSI Bielsko-Biała [email protected]

Janusz Rogowiec - JBR Rogowiec Sp. J. Bielsko-Biała [email protected]














`

Janusz Hatala – JBR Rogowiec Sp. J. Bielsko-Biała [email protected]

Notatkę sporządzili: Janusz Rogowiec, Janusz Hatala


Słownik:

BW – BWR, PO – Polcar, VI – Viamot, SA – Sage Symfonia, RA – Rapid, KS – Komputerowe Systemy Inżynierskie, JB – JBR Rogowiec

Przebieg spotkania:

1. Prezentacja schematu przepływu informacji z systemu DMS do systemu F-K

Dokumenty DMS-XML to dokumenty elektroniczne – zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne.

Dokumenty elektroniczne zawierają więcej informacji niż ich odpowiedniki dokumentów papierowych.

Dokumenty XML mogą być wykorzystywane do eksportowania informacji do systemów np. F-K, BM lub innych.

Projekt DMS-XML jest projektem technicznym, ostateczna wersja będzie wydana w późniejszym czasie.

Eksporty mogą być on-line lub ze zdefiniowanym opóźnieniem czasowym (zalecane).

DMS pracuje na zestawie różnorodnych słowników – przede wszystkim utworzona jest struktura organizacyjna, która jest obudowana zestawem innych słowników powiązanych ze strukturą. Ponadto istnieje bardzo duża ilość słowników na poziomie systemu oraz słowników deklarowanych przez użytkowników. DMS-XML zawiera plik SL-XML, w którym przekazywany jest komplet słowników ważnych w procesie księgowania oraz innej analizy finansowej. W momencie uruchamiania systemu DMS dla celów integracji z systemem F-K zostanie wygenerowany kompletny zestaw słowników w postaci jednego SL-XML jak również w tym samym pliku zostanie przekazana kompletna kartoteka klientów. Potem w trakcie normalnej pracy systemu DMS, wszelkie zmiany i nowe definicje słowników czy struktury przedsiębiorstwa będą powodowały wygenerowanie różnicowego pliku SL-XML.

Zwrócić należy uwagę na przynależność oddziałów i innych jednostek organizacyjnych do kodu procedury obsługi danej marki.

Kartoteka klientów jest umiejscowiona w strukturze na poziomie przedsiębiorstwa, tak samo kartoteka pojazdów i asortymentowa. Kartoteka klientów posiada wbudowany normalizator danych adresowych, wbudowane algorytmy kontroli i weryfikacji numerów PESEL, NIP, wyszukiwania zdublowanych klientów.


`

Zawiera bardzo silne kontrole umożliwiające utrzymanie kartoteki klientów na wysokim poziomie jakości danych.

Cały system DMS będzie wdrażany 2-etapowo, najpierw część samochodowa (mniejszy ruch dokumentów) potem reszta. Początkowo będzie funkcjonował stary i nowy system, płatności ze starego systemu będą realizowane w nowym systemie DMS. Zostanie też dorobiony eksport zwrotny z nowego systemu do starego w celu aktualizacji stanu zapłat w starym systemie DMS.

Nowy DMS będzie obsługiwał elektroniczne wyciągi bankowe, może również importować wyciągi z systemu Symfonii.

2. Dyskusja na temat różnych aspektów integracji systemu DMS z systemem Symfonia

BW: Padła deklaracja ze strony przedstawicieli firmy Sage, że system Symfonia może posiadać moduł BM; zostanie również stworzony szablonowy wykaz kont. Przedstawiciele firmy Sage Symfonia deklarują import automatyczny danych z nowego DMS oraz zwrotny eksport danych, które muszą być wczytane do DMS – zakres do ustalenia.

SA: Będzie wczytywany do Symfonii plik DMS-XML. Należy ustalić, który Dealer będzie pierwszym wdrażanym pilotażowo Dealerem – najlepiej, gdyby to był Dealer posiadający Symfonię.

Pytanie, jakie inne systemy F-K są wykorzystywane przez Dealerów? Jest to ważna informacja dla stworzenia importów danych z tych systemów do Symfonii. Dla systemów CDN i SIMPLE takie importy istnieją. Należy rozważyć, czy nie będzie potrzebny import danych z innych systemów licznie wykorzystywanych, które będą przenoszone do Symfonii.

JB: Lista systemów F-K wykorzystywanych przez Dealerów Fiat będzie znana po zakończeniu inwentaryzacji sieci, której zakończenie jest planowane na początku czerwca b.r. Wstępnie wiadomo, że są to systemy CDN, SIMPLE, NEX i KSENOFONT.

BW: Przedstawiciele Sage powinni opracować ofertę realizacji dostosowania i wdrożenia Symfonii.

SA: Zanim Sage przedstawi ofertę musi odbyć się spotkanie z JBR. Należy przygotować aktualną dokumentację i przykładowe pliki elektronicznej wymiany informacji. Okres 3 m-cy powinien wystarczyć na utworzenie i przetestowanie importu/eksportu, ale wszystko zależy od szczegółowych ustaleń warunków technicznych oraz analizy możliwości wdrożeniowych w sieci Dealerów Fiat – ilości potencjalnych klientów na zakup systemu Symfonia.

JB: Na spotkaniu w JBR należy ustalić zarówno technikę przekazywania plików XML jak i proces przepływu informacji w postaci dokumentów.

PO: Należy przygotować ofertę (na Symfonię) dla różnych grup (ilości) przyszłych potencjalnych użytkowników wśród Dealerów Fiat Auto Poland. Na początku może nie być wielu chętnych na Symfonię, a cena dostosowania powinna być inna w zależności od ilości takich wdrożeń.

RA: Temat musi być dokładnie przemyślany, muszą odbyć się wizyty i konsultacje z JBR zanim powstanie oferta.

`

RA: W Symfonii powinna być założona blokada definiowania dokumentów – będą one definiowane i ustawiane w DMS.

BW: W F-K potrzebna jest pełna wiedza o tym, co klient kupił, jakie wykonał transakcje. Program lojalnościowy producentów jest mniej ważny. Ważniejszy jest własny program lojalnościowy (Dealera) – jego podstawą są wszystkie transakcje klienta.

VI: Systemy DMS i F-K wymagają odrębnych serwerów, na których będą pracować, nie może to być jeden serwer dla obu systemów.

System DMS może pracować na serwerze Linux lub Windows, Symfonia może pracować tylko na serwerze Windows.

Stary serwer ze starym DMS musi pozostać dla zachowania historii transakcji, dokumentów, itp. – nie wszystkie informacje będą przekładane do nowego DMS.

JB: Do DMS będą przeniesione dokumenty z okresu, który zadeklaruje Dealer – decyzja Dealera/Księgowych. Serwery dla DMS będą konfigurowane w siedzibie JBR.

SA: IBM nie daje gwarancji, że kolejne wersje BD będą zgodne w strukturze na systemie Linux, dlatego dla zapewnienia klientom wyższego poziomu gwarancji bezawaryjności system Symfonia jest osadzony na serwerze Windows z bazą danych MS-SQL.

VI: Jak będzie wyglądało etapowe wdrożenie jednej części DMS, potem F-K, potem kolejna część DMS.

JB: Symfonia będzie czytała eksportowane dokumenty zarówno ze starego jak i nowego systemu DMS. Ponadto będą przenoszone zapłaty z DMS do F-K i odwrotnie. Inne systemy F-K również powinny te importy z nowego i starego DMS wykonać.

Plik DMS-XML będzie wersjonowany – ze względu na to, że różne systemy będą czytały te pliki JBR musi mieć możliwość odgórnego decydowania o zmianie struktury ze względu na rozwój systemu podyktowany potrzebami Dealerów – inne systemy będą musiały te zmiany implementować.

BW: Sugestia, aby wcześniej (przed wdrożeniem nowego DMS) zamieniać inne systemy F-K na Symfonię aby nie ponosić kosztów podwójnego dostosowywania importów/eksportów pomiędzy „DMS - Stary F-K” a potem „DMS - Symfonia”.

Dealer Fiat nie będzie mógł długo pracować na starym DMS, ponieważ jak Fiat wprowadzi swoje systemy Webowe to stary DMS nie będzie zawierał tych modułów współpracy.

VI: Do podjęcia decyzji o zamianie dotychczasowego F-K na Symfonię Dealer potrzebuje przekonania, że jest to lepszy program od innych systemów F-K i że warto na ten system przechodzić. System musi być przyjazny do obsługi. Symfonia uchodzi za system „sztywny”.

`

RA: Pewnością jest stabilność, funkcjonalność oraz duża sieć partnerów obsługujących system na terenie kraju. Ponadto automatyzacja procesów księgowania zapewniona omawianymi importami automatycznymi będą wygodne i pomogą szybko i pewnie księgować.

SA: System Symfonia jest duży, stabilny, dobry i bezpieczny, wdrożenie trwa od kilku dni do max kilku tygodni – w zależności od organizacji. Nie jest to system tani, ale priorytetem Symfonii jest jej stabilność i jakość. Program nie pozwala na „luźną księgowość”. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce po skrupulatnej ocenie Symfonii wystawiło certyfikat zgodności z wymaganiami rachunkowości.

Nietypowe księgowania są możliwe po świadomej decyzji użytkownika lub po interwencji przedstawicieli Symfonii (np. skasowanie rekordu – dokumentu, jeśli istnieje taka potrzeba).

RA: Jest możliwa praca na 2 miesięcznym buforze, na którym jest dostępna większa gama możliwych do wykonania ruchów przed ostatecznym przeniesieniem do księgi.

Ponadto Symfonia jest programem, na którym uczą się studenci – łatwiejsze wdrożenie się takich osób do pracy na programie.

KS: Są klienci, którzy celowo przechodzą na Symfonia Forte, bo tam funkcjonuje historia modyfikacji i działań użytkownika na dokumencie.

SA: Po zapoznaniu się z aspektem technicznym (w JBR) i pierwszym wdrażanym miejscu, zostanie opracowana oferta (specjalna oferta Symfonii przygotowanej na potrzeby integracji z nowym DMS), która zostanie wysłana do p. Wacława Podolskiego.

Trzeba jednak wziąć pod uwagę również sytuację, w której okaże się, że nie będzie można zintegrować Symfonii z DMS z powodów technicznych lub innych.

RA: Po przygotowaniu i przetestowaniu rozwiązania będzie oficjalne ogłoszone rozwiązanie, zorganizowane zostaną spotkania informacyjno-szkoleniowe.

sdfp.pl · Web viewPrezentacja tematów z Excela, krótkie przedstawienie (nakreślenie)...

Documents

Transcript of sdfp.pl · Web viewPrezentacja tematów z Excela, krótkie przedstawienie (nakreślenie)...