UBND TỈNH QUẢNG TRỊ

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Số: 533/BC-SGDĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quảng Trị, ngày 14 tháng 4 năm 2020

BÁO CÁO

Tổng kết tình hình thực hiện Luật Lưu trữ

từ năm 2012 đến năm 2019

Căn cứ Công văn số 277/SNV-CCHCVTLT ngày 31/3/2020 của Sở Nội

vụ về việc báo cáo tổng kết tình hình 08 năm thực hiện Luật Lưu trữ, Sở Giáo

dục và Đào tạo báo cáo như sau:

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ

1. Công tác quản lý về lưu trữ

1.1. Phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ

- Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị thực hiện nhiều hình thức tuyên

truyền, phổ biên Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP; Thông tư

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan và cac văn bản mới về công tac văn

thư lưu trữ của Bộ Nội vụ và UBND tỉnh Quảng Trị dể toàn thể công chức , viên

chức và người lao động thuộc Sở biêt và thực hiện . Hiện nay, đang tiến hành rà

soát, bổ sung.

- Thông quan hoạt động phổ biên , tuyên truyền pháp luật về công tac văn

thư, lưu trữ đã nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức, viên chức từ việc soạn

thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình

hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan, quản lý và sử dụng con dấu; thu thập bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ,

tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy, bước đầu đã có sự

quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo điều hành và thực hiện ngày càng tốt hơn về công tac

văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị.

1.2. Tổ chức thực hiện các văn bản QPPL, văn bản hướng dẫn nghiệp

vụ và ban hành văn bản áp dụng về công tác lưu trữ tại đơn vị

a) Kết quả việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ

Căn cứ vào cac văn bản chỉ đạo về công tac VTLT của UBND tỉnh , Sở

Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, Sở đã ban hành cac văn bản sau:

Văn bản quản lý, chỉ đạo trong 8 năm (từ 2012 đến 2019) gồm:

Số

TT

Tên loại

văn bản

Số, ký hiệu

văn bản

Ngày/tháng

/năm ban

hành vb

Trích yếu nội dung văn

bản

Ghi

chú

2

1 Quyết định 1736/QĐ-

SGDĐT 04/10/2013

Quyết định về việc ban

hành Quy chế công tác

văn thư, lưu trữ của cơ

quan Sở Giáo dục và

Đào tạo Quảng Trị

Hết

hiệu

lực

2 Quyết định 1622/QĐ-

SGD&ĐT 10/12/2018

Quyết định ban hành Quy

chê công tac văn thư , lưu

trư của Sở Giáo dục và

Đao tao Quang Tri

Còn

hiệu

lực

3 Công văn 596/KH-

GDĐT 04/5/2017

Kế hoạch chỉnh lý hồ sơ

và lưu trữ tài liệu cơ quan

Sở GDĐT Quảng Trị (Từ

năm 2011 đến 2017)

Hết

hiệu

lực

4 Quyết định 379/QĐ-

SGDĐT 10/5/2017

Quyết định về việc ban

hành Danh mục hồ sơ lưu

trữ của cơ quan Sở Giáo

dục và Đào tạo Quảng Trị

Còn

hiệu

lực

5 Quyết định 872/QĐ-

SGDĐT 06/10/2017

Quyết định về việc ban

hành quy định bảo vệ bí

mật nhà nước ngành Giáo

dục và Đào tạo Quảng Trị

Hết

hiệu

lực

6 Quyết định 1177/QĐ-

SGDĐT 10/7/2019

Quyết định về việc ban

hành quy định bảo vệ bí

mật nhà nước ngành Giáo

dục và Đào tạo Quảng Trị

Còn

hiệu

lực

7 Quyết định 1123/QĐ-

GDĐT 27/11/2017

Quyết định về việc điêu

chỉnh, bô sung Danh mục

hồ sơ lưu trư của cơ quan

Sở Giáo dục và Đào tạo

Quảng Trị

Còn

hiệu

lực

8 Báo cáo 2563/BC-

SGDĐT 30/12/2012

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2012

Còn

hiệu

lực

9 Báo cáo 1376/BC-

SGDĐT 29/12/2013

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2013

Còn

hiệu

lực

10 Báo cáo 2489/BC-

SGDĐT 31/12/2014

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2014

Còn

hiệu

lực

11 Báo cáo 2683/BC-

SGDĐT 27/12/2015

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2015

Còn

hiệu

lực

3

12 Báo cáo 1681/BC-

SGDĐT 27/12/2016

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2016

Còn

hiệu

lực

13 Báo cáo 1931/BC-

SGDĐT 22/12/2017

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2017

Còn

hiệu

lực

14 Báo cáo 98/BC-

SGDĐT 14/01/2018

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2018

Còn

hiệu

lực

15 Báo cáo 24/BC-

SGDĐT 06/01/2020

Báo cáo Tổng kết công tác

VTLT năm 2019

Còn

hiệu

lực

16 Kế hoạch 500/KH-

SGDĐT 30/3/2020

Kế hoạch về công tác văn

thư, lưu trữ ngành Giáo

dục và Đào tạo năm 2020

Còn

hiệu

lực

17 Công văn 535/SGDĐT-

VP 06/4/2020

Công văn hướng dẫn triển

khai thực hiện Nghị định

số 30/2020/NĐ-CP ngày

05/3/2020 của Chính phủ

về Công tác văn thư

Còn

hiệu

lực

18 Công văn 555/SGDĐT-

VP 08/4/2020

Công văn hướng dẫn thực

hiện Thông tư số

185/2019/TT-BQP ngày

04/12/2019 của Bộ trưởng

Bộ Quốc phòng hướng

dẫn việc cung cấp, quản

lý, sử dụng dịch vụ chứng

thực chữ ký số chuyên

dùng Chính phủ

Còn

hiệu

lực

- Đang hoàn thiện ban hành Quy chê v ăn thư – lưu trữ theo Nghị định

30/2020/CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tac văn thư.

- Thường xuyên ban hành cac văn bản nhắc nhở , đôn đốc các phòng

thuộc Sở, các đơn vị trực thuộc Sở nghiêm túc thực hiện tốt các Quy định về

Luật Lưu trữ.

- Thực hiện đầy đủ các báo cáo thống kê , báo cáo chuyên đề , báo cáo đột

xuất nhằm tăng cường công tac lãnh đạo , chỉ đạo công tac văn thư, lưu trữ đi

vào nề nêp, nâng cao chất lượng công vụ của Nhà nước trong toàn ngành.

b) Nhận xét, đánh giá

Nhìn chung, công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Giáo dục và Đào

tạo trong những năm qua đã được Ban Giám đốc và các Phòng thuộc Sở thực sự

quan tâm. Đặc biệt là Văn phòng Sở đã tham mưu cho Lãnh đạo Sở nhiều văn

4

bản chỉ đạo trong toàn ngành về công tác văn thư, lưu trữ và đã triển khai thực

hiện có hiệu quả. Tuy nhiên, hầu hết cán bộ CCVC trong cơ quan còn gặp nhiều

lúng túng trong công tác lập hồ sơ công việc; công chức làm công tác lưu trữ

trình độ Sơ cấp cho nên công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.

1.3. Tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng và

chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

a) Tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tại cơ quan (Theo CV số

277/SNV-CCHCVTLT ngày 31 tháng 3 năm 2020 của Sở Nội vụ)

* Tên cơ quan, tổ chức: Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị

* Tổng số cơ quan báo cáo: 01

* Tổng số biên chế

+ Người làm lưu trữ chuyên trách: 0 người;

+ Người lưu trữ kiêm nhiệm: 01 người.

* Số lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ

+ Trên Đại học: Không

+ Đại học: Không

+ Cao đẳng: Không

+ Trung cấp: Không

+ Sơ cấp: 01 người

* Tổng: 01 cơ quan báo cáo và 01 người làm công tác VTLT

b) Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác

lưu trữ: Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng, đối tượng tham dự; số lượng, nội

dung các lớp đã tổ chức.

Sở đã chủ động xây dựng kê hoạch tuyển dụng , đào tạo, bồi dưỡng và cử

cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ lưu trữ do Sở Nội vụ và Trung tâm

lưu trữ Lịch sử tỉnh tổ chức . Qua đó đã góp phần nâng cao nhận thức , kỹ năng

nghiệp vụ lưu trữ, từng bước thực hiện tốt cac hoạt động lưu trữ cơ quan.

c) Việc thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với

công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

Thực hiện theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm

2005 của Bộ Nội vụ "Thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại,

nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức"; Sở Giáo dục và Đào tạo đã

áp dụng triển khai cho người làm công tác lưu trữ của cơ quan.

d) Nhận xét, đánh giá

Việc thực hiện chế độ phụ cấp độc hại,… những năm qua, Sở Giáo dục và

Đào tạo Quảng Trị đã thực sự quan tâm và áp dụng theo Thông tư 07/2005/TT-

5

BNV thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho người làm công tác lưu trữ được

hưởng theo lương hàng tháng hệ số phụ cấp là 0,2

1.4. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu

trữ

a) Tình hình kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác

lưu trữ; nội dung kiểm tra, kết quả kiểm tra, xử lý sau kiểm tra, đánh giá kết quả

kiểm tra.

Hàng năm, Sở Giáo dục và Đào tạo thường kêt hợp tổ chức kiểm tra công

tác văn thư - lưu trữ với kiểm tra công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục

hành chính tại các phòng chuyên môn thuộc Sở và các đơn vị trực thuộc Sở.

b) Hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

thuộc đối tượng quản lý.

Sở đã kịp thời triển khai công tác hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ

tại cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc Sở1.

c) Nhận xét, đánh giá

Qua kiểm tra công tac văn thư - lưu trữ tại cơ quan Sở đã thực hiện

nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học. Văn bản ban hành được cán bộ văn thư và

văn phòng kiểm tra đảm bảo về mặt thể thức, kỹ thuật soạn thảo, bản gốc được

lưu trữ đầy đủ bằng điện tử đã ký số và văn bản giấy . Công tac thu thập hồ sơ ,

tài liệu hàng năm đã được đơn vị quan tâm. Văn phòng Sở đã chủ động, tích cực

tham mưu cho lãnh đạo Sở chỉ đạo công chức các phòng thực hiện việc giao nôp

tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

1.5. Đầu tư kinh phí, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ và

hợp tác quốc tế trong công tác lưu trữ.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tac văn thư, lưu trữ là một xu

thê tất yêu trong công cuộc cải cách hành chính . Việc sử dụng các phần mềm

quản lý văn bản hiện nay của Sở đã giúp cho công tac quản lý văn bản đi , đến

nhanh và thuận lợi, rút ngắn thời gian, giảm chi phí hành chính.

- Trong những năm qua, Sở đã thực hiện tốt Hệ thống phần mềm gửi nhận

văn bản của UBND tỉnh, Sở đã ứng dụng ký số văn bản để Lưu trữ một cac khoa

học và đầy đủ. Hiện nay, đang hợp tác với Viettel Quảng Trị để triển khai sổ văn

thư điện tử.

1.6. Chế độ thông tin báo cáo trong công tác lưu trữ

a) Tình hình thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo

thống kê về công tác văn thư, lưu trữ.

1 Kế hoạch số 500/KH-SGDĐT ngày 30/3/2020 của Sở Giáo dục và Đào tạo về công tác văn thư, lưu trữ ngành

Giáo dục và Đào tạo năm 20202020; Công văn số 555/SGDĐT-VP ngày 08/4/2020 hướng dẫn thực hiện Thông

tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử

dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Công văn số 535/SGDĐT-VP ngày 06/4/2020 của

Sở GD&ĐT về hướng dẫn triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về

Công tác văn thư;

6

Tính từ năm 2012 - 2019, Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị đã thực hiện

tốt chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ kịp thời, đầy đủ và gửi

cho Chi cục văn thư, lưu trữ và Sở Nội vụ theo dõi để tổng hợp.

b) Nhận xét, đánh giá. Chế độ thông tin báo cáo đảm bảo kịp thời

1.7. Công tác thi đua, khen thưởng, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử

lý vi phạm pháp luật trong tác lưu trữ.

Trong 8 năm qua, Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị không có khiếu nại,

tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ và cũng như không có

khen thưởng của các cấp (Giấy khen, Bằng khen).

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

2.1. Lưu trữ cơ quan.

2.1.1 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.

Ngày 10 tháng 5 năm 2017, Sở Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết

định số 379/QĐ-SGDĐT, Quyết định về việc ban hành Danh mục hồ sơ lưu trữ

của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị;

Ngày 27 tháng 11 năm 2017, Sở Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết

định số 1123/QĐ-GDĐT, Quyết định về việc điêu chinh , bô sung Danh mục hồ

sơ lưu trư của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị.

b) Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan tại cơ quan.

- Công tác lập hồ sơ: Tiến hành theo đung quy định của Luật Lưu trữ.

- Việc lập hồ sơ điện tử: Hiện nay, Sở đang tiến hành lập hồ sơ điện tử;

Tuy nhiên chưa tiến hành lưu trữ hồ sơ điện tử.

c) Nhận xét, đánh giá. Không

2.1.2. Chỉnh lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

a) Công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan Sở.

- Tổng số mét tài liệu đã chỉnh lý = 63m giá (gồm 3221 hồ sơ)

- Tổng số mét tài liệu đã thu từ các phòng về nhưng chưa chỉnh lý hiện có

trong kho.

Từ năm 2012 đến năm 2018 tài liệu đã được chỉnh lý và nộp vào Lưu trữ

cơ quan; Riêng năm 2019 tài liệu ở các Phòng chưa thu nộp được để chỉnh lý.

- Chất lượng hồ sơ được chỉnh lý: Tốt

- Hệ thống công cụ tra cứu và cơ sở dữ liệu: Công nghệ và truyền thống.

- Việc thẩm định và hủy tài liệu hết giá trị: Đã được phân loại và đang tiến

hành làm các thủ tục hủy theo quy định.

b) Nhận xét, đánh giá.

7

Nhìn chung, từ năm 2012 đến năm 2018 văn bản đi và đến của cơ quan

Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị đã được chỉnh lý và đưa vào kho Lưu trữ cơ

của quan nhờ có đội quân của Chi cục văn thư, lưu trữ tỉnh đến chỉnh lý (Theo

Kế hoạch Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của tỉnh bắt đầu từ năm 1989)

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

1. Đánh giá tình hình thực hiện Luật Lưu trữ

1.1. Ưu điểm

- Lãnh đạo Sở thường xuyên quan tâm đên công tac văn thư - lưu trữ; tạo

điều kiện cho cán bộ tham gia cac lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ.

- Công tác đầu tư cơ sở vật chất , trang thiêt bị, mua sắm phương tiện bảo

quản hồ sơ , tài liệu phục vụ công tac lưu trữ ngày càng được quan tâm đúng

mức.

- Công tac văn thư , lưu trữ được đi vào nê nêp , cán bộ làm công tác văn

thư nhiệt tình và có trach nhiệm cao trong công việc.

1.2. Hạn chế

a) Hạn chế trong quá trình triển khai thực hiện Luật Lưu trữ.

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, vẫn còn một số tồn tại như:

- Một số công chức chưa nhận thức đầy đủ về công tac văn thư , lưu trữ;

do đó, việc chỉ đạo, hướng dẫn về thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ tại các

Phòng thuộc Sở chưa được quan tâm chú trọng đúng mức.

- Kho Lưu trữ tại cơ quan, đơn vị được bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp,

trang thiêt bị bảo quản tài liệu còn thiêu , chưa đảm bảo công ta c quản lý tài liệu

lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

b) Hạn chế về những quy định của Luật Lưu trữ chưa phù hợp:

Các văn bản hướng dẫn Luật Lưu trữ chậm được ban hành chưa đáp ứng

kịp thời xu thế phát triển khoa học và công nghệ; đồng thời không có tính ổn

định lâu dài gây khó khăn lãng phí thời gian cho cán bộ, công chức và người lao

động làm việc trong cơ quan.

2. Kiến nghị, đề xuất

2.1. Đề xuất kiến nghị chung: Không

2.2. Đề xuất kiến nghị liên quan đến việc sửa đổi Luật Lưu trữ

Đề nghị xây dựng hành lang pháp lý để thực hiện công tác lưu trữ văn bản

điện tử tiến tới bãi bỏ việc lưu trữ văn bản giấy (trừ văn bản mật).

2.3. Đề xuất giải pháp để thực hiện tốt các quy định của Luật Lưu trữ

Đề nghị Sở Nội vụ tăng cường tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng, nâng

cao nghiệp vụ về công tac văn thư - lưu trữ; tham mưu UBND tỉnh hỗ trợ kinh

phí để đảm bảo hoàn thiện đầy đủ trang, thiêt bị, công tác tổ chức sắp xêp, chỉnh

8

lý tài liệu lưu trữ cũng như cac biện pháp xử lý , bảo quản tài liệu lưu trữ...theo

quy định để quản lý, khai thác.

Trên đây là báo cáo tổng kêt 08 năm thực hiện Luật Lưu trữ từ năm 2012

đến năm 2019 của Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Trị./.

Nơi nhận: - Sở Nội vụ;

- Ban Giám đốc Sở;

- Các phòng thuộc Sở;

- Lưu VT, VP.

GIÁM ĐỐC

Lê Thị Hương