AUTOMASI STOCK OPNAME BMN MELALUI PEMINDAIAN QR …

125

Copyright © 2019, Jurnal Pari

Tersedia online di: http://ejournal-balitbang.kkp.go.id/index.php/JP

e-mail:[email protected]

JURNAL PARIVolume 5 Nomor 2 Desember 2019

p-ISSN: 2502-0730e-ISSN : 2549-0133

___________________Korespondensi penulis:Gedung BRSDM KP I, Jalan Pasir Putih I, Ancol Timur, Jakarta 14430email : [email protected]

Automasi Stock Opname..................................................................................................................(Edwin Yulia Setyawan)

AUTOMASI STOCK OPNAME BMN MELALUI PEMINDAIAN QRCODE MENGGUNAKAN APLIKASI VISUAL BASIC FOR APPLICATION

Edwin Yulia SetyawanBalai Besar Riset Sosial Ekonomi Kelautan dan Perikanan

Diterima tanggal : 6 Agustus 2019 Diterima setelah perbaikan : 26 November 2019disetujui terbit : 15 Desember 2019

ABSTRAK

Dalam Sistem Stock Opname Barang Milik Negara sampai dengan saat ini masih dilakukansecara manual melalui pencatatan menggunakan kertas dan pengamatan menggunakan matasecara langsung. Metode ini menimbukan permasalahan pada kecepatan dan ketepatanpembacaan kode barang. Inovasi yang disampaikan pada artikel ini adalah memanfaatkan QuickResponse Code yang dihasilkan oleh aplikasi Barang Milik Negara untuk melakukan proses stockopname secara automatis menggunakan aplikasi yang diinstal pada handphone (sebagai alatpembaca Quick Response Code) dan PC Desktop/PC Tablet (sebagai database Barang MilikNegara dan pengolah data). Sistem ini dibangun menggunakan platform desktop applicationmenggunakan software Visual Basic for Application dengan database menggunakan MicrosoftExcel dan aplikasi android Scan-IT to Office. Penerapan sistem aplikasi stock opname melibatkanoperator Barang Milik Negara, pelaksana stock opname, pengawasan oleh pejabat Administratoratau pejabat lainnya yang secara langsung melakukan pengawasan proses stock opname secarareal time. Dengan menggunakan sistem automasi ini, dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensipengelolaan Barang Milik Negara, yang meliputi pelaksanaan stock opname, pencatatan perubahandata nama dan spesifikasi barang, pemegang barang dan status barang, pelaporan hasil stockopname yang digunakan sebagai sumber perubahan data Barang Milik Negara.

ABSTRACT

The stock opname to State-Owned Property up to now is still done manually through the use ofpaper and observation use eye directly. This methode raises problem with the speed and accuracyof reading item codes. Innovation delivered on this article is to harness Quick Response Codeproduced by application roll State-Owned Property existing to conduct the stock opname inautomatic use applications installed on mobile (as Quick Response Code reader equipment) anddesktop/tablet pc (as State-Owned Property database and processors). The system was built usingdesktop application platform uses software application for visual basic with database using microsoftexcel and the android application Scan-IT to Office. The implementation of the applications involvingState-Owned Property operator opname stock, the stock opname operator, supervision by anadministrator or other officials directly to supervise the stock opname in real time. Using thisautomatic system, improving the effectiveness, and efficiency of State-Owned Property management,which includes the stock opname, the record of specification and item name change, the holderand status of the goods, reporting the stock opname result that is used as a source of State-OwnedProperty data.

KEYWORDS: Stock opname automation; Quick Response Code; Visual Basic for Application;State-Owned Property; speed and accuracy; Scan-IT to Office.

J.Pari Vol. 5 No. 2 Desember 2019 :

126


PENDAHULUAN

Barang Milik Negara (BMN) merupakan sumberdaya penting bagi pemerintah dalam rangkapenyelenggaraan pemerintahan dan pelayanankepada masyarakat. Oleh karena itu, pengelolaanBarang Milik Negara harus dilaksanakan dengansebaik-baiknya agar Barang Milik Negara dapatberdaya dan berhasil guna secara optimal, efisien,dan efektif serta sebesar-besarnya untuk kepentinganrakyat. Sesuai dengan ketentuan Pasal 6 ayat (2)huruf f, Pasal 42, dan Pasal 46 Peraturan PemerintahNomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan BarangMilik Negara/Daerah bahwa Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang berwenang danbertanggung jawab untuk melakukan pengamanan danPemeliharaan Barang Milik Negara yang beradadalam penguasaannya. Dalam melakukanpengamanan dan Pemeliharaan Barang Milik Negara,Pengguna Barang atau Kuasa Pengguna Barangdapat menugaskan pejabat/pegawai yangbertanggungjawab untuk melakukan pengamanan danPemeliharaan Barang Milik Negara. Dalampelaksanaan pengamanan dan Pemeliharaan BarangMilik Negara di lingkungan Kementerian Kelautan danPerikanan yang semakin berkembang dan kompleks,maka dalam penanganannya selain dilakukan secaramanual juga dapat dilakukan dengan menggunakanteknologi dan informasi (Peraturan Menteri Kelautandan Perikanan Republik Indonesia Nomor 48/Permen-Kp/2018 tentang Pengamanan dan PemeliharaanBarang Milik Negara Di Lingkungan KementerianKelautan dan Perikanan).

Dalam rangka melaksanakan pengamanan danpemeliharaan BMN, pejabat yang membidangi urusanBMN mempunyai tugas di antaranya:a. melakukan pemeriksaan terhadap penyimpanan

fisik BMN;b. melakukan inventarisasi BMN secara berkala;c. melakukan pencatatan BMN ke dalam aplikasi;d. membuat nomor urut BMN berdasarkan kodefikasi

barang;e. melaksanakan opname fisik secara berkala;f. melakukan identifikasi dan inventarisasi BMN;g. membuat Daftar Barang Ruangan (DBR).

Dalam rangka mewujudkan pengelolaan BarangMilik Negara yang tertib, terarah, efektif, efisien, opti-mal, transparan, dan akuntabel, diperlukan penerapansistem teknologi dan informasi yang membantupejabat yang membidangi urusan BMN dalammelaksanakan tugas pengelolaan BMN.

Kondisi saat ini dalam pelaksanaan tugaspengamanan dan pemeliharaan BMN yang dilakukan

melalui proses monitoring keberadaan dan statusBMN serta evaluasi efektivitas dan efisiensipemanfaatan barang, dilakukan proses identifikasi danstock opname BMN yang dilakukan secara manualmenggunakan pedoman daftar BMN yang dicetak dariaplikasi BMN. Proses tersebut dilaksanakan olehoperator BMN dengan mencocokkan kode barang QRCode yang ditempelkan pada setiap barang dengandaftar BMN. Pengamatan dilakukan secara langsungmenggunakan mata yang hal ini menimbulkanbeberapa permasalahan yang mempengaruhiakuntabilitas stock opname sebagai berikut:a. Dapat terjadi kesalahan pembacaan kode barangb. Dapat terjadi pengulangan pembacaan kode

barang pada barang yang samac. Memerlukan pengetahuan terkait ketentuan dalam

pengkodean barang untuk mempercepatpembacaan kode

d. Memerlukan waktu yang lamae. Pelaporan hasil stock opname secara offline

sehingga membutuhkan waktu yang lebih lamaf. Pejabat yang membidangi urusan BMN sulit dalam

memantau progress kerja stock opname

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, Ariadi(2011) mengatakan bahwa saat ini teknologikomunikasi dan informasi terdapat suatuperkembangan yang signifikan dalam penggunaankode dua dimensi, misalnya pdf147, Datamatrix,Maxicode, Bar Code, dan Quick Response Code (QRCode). Menurut Wulung et al. (2014), QR Code adalahsimbol matriks yang terdiri dari sebuah untaian kotakpersegi yang disusun dalam sebuah pola persegi yanglebih besar. Kotak persegi ini kemudian disebutsebagai modul. Luasnya pola persegi ini akanmenentukan versi dari QR Code. Menurut Wulung etal. (2014), proses stock opname akan dipermudahdengan menggunakan QR Code, sehingga prosesstock opname bisa lebih cepat lagi dan tidak manual.Menurut Yudha et al. (2017), aplikasi sistem inven-tory barang menggunakan barcode scannerdimungkinkan melakukan tracking atau mengolahdata dari persediaan barang yang terdaftar hanyadengan memanfaatkan kamera pada smartphonesebagai alat barcode scanner-nya. Hasil pemindaianini selanjutnya ditampilkan berupa spesifikasi daribarang yang dipindai.

Berdasarkan beberapa hal tersebut, menjadi dasarbagi penulis untuk membuat aplikasi antar muka yangmampu membaca QR Code yang dihasilkan dariSistem Manajemen Akuntansi BMN (SIMAK BMN)yang ditempel pada barang untuk dibandingkandengan data yang berasal dari aplikasi SIMAK BMN.Aplikasi akan mengolah data tersebut untukditampilkan sehingga mudah dibaca oleh operator

125-137

127


stock opname. Jika ditemukan spesifikasi (merk, tipe,ID, dan tahun), ruang/pemegang barang, serta statusbarang yang tidak sesuai, operator dapat langsungmemperbaiki data barang tersebut. Pejabat yangmembidangi urusan BMN secara bersamaan dapatmelakukan pengawasan perkembangan stockopname secara online.

Aplikasi ini dibangun menggunakan platform desk-top application menggunakan software Visual BasicforApplication (VBA) dengan database menggunakanMicrosoft Excel. Alat pembaca QR Codemenggunakan telepon seluler yang diinstal softwareinterface Scan-IT to Office. Penerapan sistem aplikasistock opname melibatkan operator BMN, pelaksanastock opname, pengawasan oleh pejabat Adminis-trator atau pejabat lainnya yang secara langsungmelakukan pengawasan proses stock opname secarareal time.

Tujuan penerapan Sistem Stock Opname BMNBerbasis QR Code adalah meningkatkan akuntabilitasproses stock opname, efektivitas, dan efisiensipengelolaan BMN, mempersingkat waktupelaksanaan stock opname, pencatatan perubahandata nama barang spesifikasi barang, pemegangbarang dan status barang secara online, pelaporanhasil stock opname yang digunakan sebagai sumberdata perubahan data BMN pada aplikasi SIMAK BMN.

TINJAUAN PUSTAKA

Visual Basic for Application

Visual Basic for Applications (VBA) adalah bahasapemrograman yang dibangun berdasarkan bahasapemrograman Microsoft Visual Basic 6. Penulismenggunakan Microsoft Visual Basic forApplications7.1 yang terintegrasi pada Microsoft Excel 365, danberdasarkan pendapat Yan & Hongliang (2012), bahwapengolahan data dapat dilakukan dengan mudahmenggunakan kemampuan Microsoft Excel yang didalamnya terdapat aplikasi Visual Basic for Applica-tions. Visual Basic for Applications melakukan fungsiyang sangat powerful dalam memecahkan masalahkomputasi, visualisasi, dan pengolahan data sekunderyang kompleks. Dan Excel memberikan keuntunganyang besar dalam melakukan analisis lebih lanjutuntuk diolah dalam bentuk visualisasi oleh VisualBasic for Applications.

Yan & Hongliang (2012) mengatakan bahwa Ex-cel merupakan salah satu komponen dari MicrosoftOffice, yang dibangun oleh Microsoft Corporationuntuk komputer berbasis Sistem Operasi Windowsatau Apple Macintosh. Excel sangat bagus dalam

melakukan pengolahan data, spreadsheet, dan grafik,serta dapat memvisualisasikan data dalam banyakgraf ik yang jelas dan karenanya membantupemahaman serta analisis lebih lanjut.

Visual Basic for Applications ditambahkan keMicrosoft Office untuk memperkuat fungsipengembangannya di masa depan. Ini dikembangkanberdasarkan pada bahasa pemrograman Visual Ba-sic yang sangat populer dan mengambil strukturbahasanya. Selain itu, Visual Basic for Applicationsdapat mengautomasi program yang sering digunakandan membuat program yang ditentukan pengguna (Li,Yi, Li, & Zhang, 2007; Xi-xia, Feng, & Qiao-hua, 2003).

Jin (1999) mengatakan bahwa Visual Basic forApplications diterapkan secara luas, karena prosespengolahan data dapat dicapai oleh fungsi VisualBasic for Applications yang ditentukan penggunamelalui pendefinisian fungsi, yang sangat otomatis,sederhana dan mudah dilakukan, serta portabel untukdigunakan dalam banyak proses data.

Visual Basic for Applications memungkinkanmembangun fungsi yang ditentukan pengguna,mengautomasi proses dan mengakses WindowsAPIdan fungsionalitas tingkat rendah lainnya melalui dy-namic-link libraries (DLLs). Software ini menggantikandan memperluas kemampuan bahasa pemrogramanmakro spesif ik aplikasi sebelumnya sepertiWordBASIC. Ini dapat digunakan untuk mengontrolbanyak aspek dari aplikasi host, termasukmemanipulasi fitur antarmuka pengguna, seperti menudan toolbar, dan bekerja dengan formulir penggunakustom atau kotak dialog.

Seperti namanya, VBA terkait erat dengan VisualBasic dan menggunakan Visual Basic Runtime Li-brary. Namun, kode VBA biasanya hanya dapatberjalan dalam aplikasi host, bukan sebagai programmandiri. VBA dapat, bagaimanapun, mengontrol satuaplikasi dari yang lain menggunakan OLE Automa-tion. Misalnya, VBA dapat secara automatis membuatlaporan Microsoft Word dari data Microsoft Excelyang dikumpulkan secara otomatis dari sensor yangdisurvei. VBA dapat menggunakan, tetapi tidakmembuat, ActiveX / COM DLL, dan versi yang lebihbaru menambahkan dukungan untuk modul kelas.VBA dibangun ke sebagian besar aplikasi MicrosoftOffice dan aplikasi Microsoft lainnya, termasukMicrosoft MapPoint dan Microsoft Visio. VBA jugadiimplementasikan, setidaknya sebagian, dalamaplikasi yang diterbitkan oleh perusahaan selainMicrosoft, termasuk ArcGIS, AutoCAD, CorelDraw,LibreOffice, Reflection, SolidWorks, dan WordPerfect.



128


Quick Response Code (QR Code)

Quick Response Code (QR Code) adalah suatujenis kode matriks atau kode batang dua dimensiyang dikembangkan oleh Denso Wave, sebuahdivisi Denso Corporation yang merupakan sebuahperusahaan Jepang dan dipublikasikan padatahun 1994 dengan fungsi utama dapat dengan mudahdibaca oleh pemindai QR. QR Code sesuai dengantujuannya adalah untuk menyampaikan informasidengan cepat dan mendapatkan respons yang cepatpula. Berbeda dengan barcode, yang hanyamenyimpan informasi secara horizontal, QR Codemampu menyimpan informasi secara horizontal danvertikal, oleh karena itu secara otomatis QR Codedapat menampung informasi yang lebih banyak daripada barcode (Sugiantoro & Hasan, 2015). QR Codetelah mendapatkan standardisasi internasional danstandardisasi dari Jepang berupa ISO/IEC18004 danJIS-X-0510.

QR Code memiliki kapasitas tinggi dalam datapengkodean, yaitu mampu menyimpan semua jenisdata, seperti data numerik, data alphabetis, kanji,kana, hiragana, simbol, dan kode biner. Secaraspesifik, QR Code mampu menyimpan data jenisnumerik sampai dengan 7.089 karakter, dataalphanumerik sampai dengan 4.296 karakter, kodebinari sampai dengan 2.844 byte, dan huruf kanjisampai dengan 1.817 karakter. Selain itu, QR Codememiliki tampilan yang lebih kecil dari pada barcode.Hal ini dikarenakan QR Code mampu menampungdata secara horizontal dan vertikal, oleh karena itu,secara otomatis ukuran dari tampilan gambar QRCode bisa hanya sepersepuluh dari ukuran sebuahbarcode. Tidak hanya itu QR Code juga tahanterhadap kerusakan, sebab QR Code mampumemperbaiki kesalahan sampai dengan 30%. Olehkarena itu, walaupun sebagian simbol QR Code kotorataupun rusak, data tetap dapat disimpan dan dibaca.Tiga tanda berbentuk persegi di tiga sudut memilikifungsi agar simbol dapat dibaca dengan hasil yangsama dari sudut manapun sepanjang 360 derajat(https://en.wikipedia.org/wiki/QR_code).

Aplikasi Scan-IT to Office

Menurut (TEC-IT Datenverarbeitung GmbH, n.d.),Scan-IT to Office adalah alat yang ideal untukpengumpulan data seluler, inventarisasi, danmanajemen inventaris. Scan-IT to Office adalah solusiefisien untuk akuisisi data seluler dengan MicrosoftOffice secara real time. Add-in ini, dibantu oleh aplikasiScan-IT to Office, menyediakan pengumpulan datajarak jauh dan pemindaian quick response code dansemisalnya untuk dokumen Word dan lembar kerja

Excel. Layanan cloud meneruskan data yang diambil(quick response code, barcode, gambar, inputmanual, tanggal dan stempel waktu, data lokasi GPS)segera ke dokumen di komputer. Sistem aplikasi iniberjalan secara online terlepas dari lokasi, kapan saja,dan di mana saja.

Layanan cloud mentransfer quick response codeyang dipindai dari barang dan ditransfer segera keaplikasi program yang diinginkan, dalam hal ini penulismemilih Microsoft Excel yang merupakan target yangdiinginkan. Sistem ini berfungsi secara real time,terlepas dari lokasi perangkat ada di mana, tidakberbatas lokasi. Aplikasi seluler tersedia untukperangkat Android dan iOS (smartphone dan tablet).Aplikasi ini didukung oleh Microsoft Office, GoogleSheets, dan Google Chrome.

Data ditangkap ke dalam formulir input yangterstruktur dengan jelas di smartphone atau tablet.Aplikasi Scan-IT to Office menyediakan formulir yangdapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

Scan-IT to Office siap digunakan hanya dalambeberapa langkah:Aplikasi akuisisi data dipasangkandengan dokumen dengan memindai kode QR.Sekarang transfer data berfungsi sendiri: quick re-sponse code, barcode yang diambil, gambar, inputmanual, stempel waktu, atau data lokasi secaraotomatis dikirim ke dokumen yang terhubung dikomputer.Fitur dalam Scan-IT to Office:a. Pengumpulan data jarak jauh secara real time

untuk dokumen dan spread sheet.b. Tersedia untuk Microsoft Word, Microsoft Excel,

Google Chrome dan Google Sheets.c. Menangkap quick response code, barcode,

gambar, tanggal, cap waktu, teks, data dan nomorlokasi GPS.

d. Formulir akuisisi data kustom dan standar.e. Layanan cloud cerdas.f. Bekerja di seluruh dunia, terlepas dari waktu dan

tempat.g. Skenario tunggal dan multi-pengguna didukung.h. Instalasi cepat dan ramah pengguna.i. Membaca dan membuat perubahan pada

dokumen.j. Mengirim data melalui Internet.

Untuk menggunakan add-in, memerlukan aplikasiScan-IT to Office untuk perangkat seluler yangberbasis Android atau iOS. Kode yang didukungadalah:a. Kode bar linear: Codabar *, Code-128, Code 39,

Code 93, 2 dari 5 disisipkan.b. Kode 2D: Kode QR, Matriks Data, Kode Aztec,

125-137

129


PDF 417.c. GS1 DataBar (RSS-14) *.d. barcode EAN dan UPC.(* Khusus Android)

Add-in Scan-IT to Office berfungsi dengan MicrosoftOffice 2013 (atau lebih baru) dan Microsoft Office 365(desktop dan versi online) untuk Microsoft Windowsdan Mac OS X/macOS.Aplikasi target yang didukunglebih lanjut adalah Google Sheets dan GoogleChrome, jika diperlukan dapat diinstal add-in inimenggunakan Chrome Web Store atau sebagai add-on Google Sheet.

Tahapan dalam melakukan instalasi danpenggunaan Scan-IT to Office adalah sebagai berikut:a. unduh dan pasang Aplikasi Scan-IT to Office di

perangkat seluler (aplikasi Android atau iPhone).b. instal aplikasi di perangkat seluler.c. pindai kode QR untuk memasangkannya dengan

add-in di komputer desktop/tablet (Windows danMac).

d. unduh dan pasang add-in Scan-IT to Office keMicrosoft Excel.

e. pindai kode QR yang ditampilkan di add-in denganaplikasi Scan-IT to Office.

f. ambil data QR Code, dan data kode barang yangditangkap segera muncul di aplikasi target yangditautkan.

g. menggunakan fitur multi-pengguna dan multi-lokasi, yang dapat digunakan dengan perangkatlain dan data kode barang yang berbeda.

h. privasi maksimum, di mana tidak ada informasipribadi atau akun pengguna yang disimpan ataudiperlukan, dan tidak ada pencatatan data yangdilakukan terus-menerus.

METODE

Data dan Sumber Data

Penelitian ini menggunakan data primer yangdiperoleh dengan melakukan pengamatan danwawancara terhadap pejabat dan operator yangmembidangi urusan BMN. Data sekunder diperolehmelalui penelusuran pustaka berupa dokumen dankarya ilmiah penelitian sebelumnya terkait dengantopik penelitian.

Metode Pembuatan Aplikasi

Aplikasi ini dibangun dalam rangka memudahkanproses dan pengawasan pelaksanaan stock opnameBMN yang dilakukan oleh pejabat dan operatorpengelola BMN. Langkah-langkah yang dilakukandalam membangun aplikasi adalah:

a. Identifikasi permasalahan dalam pengelolaan BMNmelalui proses wawancara dengan pengelolaBMN.

b. Pemodelan sistem untuk menjelaskan alur datadalam aplikasi yang dapat mengatasipermasalahan dalam pengelolaan BMN secaramanual.

c. Identifikasi permasalahan dalam pembuatanaplikasi.

d. Melakukan studi dokumen dan literatur karyailmiah yang mendukung pembuatan aplikasi stockopname BMN.

e. Mengunduh sumber data kondisi BMN dari aplikasiSIMAK BMN;

f. Melakukan perancangan database BMN di dalamaplikasi.

g. Konfigurasi struktur database sehingga databasedapat diolah menjadi bentuk informasi;

h. Melakukan perancangan aplikasi yang dapatmembaca dan membandingkan kode barangdengan database kode barang.

i. Mengolah database menggunakan VBA menjadisebuah laporan berbentuk PDF yang dapatdigunakan oleh operator BMN

j. Melakukan pengujian menggunakan teleponseluler berbasis android atau tablet berbasis win-dows.

k. Membahas hasil pengujian dengan pengelola BMNterkait efektivitas, efisiensi, kemudahan, dantampilan aplikasi.

l. Penyempurnaan aplikasi berdasarkan hasilpengujian dan diskusi.

m. Instalasi aplikasi ke dalam komputer notebook/tablet (yang digunakan sebagai aplikasi mobileselama melaksanakan proses stock opname) dankomputer server (sebagai aplikasi yang digunakanoleh Pejabat Pengelola BMN/ pejabat berwenanglainnya untuk mengawasi proses stock opnamesecara real time).

Dalam membangun aplikasi ini perlu menggunakanjaringan internet agar aplikasi dapat diakses secaraonline di manapun berada. Hal ini akan memudahkanproses dan pengawasan pelaksanaan stock opnameBMN. Jaringan internet ini dibutuhkan oleh tigaperangkat, yaitu:

a. Perangkat telepon seluler.

Perangkat seluler ini merupakan perangkat dimana diinstal aplikasi Scan-IT to Office yangdigunakan untuk membaca kode barang, baik berupaQR Code atau Barcode yang ditempel pada barang.Scan-IT to Office akan menerjemahkan QR Code atauBarcode ke dalam bentuk teks yang akan dikirim keaplikasi yang dibuat oleh penulis.



130


b. Perangkat komputer notebook atau tablet.

Perangkat komputer notebook atau tablet adalahperangkat yang dapat digunakan secara mobile,sehingga memudahkan operator BMN dalammelakukan pemindaian perangkat di manapun BMNberada.

Pada perangkat ini diinstal aplikasi yang dibuatoleh penulis berbasis Visual Basic for Applicationdengan menggunakan Microsoft Excel sebagai data-base data barang yang diperoleh dari aplikasi SIMAKBMN.Aplikasi ini dibuat untuk menangkap data dalambentuk teks yang dikirim oleh aplikasi Scan-IT to Of-fice untuk ditampilkan dalam bentuk visual sehinggamemudahkan operator BMN dalam membacaterjemahan kode barang ke dalam bentuk teks.Informasi yang ditampilkan adalah:- spesifikasi dari BMN yang sedang dipindai, yang

meliputi informasi merk, tipe, ID, dan tahun barang,- ruang/pemegang barang, yang memberikan

informasi lokasi dari barang yang sedang dipindaidan/atau nama pemegang barang jika BMNtersebut sudah diserahterimakan kepada pegawaiuntuk digunakan, serta

- status barang, yang memberikan informasi kondisibarang apakah dalam keadaan Baik, RusakRingan, atau Rusak Berat. Informasi ini sangatpenting sebagai bahan informasi kepada pengelolaBMN, di mana jika ditemukan barang dalamkeadaan Rusak Ringan maka perlu dilakukan

perbaikan segera atau jika alokasi anggaran belumtersedia, dapat dijadikan data dukung usulananggaran tahun berikutnya.

c. Komputer Server.

Komputer Server merupakan komputer pusatinformasi data barang yang sedang/sudah dipindai olehoperator BMN. Perangkat ini diletakkan di ruangPejabat Pengelola BMN yang digunakan sebagai alatpengawas yang memantau progress pelaksanaankegiatan stock opname.

Arsitektur Jaringan InternetAplikasi Stock OpnameBMN yang dibangun penulis ditunjukkan pada Gambar1. Penerapan sistem aplikasi stock opnamemelibatkan operator BMN, pelaksana stock opname,pengawasan oleh Pejabat Pengelola BMN. Prosespemindaian kode barang dilakukan menggunakantelepon seluler terinstal Scan-IT to Office yang sudahterkoneksi dengan komputer notebook/tablet. Dataspesifikasi, ruang/pemegang, dan status barangditampilkan menggunakan program yang dibuatpenulis menggunakan platform desktop applicationVisual Basic for Application (VBA) dengan databasemenggunakan Microsoft Excel. Konfirmasipersetujuan atau perubahan data dapat dilakukanlangsung pada program yang dibuat penulis dikomputer notebook/tablet. Secara online PejabatPengelola BMN juga dapat melakukan pengawasansecara real time pada komputer desktop yang terletakdi ruangan Kepala Sub Bagian Keuangan dan Umum.

PemindaianMenggunakan

HandphoneKomputer ServerPejabat Pengelola

BMN/pejabat lainnyayang ditunjuk

AplikasiStock

Opname

QR Code BMN

Gambar 1. Arsitektur Jaringan Internet Aplikasi Stock Opname BMN

Instalasi software Scan-IT to Office pada perangkattelepon seluler dan pemasangan add-in padaMicrosoft Excel dilakukan melalui beberapa tahapsebagai berikut:a. Unduh dan instal Scan-IT to Office Microsoft Ex-

cel Add-In pada perangkat komputer notebook/tablet.

b. Unduh dan instal software Scan-IT to Office padaperangkat telepon selular.

c. Melakukan koneksi ke add-in di Microsoft Exceldengan cara melakukan pemindaian quickresponse code yang ditampikan oleh add-in padaMicrosoft Excel sehingga telepon selulerterhubung dengan Microsoft Excel (Gambar 2).

125-137

131


Telepon Seluler Microsoft Excel

Gambar 2. Koneksi telepon seluler ke add-in Microsoft Excel

Pada perangkat komputer notebook atau tabletdan server diinstal program yang dibuat penulismenggunakan platform desktop application VisualBasic for Application (VBA) dengan databasemenggunakan Microsoft Excel.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dari penelitian yang telah dilakukan, didapatkanhasil berupa aplikasi stock opname BMN berbasisdesktop dan android. Aplikasi ini menggunakankeamanan akses ketika pertama kali aplikasidijalankan. Tampilan awal sistem aplikasi stockopname sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 3.

Sebagai keamanan data stock opname, ada beberapatahapan pengecekan keamanan oleh aplikasi. Hal inidilakukan untuk: memastikan bahwa aplikasi dankomputer yang digunakan untuk melakukan stockopname sudah diverifikasi oleh Administrator.Pengguna aplikasi ini juga diklasifikasi menjadi dua,yaitu Administrator/Pejabat Pengelola BMN dan Op-erator BMN. Administrator/Pejabat Pengelola BMNmemiliki hak akses untuk mengoperasikan semuapengolahan data BMN. Sedangkan Operator BMNhanya memiliki akses untuk memindai kode barang,melakukan verifikasi rincian barang, dan melakukanperubahan identitas barang berdasarkan temuan saatmelakukan stock opname.

Gambar 3. Proses verifikasi aplikasi yang akan digunakan.



132


Sistem keamanan data juga dipasang pada Tombol“Hapus” yang akan menghapus data stock opname.Jika tombol ini ditekan maka akan diminta password

yang hanya diketahui olehAdministrator dan PejabatPengelola BMN (Gambar 4).

Gambar 4. Penggunaan password sebelum menghapus data stock opname

Ketika pertama kali program dijalankan, programakan melakukan inisiasi kondisi yang didefinisikanpada Modules, yaitu:a. Inisiasi membuka Form Tampilan Awalb. Inisiasi posisi baris dan kolom yang kosong yang

akan diisi data hasil pemindaian

Sebagai tampilan visual, dibuat tampilan padafolder Forms. Ada tiga form yang dibuat, yaitu:a. Form Login

Gambar 5. Form Login Aplikasi

Form login (Gambar 5) merupakan form yang dibuatuntuk keamanan penggunaan aplikasi, di manaaplikasi hanya dapat digunakan pada komputer yangsudah diberikan hak akses oleh Administrator.Pembatasan hak akses ini dengan menambahkanrutin program yang melakukan pengecekan alamatmesin komputer (MACAddress). Hal ini dimaksudkanagar sumber data pemindaian hanya berasal darikomputer yang sudah diberikan hak akses dan tidak

bisa menggunakan komputer lain walaupun komputertersebut sudah diinstal aplikasi stock opname ini.

b. Form Desktop

Form ini merupakan tampilan awal dari aplikasistock opname, yang terdiri dari gambar latar belakang,tombol “Mulai Stock Opname”, tombol “Laporan”,tombol “Hapus Data”, dan tombol “Keluar” (Gambar 6).

125-137

133


Gambar 6. Form Desktop sebagai tampilan awal aplikasi setelah melakukan login security.

- Tombol “Mulai Stock Opname”, merupakan tombolyang akan melakukan perintah menampilkan Form“Proses Stock Opname”,

- Tombol “Laporan”, merupakan tombol yang akanmenampilkan dan mencetak laporan,

- Tombol “Hapus Data”, merupakan tombol yangakan menghapus data hasil pemindaian,

- Tombol “Keluar”, merupakan tombol yang akan

memerintahkan program untuk keluar dari aplikasi.

c. Form “Proses Stock Opname”

Form “Proses Stock Opname” berisi text box,combo box, command button, dan frame yangmenampilkan data kode barang hasil pemindaian danmelakukan perubahan data barang (Gambar 7).

Gambar 7. Form “Proses Stock Opname”

Ada beberapa menu pada form ini, yaitu:1. Kode Barang, yang menampilkan hasil

pemindaian kode barang.2. Nama Barang, yang merupakan hasil pengambilan

data BMN berdasarkan kode barang yang dipindai.Tombol Combo Box “Koreksi Nama Barang”merupakan fasilitas yang diberikan untuk merubahdata nama barang ketika dijumpai ketidaksesuaianketika proses stock opname.

3. Spesifikasi Barang, memuat data merk, tipe, ID,dan tahun pembelian, yang merupakan hasil

pengambilan data BMN berdasarkan kode barangyang dipindai. Diberikan text box “KoreksiSpesifikasi Barang” yang merupakan fasilitas yangdiberikan untuk merubah data spesifikasi barangketika dijumpai ketidaksesuaian ketika prosesstock opname.

4. Ruangan/ Pemegang BMN, yang merupakan hasilpengambilan data BMN berdasarkan kode barangyang dipindai. Diberikan combo box “KoreksiRuangan/Pemegang” yang merupakan fasilitasyang diberikan untuk merubah data ruangan/



134


pemegang barang ketika dijumpai ketidaksesuaianketika proses stock opname.

5. Status BMN, merupakan hasil pemindaian QRCode pada BMN sesuai dengan kondisi terkiniyang ada pada SIMAK BMN. Diberikan combo box“Koreksi Status BMN” yang merupakan fasilitasyang diberikan untuk merubah data ruangan/pemegang barang ketika dijumpai ketidaksesuaianketika proses stock opname.

6. Jika ada perubahan pada identitas barang, klik“Simpan Semua Perubahan”, jika tidak adaperubahan, dapat langsung dilanjutkan melakukanpemindaian pada barang berikutnya.

Hasil pelaksanaan stock opname menggunakanaplikasi memberikan hasil yang efektif dan efisien baikdalam waktu proses stock opname yang lebih cepatkarena hanya cukup melakukan pemindaianmemberikan data detail terkait barang yang dipindai,tingkat pengetahuan operator yang melakukanpemindaian barang tidak perlu memahami tentangpengkodean barang, dan pengawasan real time dariPejabat Pengelola BMN.

Ketika dilakukan pemindaian pada BMNmenggunakan aplikasi stock opname, terdapatbeberapa temuan yang terjadi di lapangan, yaitu:a. QR Code yang ditempel pada BMN dengan

kerusakan lebih dari 30% tidak dapat terbaca olehQR Code Scanner menggunakan telepon selulerberbasis android atau tablet berbasis windows.

b. Penggunaan aplikasi menjadi kurang user friendlyketika di awal membuka aplikasi di mana aplikasiakan membuka Database Microsoft Excel terlebihdahulu baru kemudian membuka aplikasi denganmenekan tombol icon aplikasi yang terdapat didalam menu add-on.

c. Terdapat jeda selama 5 detik setiap melakukan10 kali pemindaian BMN menggunakan aplikasiScan-IT to Office.

d. Belum ada penyeragaman aturan posisipenempelan QR Code pada setiap barang sehinggamenyulitkan operator BMN ketika melakukanstock opname untuk menemukan posisi QR Codeyang ditempel pada BMN.

e. QR Code yang ditempel di BMN tidak dapatbertahan lama karena bahan stiker dan tinta yangdigunakan untuk mencetak QR Code kurangberkualitas sehingga terkadang terjadi kode yangtidak terbaca pada QR Code yang mengalamikerusakan lebih dari 30%.

Fenomena permasalahan tersebut sesuai denganyang telah disebutkan di referensi literatur dandokumen yang dibaca oleh penulis, sehingga untukmengatasi beberapa hal tersebut di atas perlu

diperhatikan beberapa hal sebagai berikut agar prosespembacaan berhasil dengan baik, yaitu:a. Permasalahan QR Code yang tidak tahan lama

dan cepat rusak, dalam mencetak QR Code, harusmenggunakan bahan stiker dan tinta yangberkualitas baik sehingga tidak mudah rusak danbertahan lama.

b. Permasalahan tampilan awal kurang user friendlykarena harus membuka Microsoft Excel dulu,maka perlu mengembangkan pembuatan aplikasimenggunakan Visual Basic.Net menggantikanVisual Basic for Application sehingga tidak lagimenggunakan Microsoft Excel sebagai host.

c. Permasalahan posisi penempelan QR Code diBMN perlu diseragamkan menggunakan prosedursehingga operator BMN tidak kesulitanmenemukan QR Code di BMN.

d. Permasalahan jeda 5 detik setiap melakukan 10kali pemindaian bukan merupakan persoalankarena tidak mengganggu kinerja pemindaian kodebarang.

Dalam implementasi yang lebih luas lagi,memungkinkan melakukan stock opname dengankondisi posisi barang ada di beberapa lokasi yangberjauhan, bahkan berbeda pulau, dapat dilakukansecara bersamaan dan dilakukan oleh operator disetiap lokasi, serta data hasil pemindaian barangterpantau secara online.

KESIMPULAN

Pemanfaatan QR Code dalam automasi stockopname BMN telah berhasil menyelesaikanpermasalahan yang selalu dihadapi pada saatmelakukan stock opname BMN, yaitu:a. proses pemindaian QR Code menggunakan

telepon seluler berbasis android atau pc tabletberbasis windows dapat menghilangkan kesalahanpembacaan kode barang yang panjangnya 29 digit,mempersingkat waktu pencocokan kode barang,dapat memantau perkembangan stock opnamesecara online, meningkatkan akuntabilitas prosesstock opname, efektivitas, dan efisiensipengelolaan BMN.

b. setelah melakukan pemindaian, operator BMNdapat melakukan perubahan data nama barangspesifikasi barang, pemegang barang dan statusbarang secara online, yang akan disampaikankepada operator SIMAK BMN dalam bentuklaporan hasil stock opname untuk digunakansebagai sumber data perubahan data BMN padaaplikasi SIMAK BMN.

c. dengan kemudahan dalam penggunaan aplikasi,maka operator yang melakukan pemindaian tidakperlu memahami tentang pengkodean BMN, tetapi

125-137

135


dapat melakukan pemindaian dan perubahan datasecara langsung di aplikasi.

d. Pejabat yang membidangi urusan BMN dapatmelakukan pemantauan progress stock opnamesecara online.

SARAN

a. Untuk meningkatkan kinerja penggunaan aplikasi,dapat dikembangkan aplikasi serupa yang diinstalpada beberapa komputer client menggunakan da-tabase Microsoft Excel Online/ Google SheetOnline sehingga aplikasi dapat digunakan secarabersamaan di beberapa tempat sekaligus yangdapat lebih meningkatkan efisiensi waktu danefektivitas pencapaian hasil stock opname.

b. Dalam rangka meningkatkan tampilan awalaplikasi menjadi lebih user friendly, penelitian lebihlanjut dapat dilakukan untuk membuat aplikasimenggunakan Visual Basic.Net menggantikanVisual Basic for Application yang dibuat penulissehingga tidak lagi menggunakan Microsoft Ex-cel sebagai host.

UCAPAN TERIMA KASIH

Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada parapejabat struktural l ingkup BBRSEKP ataskesempatan yang diberikan kepada penulis untukmembangun sistem stock opname menggunakanaplikasi dengan data yang dapat diakses secaraonline. Penulis sampaikan terima kasih juga kepadaseluruh pegawai BBRSEKP atas dukungannyasehingga pembuatan aplikasi ini dapat diselesaikandengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Adi, K. (2011). Formula dan Fungsi Excel YangMenjadi Solusi. Bagian Penerbit PT. Elex. MediaKomputindo, Jakarta, Edisi Pertama

Ariadi. (2011).Analisis dan Perancangan Kode MatriksDua Dimensi Quick Response (QR) Code. Skripsi:Program Studi S1 Ilmu Komputer. FakultasMatematika dan Ilmu Pengetahuan. UniversitasSumatera Utara

Badan Pemeriksa Keuangan. (2014). Ikhtisar HasilPemeriksaan Semester I Tahun 2014 – Buku IIPemeriksaan Laporan Keuangan, hal. 25

Divisi Litbang Madcoms. (2014). Microsoft Excel 2013Pemrograman VBA. Yogyakarta: Andi Offset

Guntar, P. (2005). Penggunaan VBA-Excel untuk Pro-gram Perhitungan. Bagian Penerbit PT. Elex Me-dia Komputindo, Jakarta, Edisi Pertama

Hall, J.A. (2007). Sistem InformasiAkuntansi (4th ed.).Jakarta : Salemba Empat

https://en.wikipedia.org/wiki/QR_code. QR Code

https://www.tec-it.com/en/software/mobile-data-acqui-sition/scan-it-to-office/manual/ Default.aspx

Isti’anah. (2011). Sistem Informasi Manajemen danAkuntansi Barang Milik Negara dalam PenerapanAkuntansi Berbasis Akrual. Jurnal Informasi,Perpajakan, Akuntansi dan Keuangan Publik,vol.6, no.2, hal. 97-114

it.com/en/software/mobile-data-acquisition/scan-it-to-office/overview/Default.aspx

Jin, G. Y. (1999). A review of hydrologic frequencyanalysis. Advances in Water Science, 10(3), 319–327

Juwita, R. (2013). Pengaruh Implementasi StandarAkuntansi Pemerintahan dan Sistem InformasiAkuntansi Terhadap Kualitas Laporan Keuangan.Jurnal Trikonomika, vol.12, no. 2, hal. 20-214

Keputusan Menteri Keuangan Nomor 246/PMK.06/2014 Tentang Tata Cara Pelaksanaan PenggunaanBarang Milik Negara

Li, Z., Yi, Q., Li, Y., & Zhang, D. (2007). Applicationof Excel in Hydrologic Frequency Computation.Journal of Water Resources and ArchitecturalEngineering, 2

LKPBM MADCOMS. (2005). Panduan Belajar MacroExcel 2003. Bagian Penerbit CV. Andi Offset,Yogyakarta, Edisi Pertama

Mahmudi. (2011). Akuntansi Sektor Publik.Yogyakarta. Penerbit UII Press, Edisi Pertama.

Muanas. (2005). Evaluasi atas Pelaksanaan SistemInformasi Akuntansi dalam MenciptakanPengendalian Intern yang Efektif atas MutasiPersediaan Barang: Studi Kasus pada PT.Cahaya Buana Kemala. Jurnal Ilmiah Kesatuan,vol.5, no. 1, hal. 29-36

Nasrun, A., Hendra, R. A., & Priandi, M. (2012).Urgensi Integrasi Sistem Informasi AkuntansiInstansi Pemerintah. Jurnal Teknik ITS. vol.1, hal.A589-A591



136


Nasrudin, E. (2015). Efektivitas Sistem InformasiManajemen Dan Akuntansi Barang Milik Negara(SIMAK-BMN) Terhadap Pengelolaan AsetNegara. Jurnal Akuntansi Universitas Jember, vol.13, no. 2

Pamungkas, B., Fatchudin, & Kusumahdinata, A.(2011). Evaluasi Aplikasi Sistem InformasiManajemen Akuntansi Barang Milik Negara(SIMAK-BMN) Kaitannya dalam PencatatanNilai Aset Tetap Pemerintah. Jurnal IlmiahRenggading, vol. 11, no. 2, hal. 82-91

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan RepublikIndonesia Nomor 48/Permen-Kp/2018 TentangPengamanan dan Pemeliharaan Barang MilikNegara Di Lingkungan Kementerian Kelautan danPerikanan

Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia No.87 Tahun 2016 Tentang PerubahanAtas PeraturanMenteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 246/PMK.06/2014 Tentang Tata Cara PelaksanaanPengunaan Barang Milik Negara. KementerianKeuangan. Jakarta

Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia No.111 Tahun 2016 Tentang Tata Cara PelaksanaanPemindatanganan Barang Milik Negara.Kementerian Keuangan. Jakarta

Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 TentangPengelolaan Barang Milik Negara/Daerah

Rahardiyanti, A. K., & Abdurachman, E. (2012).Evaluasi Efektivitas Sistem Informsi Manajemendan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) di Departemen Kebudayaan danPariwisata Republik Indonesia. Journal of Ap-plied Finance and Accounting, vol.5, no.1, hal.110-128

Rahayu, N., Karamoy, H., & Pontoh, W. (2014).Penerapan Sistem Informasi Akuntansi BarangMilik Negara pada Pengadilan Tinggi AgamaManado. Jurnal EMBA, vol.2, no.1, hal. 11-20

Ronaldi, H. (2012). Analisis Faktor-Faktor yangMempengaruhi Kinerja Sistem InformasiAkuntansi. Jurnal Berkala Ilmiah MahasiswaAkuntansi, vol.1, no. 3, hal. 70-76

Sugiantoro, B., & Hasan, F. (2015). PengembanganQR Code Scanner BerbasisAndroid Untuk SistemInformasi Museum Sonobudoyo Yogyakarta.Telematika, vol. 12, no. 02, Juli, hal. 134 - 145

Susono, H., & Shimomura, T. (2006). Using MobilePhones and QR Codes for Formative Class As-sessment. Faculty of Education, Mie University,1577 Kurimamachiya,Tsu, Mie, 514-8507, Japan,[email protected], Formatex

TEC-IT Datenverarbeitung GmbH, A. (n.d.). Scan-ITto Office: Data Collection for Word, Excel &Google Sheets. Diunduh 24 Mei 2019, dari https://www.tec-it.com/en/software/mobile-data-acquisi-tion/scan-it-to-office/overview/Default.aspx

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 TentangKeuangan Negara

Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 TentangPerbendaharaan Negara

Wibisono, M. C., Noertjahyana, A., & Handojo, A.(2013). Pembuatan Aplikasi Pencatatan StockDengan Menggunakan Barcode Pada Android.Jurnal Infra, 1(2), hal. 152-155

Widodo, H. (2012). Penggunaan Informasi SistemAkuntansi Manajemen Dalam IntensitasPersaingan Pasar untuk Peningkatan KinerjaPerusahaan. Jurnal Berkala Ilmiah MahasiswaAkuntansi, vol.1, no. 3

Wijaya, H., Nadirsyah, & Darwanis. (2013). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kepuasan PenggunaTerhadap Aplikasi Sistem Akuntansi Keuangandan Sistem Informasi Manajemen dan AkuntansiBarang Milik Negara pada Lembaga KejaksaanRepublik Indonesia Wilayah Kejaksaan TinggiAceh. Jurnal Akuntansi Pascasarjana Universi-tas Syiah Kuala, vol.3, no.1. hal. 21-28

Winpec Solution. (2010). Menguasai VBA MacroMicrosoft Excel 2010. PT. Elex Media Komputindo,Kompas Gramedia, Surabaya

Wulung, I. A., Ekojono, & Asri, A. N. (2014). SistemInformasi Logistik Stock Opname MenggunakanQuick Response Code Berbasis Android. JurnalInformatika Polinema, vol. 1, no. 1, hal. 23-29

Xi-xia, M. A., Feng, W., & Qiao-hua, M. A. (2003).Application of VBA in the Optimal Selection ofHydrologic Statistic Parameters. Journal ofZhengzhou University of Technology, 67–69.

Yan, W., & Hongliang, H. (2012). Hydropower Com-putation Using Visual Basic for Application Pro-gramming. Physics Procedia, 24, 37–43. https://doi.org/10.1016/j.phpro.2012.02.007

125-137

137


Yudha, I. P. A. P, Sudarma, M., & Mertasana, P. A.(2017). Perancangan Aplikasi Sistem InventoryBarang Menggunakan Barcode Scanner BerbasisAndroid. E-Jurnal Spektrum, vol. 4, no. 2,Desember 2017, 72-80


AUTOMASI STOCK OPNAME BMN MELALUI PEMINDAIAN QR …

Documents

Transcript of AUTOMASI STOCK OPNAME BMN MELALUI PEMINDAIAN QR …