Lisa

Rapla Vallavalitsuse

19. detsembri 2016. a

määrusele nr 18

RAPLA VALLA

RAAMATUPIDAMISE

SISE-EESKIRI

Rapla 2016

2

Sisukord

1. peatükk ÜLDSÄTTED .................................................................................................. 4

§ 1. Rapla valla raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja alused ...................................... 4

§ 2. Sise-eeskirja kohaldamine ............................................................................................. 4

2. peatükk KONTOPLAAN, KOODIDE JA LÜHENDITE KASUTAMINE ............. 4

§ 3. Kontoplaan .................................................................................................................... 4

§ 4. Koodide ja lühendite kasutamine .................................................................................. 5

3. peatükk ARUANDED .................................................................................................... 5

§ 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted ........................................................... 5

§ 6. Perioodiliste aruannete esitamine .................................................................................. 6

4. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS ....................................................... 6

§ 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur ............................................................................... 6

§ 8. Varade ja kohustiste kajastamine ................................................................................. 6

§ 9. Tulude ja kulude kajastamine ........................................................................................ 7

§ 10. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine............................................... 7

5. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED ......... 8

§ 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine ............................................. 8

§ 12. Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad ............................................................... 9

§ 13. Ostuarvete, kulutšekkide ja isikliku sõiduauto kulude hüvitise aruannete

elektrooniline kinnitamine ja käive ..................................................................................... 10

6. peatükk RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS .................................................. 12

§ 14. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel ......................................................... 12

§ 15. Sularahaoperatsioonide arvestus ............................................................................... 12

§ 16. Tehingud makseterminalide kaudu ........................................................................... 12

§ 17. Tehingud ametiasutuse pangakaartidega ................................................................... 13

7. peatükk ARVELDUSTE ARVESTUS ....................................................................... 13

§ 18. Nõuete ja kohustiste arvestus .................................................................................... 13

§ 19. Ettemaksude arvestus ................................................................................................ 14

§ 20. Aruandvate isikutega arvelduste arvestus ................................................................. 14

§ 21. Saadud ja antud toetused ........................................................................................... 16

3

8. peatükk VARUDE ARVESTUS ................................................................................. 16

§ 22. Varude arvestus ......................................................................................................... 16

9. peatükk PALKADE, TASUDE, HÜVITISTE JA ERISOODUSTUSTE

ARVESTUS ........................................................................................................................ 17

§ 23. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus ......................................................................... 17

§ 24. Erisoodustuste arvestus ............................................................................................. 18

10. peatükk PÕHI- JA BILANSIVÄLISTE VARADE ARVESTUS .......................... 18

§ 25. Kinnisvarainvesteeringud .......................................................................................... 18

§ 26. Materiaalne põhivara ................................................................................................. 18

§ 27. Materiaalse põhivara arvestus ................................................................................... 19

§ 28. Immateriaalne põhivara ............................................................................................. 20

§ 29. Osalused üksustes ja konsolideerimine ..................................................................... 20

§ 30. Bilansiväline vara ja selle arvestus ............................................................................ 20

11. peatükk INVENTEERIMINE ................................................................................... 21

§ 31. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus ............................................................ 21

§ 32. Inventuuride dokumenteerimine ja hindamise protseduurid ..................................... 21

12. peatükk RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE ..................... 22

§ 33. Raamatupidamisdokumentide säilitamine ................................................................. 22

Lisa 1 Lähetuskulude aruanne ............................................................................................. 23

Lisa 2 Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise avaldus-aruanne ......................... 24

Lisa 3 Ametiasutuse auto sõidupäevik ................................................................................ 25

Lisa 4 Majanduskulude aruanne .......................................................................................... 26

4

1. peatükk

ÜLDSÄTTED

§ 1. Rapla valla raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja alused

(1) Rapla valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Rapla valla

kui avalik-õigusliku juriidilise isiku (edaspidi nimetatud ka omavalitsus)

raamatupidamisarvestuse korra ja finantsaruandluse kehtestamine ning raamatupidamise ja

eelarve täitmise aruandluse tagamine.

(2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast, “Raamatupidamise seadusest“,

Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ), rahandusministri 11. detsembri 2003. a

määrusest nr 105 “Avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhend“ (edaspidi üldeeskiri),

“Kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest“ (KOFS) ning vallavolikogu ja -

valitsuse õigusaktidest. Kui erinevate juhendmaterjalide arvestuspõhimõtted erinevad

üldeeskirjas sätestatust, siis lähtutakse arvestuses üldeeskirja nõuetest ja põhimõtetest.

§ 2. Sise-eeskirja kohaldamine

(1) Sise-eeskirja kohaldatakse vallavalitsusele (edaspidi ametiasutus), vallavalitsuse

hallatavatele asutustele (edaspidi hallatavad asutused) ning vallavalitsuse konsolideerimis-

gruppi kuuluvatele valitseva mõju all olevatele äriühingutele ja sihtasutustele (edaspidi

valitseva mõju all olevad asutused). Valitseva mõju all olevad äriühingud ja sihtasutused

koostavad enda raamatupidamise toimimiseks oma asutuse raamatupidamise sise-eeskirjad. (2) Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamises

majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist,

raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist,

kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, põhi- ja käibevara arvestust ja kriteeriume,

arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, aruannete koostamise korda ning raamatupida-

mises sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid.

2. peatükk

KONTOPLAAN, KOODIDE JA

LÜHENDITE KASUTAMINE

§ 3. Kontoplaan

(1) Ametiasutuse raamatupidamises on kasutusel riigiraamatupidamise kohuslastele

üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkontodega.

Vastavalt vajadusele kasutatakse 7-kohalisi kontosid, millest konto esimesed 6 kohta tulenevad

üldeeskirjast ja viimase kohaga tagatakse asutusepõhine täiendav konto tasemel analüütiline

arvestus.

(2) Majandustehingute kirjendamisel kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks

kontoplaani järgmiselt:

1) kontod – tunnused majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi

aktiva- ja passivakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning bilansivälisteks kontodeks;

2) tehingupartneri koodid – Rahandusministeeriumi poolt antud tunnused igale iseseisval

bilansil olevale üksusele või üksuste grupile;

3) tegevusala koodid – tunnused, mida kasutatakse kulude, põhivara soetuse ning saadud ja

antud toetuste liigendamiseks tegevusvaldkondade lõikes;

5

4) allika koodid – tunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida nõudeid-kohustusi ning

tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes;

5) rahavoo koodid – tunnused, mis võimaldavad koostada rahakäibe ja põhivara liikumise

aruandeid.

(3) Lisaks raamatupidamise kontoplaanile kasutatakse finantsinfo liigendamiseks järgmisi

täiendavaid tunnuseid:

1) tunnused eelarve liigendamiseks (tulu-kulu liigid, osakonnad, tegevussuunad, subjektid);

2) tunnused projektide liigendamiseks (projektid);

3) muud tunnused majandusinformatsiooni liigendamiseks (taotlused).

§ 4. Koodide ja lühendite kasutamine

(1) Raamatupidamise dokumentides kasutatavad lühendid:

1) D - deebet;

2) K - kreedit;

3) TP - tehingupartneri kood;

4) TT - tegevusala;

5) A - allikas;

6) RV - rahavoo kood;

7) Art - artikkel.

(2) Raamatupidamiskirjete grupeerimisel kasutatakse alljärgnevat koodide süsteemi

1) LO1 - kassa kanne;

2) LO2 - panga kanne;

3) LO3 - müügiarve kanne;

4) LO4 - ostuarve kanne;

5) LO5 - töötasu kanne;

6) LO7 - bilansivälised kanded:

7) LO8 - põhivara kanne;

8) LO9 - raamatupidamisõiendi kanne.

3. peatükk

ARUANDED

§ 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted

(1) Ametiasutus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes “Raamatupidamise

seaduses“, RTJ-des ja KOFS-is ning üldeeskirjas toodud nõuetest ja esitatud

arvestuspõhimõtetest ja tähtaegadest.

(2) Valitseva mõju all olevad asutused esitavad oma majandusaasta aruanded järgmise aasta

märtsi viimaseks kuupäevaks, millede põhjal koostatakse konsolideeritud majandusaasta

aruanne. (3) Ametiasutus esitab vallavalitsuse poolt heakskiidetud ja vallavanema poolt allkirjastatud

konsolideeritud majandusaasta aruande Rapla Vallavolikogule (edaspidi volikogu) hiljemalt 31.

maiks /KOFS § 29 (11)/. Majandusaasta aruandele lisatakse vandeaudiitori aruanne,

revisjonikomisjoni aruanne ja vallavalitsuse protokolliline otsus aruande heakskiitmise kohta. (4) Vallavanema poolt allkirjastatud majandusaasta aruanne esitatakse peale volikogu

kinnitamist koos vandeaudiitori aruandega esimesel võimalusel Rahandusministeeriumile.

(5) Volikogu kinnitab otsusega valla konsolideeritud majandusaasta aruande hiljemalt 30.

juuniks.

6

(6) Ametiasutus avaldab nõuetekohaselt kinnitatud konsolideeritud majandusaasta aruande

koos kõikide selle lisade ja osadega oma veebilehel 7 päeva jooksul aruande kinnitamisest.

§ 6. Perioodiliste aruannete esitamine

(1) Saldoandmik on pearaamatu käivetekogum, mille alusel formeeritakse ametiasutuse bilanss,

tulemiaruanne, rahavoogude aruanne, materiaalse põhivara liikumise aruanne, laenude

tagasimaksete aruanne, töötasude ja tööjõu aruanne, finantsdistsipliini täitmise aruanne ning

majandustehingute käivete võrdlused kõigi riigiraamatupidamiskohuslastega. Saldoandmikud

koostab ja esitab vastava osa eest vastutav raamatupidaja (sätestatud ametijuhendis)

Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja

tähtaegadeks.

(2) Eelarve täitmise aruanded esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt

tema poolt kehtestatud korras ja tähtajaks. Eelarve täitmise aruande koostab ja esitab

finantsjuht. Eelarve täitmise kohta koostatakse ja esitatakse asutuste juhtidele ja teistele

eelarve eest vastutatavatele isikutele eelarve täitmise auranded järgmise kuu 10 kuupäevaks.

Aruannete esitamise eest vastutavad vastava ala raamatupidajad (vastutus määratud

ametijuhendites). Eelarve eest vastutava isiku nõudmisel esitab raamatupidaja aruannete

täpsustamiseks kannete loetelu ja vajadusel täiendavaid andmeid.

(3) Ametiasutuse koondmaksudeklaratsioonid (töötasu- ja sotsiaalmaksete deklaratsioon,

erisoodustuste deklaratsioon, isiklike autode ametialase kasutamise kompenseerimise

deklaratsioon, lastevanemate poolt tasutud koolituskulude deklaratsioon jm seadusega nõutud

deklaratsioonid) koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega

ettenähtud korras ja tähtaegadel. Maksu-ja Tolliametile õigeaegselt deklaratsioonide esituse

eest vastutavad raamatupidajad ja finantsjuht (vastutus määratud ametijuhendis).

(4) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

Statistikaaruanded koostab ja esitab lähtuvalt statistika aruande sisust kas vastava ala

raamatupidaja või vastava valdkonna eest vastutav isik.

4. peatükk

RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS

§ 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur

(1) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse tsentraliseeritud korras.

(2) Ametiasutuse igapäevast tegevust juhib vallavanem, kes vastutab ametiasutuse

finantsmajandusliku tegevuse eest.

(3) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist koordineerib ja korraldab

ametiasutuse pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema

ametijuhendis ning kes allub finantsjuhile.

(4) Raamatupidamisarvestuseks kasutatakse finantstarkvara PMen. Programmis olevad andmed

salvestatakse valla serveris. Programmis olevatest andmetest tehakse koopiad iga tööpäeva

lõpus automaatselt koopiad.

§ 8. Varade ja kohustiste kajastamine

(1) Vara kajastatakse ametiasutuse bilansis raamatupidamistarkvara PMen varade menüüs selle

hallatava asutuse osakonnas, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara

kasutamist). Valitseva mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada

vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Nõuded kajastatakse üldjuhul ametiasutuse raamatupidamises.

7

(3) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate

ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupida-

mises.

(4) Kohustised kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises kui ollakse kas juriidiliselt

kohustatud antud kohustisi täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustisi täidetud.

(5) Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises korrigeeritud soetusmaksumuses.

Kapitalirendi kohustused kajastatakse laenukohustusena vastavalt renditud varade kajastamise

kohta antud selgitustele, juhindudes RTJ 9 põhimõtetest.

§ 9. Tulude ja kulude kajastamine

(1) Tulud riiklikest maksudest (füüsilise isiku tulumaks, maamaks, loodusressursside

kasutamise- ja jäätmetasud) kajastatakse tekkepõhiselt vastavalt maksuhalduri esitatud teatisele

ametiasutuse tuludes.

(2) Tulu majandustegevusest (toodete ja teenuste müügist) kajastatakse teenuse osutamisel

vastavalt majanduslikule sisule ametiasutuse tulemiaruandes. Rendi-, üüri-, kohatasude-,

õppekulude jm lepinguliste püsiteenuste eest, arvestatakse tulu ja esitatakse müügiarve

lepingulistest tingimustest tulenevalt. Teenuse saamisega seotud mõõdetavate muutuvkulude

(rendi- ja üüripindade kommunaalkulud, toiduraha jms) arvestatakse tulu ja esitatakse

müügiarve peale teenuse osutamist.

(3) Kulud kajastatakse tulemiaruandes tekkepõhiselt eristades neid kulu liigi, osakonna ja

tegevusala koodiga (vajadusel ka lisatunnustega ). Tulevate perioodide kulusid ehk ettemakseid

ja varude soetamist kajastatakse koos käibemaksuga.

(4) Kulude tegemisel kajastatakse käibemaksukulu kohese kuluna eraldi kontogrupis.

(5) Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse üldeeskirja § 32 (3) toodud põhimõtetest.

§ 10. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Rapla vald dokumenteerib kõiki oma majandustehinguid. Majandustehingu toimimist

kinnitatakse allkirjaga algdokumendil.

(2) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberdokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemisel infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui

seda on võimalik elektroonselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle

andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamis-

õiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimesid ja asu- või elukoha aadresse

algdokumendi koostaja allkiri.

(4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud raamatupidaja ja

volitatud isiku poolt. Volitatud isik on isik, kes on volitatud tegema tehinguid eelarves

määratud summade piires ja eelarveartiklite lõikes. Volitatud isikud on määratud vallavanema

käskkirjaga. (5) Volitatud isikud kuludokumentide kontrollimisel kinnitatud eelarve piirsummade ulatuses

tagavad dokumentide kontrolli nõuded ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe.

(6) Volitatud isik vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud

lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

8

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks

kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(7) Volitatud isiku kinnitus vormistatakse algdokumendile. Kui algdokumendilt ei ole võimalik

aru saada kulu sisu, peab volitatud isik lisama kirjaliku selgituse, millise kuluga tegemist on ja

missuguse lepingu alusel tehing on toimunud.

(8) Raamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide

ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse

infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, osakonna, projekti ja

eelarveklassifikaatori koodide õigsus;

2) tekkepõhine periood ja maksetähtpäev (v.a. juhul, kui arve ei ole esitatud raamatupidamisele

tähtajaliselt);

3) saaja andmed, sh. juhul, kui ostudokumendil on esitatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas

hankija on registreeritud käibemaksukohuslasena ja kas arve on vormistatud vastavalt

“Käibemaksuseadusele“;

4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks

volitatud isiku(te) poolt.

(9) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Rahalisi ülekandeid teostab

finantsjuht. Finantsjuhi puudumisel teeb ülekanded pearaamatupidaja. Rahalised ülekanded

valmistavad ette raamatupidajad, sularahakassa väljamineku orderi kinnitab lisaks

kassapidajale ka pearaamatupidaja. (10) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva

jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega

alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning rahavoogude planeerimiseks.

5. peatükk

MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED

§ 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Rapla vald kajastab kõiki majandustehinguid raamatupidamisregistrites nende toimumise

ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregistrid

võimaldavad teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras

(päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku

taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või

algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid, milleks võivad olla:

1) arved (ostu- ja müügiarved);

2) sularahakviitungid, tšekid;

3) avansi- ja töölähetusaruanded, isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruanded;

vallavanema käskkirjad ja korraldused;

4) hallatavate asutuste juhtide käskkirjad ja avaldused (sh. laste/õpilaste nimekirjade

kinnitamise, nende muutmise ja väljaarvamise kohta);

5) toetuste esildised;

6) esildised või muud teatised müügiarvete koostamiseks;

7) palgaarvestuse dokumendid (tööajatabelid, vastavad käskkirjad, palgalehed, töövõtu- või

9

käsunduslepingud);

8) aktid (vara arvelevõtmine, mahakandmine, inventuurid) ,inventuuri lehed;

9) kassadokumendid (kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid);

10) pangakontode väljavõtted;

11) lepingud;

12) raamatupidamisõiendid reguleerimis- või paranduskannete tegemiseks;

13) tasaarvlemise kokkulepped.

(3) Elektrooniliselt kinnitatud informatsioon algdokumentidelt imporditakse ning paberkandjal

esitatud algdokumentidel olevad andmed sisestatakse käsitsi finantstarkvarasse –

raamatupidamisprogrammi PMen. Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat

informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita

parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab

sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei

põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend

(parandusdokument).

(4) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma

allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit

tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.

(5) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse

arvestust hallatavate asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi

järgmised osad:

1) Bilanss – kajastatakse pearaamatu kanded;

2) Võlad – kajastatakse nõuded, kohustused ja ettemaksed;

3) Raha – kajastatakse panga- ja kassakanded;

4) Palk – kajastatakse palgakanded;

5) Arved – koostatakse arved;

6) Varad – kajastatakse põhivarad;

7) Eelarve – kajastatakse kinnitatud eelarve;.

(6) Raamatupidamise programmist tehakse igas päev kassa kannete väljatrükid paberkandjale

(7) Internetipangast tehakse iga kuu panga kannete väljatrükid paberkandjale.

(8) Aasta lõpu seisuga tehakse järgmised väljatrükid:

1) põhivarade nimekiri;

2) pearaamatu koond;

3) arvelduste koondid.

(9) Ülejäänud registrid säilitatakse elektrooniliselt raamatupidamisprogrammis PMen.

§ 12. Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad

Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad:

Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise

tähtaeg

Dokumendi esitaja

Tööaja arvestuse tabel Järgmise kuu 1. kuupäevaks ametiasutuse personalitöö eest vastutav isik,

hallatavate asutuse juhid,

Töövõtu- ja käsundus-

lepingud palga maksmi-

seks

Järgneva kuu 1. kuupäevaks ametiasutuse personalitöö eest vastutav isik,

hallatavate asutuse juhid,

Käskkirjad palkade,

lisatasude, preemiate ja

puhkuste kohta

3 tööpäeva enne tasude

väljamaksmist

ametiasutuse personalitöö eest vastutav isik,

hallatavate asutuse juhid,

10

Majandus-, ostu-müügi-,

laenu-, notariaalsed jms

lepingud

3 tööpäeva jooksul pärast lepingu

sõlmimist

vallasekretär, hallatavate asutuste juhid või

lepingu sõlmimise eest vastutav isik

Lähetuskulude

dokumendid

5 tööpäeva jooksul pärast lähetusest

saabumist

lähetatu

Avansiaruanded Järgneva kuu 3 kuupäevaks avansi saaja

Hankijate arved 1 tööpäeva jooksul peale tehingu

toimumist

volitatud isik

Teenuste- ja müügi arvete

koostamiseks vajalikud

algandmed

Kassa kuludokumendid

Maksterminali koondid

hiljemalt järgmise kuu 3.

tööpäevaks

aruandekuule järgneva kuu 3.

tööpäevaks

andekuule järgneva kuu 3.

tööpäevaks

volitatud isik, hallatava asutuse juht

kulu tegija

asutuse juht

Pangakaartide

kuludokumendid

Põhi- ja bilansivälise vara

arvelevõtmine

aruande kuule järgneva kuu 3.

tööpäevaks

1 tööpäeva jooksul peale vara

kättesaamist

pangakaardi haldaja

volitatud isik

Vara mahakandmise aktid 1 tööpäeva jooksul pärast akti

kinnitamist vallavalitsuse poolt

komisjoni esimees

Sotsiaaltoetuste

väljamaksu lehed

1 tööpäev enne toetuste

väljamaksmist

sotsiaalnõunik

Vallavalitsuse

protokollilised otsused ja

korraldused

1 tööpäeva jooksul peale

allkirjastamist

vallasekretär

Volikogu otsused 1 tööpäeva jooksul peale

allkirjastamist

vallasekretär

Sõidupäevikud

Isikliku sõiduauto kulude

hüvitise aruanne

järgneva kuu 5. kuupäevaks

järgneva kuu 5. kuupäevaks

sõiduki kasutajad

kulu tegija

Lasteaias viibimise

päevatabelid

iga kuu 1. kuupäevaks hallatava asutuse juht

Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab

asutuse juht või tema poolt kirjalikult volitatud isik.

§ 13. Ostuarvete, kulutšekkide ja isikliku sõiduauto kulude hüvitise aruannete

elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Ostuarvete, kulutšekkide, kviitungite ja isikliku sõiduauto kulude hüvitise aruannete

kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises e-arvete keskkonnas.

11

(2) Ostuarved, kulutšekid ja isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruanded liiguvad

elektroonilisse e-arvete keskkonda, kas läbi e-arvete meili või otse elektrooniliselt masinloetavana. (3) E-arvete keskkonnas ostuarved, kulutšekid ja isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruan-

ded kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele ning imporditakse peale

lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse.

(4) Ostuarvete, kulutšekkide ja isikliku sõiduauto kulude hüvitamise menetlemisel ja

kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile vastava asutuse raamatupidaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema

poolt kirjalikult määratud asendajale;

3) Vallavalitsuse kui ametiasutuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse vallavanema käskkirjast

volitatud isikute kinnitamiseks.

(5) Ostuarvete, kulutšekkide ja isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruande kinnitusringile

saatja suunab selle kinnitamisele ning kinnitaja kommenteerib vajadusel tehingut. Seejärel

suunatakse järgmis(t)ele kinnitaja(te)le olenevalt eelarve tegevuskulude täitmise eest

vastutajatest. Lõpuks suunatakse kinnitusringi alustajale, kes lisab majanduslikku sisu

kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo

liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms.

(6) Kinnitaja lisab vajadusel e-arvekeskuses oleva ostuarve juurde programmi käskluse “Lisa

manus“ kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(7) Ostuarve, kulutšeki ja isikliku sõiduauto kompensatsiooni aruande aktsepteerimisega

kinnitaja:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarve-

vahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on

tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab

majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad

eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo lisatud arve

manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning

tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(8) Kui ostuarve, kulutšekid või isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsiooni aruanne ei

vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi (programmi

käsklus “Lükka tagasi“). Tagasilükatud ostuarve, kulutšekid või isikliku sõiduauto kasutamise

kompensatsiooni aruanne tagastatakse raamatupidaja poolt esitajale (programmi käsklus

“Tagasta arve saatjale“).

(9) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta

arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve edasi õigele kinnitajale.

(10) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva

jooksul peale kinnitusteate või koheselt peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse)

saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt

eemal, peab ta selleks perioodiks e-arvekeskuses määrama asendaja.

(13) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse e-arvekeskusest raamatupidamise

finantstarkvarasse PMen.

12

6. peatükk

RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS

§ 14. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel

(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas arvelduskontodel ja sularaha ametiasutuse kassas

raamatupidaja kontrolli all olevas seifis.

(2) Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse internetipanga maksekorraldusi, mis

allkirjastatakse vallavanema poolt volitatud ametiasutuse finantsjuhi või tema äraolekul

pearaamatupidaja poolt.

(3) Allkirjastamisel kasutatakse digitaalallkirja.

(4) Maksekorraldused valmistavad internetipangas ette raamatupidajad ja pearaamatupidaja.

(5) Internetipanga kasutamisel maksekorraldusi välja ei trükita.

(6) Igal nädala alguses võetakse pangaväljavõte arvelduskontode kaupa, mis kontrollitakse

raamatupidajate poolt ja mille alusel teostatakse vajalikud raamatupidamiskanded. Panga

kanded trükitakse välja vähemalt kord kuus arvelduskontode kaupa.

§ 15. Sularahaoperatsioonide arvestus

(1) Kassaoperatsioone teostab raamatupidaja, kelle ametijuhendis on kirjas tema tööülesanded

ja materiaalne vastutus.

(2) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:

1) kassa sissetuleku order;

2) kassa väljamineku order;

3) kassaraamat.

(3) Kassaorderid ja kassaraamat trükitakse välja raamatupidamisprogrammist.

(4) Sularahakassa väljamineku orderi kinnitab lisaks raamatupidajale ka pearaamatupidaja.

(5) Sotsiaaltoetused maksab kassapidaja välja sotsiaalosakonna ametnike poolt koostatud

sularaha lehtede alusel, koostamata iga rahatehingu kohta kassa väljaminekuorderit. Vähemalt

kuu lõppedes koostatakse kassa väljaminekuorder välja makstud summade põhjal sularaha

lehtede koonditelt. Väljamaksmata summad deponeeritakse.

(6) Kassapidaja trükib välja igal õhtul kassaraamatu ja võrdleb tegelikku sularaha jääki

kassaraamatu jäägiga.

(7) Sularahas tehtud kulutuste aruande alusel võib hüvitatavad summad kanda aruandja

pangakontole, sealjuures peavad aruanne ja kulu algdokumendid olema kinnitatud vastava

kulueelarverea eest vastutava isiku poolt.

(8) Kassa sularaha limiidiks on 1500 eurot. Ühekordse kviitungi või tšeki väljamaksesumma

võib olla kuni 100 eurot. (9) Hallatava asutuse juhi otsusega võivad sularahaoperatsioone teostada ka aruandvad isikud.

(10) Hallatav asutus võib koguda ainult Rapla Vallavalitsuse või Rapla Vallavalikogu

õigusaktide alusel kehtestatud tasusid.

(11) Hallatava asutuse kogutud rahaliste vahendite arvelt on keelatud kulutuste tegemine.

(12) Sularaha koguvate töötajatega peab olema sõlmitud materiaalselt vastutava leping

(13) Sularaha vastuvõtmisel peab hallatav asutus kasutama ametiasutuse raamatupidamisest

väljastatud tšekiraamatuid või allkirjastatud kogumislehti.

§ 16. Tehingud makseterminalide kaudu

(1) Osades hallatavates asutustes on raha kogumiseks kasutusel makseterminalid.

(2) Makseterminali igapäevaseid tehinguid jälgib vastava asutuse raamatupidaja (vastutus

määratud ametijuhendis) internetipanga kaudu.

13

(3) Iga kuu lõppedes esitab hallatava asutuse juht koondaruande eelmise kuu makseterminalide

tehingute kohta. Makseterminalide aruanne esitatakse järgneva kuu 3. kuupäevaks.

(4) Aruandlusele lisatakse ka terminalist trükitud tšekkide koopiad maksete kaupa.

(5) Koondaruande alusel kontrollib vastava ala raamatupidaja laekumisi.

§ 17. Tehingud ametiasutuse pangakaartidega

(1) Pangakaartide kasutamise õigus on vallavanemal või tema poolt kirjalikult volitatud

isikutel.

(2) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest.

(3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi

valdaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.

(4) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(5) Kaardi valdaja esitab pangakaardiga sooritatud tehingu algdokumendid esimesel võimalusel

peale tehingu sooritamist, kuid mitte hiljem, kui järgmise kuu 1. kuupäevaks e-arvete meilile

märkega “pangakaardi dokument, kaardi kasutaja nimi“. Pangakaardiga seotud kuludokumente

töödeldakse ja säilitatakse e-arvekeskuses.

(6) Kaardi valdaja peab kaardi tagastama teenistussuhte või töölepingu lõppemise viimasel

tööpäeval või asutuse juhi esimesel nõudmisel.

7. peatükk

ARVELDUSTE ARVESTUS

§ 18. Nõuete ja kohustiste arvestus

(1) Nõuded ja kohustised on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või

kohustise eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem,

lähtudes RTJ 3, RTJ 8 ja RTJ 9 nõuetest.

(2) Nõuded ja kohustised kajastatakse ametiasutuse raamatupidamisprogrammis, “Võlad“

menüüs erinevate kontodega seotud objektide all. (3) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse iga aruandeaasta lõpus. Võimaluse korral

hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete

hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele.

(4) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on

ületatud:

1) 90–180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;

2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.

(5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga,

millele kirjutavad alla vallavanem ja pearaamatupidaja.

(6) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui

selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat

tulu.

(7) Teenuse osutamisel ja kauba müümisel väljastab raamatupidaja arve. Võimalusel esitatakse

arve elektrooniliselt või e-arvete kaudu masinloetavalt. Arveid on võimalik tasuda sularahas

teenust pakkuvas asutuses, pangaülekandega, sõlmida otsekorraldusleping. Võlgnevuse

tekkimisel saadab vastava asutuse raamatupidaja (vastutus määratud ametijuhendis) võlgnikule

teatisi võlast vähemalt kord kuus .

(8) Teenuse osutamisel ja kauba müümisel tekkinud võlgnevusel üle kolme kuu peab hallatava

asutuse juht või vastava ala nõunik võtma kasutusele meetmed võlgnevuse likvideerimiseks ja

teavitama sellest raamatupidamist. Kui arve tasumise tähtajast on möödas enam kui kolm kuud,

14

võtab asutuse juht või vastav nõunik kliendiga ühendust ja tuletab võlgnikule maksmata arvet

meelde. Kui reaalset olukorda arvestades pole võlgnevuse kohene ja täies ulatuse tasumine

tõenäoline võib asutuse juht sõlmida võlgnikuga (kliendiga) maksegraafiku, teades sellest

raamatupidamist. Kui võla tasumiseks lahendust ei leita, tuleb võlgnikuga leping lõpetada.

Nimetatud mõjutusvahendi kasutamine ei vabasta teenuse saajat tekkinud võlgnevuse

tasumisest.

(9) Kui võlgnik ei ole lubatud tähtajaks võlga ära maksnud, lõpetatakse peale teist meeletuletust

kliendiga leping ja alustatakse võla sissenõudmist juristi poolt hallatava asutuse juhi või

vastava ala nõuniku ettepanekul. Selleks esitab hallatava asutuse juht või valdkonna nõunik

märgitud võlgade algmaterjalid (lepingud, lepped, arved, graafikud) juristile. Jurist teavitab

raamatupidamist võlgnevuse sissenõudmise alustamise kohta. Igal aastal oktoobri lõpus esitab

jurist raamatupidamisele ülevaate sissenõutavate võlgade kohta.

(10) Kui võlgnevus võlgniku kohta ei ole märkimisväärne, ei ole otstarbekas halduskoormuse

seisukohalt või võla sissenõudmine ei ole otstarbekas kohtu kaudu, esitab jurist vallavalitsusele

ettepaneku nõude maha kandmiseks ehk võla lootusetuks tunnistamiseks .

(11) Raamatupidaja teeb kanded lootusetute võlgade mahakandmiseks vallavalitsuse

protokollilise otsuse alusel.

§ 19. Ettemaksude arvestus

(1) Ettemaksude tasumist tuleb võimaluse korral vältida.

(2) Kui ettemakse tegemine on vältimatu, tuleb esmakordselt kajastada ettemakset

raamatupidamiseprogrammis ülekandmisel. Kulusse kanda kulu tekkimise perioodil. Ettemaksu

arvele kinnitus võetakse läbi e-arvete süsteemi. Raamatupidamiseprogrammi imporditakse kulu

tekkimisel kui on lisatud ettemaksu arvele kulu tekkimist tõendav dokument (arve).

(3) Iga kvartali lõpus kontrollib raamatupidaja ettemaksed üle ja kannab need vajadusel

kulusse. Aasta lõpus koostab raamatupidaja ettemaksete kohta aruande.

§ 20. Aruandvate isikutega arvelduste arvestus

(1) Lähetuse kulud hõlmavad töö-, teenistus- ja koolituslähetusi:

1) lähetuskulude arvestamise ning väljamaksmise aluseks on asutuse juhi käskkiri,

vallavalitsuse korraldus (vallavanema päevarahad), volikogu esimehe käskkiri (volikogu

liikmete päevarahad) ja lähetuse kulude aruanne (lisa 1) koos kulutõendavate dokumentidega;

2) lähetuse päevarahad ning lähetusega kaasnevad kulud hüvitatakse seaduses ettenähtud korras

ja –tingimustel;

3) lähetuskulude avansilise väljamakse tegemiseks annab ametiasutuse või hallatava asutuse

juht kirjaliku korralduse raamatupidamisele lähetuse avansi väljamaksmiseks;

4) lähetuses viibinu poolt koostatakse lähetuse aruanne, mis esitatakse koos kuludoku-

mentidega arvete meilile vähemalt 5 tööpäeva jooksul peale lähetuse lõppemist, lähetuse

aruanne koos kuludokumentidega saadetakse elektroonilisse e-arvete süsteemi volitatud isikule

kinnitamiseks;

5) lähetuse aruandes kajastatud kulud kantakse kulutegija pangakontole hiljemalt 14 päeva

peale aruande ja kuludokumentide esitamist;

6) lähetuse avanssi saanud isik peab avansi ülejäägi kandma ametiasutuse pangakontole

hiljemalt lähetusaraunde esitamisel;

(2) Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamine hõlmab teenistujate ja töötajate isikliku

auto kasutamist töö sõitudeks ja toimub järgnevalt:

1) isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamise ning ametiautode

kasutamise aluseks on ametiasutuse ja hallatavate asutuste vastavad korrad, milles on määratud

kulude hüvitamise tingimused ja kord;

15

2) isikliku sõiduauto kulude hüvitamiseks esitab kulu tegija aruande isikliku sõiduauto kulude

hüvitamise kohta (lisa 2) arvete meilile koos vajalike kuludokumentidega (parkimis-

kviitungid), aruanne laetakse üles elektroonilisse e-arvete keskkonda, kus eelarve eest

vastutaja kinnitab aruande koos väljamakstava summaga;

3) isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruanded esitatakse raamatupidamisele hiljemalt

järgneva kuu 5. päevaks;

4) isikliku sõiduauto kulude hüvitamise kulud tasutakse kulu tegija pangakontole hiljemalt 14

päeva peale aruande esitamist.

(3) Ametiasutuse auto kasutamine hõlmab asutuse auto kasutamist töö sõitudeks ja toimub

järgnevalt:.

1) ametiasutuse auto kasutamisel tuleb pidada ametisõitude kohta arvestust sõidupäevikus (lisa

3);

2) sõidupäeviku alusel kontrollib vastava osa eest vastutav raamatupidaja kulutatud sõiduki

kütusekulud;

3) sõidupäevikud arhiveeritakse asutuste dokumendihaldusprogrammides;

4) sõidupäevikud tuleb esitada volitatud isikutele hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks.

(4) Majanduskulude tegemisel sularahas või isikliku kaardiga hõlmab teenistuja või töötaja töö

alase kulu eest tasumist ja toimub järgnevalt:

1) kulu teinud isik koostab kulude tegemist kajastava majanduskulude aruande (lisa 4), millele

lisab kuludokumendid;

2) kulutused teinud isik saadab aruande koos kuludokumentidega elektroonilisele arvete meilile

earved@rapla.ee, aruanne laetakse elektroonilisse e-arvete süsteemi, kus eelarve eest vastutaja

kinnitab aruande;

3) majanduskulude aruandes näidatud kulude eest tasutakse kulutegija pangakontole hiljemalt

14 päeva peale aruande esitamist;

4) majanduskulude avansi saamiseks annab ametiasutuse või hallatava asutuse juht kirjaliku

korralduse raamatupidamisele avansi väljamaksmiseks;

(5) Majanduskulude avanss hõlmab tööalasteks kulutusteks tehtud ettemakset ja selle arvestus

toimub järgnevalt:

1) avansi saanud isik peab täitma majanduskulude aruande (lisa 4), millele lisab

kuludokumendid;

2) kulutused teinud isik saadab aruande koos kuludokumentidega elektroonilisele arvete

meilile, aruanne laetakse elektroonilisse e-arvete süsteemi, kus eelarve eest vastutaja kinnitab

aruande;

3) majanduskulude aruanded tuleb esitada hiljemalt kulu tegemisele järgneva kuu 3.

kuupäevaks;

4) avansi ülejääk kuulub tagastamisele ametiasutuse pangakontole hiljemalt majanduskulude

aruande esitamisel.

(6) Teenistujate osas, kelle eest tasutakse mobiiltelefoni kasutamisega seotud kulud, peetakse

arvestust järgnevalt:

1) teenistujad, kelle eest tasutakse mobiiltelefoni kulusid, on kinnitatud asutuse juhi

käskkirjaga, kõnedele on kinnitatud piirmäärad;

2) piirmäärade ületamisel teeb vastava ala eest vastutav raamatupidaja (määratud

ametijuhendis) kvartaalselt koondtabeli piirmäärade ületamise kohta ja esitab selle

ametiasutuse juhile, kes annab korralduse koostada arve ülekulude kohta kulu teinud

teenistujale või märgib tabelisse, kuidas ülekulud on seotud tööülesannete täitmisega ja annab

korralduse mitte arvet edasi esitada.

mailto:eaRVED@RAPLA.EE

16

§ 21. Saadud ja antud toetused

(1) Toetus kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või

toetuse tekkepõhisel kuupäeval, milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev

(kulude abikõlblikuks tunnistamise kuupäev). Antavad püsitoetused (fikseeritud lepingutega)

kantakse kuludesse kulude ülekandmise kuul (mittesihtotstarbeline finantseerimine).

Sotsiaaltoetused kantakse kulusse kuus, mille eest oli toetus ette nähtud.

(2) Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud

tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud

vahendite ettemaksetena.

(3) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel

laekumata, kajastatakse seda tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena.

(4) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse

printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel

(maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), asutus on täitnud

sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud

toetus on mõeldud. (5) Tuludes ja kuludes kajastatakse toetusi jälgides tekkepõhisuse printsiipi. Avalikku

sektorisse kuuluvat sihtfinantseerimise andjat või vahendajat informeeritakse sihtfinant-

seerimise teatise kaudu lepingus ettenähtud aegadel või iga kvartali lõpus raamatupidamises

kajastatud sihtfinantseerimise nõuetest ja kohustustest ning tuludest ja kuludest.

(6) Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastatakse arvestuse

lihtsustamise eesmärgil laekumisel koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui

lepingujärgne summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist, milleks on 5000 eurot.

Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt

omavahel kokku.

(7) Kui põhivara soetamiseks saadud sihtfinantseerimine on laekunud, kuid põhivara veel ei

ole soetatud, kajastatakse saadud vahendeid lühiajalise kohustusena. Kui põhivara on soetatud

ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid sihtfinantseerimine on veel laekumata,

kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena.

(8) Avaliku sektori üksustelt saadud põhivara sihtfinantseerimist toetuse saamist kajastatakse

tekkepõhisel momendil tuluna ning ei kasutata sel juhul tulude ajatamist põhivara kasuliku

eluea jooksul. Antud toetused põhivara soetamiseks kajastatakse kuluna.

(9) Mittesihtotstarbelist finantseerimist kajastatakse sihtfinantseerimise saaja poolt tuluna ja

sihtfinantseerimise andja poolt kuluna vastavalt kui toetus on laekunud või tasutud.

(10) Raamatupidamises kasutatakse saadud toetuste kajastamise eristamiseks

raamatupidamisprogrammi rida “Projekt“.

(11) Struktuuritoetustega seotud kuludokumendid säilitatakse vastavalt sise-eeskirja § 33

lõikele 3.

8. peatükk

VARUDE ARVESTUS

§ 22. Varude arvestus

(1) Varud on varad, mida hoitakse müügiks või kasutamiseks järgmistel perioodidel. Varud

võetakse arvele soetusmaksumuses.

(2) Varuliikide analüütilist arvestust peetakse materiaalselt vastutavate isikute lõikes.

(3) Riigi poolt tsentraliseeritud korras soetatud raamatud, mis liiguvad läbi Rapla

Keskraamatukogu, võetakse raamatupidamises arvele varudesse:

17

1) raamatute jagamisel teistele raamatukogudele koostab Rapla Keskraamatukogu igal kuul

koondsaatelehe, kus kajastatakse raamatukogude ja valdade lõikes kulunud rahalised vahendid

tsentraliseeritud korras soetatud raamatutele;

2) koonsaatelehe alusel kantakse raamatukogudele üleantud raamatud sihtfinantseerimise

kuludesse;

3) raamatukogudele saadetakse Rapla Keskraamatukogust üle antud raamatutega saatelehed,

kus on kajastatud üleantud raamatute nimed ja hinnad;

4) iga kuu lõpus saadab Rapla Keskraamatukogu maakonna raamatukogudele ka koondõiendi,

kus kajastatakse kõik kuus üleantud raamatute saatelehed.

(4) Valla haridusasutustes on kinnitatud toidupäeva maksumus. Toiduained kantakse kuludesse

arvete alusel. Arvestust peetakse asutuste lõikes. Kuu lõpus koostatakse asutuste lõikes

koondid, kus on jooksva kuu toidukulu, toidupäevade arv ja toidupäevade maksumus. Antud

koondid edastatakse 10. kuupäevaks asutuse juhtidele.

(5) Väikestes kogustes ja koheselt kasutusele võetud materjalid kantakse kuluks nende

soetamise momendil:

1) sõiduautode kütus, hoonete kütmiseks kasutav kütus, ostetud õpikud ja töövihikud kantakse

kuludesse ostudokumentide alusel.

2) Rapla Keskraamatukogusse ja selle haruraamatukogudesse enda tarbeks soetatud raamatud

kantakse kuluks nende soetamise momendil. Raamatute kohta peab registrit Rapla

Keskraamatukogu.

9. peatükk

PALKADE, TASUDE, HÜVITISTE JA ERISOODUSTUSTE ARVESTUS

§ 23. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus

(1) Tööajatabelid ja töötasu puudutavad käskkirjad jm dokumendid peavad laekuma

ametiasutuse raamatupidamisse arvestuskuule järgneva kuu esimeseks kuupäevaks.

(2) Palka (töötasu) makstakse üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole.

(3) Puhkusetasud makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või

poolte kokkuleppel, kuid mitte hiljem, kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval.

(4) Puhkusegraafikud kinnitatakse hiljemalt 31. märtsiks. Puhkusegraafiku kinnitab vallavanem

ja hallatava asutuse osas selle juht. Puhkusele minek toimub puhkusegraafiku alusel. Kui

puhkuse aeg muutub, siis vastav käskkiri peab ametiasutuse raamatupidamisse jõudma

vähemalt 3 tööpäeva enne puhkuse algust.

(5) Haigushüvitise arvestamise algdokument on elektrooniline haigusleht. Haigushüvitist

arvutatakse Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud keskmise töötasu maksmise tingimuste

ja korra alusel.

(6) Töösuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata puhkuse hüvitise arvutamise

algdokument on käskkiri või esildis, mis on kinnitatud vallavanema või hallatava asutuse juhi

poolt. Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse

ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga.

(7) Maksud peetakse väljamaksetest kinni vastavalt kehtivatele seadustele. Maksudek-

laratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.

(8) Palgalehed koostatakse hallatavate asutuste lõikes. Töötaja palgalipik saadetakse tema poolt

teatatud e-posti aadressile igakuiselt peale palgapäeva.

(9) Tööajatabelid ja palgalipikud säilitatakse elektroonselt raamatupidamisprogrammis.

Aruandeaasta kohta säilitatakse raamatupidamisprogrammis iga töötaja kohta ka elektroonne

isikukonto kaart.

18

§ 24. Erisoodustuste arvestus

(1) Erisoodustuste mõistet kasutatakse “Tulumaksuseaduses“ sätestatud tähenduses. Erisoodus-

tusi ja nendelt arvestatud maksukulusid kajastatakse personalikulude kontogruppides.

(2) Erisoodustusena käsitlevatel kuludokumentidel peab olema volitatud isiku selgitus selle

kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb

kajastada erisoodustusena.

(3) Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab

erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi kinnitaja, lähtudes

oma hinnangust kulude jaotuse kohta.

(4) Erisoodustuse kulud aktsepteeritakse kuludokumendil, erisoodustusele lisanduvad

maksukulud arvestatakse raamatupidaja poolt.

(5) Erisoodustuse maksuarvestust peetakse raamatupidamisprogrammi alamprogrammis

“Palgad“.

10. peatükk

PÕHI- JA BILANSIVÄLISTE VARADE ARVESTUS

§ 25. Kinnisvarainvesteeringud

(1) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida

renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või

hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma

põhitegevuses.

(2) Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis

sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Parendused ja remont, mis tõstavad

kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse

kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele.

(3) Kinnisvarainvesteeringute amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit.

Amortisatsioonimäär kehtestatakse igale kinnisvarainvesteeringu objektile eraldi, sõltuvalt selle

kasulikust tööeast.

(4) Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub

muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu

definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle

varadegrupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.

(5) Kinnisvarainvesteeringute arvestus toimub raamatupidamiseprogrammi alamprogrammis-

põhivarad.

(6) Amortisatsioonimäärad aastas kinnisvarainvesteeringute grupi põhivaradele on 2–10%.

§ 26. Materiaalne põhivara

(1) Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja

soetusmaksumusega alates 5000 eurost (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse

soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Erandina võetakse arvele olenemata

soetusmaksumusest kunstiväärtused, mille väärtus aja jooksul ei vähene.

(2) Avalikes raamatukogudes olevaid raamatuid põhivaradena arvele ei võeta vaid kantakse

soetamisel kuludesse.

(3) Põhivara võetakse arvele kogumine kui kogum moodustab ühe kasutuseaga terviku ja iga

kogumi osa vastab põhivara arvestuse kriteeriumitele. Kogumina soetatud vara, mis kogumina

19

vastab põhivara kriteeriumitele, ent mille iga osa eraldi ei vasta põhivara kriteeriumitele,

põhivarasse arvele ei võeta.

§ 27. Materiaalse põhivara arvestus

(1) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud

akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(2) Materiaalse põhivara arvelevõtmiseks teeb kulu eest vastutaja vastava märke ostuarvele

või/ja ostu-müügilepingule. (3) Igale põhivarale antakse oma inventari number. Nummerdamisel kasutatakse

numbrikombinatsiooni, mis sisaldab soetusaasta arvu ja lisaks järjekorranumbrit. Erandina

antakse teedele, mis klassifitseerivad põhivaradeks, number, mida kasutatakse teeregistris.

Kinnistute nummerdamisel, millel asuvad hooned, eluhooned ja/või kinnisvarainvesteeringud,

kasutatakse sarnaseid numbreid. (4) Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust materiaalselt vastutavate isikute

lõikes elektroonilistel põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga

toimunu kohta.

(5) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need tõstavad

vara esialgset tootlustaset või kvaliteeti või pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga

rohkem kui ühe aasta võrra ning nende maksumus on alates 5000 eurot (ilma käibemaksuta).

Juhul, kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, lisatakse uue

komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele, kui see vastab materiaalse põhivara

mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendatav komponent kantakse bilansist

maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Kui asendatava

komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata, lähtudes antud komponendi

tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi. Bilansist vara osa

maksumuse väljakandmiseks annab hinnangu vara tundev spetsialist.

(6) Lõpetamata ehitised võetakse arvele alles siis, kui need on lõplikult valmis. Lõpetamata

ehitise arvele võtmiseks koostab raamatupidaja lõpetamata ehitise arvelevõtmise akti, milles

märgitakse vara eest vastutaja, vara parendusmaksumus ja arvelevõtmise aeg. Lisaks annab

aktile vara tundev spetsialist põhivara amortisatsiooni määra ja kinnitab akti. Ka annab vara

tundev spetsialist hinnangu, kas parendatava vara soetusmaksumus vajab allahindlust ja hindab

vara järelejäänud eluea pikenemise tõttu amortisatsioonimäära muutuse vajadust. Põhivara

allahindluste ja amortisatsioonimäärade muutumisel kajastatakse raamatupidamises ainult

olulisi muutusi.

(7) Materiaalse põhivara arvestust peetakse asutuste lõikes, põhivara gruppide ja materiaalselt

vastutavate isikute lõikes. (8) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara

kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest

eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsioonimäär kinnitatakse igale põhivara objektile

eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Ettepaneku amortisatsioonimäära kehtestamiseks teeb

vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast.

(9) Amortisatsioonimäärad aastas uutele materiaalsetele põhivaradele on järgmised:

1) hooned 2–5%;

2) rajatised 2,5–10 %;

3) masinad ja seadmed 10–30%;

4) infotehnoloogiaseadmed 20–50%;

5) muu inventar, sisseseade 20–50%.

(10) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

20

(11) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku

eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku

amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse

aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

(12) Inventeerimiskomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavate muudatuste

tegemiseks.

(13) Põhivara kantakse maha (bilansist välja) kui vara enam ei eksisteeri või põhivara

mahakandmise otsuse alusel. Kasutuskõlbmatuks muutunud põhivara mahakandmine toimub

mahakandmisaktide alusel, kus on märgitud põhivara nimetus, inventari number, soetamise

aeg, soetusmaksumus, jääkmaksumus, mahakandmise aeg ja põhjus. Mahakandmise ettepaneku

teeb inventeerimiskomisjon. Põhivara mahakandmisest informeeritakse Rapla Vallavalitsust.

Varguste korral tuleb esitada komisjonile vastavad materjalid (koopia avaldusest politseile).

(14) Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine on sätestatud Rapla valla

põhimääruses ja vallavara valitsemise, kasutamise ja käsutamise korras.

§ 28. Immateriaalne põhivara

(1) Immateriaalse põhivarana kajastatakse füüsilise substantsita vara kasuliku tööeaga üle ühe

aasta ja soetusmaksumusega alates 5000 eurost (ilma käibemaksuta).

(2) Immateriaalset põhivara kajastatakse soetusmaksumuses, millest on maha arvatud

akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(3) Arendusväljaminekuid kapitaliseeritakse juhul, kui on olemas tehnilised ja finantsilised

võimalused ning positiivne kavatsus projekti elluviimiseks, on võimalik hinnata

immateriaalsest varast tulevikus tekkivat majanduslikku kasu ja nende arendusväljaminekute

suurust on võimalik usaldusväärselt mõõta.

(4) Määratud kasuliku elueaga immateriaalsete põhivarade amortisatsiooni arvestamisel

kasutatakse lineaarset meetodit, igale objektile määratakse eraldi amortisatsioonimäär sõltuvalt

selle kasulikust tööeast. Amortisatsioonimäära kinnitab igale põhivarale vara tundev

spetsialist. Märge amortisatsiooni määrast tehakse arvele võtmise dokumendile.

(5) Amortisatsioonimäärad aastas immateriaalse põhivara gruppidele on 5-50%.

§ 29. Osalused üksustes ja konsolideerimine

(1) Valitseva mõju all (osalus 100%) olevateks ettevõteteks on sihtasutused,

mittetulundusühingud ja äriühingud, mille üle Rapla vald omab mõjuvõimu määrata finants- ja

tegevuspoliitikat.

(2) Valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad on ametiasutuse konsolideeritud

aruandesse liidetud rida-realt, elimineerides kõik kontsernisisesed tehingud ning selle tulemusel

tekkinud kasumid-kahjumid.

(3) Sihtasutused ja mittetulundusühingud, kellega ei kaasne Rapla Vallavalitsusel valitsevat

mõju (osalus alla 20%), kajastatakse osalusi konsolideeritud aruannetes kapitaliosaluse

meetodil.

§ 30. Bilansiväline vara ja selle arvestus

(1) Bilansiväline väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus on alates 300 eurost

(ilma käibemaksuta) kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini 5000 eurot. (2) Vara, mille maksumus kogumina ületab 5000 eurot, aga üksiku vahendi hind jääb alla selle,

võetakse arvele asutuse juhi kinnitusel väikevahenditesse.

(3) Bilansiväline vara, mis paigaldatakse (lakke, seinale, põranda külge) ei võeta

väikevahendite nimekirja. Antud vahendite soetusel tehakse algdokumendile juhi poolt märge

väikevahendi asukoha paigaldusega.

21

(4) Väikevara kantakse kuludesse soetamise hetkel. Väikevara arvestus lõpetatakse asutuse juhi

või hallatava asutuse juhi ettepanekul, vara hävimisel, purunemisel või viie aasta möödumisel

vara arvelevõtmisest, mahakandmisakti alusel.

(5) Väikevara arvestust peetakse raamatupidamise programmi alamprogrammis “Ladu“.

11. peatükk

INVENTEERIMINE

§ 31. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus

(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku käivet ja jääki kassas ning pangakontodel

raamatupidamises kajastatuga, aasta lõpul toimub pangasaldode võrdlus panga kinnituskirjade

alusel.

(2) Iga kvartali lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid

pearaamatu konto jääkidega. Kontrollitakse nõuete ja kohustuste saldosid, saadetakse

võlgnikele saldoteatised.

(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja -kohustuste võrdlus Maksu- ja Tolliametiga.

Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse.

(4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi

saldosid e-posti teel.

(5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi ametiasutuse ja hallatavate asutuste kõigi oluliste

varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Väikevahendite inventuure viiakse

läbi üle ühe aasta. Raamatukogu inventuurid raamatutele teostatakse üks kord kümne aasta

jooksul.

(6) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud

tähtpäevaks.

(7) Vallavanem moodustab oma käskkirjaga varude ja varade aastainventuuri komisjoni

Inventuurikomisjon peab koosnema vähemalt kolmest liikmest, sh inventuuri eest vastutav isik

(edaspidi inventuurikomisjoni esimees). Inventuurikomisjoni liikmed ei tohi olla

inventeeritavate varade eest vastutavad isikud. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös

selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii

komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (8) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas ja inventuur aasta lõpul.

(9) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi

erakorraline inventuur.

§ 32. Inventuuride dokumenteerimine ja hindamise protseduurid

(1) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, panga

kinnituskirjad, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse

kajastamise korrektsust. (2) Kassa inventuuri viib läbi ametiasutuse töötajatest moodustatud komisjon.

(3) Kassa inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad

andmed ja rekvisiidid:

1) inventuuri läbiviimise kuupäev;

2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;

3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamis-

andmetega;

4) komisjoni liikmete allkirjad.

22

(4) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode

saldode vastavust. Aasta lõpul väljastavad pangad audiitorpäringu aruande, mis sisaldab

seisuga 31. detsember arveldus-, hoiuse- ja väärtpaberikontode jääke, kohustusi, antud tagatisi

ja käendusi, allkirjaõiguslike isikute andmeid jms.

(5) Nõudeid kontrollitakse igal kuul. Aasata lõpus saadetakse välja saldoteatised kõikidele

klientidele, kellel on võlgnevus üle kahe kuu. Raamatupidamisregistritest tehakse nõuete

väljavõte aastalõpu seisuga.

(6) Maksunõuded, loodusvarade kasutamise ja saastetasude maksunõuded võrreldakse Maksu-

ja Tolliameti ja Keskkonnaameti poolt esitatud teatisega.

(7) Varude ja väikevahendite inventeerimisel trükitakse inventuuri lehed välja laoprog-

rammist. Varude ja väikevahendite mahakandmiseks koostatakse mahakandmise aktid.

Mahakandmise aktid allkirjastavad asutuse juht ja komisjoni esimees. Mahakandmisaktide

alusel teeb raamatupidaja vastava kande raamatupidamisprogrammis.

(8) Põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile. Põhivarade inventuurilehed

trükitakse välja raamatupidamisprogrammist. Põhivara aastainventuuride käigus hinnatakse

varade allahindluse vajadust ja amortisatsioonimäärade muutmise vajadust. Vastav märge

tehakse inventuurilehele. Inventuurilehe alusel koostab komisjoni liige dokumendi, milles

tuuakse ära inventuuri tulemused. Põhivarade inventuuride tulemustest teavitatakse Rapla

Vallavalitsust. Inventuuri tulemused kajastatakse raamatupidamisprogrammis.

9) Kohustiste inventuuri viib läbi kohustistega tegelev raamatupidaja. Majandusaasta lõppedes

saadab kohustistega tegelev raamatupidaja müüjatele, kelle saldod ületavad 5000 eurot välja

saldoteatised.

12. peatükk

RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE

§ 33. Raamatupidamisdokumentide säilitamine

(1) Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises seitse aastat, misjärel kuuluvad

dokumendid hävitamisele. Arveid, isikliku sõiduauto kulude aruandeid, majanduskulude

aruandeid, kulu tšekke säilitatakse e-arvekeskuses. Lepinguid ja ametiautode sõidupäevikuid

hoitakse asutuse dokumendihaldusprogrammis. Raamatupidamisregistreid säilitatakse

raamatupidamisprogrammis.

(2) Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt “Raamatupidamise seadusele“.

(3) Välisprojektidega soetud raamatupidamisdokumendid kuuluvad säilitamisele kooskõlas

vastava perioodi struktuuritoetuse seadusega või konkreetse projekti finantsmehhanismi

tingimuste ja korraga.

23

Lisa 1

Lähetuskulude aruanne (täidab lähetatu kui tekivad lähetuses kulud või kui on saanud

eelnevalt avanssi)

Asutuse nimi

Nimi

Isikukood

Arvelduskonto

Lähetuse periood

Saadud avanssi summas kuupäev

Kulu tšekke lisatud summas tk.

Tagastatud avanssi summas kuupäev

Tasuda minu pangaarvele summa

24

Lisa 2

Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise avaldus-aruanne (täidab kulu tegija)

Asutuse nimi

Nimi

Isikukood

Arvelduskonto

Asutus

Hüvitise periood

Sõiduauto reg märk

Ametisõitude

Kuupäev Sihtkoht ja eesmärk läbisõidumõõduki Läbisõit Summa Parkimine Koolitus

Algnäit Lõppnäit

Kokku kilomeetrid

Kokku summa

25

Lisa 3

Ametiasutuse auto sõidupäevik (täidab auto kasutaja)

Mõõdiku algnäit

Kütuse algjääk

Sõiduk

Registreerimisnumber

Arvestuslik kütusekulu L/ 100 km

Arvestus kuu

Kuupäev sihtkoht, eesmärk, erasõit läbisõidumõõdiku läbisõit parkimine

Algnäit Lõppnäit

Läbisõit kokku km, sealhulgas erasõite

Kuu jooksul tangitud L Kütuse jääk kuu lõpuks

26

Lisa 4

Majanduskulude aruanne (täidab kulu tegija)

Asutuse nimi

Nimi

Isikukood

Arvelduskonto

Saadud avanssi summa kuupäev

Kulutšekke lisatud summas tk

Tagastatud avanssi summas kuupäev

Tasuda minu pangaarvele summa