QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VỊ TRÍ VĂN THƯ Bước 1: đăng nhập phần mềm - Vào tab xử lý văn bản -> văn bản đến chờ xử lý Bước 2: Kích đôi vào phần trích yếu trong khung văn bản đến, khung xử lý văn bản hiện ra như sau: Bước 3: Số và sổ văn bản chưa có, ta chọn nút phân loại -> Công văn đến đơn vị trực thuộc -> chọn

Số lượng văn bản đến

Văn bản đến chờ xử lý

Chọn

- Khung văn bản sẽ có sổ văn bản đến và số đến:

* lưu ý: số đến phải đúng với số văn bản đến trong sổ văn bản của đơn vị. Nếu cần lưu lại thì văn thư chọn nút Lưu Bước 4: Khi đã có số văn bản, văn thư chọn nút chuyển -> Trình lãnh đạo -> chọn lãnh đạo xử lý -> xong chọn nút gửi - Tất cả văn bản đến khi văn thư xử lý chuyển cho lãnh đạo, sẽ đến mục văn bản đến chờ xử lý Kết thúc quy trình xử lý văn bản tại vị trí văn thư.

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI VỊ TRÍ LÃNH ĐẠO Bước 1: đăng nhập phần mềm - Vào tab xử lý văn bản -> văn bản đến chờ xử lý Bước 2: Kích đôi vào phần trích yếu trong khung văn bản đến, khung xử lý văn bản hiện ra như sau: - Văn bản đến mang tính chất thông báo thì chọn nút kết thúc. - Văn bản chính lãnh đạo xử lý thì chọn nút trả lời.

Số lượng văn bản đến

Văn bản đến chờ xử lý

- Nếu văn bản cần giao về chuyên viên, lãnh đạo thêm ý kiến và khung thêm ý kiến giải quyết -> rồi chuyển chuyên viên.

- Khi chọn chuyển chuyên viên thì sẽ xuất hiện danh sách chuyên viên cần chuyển -> gửi

lưu ý: tất cả văn bản lãnh đạo chuyển cho chuyên viên đều phải thêm ý kiến

giải quyết vào phần thêm ý kiến giải quyết. Quy trình trả lời văn bản đến của lãnh đạo (giống phần trả lời văn bản đến tại

vị trí chuyên viên) Kết thúc quá trình xử lý văn bản tại vị trí lãnh đạo.

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI CHUYÊN VIÊN

Bước 1: đăng nhập phần mềm - Vào tab xử lý văn bản -> văn bản đến chờ xử lý

Bước 2: khi mở văn bản đến chờ xử, chuyên viên sẽ thấy ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

Số lượng văn bản đến

Văn bản đến chờ xử lý

Bước 3: để xử lý văn bản đến tại vị trí chuyên viên, chuyên viên chọn nút lệnh trả lời –> Công văn đi đơn vị trực thuộc Bước 4: khi khung văn bản trả lời hiện ra: - Nhập phần trích yếu đầy đủ, có dấu của văn bản cần trả lời (hình 1) - Đính kèm file word đã soạn trả lời trong phần thêm tài liệu (hình 2) - Thêm ý kiến trình lãnh đạo xem tại khung thêm ý kiến (hình 3)

Hinh 1

Hình 3

Hình 2

Văn bản đến được đính kèm theo tại đây

Bước 5: chuyển văn bản đã hoàn thành về lãnh đạo xủ lý: - Chọn nút chuyển -> Trình lãnh đạo phòng, xuất hiện bảng thông báo văn bản

đính kèm ta chọn đồng ý.

- Chọn tên lãnh đạo cần chuyển trong phần danh sách, chọn gửi

Kết thúc quy trình xử lý văn bản tại chuyên viên.