Qualifying Archives and Preserving Digital Heritage: old and new challenges. An outlook

from PortugalSilvestre Lacerda

Deputy Director of the Directorate-General for books, archives and libraries, Portugal

President of the Portuguese section of COLUSO- Safeguard Heritage Commission for Portuguese and Brazilians Archives Member of the Board of ALA-Association of Latin America Archives, Regional Branch of International Council on ArchivesMember of the Intergovernmental Committee Iber-Archivos, ADAI - Program for Supporting the Development of Latin-American Archives

La loi cadre du patrimoine portugais (Loi nº 107/2001, du 8 septembre), établi à l'article 80 :

• • "Archive désigne l'ensemble organique de

documents, quels que soient leur date, forme et soutien matériel, produits, reçus ou mantenue par des personnes, physiques ou morales, ou par un organisme public ou privé, dans son activité et conservés sous forme de preuve ou informations."

• Normalement nous ne pensons pas toujours tout au long de l'univers numérique composé de documents en matière de preuve et de valeur historique et d'information. Sans doute il faut un changement des mécanismes conceptuels pour englober une réalité bien que parfaitement complexes dans nos habitudes de vie et processus de travail. Systèmes d'information composés de bases de données, multimédia, Web conference, dessins et projets établis en CAD, sont difficilement comparables à l'univers de papier traditionnel auquel nous sommes habitués.

• Préservation numérique (ou digital continuité) devrait être un sujet essentiel, dépassant aujourd'hui les marges restreintes de la culture à l'intérieur de toutes les organisations qui utilisent systématiquement des producteurs de TIC pour la production de ressources d'information.

• Nous considérons que la direction des Archives ne peut être considérée le seul responsable pour la préservation du patrimoine archivistique.

• une responsabilité sociale qui doit être partagée par tous les acteurs et parties prenantes concernées, dont le citoyen ne peut pas être supprimé, l'administration publique et tous les secteurs économiques et sociaux

Aspects juridiques

• 1 - Le processus de production documentaire est continu et intégré.

• 2 – la législation concernant la valeur probante de la signature numérique ne suffit pas pour certains concepts et les procédures éclairante.

• 3 - le concept de l'authenticité d'un document électronique est à tort assimilé l'authentification d'un document

• Cependant toute modification apportée à un document électronique avec signature numérique, n'importe comment petit il s'agit, a pour conséquence la perte de la certification parce que le changement n'est pas interprété par le logiciel comme étant nuisibles ou bénéfique, mais pour des raisons de sécurité et toujours associé à la corruption de l'information et la conséquente perte de fiabilité.

• La certification des repositorium numériques conformément aux normes internationales et des meilleures pratiques, peut être un moyen important de remédier à ce problème, nous citons quelques-uns de ces instruments: TRAC – Trustworthy Repositories Audit and Certification; DRAMBORA – Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment ; DSA – Data Seal of Approval, etc

• Les attentes des clients-citoyens de pays extérieurs à l'Union européenne-que demander des certificats et souhaitez recevoir rapidement c'est que ceux-ci sont livrés par des processus de transfert de fonds électronique étant certifiées donc numériquement.

• La obligation de rendre compte (accountability) est mise en doute par plusieurs organisations hésitent à s'engager pleinement au processus d'automatisation intégrale ou de certification numérique

B - Aspects procéduraux

• 1 - Les initiatives et actions menées dans le cadre des mesures visées dans les aspects précédents, ne prévoient pas de toute action de la planification ou la mise en œuvre sur la conservation numérique. C'est-à-dire sont facile, orienter le résultat instantané, sans prendre en compte les besoins découlant de l'entretien des sous-produits obtenus à moyen et long terme.

• Toutefois, ces mesures ne portent pas atteinte ou ne peuvent pas se concentrer sur des informations de transactions antérieures et qui n'ont pas d'utilité opérationnelle administrative mais conservent la valeur informative et probante.

• La continuité et la stabilité qui sont les qualités intrinsèques de ce soutien, conduisent à penser que la même chose est vraie en ce qui concerne les objets numériques. Considérations au sujet de qui conserve, comme les conserves, ne sont pas des brevets ou évident dans les actions et planification d'agents organisationnels et sociaux.

• Préservation digital ne démarre pas, comme pour les documents sur papier, dans leur phase terminale de la durée de vie opérationnelle

C - Aspects technologiques

• 1 – Il y a une recherche insuffisante et connaissances pour identifier clairement, et sans ambiguïté, ce qui est un document dans le contexte électronique, particulièrement en ce qui concerne les systèmes d'information complexes.

• 2 – La technologie associée à certification numérique (digital signature) n'a pas encore atteint maturité … mettant l'accent sur les projets européennes PLANETS, et CASPAR, Les projets INTERPARES canadien

• 4 – La stratégie doit reposé sur le principe de la continuité, c'est-à-dire, dans l'hypothèse où un document quel que soit son support est destiné à différents usages et intérêts selon le temps de vie en évolution administrative. Malgré cette évolution naturelle, c'est le même objet – le document- que devrait être gérée d'une manière intégrée. Réf : Australie, etc….

1 - Le RODA - Repositorium d'Objets Numériques Authentique est l'archive

numérique national https://roda.dgarq.gov.pt/

• Il est nécessaire l’élaboration d'une étude sur une masse critique pour le développement d'autres repositorium pour la préservation numérique dans le cadre de l'Administration Publique et des archives privées.

• Les particularités des objets numériques (facilement transférables et abordables), ainsi que le coût élevé du développement et maintenance des fichiers numériques, permettent de penser qu'une seule organisation n'ont pas assez de masse critique qui peut justifier le maintien d'un référentiel de cette nature.

Macrostructures fonctionnelle (MEF)

• http://dgarq.gov.pt/files/2013/04/2013-03-28_MEF-v2_0.pdf

Métadonnées pour l'interopérabilité (MIP)

• http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/mip1.pdf

Meilleures pratiques pour la préservation numérique (PPD)

• http://dgarq.gov.pt/files/2011/11/Recomendações-para-a-produção-de-PPD_V2.1.pdf

Enfin, une dernière réflexion :

• Selon ce qui a été dit, l'un des obstacles majeurs évident pour la préservation numérique c’est que les programmes de gouvernement dans ce domaine, sont des projets hautement technologiques (plus) qui n'incluent pas dans leur planification ou l'exécution, exigences relatives à la conservation numérique.

• Sans compromettre la qualité ou l'efficacité immédiate de ces projets, le fait est que l'information électronique produite dans ce contexte est difficilement maintenable, ou être simplement par un travail considérable en plus, qui pourraient être évités, si les systèmes mis en place ont été fournis pour les implémentations spécifiques à préserver à long terme, l'information produite

• En ce sens devrait être obligatoire, l'inclusion des exigences spécifiques de préservation dans tous les programmes mis au point sous le gouvernement. • Dans ce contexte, il serait utile la

présence obligatoire des Archives Nationales dans les organes consultatifs des initiatives de gouvernement dans l'e-gouvernement.