RANCANGAN TUGAS KEPANITIANCME ANGKATAN 2008

KETUA

1. Bertanggungjawab atas keseluruhan teknis operasional kegiatan.

2. Mengkoordinasikan kegiatan secara keseluruhan dari persiapan, pelaksanaan, hingga

laporan pertanggungjawaban

3. Membuat kebijakan operasional umum.

4. Memberikan tugas dan wewenang pada koordinator bidang dibawahnya.

5. Memimpin rapat pleno dan rapat inti kepanitiaan.

6. Menyusun laporan pertanggungjawaban kepanitian.

SEKRETARIS

1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan administrasi CME ( surat peminjaman

alat/barang, surat undangan, surat ijin, surat peminjaman ruangan, dan surat

permohonan pembicara. Selain itu menyimpan surat-surat yang masuk seperti surat

persetujuan menajdi sponsor, surat SKP IDI, dll. Pembuatan absensi rapat panitia dan

pada saat hari pelaksanaan.

2. Menyusun dan mengajukan rancangan anggaran sekretaris.

3. Memperbanyak proposal bila diperlukan.

4. Membuat dan mengatur agenda rapat bersama ketua.

5. Mendampingi ketua memimpin rapat pleno kepanitiaan CME

6. Mencatat hasil-hasil rapat

7. Membuat laporan pertanggungjawaban Sekretaris dan bekerjasama dengan anggota

kepanitiaan lain dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban CME 14 hari setelah

kegiatan berlangsung.

BENDAHARA1. Bertanggungjawab atas pemasukan dan pengeluaran anggaran seminar ilmiah CME 2012

2. Berkoordinasi dengan ketua dalam keuangan seminar ilmiah CME 2012

3. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran dari masing-masing sie dalam kepanitian

seminar ilmiah nasional CME 2012

4. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan paling lambat 14 hari setelah kegiatan

berlangsung.

SEKSI ACARA1. Bertanggung jawab atas kelancaran acara.

2. Membuat manual acara kegiatan untuk peserta dan panitia.

3. Mengatur dan melaksanakan rangkaian acara yang telah disepakati.

4. Membuat Rundown acara , petunjuk pelaksanaan, dan Time Keepper.

5. Menghubungi pihak-pihak terkait yang berkaitan dengan acara seperti MC dll (kecuali

pembicara)

6. Berkoordinasi dengan seksi lain jika diperlukan seperti hotel kepada sie perlengkapan

7. Membantu seksi lain jika dibutuhkan ( jika sedang tidak melaksanakan tugas)

8. Membuat rancangan anggaran seksi acara.

9. Menyusun laporan pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan acara.

SEKSI PERLENGKAPAN

1. Bertanggung jawab atas penyediaan sarana, prasarana dan perlengkapan yang diperlukan

dalam pelaksanaan dan menjaga serta memelihara perlengkapan yang digunakan.

2. Melakukan persiapan acara serta dekorasi lokasi kegiatan.

3. Membuat rancangan anggaran seksi perlengkapan.

4. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan seksi lain dan pihak yang terkait dalam

memenuhi kebutuhan perlengkapan kegiatan.

5. Membantu seksi lain jika dibutuhkan (jika sedang tidak melaksanakan tugas)

6. Menyusun laporan pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan perlengkapan.

SEKSI HUMAS DAN TRANSPORTASI

1. Bertanggung jawab terhadap sarana dan prasarana transportasi kegiatan.

2. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran sarana dan prasarana transportasi

kegiatan.

3. Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak diluar kepanitiaan, yang berkaitan dalam

pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan transportasi contohnya acara atau ilmiah

(penyediaan trasnportasi bagi pembicara)

4. Menyebarkan undangan dan surat- surat yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan.

5. Membantu seksi lain jika dibutuhkan

6. Membuat laporan pertanggungjawaban sie humstrans paling lambat 14hari setelah

kegiatan berlangsung.

SEKSI USAHA DANA

1. Bertanggungjawab mencari dana baik dari sponsorship (kerja sama) maupun donatur

(sukarela) dalam bentuk biaya, promosi acara ataupun penyediaan hal-hal yang dapat

membantu kelancaran acara.

2. Bertanggungjawab mengurus kerja sama sponsorship dari awal mencari, mengajukan

proposal, negosiasi, persetujuan kontrak sampai mendapatkan hasil.

3. Bekerja sama dengan seksi lain dengan baik.

4. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran sie Danus.

5. Membuat laporan pertanggungjawaban sie Danus setelah kegiatan berlangsung.

SEKSI DEKOR DAN DOKUMENTASI

1. Bertanggungjawab atas dokumentasi selama proses kegiatan dan sarana publikasi

2. Membuat backdrop, spanduk, poster, seminar kit peserta, tamu dan pembicara, sertifikat

untuk peserta,panitia dan pembicara), modul, tiket dan lain-lain untuk kelancaran

kegiatan.

3. Membuat plakat untuk pembicara.

4. Mempersiapkan media-media promosi baik media elektronik maupun media cetak

5. Berkoordinasi dengan ketua dan sie lain demi kelancaran kegiatan.

6. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran sie publikasi dan dokumentasi.

7. Membuat laporan pertanggungjawaban sie publikasi dan dokumentasi paling lambat

14 hari setelah kegiatan berlangsung.

SIE PUBLIKASI DAN PROMOSI

1. Bertanggung jawab terhadap sarana publikasi yang sudah disiapkan oleh Sie Dekorasi

dan dokumentasi terhadap publikasi acara CME.

2. Membuat daftar tempat-tempat yang dianggap stategis untuk dilakukan publikasi dan pro-

mosi

3. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran sie publikasi dan promosi (contoh jasa

pengiriman sarana publikasi dibeberapa tempat yang sudah disiapkan)

4. Berkoordinasi dengan ketua dan sie lain demi kelancaran kegiatan.

5. Membuat laporan pertanggungjawaban sie publikasi dan dokumentasi paling lambat 14

hari setelah kegiatan berlangsung.

SEKSI KONSUMSI

1. Bertanggung jawab dan menjamin tersedianya konsumsi untuk panitia, pembicara,

pengisi acara serta peserta Seminar CME Update Neuroemergency In Daily Practice.

2. Mempersiapkan, mengatur dan mendistribusikan konsumsi panitia, pembicara, pengisi

acara serta peserta Seminar CME Update Neuroemergency In Daily Practice.

3. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan sie lain demi kelancaran kegiatan.

4. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran sie konsumsi.

5. Membuat laporan pertanggungjawaban sie konsumsi

SEKSI ILMIAH

1. Bertanggung jawab menghubungi pembicara kegiatan dan bertanggung jawab terha-

dap pembicara tersebut jika pembicara berhalangan hadir.

2. Koordinasi dengan unit CME FK UII

3. Penyusunan Tema dan Subtema dan Pembicara

4. Penyusunan Term of Reference

5. Pengurusan SKP IDI

6. Meminta CV dan bahan yang akan dipresentasikan pada masing-masing pembicara.

7. Melakukan koordinasi dengan sie acara dalam pembuatan konsep acara

8. Membuat laporan pertanggungjawaban sie Ilmiah setelah kegiatan berlangsung.

SEKSI KEPESERTAAN

1. Bertanggung jawab dalam pencarian peserta CME dengan target perorang 10.

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan sie lain demi kelancaran kegiatan terutama sie

publikasi dan promosi

3. Membuat laporan pertanggungjawaban sie kepesertaan setelah kegiatan berlangsung.