BDESBase de donnéeséconomiques et sociales

2015

Comment réussir la mise en place de sa BDES et quels sont les écueils à éviter ?

Introduction

Derrière ce nom à consonance un peu rétro se cache un outil ambitieux, souhaité par les partenaires sociaux, destiné à donner une vision globale et exhaustive des options stratégiques de l’entreprise et de leurs conséquences aux salariés via les instances représentatives du personnel (IRP). La BDES doit permettre de mieux encadrer les délais de diffusion des informations obligatoires et de mettre ces données en perspective puisqu’elle portera sur 6 ans.

Ce livre blanc est destiné à apporter les éléments essentiels pour bien aborder et mettre en place la BDES. Connaître et comprendre les obligations légales, cadrer le projet, faciliter la consultation, choisir le support pour faire de la BDES un outil utile et pertinent qui deviendra un support incontournable du dialogue social.

La Base de Données Economique et Sociale (BDES) ou Base de Données Unique (BDU) est une nouvelle obligation qui concerne toutes les entreprises de plus de 50 salariés.

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Sommaire Table des matières

Introduction ............................................................................................................... 1

Sommaire ................................................................................................................... 2

1. LA BDES en 9 points .............................................................................................. 3

2. Repères légaux ...................................................................................................... 4

3. L’esprit de la loi ...................................................................................................... 4

4. Analyse critique .................................................................................................... 5

5. Mettre en place la BDES ....................................................................................... 61. Construire la BDES avec les IRP ................................................................................ 6

2. Construction des données ........................................................................................ 6

a. La liste de données ........................................................................................ 6

b. Des données chiffrées .................................................................................... 9

3. Choix du support ..................................................................................................... 10

a. Une Gestion Electronique Documentaire (GED) ........................................10

b. Un outil interne : ............................................................................................11

c. Une solution dédiée : ....................................................................................11

4. Administration des droits d’accès et degré de confidentialité ...........................13a. Paramétrage des accès .................................................................................13b. Confidentialité des données sensibles .......................................................14

5. Sécurité des données ..............................................................................................15a. En interne ........................................................................................................15b. En externe .......................................................................................................15

6. L’essentiel ..............................................................................................................16

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LA BDES en 9 points :

Qui est concerné ?

- Toutes les entreprises de plus de 50 salariés

- Modalités différentes au seuil des 300 salariés

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Quand doit-elle être mise en place ?

14 juin 2014 dans les entreprises de 300 salariés et plus 14 juin 2015 dans celles de moins de 300 salariésLes informations transmises de manière récurrente doivent être mises à la disposition des membres du comité d’entreprise dans la base de données au plus tard le 31 décembre 2016.

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A quoi sert-elle ?

- Servir de support à la nouvelle consultation du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise- Regrouper de manière actualisée et prospective les données utiles fournies aux IRP- Sécuriser le dispositif de consultation des IRP par un encadrement des délais de consultation

Qui y a accès ?

La BDES est accessible en permanence aux :- Membres du comité d’entreprise ou aux délégués du personnel- Membres du comité central d’entreprise- Membres du CHSCT- Délégués syndicaux- Membres de la délégation unique du personnel, si elle existe- Membres du comité d’établissement si établissements multiples

C’est Quoi ?

La BDES est un outil regroupant un ensemble de données chiffrées relatives à la situation

économique et sociale de l’entreprise destiné aux IRP et portant sur les 2 années précé-

dentes, l’année en cours les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

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Que contient-elle ?

La loi donne une liste exhaustive des informations concernées regroupées en rubriques :- Investissement social- Investissement matériel et immatériel- Fonds propres et endettement- Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants- Activités sociales et culturelles- Rémunération des financeurs- Flux financiers à destination de l’entreprise- Sous-traitance- Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, le cas échéant

La BDES doit être mise à jour

« régulièrement »

Comprenez entre « aussi souvent que possible » et au moins dans le respect des périodicités déjà prévues par le code du travail.

L’employeur informe les IRP des mises à jour selon les modalités qu’il aura déterminées.

Confidentialité des données

La mise à disposition de données sensibles et stratégiques pour l’entreprise s’accompagne d’une exigence stricte de confidentialité pour les représentants du personnel.

Risques encourus

Une BDES incomplète ou non actualisée fait courir le risque d’une action en justice pour délit d’entrave par les titulaires du droit d’accès sanctionné par un an d’emprisonnement et 3750€ d’amende et l’inopposabilité des délais de consultation du comité d’entreprise.

11 janvier 2013 : La BDES est introduite avec l’accord national interprofessionnel (ANI) pour un nouveau modèle économique et social au service de la compétitivité dans les entreprises et de la sécurisation de l’emploi et des parcours professionnels des salariés. L’accord est signé par les organisations patronales (MEDEF, UPA, CGPME) et trois syndicats (CFE-CGC, CFDT, CFTC). FO et la CGT ont refusé de signer l’accord. 14 juin 2013 :La loi relative à la sécurisation de l’emploi transcrit cet accord et modifie les articles L2323-6 à L2323-7-3 du code du travail

(relatifs à la BDES).

Décembre 2013 : Le décret n° 2013-1305 du 27 et le 18 mars 2014, la Circulaire DGT 2014/1 relatif à la BDES et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise donnent les modalités de mise en place et apportent des précisions sur le contenu.

Dans la suite du document les passages de ces différentes sources seront mis en italique.

2 Repères légaux

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