REQUERIMIENTODE MOBILIARIOY/OEQUIPO - …. 1.4Responsabilidades. ... (CABM)de...

REQUERIMIENTO DEMOBILIARIO Y/O EQUIPO

Datos de ControlCopia asignada a: Lic. Armando Gallegos

DíazFecha de implantación: 01 de diciembre de 2004

Puesto: Director General Adjunto de Controlde Bienes

Versión: 1.0

Procedimiento PR-DGACB-02Fecha: 01/12/2004Versión: 1.0Requerimiento de

Mobiliario y/o EquipoPágina: 2 de 16

Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales.

Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control deBienes

1.1 Propósito del procedimiento.

Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer en formaordenada y sistemática las actividades necesarias para el requerimiento de mobiliario yequipo.

1.2 Alcance.

Unidades administrativas y delegaciones.

1.3 Referencias.

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.• Ley General de Bienes Nacionales.• Normas para la administración y baja de bienes muebles de las Dependencias de

la Administración Pública Federal.• Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores.• Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano.• Circulares emitidas por la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos

Materiales.

1.4 Responsabilidades.Es responsabilidad de la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materialesla elaboración de este procedimiento, mismo que aplicará a través de la DirecciónGeneral Adjunta de Control de Bienes y de la Subdirección de Inventarios.La operación y control del procedimiento estará a cargo de la Subdirección deInventarios.





1.5 Definiciones.

BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para eldesarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles deregistro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

PEDIDO-REMISIÓN: Documento mediante el cual los subsistemas del interior solicitanla asignación de bienes instrumentales usados o nuevos.





Políticas y Lineamientos

1. Un Microsistema de Control de Inventarios se formará cuando a un servidor públicode la SRE (Sujeto) se le asigna por lo menos un bien mueble (Objeto) paradesarrollar las tareas que le fueron asignadas, asumiendo el primero laresponsabilidad de la conservación y buen funcionamiento del segundo. El Sujeto yel Objeto constituyen los Elementos del Sistema.

2. Los Movimientos se generan con la asignación de uno o más Bienes a un servidorpúblico o con el término de responsabilidad de éste sobre un bien. Losmovimientos pueden ser externos, cuando el Bien entra o sale del Subsistema, ointernos, cuando el Bien cambia de Microsistema en el mismo Subsistema. Encualquier caso, éstos deberán ser reportados a la Subdirección de Inventarios porel Titular o su Coordinador Administrativo dentro de los diez días hábilessiguientes, contados a partir de la fecha del movimiento.

3. Las Altas en el Subsistema serán las asignaciones de Bienes ya registrados en elSistema, a servidores públicos adscritos al propio Subsistema. Dichos Bienes, quepueden ser nuevos o usados, provienen directamente del proveedor, del Almacénde Activo Fijo o de otro Subsistema.

4. El control de las asignaciones de los bienes se efectuará a través de la emisión deresguardos de la siguiente forma:a) En el Conjunto Interior por Coordinaciones Administrativas, emitiéndose dostantos por bien, conservando uno Inventarios y otro el Administrativo (el cualproporcionará copia fotostática al trabajador). En cualquier caso, deberán de estarfirmados por el trabajador y por el Administrativob) En el Conjunto Foráneo, emitiéndose dos tantos por bien, conservando unoInventarios y otro el Administrativo (el cual proporcionará copia fotostática altrabajador). En cualquier caso, deberán de estar firmados por el trabajador y por elAdministrativo.





Políticas y Lineamientos5. El Subsistema Almacén de activo fijo constituido por el inmueble destinado

específicamente para ello así como por los recintos y espacios, bajo laresponsabilidad de Inventarios, que se habiliten definitiva o temporalmente para elmismo fin, es el Subsistema encargado de guardar y custodiar los bienes que noestán asignados al personal. Para dichos bienes no se emitirá resguardo alguno,pero se considerarán bajo responsabilidad del Director General de BienesInmuebles y Recursos Materiales como Titular y de Inventarios comoAdministrativo.





Descripción de ActividadesPaso Responsable Actividad

Documentode Trabajo(Clave)

1 UnidadAdministrativa y/odelegación

Remite pedido-remisión a la Subdirección deInventarios debidamente rubricado.

-Pedido -remisión

2 Archiva acuse de recibo en el expediente.

3 Subdirección deInventarios

Recibe el Pedido-Remisión de solicitud de bienesmuebles en original y copia.

-Pedido -remisión

4 Turna para su atención el pedido-remisión alAlmacén de activo fijo.

-Pedido -remisión

5 Almacén deactivo fijo

Verifica en el almacén la existencia del bien mueblesolicitado.

6 ¿Hay en existencia el bien mueble solicitado?NO

7 Anota la leyenda “no existencia” en el formatopedido-remisión.

-Pedido -remisión

8 Informa por oficio, o por vía telefónica al solicitantede la no existencia del bien requerido.Término de procedimiento.

-Oficio

SI9 Entrega el bien mueble al área solicitante.10 Reasigna el bien mueble en el sistema de

inventarios, elabora tarjeta de resguardo y remite alsolicitante.

-Tarjeta deresguardo





Descripción de ActividadesPaso Responsable Actividad

Documentode Trabajo(Clave)

11 UnidadAdministrativa y/odelegación

Recibe el bien y las tarjetas de resguardo. -Tarjeta deresguardo

12 Regresa a la Subdirección de Inventarios, medianteoficio las tarjetas de resguardo debidamentefirmadas por el Coordinador Administrativo o por eltitular y el personal a quien se le asignó el bien.

-Oficio-Tarjeta deresguardo

13 Subdirección deInventarios

Recibe mediante oficio tarjetas de resguardodebidamente firmadas y archiva.

-Oficio-Tarjeta deresguardo

FIN DE PROCEDIMIENTO





Diagrama de FlujoIN IC IO

1

A rc h iv a r a cu s e d e re c ib o e ne xp ed ie n te .

R em itir fo rm a to d e p e d id o -rem is ió n .

2

R e c ib ir m e d ia n te o fic iofo rm a to d e pe d id o - rem is ió nde b ie n e s m ue b le s .

3

T u rn a r fo rm a to d e p e d id o -rem is ió n pa ra s u a te n c ió n a la lm a cé n d e a c tiv o fijo .4

9

¿H a y en ex is te n c ia e l b ie nm u eb le s o lic i ta d o ?

N O

6

S I

A no ta r la le ye nd a “n oe x is te n c ia ” e n e l fo rm a top e d id o .rem is ió n .7

O fic io

P ed id o - rem is ió n

P e d id o - rem is ió n

V e rif ic a r e x is te n c ia d e l b ie nm ue b le s o lic ita d o .

5

8





Diagrama de Flujo

Tarjeta de resguardo

9

Informar por oficio o víatelefónica la no existencia delbien.. 8

10

Reasignar el bien mueble enel sistema de inventarios.

Oficio

Reasigna el bien mueble,elaborar tarjeta de resguardoy remitir al solicitante .

11

Entregar el bien mueble alsolicitante.

12

Recibir el bien mueble ytarjeta de resguardo.

13

Enviar mediante oficio tarjetade resguardo debidamentefirmada.

Oficio

OficioTarjeta deresguardo

Tarjeta deresguardo

Termina procedimiento

Tarjeta deresguardo

Recibir mediante oficio tarjetade resguardo debidamentefirmada y archivarla.

FIN





Formatos e instructivos





Instructivo de Llenado del Formato de Pedido-Remisión

1. Número: Número consecutivo asignado por la Subdirección deInventarios.

2. Fecha: Día, Mes y Año en que se presenta el documento.3. Nombre de la OficinaSolicitante:

Nombre del área solicitante.

4. Fecha: Día, Mes y Año en que se entrega el mobiliario y/oequipo solicitado.

5. Autorizado por: Rubrica del titular de la Subdirección de Inventarios.6. Cantidad Solicitada: Número de bienes que requiere.7. Descripción: Se anotará una breve descripción con las principales

características del Bien.8. Cantidad Servida: Número de bienes que fueron entregados físicamente.9. Número de inventario: La Subdirección de Inventarios anotará el número de

inventario que le corresponda.10. Observaciones: No aplica para este procedimiento.11. Coordinador

Administrativo:Servidor público facultado para controlar físicamente losbienes de las unidades administrativas.

12. Firma Firma del Coordinador Administrativo solicitante.13. Fecha de Recepción: Día, Mes y Año en que se entrega el mobiliario y/o

equipo de conformidad.14. Nombre y firma: Nombre y firma del personal que recibe el mobiliario.





TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS

NÚMERO DE INVENTARIO 1 NÚMERO DE SERIE 2 NÚMERO DE RESGUARDO 3

DENOMINACIÓN SEGÚN CATÁLOGO 4

DESCRIPCIÓN CORTA DEL BIEN 5

CATEGORÍA 6 7

UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN 8 9

RESPONSABLE DEL BIEN 10 11

12FIRMA R.F.C. 13 FIRMA 14

ORIGINAL SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS

TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS

NÚMERO DE INVENTARIO NÚMERO DE SERIE NÚMERO DE RESGUARDO

DENOMINACIÓN SEGÚN CATÁLOGO

DESCRIPCIÓN CORTA DEL BIEN

CATEGORÍA

UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEL BIEN

FIRMA R.F.C. FIRMA

COPIA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS

VALOR DE ADQUISICIÓN O INVENTARIO

FECHA DE ALTA

COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR

SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORESOFICIALÍA MAYOR

DIRECCIÓN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALESDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENES

SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS

VALOR DE ADQUISICIÓN O INVENTARIO

FECHA DE ALTA

COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR

SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORESOFICIALÍA MAYOR

DIRECCIÓN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALESDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENESSECRETARÍA DE

RELACIONES EXTERIORES

SECRETARÍA DERELACIONES EXTERIORES





INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES1. Número de inventario: El Número de Inventario se compondrá de 21 dígitos

distribuidos de la siguiente manera:

a) Dos dígitos numéricos vinculados a la clavepresupuestal asignada a la Secretaría deRelaciones Exteriores, por lo queinvariablemente será 05;b) Diez dígitos alfanuméricos quecorresponderán a la clave que en el CABM sele asigne al Bien de que se trate;c) Cuatro dígitos numéricos que señalarán elaño de adquisición del Bien;d) Cuatro dígitos numéricos que determinaránel número progresivo del Bien; ye) Un dígito para determinar característicasespecíficas del bien, que podrá ser letra osímbolo. Si el Bien consta de una sola parte, seutilizará el símbolo @, o si consta de varias, seutilizará el alfabeto para numerar dichaspartes;f) Para los Bienes a disposición y bajoresponsabilidad de la Secretaría que sin tenersu propiedad y se considere pertinentecontrolar, la Subdirección de Inventariosdeterminará que el símbolo a utilizarse en esteespacio para su identificación será "F".

2. Número de serie: Número de serie que el fabricante hayadeterminado para el bien.

3. Número de resguardo: El resguardo es el documento con el cual secontrola la asignación de los Bienes. Estenúmero será asignado por la Subdirección deInventarios.





4. Denominación segúnCatálogo:

Se deberá anotar el nombre del bien asignadoen el Catálogo de Bienes Muebles (CABM) dela Secretaría de la Función Pública.

5. Descripción corta del bien: Breve descripción con las principalescaracterísticas del bien.

6. Categoría: General.7. Valor de adquisición o

inventario:La Subdirección de Inventarios efectuará elregistro del valor de los bienes de la siguienteforma:a. De acuerdo con la factura en el caso de

adquisición.b. Determinando el valor comercial al momento

de que la Secretaría asuma la propiedad delBien, tratándose de casos en quejustificadamente no se cuente con la factura.

c. En ceros, cuando la Secretaría tenga laposesión del Bien sin su propiedad.

d. Para Bienes adquiridos en el exterior, suprecio se determinará primero en dólares delos Estados Unidos de América yposteriormente se convertirá a pesosmexicanos de acuerdo con el tipo de cambiodeterminado por la Dirección General deProgramación, Organización y Presupuesto.

e. El valor del Bien se registra para efectoscontables y no necesariamente representa suvaluación para efectos de recuperación oreposición.

8. Unidad o Adscripción: Nombre de la Unidad Administrativa, ÓrganoDesconcentrado o Representación de Méxicoen el Exterior, a la que haya sido asignado elbien.

9. Fecha de Alta: Día, Mes y Año en que cause alta en elsistema.





10. Responsable del Bien: Nombre del Servidor Público a quien se leasigna el bien.

11. Coordinador Administrativo/Titular:

Nombre del Coordinador Administrativo o delTitular de la Unidad Responsable.

12. Firma: Firma del Servidor Público a quien se le asignael bien.

13. Firma: Firma del Coordinador Administrativo. Para losconjuntos foráneo y exterior la firma es delTitular.

14. R.F.C: Registro Federal de Causantes del ServidorPúblico a quien se le asigna el bien.

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