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S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Missions » Cursus Ordonnateur
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Sifac
AMUE – SIFACFormation « Missions »
Cursus Ordonnateur
Module « Missions »
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Une mission a les caractéristiques suivantes:
Déplacement hors du lieu de travail habituel
Dans le cadre professionnel
Personne rattachée ou non à l'établissement (invité)
Engageant des frais ou non
IntroductionQu’est-ce qu’une mission ?
Module « Missions »
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Une mission est toujours liée à un matricule agent
Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé
Dans SIFAC on peut:
Créer une mission.
Liquider une mission.
Prendre en charge comptablement les remboursements
IntroductionRègles de gestion
Module « Missions »
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Gestion des ressources humaines
HRHR
Gestion des déplacements
FI-TMFI-TM
Frais payés par l ’établissement
Frais remboursables à l’agent
FIFICOCOContrôle
de gestion
FMFMComptabilité budgétaire
Comptabilité
Paiement
Impact comptable, budgétaire et analytique
Réservationde crédits
Comptabilisation
Gestion des
achats
MMMM
IntroductionFlux Missions inter-modules
Module « Missions »
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IntroductionProcessus global Missions
Création de l’ordre de mission
Autorisation de l’ordre
De mission
Autorisation de la
demande d’avance
Édition de l’ordre de mission
Édition de l’ordre de mission
Liquidation mission
Liquidation de l’avance
Impression état liquidatif
Flux avec avance
Flux sans avance
Module « Missions »
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Gestion des déplacements
(PR05)
Édition OM(ZSIFACFITR_
ORD_MIS)
ZPRRW
Création de l’ordre de mission
Édition de l’ordre de mission
Liquidation de l’avance
Impression état liquidatif
Imprimer formulaire
(PRF0)
Réservation de crédits
Pièces comptables
et analytiques
MAJRéservation
Crédits
Autorisation de la
demande d’avance
Gestion des déplacements
(PR05)Autoriser
Autorisation de la
liquidation
Gestion des déplacements
(PR05)Autorisée
IntroductionProcessus global Missions
Liquidation mission
ZPRRW_MIS
Module « Missions »
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Gestion des agents
La création des agents se fera dans les services centraux afin d’éviter les doublons.
La transmission des informations se déroulera selon des procédures standards en cours d’élaboration.
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Le gestionnaire pourra visualiser tout agent quelle que soit sa
société.
En revanche : un ordonnateur ne pourra autoriser une mission
que si celle-ci est dans son domaine de responsabilité.
Un gestionnaire pourra voir ou créer des missions quelle que
soit l’affectation budgétaire et analytique de la mission.
Ordre de missionGestion des autorisations
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Pour les séjours en France:
– Forfaits repas : Un remboursement est attribué pour chaque déjeuner et chaque dîner selon l'intervalle, en heures, de la durée du déplacement (15,25 Euros par repas à raison de 2 repas par jour).
– Forfaits nuitées : Les forfaits nuitées sont attribués pour les déplacements intérieurs dans la durée du déplacement si l'intervalle de nuit, en heures, est complètement dépassé (75 Euros par nuitée à raison d’une nuitée par jour, ou 85 euros pour Paris). Un taux moindre que le taux de 75 € peut être fixé sur décision du CA de l’établissement.
Pour les séjours à l’étranger:
– Pour les déplacements à l'étranger, les forfaits nuitées et repas sont combinés en un forfait, l' « Indemnité journalière » (IJ), appliquée en fonction des intervalles horaires de la durée du déplacement et en fonction du pays. (Due si l’agent est en mission à l’étranger entre 0h et 5h. )
– Aucun groupe agent ne sera distingué pour les indemnités à l’étranger dans la mesure où le périmètre de reprise n’inclut aucune mission antérieure au 01.11.2006.
NB : Les indemnités kilométriques sont gérées au niveau des trajets
Elles sont comptabilisées par agent
Ordre de mission Gestion des forfaits
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Les ordres de mission sont numérotés en fonction de la société / domaine du personnel de l’agent.
La numérotation est dite interne c’est-à-dire propre à SIFAC.
Les numéros des missions sont uniques, c’est-à-dire qu’à un numéro de mission correspond un seul numéro d’agent.
Ordre de mission Numérotation des ordres de mission
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Ordre de mission Création d’un ordre de mission
Mission forfaitaire
Du 06/09 8h au 09/09 18h
Séminaire « BIEN ETRE AU TRAVAIL » à Nice
Centre de coût : SEG2PI
Domaine fonctionnel : 100ADM
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Module « Missions »
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Lors de la copie d’une mission l’ensemble des données de la mission copiée sont reprises.
Il est tout à fait possible de copier un déplacement d’un matricule vers un autre en se plaçant sur le matricule cible.
L’avance ne peut être recopiée.
La date de début de la nouvelle mission est automatiquement mise à la date de fin de la dernière mission de l’agent.
Ordre de mission Copie de mission
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L’autorisation est une étape ordonnateur
Autoriser une mission consiste à autoriser l’engagement de la mission d’un point de vue budgétaire.
Ordre de mission Autorisation/validation de l’ordre de mission
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Le calcul est une étape ordonnateur
Calculer une mission consiste à: Créer la demande d’avance lorsque l’on est à l’étape de l’ordre de mission (cette étape
n’est pas obligatoire, mais peut être effectuée lorsque la mission ne comporte pas d’avance)
Créer la pièce préenregistrée FI-TM à l’étape de la liquidation
Une période de calcul est toujours demandée lors d’un calcul (généralement la période de calcul est celle du mois, ne pas modifier cet écran et le valider)
Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la mission
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L’édition de l’ordre de mission ne peut se faire que si l’ordonnateur a ‘Autorisé’ la mission.
Elle est accessible via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS
La plupart des champs sont renseignés automatiquement mais le remplissage d’une partie d’entre eux est nécessaire sur l’écran de sélection (ex: le gestionnaire a-t-il le droit à un train 1ière classe ou 2ième classe)
Ordre de mission Edition de l’ordre de mission
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Ordre de mission Edition de l’ordre de mission
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Ordre de mission Edition de l’ordre de mission
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Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer l’écriture comptable correspondante.
L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière et ne fait pas l’objet d’un mandat mais d’un ordre de paiement (la forme de l’ordre de paiement est vu dans le module comptable)
La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système.
Pour ce faire il doit lancer la transaction ZPRRW.
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
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Les différents statuts des cycles: La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut
« justificatifs crées »):
La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est crée (statut « justificatifs enregistrés »)
La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas crée (statut « rejeté ») Si le comptable rejette l’avance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ».
La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés »)
Ordre de mission Gestion de la demande d’avance
ZPRRW
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
Module « Missions »
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Les missions concernées par cette section sont les missions dont le
schéma est : « Mission forfaitaire », « Dép sur OM perm FORF »,
« Mission frais réels », « Dép sur OM perm FREEL »,
« Mission sans frais »
En un mot tous les schémas sauf les OM permanents qui ne seront jamais
liquidés.
Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation.
Liquidation d’un ordre de mission Règles générales
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CAS PARTICULIER:LE FORFAIT GLOBAL
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Le forfait global est utilisé par les universités pour remplacer l’ensemble
des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités
(journalières à l’étranger, repas + hébergement en France).
Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour l’établissement.
Il est représenté par la catégorie de frais ABFO, toujours signée
négativement et qui correspond à la réduction nécessaire pour
rembourser la mission au forfait.
NB: la gestion au forfait est ici présentée à la liquidation mais elle peut
tout aussi bien être faite dès l’ordre de mission pour que l’engagement
soit le plus juste possible.
Liquidation d’un ordre de missionForfait global
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On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à
l’ensemble des frais « normaux » de la mission.
Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission.
Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour
l’établissement, la procédure suivante est donnée à titre indicatif.
Liquidation d’un ordre de missionForfait global – Vérifications à effectuer
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Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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C A L C U L F O R F A I T A I R E
Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Liquidation d’un ordre de missionEtat liquidatif
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Statut 1 Statut 2 Pictogramme Autorisation Calcul Métier Transaction Chemin
demande saisie à décompter OM non validé PR05
demande acceptée à décompter OM validé PR05 AUTRE(S) --> autoriser
demande acceptée calculé OM visé Ordo PR05 AUTRE(S) --> calculer
demande acceptée transféré FI OM ok compta ZPRRW
demande acceptée ouvert rejet avance compta ZPRRW
déplacement effectué à décompter liquidation non validée PR05dans la mission STATUT de déplacement
déplacement accepté à décompter liquidation validée PR05 AUTRE(S) --> autoriser
déplacement accepté calculé liquidation vidée Ordo PR05 AUTRE(S) --> calculer
déplacement accepté transféré FI Liquidation ok compta ZPRRW_MIS
déplacement accepté ouvert rejet compta ZPRRW_MIS
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
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Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit:
– Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée.
– Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale).
– Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas généré d’avance.
Ce pictogramme signifie que la mission est au statut de l’OM ou de la liquidation:
– Statut ‘dem saisie’ ‘à calculer’, c’est le statut de l’ordre de mission avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur.
– Statut ‘dépl. effectué’ ‘à calculer’, c’est le statut de la liquidation avant l’autorisation de passage de la mission par l’ordonnateur.
Les pictogrammes présents sur la transaction des OM (PR05) sont les suivants:
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
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Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des pièces comptables ont été générées:
– Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI a crée une pièce comptable d’avance.
– Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré des pièces comptables, analytiques et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: )
– Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annulée
En effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées.
En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
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Ce pictogramme correspond à une mission qui a été rejetée.– « dépl effectué » « ouvert » si le cycle comptable de la mission a été
rejeté.– « Demande saisie » « ouvert » si l’avance a été rejettée.
Ce pictogramme signifie que la mission a été partiellement payée (avance) ou totalement payée.
MissionsSignification des pictogrammes de la transaction PR05
PR05
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CAS PARTICULIER:L’ORDRE DE MISSION
PERMANENT
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L’OM permanent sert d’engagement budgétaire et de couverture juridique :
– On le gère de la même façon que précédemment mais en plus on met une catégorie
‘EOMP’ Engagement OM permanent qui servira pour la réservation des crédits de
l’année. Lorsqu’on créera un OM relatif à cet OM permanent une catégorie de frais
ROMP viendra réduire cette catégorie de frais sur l’OM permanent automatiquement
Dans tous les cas le contrôle de chevauchement sera adapté pour qu’il ne tienne pas compte des OM permanents. (ce qui permettra de faire des missions aux mêmes dates)
Les OM permanents sont porteurs de l ’engagement des missions à venir (missions régulières).
Il sont régularisés via :– Des missions de type déplacement sur OM permanent– Des catégories de frais ROMP crées automatiquement.
Ils ne doivent jamais être transférés en comptabilisation mais simplement autorisés.
Ordre de mission OM Permanent
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Par la suite les créations de « dép sur OM permanents » peuvent se faire
directement en copiant un « dép sur OM permanent » relatif à l’OM
permanent. Ceci évite d’avoir à changer le schéma
Ceci accélère d’autant la procédure.
Ordre de mission Missions sur OM Permanent
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Sommaire
Introduction
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Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
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Conclusion
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Code transaction Nom transaction Descriptif de l'état
S_AHR_61016401 Données de dépl./Cumuls dépl
Etat référençant pour les missions sélectionnées, le coût total, le montant à rembourser, les montants forfaitaires, d’avance etc..
S_AHR_61016402 Justificatifs déplacement Justificatifs de déplacement classés par déplacement
S_AHR_61016403 Justificatifs de déplacement sans données
Justificatifs de déplacement classés par déplacement mais pouvant être triés autrement.
S_AHR_61016404 Affectation des coûts déplacement
Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement
S_AHR_61018613 Affectation coûts déplacement sans données de déplacement
Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement mais pouvant être classés autrement
S_AHR_61016405Données déplacement/Cumuls/Justificatifs/Affectation des coûts
Etat récapitulant l’ensemble des données des 5 états précédemment cités.
PTRV_PAYMENT_HISTORY Détermination de la date de paiement FI
Affichage des pièces comptables associées aux mission, permet d’analyser le stade de comptabilisation/ paiement des missions.
S_AHR_61016406 Qui est où ? Recherche par destination
Etat permettant de retrouver les déplacements des agents par destination
S_AHR_61016407 Recherche des justificatifs dépassant le plafond
Etat récapitulant les justificatifs dépassant le plafond fixé par établissement.
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Consultations et éditionsEtats missions disponibles
Module « Missions »
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Sommaire
Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
Conclusion
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35 minExercice 12
Exercice de synthèse
MissionsExercice de synthèse
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Introduction
Gestion des agents
Ordres de mission
Liquidation d’un ordre de mission
Consultation et édition
Synthèse
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Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « statut déplacement » avant de
sauvegarder une mission à la liquidation .
Toujours simuler une mission avant de sauvegarder
Un ordonnateur ne doit pas oublier d’autoriser un OM permanent pour que
l’engagement budgétaire soit effectif.
Lorsque vous êtes perdu sur une transaction cliquez sur ‘Aide’ ‘Infopak’,
vous pourrez ainsi accéder aux manuels en ligne.
Si quelqu’un a un problème sur la transaction des missions, demandez lui
le matricule et le n° de la mission ainsi que les ventilation des coûts de sa
mission, les problèmes peuvent venir d’une de ces 3 sources.
Renseigner l’onglet ‘Séjour’ avec Pays et région en France, si
l’établissement n’a pas opté pour un calcul forfaitaire par défaut.
ConclusionConseils aux formateurs
