quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đi, đến

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

CỤC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NÔNG LÂM SẢN VÀ THUỶ SẢN

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mã hiệu : QT.08.VP

Ngày ban hành : 15/07/2015

Lần sửa đổi : 00

Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên Phạm Hùng Phương Nguyễn Doãn Tú Lê Bá Anh

Vị trí Tổ trưởng Chánh Văn phòng Phó Cục trưởng

Ký tên

(Đã ký)

(Đã ký)

(Đã ký)

NAFIQAD

QUY TRÌNH

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN

BẢN ĐI, ĐẾN

Mã hiệu: QT.08.VP

Ngày ban hành: 15/7/2015

Lần sửa đổi: 00

Trang: 1/11

1. MỤC ĐICH:

- Quy định trình tự, nội dung thực hiện việc tiếp nhận, phân loại, xử lý,

chuyển giao văn bản đến và soạn thảo, trình ký, phát hành văn bản của Cục đảm

bảo kịp thời, chính xác, an toàn và thuận lợi.

- Xác định trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân trong việc tiếp nhận, xử lý,

chuyển giao văn bản đến và soạn thảo, trình ký, phát hành văn bản của Cục.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng vào việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản đến và văn bản

phát hành của Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thuỷ sản.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO/VIỆN DẪN:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công

tác Văn thư.

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12/3/2012 của Bộ Nông nghiệp và

Phát triển nông thôn ban hành bộ Quy chế công vụ

- Quyết định số 238/QĐ-QLCL ngày 23/6/2014 và số 294/QĐ-QLCL ngày

12/8/2014 của Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thủy sản ban hành Quy

chế làm việc

- Quyết định số 458/QĐ-QLCL ngày 06/11/2014 ban hành Quy định tiếp

nhận, xử lý và quản lý văn bản

- TCVN ISO 9001 : 2008

- Sổ tay chất lượng

4. THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA:

- Văn bản đến: là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn, thư, gửi đến Cơ quan Cục,

Đảng ủy Cục, Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo và CCCV các phòng thuộc cơ quan Cục

theo đường bưu điện, fax, gửi trực tiếp, gửi qua thư điện tử, được Văn thư Cục

làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký vào sổ;

- Văn bản đi: là các văn bản, tài liệu, đơn, thư do Cục ban hành hoặc trình

Bộ ban hành

- Văn thư Cục: là bộ phận làm công tác văn thư của Cục do Văn phòng Cục

quản lý.

- Thông tin: là những tin tức được chuyển tải bằng các hình thức như điện

thoại, truyền qua mạng, truyền miệng, vật mang tin.

- Đăng ký văn bản: là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết

về văn bản như số văn bản, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

tên loại, trích yếu, nơi nhận...

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 2/11

- Hồ sơ công việc: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo

dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị kể từ khi

sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.

- Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc của đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những

nguyên tắc và phương pháp nhất định.

5. TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN:

5.1. LƯU ĐỒ, QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN:

Trách nhiệm

thực hiện Nội dung Đề mục

Văn thư Cục

5.2.1

Cục trưởng hoặc

Phó Cục trưởng được

uỷ quyền

5.2.2

Văn thư Cục

5.2.3

Các Phòng, ban

5.2.4

Văn thư Cục

5.2.5

Lãnh đạo Văn phòng

5.2.6

5.2. MÔ TẢ CHI TIẾT:

5.2.1. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn bản (Văn thư Cục).

5.2.1.1. Tiếp nhận văn bản.

Tất cả văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại văn thư Cục:

Xem xét, chỉ đạo

xử lý văn bản

Tổ chức giải quyết

Đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục

việc xử lý văn bản

Tiếp nhận, đăng ký, trình

xử lý văn bản

Cập nhập thông tin chỉ đạo

và chuyển giao văn bản

Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 3/11

- Văn thư Cục có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến

của Cục;

- Văn thư trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, (trừ bản fax, các văn

bản trong hồ sơ kèm theo).

- Trường hợp nhận văn bản qua fax hoặc mạng điện tử, Văn thư phải kiểm

tra số lượng trang văn bản. Trường hợp thiếu hoặc có sai sót, Văn thư phải kịp thời

thông báo cho nơi gửi và báo cáo lãnh đạo Cục giải quyết.

- Văn thư không bóc những bì thư có đóng dấu “Tuyệt mật”, bì thư gửi

đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”.

- Văn thư phải giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu

nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh, đồng thời lập sổ

theo dõi riêng.

- Văn bản đến trước 16h00 hàng ngày, Văn thư Cục phải làm thủ tục đăng

ký và chuyển cho lãnh đạo Cục xử lý ngay trong ngày. Đối với các văn bản đến

ngoài giờ hành chính, thường trực cơ quan (bảo vệ) có trách nhiệm làm thủ tục

tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu

có),…; văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”, nhân viên thường trực

(Bảo vệ) phải ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo

Cục xử lý; đối với văn bản mật đến phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi

nhận và ký nhận. Các văn bản còn lại, bàn giao cho Văn thư vào đầu giờ sáng

ngày làm việc hôm sau.

- Những thông tin, thông báo qua điên thoại, truyền miệng có liên quan

đến phạm vi, thẩm quyền giải quyết của Cục thì cá nhân tiếp nhận có trách nhiệm

ghi lại thông tin theo mẫu BM.VP.08.03 chuyển qua Văn thư làm thủ tục tiếp

nhận và đăng ký vào sổ (trường hợp những văn bản, thông tin gấp thì ngoài việc

chuyển qua đường Văn thư thì phải báo ngay bằng hình thức thích hợp cho người

có thẩm quyền xử lý).

- Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật)

được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà

nước và hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư.

- Các phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính thuộc phạm vi trách

nhiệm giải quyết của Cục được thực hiện theo Quy định tiếp nhận và xử lý phản

ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy định hành chính và câu hỏi về chất

lượng, an toàn thực phẩm nông lâm thủy sản ban hành kèm theo Quyết định số

356/QĐ-QLCL ngày 19/8/2014.

5.2.1.2. Đăng ký văn bản.

Văn thư Cục thực hiện: đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến của văn

bản; dán “Phiếu chỉ đạo xử lý văn bản đến” (theo mẫu biểu BM.VP.08.01); đăng

ký văn bản đến trên phần mềm Văn phòng điện tử dùng chung của Bộ Nông

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 4/11

nghiệp và PTNT tại địa chỉ www.vpdt.mard.gov.vn (gọi tắt là “Văn phòng điện

tử”) và “Sổ đăng ký văn bản đến” (trường hợp lỗi chương trình,…) theo mẫu biểu

BM.VP.08.04

Văn thư Cục trình Lãnh đạo Cục chỉ đạo xử lý văn bản đến sau khi thực

hiện thủ tục đăng ký.

5.2.2. Xử lý văn bản đến (Lãnh đạo Cục).

- Cục trưởng xử lý tất cả các văn bản đến của Cục. Phó Cục trưởng được

Cục trưởng uỷ quyền giải quyết công việc chung của Cục khi Cục trưởng đi công

tác thì xử lý các loại văn bản đến của Cục.

- Phó Cục trưởng được giao phụ trách lĩnh vực: xử lý văn bản theo nhiệm

vụ được phân công, báo cáo Cục trưởng việc xử lý văn bản tại các cuộc họp giao

ban tuần hoặc trong trường hợp theo yêu cầu của Cục trưởng.

- Trường hợp Cục trưởng hoặc Phó Cục trưởng được uỷ quyền giải

quyết công việc khi Cục trưởng đi công tác vắng ghi chuyển văn bản đến các

Phó Cục trưởng mà không giao cho phòng, ban nào chủ trì xử lý, Văn thư Cục

có trách nhiệm phôtô đủ số lượng người nhận và để vào giá tài liệu tại Văn thư

Cục.

- Lãnh đạo Cục xem xét, phân loại theo tính chất của văn bản (Văn bản

loại A: Văn bản có ghi thời hạn phải trả lời bằng văn bản cho nơi gửi; Văn bản

loại B: Văn bản không ghi thời hạn phải trả lời nhưng phải trả lời bằng văn bản

cho nơi gửi;Văn bản loại C: Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi.) và ghi ý

kiến chỉ đạo, yêu cầu thời hạn trả lời (nếu có) trên “Phiếu chỉ đạo xử lý văn bản

đến” (BM.VP.08.01) và chuyển lại Văn thư để cập nhật thông tin và chuyển giao

giải quyết; ghi ý kiến chỉ đạo cho phòng, ban, cá nhân, xử lý vào Mẫu phiếu

ghi lại thông tin (qua điện thoại, tin nhắn, truyền miệng) (BM.VP.08.03).

5.2.3. Nhập tin văn bản; chuyển giao các phòng; Giúp Lãnh đạo Văn

phòng theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản (Văn thư Cục).

- Tiếp nhận lại văn bản từ lãnh đạo Cục sau khi có ý kiến xử lý, cập nhật

chỉ đạo phân công của lãnh đạo Cục vào Văn phòng điện tử, thông báo ngay cho

phòng, ban đã được lãnh đạo Cục giao nhận văn bản để giải quyết.

- Theo dõi, đôn đốc các phòng, ban xử lý văn bản loại A, B, tổng hợp và in

kết quả xử lý văn bản loại A, B của các phòng, ban báo cáo Chánh Văn phòng Cục

ngày thứ 6 trước cuộc họp giao ban tuần kế tiếp.

5.2.4. Tổ chức giải quyết (Các phòng, ban).

5.2.4.1. Lãnh đạo các phòng, ban.

- Phân công cán bộ thuộc quyền quản lý nhận văn bản tại Văn thư Cục đến

nhận văn bản; ký nhận trong sổ giao văn bản của Văn thư Cục và trình Lãnh

đạo phòng xử lý ngay trong ngày.

http://www.vpdt.mard.gov.vn/

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 5/11

- Xem xét, phân công, hướng dẫn cán bộ trong phòng xử lý văn bản theo

đúng yêu cầu về nội dung, thời gian quy định theo chức năng, nhiệm vụ được

giao.

- Báo cáo lãnh đạo Cục trường hợp nhận được văn bản không thuộc phạm

vi giải quyết của phòng, ban để lãnh đạo Cục phân công xử lý;

- Chủ động phối hợp với các phòng, ban khác xử lý những văn bản liên

quan đến nhiều phòng hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu của công việc hoặc chỉ

đạo của lãnh đạo Cục;

- Kiểm tra, đôn đốc việc xử lý, cập nhật kết quả xử lý văn bản đến của các

cán bộ trong phòng; Thông báo kết quả giải quyết văn bản đến loại A, B cho Văn

thư Cục khi đến hạn xử lý được ghi trên văn bản đến hoặc theo phiếu chỉ đạo xử lý

văn bản hoặc theo đề nghị của Văn thư Cục;

- Báo cáo kết quả giải quyết văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Cục;

5.2.4.2. Cán bộ, nhân viên.

- Xử lý văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo phòng, ban.

- Sao, chuyển văn bản tới các phòng, ban, cá nhân phối hợp (nếu có);

- Báo cáo lãnh đạo phòng các trường hợp không thuộc thẩm quyền xử lý

và khi giải quyết xong văn bản;

- Lưu văn bản.

5.2.5. Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ (Văn thư Cục).

5.2.5.1. Trách nhiệm của các phòng, ban

Lãnh đạo các phòng, ban có trách nhiệm tổng hợp kết quả xử lý văn bản

đến loại A, B đã được lãnh đạo Cục giao xử lý trong tháng chuyển Văn thư Cục

(trước ngày Văn thư Cục báo cáo Chánh Văn phòng Cục).

5.2.5.2. Trách nhiệm của Văn thư Cục.

- Cập nhật kết quả xử lý các văn bản đến loại A, B, C vào văn phòng

điện tử;

- Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản (đối với văn bản loại A, B), in

kết qủa xử lý văn bản loại A, B của các phòng, ban báo cáo Chánh Văn phòng

Cục ngày thứ 6 trước cuộc họp giao ban tuần cuối cùng của tháng.

- Tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ Văn phòng điện tử của Cục và

lập sổ theo dõi văn bản đến hàng tháng, tổng hợp sổ hàng quý, năm và lưu trữ

tại Văn thư Cục.

- Lưu văn bản mật và các loại văn bản khác (không lưu ở các phòng, ban)

theo quy định.

- Chuyển giao hồ sơ văn bản lưu trữ cho phòng lưu trữ của Bộ (thuộc

Văn phòng Bộ) theo quy định.

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 6/11

5.2.6. Báo cáo lãnh đạo Cục kết quả xử lý văn bản (Chánh văn phòng

Cục).

Chánh Văn phòng Cục báo cáo lãnh đạo Cục kết quả xử lý văn bản loại

A, B của các phòng, ban thuộc Cục tại cuộc họp giao ban tuần.

6. XỬ LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI CỦA CỤC:

6.1. LƯU ĐỒ, QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN

Trách nhiệm thực hiện Nội dung Đề mục

Cán bộ, nhân viên

6.2.1

Lãnh đạo Phòng

6.2.2

- Chánh Văn phòng (đối với các

văn bản hành chính thông thường).

- Phòng Thanh tra Pháp chế (đối với văn bản QPPL, văn bản có

chứa nội dung QPPL, văn bản có thể

thức và nội dung như văn bản QPPL,

các quyết định thành lập đoàn và kết

luận kiểm tra/thanh tra chuyên ngành

quản lý chất lượng nông lâm thủy sản

trước khi trình Bộ trưởng, Cục

trưởng ký)

6.2.3

Lãnh đạo Cục

6.2.4

Văn thư Cục

6.2.5

Cán bộ, chuyên viên

đơn vị soạn thảo

6.2.6

Văn thư Cục

6.2.7

Các đơn vị soạn thảo và lãnh đạo

Cục

6.2.8

Soạn văn bản theo

yêu cầu nhiệm vụ

vụ giao, trình Lãnh đ ạ o Phòng.

Soát xét dự thảo;

ký trình lãnh đạo Cục

Duyệt,

ký văn bản.

Nhận văn bản, tổ chức nhân bản, phối hợp

phát hành hoặc sửa trình ký lại

Phát hành văn bản, nhập tin, thống

kê, báo cáo, lưu văn bản

Kiểm tra, phát hiện sai sót, xử lý

Nhận văn bản, Thông báo cho CB soạn

thảo nhận VB

Thẩm định hồ sơ trình ký

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 7/11

6.2. MÔ TẢ CHI TIẾT:

6.2.1. Soạn thảo và trình duyệt văn bản.

6.2.1.1. Văn bản do một phòng soạn thảo.

Lãnh đạo phòng được giao chủ trì phân công cho một hoặc một nhóm

CCVC (trong đó có một người chịu trách nhiệm chính) soạn thảo văn bản theo

đúng kế hoạch, nội dung, thời gian, thể thức và kỹ thuật trình bày.

6.2.1.2. Văn bản do một phòng chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều

phòng, ban soạn thảo.

- Trách nhiệm của lãnh đạo phòng, ban chủ trì:

+ Phân công cho một hoặc một nhóm CCVC (trong đó có một người chịu

trách nhiệm chính) soạn thảo văn bản theo đúng kế hoạch, nội dung, thời gian, thể

thức và kỹ thuật trình bày.

+ Có yêu cầu cụ thể bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp đối với Lãnh đạo

các đơn vị phối hợp về nội dung cần soạn thảo/góp ý, thời hạn hoàn thành, tài liệu

cần cung cấp,... Trường hợp cần thiết, phòng được giao chủ trì tổ chức cuộc lấy ý

kiến các đơn vị liên quan, phải gửi dự thảo văn bản trước khi họp ít nhất 1 ngày;

- Trách nhiệm của lãnh đạo phòng phối hợp:

+ Cử người có đủ năng lực, trách nhiệm tham gia soạn thảo;

+ Chịu trách nhiệm về nội dung chuyên môn do phòng tham gia.

+ Bàn giao kết quả theo đúng yêu cầu của phòng chủ trì.

+ Ký và ghi rõ họ tên, tên phòng phối hợp vào Phiếu trình văn bản của

Phòng chủ trì.

6.2.1.3. Thể thức của văn bản và kỹ thuật.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, mẫu và ký hiệu của văn bản thực

hiện đúng các yêu cầu được quy định tại Thông tư 01/2011/BNV ngày

19/01/2011.

6.2.1.4. Hồ sơ trình ký.

- Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục, gồm:

+ Phiếu trình văn bản đi (theo mẫu biểu BM.VP.08.02);

+ Dự thảo văn bản (01 bản);

+ Bản dự thảo gần nhất có ý kiến yêu cầu sửa của Lãnh đạo Cục (nếu có);

+ Các phụ lục kèm theo văn bản chính (nếu có);

+ Các văn bản thẩm tra, thẩm định, góp ý kiến (nếu có);

+ Các văn bản có liên quan khác

- Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ: thực hiện theo quy

định hiện hành của Bộ Nông nghiệp và PTNT.

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 8/11

6.2.2. Kiểm tra, rà soát văn bản trước khi trình ký.

Lãnh đạo các phòng, ban:

- Kiểm tra, soát xét về nội dung, thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày

văn bản.

- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục về nội dung chuyên môn do mình

phụ trách và về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình ký, kiểm tra hồ sơ và ký vào phiếu trình văn

bản theo mẫu (ô lãnh đạo phòng soạn thảo) để trình lãnh đạo Cục xem xét giải

quyết.

- Đề nghị mức độ mật, khẩn, phạm vi lưu hành của văn bản.

6.2.3. Thẩm định hồ sơ trình ký văn bản.

6.2.3.1. Lãnh đạo Văn phòng Cục.

- Kiểm tra hồ sơ, thủ tục trình ký, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi

ngày, tháng và ký Phiếu trình văn bản đi đối với các văn bản đã đủ điều kiện trình

ký và chuyển trả phòng soạn thảo để chuyển Văn thư trình Lãnh đạo Cục.

- Trường hợp chưa đủ điều kiện để trình ký, ghi rõ lý do, yêu cầu và chuyển

trả phòng chủ trì soạn thảo hoàn chỉnh và trình ký lại.

6.2.3.2. Lãnh đạo Phòng Thanh tra, Pháp chế

- Kiểm tra về thẩm quyền ký, tính pháp lý đối với các văn bản có chứa quy

phạm pháp luật, các quyết định thành lập đoàn và kết luận kiểm tra/thanh tra

chuyên ngành quản lý chất lượng nông lâm thủy sản trước khi phòng soạn thảo

chuyển Văn phòng để thẩm định hồ sơ, thủ tục trình ký, thể thức, kỹ thuật trình

bày văn bản.

- Trường hợp chưa đủ điều kiện để trình ký, ghi rõ lý do, yêu cầu và chuyển

trả phòng chủ trì soạn thảo hoàn chỉnh và trình ký lại.

6.2.3.3. Văn thư Cục.

Có trách nhiệm kiểm tra, soát xét về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

văn bản lần cuối trước khi trình lãnh đạo Cục ký những văn bản mà Lãnh đạo Văn

phòng, Phòng Thanh tra, Pháp chế đã kiểm tra, thẩm định.

6.2.4. Xem xét, phê duyệt văn bản.

- Lãnh đạo Cục ký phát hành và ghi nhận xét, đánh giá chất lượng xử lý

văn bản trên Phiếu trình văn bản đi đối với những văn bản có đủ điều kiện và

chuyển trả Văn thư Cục làm thủ tục phát hành.

- Trường hợp văn bản chưa đủ điều kiện, Lãnh đạo Cục ghi ý kiến vào

Phiếu trình văn bản đi hoặc trong bản dự thảo để trả lại phòng soạn thảo hoàn

chỉnh và trình ký lại.

- Trả lại Văn thư Cục các văn bản đã xử lý.

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 9/11

6.2.5. Nhận văn bản, thông báo cho cán bộ soạn thảo:

Sau khi nhận được văn bản đã xử lý từ lãnh đạo Cục, Văn thư Cục phải

thông báo ngay cho các phòng, ban đã soạn thảo văn bản đến nhận văn bản.

6.2.6. Nhận văn bản, tổ chức phát hành hoặc sửa trình ký lại

- Các phòng, ban soạn thảo nhận lại hồ sơ, văn bản trình ký từ Văn thư

Cục để xử lý tiếp;

- Bổ sung, chỉnh sửa đối với văn bản có yêu cầu chỉnh sửa và trình ký lại.

- Làm thủ tục phát hành đối với văn bản đã được lãnh đạo Cục ký duyệt;

6.2.7. Phát hành văn bản, nhập tin, thống kê, báo cáo, lưu văn bản

6.2.7.1. Phát hành văn bản:

a. Đăng ký văn bản đi.

- Văn bản đã được lãnh đạo Cục ký duyệt, cán bộ soạn thảo phải nhập

thông tin văn bản đi (trích yếu, nơi nhận, người ký, đơn vị soạn thảo, số trang,…)

vào Văn phòng điện tử.

- Văn thư Cục tiếp nhận thông tin từ Văn phòng điện tử, nhập các thông tin

số văn bản đi, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm phát hành văn bản; cho số, ngày,

tháng vào văn bản phát hành (để cán bộ soạn thảo nhân bản) và đóng dấu.

- Với những văn bản khẩn, cán bộ được lãnh đạo phòng giao phát hành văn

bản phối hợp với Văn thư Cục phải hoàn thành các thủ tục phát hành và chuyển

phát ngay khi nhận được đầy đủ hồ sơ văn bản.

b. Đóng dấu và phát hành văn bản

- Các hình thức đóng dấu.

+ Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký

về phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều;

+ Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản (nếu có): đóng lên trang đầu,

trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;

+ Đóng dấu giáp lai đối với các loại văn bản ban hành kèm theo quyết

định của Cục trưởng: Hợp đồng lao động, quyết toán tài chính và các văn bản khác

theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục: đóng ở mép phải của văn bản;

+ Đóng dấu treo đối với các báo cáo của Cục phục vụ hội họp; văn bản

ngoại giao theo quy định; các tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục: đóng ở

dưới tên cơ quan;

+ Đóng dấu mức độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy định của

pháp luật

- Phát hành văn bản.

+ Văn thư Cục làm thủ tục phát hành, chuyển phát và có trách nhiệm theo

dõi việc chuyển phát đi của văn bản

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 10/11

+ Khi chuyển giao văn bản cho các phòng, cá nhân trong nội bộ cơ quan

hoặc chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác, văn bản đi phải được

đăng ký và Văn thư phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ giao văn bản.

+ Văn thư phải đăng ký vào sổ tất cả những văn bản đi được chuyển phát

qua đường bưu điện.

+ Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, Văn thư có thể chuyển cho

nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính

đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

+ Các loại văn bản của Cục ban hành hoặc Cục trình Bộ ban hành, sau khi

phát hành, cán bộ soạn thảo/phòng soạn thảo phải đăng trên trang tin điện tử

www.nafiqad.gov.vn (trừ những văn bản có nội dung liên quan đến bảo vệ bí mật

của Nhà nước).

+ Một số loại văn bản, tài liệu được đăng tải trên trang tin điện tử của Cục

hoặc gửi qua địa chỉ e.mail của đơn vị đã đăng ký, có giá trị như văn bản, tài liệu

giấy: Thông báo ý kiến kết luận giao ban tuần, tháng, kết luận các cuộc họp

chuyên đề do Lãnh đạo Cục chủ trì; Giấy mời họp, tài liệu họp nội bộ: gửi theo địa

chỉ thư điện tử của đơn vị đã đăng ký.

c. Trách nhiệm của lãnh đạo phòng, ban soạn thảo văn bản

- Đối với các văn bản Cục được giao chủ trì soạn thảo trình Bộ trưởng Bộ

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hoặc cơ quan có thẩm quyền khác ban hành,

sau khi văn bản được ban hành, lãnh đạo phòng, ban soạn thảo gửi file điện tử

(bản mềm văn bản) cho Phòng Thanh tra, Pháp chế để làm thủ tục đưa nội dung

văn bản lên Website của Cục theo quy định. Chuyển cho Văn thư Cục một bộ hồ

sơ (gồm văn bản đã được ký, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền, các phụ lục,

tài liệu kèm theo) để lưu và theo dõi tại Văn thư Cục.

- Chuyển hồ sơ phát hành văn bản đi tới Văn thư Cục gồm:

+ Phiếu trình văn bản có đầy đủ chữ ký theo quy định;

+ Văn bản đã được lãnh đạo Cục ký;

+ Phụ lục tài liệu gửi kèm (nếu có).

6.2.7.2. Nhập tin quản lý văn bản, lưu văn bản, thống kê, báo cáo.

- Văn thư Cục nhập thông tin văn bản phát hành vào Văn phòng điện tử

đối với các loại văn bản có số, đóng dấu Cục, trừ văn bản “mật” có sổ quản lý

riêng.

- Văn thư Cục lập danh mục văn bản phát hành hàng ngày, thống kê, lập sổ

danh mục văn bản phát hành của Cục hàng tháng để lập hồ sơ lưu.

- Văn thư Cục mở sổ riêng lưu và theo dõi các văn bản do Cục chủ trì soạn

thảo trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hoặc các cơ quan có

thẩm quyền khác ký ban hành, hàng quý tổng hợp kết quả báo cáo Cục trưởng.

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 11/11

- Văn thư Cục có trách nhiệm lưu hồ sơ văn bản phát hành gồm có:

+ Phiếu trình văn bản có đầy đủ chữ ký theo quy định;

+ Văn bản có chữ ký trực tiếp của Lãnh đạo Cục;

+ Các phụ lục kèm theo (nếu có).

- Văn thư Cục tiếp nhận hồ sơ lưu trữ của các Phòng; Lập danh mục hồ sơ

hàng năm của Cục trình Lãnh đạo Cục phê duyệt; thu nhận hồ sơ của các cá nhân,

các phòng thuộc Cục theo danh mục hồ sơ đã duyệt vào tháng 1 hàng năm;

6.2.8. Kiểm tra, phát hiện, xử lý

Đối với những văn bản Lãnh đạo Cục đã ký hoặc đã phát hành, đơn vị

hoặc cá nhân phát hiện có sai sót về thể thức, nội dung, thông báo cho Chánh Văn

phòng hoặc Trưởng phòng soạn thảo để báo cáo Lãnh đạo Cục xem xét, quyết

định.

7. HỒ SƠ:

STT Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian

lưu

1 Mẫu phiếu chỉ đạo xử lý văn bản

đến

BM.VP.08.01 Các Phòng

03 năm

2 Mẫu phiếu trình văn bản đi BM.VP.08.02 Văn thư 03 năm

3 Mẫu phiếu ghi lại thông tin BM.VP.08.03 Các phòng 03 năm

4 Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến BM.VP.08.04 Văn thư 03 năm

8. PHỤ LỤC:

- BM.VP.08.01 - Mẫu Phiếu chỉ đạo xử lý văn bản đến

- BM.VP.08.02 - Mẫu Phiếu trình văn bản đi

- BM.VP.08.03 - Mẫu phiếu ghi lại thông tin.

- BM.VP.08.04 – Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến

NAFIQAD

QUY TRÌNH


BẢN ĐI, ĐẾN




Trang: 1/1

Theo dõi sửa đổi tài liệu

Yêu cầu

sửa đổi/

bổ sung

Trang / Phần

liên quan việc

sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa

đổi

`

quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đi, đến

Documents

Transcript of quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đi, đến