1

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN DATA MART

(Studi Kasus: PSDM STIKOM Surabaya)

Irma Adeline Prayogianto 1)

1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik

Komputer Surabaya, email : adeline.musician@gmail.com

Abstract: To improve the quality of the exixting human resources, the PSDM division of

STIKOM Surabaya needs more information to help the employee performance. One of

them is heavily emphasized on the employee attendance. The data of the employees can

be processed to a useful information. It’s just in reality, the exiting information still

require manual process to make the information more structured and also rechecking

between manual data and data in the system. To ease the exiting reporting process, the

concept of executive information system using data mart to be used and applied.

Executive information system can help the executive to monitor the related data that

executive need. Data mart was made to support a certain analysis need from a department

exclusively. With the application of data mart concept in the STIKOM PSDM executive

information system, the executives from PSDM divison can have the acces to the

structured information, and this can help the analyzing process so that the employees

performance is increasing and well monitored.

Keyword: Executive Information System, Data Warehouse, Datamart

STIKOM Surabaya sebagai

sebuah organisasi pendidikan, tentu saja

ingin menjadi sebuah organisasi

pendidikan yang berkualitas. Untuk

mewujudkan hal tersebut, salah satu

upaya dari STIKOM Surabaya adalah

dengan meningkatkan kualitas sumber

daya manusia yang ada. Sebagai bagian

yang mengatur tentang sumber daya

manusia, bagian PSDM sangat

membutuhkan informasi untuk

monitoring perkembangan kinerja

karyawan dan sebagai acuan dalam

pengambilan keputusan.

Di dalam proses monitoring

kinerja karyawan sendiri, terdapat satu

2

point penting yang nantinya dapat

mendukung proses penilaian kinerja,

yaitu kehadiran (absensi) karyawan.

Yang nantinya akan berhubungan

dengan banyaknya jam kerja yang sudah

di tempuh oleh karyawan.

Sistem Informasi Eksekutif

adalah salah satu konsep teknologi

informasi yang dapat memungkinkan

eksekutif memantau seberapa baik

organisasi berjalan dalam hal tujuannya

dan faktor-faktor penentu

keberhasilannya (Mcleod, 1996). Bagian

PSDM STIKOM sudah menerapkan

konsep ini untuk mengolah data absensi

menjadi sebuah informasi. Pada

prakteknya, sistem yang digunakan

masih mengandalkan data transaksional

yang diambil langsung dari database

sistem informasi PSDM STIKOM dan

juga menghasilkan informasi yang

mendukung proses transaksional harian,

bulanan, dan tahunan. Sedangkan untuk

pemantauan dan penilaian kinerja

karyawan, hingga pendukung proses

pengambilan keputusan, dibutuhkan

informasi yang mencakup informasi

historical dan bersifat analisis secara

luas ruang lingkupnya.

Melihat kebutuhan tersebut,

Sistem Informasi Eksekutif PSDM

membutuhkan konsep data mart dalam

pengolahan data. Data mart adalah versi

kecil dari sebuah data warehouse yang

terbatas ruang lingkupnya (Mallach,

2000). Data mart sendiri dibuat untuk

mendukung kebutuhan analisa tertentu

dari sebuah department secara khusus.

Sehingga laporan itu sendiri sudah

terarah fungsi dan tujuannya. Tidak

hanya itu, data mart juga memudahkan

pengguna untuk dapat melihat laporan

dari berbagai nilai yang diinginkan.

Dengan penerapan konsep data

mart dalam Sistem Informasi Eksekutif

PSDM STIKOM, diharapkan dapat

3

membantu bagian PSDM untuk

memperoleh informasi tentang kinerja

karyawan khususnya tentang absensi

karyawan. Demikian pula untuk analisa

data secara mendetil, sehingga dapat

memantau dan menilai kinerja karyawan

dan dapat digunakan sebagai pendukung

pengambilan keputusan.

LANDASAN TEORI

1. Sistem Informasi Eksekutif

Menurut Watson (2997: 3)

Sistem informasi eksekutif adalah sistem

yang mendukung eksekutif dengan

kemudahan untuk mengakses data

internal dan external yang berhubungan

dengan faktor penentu dari kesuksesan

mereka.

Menurut Jogiyanto (2003) sistem

informasi eksekutif merupakan sistem

informasi yang digunakan oleh manajer

tingkat atas untuk membantu pemecahan

masalah tidak terstruktur (unstructured).

Sistem informasi eksekutif juga

memiliki karakteristik yang khusus,

yaitu :

1. Dirancang untuk eksekutif puncak

2. Menggunakan data internal dan

eksternal

3. Untuk pemecahan tidak terstruktur

4. Untuk membantu perencanaan dan

perumusan stratejik

5. Digunakan secara online oleh

eksekutif

6. Mempunyai kemampuan untuk

mengambil dan menyaring data

7. Mempunyai kemampuan untuk

mengambil dan menggali data

samapai ke data terkecil (drill down)

8. Harus mudah digunakan

9. Menggunakan teks, grafik dan tabel

yang mudah dicerna

Menurut Inmon (2005: 240)

proses SIE di desain untuk membantu

eksekutif untuk mengambil keputusan.

Ada beberapa kegunaan khusus dari

Sistem Informasi eksekutif, yaitu :

4

1. Analisa dan mendeteksi arah

(kecenderungan)

2. Indikator pengukuran dan pelacakan

3. Analisa Drill-down

4. Memantau masalah

5. Analisa persaingan

6. Memantau indikator keberhasilan

2. Data Warehouse

Data warehouse adalah dasar

dari analisa yang kuat. Data warehouse

mendukung pengambilan keputusan

dengan membantu manager dan analis

untuk menguji data dan menghasilkan

analisa yang kuat dengan mudah dan

cepat (Bukhbinder, 2005)

Menurut Simarmata (2007) data

warehouse merupakan penyimpanan

fisik di mana data relasional diatur

khusus untuk menyediakan data bersih

dalam format terstandarisasi. Data-data

yang tersimpan tersebut dapat digunakan

dalam mendukung proses pengambilan

keputusan oleh para manajer di setiap

jenjang (Nugroho, 2004).

Data warehouse adalah database

relasional yang dirancang untuk query

dan analisis daripada untuk proses

transaksi. itu biasanya berisi data historis

berasal dari data transaksi, tetapi bisa

termasuk data dari sumber lain (Lane,

2003).

3. Model Multidimensional

Dalam perancangan sebuah data

warehouse, masih banyak yang

menggunakan model multidimensional

sebagai model perancangan struktur

database. Fungsi dari model

multidimensional itu sendiri Menurut

Inmon (2005: 175) “Multidimensional

database management system, or

datamarts, provide an information

system with the structure that allows an

organization to have very flexible acces

to data, to slice and dice data any

5

number of ways, and to explore the

relationship between summary and

detail data.” Menurut Ponniah (2007:

119) Data mart biasanya tersusun pada

multidimensional database.

Terdapat dua pendekatan model

dimensional yaitu, skema bintang atau

yang biasa dikenal juga dengan star join

dan skema snowflake. Dimana pada

setiap model dimensional tersebut,

terdapat cube, measure, dimension,

hierarchies, level, attributes.

3.1 Skema Bintang

Menurut Lane (2003: 19-3) Star

skema merupakan skema yang paling

sederhana. Pusat dari skema ini adalah

tabel fakta yang dikielilingi oleh tabel

dimensi. Skema bintang juga bisa terdiri

dari satu atau lebih tabel fakta.

Walaupun terdapat lebih dari satu tabel

fakta, mereka tetap menggunakan tabel

dimensi bersama-sama. Gambar 1

menunjukan struktur skema bintang.

Gambar 1 Skema Bintang

3.2 Skema Snowflake

Menurut Inmon (2005: 361)

Skema Snowflake tersusun dari tabel

fakta yang berjumlah lebih dari satu dan

dapat dikombinasikan dengan satu tabel

dimensi ataupun lebih. Gambar 2

menunjukan struktur skema snowflake.

Gambar 2 Skema Snowflake

6

4. Cube dan Measure

Pada Oracle Documentation

(2008: Glossary-3), Cube adalah

sekumpulan measure dengan dimensi

yang identik dan karakteristik yang

berbeda. Menurut Tsai (2007: 2-6),

Sebuah Cube biasanya berkaitan dengan

satu fakta. Dimana tabel fakta itu sendiri

memiliki sebuah kolom yang berisi

measurement (biasanya berupa data

numeric) dan juga kolom-kolom lain

yang memiliki relasi terhadap tabel-tabel

dimensi.

Measure mengisi cube dengan

fakta bisnis yang berjalan. Nilai dari

measurement dipengaruhi oleh tabel

dimensi, yang biasanya melibatkan tabel

dimensi waktu. Measure bersifat statik

dan konsisten, sehingga analis

menggunakan measure untuk pendukung

keputusan. (Oracle Documentation,

2008: 1-6)

5. Dimension

Menurut Tsai (2007: 2-6),

Dimensi adalah sebuah struktur yang

terbuat dari satu hirarki maupun lebih

dan digunakan untuk mengkategorikan

data. Data Dimensi biasanya

dikumpulkan di tingkat terendah dan

kemudian dikumpulkan ke tingkat yang

lebih tinggi. Proses rollup pada tabel

dimensi ini kita sebut dengan hirarki.

Tabel dimensi sendiri berarti

sebuah tabel relasional yang

mengumpulkan semua nilai dari dimensi

dalam skema bintang atau snowflake.

Tabel Dimensi biasanya berisi kolom-

kolom untuk level dan attributes. (Oracle

Documentation, 2008: Glossary-4).

5.1 Hirarki

Hirarki adalah cara untuk

mengatur data pada tingkatan yang

berbeda. Analis menggunakan hirarki

untuk melihat data pada satu level

7

tertentu, kemudian dapat melakukan

drill-down untuk level yang lebih detil

serta dapat melakukan roll-up untuk

melihat tingkatan yang lebih tinggi.

(Oracle Documentation, 2008: 1-7).

5.2 Level

Level memperlihatkan posisi

dalam hirarki. Cakupan level dimulai

dari umum hingga ke hal yang lebih

spesifik. Setiap level mengandung nilai-

nilai agregat untuk tingkat di bawahnya.

Hirarki dan level memiliki hubungan

many to many. Sebuah hierarki biasanya

mengandung beberapa level, dan single

level dapat dimasukkan dalam lebih dari

satu hirarki. (Oracle Documentation,

2008: 1-8)

5.3 Attributes

Attributes berisi tentang

informasi tambahan tentang data.

Beberapa attribute digunakan untuk

tampilan. Setiap attributes biasanya

berkaitan dengan suatu kolom dalam

tabel dimensi.

6. Data Mart

Menurut Mallach (2000: 469)

Data mart adalah versi kecil dari data

warehouse, yang terbatas ruang

lingkupnya. Isi dari data mart adalah

data-data terpilih dari data warehouse.

Setiap data mart disesuaikan dengan

aplikasi pendukung pengambilan

keputusan tertentu. Jadi sebuah

organisasi mungkin memiliki berbagai

macam data mart, sebagai contoh : data

mart sumber daya manusia, data mart

keuangan, dan data mart akademik.

(Humphries, 1999: 41).

Data mart biasa dibangun dan

dikendalikan pada sebuah department

tertentu pada perusahaan. Mengingat

fokus dari pembuatannya, maka data

8

mart biasanya hanya mengambil data

dari beberapa sumber saja (Tsai, 2007).

7. Hubungan Data Warehouse dan

SIE

Menurut Inmon (2007: 247),

Data warehouse dibuat untuk

memudahkan kinerja dari analis Sistem

Informasi Eksekutif. Karena dengan

data warehouse ada beberapa faktor

yang tidak perlu diragukan oleh analis

tersebut. Antara lain :

1. Mencari sumber data yang pasti

2. Berkompromi dengan datayang tidak

terintegrasi

3. Menjalankan dan menghubungkan

detil dan ringkasan data bahkan

menghubungkan keduanya.

4. Menemukan data yang bersifat

historikal

5. Manajemen dapat dengan konstan

mengganti pemikiran tentang

kebutuhan apa yang akan dilihat

selanjutnya.

6. Menciptakan inti dari program yang

berjalan.

Menurut Mallach (2000: 479)

ada beberapa karakteristik SIE yang

berhubungan dengan data warehouse.

Yaitu :

1. Datababase yang digunakan disebut

data cube : informasi historikal yang

dapat di jelaskan lebih detil oleh

variable tertentu, waktu atau periode,

dan berbagai macam yang

berhubungan dengan proses bisnis.

2. Graphical user interface : GUI

membantu eksekutif untuk memilih

area yang ingin di lihat. Data

warehouse juga menghasilkan GUI.

3. Drill down : Pengguna dapat

melakukan drill down untuk

menambah informasi detil dari data.

4. Exceptions are highlited by the use

of color : Sistem Informasi Eksekutif

memperbolehkan desainer untuk

menentukan tingkatan toleransi

9

untuk kasus tertentu. Hal ini bisa

ditandai dengan warna, blinking, dan

sebagainya.

Di dalam hubungan SIE dan data

warehouse ini menurut Malaach (2000:

481), terdapat dua informasi yang sangat

tidak terstruktur dan biasanya tidak

ditemukan cara untuk pengaplikasian ke

dalam data warehouse. Yaitu :

1. “Soft” information, seperti

komentar, prediksi, dan opini.

Informasi ini mendukung pengguna

untuk mengetahui informasi apa

yang ada didalam angka-angka pada

laporan SIE.

2. External information, informasi ini

tidak terdapat pada database internal

organisasi.

PERANCANGAN SISTEM

1. Block Diagram Sistem Informasi

Eksekutif PSDM

Blok diagram langkah-langkah

pembuatan laporan SIE PSDM dapat

dilihat pada gambar 3.

Gambar 3 Block Diagram Sistem

Informasi Eksekutif PSDM

2. Struktur Tabel Dimensi

Tabel-tabel dimensi yang

digunakan yaitu, dimensi bagian,

dimensi jabatan, dimensi jenis

pelanggaran, dimensi kegiatan internal,

dimensi kota, dimensi status, dimensi

karyawan, dimensi waktu.

2.1 Dimensi Bagian

Dimensi bagian digunakan untuk

melihat bagian dimana karyawan

tersebut bekerja.

Gambar 4 Tabel Dim_Bagian

10

2.2 Dimensi Jabatan

Dimensi Jabatan digunakan

untuk melihat jabatan dari karyawan

tersebut.

Gambar 5 Tabel Dim_Jabatan

2.3 Dimensi Jenis Pelanggaran

Dimensi Jenis Pelanggaran

digunakan untuk mengetahui dan

memisahkan pelanggaran berdasarkan

jenisnya.

Gambar 6 Dim_Jenis_Pelanggaran

2.4 Dimensi Kegiatan Internal

Dimensi Kegiatan Internal dibuat

untuk mengetahui kehadiran karyawan

pada setiap kegiatan internal yang

dilaksanakan

Gambar 7 Dim_Keg_Internal

2.5 Dimensi Kota

Dimensi Kota dibuat untuk

mengetahui Kota dimana karyawan

berasal maupun tinggal.

Gambar 8 Dim_Kota

2.6 Dimensi Status

Dimensi Status dibuat untuk

mengetahui status keterlambatan, ijin,

cuti dan keterangan piket.

Gambar 9 Dim_status

11

2.7 Dimensi Karyawan

Dimensi karyawan dibuat untuk

menampung semua data-data karyawan.

Gambar 10 Dim_karyawan

2.8 Dimensi Waktu

Dimensi waktu digunakan pada

seluruh kubus.

Gambar 11 Dim_Time

3. Struktur Data Mart

Data mart ini terdiri dari beberapa

cube yang mengandung tabel fakta, tabel

dimensi serta measurement. Pada

datamart PSDM ini, terdapat 4 cube,

yaitu : Cube Absen, Cube Internal, Cube

Pelanggaran, Cube Ijin.

A. Cube Absen

Cube Absen digunakan untuk

menampung seluruh informasi tentang

absensi karyawan.

Gambar 12 Cube Absen

B. Cube Internal

Cube Internal digunakan untuk

menampung data absensi karyawan pada

setiap kegiatan internal.

12

Gambar 13 Cube Internal

C. Cube Pelanggaran

Cube pelanggaran digunakan

untuk menampung setiap data

pelanggaran karyawan, seperti jenis

pelanggaran apa yang dilakukan dan

termasuk golongan apa pelanggaran

tersebut.

Gambar 14 Cube Pelanggaran

D. Cube Ijin

Ijin dibuat untuk menampung

semua data ijin karyawan. Seperti, type

ijin, cuti, serta waktu mulai dan waktu

berakhir ijin maupun cuti tersebut.

Gambar 15 Cube Ijin

HASIL DAN PEMBAHASAN

Setelah dilakukan uji coba

terhadap aplikasi yang telah dibuat,

laporan yang dapat dihasilkan adalah

laporan absensi (kehadiran), laporan jam

kerja, laporan keterlambatan, laporan

ijin, laporan cuti, dan laporan

pelanggaran.

13

Form laporan absensi

menunjukan perbandingan data

kehadiran karyawan berdasarkan kriteria

tertentu.

Gambar 16 Form Laporan Absensi

Form laporan jam kerja

menunjukan perbandingan jumlah jam

kerja karyawan berdasarkan kriteria

tertentu.

Gambar 17 Form Laporan Jam Kerja

Form laporan keterlambatan

menggambarkan data perbandingan

keterlambatan karyawan.

Gambar 18 Form Laporan

Keterlambatan

Form laporan ijin dan cuti

menunjukan perbandingan jumlah

karyawan yang melakukan ijin dan cuti.

Gambar 19 Form Laporan Ijin dan Cuti

Form laporan pelanggaran

menunjukan perbandingan jumlah

karyawan yang melakukan pelanggaran.

14

Gambar 20 Form Pelanggaran

KESIMPULAN

Sistem Informasi Eksekutif

PSDM menggunakan konsep data mart

pada PSDM berhasil dibangun dan

menghasilkan informasi absensi,

keterlambatan, jam kerja, ijin, cuti,

pelanggaran, dan absensi kegiatan

internal karyawan. Yang dapat

digunakan oleh eksekutif untuk

membantu proses penilaian kinerja dan

pengambilan keputusan.

SARAN

1. Sistem dapat dikembangkan berbasis

web sehingga memungkinkan

eksekutif untuk melihat informasi

tersebut dimanapun dan kapanpun.

2. Sistem dapat dikembangkan dengan

mencakup informasi yang

berhubungan dengan PSDM secara

keseluruhan. Tidak hanya informasi

absensi karyawan namun juga

pencapaian karyawan dalam bekerja,

maupun informasi historical

karyawan yang dibutuhkan oleh

eksekutif PSDM.

DAFTAR PUSTAKA

Akib, Faisal. 2009. Sistem Informasi

Eksekutif, 01 Juli 2011. URL :

http://teknik-

informatika.com/sistem-

informasi-eksekutif

Bukhbinder, George., Et. Al , 2005,

Insurance Industry Decision

Support : Data Marts, OLAP

and Predictive Analytics. 20

Desember 2012. URL :

www.casact.org/pubs/forum/05

wforum/05wf171.pdf

15

Hanifah, Ardijan Abu. 2009. Apakah

datamart. 5 Januari 2013. URL

:

http://yoyonb.wordpress.com/2

009/12/17/apakah-data-mart/

Humphries, Et al. 1999. Data

Warehousing Architecture and

implementation. New Jersey:

Prentice Hall.

Inmon, William H. 2005. Building The

Datawarehouse Fourth Edition.

Canada : Wiley Publishing, Inc.

Lane, Paul. 2003. Data Warehousing

Guide 10g Release 1 (10.1)

B10736-01, 01 Agustus 2011.

URL:

http://download.oracle.com/../b

14223.pdf

Mallach, Efrem G. 2000. Decision

Support and Data Warehouse

System. Singapore: McGraw-

Hill Book.

McLeod, Raymond. 1997. Sistem

Informasi Manajemen Jilid I

Edisi ke Tujuh. Jakarta: PT.

Prenhallindo.

Nugroho, Adi. 2004. Konsep

Pengembangan Sistem Basis

Data. Bandung: Informatika.

Oracle Documentation. 2008. Oracle

Olap User Guide 11g realease

1 (11.1) B28124-03. 5 Januari

2013. URL :

http://docs.oracle.com/cd/B283

59_01/olap.111/b28124/overvie

w.htm

Ponniah, Paulraj. 2001. Data

Warehousing Fundamental.

Canada : John Wiley & Sons,

Inc.

Simarmata, Janner. 2007. Perancangan

Basis Data. Yogyakarta: Andi

Offset.

Subhan, Muhammad. 2003 Pengantar

Datawarehouse.. 26 Desember

16

2012. URL :

www.scribb.com/doc/38739010

/subhan-pengertian-

datawarehouse

Tsai, Jenny. 2007. Oracle Business

Intelligent Standart Edition One

Tutorial Realease 10g

(10.1.2.3.1) E 10312-01. 5

Januari 2013. URL :

http://docs.oracle.com/html/E10

312_01/dm_concepts.htm

Watson, Hugh J., Et al. 1997. Building

Executive Information System

and other Decision Support

Applications. Canada : John

Wiley & Sons, Inc.

Zulfikar, Achmad. 2010. ETL Data

Warehouse. 5 Januari 2013.

URL :

http://www.gudangmateri.com/

2010/04/etl-data-

warehouse.html.