Cursus Ordonnateur

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    12-Jan-2016
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AMUE – SIFAC Formation « Référentiels ». Cursus Ordonnateur. Sommaire. Introduction Les structures et axes d’imputation Structure des données Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes d’imputation - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Cursus Ordonnateur

AMUE – SIFAC FormationS i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire
Introduction
Structure des données
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Conclusion
Important :
Rappeler que la majorité des utilisateurs seront avant tout concernés par la première section structures et axes d’imputation, tandis que les référentiels concerneront essentiellement les personnes en charge de la maintenance des données tiers.
Durant la journée de formation référentiel et organisations, l’accent est donc mis sur la première section, quitte à aborder la deuxième section si cela intéresse les utilisateurs ou s’il reste suffisamment de temps.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Introduction
(Système d’Information Financier Analytique et Comptable)
Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus ordonnateur.
Au terme de ce module, nous allons vous :
Rappeler quelques points projet SIFAC
Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC
Manipuler l’outil pour vous permettre d’appréhender la navigation
Amener à la découverte de l’outil SIFAC par vous-même à partir d’exercices simples
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Introduction
Le projet SIFAC
SIFAC, c’est :
Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo;
Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC;
Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Introduction
Planning projet
Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC
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4
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Introduction
Une solution basée sur SAP
SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.
Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.
AM
MM
Gestion des ressources humaines
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Introduction
Notion de Mandant
Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique 
Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches
Attention au partage de mandant :
Au sein d’un même mandant, les données peuvent être cloisonnées à l’exception des données définies au niveau mandant tel que les données générales des tiers (adresse du tiers), les données générales du compte comptable.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire
Introduction
Structure des données
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Conclusion
Important :
Rappeler que la majorité des utilisateurs seront avant tout concernés par la première section structures et axes d’imputation, tandis que les référentiels concerneront essentiellement les personnes en charge de la maintenance des données tiers.
Durant la journée de formation référentiel et organisations, l’accent est donc mis sur la première section, quitte à aborder la deuxième section si cela intéresse les utilisateurs ou s’il reste suffisamment de temps.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure des données
Généralités
Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne.
Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données :
Les données structurantes de paramétrage
Les données de base (référentiels)
Les données de transaction (pièces)
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure des données
Données structurantes de paramétrage
SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement.
Ces données possèdent les caractéristiques suivantes :
elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …)
elles ne peuvent être définies que par paramétrage
elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion
certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)
Exemples de données structurantes de paramétrage
Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise
Budget : périmètre financier
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure des données
Données de base
Ce sont les informations de base indispensables à la gestion
Il s’agit des référentiels de la base de données :
ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules
certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients …
certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)
Exemples de données de référence
Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) …
Dépense: fournisseur, groupe de marchandise …
Mission : agent missionnaire …
Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure des données
Données de transaction
Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence
Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur
Exemples de données de transaction
Budget : pièce budgétaire
Mission : ordre de mission
Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire
Introduction
Structure des données
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Conclusion
Important :
Rappeler que la majorité des utilisateurs seront avant tout concernés par la première section structures et axes d’imputation, tandis que les référentiels concerneront essentiellement les personnes en charge de la maintenance des données tiers.
Durant la journée de formation référentiel et organisations, l’accent est donc mis sur la première section, quitte à aborder la deuxième section si cela intéresse les utilisateurs ou s’il reste suffisamment de temps.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Généralités
Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.
La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Modélisation actuelle
Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)
Institut
UFR
Niveaux 3 et 4
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure budgétaire
La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :
- le périmètre financier
les centres financiers
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Centre financier
Périmètre financier
CR feuille
Dans le cas d’un établissement sans SACD, personne morale = périmètre financier = centre financier de niveau 1 (établissement hors SACD)
Dans le cas de l'existence d'un SACD, les règles budgétaires d'étanchéité ont conduit à privilégier l'absence de matérialisation d'un centre financier supérieur. Il n'est donc pas possible de positionner du budget au niveau de la personne morale. MAIS, il est possible de positionner du budget au niveau supérieur de la hiérarchie budgétaire de chacun des niveaux budgétaires distincts ET il est possible d'obtenir une vue agrégée (cas de l'établissement avec SAIC) en sélectionnant les deux niveaux supérieurs représentant l'établissement hors SACD et le SAIC. Il sera possible d'obtenir une vue budgétaire consolidée de l'ensemble de la personne morale en se positionnant sur le périmètre financier (état global très simple demandé lors du budget).
Dans la base école, le périmètre financier a pour code « Z100 ».
Le centre financier représentant l’établissement hors SACD a pour code « 001 » (Université du Vexin hors SAIC/SACD)
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure comptable
La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :
- la société
La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.
SACD
Société FI
Société FI
Dans la base école, la société représentant l’établissement hors SACD a pour code « Z100 ».
La société représentant le SACD est « Z200 ».
En comptabilité générale, l’agent comptable doit présenter un compte financier pour l’établissement hors SACD et un compte financier par SACD. Les comptes doivent également pouvoir être consolidés au niveau global de l’établissement.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure comptable – Module FI
La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).
Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes :
Société établissement hors SACD
Société SACD
Société SAIC
L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement
Exemples de codification des sociétés FI dans SIFAC
Z100 pour l’Etablissement hors SACD
Z200 pour le SACD ou SAIC
Les codifications propres à chaque établissement seront définies à chaque déploiement en respectant les règles de base du paramétrage (non utilisation des codifications standard).
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure Achats
La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets :
- l’organisation d’achat
la division (objet division étant rattaché à la société FI)
La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).
SACD
1- Les secteurs communs à tous les établissements :
1er secteur : activités exonérées : obligatoire pour tout établissement d’enseignement supérieur et de recherche (formation initiale et continue) ;
2ème secteur : activités taxées : obligatoire pour tout établissement d’enseignement supérieur et de recherche ;
3ème secteur : activités exonérées et taxées consommant les mêmes dépenses, dépenses dites mixtes : il s’agit dans les faits d’identifier des dépenses qui concourent concurremment à la réalisation d’opérations relevant des secteurs précités (exonéré et taxé). Il n’existe pas à proprement parler de secteur, puisqu’il n’y a pas d’activité mixte mais seulement des dépenses mixtes. Néanmoins, les besoins de la gestion informatisée nécessitent qu’un « secteur » soit créé. Le droit à déduction concernant ces dépenses mixtes s’opère sur la base d’un coefficient de taxation forfaitaire de nature financière.
4ème secteur : activités hors champ de la TVA : Certaines activités ne sont pas considérées comme des activités économiques au sens de la TVA. Pour cette raison elles sont dites « hors champ » et doivent être isolées afin de déterminer, à raison d’une clef de répartition, la proportion d’utilisation des dépenses pour leur réalisation. Il s’agit notamment : des prestations internes, des produits financiers issus de la gestion des placements (dividendes d’actions ou d’obligations), des revenus des donations sous conditions (ex : perception de loyers de logement), de l’exploitation d’un musée ou d’un monument historique. On trouve également ici les subventions non imposables. Bien qu’il ne s’agisse pas à proprement parler d’un secteur, les nécessités de la gestion informatisée de ces activités imposent néanmoins de les « sectoriser ».
2- Les secteurs spécifiques à certains établissements :
SAIC (service d’activités industrielles et commerciales) : l’administration fiscale offre la possibilité aux établissements disposant d’un SAIC statutaire de mettre en place des clefs de répartition spécifiques à la nature d’une (ou des dépenses) mixte(s), c’est-à-dire utilisées concurremment pour les besoins du secteur des activités exonérées et du secteur des activités taxées gérées au sein du SAIC. Ceci se traduit par un (ou des) coefficient(s) de taxation forfaitaire correspondant à cette (ou ces) clef(s) de répartition spécifique(s). Pour les besoins de leur gestion informatisée, à chaque clef correspond un secteur.
Activité éditoriale : la réglementation impose aux établissements accomplissant des activités d’édition de constituer un secteur regroupant cette nature d’activité.
Activité de location d’immeubles nus à usage professionnel imposée à la TVA sur option : lorsque l’établissement formule l’option en question, il est tenu de constituer un secteur distinct.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure Achats – Module MM
Une organisation d’achat :
correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes
représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat
Les divisions :
autant de divisions que de « secteurs d’activités » par sociétés FI
Les dépenses constituent également un « secteur mixte »
représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs
permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.
Notes au formateur
Rappel : une organisation d’achat est propre à chaque établissement rattaché au titre de l’article L719-10 du code de l’Education (un Article 43 est un établissement et donc a sa propre organisation d’achat)
DEM-DEP-01 : Organisation d’achat
Pour SIFAC, une organisation d’achat unique est mise en œuvre pour l’établissement et ses SACD.L’organisation d’achat représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services pour une ou plusieurs divisions. C’est dans l’organisation d’achat que sont définies les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Une organisation d’achat est liée à une société (FI) par l’intermédiaire des divisions (MM). Tout fournisseur créé dans la base de tiers, est lié à une organisation d’achat. Dans l’exécution de la dépense, toute commande devra référencer une organisation d’achat.
La souche SIFAC possédera une organisation d’achat unique pour l’établissement et l’ensemble de ses SACD. Cette organisation d’achat sera codifiée alpha numériquement sur 4 caractères (Z100)
Les écoles, instituts rattachés à un établissement tels que définis dans le Code de L'Education, (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, sans lien particulier avec leur établissement de rattachement. Ils auront donc une organisation d’achat propre.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure Ventes
La structure du module d’administration des ventes (SD) contient trois objets :
- l’organisation commerciale
l’agence commerciale
(la division et l’organisation commerciale étant rattachées à la société FI)
SACD
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure Ventes – Module SD
L’administration des ventes impose :
Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC
Autant de divisions que de secteurs d’activités
Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.
Chaque UB est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI « établissement ». (établissement hors SACD)
Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD».
Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure analytique
La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :
- le périmètre analytique
(les CC et CP étant rattachés à l’objet FI)
Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.
Institut
UFR
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Centre de coût
Centre de profit
Le schéma présenté est une illustration des possibilités de structuration. La définition des centres de profit peut notamment être allégée.
Pour les centres de coûts et de profit correspondant à un centre financier, il est préconisé aux établissements d’adopter la même codification pour ces trois objets.
Dans la base école, le périmètre analytique a pour code « Z100 ».
Il faut rappeler néanmoins que les centres de profit peuvent être multi sociétés et permettre des analyses plus globale.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Modélisation des établissements dits « Article 43 »
Pour les établissements d’enseignement supérieur relevant de article L719-10 du code de l’Education :
Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de l’Education, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre
Ils pourront, s’ils le souhaitent, partager avec leur établissement un même environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent
Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles d’être partagées, soit :
Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ;
Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers).
Rappeler que parmi les structures organisationnelles propres à l’institut, école article 43, se trouve les :
Plan de comptes budgétaires
Plan de comptes comptables
Code de L'Education (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10
Idem pour les PRES
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire
Introduction
Structure des données
Focus sur la structure budgétaire
Focus sur la structure analytique
Les axes d’imputation
Conclusion
Important :
Rappeler que la majorité des utilisateurs seront avant tout concernés par la première section structures et axes d’imputation, tandis que les référentiels concerneront essentiellement les personnes en charge de la maintenance des données tiers.
Durant la journée de formation référentiel et organisations, l’accent est donc mis sur la première section, quitte à aborder la deuxième section si cela intéresse les utilisateurs ou s’il reste suffisamment de temps.
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure budgétaire
FM
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure budgétaire
Groupe de centres financiers
CF de niveau 1 : « 001 » Université du Vexin hors SAIC.SACD
CF de niveau 2 : « 901 » Service général
CF de niveau 3 : « 9011 » GRH
CF de niveau 2 : « 902 » UFR de biologie
CF de niveau 3 : « 9021 » Labo de cyotologie
 
CF de niveau 2 : « 450 » SAIC 1
CF de niveau 3 : « 4501 » milieux marins
CF de niveau 2 : « 451 » SAIC 2
 
CF de niveau 2 : « 460 » SACD 1
CF de niveau 2 : « 461 » SACD 2
Module « Référentiels et organisation »
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure budgétaire
Le périmètre financier :
Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante
La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale.
Un périmètre financier est associé à…