r KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT ...€¦ · Sehubungan dengan telah...

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

r

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

SURAT EDARAN

NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG

PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN

SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN

PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN

DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

A. Umum

Sehubungan dengan telah dilaksanakannya tugas penerimaan, pemindaian, perekaman,

dan penyimpanan dokumen perpajakan, serta transfer data perpajakan di Pusat

Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan

Dokumen Perpajakan (KPDDP), serta adanya proses relokasi eksternal kemasan atau

dokumen Surat Pemberitahuan (SPT) dari PPDDP ke KPDDP, dengan ini perlu diatur

Prosedur Peminjaman, Permintaan Salinan, dan Pengembalian Surat Pemberitahuan

pada PPDDP dan KPDDP di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini dimaksudkan menjadi acuan atau petunjuk

pelaksanaan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam

melakukan peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli SPT di

PPDDP dan KPDDP.

2. Tujuan

Surat Edaran ini bertujuan agar terdapat kejelasan dan keseragaman mengenai

prosedur peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli SPT di

PPDDP dan KPDDP oleh seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak

dimana prosedur peminjamannya melalui Kantor Pelayanan Pajak tempat Wajib

Pajak terdaftar.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini meliputi prosedur penyelesaian

peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas SPT di PPDDP serta

prosedur penyelesaian peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli

SPT di KPDDP.

D. Dasar ...

-2-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

D. Dasar

1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.01/2007 tanggal 31 Juli 2007 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan

sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor

171/PMK.01/2012 tanggal 6 Nopember 2012.

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 133/PMK.01/2011 tanggal 18 Agustus 2011

tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data dan Dokumen

Perpajakan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor

172/PMK.01/2012 tanggal 6 Nopember 2012.

3. Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-76/PJ/2015 tentang Tata Cara

Relokasi Eksternal Kemasan Surat Pemberitahuan atau Dokumen Surat

Pemberitahuan dari Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan ke Kantor

Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan.

E. Pengertian

Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini yang dimaksud dengan:

1. Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan yang selanjutnya disingkat UPDDP

adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang pengolahan data dan dokumen

perpajakan yang meliputi unit organisasi Pusat Pengolahan Data dan Dokumen

Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan

(KPDDP).

2. Surat Pemberitahuan yang selanjutnya disebut SPT adalah SPT yang dikelola oleh

UPDDP.

3. Unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) meliputi Kantor Pusat,

Kantor Wilayah DJP dan KPP di seluruh Indonesia.

4. Surat Permohonan Peminjaman Berkas adalah Surat permohonan peminjaman

berkas asli SPT yang didalamnya berisi tujuan dan lamanya peminjaman berkas asli

SPT.

5. Berita Acara Serah Terima adalah Berita Acara yang ditandatangani oleh Kepala

Seksi dan Pegawai KPP yang ditunjuk yang digunakan sebagai tanda bukti

penyerahan Berkas SPT dari UPDDP ke KPP (Peminjam Berkas).

6. Surat Permintaan Salinan Berkas adalah surat dari KPP (Peminjam Berkas) ke

UPDDP yang berisi permintaan salinan berkas SPT beserta alasan permintaan

salinan tersebut.

7. Document Management System yang selanjutnya disingkat DMS adalah aplikasi

berbasis Web yang digunakan untuk melihat image SPT hasil proses pemindaian

SPT di UPDDP.

8. Berita Acara Penggantian Segel adalah Berita Acara yang digunakan sebagai bukti

telah dibukanya segel kemasan SPT dan telah ditutup serta disegel kembali dengan

alasan peminjaman SPT, pengembalian SPT atau alasan lain yang ditandatangani

oleh:

a. Pegawai PPDDP dan Petugas Gudang Pihak Ketiga untuk kemasan SPT yang

disimpan di gudang Pihak Ketiga; atau

b. Admin Gudang dan Kepala Seksi untuk kemasan yang disimpan di Gudang

UPDDP.

F. Materi ...

-3-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

F. Materi

I. Peminjaman Berkas SPT

1. Peminjaman berkas asli SPT yang dikelola UPDDP oleh unit kerja di lingkungan

DJP harus diajukan melalui KPP tempat Wajib Pajak terdaftar dengan

menyampaikan Surat Permohonan Peminjaman Berkas dengan menyertakan

alasan pemanfaatan data SPT atas Wajib Pajak yang dimaksud dan jangka

waktu peminjaman.

2. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar mengirim Surat Permohonan

Peminjaman Berkas ke UPDDP sesuai permintaan Peminjam Berkas Asli SPT.

3. Apabila berkas SPT tidak diolah di UPDDP, UPDDP mengirim Surat

Pemberitahuan ke KPP bahwa Berkas SPT tidak diolah di UPDDP.

4. Apabila berkas SPT diolah di UPDDP, UPDDP mengirim Surat Pemberitahuan

Pengambilan Berkas SPT ke KPP (Peminjam Berkas).

5. Dalam hal KPP mengajukan permohonan peminjaman ke PPDDP, maka:

a. pegawai PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak

penyimpanan berkas asli SPT.

b. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang PPDDP,

Pelaksana PPDDP mengambil berkas dari Gudang Penyimpanan Berkas

SPT.

c. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak

Ketiga, Kepala PPDDP menugaskan pegawainya untuk mengambil berkas

asli SPT dengan membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT

sesuai dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di

Gudang Pihak Ketiga.

d. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di KPDDP, PPDDP

mengirim permohonan permintaan peminjaman berkas asli SPT ke KPDDP

sesuai dengan Prosedur Peminjaman Berkas Asli SPT yang Disimpan di

Gudang KPDDP.

6. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menunjuk pegawainya untuk

mengambil berkas asli SPT dengan membawa Surat Permohonan Peminjaman

Berkas Asli SPT dan Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli SPT.

7. Pelaksana UPDDP membuat salinan berkas SPT, meneliti kesesuaian salinan

dengan Berkas asli SPT, menyerahkannya kepada Kepala Seksi untuk

dilegalisasi dengan memberi paraf setiap lembarnya.

8. Serah terima berkas asli SPT yang dipinjam dibuktikan dengan penerbitan

Berita Acara Serah Terima Berkas SPT.

9. Peminjaman berkas asli SPT di UPDDP dapat diperpanjang dengan

menyampaikan Surat Permohonan Perpanjangan Peminjaman Berkas ke KPP

tempat Wajib Pajak terdaftar dengan tembusan ke UPDDP sebelum berakhirnya

batas waktu peminjaman.

II. Permintaan Salinan Berkas SPT

1. Permintaan salinan berkas asli SPT oleh unit kerja di lingkungan DJP harus

diajukan ke KPP tempat Wajib Pajak terdaftar dengan menyampaikan Surat

Permintaan Salinan Berkas Asli SPT yang menyertakan alasan pemanfaatan

data SPT atas Wajib Pajak yang dimaksud.

2. Kepala ...

-4-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

2. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menindaklanjuti permohonan dari unit

kerja di lingkungan DJP dengan mengirim Surat Permintaan Salinan Berkas ke

UPDDP.

3. Apabila berkas asli SPT tidak diolah di UPDDP atau image SPT sudah tersedia

di Aplikasi DMS, UPDDP mengirim Surat Pemberitahuan ke KPP bahwa Berkas

SPT tidak diolah di UPDDP atau image SPT sudah tersedia di DMS dan KPP

dapat mengunduh serta mencetaknya.

4. Apabila berkas asli SPT telah selesai diolah di UPDDP akan tetapi image SPT

belum dapat diakses oleh KPP, Pegawai UPDDP membuat salinan berkas asli

SPT dengan mencetak image SPT melalui aplikasi DMS.

5. Dalam hal KPP mengajukan permintaan salinan ke PPDDP, maka:

a. pegawai PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak

penyimpanan berkas SPT apabila berkas SPT diolah di PPDDP dan image

belum tersedia di DMS.

b. Dalam hal letak penyimpanan berkas SPT berada di Gudang PPDDP,

Pelaksana PPDDP mengambil berkas dari Gudang Penyimpanan Berkas

Asli SPT, kemudian membuat salinannya.

c. Dalam hal letak penyimpanan berkas SPT berada di Gudang Pihak Ketiga,

Kepala UPDDP menugaskan pegawainya untuk mengambil berkas asli SPT

dengan membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT sesuai

dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang

untuk kepentingan membuat salinan berkas asli SPT.

d. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di KPDDP, PPDDP

mengirim permohonan permintaan salinan berkas asli SPT ke KPDDP

sesuai dengan Prosedur Peminjaman Berkas Asli SPT yang Disimpan di

Gudang KPDDP.

6. Salinan berkas yang sudah dibuat oleh Pelaksana UPDDP, diserahkan kepada

Kepala Seksi untuk dilegalisasi dengan memberi paraf pada setiap lembarnya.

7. UPDDP menyampaikan salinan berkas SPT ke KPP (Pemohon Salinan Berkas

Asli SPT) dengan Surat Pengantar Salinan Berkas Asli SPT.

III. Pengembalian Berkas SPT

1. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menunjuk pegawai KPP untuk

mengembalikan berkas asli SPT yang dipinjam ke UPDDP dengan membawa

Surat Tugas Pengembalian Berkas Asli SPT beserta dengan berkas asli SPT.

2. UPDDP meneliti kesesuaian berkas SPT dengan salinan berkas saat KPP

Peminjam Berkas mengembalikan berkas SPT.

a. Dalam hal berkas SPT tidak sesuai dengan salinan berkas, UPDDP

menerbitkan Berita Acara Penolakan Berkas SPT yang ditandatangani oleh

Kepala Seksi dan Perwakilan/Pegawai yang ditugaskan oleh KPP untuk

mengembalikan berkas SPT.

b. Dalam hal berkas SPT sesuai dengan salinan berkas, UPDDP menerbitkan

Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT yang ditandatangani oleh

Kepala Seksi dan Perwakilan/Pegawai yang ditugaskan oleh KPP untuk

mengembalikan berkas SPT.

3. Berkas asli SPT yang telah dikembalikan oleh Peminjam Berkas Asli SPT,

disimpan kembali pada kemasan berkas asli SPT tersebut.

4. Dalam ...

-5-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

4. Dalam hal pengembalian berkas asli SPT di PPDDP, maka:

a. Pelaksana PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak


b. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak

Ketiga, PPDDP melakukan pengembalian berkas asli SPT sesuai dengan

Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga.

c. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang KPDDP,

maka:

1) PPDDP melakukan pengembalian berkas asli SPT sesuai dengan

Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang KPDDP.

2) KPDDP menindaklanjuti pengembalian berkas asli SPT dari PPDDP

sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli SPT

yang Dipinjam oleh PPDDP.

5. Jangka waktu pengembalian berkas asli SPT yang dipinjam oleh KPP paling

lama 6 (enam) bulan sejak berkas asli SPT diterima oleh KPP.

6. Jangka waktu sebagaimana dimaksud pada angka 5 dapat diperpanjang

dengan mengirim Surat Pemberitahuan ke KPP tempat Wajib Pajak terdaftar

dengan tembusan ke UPDDP.

G. Prosedur

1. Alur proses peminjaman dan pengembalian berkas asli SPT yang dikelola UPDDP di

lingkungan DJP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran I Surat Edaran Direktur

Jenderal Pajak ini.

2. Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di

PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran II Surat Edaran Direktur Jenderal

Pajak ini.

3. Prosedur permohonan peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang

Disimpan di Gudang KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran III Surat

Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.

4. Prosedur pengambilan berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang Disimpan di

Gudang Pihak Ketiga sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran IV Surat Edaran

Direktur Jenderal Pajak ini.

5. Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di

KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran V Surat Edaran Direktur Jenderal

Pajak ini.

6. Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) dari

PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VI Surat Edaran Direktur Jenderal

Pajak ini.

7. Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT di PPDDP sebagaimana

ditetapkan dalam Lampiran VII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.

8. Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT dari PPDDP

sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VIII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak

ini.

9. Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT di KPDDP sebagaimana

ditetapkan dalam Lampiran IX Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.

10. Prosedur ...

-7-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN I

SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK

NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-8-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

ALUR PROSES PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SPT YANG DIKELOLA PPDDP DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

A. Deskripsi:

Alur proses ini menguraikan gambaran besar alur proses peminjaman dan pengembalian

berkas asli SPT yang dikelola PPDDP oleh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal

Pajak sebagai Peminjam Berkas. Proses dimulai dari permohonan peminjaman berkas asli

SPT ke KPP tempat WP terdaftar sampai dengan pengembalian berkas asli SPT ke

PPDDP.

B. Alur Proses:

1. Peminjam berkas mengajukan peminjaman berkas asli SPT yang dikelola PPDDP

melalui KPP tempat WP terdaftar dengan menyampaikan Surat Permohonan

Peminjaman Berkas Asli SPT ke KPP tempat WP terdaftar dengan menjelaskan alasan

dan jangka waktu peminjaman.

2. Dalam hal berkas SPT diolah oleh PPDDP, KPP tempat WP terdaftar mengajukan

permohonan peminjaman berkas asli SPT ke PPDDP.

3. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, PPDDP melakukan

pengambilan berkas asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga terlebih dahulu sesuai Prosedur

Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga (Lampiran IV)

sebelum diserahkan ke KPP.

4. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang KPDDP, PPDDP melakukan peminjaman

berkas asli SPT ke KPDDP terlebih dahulu sesuai Prosedur Permohonan Berkas Asli

SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP (Lampiran III) sebelum diserahkan ke KPP.

5. KPDDP menindaklanjuti permintaan peminjaman berkas asli SPT dari PPDDP sesuai

dengan Prosedur Penyelesaian Peminjaman Berkas Asli SPT dari PPDDP (Lampiran

VI).

6. PPDDP menindaklanjuti Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT oleh KPP

tempat Wajib Pajak terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Peminjaman

Berkas Asli Surat Pemberitahuan (SPT) di PPDDP (Lampiran II).

7. Pegawai KPP tempat Wajib Pajak terdaftar yang ditunjuk oleh Kepala Kantor

mengambil berkas asli SPT yang dipinjam ke PPDDP dengan membawa Surat

Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dan Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli

SPT.

8. Peminjam berkas mengembalikan berkas asli SPT yang dikelola PPDDP melalui KPP

tempat WP terdaftar.


mengembalikan berkas asli SPT ke PPDDP dengan membawa Surat Tugas

Pengembalian Berkas Asli SPT.

LAMPIRAN I

Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016

-9-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

10. PPDDP menindaklanjuti berkas SPT yang dikembalikan oleh KPP WP Pemilik SPT

terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli Surat

Pemberitahuan (SPT) di PPDDP (Lampiran XI).

11. Dalam hal penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak Ketiga, PPDDP

melakukan pengembalian berkas asli SPT yang dikembalikan oleh KPP ke Gudang

Pihak Ketiga sesuai dengan Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang Pihak

Ketiga (Lampiran XIII).

12. Dalam hal penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang KPDDP, PPDDP

melakukan pengembalian berkas asli SPT yang dikembalikan oleh KPP ke KPDDP

sesuai dengan Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang KPDDP (Lampiran

XII).

13. KPDDP menindaklanjuti pengembalian berkas asli SPT dari PPDDP sesuai dengan

Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli SPT yang Dipinjam oleh PPDDP

(Lampiran XV).

14. Proses selesai.

-10-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

C. Bagan Arus (Flowchart):

Alur Proses Peminjaman dan Pengembalian Berkas Asli SPT yang dikelola PPDDP di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak

P

ro

se

s P

em

injm

an

an

B

erka

s A

sli S

PT

P

ro

se

s P

en

ge

mb

alia

n B

erka

s A

sli S

PT

Gudang Pihak KetigaKPDDPPPDDPKPP tempat WP

Terdaftar Peminjam Berkas

Selesai

Berkas SPTPengembalian berkas asli

SPT ke PPDDP

Berkas asli SPT

Pengembalian berkas asli

SPT ke KPP

Mulai

Berkas asli SPT

Pengajuan

peminjaman

berkas asli SPT ke

KPP WP terdaftar

Pengajuan permohonan

peminjaman berkas asli

SPT ke PPDDP/KPDDP

Prosedur Penyelesaian

permohonan peminjaman

berkas asli SPT

Prosedur pengambilan

berkas asli SPT yang

Disimpan di Gudang

Pihak Ketiga


permohonan peminjaman

berkas asli SPT dari

PPDDP

Prosedur permohonan

peminjaman berkas asli

SPT yang Disimpan di

Gudang KPDDP

di Relokasi?Gudang Pihak

Ketiga?Tidak

Ya

Tidak

Melakukan pengambilan

berkas asli SPT

Prosedur penyelesaian

pengembalian berkas asli

SPT di PPDDP



SPT ke Gudang Pihak

Ketiga



SPT yang dipinjam oleh

PPDDP

Disimpan di

Gudang

PPDDP?

Gudang Pihak

Ketigai?

Ya



SPT ke Gudang KPDDP

Melakukan pengembalian

berkas asli SPTYa

TidakTidak

Ya

Selesai

Selesai

-11-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

ALUR PROSES PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SPT YANG

DIKELOLA KPDDP DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

A. Deskripsi:

Alur proses ini menguraikan gambaran besar alur proses peminjaman dan pengembalian

berkas asli SPT yang dikelola KPDDP oleh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal

Pajak sebagai Peminjam Berkas. Proses dimulai dari permohonan peminjaman berkas asli

SPT ke KPP tempat WP terdaftar sampai dengan pengembalian berkas asli SPT ke

KPDDP.

B. Alur Proses:

1. Peminjam berkas mengajukan peminjaman berkas asli SPT yang dikelola KPDDP

melalui KPP tempat WP terdaftar dengan menyampaikan Surat Permohonan

Peminjaman Berkas Asli SPT ke KPP tempat WP terdaftar dengan menjelaskan alasan

dan jangka waktu peminjaman.

2. Dalam hal berkas asli SPT diolah oleh KPDDP, KPP tempat WP terdaftar mengajukan

permohonan peminjaman berkas asli SPT ke KPDDP.

3. KPDDP menindaklanjuti Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT oleh KPP

tempat Wajib Pajak terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Peminjaman

Berkas Asli Surat Pemberitahuan (SPT) di KPDDP (Lampiran V).


mengambil berkas asli SPT yang dipinjam ke KPDDP dengan membawa Surat

Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dan Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli

SPT.

5. KPP tempat WP terdaftar menindaklanjuti berkas SPT yang dipinjam kepada Peminjam

Berkas sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Permintaan Peminjaman di KPP.

6. Peminjam berkas mengembalikan berkas SPT yang dikelola KPDDP melalui KPP



mengembalikan berkas fisik SPT ke KPDDP dengan membawa Surat Tugas

Pengembalian Berkas Asli SPT.

8. KPDDP menindaklanjuti berkas SPT yang dikembalikan oleh KPP WP Pemilik SPT

terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli Surat

Pemberitahuan (SPT) di KPDDP (Lampiran XIV).

9. Proses selesai.

-12-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


Alur Proses Peminjaman dan Pengembalian Berkas Asli SPT

yang dikelola KPDDP di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak

P

rose

s P

em

injm

an

an

Be

rka

s A

sli S

PT

P

rose

s P

en

ge

mb

alia

n B

erk

as

Asl

i SP

T

KPDDPKPP tempat WP

Terdaftar

Peminjam

Berkas

Selesai

Berkas asli SPT

Pengajuan

permohonan

peminjaman berkas

asli SPT ke PPDDP/

KPDDP

Berkas asli SPT

Pengajuan

peminjaman

berkas asli SPT ke

KPP WP terdaftar

Mulai

Berkas asli SPT

Pengembalian

berkas asli SPT ke

KPP

Pengembalian

berkas asli SPT ke

KPDDP

Prosedur

Penyelesaian

permohonan

peminjaman berkas

asli SPT di KPDDP

Prosedur

Penyelesaian

permohonan

peminjaman berkas

asli SPT di KPDDP

-13-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN II


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-14-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN

BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP

A. Deskripsi :

Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam menindaklanjuti

permohonan peminjaman berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak

terdaftar sebagai Peminjam Berkas.

B. Prosedur Kerja :

1. Kepala PPDDP menerima Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dari

Peminjam Berkas (KPP) kemudian mendisposisikan kepada Kepala Bidang Penerimaan

dan Penyimpanan Dokumen.

2. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menerima dan mendisposisikan

Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT kepada Kepala Seksi Penyimpanan

dan Peminjaman Dokumen untuk ditindaklanjuti.

3. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menerima disposisi Surat

Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT kemudian menugaskan petugas pelayanan

peminjaman memproses lebih lanjut.

4. Petugas Pelayanan Peminjaman memeriksa untuk memastikan SPT yang akan dipinjam

merupakan SPT yang diolah di PPDDP.

5. Dalam hal SPT tidak diolah di PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman membuat

konsep Surat Pemberitahuan bahwa SPT tidak diolah di PPDDP kepada Peminjam

Berkas, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen.

6. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep

Surat Pemberitahuan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan

Penyimpanan Dokumen.

7. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf konsep

Surat Pemberitahuan dan meneruskan kepada Kepala PPDDP.

8. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan.

9. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan Surat

Pemberitahuan kepada peminjam berkas sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian

Dokumen di PPDDP.

Lampiran II


-15-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

10. Dalam hal SPT diolah di PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan Inquiry

untuk mengetahui letak penyimpanan berkas.

11. Dalam hal SPT disimpan di gudang PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman

memberikan daftar berkas fisik yang akan dipinjam beserta lokasi penyimpanannya

kepada Admin Gudang.

12. Admin Gudang mengambil berkas asli berdasarkan Daftar Berkas Asli SPT yang akan

dipinjam, kemudian menyerahkannya ke Petugas Pelayanan Peminjaman. (lanjut ke

prosedur angka 16)

13. Dalam hal berkas asli disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Admin Gudang mengambil

berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan

di Gudang Pihak Ketiga. (lanjut ke prosedur angka 16)

14. Dalam hal SPT disimpan di KPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan

peminjaman berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur Permintaan Peminjaman Berkas

Asli SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP.

15. KPDDP menindaklanjuti permohonan tersebut sesuai dengan Prosedur Penyelesaian

Permohonan Peminjaman Berkas asli SPT di KPDDP. (lanjut ke prosedur angka 16)

16. Petugas Pelayanan Peminjaman menerima berkas asli SPT, kemudian memastikan

berkas asli SPT sesuai dengan daftar berkas asli yang akan dipinjam.

17. Petugas Pelayanan Peminjaman menyimpan sementara berkas asli SPT di tempat

penyimpanan sementara, kemudian membuat konsep Surat Pemberitahuan

Pengambilan Berkas asli SPT ke Peminjam Berkas, kemudian menyerahkannya ke

Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.


surat dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan

Dokumen.

19. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf konsep

surat dan meneruskan kepada Kepala PPDDP.

20. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Pemberitahuan Pengambilan

Berkas SPT, kemudian menyerahkannya ke Petugas Pelayanan Peminjaman.

21. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan Surat

Pemberitahuan Pengambilan Berkas SPT kepada Peminjam Berkas (SOP Tata Cara

Penyampaian Dokumen di PPDDP).

22. Peminjam berkas mengambil berkas asli SPT yang akan dipinjam dengan membawa

Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli SPT dari Kepala Kantor yang dilampiri Surat

Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT.

23. Petugas Pelayanan Peminjaman memeriksa keabsahan Surat Tugas Peminjam Berkas

Asli SPT yang dilampiri dengan Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT. Jika

tidak sah, petugas pelayanan peminjaman dapat menolak memenuhi permintaan

-16-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

peminjaman dengan persetujuan Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman

Dokumen.

24. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat salinan berkas asli SPT dan memeriksa

kesesuaian antara berkas asli SPT dengan salinannya, lembar demi lembar, kemudian

memberikan paraf pada setiap lembar salinannya.

25. Petugas Pelayanan Peminjaman memberikan berkas asli SPT dan salinannya kepada

Peminjam Berkas.

26. Peminjam Berkas memeriksa kesesuaian antara berkas asli SPT dan salinannya,

kemudian memberikan paraf pada setiap lembar salinan berkas jika telah sesuai dengan

berkas fisiknya.

27. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat Berita Acara Serah Terima Berkas sebanyak

dua lembar.

28. Peminjam Berkas dan Kepala Seksi Penyimpanan menandatangani Berita Acara Serah

Terima Berkas SPT dan masing–masing menyimpannya sebagai arsip dan bukti bahwa

peminjaman telah dilakukan.

29. Admin gudang menginput SPT yang sudah diserahkan kepada peminjam berkas pada

Aplikasi PPDDP.

30. Petugas Pelayanan Peminjaman mengarsipkan salinan berkas asli SPT, Berita Acara

Serah Terima Berkas, dan Surat Tugas Peminjaman Berkas serta berkas peminjaman

dari Peminjaman Berkas (Surat Tugas dan Surat Permohonan Peminjaman).

31. Proses selesai.

Jangka Waktu Penyelesaian :

a. Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli

SPT diterima dengan mempertimbangkan beban kerja di PPDDP dalam hal berkas

asli SPT disimpan di Gudang PPDDP.

b. Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah berkas asli SPT diterima PPDDP dengan

mempertimbangkan beban kerja di PPDDP dalam hal berkas asli SPT disimpan di

Gudang KPDDP atau Pihak Ketiga.

-17-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

C. Bagan Arus (Flowchart) :

PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP

Kepala PPDDP

Kepala Bidang

Penerimaan dan

Penyimpanan

Dokumen

Kepala Seksi

Penyimpanan dan

Peminjaman

Dokumen

Petugas Pelayanan Peminjaman Admin Gudang

Peminjam Berkas

(KPP tempat WP

terdaftar)

Surat Pemberitahuan

Pengambilan Berkas

SPT

Menyetujui dan

menandatangani

Surat Pemberitahuan

bahwa Berkas SPT

tidak diolah PPDDP

Menerima dan

mendisposisikan

Mulai

Surat Permohonan

Peminjaman Berkas

Surat Pemberitahuan

bahwa Berkas SPT

tidak diolah PPDDP

Surat Pemberitahuan

Pengambilan Berkas

Asli SPT

Ya

Menerima dan

mendisposisikan

Membuat Konsep Surat

Pemberitahuan ke

Peminjam Berkas

SPT diolah

PPDDP?

Membuat konsep Surat

Pemberitahuan ke Peminjam

bahwa Berkas SPT sudah dapat

diambil serta menyimpan Berkas

SPT Fisik yang akan dipinjam di

Tempat Penyimpanan Sementara

Prosedur

Pengambilan

Berkas Asli SPT

yang Disimpan di

Gudang Pihak

Ketiga

Memastikan SPT

tersebut diolah di

PPDDP dengan cara

memeriksa (check

berkas)

Meneliti dan memarafMelakukan inquiry

untuk mengetahui

letak penyimpanan

Berkas

Gudang

PPDDP?

Memberikan Daftar Berkas

SPT beserta lokasi

penyimpanannya

Menelaah dan memaraf

Menerima dan

mendisposisikan untuk

diproses lebih lanjut

Mengambil Berkas

Fisik berdasarkan

Daftar Berkas SPT

yang akan dipinjam

Tidak

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

PPDDP

Menatausahakan dan

mengirim ke Peminjam

Berkas

Menerima dan memastikan

berkas SPT sesuai dengan

permintaan peminjaman

Konsep Surat

Pemberitahuan Berkas

SPT tidak diolah PPDDP

Selesai

Gudang Pihak

Ketiga?

TIdak

YaTidak

Konsep Surat

Pemberitahuan

Pengambilan Berkas

Asli SPT

Berkas Asli SPT

Prosedur

Peminjaman

Berkas Asli SPT

yang Disimpan di

Gudang KPDDP

Menelaah dan memaraf Meneliti dan memaraf

Selesai

Menatausahakan dan


Berkas

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

PPDDP

Menyetujui dan

menandatangani

Ya

-18-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP

Admin GudangPetugas Pelayanan PeminjamanKepala Seksi Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen

Peminjam Berkas

(KPP tempat WP terdaftar)

Mengajukan pemohonan

pengambilan berkas

Menugaskan Petugas

Pelayanan Peminjaman untuk

meneliti keabsahan

Surat Tugas

Surat Permohonan

Pengambilan

Meneliti keabsahan

Sah?

Membuat Salinan Berkas

SPT

Menolak dengan

persetujuan Kepala Seksi

Ya Tidak

Memastikan setiap Salinan Berkas

sesuai dengan Berkas Asli SPT dan

memaraf setiap lembar salinan

berkas

Menyerahkan berkas asli SPT dan

salinannya untuk diperiksa


sesuai dengan Berkas Fisik Asli SPT

dan memaraf setiap lembar salinan

berkas

Membuat Berita Acara Serah Terima

Berkas

Menandatangani Berita Acara

Serah Terima Berkas

Berkas SPT dan Berita Acara

Serah Terima BerkasMenandatangani Berita Acara

Serah Terima Berkas

Menyerahkan berkas asli SPT dan Lembar

Kedua Berita Acara Serah Terima kepada

Peminjam

Berkas Asli SPT dan Berita

Acara Serah Terima Berkas

Menugaskan Admin Gudang untuk menginput

data SPT yang diserahkan dan menugaskan

Petugas Pelayanan Peminjaman untuk

menyerahkan berkas SPT dan Lembar Kedua

Berita Acara Serah Terima mengarsipkan

salinan berkas SPT dan Berita Acara Serah

Terima Berkas

Menginput data SPT yang telah

dipinjam ke sistem

Menyampaikan berita acara

dan Salinan Berkas

Menatausahakan dan

Mengarsipkan dokumen

Selesai

-19-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN III


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-20-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PERMOHONAN PEMINJAMAN

BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP

A. Deskripsi :


permohonan peminjaman berkas asli SPT dari KPP, dimana SPT yang dipinjam direlokasi ke

KPDDP. Berkas asli SPT yang dimaksud adalah berkas asli SPT. KPP yang dimaksud

adalah KPP tempat WP terdaftar.

B. Prosedur Kerja :

1. Petugas Pelayanan Peminjaman menindaklanjuti permohonan peminjaman berkas asli

SPT dari KPP dengan mencari letak penyimpan berkas asli SPT tersebut.

2. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan

Peminjaman mengambil berkas tersebut sesuai dengan SOP Tata Cara Pengambilan

Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.

3. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di gudang KPDDP, Petugas Pelayanan

Peminjaman membuat konsep Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT ke

KPDP disertai dengan hasil inquiry letak penyimpanan berkas.


surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan


5. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf

konsep surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala PPDDP.

6. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Permohonan

Peminjaman Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkan Petugas Pelayanan

Peminjaman untuk ditindaklanjuti.

7. Petugas Pelayanan Peminjaman mengirim Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli

SPT ke KPDDP sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di PPDDP dan

menatausahakannya.

8. Proses selesai.


Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli

SPT dari KPP diterima oleh PPDDP dengan mempertimbangkan beban kerja di

PPDDP.

Lampiran III


-21-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PERMOHONAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP

Kepala PPDDP

Kepala Bidang

Penerimaan dan

Penyimpanan

Dokumen

Kepala Seksi

Penyimpanan dan

Peminjaman

Dokumen

Petugas Pelayanan Peminjaman KPDDP

Menyetujui dan

menandatangani

Surat Peminjaman

Berkas Asli SPT

Mulai

Meneliti dan memaraf


Peminjam Berkas serta hasil

inquiry letak penyimpanan

Berkas Asli SPT


Menatausahakan dan

mengirimkan

Selesai

Gudang Pihak

Ketiga?

Konsep Surat Peminjam

Berkas Asli SPT ke

KPDDP

Prosedur

Pengambilan

Berkas Asli SPT

yang Disimpan di

Gudang Pihak

Ketiga

Ya

Tidak

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

PPDDP

Surat Peminjaman

Berkas Asli SPT

SOP Tata Cara

Penyelesaian

Peminjaman

Berkas Asli SPT di

PPDDP

-22-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN IV


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-23-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENGAMBILAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT)

YANG DISIMPAN DI GUDANG PIHAK KETIGA

A. Deskripsi :

Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam melakukan

pengambilan berkas fisik SPT yang yang disimpan di Gudang Pihak Ketiga sehubungan

dengan adanya relokasi berkas asli SPT dari PPDDP ke Gudang Pihak Ketiga.

B. Prosedur Kerja :

1. Petugas Pelayanan Peminjaman menindaklanjuti permohonan peminjaman berkas atau

permintaan salinan berkas asli SPT dengan melakukan inquiry untuk mengetahui letak


2. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang KPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman

melakukan peminjaman berkas ke KPDDP sesuai dengan Prosedur Permohonan

Peminjaman Berkas Asli SPT yang disimpan di Gudang KPDDP.

3. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan

Peminjaman memberitahukan kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman

Dokumen.

4. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menugaskan Petugas

Pelayanan Peminjaman untuk membuat konsep Surat Tugas Pengambilan Berkas

serta menugaskan Admin Gudang untuk menghubungi Petugas Gudang Pihak Ketiga

untuk menyiapkan Kemasan Berkas yang akan dipinjam.

5. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat Surat Tugas Pengambilan Berkas,

kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman

Dokumen.






8. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani Surat Pengantaran dan Surat Tugas

Pengantaran Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan

Peminjaman untuk ditindaklanjuti.

Lampiran IV


-24-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

9. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengarsip surat serta

menyerahkannya kepada Admin Gudang.

10. Admin Gudang membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT saat melakukan

pengambilan berkas asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga.

11. Petugas Gudang Pihak Ketiga mengecek Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT,

kemudian menyerahkan kemasan berkas asli SPT.

12. Admin Gudang membuka kemasan dan mengambil berkas asli SPT dan melakukan

penyegelan kembali.

13. Admin Gudang membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT sebanyak 2

lembar.

14. Admin Gudang dan Petugas Gudang Pihak Ketiga menandatangani Berita Acara

Penggantian Segel Kemasan SPT, kemudian Admin Gudang menyerahkan lembar

kedua Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT kepada Petugas Gudang Pihak

Ketiga.

15. Petugas Gudang Pihak Ketiga meletakkan kemasan SPT pada tempat penyimpanan

semula.

16. Admin Gudang membawa berkas asli SPT serta mentausahakan dan menyimpan

lembar pertama Berita Acara Penyegelan Kembali Kemasan.

17. Proses selesai.


Sesuai Penugasan.

-25-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENGAMBILAN BERKAS ASLI SPT YANG DISIMPAN DI GUDANG PIHAK KETIGA

Admin Gudang

Kepala Bidang

Penerimaan dan

Penyimpanan

Dokumen

Kepala PPDDPKepala Seksi Penyimpanan

dan Peminjaman DokumenPetugas Pelayanan Peminjaman

Petugas Gudang

Pihak Ketiga

Mulai

Meneliti dan memaraf konsep Surat

Pengantaran dan Surat Tugas

Pengantaran

Membawa berkas dan

menyampaikan ke Petugas

Gudang Pihak Ketiga

Menelaah dan

memaraf konsep surat


Pengantaran Pengembalian dan

Surat Tugas Pengantaran

Konsep Surat Tugas Pengambilan

Berkas Asli SPT

Prosedur

Penyelesaian

Peminjaman

Berkas Asli SPT di

PPDDP

Menatausahakan, menyimpan,

serta memberikan

Surat Tugas Pengambilan Berkas

SPT

Selesai

Prosedur

Penyelesaian

Permintaan

Salinan Berkas

Asli SPT di

PPDDP

Mulai

Mengecek Surat Tugas

Menyetujui dan menandatangani

konsep surat

Surat Tugas Pengambilan

Berkas Asli SPT

Menghubungi Petugas

Gudang Pihak Ketiga untuk

menyiapkan Kemasan

penyimpanan berkas yang

akan dipinjam

Menyiapkan Kemasan

Berkas

Menyerahkan kemasan

berkas

Menugaskan dan menunjuk untuk

melakukan pengambilan berkas

asli SPT

Melakukan inquiry

untuk mengetahui

letak penyimpanan

berkas asli SPT

Disimpan di Gudang

Pihak Ketiga?

Prosedur

Permohonan

Peminjaman Berkas

Asli SPT yang

Disimpan di Gudang

KPDDP

Tidak

Memberitahukan kepada

Kepala Seksi terkait letak

penyimpanan Berkas yang

akan dipinjam

Ya

Membuka kemasan,

mengambil Berkas SPT, dan

melakukan penyegelan

kembali

Membuat Berita Acara

Penggantian Segel Kemasan

dan menandatanganinya

Meneliti dan

menandatangani Berita

Acara

Berita Acara Penggantian

Segel Kemasan

Menyerahkan Lembar Kedua

Berita Acara


Segel Kemasan

Selesai

Berkas SPT

Membawa berkas asli SPT

serta menatausahakan dan

mengarsip Berita Acara

Meletakkan kemasan SPT

pada tempat penyimpanan

semula

Selesai

-26-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN V


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-27-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

TATA CARA PENYELESAIAN PEMINJAMAN

BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP

A. Deskripsi :

Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan KPDDP dalam menindaklanjuti

permohonan peminjaman berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak

terdaftar sebagai Peminjam Berkas. Selain itu, permohonan peminjaman berkas asli SPT

juga dapat diajukan oleh PPDDP sehubungan dengan relokasi SPT dari PPDDP ke

KPDDP.

B. Prosedur Kerja :

1. Kepala KPDDP menerima Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dari KPP

atau Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dan hasil inquiry letak

penyimpanan berkas asli SPT dari PPDDP, kemudian mendisposisikan kepada Kepala

Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen.

2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima disposisi surat

permohonan peminjam berkas dari KPP atau PPDDP, kemudian menugaskan Admin

Gudang memproses lebih lanjut.

3. Dalam hal peminjam berkas SPT adalah PPDDP, Admin Gudang menyerahkan daftar

berkas SPT yang akan dipinjam ke Petugas Gudang. (lanjut prosedur huruf 11)

4. Dalam hal peminjam berkas SPT adalah KPP, Admin Gudang memeriksa untuk

memastikan SPT yang akan dipinjam merupakan SPT yang diolah di KPDDP.

5. Dalam hal SPT tidak diolah di KPDDP, Admin Gudang membuat konsep Surat

Pemberitahuan bahwa SPT tidak diolah di KPDDP kepada KPP, kemudian

menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.

6. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan memaraf konsep

Surat Pemberitahuan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan


7. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan,

kemudian menyerahkan kepada Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen untuk

ditindaklanjuti.

8. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan Surat Pemberitahuan kepada KPP

sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di KPDDP.

Lampiran V


-28-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

9. Dalam hal SPT diolah di KPDDP, Admin Gudang melakukan inquiry untuk mengetahui

letak penyimpanan berkas yang akan dipinjam oleh KPP.

10. Admin Gudang memberikan daftar berkas asli yang akan dipinjam kepada Petugas

Gudang.

11. Petugas Gudang mengambil berkas asli ke dalam lemari penyimpanan berdasarkan

daftar berkas asli yang akan dipinjam oleh KPP atau PPDDP, kemudian menyerahkan

berkas asli SPT kepada kepada Admin Gudang.

12. Admin Gudang menerima berkas asli SPT, kemudian memastikan berkas asli SPT

sesuai dengan daftar berkas asli yang akan dipinjam oleh KPP atau PPDDP.

13. Untuk berkas asli SPT yang akan dipinjam oleh PPDDP, Admin Gudang membuat

salinan berkas asli SPT tersebut, meneliti untuk memastikan kesesuaian salinan

dengan berkas asli SPT, kemudian memaraf setiap lembarnya.

14. Admin Gudang membuat konsep Surat Pengiriman dan Berita Acara Penyerahan,

menandatangani Berita Acara Penyerahan, kemudian menyerahkannya ke Kepala

Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.

15. Kepala Seksi meneliti dan memaraf Surat Pengiriman, menandatangani Berita Acara

Penyerahan, memastikan salinan sesuai dengan berkas asli, kemudian

menyerahkannya ke Kepala KPDDP.

16. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pengiriman Berkas SPT

dan menyerahkan Surat Pengiriman, Berita Acara Penyerahan, berkas asli dan salinan

ke Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.

17. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menugaskan Admin Gudang

untuk menatausahakan dan mengirim Surat Pengiriman, Berita Acara Penyerahan, dan

berkas asli SPT ke PPDDP sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di

KPDDP; serta menugaskan Petugas Gudang untuk menginput data SPT di Aplikasi

KPDDP.

18. Untuk berkas asli SPT yang akan dipinjam oleh KPP, Admin Gudang menyimpan

sementara berkas asli SPT di tempat penyimpanan sementara, kemudian membuat

konsep Surat Pemberitahuan Pengambilan Berkas SPT ke Peminjam Berkas,

kemudian menyerahkannya ke Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.


surat dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan

Dokumen.

20. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan

Pengambilan Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya ke Admin Gudang.

21. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan Surat Pemberitahuan Pengambilan

Berkas SPT kepada KPDDP (SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di PPDDP).

-29-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

22. Peminjam berkas mengambil berkas asli SPT yang akan dipinjam dengan membawa

Surat Tugas Peminjaman Berkas dari Kepala Kantor yang dilampiri Surat Permohonan

Peminjaman Berkas.

23. Admin Gudang memeriksa keabsahan Surat Tugas Peminjam Berkas yang dilampiri

dengan Surat Permohonan Peminjaman Berkas. Jika tidak sah, petugas pelayanan

peminjaman dapat menolak memenuhi permintaan peminjaman dengan persetujuan

Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.

24. Admin Gudang membuat salinan berkas asli SPT dan memeriksa kesesuaian antara

berkas asli SPT dengan salinannya, lembar demi lembar, kemudian memberikan paraf

pada setiap lembar salinannya.

25. Admin Gudang memberikan berkas asli SPT dan salinannya kepada Peminjam Berkas

(KPP).

26. Peminjam Berkas memeriksa kesesuaian antara berkas asli SPT dan salinannya,

kemudian memberikan paraf pada setiap lembar salinan berkas jika telah sesuai

dengan berkas fisiknya.

27. Admin Gudang membuat Berita Acara Serah Terima Berkas sebanyak dua lembar.

28. Peminjam Berkas dan Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen

menandatangani Berita Acara Serah Terima Berkas SPT dan masing–masing

menyimpannya sebagai arsip dan bukti bahwa peminjaman telah dilakukan.

29. Admin Gudang mengarsipkan salinan berkas asli SPT, Berita Acara Serah Terima

Berkas, dan Surat Tugas Peminjaman Berkas.

30. Petugas Gudang menginput SPT yang sudah diserahkan kepada peminjam berkas di

dalam Aplikasi KPDDP.

31. Proses selesai.


Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT

diterima dengan mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.

-30-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP

Kepala KPDDP

Kepala Seksi

Pemeliharaan dan

Pelayanan Dokumen

Admin Gudang Petugas Gudang

Peminjam Berkas

(KPP tempat WP

terdaftar)

Menyetujui dan

menandatangani

Surat Pemberitahuan bahwa

Berkas Asli SPT tidak diolah

PPDDP

Menerima

dan

mendisposisikan

Mulai

Surat Permohonan

Peminjaman Berkas

Surat Pemberitahuan

bahwa Berkas SPT

tidak diolah PPDDP

Surat Pemberitahuan

Pengambilan Berkas

Asli SPT

Ya


Pemberitahuan ke

Peminjam Berkas

SPT diolah

KPDDP?


Pemberitahuan ke Peminjam bahwa

berkas asli SPT sudah dapat diambil

serta menyimpan Berkas SPT Fisik

yang akan dipinjam di Tempat

Penyimpanan Sementara

Memastikan SPT

tersebut diolah di

KPDDP dengan cara

memeriksa (check

berkas)

Melakukan inquiry

untuk mengetahui

letak penyimpanan

Berkas

Memberikan Daftar Berkas

Asli SPT yang akan

dipinjam

Menerima dan



Mengambil Berkas

Fisik berdasarkan

Daftar Berkas Asli

SPT yang akan

dipinjam

Tidak

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

KPDDP

Menatausahakan dan

mengirim berkas

Menerima dan memastikan

berkas asli SPT sesuai

dengan permintaan

peminjaman

Konsep Surat

Pemberitahuan Berkas

SPT tidak diolah PPDDP

Selesai

Konsep Surat

Pemberitahuan

Pengambilan Berkas

SPT

Berkas Asli SPT yang

akan dipinjam KPP


Surat Pemberitahuan

Pengambilan Berkas Asli SPT

Meneliti dan memarafMenyetujui dan

menandatangani

Menatausahakan dan

mengirim

Selesai

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

KPDDP

-31-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP

Petugas GudangAdmin GudangKepala Seksi Pemeliharaan dan

Pelayanan Dokumen

Peminjam Berkas

(KPP tempat WP terdaftar)

Mengajukan pemohonan

pengambilan berkas

Menugaskan Petugas


meneliti keabsahan

Surat Tugas

Surat Permohonan

Pengambilan

Meneliti keabsahan

Sah?


SPT

Menolak dengan

persetujuan Kepala Seksi

Ya Tidak


sesuai dengan berkas asli SPT dan

memaraf setiap lembar salinan

berkas

Menyerahkan Berkas asli SPT dan

salinannya untuk diperiksa


sesuai dengan Berkas Asli SPT dan

memaraf setiap lembar salinan berkas

Membuat Berita Acara Serah Terima

Berkas


Serah Terima Berkas


Acara Serah Terima BerkasMenandatangani Berita Acara

Serah Terima Berkas

Menyerahkan berkas asli SPT dan Lembar

Kedua Berita Acara Serah Terima kepada

Peminjam


Acara Serah Terima Berkas

Menugaskan Petugas Gudang untuk

menginput data SPT yang diserahkan dan

menugaskan Admin Gudang untuk

menyerahkan berkas asli SPT dan Lembar

Kedua Berita Acara Serah Terima

mengarsipkan salinan berkas asli SPT dan

Berita Acara Serah Terima Berkas

Menyampaikan berita acara

dan Salinan Berkas

Menatausahakan dan

Mengarsipkan dokumen

Menginput data atas SPT yang

dipinjam pada aplikasi

Selesai

-32-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN VI


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-33-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN

BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DARI PPDDP

A. Deskripsi :


permohonan peminjaman berkas asli SPT dari PPDDP. Berkas asli SPT yang dimaksud

adalah berkas asli SPT. KPP yang dimaksud adalah KPP tempat WP terdaftar.

B. Prosedur Kerja :

1. Kepala Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan menerima Surat

Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dari PPDDP, kemudian mendisposisikannya

kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.

2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima dan menugaskan

Admin Gudang untuk menindaklanjutinya.

3. Admin Gudang melakukan inquiry letak penyimpanan berkas asli SPT, kemudian

memberikan hasil inquiry letak penyimpanan berkas asli SPT berserta Surat

Permohonan Berkas Asli SPT ke Petugas Gudang.

4. Petugas Gudang mengambil berkas asli SPT sesuai Daftar Berkas Asli SPT yang akan

dipinjam, kemudian menyerahkannya ke Admin Gudang.

5. Admin Gudang membuka kemasan, mengambil berkas asli SPT, membuat salinan

berkas asli SPT dan memeriksa kesesuaian antara berkas asli SPT dengan salinannya,

lembar demi lembar, kemudian memberikan paraf pada setiap lembar salinannya serta

melakukan penyegelan kembali.


lembar.

7. Admin Gudang dan Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen

menandatangani Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT serta memaraf setiap

lembar salinan berkas asli SPT.

8. Admin Gudang membuat konsep Surat Pengiriman Berkas Asli SPT dan Surat

Keterangan Penyerahan Berkas Asli SPT ke PPDDP, menandatangani Surat

Keterangan Penyerahan Berkas SPT, kemudian menyerahkannya ke Kepala Seksi

Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.

Lampiran VI


-34-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


surat pengantar dan menandatangani Surat Keterangan Penyerahan Berkas Asli SPT,

kemudian menyerahkannya kepada Kepala KPDDP.

10. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pengiriman Berkas Asli

SPT, kemudian menyerahkan Surat Pengiriman Berkas Asli SPT dan Surat Keterangan

Penyerahan Berkas Asli SPT ke Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen

untuk ditindaklanjuti.


untuk mengirim, menatausahkan, dan mengarsip berkas serta menugaskan Petugas

Gudang untuk menginput data SPT yang dipinjam oleh PPDDP.

12. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan Surat Pengiriman Berkas Asli SPT,

Berita Acara Penyerahan Berkas, dan Berkas Asli SPT ke PPDDP (SOP Tata Cara

Penyampaian Dokumen di KPDDP).

13. Petugas gudang menginput SPT yang sudah diserahkan kepada peminjam berkas

pada aplikasi di KPDDP.

14. Proses selesai.


Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli

SPT dari PPDDP diterima KPDDP, dengan mempertimbangkan beban kerja di

KPDDP.

-35-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DARI PPDDP

PPDDP Kepala KPDDPKepala Seksi Pemeliharaan

dan Pelayanan DokumenAdmin Gudang Petugas Gudang

Menerima

dan

mendisposisikan

Menerima dan



Mengambil Berkas

Asli SPT berdasarkan

Daftar Berkas Asli

SPT yang akan

dipinjam

Mulai

Surat Permohonan

Peminjaman Berkas

beserta inquiry letak

penyimpanan berkas

Membuka kemasan dan

mengambil berkas asli SPT

sesuai dengan permintaan

peminjaman


akan dipinjam PPDDP

Membuat salinan berkas SPT,

memastikan tiap lembarnya

sama dengan SPT asli,

memaraf per lembarnya, serta

menyegel kemasan kembali

Prosedur Permohonan

Peminjaman Berkas

Asli SPT yang

disimpan di Gudang

KPDDP

Memberikan Daftar Berkas Asli

SPT yang akan dipinjam

beserta inquiry letak berkas

disimpan

Surat Permohonan

Peminjaman Berkas beserta


berkas


Penggantian Segel Kemasan,

menandatanganinya, serta

menyerahkan salinan berkas

dan BA ke Kasi

Memaraf salinan berkas dan

menandatangani dan Berita

Acara Penggantian Segel

Kemasan

Salinan berkas asli SPT dan


Segel Kemasan

Selesai

Menatausahakan dan

mengarsipkan

Membuat Konsep Konsep

Surat Pengantar serta

menandatangani Surat

Keterangan Penyerahan

Berkas Asli SPT

Salinan Berkas Asli dan Berita


Kemasan

Berkas asli SPT

Meneliti dan memaraf Konsep

Surat Pengantar serta

menandatangani Surat


Berkas

Menyetujui dan

menandatangani konsep

Surat Pengantar

Konsep Surat Pengantar,

Surat Keterangan Penyerahan

Berkas, dan Berkas Asli SPT

Menatausahkan dan

Mengarsipkan

Menginput data SPT

yang dipinjam PPDDP

ke aplikasi

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

KPDDP

Menugaskan Admin Gundang

untuk mengirim,

menatausahkan, dan

mengarsip berkas serta

Petugas Gudang untuk

menginput pada aplikasi

Mengirim Surat Pengantar, Surat

Keterangan Penyerahan Berkas, dan

Berkas Asli serta menyerahkan Surat

Pengantar, Salinan Surat Keterangan

Penyerahan Berkas, dan Salinan Berkas

Asli ke Petugas Gudang

Surat Pengantar, Surat


Berkas, dan Berkas Asli

SPT

Selesai

Surat Pengantar, Surat


Berkas, dan Berkas Asli

SPT

-36-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN VII


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-37-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP

A. Deskripsi :


permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak terdaftar.

B. Prosedur Kerja :

1. Kepala PPDDP menerima surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT dari

Pemohon dan mendisposisikan kepada Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan

Dokumen.

2. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menerima, meneliti dan

mendisposisikan surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT kepada Kepala

Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.

3. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menerima, meneliti disposisi

dan menugaskan Petugas Pelayanan Peminjaman untuk menindaklanjutinya.

4. Petugas Pelayanan Peminjaman mengecek apakah SPT tersebut diolah di PPDDP dan

ketersediaan image SPT pada aplikasi Document Management System (DMS).

5. Dalam hal SPT tidak diolah di PPDDP atau image SPT sudah dapat dilihat pada

aplikasi DMS, Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep surat pemberitahuan

ke Pemohon dan menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen.


surat pemberitahuan dan meneruskannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan



konsep surat pemberitahuan dan meneruskannya kepada Kepala PPDDP.

8. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani surat pemberitahuan ke Pemohon.

9. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan surat pemberitahuan dan

mengirimkan surat pemberitahuan SPT tidak diolah di PPDDP atau Surat

Pemberitahuan image SPT telah tersedia di DMS ke Pemohon (SOP Tata Cara


Lampiran VII


-38-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

10. Dalam hal SPT diolah di PPDDP dan image SPT belum dapat dilihat pada aplikasi

DMS, Petugas Pelayanan Peminjaman mencari letak penyimpanan berkas asli SPT.

11. Dalam hal SPT telah selesai diolah oleh PPDDP, akan tetapi image SPT belum dapat

diakses oleh KPP, Pegawai PPDDP membuat salinan berkas asli SPT dengan

mencetak image SPT melalui aplikasi DMS dan membubuhi cap kantor.

12. Dalam hal Berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan

Peminjaman melakukan pengambilan berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur

Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.

13. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang KPDDP, Petugas Pelayanan

Peminjaman membuat surat permintaan salinan berkas asli SPT sesuai dengan

Prosedur Permintaan Salinan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP.

14. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman

memberikan daftar permintaan salinan SPT ke Admin Gudang.

15. Admin Gudang mengambil berkas asli SPT sesuai dengan daftar permintaan salinan

berkas, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan Peminjaman.

16. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat salinan berkas asli SPT, memastikan setiap

lembarnya sesuai dengan berkas asli SPT, kemudian memaraf setiap lembarnya.

17. Petugas Pelayanan Peminjaman memastikan kembali salinan berkas asli SPT sesuai

dengan permohonan permintaan salinan bekas asli SPT.

18. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep surat pengantar pengiriman berkas

dan menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen

beserta salinan berkas asli SPT-nya.

19. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen melegalisir salinan berkas SPT

setiap lembarnya dengan memberi paraf kemudian meneliti dan memaraf konsep surat

pengantar pengiriman berkas dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan

dan Penyimpanan Dokumen.


konsep surat pengantar pengiriman berkas dan meneruskannya kepada Kepala

PPDDP.

-39-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

21. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani surat pengantar pengiriman berkas.

22. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan surat pengiriman

berkas beserta salinan berkas asli SPT ke Pemohon (melalui SOP Tata Cara

Penyampaian Dokumen di PPDDP.

23. Proses Selesai.


a. Surat Pemberitahuan diterbitkan paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat

Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima dengan mempertimbangkan beban kerja

di PPDDP.

b. Penyelesaian permintaan salinan paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat

Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima apabila berkas asli SPT disimpan di

Gudang PPDDP.

c. Penyelesaian permintaan salinan paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Salinan Berkas

diterima dari KPDDP apabila berkas asli SPT disimpan di Gudang KPDDP atau Pihak

Ketiga.

-40-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT DI PPDDP

Admin Gudang

Kepala Bidang

Penerimaan dan

Penyimpanan Dokumen

Petugas Pelayanan PeminjamanKepala PPDDP

Kepala Seksi

Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen

KPP tempat WP

terdaftar (Pemohon)

Mulai

Surat Permintaan

Salinan Berkas SPTSOP Tata Cara

Penerimaan Dokumen

di PPDDP

Menerima dan

mendisposisikan

Menerima,

meneliti dan

mendisposisikan

Menerima, meneliti

dan menugaskan

Petugas Pelayanan

Peminjaman untuk

menindaklanjutinya

Memastikan SPT tersebut

diolah di PPDDP dengan

cara memeriksa (check

berkas)

SPT diolah di

PPDDP?

SPT disimpan

di Gudang

Pihak Ketiga?

Membuat konsep

surat

pemberitahuan ke

Pemohon SPT sudah

dapat dilihat di

DMS?

Ya

Tidak

Memberikan daftar

permintaan salinan

Berkas SPT

Melakukan inquiry

untuk mengetahui

letak penyimpanan

berkas

SPT disimpan

di PPDDP?

Prosedur Pengambilan


Disimpan di Gudang

Pihak Ketiga

Ya

memastikan salinan

berkas SPT sesuai

dengan permohonan

permintaan salinan

berkas SPT

Mengambil Berkas

SPT

Berkas SPT

Membuat Konsep

Surat Pengantar

Pengiriman Berkas

Konsep Surat

Pengantar dan

Salinan Berkas

SPT

Menyetujui dan

menandatangani


konsep Surat Pengantar


konsep Surat Pengantar

serta memaraf Salinan

Berkas setiap lembarnya

Surat Pengantar dan

Salinan Berkas SPT

Surat Pengantar

dan Salinan Berkas

SPTMenatausahakan dan

mengirim Berkas

Tidak

Konsep Surat

Pemberitahuan

Tidak

Ya

Meneliti dan

memaraf

Menyetujui dan

menandatangani

Menelaah dan

memaraf

Surat Pemberitahuan

Selesai

Menatausahakan dan

mengirimkan

Surat Pemberitahuan

bahwa SPT tidak diolah

di PPDDP

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

PPDDP

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di PPDDP

Selesai

Surat Pemberitahuan

bahwa image SPT

tersedia di DMS

Prosedur Permintaan

Salinan Berkas SPT

ke KPDDP

Tidak


dan memaraf salinan

setiap lembarnya

Ya

-41-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN VIII


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-42-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PERMINTAAN SALINAN

BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) KE KPDDP

A. Deskripsi :


permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan ke KPDDP dikarenakan berkas asli SPT

PPDDP di relokasi ke KPDDP.

B. Prosedur Kerja :

1. Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan inquiry untuk mengetahui letak



Peminjaman melakukan pengambilan berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur

Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.


Peminjaman membuat konsep surat permintaan salinan berkas SPT beserta hasil

inquiry, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen.


surat permintaan salinan berkas asli SPT dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang

Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen.


konsep surat permintaan salinan berkas asli SPT dan meneruskannya kepada Kepala

PPDDP.

6. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani surat permintaan salinan berkas.

7. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan surat permintaan

salinan berkas asli SPT beserta hasil inquiry ke KPDDP (melalui SOP Tata Cara


8. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan surat permintaan

salinan berkas asli SPT beserta hasil inquiry ke KPDDP (melalui SOP Tata Cara


9. Proses selesai.


Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima

dengan mempertimbangkan beban kerja di PPDDP.

Lampiran VIII


-43-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT KE KPDDP

KPDDP

Kepala Bidang

Penerimaan dan

Penyimpanan Dokumen

Petugas Pelayanan PeminjamanKepala PPDDP

Kepala Seksi

Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen

SPT disimpan

di Gudang

Pihak Ketiga?

Prosedur Pengambilan


Disimpan di Gudang

Pihak Ketiga

Membuat konsep

Surat Permintaan

Salinan Berkas Asli

SPT ke KPDDP serta

hasil inquiry letak

penyimpanan

Tidak

Konsep Surat Permintaan

Salinan Berkas Asli SPT

serta hasil inquiry letak

penyimpanan

Menyetujui dan

menandatangani

Menelaah dan

memaraf

Meneliti dan

memaraf


Salinan Berkas SPT serta

hasil inquiry letak

penyimpanan

Menatausahakan dan


Berkas

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di

PPDDP

Selesai


Salinan Berkas Asli SPT serta

hasil inquiry letak penyimpanan

Prosedur

Penyelesaian

Permintaan

Salinan Berkas

Asli SPT di

KPDDP

Ya

Mulai

-44-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN IX


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-45-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN


A. Deskripsi :


permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP.

B. Prosedur Kerja :

1. Kepala KPDDP menerima surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT dari

Pemohon dan mendisposisikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan

Dokumen.

2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima, meneliti disposisi dan

menugaskan Admin Gudang untuk menindaklanjutinya.

3. Admin Gudang mengecek apakah SPT tersebut diolah di KPDDP dan ketersediaan

image SPT pada aplikasi DMS.

4. Dalam hal SPT tidak diolah di KPDDP atau image SPT sudah dapat dilihat pada

aplikasi DMS, Admin Gudang membuat konsep surat pemberitahuan ke Pemohon dan



surat pemberitahuan dan meneruskannya kepada Kepala KPDDP.

6. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani surat pemberitahuan ke Pemohon.

7. Admin Gudang menatausahakan surat pemberitahuan SPT tidak diolah di KPDDP atau

Surat Pemberitahuan bahwa image SPT telah tersedia di DMS dan mengirimkannya ke

Pemohon (SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di KPDDP).

8. Dalam hal SPT diolah di KPDDP dan image SPT belum dapat dilihat pada aplikasi

DMS, Admin Gudang menyerahkan daftar permintaan salinan berkas kepada Petugas

Gudang.

9. Petugas Gudang mengambil berkas asli SPT sesuai dengan daftar permintaan salinan

berkas, kemudian menyerahkannya kepada Admin Gudang.

10. Admin Gudang membuat salinan berkas asli SPT, memastikan salinan berkas SPT

sesuai dengan permohonan permintaan salinan berkas asli SPT, serta memaraf setiap

lembarnya.

11. Admin Gudang membuat konsep surat pengantar pengiriman berkas dan

menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen beserta

salinan berkas SPT-nya.

Lampiran IX


-46-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

12. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen melegalisir salinan berkas asli

SPT setiap lembarnya dengan memberi paraf kemudian meneliti dan memaraf konsep

surat pengantar pengiriman berkas dan menyerahkannya kepada Kepala KPDDP.

13. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani surat pengantar pengiriman berkas.

14. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan surat pengiriman berkas beserta

salinan berkas SPT ke Pemohon (melalui SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di

KPDDP).

15. Proses selesai.


Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima

dengan mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.

-47-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


TATA CARA PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT DI KPDDP

Petugas GudangKepala KPDDP

Kepala Seksi

Pemeliharaan dan

Pelayanan Dokumen

Admin GudangKPP tempat WP

terdaftar (Pemohon)

Surat Permintaan

Salinan Berkas SPT

Mulai

SOP Tata Cara

Penerimaan

Dokumen di

KPDDP

Menerima disposisi, meneliti

dan menugaskan Petugas


menindaklanjutinya

Menatausahakan dan

mengirimkan

Memastikan kembali salinan

berkas SPT sesuai dengan

permohonan permintaan

salinan berkas SPT

Membuat konsep surat

pengantar pengiriman berkas

Konsep surat pengantar

pengiriman berkas dan

salinan berkas SPT

SOP Tata Cara

penyampaian

Dokumen di

KPDDP

Menyetujui dan

menandatangani

Melegalisir Salian berkas

dengan memaraf setiap

lembarnya, serta meneliti

dan memaraf konsep Surat

Pengantar

surat pemberitahuan

beserta salinan berkas

SPT

Surat pengantar


salinan berkas SPT

Ya

Tidak

Memastikan SPT tersebut

diolah di PPDDP dengan

cara memeriksa (check

berkas)

SPT sudah

dapat dilihat di

DMS?

Melakukan inquiry untuk

mengetahui letak

penyimpanan berkas

SPT diolah di

PPDDP?

Membuat konsep

surat pemberitahuan

ke Pemohon

Menyerahkan daftar

permintaan salinan serta hasil


Mengambil berkas

sesuai daftar

permintaan

Menyalin berkas,

memastikan Salinan

sesuai dengan Berkas

Asli serta memaraf

setiap lembarnya

Berkas Asli SPT

Selesai

Tidak

Konsep Surat

Pemberitahuan dan

Salinan Berkas SPTMeneliti dan memaraf

Menyetujui dan

menandatangani

Surat Pemberitahuan

dan Salinan Berkas

SPT

Ya

Menatausahakan dan

mengirimkan

Selesai

SOP Tata Cara

penyampaian

Dokumen di

KPDDP

Surat Pemberitahuan

SPT tidak diolah di

KPDDP

Surat Pemberitahuan

bahwa image SPT

sudah ada di DMS

-48-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN X


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-49-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN

BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DARI PPDDP

A. Deskripsi :


permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan oleh PPDDP sehubungan dengan

adanya proses relokasi SPT dari PPDDP ke KPDDP.

B. Prosedur Kerja :

1. Kepala KPDDP menerima surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT dari

PPDDP dan mendisposisikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan

Dokumen.

2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima, meneliti disposisi dan

menugaskan Admin Gudang untuk menindaklanjutinya.

3. Admin Gudang membuka kemasan, mengambil berkas SPT, membuat salinan berkas

SPT.

4. Admin Gudang memastikan salinan berkas SPT sesuai dengan permohonan pemintaan

salinan berkas asli SPT, memasukkan berkas asli SPT ke kemasan, dan menyegel

kembali kemasan.

5. Admin Gudang membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan.


menandatangani Berita Acara Penggantian Segel Kemasan.

7. Admin Gudang menyerahkan kemasan SPT ke Petugas Gudang untuk diletakkan pada

tempat penyimpanan semula.

8. Admin Gudang membuat konsep surat pengantar pengiriman berkas dan memaraf

salian berkas asli SPT kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan

dan Pelayanan Dokumen.

9. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen melegalisir salinan berkas asli

SPT setiap lembarnya dengan memberi paraf kemudian meneliti dan memaraf konsep

surat pengantar pengiriman berkas dan menyerahkannya kepada Kepala KPDDP.

10. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani surat pengantar pengiriman berkas.

Lampiran X


-50-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

11. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan surat pengiriman berkas beserta

salinan berkas asli SPT ke PPDDP (melalui SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di

KPDDP).

12. Proses selesai.


Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permintaan Salinan Berkas SPT diterima

dengan mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.

-51-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT DARI PPDDP

Petugas GudangKepala KPDDP

Kepala Seksi

Pemeliharaan dan

Pelayanan Dokumen

Admin Gudang PPDDP

Surat Permohoan

Permintaan Salinan

Berkas Asli SPT

Mulai

SOP Tata Cara

Penerimaan

Dokumen di

KPDDP

Menerima disposisi, meneliti

dan menugaskan Petugas


menindaklanjutinya

Memastikan kembali salinan

berkas SPT, memasukkan

berkas asli SPT ke kemasan,

dan menyegel kembali

kemasan

Menyerahkan daftar

permintaan salinan serta hasil


Mengambil kemasan

SPT

Kemasan SPT

Prosedur

Permintaan

Salinan Berkas

Asli SPT ke

KPDDP

Membuka kemasan,

mengambil berkas, dan

membuat salinan

berkas asli SPT


Penggantian Segel Kemasan,

menandatanganinya, dan

menyerahkan ke Kasi


Penggantian Segel Kemasan

dan memaraf salinan berkas

asli SPT menyerahkan ke

Admin Gudang


Segel Kemasan

Menyerahkan kemasan ke

Petugas Gudang dan

Mengarsip BA

Kemasan berkas

asli SPT

Meletakkan kemasan

pada tempat

penyimpanan semula

Selesai

Salinan berkas asli SPT

Selesai

Menyetujui dan

menandatangani


pengantar pengiriman berkas

Konsep surat pengantar


salinan berkas asli SPT

Melegalisir Salinan Berkas

SPT dengan memaraf setiap

lembarnya, serta meneliti dan

memaraf konsep Surat

Pengantar

Kemasan berkas asli SPT

Menatausahakan dan

mengirimkan

surat pemberitahuan

beserta salinan berkas

Surat pengantar


salinan berkas asli SPT

Selesai

SOP Tata Cara

penyampaian

Dokumen di

KPDDP

-52-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN XI


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-53-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN

BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP

A. Deskripsi :

Prosedur operasi ini menguraikan tata cara penyelesaian pengembalian berkas asli SPT

yang dipinjam oleh KPP di PPDDP, termasuk didalamnya pengembalian berkas asli SPT

yang dipinjam dari KPDDP yang dilakukan oleh PPDDP. KPP yang dimaksud adalah KPP


B. Prosedur Kerja :

1. Peminjam Berkas mengembalikan berkas SPT kepada Petugas Pelayanan

Peminjaman dengan menunjukkan Surat Tugas Pengembalian Berkas.

2. Petugas Pelayanan Peminjaman memeriksa kesesuaian berkas SPT yang

dikembalikan dengan salinan berkas asli SPT.

3. Apabila berkas asli SPT tidak sesuai, Petugas Pelayanan Peminjaman menyalin berkas

SPT yang dikembalikan, kemudian memaraf setiap lembarnya.

4. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep Berita Acara Penolakan Berkas

SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman

Dokumen.

5. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan menandatangani

Berita Acara Penolakan Berkas SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam Berkas.

6. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Penolakan Berkas SPT,

kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.


Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas SPT ke

Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan Berita Acara Penolakan

Berkas SPT, Salinan Surat Tugas Peminjam Berkas, dan Salinan Berkas SPT yang

ditolak.

8. Petugas Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas

SPT ke Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpannya.

9. Apabila berkas SPT sesuai, Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep Berita

Acara Pengembalian Berkas SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi

Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.

10. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan menandatangani

Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam

Berkas.

Lampiran XI


-54-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

11. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Pengembalian Berkas

Asli SPT, kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman

Dokumen.


Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli

SPT ke Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan Berita Acara

Pengembalian Berkas Asli SPT, Salinan Surat Tugas Peminjam Berkas, dan berkas asli

SPT yang dikembalikan.

13. Petugas Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas

SPT ke Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan berkas asli SPT.

14. Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan inquiry untuk mengetahui letak


15. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang PPDDP, Petugas Pelayanan

Peminjaman menyerahkan berkas asli SPT beserta hasil inquiry letak penyimpanan

berkas ke Admin Gudang.

16. Admin Gudang menginput data SPT yang dikembalikan pada aplikasi PPDDP.

17. Admin Gudang mencocokan identitas berkas SPT dengan Daftar Isi Kemasan,

kemudian memasukkan berkas asli SPT ke dalam kemasan.


Peminjaman mengembalikannya sesuai dengan Prosedur Pengembalian Bekas Asli

SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.



SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP. (Lampiran XII)

20. Proses selesai.


a. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Penolakan paling lama 1 (satu) hari kerja

setelah diterimanya Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.

b. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Pengembalian paling lama 1 (satu) hari kerja


-55-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP

Peminjam Berkas Admin GudangPetugas Pelayanan PeminjamanKepala Seksi Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen

Sesuai?

Memeriksa Kesesuaian Berkas

SPT dengan salinan berkas

asli SPT

Membuat Salinan

Berkas Yang

dikembalikan dan

memarafnya per

lembarnya

Membuat Konsep

Berita Acara

Pengembalian Berkas

Asli SPT

Membuat Konsep

Berita Acara

Penolakan Berkas

SPT

Berita Acara

Penolakan Berkas

SPT

Meneliti dan

menandatangani

Menandatangani

Berita Acara

Menugaskan untuk

menatausahkan Salinan dan

menyerahkan Berita Acara

dan Berkas Asli kepada

Peminjam Berkas

Menatausahakan dan

menyerahkan

Berita Acara

Penolakan Berkas

SPT dan Berkas SPT

Selesai

Tidak

Berita Acara

Pengembalian Berkas

Asli SPTMenandatangani

Berita Acara

Menatausahakan dan

menyerahkan

Menugaskan untuk

menatausahkan berkas

asli SPT dan menyerahkan

Berita Acara kepada

Peminjam Berkas

Berita Acara

Pengembalian Berkas

Asli SPT

Konsep Berita Acara

dan Berkas SPT

Berita Acara

Pengembalian

Berkas Asli SPT

Berkas asli SPT

Selesai

Mengembalikan

Berkas SPT

Mulai

Berkas SPT

Ya

Konsep Berita Acara

Pengembalian Berkas

Asli SPTMeneliti dan

menandatangani

-56-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP

Admin GudangPetugas Pelayanan Peminjaman

Kepala Seksi

Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen

Melakukan inquiry

untuk mengetahui letak

penyimpanan

Lokasi Gudang di

PPDDP?

Lokasi Gudang Pihak

Ketiga?

Prosedur

Pengembalian

Berkas Asli SPT

yang Disimpan di

Gudang Pihak

Ketiga

Ya

Tidak

Tidak

Menyerahkan berkas

SPT beserta hasil

Inquiry letak

penyimpanan berkas

Prosedur

Pengembalian

Berkas Asli SPT

yang Disimpan di

Gudang KPDDP

Ya

Berkas SPT dan hasil

Inquiry letak

penyimpanan berkas

Memasukkan berkas asli

SPT ke dalam kemasan

Menginput data SPT

yang dikembalikan pada

Aplikasi

Selesai

Mencocokan identitas

Berkas asli SPT dengan

Daftar Isi Kemasan

Menyerahkan dan

menugaskan untuk

menyimpan berkas asli

SPT

-57-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN XII


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-58-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT)

YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP

A. Deskripsi :

Prosedur operasi ini menguraikan tata cara pengembalian berkas asli SPT yang dipinjam

oleh KPP Tempat Wajib Pajak Terdaftar di PPDDP, untuk selanjutnya dikembalikan ke

Gudang KPDDP dikarenakan adanya proses relokasi SPT dari PPDDP ke KPDDP.

B. Prosedur Kerja :

1. Petugas Pelayanan Peminjaman mengidentifikasi letak penyimpanan berkas asli SPT

dengan melakukan inquiry pada aplikasi.

2. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan


SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.


Peminjaman membuat konsep Surat Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian

menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.


Surat Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala

Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen.


konsep Surat Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada

Kepala PPDDP.

6. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pengembalian Berkas

Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan Peminjaman untuk

ditindaklanjuti.

7. Petugas Pelayanan Peminjaman mengirim Surat Pengembalian Berkas Asli SPT dan

berkas asli SPT sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di PPDDP,

kemudian menyerahkan Surat Pengembalian Berkas Asli SPT kepada Admin Gudang

untuk diinput pada aplikasi.

8. Petugas Pelayanan Peminjaman menyimpan Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.

9. Proses selesai.


Jangka waktu penerbitan Surat Pengembalian Berkas Asli SPT ke KPDDP paling lama 3

(tiga) hari kerja setelah diterimanya Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.

Lampiran XII


-59-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP

Kepala PPDDP

Kepala Bidang

Penerimaan dan

Penyimpanan

Dokumen

Admin GudangPetugas Pelayanan Peminjaman

Kepala Seksi

Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen

Lokasi Gudang Pihak

Ketiga?


Pengembalian ke KPDDP

Prosedur

Pengembalian

Berkas Asli SPT

yang Disimpan di

Gudang Pihak

Ketiga

Ya

Tidak

Konsep Surat Pengembalian

Berkas Asli SPTMeneliti dan mamarafMenelaah dan Memaraf

Mengirim Berkas ke

KPDDP dan

menyampaikan ke Admin

Gudang

Surat Pengembalian

Berkas Asli SPT dan

berkas asli SPT

Menyetujui dan

Menandatangani


Pengembalian Berkas

Asli SPT yang dipinjam

oleh PPDDP

Selesai

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di PPDDP

Surat Pengembalian

Berkas Asli SPT dan

berkas asli SPT

Menginput data SPT

yang dikembalikan

pada Aplikasi

Mulai

Prosedur

Pengembalian

Berkas Asli SPT di

PPDDP

Berkas Asli SPT

Menatausahakan dan

menyimpannya

-60-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN XIII


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-61-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



A. Deskripsi :


pengembalian berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak terdaftar

sebagai Peminjam Berkas.

B. Prosedur Kerja :

1. Peminjam Berkas mengembalikan berkas SPT kepada Admin Gudang dengan

menunjukkan Surat Tugas Pengembalian Berkas.

2. Admin Gudang memeriksa kesesuaian berkas SPT yang dikembalikan dengan salinan

berkas asli SPT.

3. Apabila Berkas SPT tidak sesuai, Admin Gudang menyalin berkas SPT yang

dikembalikan, kemudian memaraf setiap lembarnya.

4. Admin Gudang membuat konsep Berita Acara Penolakan Berkas SPT, kemudian


5. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan menandatangani

Berita Acara Penolakan Berkas SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam Berkas.

6. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Penolakan Berkas SPT,

kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.


untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas SPT ke Peminjam Berkas serta

menatausahakan dan menyimpan Berita Acara Penolakan Berkas SPT, Salinan Surat

Tugas Peminjam Berkas, dan Salinan Berkas SPT yang ditolak.

8. Admin Gudang untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas SPT ke Peminjam

Berkas serta menatausahakan dan menyimpannya.

9. Apabila Berkas SPT sesuai, Admin Gudang membuat konsep Berita Acara

Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi

Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.

10. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan menandatangani

Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam

Berkas.

11. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Pengembalian Berkas

Asli SPT, kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan

Dokumen.

Lampiran XIII


-62-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT ke Peminjam Berkas

serta menatausahakan dan menyimpan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT,

Salinan Surat Tugas Peminjam Berkas, dan berkas asli yang dikembalikan.

13. Admin Gudang untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT ke

Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan berkas asli SPT.

14. Admin Gudang melakukan inquiry untuk mengetahui letak penyimpanan berkas asli

SPT.

15. Admin Gudang menyerahkan berkas asli SPT beserta hasil inquiry letak penyimpanan

berkas ke Petugas Gudang.

16. Petugas Gudang menginput data SPT yang dikembalikan pada aplikasi.

17. Petugas Gudang mencocokan identitas berkas asli SPT dengan Daftar Isi Kemasan,

kemudian memasukkan berkas asli SPT ke dalam kemasan.

18. Proses selesai.


a. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Penolakan paling lama 1 (satu) hari kerja


b. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Pengembalian paling lama 1 (satu) hari kerja


-63-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

Bagan Arus (Flowchart):

PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP

Petugas GudangKepala Seksi Pemeliharaan dan

Pelayanan DokumenAdmin Gudang Peminjam Berkas

Selesai

Berita Acara

Pengembalian

Berkas Asli SPTMenatausahakan dan

menyerahkan

Menandatangani

Berita Acara

Menatausahakan

dan menyerahkan

Menandatangani

Berita Acara

Berita Acara

Pengembalian Berkas

Asli SPT

Berita Acara

Penolakan Berkas

SPT dan Berkas SPT

Sesuai?

Membuat Konsep

Berita Acara

Penolakan Berkas

SPT

Meneliti dan

menandatangani

Memeriksa Kesesuaian

Berkas SPT dengan

salinan berkas asli

Menugaskan untuk menatausahkan

Salinan dan menyerahkan Berita Acara

dan Berkas Asli kepada Peminjam Berkas

Berita Acara

Pengembalian Berkas

Asli SPT

Membuat Konsep

Berita Acara

Pengembalian

Berkas Asli SPT

Membuat Konsep

Berita Acara

Pengembalian

Berkas Asli SPT

Berita Acara

Penolakan Berkas

SPT

Mengembalikan

Berkas SPT

Konsep Berita Acara

dan Berkas SPT

Membuat Salinan

Berkas Yang

dikembalikan serta

memaraf setiap

lembarnya

Berkas SPT

Menugaskan untuk

menatausahkan berkas

asli SPT dan

menyerahkan Berita

Acara kepada Peminjam

Berkas

Mulai

Selesai

Berkas Asli SPT

Menginput data SPT

yang dikembalikan

pada Aplikasi

Melakukan inquiry untuk

mengetahui letak

penyimpanan

Menyerahkan berkas asli

SPT beserta hasil Inquiry

letak penyimpanan berkas

Berkas asli SPT dan hasil

Inquiry letak penyimpanan

berkas

Mencocokan identitas

Berkas asli SPT

dengan Daftar Isi

Kemasan

Tidak

Ya

Meneliti dan

menandatangani

Konsep Berita Acara

dan berkas asli SPT

Memasukkan berkas

asli SPT ke dalam

kemasan

Selesai

-64-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN XIV


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-65-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DIPINJAM OLEH PPDDP

A. Deskripsi :


permohonan peminjaman berkas asli SPT yang diajukan oleh PPDDP sehubungan dengan

adanya proses relokasi SPT dari PPDDP ke KPDDP.

B. Prosedur Kerja :

1. Kepala KPDDP menerima Surat Pengembalian Berkas Asli SPT dan berkas asli SPT

dari PPDDP, kemudian mendisposisikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan

Pelayanan Dokumen.

2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima disposisi surat

pengembalian berkas dari PPDDP, kemudian menugaskan Admin Gudang memproses

lebih lanjut.

3. Admin Gudang melakukan inquiry untuk mengetahui letak penyimpanan berkas asli

SPT.

4. Admin Gudang menyimpan berkas asli SPT dalam kemasan, melakukan penyegelan

kembali dan membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan.


menandatangani Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT.

6. Admin Gudang membuat konsep Surat Pemberitahuan Berkas Asli SPT telah

Dikembalikan, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan

Pelayanan Dokumen.


Surat Pemberitahuan Berkas Asli SPT telah dikembalikan, kemudian menyerahkannya

kepada Kepala KPDDP.

8. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan Berkas

Asli SPT telah dikembalikan, kemudian menyerahkannya kepada Admin Gudang untuk

ditindaklanjuti.

9. Admin Gudang mengirim Surat Pemberitahuan Berkas Asli SPT telah dikembalikan

sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di KPDDP serta

menatausahakannya.

10. Proses selesai.


Jangka waktu penerbitan Surat Pemberitahuan Pengembalian Berkas Asli SPT paling

lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Pengembalian Berkas Asli SPT diterima dengan

mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.

Lampiran XIV


-66-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DIPINJAM OLEH PPDDP

Kepala Seksi

Pemeliharaan dan

Pelayanan Dokumen

Admin GudangPPDDP Kepala KPDDP

Mengembalikan

Berkas Asli SPT

Surat Pengembalian

dan berkas asli SPT

Mulai

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di PPDDP

Menerima dan

mendisposisikan

Menerima dan


ditindaklanjuti

Melakukan inquiry untuk mencari

letak penyimpanan berkas

Menyimpan berkas asli SPT ke

dalam kemasan, menyegel

kemasan dan membuat Berita


Kemasan


pemberitahuan bahwa

berkas asli SPT yang

dikembalikan telah diterima

Menyerahkan konsep Surat

Pemberitahuan SPT telah

dikembalikan

Meneliti dan memarafMenyetujui dan

menandatangani

Prosedur

Pengembalian

Berkas Asli SPT

yang Disimpan di

Gudang KPDDP


Penggantian Segel

Kemasan, menandatangani,

dan menyerahkan ke Kasi

Berita Acara

Penggantian Segel

Kemasan

Menandatangani Berita


Kemasan dan menyerahkan

ke Admin Gudang

Mengarsip BA Penggantian

Segel Kemasan dan membuat

konsep Surat Pemberitahuan

ke PPDDP

Memasukkan kemasan kedalam

tempat penyimpanan semula

Selesai

Kemasan SPT

Surat Pemberitahuan

SPT telah dikembalikanMenatausahakan dan

mengirimkan

SOP Tata Cara

Penyampaian

Dokumen di KPDDPSelesai

Surat Pemberitahuan

SPT telah dikembalikan

-67-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016



LAMPIRAN XV


NOMOR SE-37/PJ/2016

TENTANG





-68-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT)

KE GUDANG PIHAK KETIGA

A. Deskripsi


pengembalian berkas asli SPT yang yang disimpan di Gudang Pihak Ketiga sehubungan

dengan adanya relokasi berkas asli SPT dari PPDDP ke Gudang Pihak Ketiga.

B. Prosedur Kerja


Pelayanan Peminjaman untuk membuat usulan Surat Tugas Pengembalian Berkas Asli

SPT serta menugaskan Admin Gudang untuk menghubungi terlebih dahulu Petugas

Gudang Pihak Ketiga agar menyiapkan kemasan SPT yang akan dikembalikan.

2. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat Surat Tugas Pengembalian SPT, kemudian

menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.






5. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani Surat Tugas Pengembalian Berkas

Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan Peminjaman untuk

ditindaklanjuti.

6. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengarsip surat serta

menyerahkannya kepada Admin Gudang.

7. Admin Gudang mengembalikan berkas asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga.

8. Petugas Gudang Pihak Ketiga mengecek Surat Tugas Pengembalian SPT, kemudian

menyerahkan kemasan berkas asli SPT.

9. Admin Gudang membuka kemasan, menyimpan berkas asli SPT dan melakukan

penyegelan kembali.


lembar.

Lampiran XV


-69-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016

11. Admin Gudang dan Petugas Gudang Pihak Ketiga menandatangani Berita Cara

Penggantian Segel Kemasan SPT.

12. Admin Gudang menyerahkan lembar kedua Berita Acara Penyegelan Kembali

Kemasan kepada Petugas Gudang Pihak Ketiga dan kemasan SPT yang telah disegel.

13. Petugas Gudang Pihak Ketiga menyimpan kembali kemasan pada tempat

penyimpanan semula.

14. Admin Gudang mentausahakan dan menyimpan lembar pertama Berita Acara

Penggantian Segel Kemasan.

15. Proses selesai.


Sesuai Penugasan.

-70-

KP.: PJ.134/PJ.1301/2016


PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SPT KE GUDANG PIHAK KETIGA

Admin Gudang

Kepala Bidang

Penerimaan dan

Penyimpanan

Dokumen

Kepala PPDDPKepala Seksi Penyimpanan dan

Peminjaman Dokumen

Petugas Pelayanan

Peminjaman

Petugas Gudang

Pihak Ketiga

Berkas asli SPT

Mulai

Meneliti dan memaraf konsep Surat

Tugas Pengembalian Berkas Asli SPT

Membawa berkas dan

menyampaikan ke Petugas

Gudang Pihak Ketiga

Menelaah dan

memaraf konsep surat

Membuat Konsep Surat Tugas

Pengembalian Berkas Asli

SPT

Konsep Surat Tugas

Pengembalian Berkas Asli

SPT

Prosedur

Penyelesaian

Pengembalian

Berkas Asli SPT di

PPDDP

Menatausahakan dan

memberikan pada pelaksana

yang ditunjuk

Surat Tugas Pengembalian Berkas

Asli SPT

Selesai

Prosedur

Penyelesaian

Permintaan

Salinan Berkas

Asli SPT di

PPDDP

Mulai

Menugaskan dan menunjuk

Pelaksana untuk

mengembalikan berkas asli

SPT

Mengecek Surat Tugas

Menyetujui dan menandatangani

konsep surat

Surat Tugas Pengembalian

Berkas Asli SPT

Menghubungi Petugas

Gudang Pihak Ketiga untuk

menyiapkan Kemasan

penyimpanan berkas yang

akan dikembalikan

Menyiapkan Kemasan

Berkas

Menyerahkan kemasan

berkas

Memasukkan berkas asli SPT

ke dalam kemasan dan

melakukan penyegelan

kembali

Menyerahkan Lembar Kedua

Berita Acara dan kemasan

SPT


Penyegelan Kembali dan

menandatanganinya

Meneliti dan

menandatangani Berita

Acara

Berita Acara Penyegelan

Kembali

Berita Acara

Pengembalian serta

Penyegelan Kembali

Menatausahakan dan

mengarsip Berita Acara

Selesai

Meletakkan kemasan pada

tempat penyimpanan semula

Kemasan Berkas Asli

SPT

Selesai

r KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT ...€¦ · Sehubungan dengan telah...

Documents

Transcript of r KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT ...€¦ · Sehubungan dengan telah...