MODULO 3La planeación incluye: seleccionar la misión y objetivos o metas, y las acciones necesarias para alcanzarlos. Ello implica tomar decisiones.

La esencia de la planificación se basa en cuatro aspectos principales: 1. Contribución al propósito y objetivos

2. La planeación precede al resto de las funciones y está íntimamente ligada al control.

3. Su generalización: la planificación es una tarea que deben llevar a cabo todos los administradores en los distintos niveles y puestos dentro de una organización.

4. La eficiencia de los planes se mide en función de la contribución de cada plan al logro de los objetivos, teniendo en cuenta el costo y los demás factores necesarios para formularlo y operarlo.

TIPOS DE PLANES

El plan es un producto de la planificación, es un resultado esperado en función del camino seleccionado para lograrlo. El propósito de los planes se encuentra en: la previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Entre los diversos tipos de planes figuran: propósitos, misión, objetivos o metas, políticas, reglas, estrategias, procedimientos, programas, presupuestos.

Propósitos

El propósito de algo nos está marcando cuál es el fin. el fin de una organización está dado por la direccionalidad que desea seguir para el logro de sus resultados. Ese fin se ve relacionado con el entorno en el cual desea o proyecta llevar a cabo su tarea. El propósito de una organización es su papel primario.

Misión

La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo. Es identificar la función que cumple esta organización en la sociedad.Se compone fundamentalmente de integrar las respuestas a estos interrogantes: ¿Quiénes son los clientes? ¿Cuáles son los productos / servicios claves? ¿Cuál es el mercado objetivo? ¿Cuál es la tecnología básica? ¿Qué interés existe por el talento humano? ¿Qué imagen corporativa se desea proyectar?

Objetivos

Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirigen las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos. Los objetivos y/o metas deben ser, en lo posible, verificables; ello implica que deben tener intensión, medida y plazo.

Políticas

Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Las políticas generales de la empresa son tomadas por el nivel superior, en las cuales se basarán las políticas de los departamentos. Hay diversos tipos de políticas; entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir con base en los precios, política en publicidad o política departamentales.

Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que:

- Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión de quienes deban aplicarla.

-Las políticas deben declararse por escrito.

-Debe ser difundidas y revisadas periódicamente

-Existen políticas sobre producción, finanzas, recursos humanos, relaciones públicas, etc.

-Existen políticas relacionas con planeación, control, organización; favorecen la coordinación y el trabajo en equipo.

Reglas

Tienen que ver con el comportamiento solicitado a las personas. Una regla requiere que se tome o no una acción determinada y específica con respecto a determinada situación, representa una guía de la acción. Casi siempre son planes operacionales que buscan sustituir el proceso de decisión individual limitando el grado de libertad de las personas en determinadas circunstancias.

Estrategias

Indican un programa de acción y los recursos necesarios para alcanzar objetivos amplios. Su propósito es definir y comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas una descripción de lo que se desea que sea la empresa en el largo plazo.

Procedimientos

Establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes de trabajo o ejecución. Corresponden a planes operacionales y se representan a través de flujo gramas.

Programas

Pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica.

Presupuesto

Constituye un plan expresado en términos numéricos. Está relacionado con dinero, ya sea a través de ingresos o de gastos de un determinado periodo de tiempo. Es una herramienta de control.

PASOS DE LA PLANEACIÓN

Cada vez que se realiza alguno de los tipos de Planes se sigue una secuencia de pasos:

1. Conciencia de Oportunidades: Las oportunidades representan puntos favorables del exterior de la organización, haciendo una proyección en el tiempo se las puede relacionar con los puntos fuertes y débiles dentro de la empresa.

2. Establecimiento de Objetivos: El definir objetivos y/o metas, implica reconocer dónde se desea estar, qué se quiere lograr y cuándo.

3. Consideración o Desarrollo de Premisas: Se pretende es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas críticas de planeación como pronósticos, políticas básicas y los planes ya existentes de la organización. El principio básico de las premisas de planificación dice: “cuanto las personas encargadas de la planeación más comprendan y estén más de acuerdo en utilizar premisas de planeación congruentes, más coordinada será la planeación de la organización”

4. Determinación de Cursos Alternativos de Acción: Se deben buscar y examinar los diferentes cursos de acción posibles para lograr los resultados esperados. El problema es reducir el número a las más probables.

5. Evaluación de Cursos Alternativos de Acción: La evaluación implica que se deben ponderar cada alternativa posible en relación a las premisas y a los objetivos previamente fijados.

6. Selección de un Curso de Acción: Es el punto real de toma de decisión. Se supone que el beneficio principal siempre debe ser el organizacional.

7. Formación de Planes Derivados: En esta etapa se deben establecer los planes de apoyo necesarios para respaldar al plan básico.

8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto: Los presupuestos representan la suma total de ingresos y gastos, con las utilidades o superávit resultante.

Proceso de planificación: En los pasos de la planificación lo complejo, es definir el período de planeación. La clave para elegir el periodo óptimo de planificación parece que es el principio de compromiso: “la planificación lógica abarca un periodo futuro necesario para cumplir, a través de una serie de acciones, los compromisos asumidos como parte de las decisiones tomadas hoy”.

Los objetivos establecen resultados finales y deben establecerse subobjetivos u objetivos parciales que permitan ir acercándose en el camino elegido al resultado final esperado.

Para definir jerárquicamente los objetivos se deben establecer las premisas o pronósticos en los distintos plazos de proyección. Ese objetivo general, se relaciona con el pronóstico de más cercano plazo y se definen objetivos, y así sucesivamente hasta definir los objetivos individuales. En cada nivel jerárquico se van definiendo los objetivos. Cada administrador en su nivel se preocupa por alcanzar diferentes clases de objetivos.

Administración por objetivos (A.P.O.)

Se puede definir a la APO como un sistema administrativo completo que integra diversas actividades administrativas de forma sistémica. Alrededor de este tema se crea una filosofía se basa en que los directivos definen a nivel general del área los objetivos y luego se deja librado a cada individuo definir el objetivo individual, que aporta al general, y los planes necesarios para concretarlos. Se puede considerar a la APO como una forma de dirigir y no como una adición a la labor administrativa.

Proceso de APO:

1. Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la Organización.

2. Clarificación de roles. Además, se determinan los puntos de control necesarios para lograr los resultados.

3. Establecimiento de objetivos para los subordinados.

4. Reciclaje de objetivos. Los objetivos pueden ser cuantitativos (son los verificables) y cualitativos (son difíciles de medir).

Ventajas de la APO: Permite una mejor administración. Clarificación de la organización. Compromiso personal. Desarrollo de controles eficaces

Desventajas de la APO: Deficiencias en la enseñanza del sistema. Deficiencia en la provisión de reglas a quienes establecen la metas. Dificultad para definir las metas. Mayor relevancia a las metas de corto plazo. Peligro de inflexibilidad. A veces en la obsesión porque las metas sean verificables se cuantifica cualquier cosa.

La planificación estratégica: es el proceso de mantener una relación viable entre recursos y resultados, teniendo en cuenta las oportunidades cambiantes del mercado. La estrategia involucra definir el propósito o misión de la organización, los objetivos generales, la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para lograr los fines. La función fundamental de las estrategias y de las políticas es unificar y dar dirección a los planes. Para que las estrategias sean eficaces y eficientes se deben poner en práctica, y el nivel de detalle para la consecución de las mismas se logra utilizando las tácticas.

PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

1. Insumos: se refiere a los recursos necesarios para la ejecución de la actividad.

2. Perfil de la empresa: se debe determinar dónde se encuentra la empresa y a dónde se pretende ir.

3. Orientación de la alta dirección: el personal encargado de la toma de decisiones a nivel superior es quien selecciona las alternativas, por ende se involucra su perfil personal con el de la empresa.

4. Propósito y objetivos principales: son los resultados esperados en los tiempos definidos para establecerlos.

5. Ambiente externo: se deben reconocer e identificar claramente las oportunidades y las amenazas.

6. Ambiente interno: reconocer los puntos fuertes y los débiles que posee la estructura en cuanto a recursos, personal, tecnología, etc., para afrontar y decidir de manera diferente ante la situación externa.

7. Desarrollo de estrategias alternativas: optar por diferentes estrategias, especializarse o concentrarse, es decir, ofrecer uno o varios productos en un mercado.

8. Evaluación y selección de la estrategia: se debe realizar la evaluación de las diferentes alternativas estratégicas evaluando los riesgos de cada una de ellas. Para la selección es muy relevante el perfil de quien es el responsable de esta decisión.

9. Planeación a mediano y corto plazo, implementación y control: Se deben realizar todos los programas necesarios. Se definen, además, los puntos críticos de control y los estándares de medición a evaluar para el logro eficiente de los resultados.

Debe existir coherencia y contingencia entre los planes dentro de los distintos niveles y en los diferentes plazos de ejecución para el desarrollo de la estrategia seleccionada.

La estrategia general de las empresas grandes y diversificadas puede constituir una jerarquía. En el nivel superior de la pirámide está la estrategia corporativa. En este nivel, los ejecutivos trazan la estrategia general de largo plazo. Se toman decisiones respecto de las industrias en la que la empresa desea compartir o competir. Asimismo, por lo general, se selecciona un portafolio de negocios con el propósito de obtener sinergias entre las diversas unidades de negocios. En el segundo nivel de la jerarquía se desarrollan estrategias de negocios. El propósito de la estrategia de negocios es la obtención de una ventaja competitiva en un área de la línea de productos en particular. En el tercer nivel jerárquico se desarrollan estrategias funcionales. El objetivo es apoyar las estrategias de negocios y corporativa formando una red coordinada de objetivos, planes y programas de largo, mediano y corto plazo.

Existen cinco fuerzas de la industria:

-Competencia entre empresas. -Posibilidad de acceso al mercado de nuevas empresas. -Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos. -Poder de negociación de los proveedores. - Poder de negociación de los compradores o clientes.

Sobre la base del análisis de la industria, una empresa puede adoptar estrategias genéricas, porque pueden adaptarse a muy diferentes tipos de organizaciones.

1. Estrategia general de liderazgo de costos: Persigue la reducción de costos. El objetivo es que una compañía posea una estructura de costos bajos en comparación con la de sus competidores. Este tipo de estrategia se utiliza generalmente en la producción a granel.

2. Estrategia de diferenciación: Se propone ofrecer algo único en la industria en lo referente a productos o servicios.

3. Estrategia de enfoque o concentración: Limita su atención a un segmento de mercado, una línea de productos en particular, una región geográfica específica u otros aspectos convertidos en el punto focal de los esfuerzos de la empresa.

Deficiencias de la planeación estratégica se atribuyen a: -Inadecuada preparación de los administradores en planeación estratégica. -Excesiva vaguedad de las metas de la organización. - Imprecisa identificación de las unidades de negocios. -Insuficiente vinculación entre planeación estratégica y control. -Instrumentación eficaz de estrategias.

Para ser eficaz, la planeación estratégica debe trascender la sola asignación de recursos y perseguir objetivos organizacionales. Para la instrumentación exitosa de estrategias se debe:

-Comunicar las estrategias a todos los administradores clave responsables de tomar decisiones.

-Desarrollar y comunicar premisas de planeación. -Revisar las estrategias. -Desarrollar estrategias y programas de contingencias. -Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de plantación. -Crear un clima empresarial que induzca a la planeación.

Insumos: se refiere a los recursos necesarios para la ejecución de la actividad.

Para identificar de cuánto se cuenta para realizar la planificación se puede utilizar como herramienta la matriz “BCG”, que permite identificar la posición en el mercado del negocio y a través de ella se puede asignar recursos en función de esa ubicación.

Ambiente interno: es importante reconocer los puntos fuertes y los débiles que posee la estructura en cuanto a recursos, personal, tecnología, etc., ya que esta información servirá para afrontar y decidir de manera diferente ante la situación externa. Generalmente, con la información que se obtiene del análisis del ambiente externo e interno se realiza la Matriz FODA.

-La estrategia DA persigue la reducción al mínimo, tanto de Debilidades como de Amenazas. Puede implicar para la compañía la formación de una sociedad en participación, el atrincheramiento o incluso la liquidación por cierre.

-La estrategia DO pretende la reducción al mínimo de las debilidades y la optimización de las oportunidades.

-La estrategia FA se basa en las Fortalezas de la organización para enfrentar Amenazas en su entorno. El propósito es optimizar las primeras y reducir al mínimo las segundas.

-La situación más esperada es aquella en la que una empresa puede hacer uso de sus Fortalezas para aprovechar Oportunidades (estrategia FO).

Si hablamos de “proceso”, hablamos de pasos programados sistemáticamente, enmarcados en un determinado tiempo y lugar. Es posible identificar Procesos de Fabricación, Procesos de Control, Procesos de Calidad. Y uno de los procesos más apelados en las Organizaciones son los Procesos de Toma de Decisiones. La Libertad del individuo está determinada, por su capacidad de decidir, y la capacidad de decidir se mide por la capacidad de elegir. Elegir: es optar entre dos o más alternativas, opciones o cursos de acción. cuantas más alternativas para elegir u optar, mayor será la capacidad de decisión y... el individuo gozará de mayor libertad. En algunas situaciones los individuos no pueden optar, se trata de situaciones de monopolios artificiales y monopolios naturales. A estos casos se los conoce como “Opción o Decisión Hobson”.

Tomar Decisiones nos compromete con el entorno, con otras personas y con nosotros mismos. La Decisión nos compromete en el momento de la toma optar por algo conlleva a excluir algo. La Toma de Decisión nos compromete con situaciones futuras: luego de la Decisión viene la acción o las acciones consecuentes de la Decisión.

Tomar decisiones se sintetiza a contestar preguntas de manera permanente: qué hacer y qué no hacer, cómo hacer, con quién, con qué, cuánto recursos insumir. La toma de decisiones a nivel individual, se caracteriza porque una persona hace uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una alternativa a un problema que se le presente en la vida. En el lenguaje común suele decirse que las correctas decisiones deben ser racionales.

El decisor deberá conformarse con las limitaciones personales, de la situación, de los recursos y del tiempo disponible para salir adelante. Eso significa que la racionalidad del individuo y/o del grupo siempre estará Acotada. Nunca podremos ser absolutamente racionales…

De todos modos, el análisis de cada situación hará posible de que puedan tomarse las decisiones adecuadas en tiempo y forma. Este aspecto se conoce como satisfaciente: el proceso de selección de un curso de acción satisfactorio o aceptable frente a determinadas circunstancias y entorno.

Clasificaremos a las decisiones en programadas y en no programadas.

Decisiones programadas o rutinarias: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas. También se las llama decisiones estructuradas. Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones. Las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes. En cierta medida, las decisiones programadas limitan nuestra libertad, porque la persona tiene menos espacio para decidir qué hacer. Las políticas, las reglas o los procedimientos que usamos para tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo.

Decisiones no programadas o no rutinarias: También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia. Será necesario contar con información en cantidad y calidad suficiente para que las decisiones no rutinarias puedan tomarse conociendo el riesgo de cada alternativa conocida.

Un modelo clásico de toma de Decisiones parte de tres pilares fundamentales: los Insumos, el Proceso propiamente dicho y la Salida. -Insumo: trata, de todas las influencias, externas que sirven como fuente de información acerca de las alternativas o cursos de acción.

El Medio Ambiente Sociocultural: también tiene una influencia y efecto decisivo en este componente y etapa; corresponden a elementos del propio ambiente, de los individuos.

-Proceso: con todo el bagaje de insumos, el individuo realiza el Proceso de Toma de Decisiones propiamente dicho. Como todo proceso, está ordenado en etapas de manera secuencial y sistemática.

Reconocimiento de la Situación de Decisión: En muchos casos la necesidad es de fácil reconocimiento; en otras, el individuo transcurre un camino tan racional como sea posible.

Búsqueda de información: a continuación el individuo emprende la búsqueda de información útil para elegir. Su primer recurso será apelar a experiencias anteriores , de no ser suficiente recurrirá a datos suministrados por el medio ambiente; también podrá combinar distintas fuentes de datos.

Evaluación de Alternativas: evaluar es identificar ventajas y desventajas; es cotejar costos con beneficios; es calcular el peso relativo de lo positivo y de lo negativo.

-Salida: luego de la evaluación, el individuo transita tres pasos más:

La Elección y Planificación: es necesario no sólo elegir sino planear cómo se ejecutará la Decisión. La Ejecución: llevar a cabo lo planeado.

La Evaluación o control: esta evaluación se presenta a la luz de las propias expectativas.

PASOS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIONALES

1. Identificación del problema.Se toma una decisión cuando se ha identificado un problema que debe ser resuelto de alguna forma.

2. Definición de objetivos y/o metas de resolución del problema.

3. Obtención de información.

4. Búsqueda de alternativas. Todo curso de acción presenta casi siempre varias alternativas. Es importante en este punto considerar el factor limitante, es algo que se interpone en el camino del cumplimiento de un objetivo deseado. El principio del factor limitante es el siguiente: “para seleccionar el mejor curso de acción alternativo se deben identificar y trascender los factores que más firmemente se oponen al cumplimiento de una meta.”

5. Evaluación de alternativas. Una vez determinadas las alternativas que correspondan, el siguiente paso de la planeación es evaluarlas y seleccionar aquellas cuyas contribuciones resultan ideales para el cumplimiento de la meta. Para la evaluación se utilizan:

-Análisis marginal: La evaluación de alternativas puede implicar el empleo de la técnica de análisis marginal para la comparación de los ingresos adicionales producidos de costos adicionales. Cuando el objetivo es optimizar las utilidades, esa meta se logra igualando los ingresos adicionales.

-Análisis de costo-beneficio : Persigue la mejor proporción de beneficios y costos.

6. Selección de una alternativa: los administradores pueden emplear tres enfoques básicos:

-Experiencia: tomar las decisiones en función de hechos pasados.

-Experimentación: tomar la decisión para adquirir experiencia

-Investigación y análisis: tomar la dedición para investigar y analizar las opciones que se tienen.

Si se toma una decisión en condiciones de certeza implica que se conoce con certeza lo que va a ocurrir. La condición más probable en la que debe tomar decisiones el administrador es en condición de incertidumbre, donde no posee mucha información confiable. O en condición de riesgo en donde asume cierta probabilidad de ocurrencia de un evento determinado.

MODULO 4El control establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones. Localiza los sectores responsables de la administración. Proporciona

información acerca de la ejecución de los planes. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa.

Abarca las funciones básicas y áreas clave de resultados como:

-Control de marketing: Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas de mercado se han cumplido o no.

-Control de ventas: Los pronósticos y presupuestos, son esenciales para el control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.

-Control de producción: Busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,

-Control de calidad: Se refiere al cuidado que para comprobar una calidad específica, tanto en materias primas como en los productos terminados.

-Control de inventarios:

Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes ; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.

-Control de compras: verifica actividades como selección adecuada de los proveedores, evaluación de la cantidad y calidad, control de los pedidos, comprobación de precios, etc.

-Control de finanzas: Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

-Control de recursos humanos: Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento.

Sistema y procesos de control

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:

-Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir.

-Control como verificación de alguna cosa.

-Control como comparación con algún estándar de referencia.

-Control como función administrativa. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

Puede hablarse, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella. Los sistemas de control deben cumplir con requisitos para su funcionamiento eficiente: Ser entendibles. Seguir la forma de organización. Rápidos. Flexibles. Económicos.

El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información. Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.

Es necesario que el sistema de control funcione de tal forma que permita obtener la información necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qué está sucediendo alrededor conocer la reacción a esos cambios externos. Un sistema de control con un enfoque estratégico debe ser capaz de medir el grado de cumplimiento de esos objetivos.

Proceso básico de control: todo sistema de control debe atravesar por éstas tres etapas:

1. Establecimiento de estándares y puntos críticos. 2. Medición del desempeño. 3. Corrección de las desviaciones.

El establecimiento de estándares y puntos críticos permite orientarse sobre indicadores que le informen sobre la situación de la organización. En base a estos indicadores se puede medir de forma cuantitativa el comportamiento de los componentes de la organización, lo que se define como medición y evaluación del desempeño. En cada organización, existe una serie de aspectos de los cuales depende, su posición competitiva. Esta valoración permite tener una idea de qué y cuáles son los puntos críticos de la organización. La evaluación del desempeño debe medirse a través de criterios como estabilidad, eficiencia, eficacia y mejora del valor, si se toman como referencia estándares regulados o planificados, expresarán el nivel de efectividad, y si se toma como punto de partida la competencia, expresarán el nivel de competitividad de la organización. Después de efectuada la comparación entre los indicadores y el real, se analizan las causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el comportamiento, podría implicar incluso reorientar el rumbo de la gestión.

Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, con base en la cual se efectúa el control. Son criterios establecidos; representan la expresión de las metas de planeación de la Empresa. Los estándares pueden ser físicos o pueden estipularse en términos monetarios.

Tipos de control:

-Control anticipante: Este incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Sirve para anticiparse a los errores y permite disminuir los costos de reelaboración de productos.

-Control en tiempo real: Este incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran. Se va evaluado el proceso a medida que va sucediendo el mismo.

-Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

Requisitos para controles eficaces: Medición de resultados, Corrección, Retroalimentación.

Sistema Organizacional

Sistema: Conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos que interactúan entre sí, con un objetivo determinado.

Modelo: es una abstracción o aproximación empleada para representar la realidad. Existen cuatro tipos de modelos de sistemas: Matemático: es una representación aritmética de la realidad. Narrativo: son descripciones de la realidad. Esquemático: es una representación gráfica de la realidad. Físico: es una representación tangible de la realidad.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS:

-El contexto o ambiente .Un sistema siempre está en función de un contexto o ambiente, donde existe una relación mutua.

-Límites. Separan el entorno respecto del sistema. Las características particulares de una frontera varían en función de que un sistema sea físico o abstracto. En un sistema físico el limite es una demarcación natural determinada por la estructura básica del sistema y por los objetivos y fines del mismo. En los sistemas abstractos, los límites son definidos por un observador.

-Entradas y Salidas. Son elementos que permiten que el sistema interactúe con su ambiente. Una entrada es cualquier cosa que ingresa al sistema proveniente del entorno. Una salida es cualquier cosa que egresa del sistema, cruzando los límites hacia el medio circundante.

-Procesos. Esto supone la transformación de las entradas en salidas útiles.

-Subsistemas. Cuando un componente es en sí mismo un sistema, se lo llama subsistema. Cada subsistema dentro de un sistema, se conecta con otros para lograr un fin determinado.

-Retroalimentación. La retroalimentación es la salida que se utiliza para efectuar cambios en las entradas o procesamientos. La retroalimentación es de gran importancia para los administradores. Existen 2 (dos) tipos de retroalimentación:

Retroalimentación negativa: Se efectúa mediante un ciclo de control. Es la del tipo correctivo. Un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio exterior; esta información es aplicada al sistema como una entrada y se realizan los ajustes necesarios de acuerdo con las metas predeterminadas.

Retroalimentación positiva: refuerza la operación de un sistema haciendo que continúe con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades.

Clasificación de Sistema

La clasificación estará orientada a los Sistemas de información, el control y la toma de decisiones.

a) Un Sistema puede ser abstracto o físico.

Sistema Abstracto: es sólo conceptual. Un producto de la mente humana.

Sistema Físico: es un conjunto de elementos materiales que opera en relación con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en común.

b) También pueden ser abiertos y cerrados.

Sistemas abiertos: adaptan en forma permanente a los cambios que se generan en el ambiente donde actúan. Intercambian información, materiales y energía con su ambiente.

Sistemas Cerrados: No interactúan con el medio ambiente. Es de destacar que la tendencia natural de los sistemas cerrados es hacia la entropía, ya que no hay entradas desde el ambiente que propicien o favorezcan la adaptación.

c) Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticas

Sistemas Determinísticos: es determinístico cuando trabaja en forma previsible, la interacción de sus componentes se conoce con total certeza y cuando su evolución se puede determinar con precisión.

Sistemas Probabilísticos: es aquel cuyo comportamiento no se conoce con certeza.

d) Sistemas Hombre – Máquina: es un Sistema de Información, ya que actúa el hombre en forma conjunta con una computadora, producen una salida para la toma de decisiones.

En la empresa existen 2 (dos) tipos de Sistemas de información: los sistemas tácticos y los sistemas estratégicos.

Una empresa no depende sólo de sus recursos materiales sino también de cómo aproveche sus “activos intangibles”, y esto depende de que exista un adecuado flujo de información entre la empresa y su entorno, y entre las distintas entidades de la empresa.

Las empresas manejan dos tipos muy distintos de recursos: los recursos o activos “visibles” Y por otro lado están los activos “invisibles”. El crecimiento de los activos visibles depende de flujos de dinero.

La capacidad tecnológica de una empresa crece cuando sus miembros son capaces de procesar información recolectada.

Hay tres tipos de flujo de información: La entrada de información procedente del entorno; el movimiento de la información dentro de la empresa; y la salida de información desde la empresa hacia el exterior.

Atributos de la Información

Son las características que tienen significado para el usuario de cada elemento de la información. algunos atributos son:

Exactitud: Describen si la información representa un suceso exactamente como es.

Forma: Es la estructura real de la información. Incluye dimensiones: Que sea cuantificable. Nivel de agregación. Medio de presentación. La Forma puede ser clasificada de manera: Cuantitativa o Cualitativa. Impresa o Visual. Sintetizada o Detallada.

Frecuencia: La frecuencia de la información es la medida de cuán a menudo se la requiere, reúne o produce.

Alcance: El alcance es la amplitud de acción de los acontecimientos, lugares, personas y cosas que representan la información.

Fuentes de Información: es el origen de donde se recibe, recopila o produce la información. Las fuentes pueden ser internas o externas. Las fuentes internas son aquellas que se originan dentro de la empresa. Fuente externa el origen de la información se produce desde afuera de la organización. Temporalidad: Se refiere a que la información puede estar orientada hacia el pasado presentes o futuras.

Relevancia: La información es relevante si una persona la necesita en una situación particular de toma de decisiones o de resolución de un problema.

Completitud: la información es completa.

Oportunidad: La información es oportuna.

Sistemas de Información: Los Sistemas de Información son la base de muchas de las actividades que ocurren en las empresas y en la sociedad. El objetivo que se busca con estos sistemas es asegurar que la información sea exacta y confiable y esté disponible cuando se la necesite.

Las actividades generales se pueden resumir de la siguiente manera:

1- Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa.

2- Actúa sobre los datos captados para producir información.

3- Produce información para el usuario.

Los gerentes son aquellos que están mejor capacitados para administrar y utilizar la información con el fin de tomar decisiones oportunas y eficientes.

La gerencia necesita información por las siguientes razones: La “Explosión” de la Información. El ritmo rápido del cambio. La creciente complejidad de la administración. El mejoramiento de la producción. Actividades organizativas interdependientes. El reconocimiento de la información como recurso.

Todo lo desarrollado se complementa con los siguientes conceptos:

- Extensión

-Integración: Un Sistema de información se compone, de varios subsistemas que a pesar de formar un sistema unificado, pueden considerarse en como verdaderos sistemas.

-Coordinación

-Transformación de los datos en información: El dato se convierte en información cuando éste, después de pasar por un proceso llamado Interfase Hombre – Máquina, resulte de utilidad para un administrador.

-Apoyo a las actividades de la organización: Las actividades organizativas se ven respaldadas por los sistemas de información.

-Aumento de la eficiencia

-Procesamiento electrónico de datos