Rokotusrekisterin laatu ja sen parantaminen

Rokotusrekisterin laatuseminaariCongress Paasitorni, Helsinki

Jukka Jokinen, Vaikutusarviointiyksikön päällikkö 17.11. 2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 2

Rokotusrekisterin laadun parantaminen• Raportointi rokotusrekisteriin perustuen

• Rokotusrekisterin laaduntarkistusmekanismit

• Rokotusrekisterin laaturaportit

• Puutteiden seuranta ja korjaaminen yhteistyössä THL:n, terveyskeskusten ja ohjelmistotoimittajien kanssa

• Keskustelua

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 3

Raportointi rokotusrekisteriin perustuen

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 4

Raportointi rokotusrekisteriin perustuen

• Vuosittaiset terveyskeskuskohtaiset raportit– Influenssasta– HPV-rokotuksista– Pikkulasten rokotuksista

• Karttaesitykset (interaktiivinen)• Tietokantaraportit (THL tiiviste- ja kuutiokäyttöliittymä)• Ajantasaraportit influenssarokotteista

• Laaturaportit (viimeisin tulokas)

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 5

Rokotusrekisterin laaduntarkistusmekanismit

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 6

Rokotusrekisterin laaduntarkistusmekanismit tiedon puutteiden havaitsemiseen

Kaikki laaduntarkistusmekanismit toteutettu kullekin terveyskeskukselle erikseen: kaikissa seurataan muutosta aiempaan verrattuna

• Viive kertyvässä rokotustiedossa• Rokotuskirjausten määrä suhteessa koko väestöön• Rokotuskirjausten määrä suhteessa alle 2v-väestöön• (Viive kertyvässä Avohilmotiedossa)• (Virheilmoitukset Avohilmotietojen vastaanotossa)

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 7

Viive kertyvässä rokotustiedossa (ajantasaisuus/toimitusvarmuus)• Erotus rokotuspäivän ja sen päivän välillä kun rokotustieto on

saapunut rekisteriin

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 8

Rokotusten määrä suhteessa koko väestöön (täydellisyys)

Rokotusten määrä (muu kuin influenssa) tiettynä

kalenterikuukautena_________________________

Väestön määrä ko kalenterivuonna

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 9

Rokotusten määrä suhteessa koko väestöön (täydellisyys)

17.11.2016

• Rullaava 6 kuukauden keskiarvo > 0.002 ?– Kyllä! -> rokotustiedot katsotaan riittävän täydellisiksi– Ei! -> rokotustiedot katsotaan epätäydellisiksi

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 10

Rokotusten määrä suhteessa alle 2v väestöön (täydellisyys)

17.11.2016

DTaP-IPV-Hib- ja MPR- rokotusten määrä tiettynä

kalenterikuukautena_________________________

Alle 2-vuotiaiden määrä ko kalenterikuukautena

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 11

Rokotusten määrä suhteessa alle 2v väestöön (täydellisyys)

17.11.2016

• Rullaava 6 kuukauden keskiarvo > 0.08 ?– Kyllä! -> rokotustiedot katsotaan riittävän täydellisiksi– Ei! -> rokotustiedot katsotaan epätäydellisiksi

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 12

Viive Avohilmolähetyksissä (toimitusvarmuus – työn alla)

Erotus Avohilmokäynnin ja sen päivän välillä kun käyntitieto on saapunut rekisteriin

Vasemmanpuoleisessa kuvassa terveyskeskusten lukumäärä sen mukaan kuinka monta viikkoa edellisestä lähetyksestä

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 13

Virheilmoitukset Avohilmolähetysten vastaanotossa (toimitusvarmuus – työn alla)

Avohilmolähetysten vastaanottoon liittyvät lokitiedot ja niissä olevat virheilmoitukset

(työn alla)

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 14

Tiedon puutteista hälyttävä mekanismi

Käytössä THL:n sisällä

• Tuotetaan kerran kuukaudessa automaattisesti• Joka kuukauden 1. päivä sähköpostiyhteenveto• Yhteenveto listaa terveyskeskukset, jossa

– Viive kertyvässä rokotustiedossa on tuntematon (ja mistä saakka)– Viive kertyvässä rokotustiedossa ei enää ole tuntematon– Rokotustiedot ovat epätäydelliset (joko suhteessa koko väestöön

tai alle 2-vuotiaisiin)– Rokotustiedot eivät enää ole epätäydelliset

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 15

Rokotusrekisterin laaturaportit

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 16

Rokotustietojen lähetysviive potilastietojärjestelmästä rokotusrekisteriin

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 17

Rokotustietojen täydellisyys koko väestössä ja alle 2-vuotiaissa

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 18

Terveyskeskuksessa annettujen rokotteiden tunnistaminen (eränumero)

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 19

Terveyskeskuksessa annettujen rokotteiden tunnistaminen: eränumero

17.11.2016

Esimerkkinä Fluenz tetra:Eränumero FJ2098C

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 20

Palaute laaturaportteihin

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 21

Eränumerosta ja kirjaamisesta:• ”Nolla ja iso O-kirjain voivat mennä välillä sekaisin”• “pistää silmään eränumero epätarkka-kohta”• “Skulle också vara bra om det kunde anges varför ex.

satsnummern tolkats som fel bokförd”• “meillä on joissain rokotteissa suuri osuus eränumero

epätarkka”• “eränumero on L7117-10, mutta ruiskussa on ainoastaan

numero L7117”• “Pakkauksen eränumeron sijaan käytetty ruiskun/ liuottimen

eränumeroa.” Syytä ohjeistaa kirjaamaan pakkauksesta, mekanismi

kuitenkin tunnistaa myös epätäydelliset kirjaukset

17.11.2016

Palautetta

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 22

Tilastoinnista/toteutuneista käynneistä:

• “Syytä puutteisiin ei varsinaisesti ole löydetty. Luultavasti kyseessä on tilastoituminen, jolloin käynti jää jostakin syystä keskentilaan vaikka käyttäjä luulee tilastoinnin tulleen valmiiksi”

• “kirjaamisessa tapahtunut virhe, jossa käynti tietoja olit jäänyt lopullisesti arkistoimatta valmiiksi. Seassa oli rokotuskäyntejä. Nyt asia korjattu ja tätäkin jatkuvasti painotetaan työntekijöille.”

Rokottaminen on terveydenhuollon toimenpide jonka tulee tilastoitua (kirjautua) rokottaneen henkilön tekemäksi (asetus 421/2004)

17.11.2016

Palautetta

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 23

Raportointitarkkuudesta:• “Onko mahdollista eritellä/katsoa kuka virheellisen kirjauksen

on tehnyt helposti?”• “Vi skulle önska uppgifterna endast för Närpes hvc.”• “Lohjan kaupungilla on kaksi eri TOPI-koodia, Eikö voida

käyttää vain yhtä TOPI-koodia (90325)?”

Tunnisteena toistaiseksi TOPI-koodit joilla pyritty tunnistamaan TK. Palaute vääristä/puuttuvista TOPI-koodeista tervetullut!

TK-tasoa hienojakoisempaa raportointia hankala tuottaa tietosuojasyistä. Pohdintaan kuitenkin laaturaporttien osalta. Tulevaisuudessa SOTE-organisaatiorekisterin käyttöönoton myötä yksikkökohtainen raportointi myös mahdollinen

17.11.2016

Palautetta

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 24

Puutteiden seuranta ja korjaaminen yhteistyössä THL:n, terveyskeskusten ja ohjelmistotoimittajien kanssa

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 25

Raporttien seuranta ja palaute

• Terveyskeskuskohtaiset raportit– Influenssasta– HPV-rokotuksista– Pikkulasten rokotuksista

• Viikottaiset influenssarokotusmäärät

• Laaturaportit (viimeisin tulokas): päivitetään kerran kuussa

Raporttien sisältöä kehitetään jatkuvasti, palaute tervetullutta

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 26

Tiedon puutteista hälyttävä prosessi(Hälytysjärjestelmä) alkaen 1.1.2017

• Rakennetaan olemassa olevien ja tulevien laaduntarkistusmekanismien pohjalle– Viive kertyvissä rokotustiedossa (tai Avohilmotiedossa)– Epätäydelliset rokotustiedot

• Puutteen ilmentyessä automaattinen sähköpostiviesti– THL– Terveyskeskuksen pääkäyttäjä/järjestelmäasiantuntija– Ohjelmistotoimittajan edustaja

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 27

Ongelman löytäminen ja korjaaminen:tehtävä kaikille!

• Tunnistakaa virhetilanteita jotka johtavat tiedon puutteisiin, ja millä keinoin virhetilanne olisi helpoimmin korjattavissa:

1. Kirjaamisohjeistuksella?2. Muutoksilla ohjelmistoon?3. Muutoksilla Avohilmopoimintaan?

Esim:4. Muista tilastoida käynti / merkitä toteutuneeksi5. Väärän kirjausreitin esto / vanhan lomakkeen käytön esto6. Versiopäivityksen aiheuttama virheellinen tietorakenne

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 28

Virhetilanne-esimerkkejä

• toimistotyönä tehdyt kirjaukset • avustavat suoritusmerkinnät• vapaaseen tekstimuotoon kirjatut• tilastoimattomat käynnit• muuten väärin kirjatut

• järjestelmän mahdollistama väärä kirjausreitti• vanhentunut/väärä ROS-lomake

• virheellinen tiedostonrakenne (rivinvaihtomerkki)• Versiopäivitysten yhteyksissä havaittuja tietopuutteita

– Käynneistä automaattisesti Ei-tilastoituvia, jos hoitosuhde on luotu ajanvarauksen ulkopuolelta

– Syntyneiden lasten tiedot jää puuttumaan– Kouluterveydenhuollon tiedot jää puuttumaan

17.11.2016

Rokotusrekisterin laatuseminaari. Jukka Jokinen 29

THL / Avohilmo tekninen määrittely/toteutus

• THL on valmis tekemään yhteistyötä määrittelyjen yksinkertaistamiseksi ja selkeyttämiseksi

• THL on valmis tapaamaan myös kehittäjätasolla, mikäli se auttaa toteuttamaan asiat mahdollisimman tehokkaasti

17.11.2016