283Typewritten TextSALINAN TIDAK TERKAWAL

283Typewritten TextSALINAN TIDAK TERKAWAL

Muka 1/5

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.07 Tindakan Pencegahan

1. OBJEKTIF Prosedur ini disediakan bagi menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil bagi mengenalpasti dan menghalang punca potensi ketakakuran dan kecacatan dari berlaku dalam Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM dan memastikan supaya ia dilaksanakan dengan sistematik dan memenuhi kehendak yang ditetapkan.

2. SKOP

Digunapakai: a. Oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan dan Ketua Pasukan

Audit Dalam; b. Bagi mengenalpasti dan menghalang punca potensi ketakakuran dan

kecacatan dari berlaku dalam Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM; c. Bermula dari mengenalpasti bidang-bidang yang ada potensi untuk

ditambahbaik sehingga laporan tindakan pencegahan dan penambahbaikan dikemukakan kepada Wakil Pengurusan.

3. RUJUKAN

3.1 MK.JUPEM - Manual Kualiti JUPEM.

3.2 Prosedur Kualiti:

PK.JUPEM.10

PK.JUPEM.13

- Audit Dalam.

- Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Muka 2/5

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.07 Tindakan Pencegahan

4. DEFINISI

4.1 Ketakakuran Tidak mematuhi klausa dalam Standard MS ISO 9001:2008 yang berkaitan atau prosedur yang ditetapkan.

Major : Ketakakuran yang berlaku yang boleh menjejaskan dan melumpuhkan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

Minor : Ketakakuran yang berlaku akibat dari kecuaian pegawai tetapi tidak menjejaskan perjalanan Sistem Pengurusan Kualiti. Bagaimanapun, jika ia berulang-ulang, ia menjadi amalan dan dianggap sebagai ketakakuran major.

4.2 Tindakan Pencegahan (Preventive Action)

Tindakan yang diambil sama ada melalui pelaksanaan program/projek atau kaedah terus bagi menghapuskan potensi punca ketakakuran atau potensi situasi yang tidak diingini.

4.3 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Kajian dan analisis yang dijalankan ke atas data-data yang terkumpul berkaitan dengan pelaksanaan prestasi sistem pengurusan kualiti JUPEM. Kajian Semula Pengurusan ini dijalankan melalui kaedah penganalisaan ke atas pencapaian prestasi Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM dan dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang dipengerusikan oleh Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan dengan keahlian terdiri WP/TWP dan KPAD. Kajian semula pengurusan dilaksanakan setahun sekali.

4.4 Wakil Pengurusan Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I

4.5 Timbalan Wakil Pengurusan

Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan II, Pengarah Ukur Bahagian serta semua Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri.

Muka 3/5

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.07 Tindakan Pencegahan

4.6 Urus Setia Urus Setia pelaksanaan MS ISO 9001:2008

JUPEM di Bahagian Perancangan dan Korporat, Ibu Pejabat JUPEM.

5. SINGKATAN

5.1 WP Wakil Pengurusan

5.2 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan Malaysia

5.3 PUB (K) Pengarah Ukur Bahagian (Kadaster)

5.4 PUB (DPP) Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan)

5.5 PUB Pengarah Ukur Bahagian

5.6 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri

5.7 KB Ketua Bahagian

5.8 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5.9 TWP Timbalan Ketua Wakil Pengurusan

5.10 KPAD Ketua Pasukan Audit Dalam

Muka 4/5

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.07 Tindakan Pencegahan

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

PUB (K)/ PUB (DPP)

6.1 Kenalpasti bidang penambahbaikan berdasarkan sumber-sumber berikut:

i. Aduan pelangan;

ii. Laporan audit kualiti dalaman;

iii. Isu-isu yang dibangkitkan di dalam mesyuarat pengurusan jabatan;

iv. Rekod ketakakuran; dan

v. Laporan kawalan ketidakpatuhan produk.

PUPN/PUB 6.2 Analisis maklumat dengan menggunakan teknik-teknik statistik yang sesuai, jika berkaitan.

6.3 Menyediakan laporan awal mengenai aspek-aspek bagi tindakan pencegahan yang mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Masalah-masalah yang sentiasa berulang; atau

ii. Masalah-masalah yang mungkin akan timbul; atau

iii. Masalah-masalah yang memerlukan tindakan jangka panjang.

6.4 Bentangkan laporan dalam MKSP.

Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan

6.5 Bincangkan laporan dan cadangkan tindakan pencegahan yang boleh diambil sekiranya tindakan pencegahan boleh diputuskan di dalam mesyuarat. Jika tidak, arahkan PUB untuk mengkaji masalah dengan lebih lanjut.

PUB (K)/ PUB (DPP)

6.6 Kaji laporan dan siasat punca masalah dengan mendapatkan data bagi menyokong penemuan. Kenalpasti dan gunakan teknik-teknik statistik yang sesuai jika berkaitan.

6.7 Sediakan Analisis Isu dan Cadangan Penambahbaikan yang mengandungi penemuan dan cadangan untuk mengatasi masalah.

6.8 Kemukakan laporan kepada WP untuk pertimbangan.

6.9 Teliti laporan. Sekiranya bersetuju, bentangkan di MKSP. Sekiranya tidak bersetuju, minta PUB buat pindaan.

Muka 5/5

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.07 Tindakan Pencegahan

Tanggungjawab Tindakan

WP 6.10 Dapatkan kelulusan bagi tindakan pencegahan untuk dilaksanakan oleh PUPN/KB.

6.11 Ambil tindakan pencegahan mengikut keputusan MKSP dan kemukakan laporan Tindakan Pencegahan kepada WP.

PUPN/PUB 6.12 Bentangkan laporan Tindakan Pencegahan di dalam MKSP yang akan datang.

WP 6.13 Pantau keberkesanan tindakan pencegahan yang telah diambil.

PUPN/PUB 6.14 Sediakan Laporan Kemajuan Pelaksanaan Tindakan Pencegahan kepada WP untuk dibentangkan di dalam MKSP.

Urus Setia 6.15 Failkan semua rekod berkaitan dengan tindakan pencegahan.

7. REKOD

Jenis Rekod Tempoh Penyimpanan

Tempat Simpanan

7.1 Laporan Awal Mengenai Aspek-Aspek Yang Memerlukan Tindakan Pencegahan

5 tahun Urus setia

7.2 Laporan Kajian Masalah 5 tahun Urus setia

7.3 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Tindakan Pencegahan

5 tahun Urus setia

7.4 Analisis Isu dan Cadangan Penambahbaikan

5 tahun Urus setia

8. LAMPIRAN

Tiada lampiran.