Samhandling om barn og unge i Arendal kommune

Rapport

August 2017

www.pwc.com

1

1 Formål med oppdraget

2 Bakrunn for oppdraget

3 Gjennomføring

4 Resultater fra workshop 22.august 2017

5 Anbefalinger

Arendal kommune engasjerte PwC til å foreta en evaluering av Enhet Levekår

PwC ∙ 2

Formålet med evalueringen var i utgangspunktet å vurderefølgende problemstillinger:

● Er Enhet Levekår riktigsammensatt for å løse de oppgavene vi er satt til å løse?

● Bør tjenesteneomorganiseres? Hvilketjenester bør i så fall tas inn eller ut?

Enhet Levekår ble opprettet 1. Juni 2014. Formålet var å “få forsterket trykk på det forebyggende arbeidet”.

PwCAugust 2017Samhandling om barn og unge

● Mangelfull styring og ledelse av tjenestene til barn og unge som strever

● Det følges ikke med på at tjenestene fungerer som forutsatt og er tilstrekkelige for å gi et forsvarlig tilbud

● Uakseptabel stor risiko for svikt i tjenestene til den enkelte

● Sikrer ikke likeverdig behandling ● Sikrer ikke god ressursutnyttelse

Tilsynet omhandlet kommunens interne samhandling om barn (7 - 12 år) som er i ferd med å utvikle psykiske vansker

Tilsynets fokus har vært på rutiner og systemer for å sikre helhetlige og koordinerte tjenester

3

Bakgrunnen for evalueringen er at kommunen har utfordringermed den tverrfaglige- og tverretatlige samhandlingen om barn og ungeTilsyn fra Fylkesmannen avdekket avvik

Avvik 1: Kommunen sikrer ikke systematisk samhandlingAvvik 2: Kommunen sikrer ikke et faglig forsvarlig tilbudMerknad: Kommunen har ikke gode rutiner for å sikre at barna blir hørt i saker som gjelder dem selv

PwCAugust 2017Samhandling om barn og unge

Funn fra evaluering av barneverntjenesten tyder også på at samhandlingen om barn og unge ikke er god nok (våren 2016)

Intensjonen med Enhet Levekår er å skape bedre samarbeid på tvers av tjenester, for å imøtekomme levekårsutfordringer

● Varierende deltakelse på samarbeidsarenaer, især oppvekstteam● Manglende rutiner for samhandling og kommunikasjon på tvers av

tjenester● Få felles arenaer for ansatte, som felles strategisamlinger og felles

kompetansehevingstiltak● Skott mellom tjenestene

Evalueringen av barneverntjenesten konkluderer med at Enhet Levekår ikke harlykkes med denne målsettingen (per våren 2016)

4

PwCInsert date hereTitle of presentation

PwC arrangerte en workshop 22. August 2017

Workshopen ble delt inn i to deler

Deltakerne var bredt sammensatt

Det var om lag 30 deltakere på workshopen, bredt sammensatt fra ulike sektorer og stillingsnivåer.

Evaluering av samhandlingen rundt barn og unge (gruppearbeid)

Hva må til for å lykkes med samhandlingen rundt barn og unge? (fish bowl dialog)

1

2

Evalueringen tok utgangspunkt i suksesskriterier for samhandling

I forkant utarbeidet vi fem vurderingskriterier sammen med oppdragsgiver, utledet av forskning på suksesskriterier for god tverretatlig samhandling om barn og unge.

5

PwCInsert date hereTitle of presentation

Evalueringen tok utgangspunkt i forskning på hva som kjennetegner god tverretatlig samhandling om barn og unge

Evalueringen identifiserte følgende suksesskriterier for god samhandling

● Åpenhet - inkludere og gi tilbakemelding

● Felles arenaer som kurs og møter● Personlige relasjoner på tvers av fag og

etater gjennom å gjøre noe felles● Formelle strukturer som rutiner og

møter● Ledelsesansvar å legge til rette for

samhandling, motivere og følge opp● Samlokalisering kan styrke samarbeid,

spesielt ved etablering av nytt samarbeid

● Brukermedvirkning gjennom involvering av barn og foreldre

● Verktøy som felles veiledere, håndbøker eller intranett

NOVA har evaluert prosjektet “Sammen for barn og unge - bedre samordning av tjenestene til utsatte barn og unge” (2008 - 2011). Femten kommuner deltok i prosjektet, og prøvde ut ulike tverrfaglige samarbeidsmodeller.

6

PwCInsert date hereTitle of presentation

Evalueringen tok utgangspunkt i forskning på hva som kjennetegner god tverretatlig samhandling om barn og unge

Rapporten vektlegger følgende suksesskriterier for god samhandling

● Robust samhandlingskultur● Felles verdier● Forankring i kommunens

toppledelse● Overgripende mål og felles retning i

strategi- og plandokumenter● Ledelsesforventninger til

samhandling● Kunnskapsbasert tjenesteutvikling● Kompetansebygging på alle nivå● Gjennomgående satsning på tidlig

innsats

Møreforskning og Høgskolen i Molde har på oppdrag for KS undersøkt hva som er typisk for kommuner som gir gode og effektive tjenester til utsatte barn og unge (2013-2014).

Funnene er oppsummert i rapporten “Trygg Oppvekst - helhetlig organisering av tjenester for barn og unge”.

“Det ligger et stort potensial i å skape større politisk vilje og innsikt til langsiktig satsning på utsatte barn og unge og tidlig innsats spesielt.”

7

På bakgrunn av disse forskningsrapportene utarbeidet vi fem vurderingskriterier, som vi benyttet for å evaluere samhandlingen av tjenestene til barn og unge i Arendal kommune

PwC ∙ 8

Samhandlings-kultur

Tilgjengelig og brukerorientert

Utvikle tjenestene

Tydelig styring og enhetlig ledelse

● Kunnskapsbasert tjenesteutvikling (fokus på relasjoner: foreldre/skole/fritid)● God fagkompetanse innad i tjenestene● Kompetansebygging på alle nivåer

● Felles verdier● Ledelsesforventninger til samhandling● Respekt/anerkjennelse for hverandres fagkompetanse● Tro på at tverrfaglig samarbeid gir bedre tjenester

● Tydelig ansvar- og rollefordelling● Tydelig prioritering og ressursstyring● Overgripende mål og felles retning i strategi- og plandokumenter

● Fokus på tidlig innsats og forebyggende tiltak● Tilgjengelige tjenester● Individuell brukermedvirkning

● Formalisering av rutiner● Kunnskap om hverandres rutiner og arbeidsmåter● Regelmessige møter● Samarbeid med eksterne aktører

Samhandlingsform

PwC

Resultater fra workshopen- Styrker og svakheter ved dagens samhandling

9

PwCInsert date hereTitle of presentation

Tydelig styring og enhetlig ledelse

Styrker• Tydelig rolle og ansvarfordeling mellom ledere• Ledere sitter sammen i Enhet Levekår• Bedre samhandling etter etablering av

Enhet Levekår• Lett å komme i kontakt med lederne• Overordnet planverk og satsingsområder • Inkludering og tidlig innsats ligger i planverket• Felles del (for ulike tjenester) av spesielle

satsinger (Tidlig innsats)• Levekårssatsingen• God vilje til samhandling• Politisk og administrativ vilje til å

prioritere• Satser bredt• Ledere har etablerte møteplasser• Rådmann med vilje til å ta grep (betydningen av

samhandling er godt forankret)

Svakheter/utfordringer• Lederlaget er ikke tydelige på hva de

forventer av samhandling• Mangler tverrsektoriell ledelse• Manglende vilje til å tydeliggjøre forventning fra

ledernivået og ut• Uklar kommunikasjon av satsingsområder til

ansatte i enhetene - lite kjennskap til dem• Manglende oppfølging av overordnede mål,

beslutninger, rutiner og retningslinjer• Manglende operasjonalisering av

overordnede planer for tjenestene og ansatte (“Tidlig innsats” er for generell)

• Ingen formaliserte rapporterings- og styringsstrukturer om samhandling

• Manglende fokus på lederutvikling• Stor grad av autonomi på mellomledernivå • Organisering (etablering av Enhet Levekår) har

hemmet samarbeid med skoler og barnehager• Forebyggende tjenester kan drukne litt blant

andre store kommunale oppgaver

10

PwCInsert date hereTitle of presentation

Samhandlingskultur

Styrker• Felles verdigrunnlag i plandokumenter og

arbeidsgiverstrategi• Felles tro på at samhandling gir bedre tilbud til

barn og unge• Felles ønske om å styrke samhandlingen• Felles ønske om å lykkes med samhandlingen• Vilje til å skape en samhandlingskultur• Gode erfaring med samhandling gjennom

Oppvekstteam 0-6 år og Modellkommune-forsøket - potensial for å lære av disse

• Brennende engasjement i alle tjenester

Svakheter/Utfordringer• Mangler felles verdier (eller forståelse av

dem) • Manglende etterlevelse av verdier ut i

organisasjonen• Samhandling er ikke godt nok forankret i ledelsen

- ulik prioritering av samarbeidsforumet Oppvekstteam

• Mangler samlede føringer fra toppen• Mangler samkjøring på avdelingsledernivå• Samhandlingskultur mellom sektorer er

fraværende• Uklarhet i roller og ansvar (eks mellom PPT og

skole/Abup)• Silotenkning• Snakker mer om skiller enn om felles utfordringer• Kulturen preges av profesjonskamp

mellom tjenestene - for lite anerkjennelse av andres kompetanse

• Kulturen preges av ressurskamp mellom tjenestene

• Kulturen preges i for liten grad av fokuset på barnas beste

• Kultur for å si ja til alt, men mindre god på å følge opp

• Ikke kultur for å gi tilbakemeldinger direkte11

PwCInsert date hereTitle of presentation

Samhandlingsform

Styrker• Regelmessige møter innad i Enhet Levekår• Oppvekstteam fungerer veldig bra i noen

områder (avhenger av at de som sitter der tar ansvar)

• Drøftingsmøter - gode erfaringer (internt og eksternt)

• Programgruppe «like muligheter» og inkludering, gode erfaringer herfra

• Oppvekstteam 0-6 år fungerer godt. • Etablerte samarbeid med ABUP og HABU• Gode erfaringer med hospiteringer mellom

tjenester i kommunen (barnevern - forebyggende tjenester som eksempel)

• Der man har en dedikert kontaktperson fungerer det bra (for eksempel i barneverntjenesten)

• Forebyggende tjenester har “åpen dør”• Godt samarbeid med frivilligheten

Svakheter/Utfordringer• Ingen har oversikt over det totale tilbudet

til barn og unge• Manglende kunnskap om hverandre• Mangler felles

møtearenaer/samhandlingsarenaer• Manglende/skjulte rutiner• Manglende stillingsbeskrivelser• Manglende utnyttelse av ressursene på tvers av

Helse og Levekår og Oppvekst• Mindre samhandling med dagens organisering

enn da det var organisert i nettverk (8 år siden)• Ulike journalsystemer hindrer innsyn i

felles saker• For lite informasjonsutveksling om tiltak

rundt et barn, feks ifm overganger (Se til Stange og Stavanger)

• Fritidsmedarbeidere er for lite integrert i øvrig arbeid mot barn og unge, feks i samarbeid med skolene

• Ansvarsfraskrivelse pga lovverk (barn til voksen, enslige mindreårige)

• NAV er vanskelig å få tak i • Sårbart å basere seg på systematisk samarbeid

med frivilligheten

12

PwCInsert date hereTitle of presentation

Utvikle tjenestene

Styrker• God fagkompetanse innad i tjenestene

(formal- og realkompetanse)• Tro på felles kompetansebygging og utvikling av

tjenester• Felles fagsamling med RVTS Sør for barnevern,

helsestasjon og PPT• Satsing på kurs og internundervisning• Innrømmer at vi har utviklingspotensiale

når det gjelder utvikling av tjenestene• Strategisk kompetanseplan (helse) med

tilhørende aktivitetsplan• KS læring (e-læring)• Eureka kompetansesenter - gode fasiliteter• Helsetjenestene får opplæring i ICDP og Circle of

security

Svakheter/Utfordringer• Bruker for lite forskning i faglig utvikling

av tjenestene• Mangler kompetanse for å avdekke vold• Manglende fokus på psykisk helse i skolen• Manglende kompetanse blant lærere til å hjelpe

ungdom som sliter (stort behov)• For lite fokus på å se barnet i møte med

voksne som strever (da strever også barna)

• Forebyggende tjenester «gaper over det meste»• SLT - Menneskelige sider blir for lite tatt inn• Forventningsgap (ift ressurser)• Manglende evaluering av tiltak - virker det

vi gjør?• Raske med å gå bort fra det vi har hatt når vi tar i

bruk nye modeller. Må ta med oss det som har fungert godt/lære av suksessfaktorer.

• Uklar definisjon av begrepet “mestring”• Barnehager får ikke samme opplæring i ICDP og

COS som helsetjenestene

13

PwCInsert date hereTitle of presentation

Tilgjengelig og brukerorientert

Styrker• Individuell brukermedvirkning. Vi spør:

“Hva er viktig for deg?”• System for å få tilbakemeldinger• Ansetter medarbeidere med

brukererfaring - erfaringskonsulenter• Med hjerte for Arendal• Noen tjenester har gjennomført

brukerundersøkelser• Foreldremedvirkning• Samarbeid med Barnevernsproffene

Svakheter/Utfordringer• Manglende brukererfaringer i utvikling av

tjenester• Vanskelig å finne frem i systemet• «Godt skjult» organisering av tjenestene

(mangler felles dør)• Eksterne aktører forstår ikke organiseringen i

Arendal kommune• Lytter for lite til eksterne aktører (det gir

et godt bilde av utfordringer)• Nettsiden er lite brukervennlig

(Innbyggerportalen)• Bruker i liten grad medier der de unge

selv er• Relasjonskompetanse• Manglende involvering av frivilligheten i psykisk

helse

14

PwCAugust 2017Samhandling om barn og unge

Hovedpunkter fra Fish bowl dialogen“Hvilke grep bør vi gjøre fremover for å styrke samhandlingen?”

Ledelse og styring

Samhandlingskultur

● Behov for en felles tydelig retning for arbeidet med barn og unge● Operasjonalisere målsettinger slik at de ulike tjenestene for forståelse

og eierskap til sine ansvarsområder● Sikre forpliktelse til deltakelse i Oppvekstteam og andre

samhandlingsforum gjennom tydeligere forventninger● Få samhandling inn i styrings- og rapporteringssystem, og måle

samhandlingen (deltakelse i oppvekstteam etc)● “Spille avdelingslederne gode” - sikre lik forståelse og at de har

tilgjengelig informasjon● Formidle til ansatte hvilke tjenester kommunen har● Vurdere behovet for en koordinator som har ansvar for å sikre at

samhandling skjer

● Sikre samhandlingskultur i alle tjenestene● Kulturen må bære preg av tillit, respekt og anerkjennelse for ulik

kompetanse

● Kulturen må preges av informasjonsdeling, og ikke la taushetsplikten bli til hinder for samhandling

● Forventningsavklaring mellom tjenestene

● Samhandling må måles og belønnes (roses)

● Bruke erfaringer fra Oppvekstteam 0 - 6 og Modellkommuneforsøket15

PwCAugust 2017Samhandling om barn og unge

Hovedpunkter fra Fish bowl dialogen“Hvilke grep bør vi gjøre fremover for å styrke samhandlingen?”

Samhandlingsform

Faglig utvikling

● Lage faste strukturer for å sikre kunnskap om hverandre og hva de ulike tjenestene arbeider med

● Opprette møtearenaer på avdelingsledernivå mellom tjenester i Helse og Levekår og Oppvekst

● Involvere kultursektoren (fritidsmedarbeidere) i det tverretatlige samarbeidet om barn og unge

● I større grad bruke ressursene i Forebyggende tjenester”

● Styrke samhandlingen mellom helsesøstre og andre lavterskel helsetilbud

● Prioritere universelle tiltak i barnehager og skoler, slik som undervisning i psykisk helse (ifm. læringsmiljø)

● Bruke erfaringsbasert kunnskap gjennom å involvere frivillige organisasjoner/brukere i tjenesteutviklingen

● Fokus på at aktivitetstilbud (fysisk aktivitet, kunst og kultur) også kan være en del av folkehelsearbeidet

● Jobbe med felles forståelse av begreper, som tidlig innsats

16

PwCAugust 2017Samhandling om barn og unge

Hovedpunkter fra Fish bowl dialogen“Hvilke grep bør vi gjøre fremover for å styrke samhandlingen?”

17

Tilgjengelig og brukerorientert

PwCAugust 2017Samhandling om barn og unge

Med utgangspunkt i en felles forståelse av nåsituasjonen og ønske om å lykkes med samhandling om barn og unge bør Arendal kommune:

Utarbeide felles visjon og måltavle for kommunens tverretatlige arbeid med barn og unge (lær av prosessen i barnevernet)

○ Styrke helhetstenkningen innad i sektoren og mellom sektorer gjennom å tydeliggjøre sammenhengen mellom kommunens overordnede mål og det daglige arbeidet med barn og unge i tjenestene

○ Utvikle et felles verdigrunnlag som bygger opp under visjonen og måltavlen

○ Sikre god forankring og engasjement rundt arbeidet gjennom involvering og informasjon

○ Sikre involvering av politisk ledelse og medarbeidere i denne prosessen

PwCs anbefalinger

18

Barn er ikke sektorinndelt og skole/bhg handler også mye om helse

Ulike støttetjenester går i hverandres fotspor/tjenester på samme områder

Skolehelsetjenesten og Forebyggende har restartet samarbeid etter forrige samling

Gått igjennom PWC rapporten med ansatte

Vi trenger tjenestekart!

Ha forståelse for hverandres arbeid

Anledninger til å bygge relasjoner

Savner samarbeid i tiltakssaker

Avdelingers tilbakemeldinger etter arbeidsverksted 1 – Smakebiter

Bortsett fra det opplagte FORANKRING

Kunnskapbasert

Informasjonsdeling

Samhandlingskultur

Felles forståelse av begreper

Operasjonalisere målsettinger

Felles tydelig retning for arbeidet

SUKSESSKRITERIER