IMPLANTACIÓN SGP (Sistema de Gestión por Procesos)

2 B

FORMACIÓN PROFESIONAL DEL PAÍS VASCO

Sistemas de Gestión

(cómo)

RESULTADOSOBJETIVOS ¿?(qué se quiere) (qué se logra)

Sistema deGestión

•Requisitos legales y reglamentarios

•Requisitos Normas ISO 9000....

•Requisitos cliente ...

qué hacemos, como lo hacemos, como estamos organizados...

cumple:

PROCESOS

Para mejorar nuestro SGP

MODELOS DE GESTIÓN EFQM o HOBBIDE

EN LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS SE TIENE EN CUENTA LOS OBJETIVOS DEL CENTRO Y LAS CUATRO ETAPAS QUE PLANTEA EL MODELO HOBBIDE

El Sistema de Gestión por Procesos “SGP”

El “SGP” es únicamente una referencia, cada centros diseña su “SGP” de acuerdo con su estrategia y sus objetivos, teniendo en cuenta que:

EvaluaciónAcciónAnálisis de

informaciónPlanificación R ( )res ultados

Objetivos Estratégicos

EL SISTEMA TIENE EN CUENTA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2000

R ( )Objetivos

Evaluación de resultados = Evaluación de la eficacia

Proceso

Nuevas AccionesEficacia de las acciones

...

SE DESIGNAN PROPIETARIOS Y EQUIPOS DE PROCESO, CUYA MISIÓN ES EVALUAR LOS RESULTADOS PARA MEJORAR LOS PROCESOS IMPLANTANDO NUEVAS ACCIONES Y DESPLEGANDOLAS A TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN.

El Sistema de Gestión por Procesos “SGP”

LA GESTIÓN DE LA MEJORA SE INCLUYE EN CADA PROCESO EN LUGAR DE IDENTIFICAR UN PROCESO ESPECÍFICO DE MEJORA

Evaluación

FORMACIÓN INICIAL

POSICIONAMIENTO ESTRATÉGICO

FORMACIÓN CONTINUA Y OCUPACIONAL

PLANIFICACIÓN ECONÓMICA

GESTIÓN DE ACTIVOS Y RECURSOS

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

INNOVACIÓN

Des

plie

gue

de la

Est

rate

gia

POSICIONAMIENTO DE MERCADO

Información grupos de interés

GESTIÓN DE PERSONAS

Necesidades de

comunicación

Requisitos, (Matrícula/ inscripción...)

El mapa de procesos tiene que ser FLEXIBLE y adaptarse en cada caso a las necesidades del centro

Mapa de Procesos

Procedimientos comunes a varios procesos

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Documentos descriptivos

Documentos Operativos

Evidencias

Manual de Calidad

Política de calidad

Documentos de apoyo: Instrucciones operativas, programas y documentos de origen externo ...

Registros

Anexos:

Fichas de Procesos (por proceso)

Hoja Gestión de Indicadores y objetivos (por proceso)

Hoja Aprendizaje y Mejora (por proceso)

AuditoríasGest. Document. Y registrosEvaluación, revisión y Mejora

FICHA

Definir el proceso, actividades, documentación (instrucciones, programas...) y registros

HOJA APRENDIZAJE Y MEJORA

Acciones de mejora, tratamiento de no conformidades, histórico de cambios en la documentación

HOJA GESTIÓN OBJETIVOS E INDICADORES

Establecer objetivos e indicadores y llevar control y seguimiento

Sistemática de Mejora

Proceso Objetivos del Centro

Objetivos de Proceso

PR - Procedimiento de evaluación, revisión y mejora(Gestión de No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas)

Doc./ registrosPropietario de Proceso y equipoRepresentante Dirección

Fecha y firma de aprobación

Hoja “Gestión de indicadores”del Proceso

Comunicación al interesado

Hoja “Aprendizaje y mejora” del Proceso

Memoria-valoración del ProcesoElaborar Memoria-Valoración

Establecer objetivos e indicadores del proceso.

Se trata de asegurar que no se utilizan productos, ni se prestan servicios, ni se ejecutan procesos, ni se dispone de recursos no conformes con los requisitos especificados

Realizar el seguimiento del proceso, objetivos e indicadores, y detectar mejoras y no conformidades

Apertura informes con la Identificación de áreas de mejora, no conformidades ocurridas o potenciales

Recopilación y análisis de los datos para determinar las causas

Evaluar donde puede realizarse la mejora y establecer Acciones: correctivas o preventivas

Reclamación además dar respuesta al interesado

Seguimiento de las Acciones

Verificación de la eficacia y cierre del informe

¿Nuevas acciones?No

Si

Incorporar las mejoras al sistema

Acciones Correctivas para eliminar las causas de N.C. ocurridas y Preventivas en caso de N.C. potenciales

Herramientas estadísticas y de mejora

Sugerencia

Queja

Reclamación

Queja sobre aspectos en los que el centro tiene contraídos compromisos contractuales (matrícula) o legales

Dar respuesta a los interesados

Detección de puntos fuertes, áreas de mejora y no conformidades en

auditorías, autoevaluaciones...

Excepto los que se gestionan con planes de acción

Estos documentos aparecen además en las fichas de proceso como registro

Elaborar, revisar y actualizar y aprobar el Manual de la Calidad:

Portada; Índice; Introducción: (Generalidades, alcance,,..); Capítulos (descripción del sistema, cada capítulo correspondiendo a un requisito de la Norma)

Anexos: 1. Política de la Calidad2. Procedimiento de Gestión de la documentación y de los registros 3. Procedimiento de Auditoría4. Procedimiento de Evaluación, revisión y mejora (Gestión de NC,

AACC, AAPP)5. Historial

Incorporarlo a la gestión informática de documentos para su disponibilidad en los puntos de uso y retirar las versiones obsoletas a

la carpeta correspondiente de archivo para prevenir su uso no intencionado .

Identificación de nuevos procesos y determinación de las interrelaciones

Mantener el registro de los Manuales de la Calidad y los anexos obsoletos durante un mínimo de tres años.

Manual de Calidad: Se identifica en la Portada con el nombre, el nº de revisión y la fecha de aprobación.Cada anexo: se identifican por el título, el nº de revisión y fecha de aprobación.Los cambios tanto en el manual como en los anexos se identificaran en la hoja de historial.

Elaborar, revisar y actualizar y aprobar la documentación de su proceso:

Ficha: Recoge el diagrama de flujo, y la relación de documentos de apoyo y de registros del proceso.

Hoja Gestión de indicadores: Recoge indicadores y objetivos del proceso.

Hoja Aprendizaje y mejora: Recoge el histórico de todas las acciones de mejora del proceso .

Incorporar a la gestión informática de documentos para su disponibilidad en los puntos de uso y retirar las versiones obsoletas a la carpeta

correspondiente de archivo para prevenir su uso no intencionado

Elaborar (en su caso), revisar y actualizar la documentación de apoyo establecida en la ficha, incluida la de “origen externo”.

Mantener los registros generados que estén identificados en la ficha de proceso, en la carpeta correspondiente del sistema informático durante un

mínimo de tres años o en su caso lo que marque la legislación.Excepción: Las pruebas evaluativas y cuadernos del profesor.

La ficha : Se identifica con el nombre y el nº de revisión y la fecha de aprobación.La Hoja de gestión de indicadores: Se identifica con el nombre del proceso. Se actualiza anualmenteHoja de Aprendizaje y mejora: Recoge el histórico del proceso y la identificación de los cambios.

La Documentación de apoyo : Se identifica con el nombre y la fecha.Métodos, programas o documentos necesarios para el desarrollo de las actividades del proceso. (incluidas las de origen externo, como legislación...)

El propio sistema informático garantiza la protección, la recuperación, mediante copias de seguridad, y la disposición de los documentos y registros.Los registros oficiales no informáticos se conservarán en condiciones adecuadas para evitar su deterioro, daño o pérdida

Manual de Calidad

Documentación de los Procesos

Doc./ registrosPropietario de Proceso y equipoRepresentante Dirección

PR - Procedimiento de Gestión de la documentación y de los Registros

REVISIÓN 0 Fecha y firma de aprobación

Informes de auditorías

Planes de Auditorías

Planificar y aprobar un programa de auditorías y seleccionar los equipos

auditores(Ej: 1º Trimestre de curso)

Programa Alcance a la totalidad del sistemaEstablecer calendarioEquipo Auditor: Los auditores no deben auditar su propio trabajo y deben tener la formación requerida (especificar)

Elaborar y aprobar Plan de Auditorías

Reunión inicial para establecer la Agenda de la auditoría

Recoger evidencias

Reunión Final con acuerdo sobre las conclusiones de la auditoría

Emitir Informe de conclusiones de la auditoría: Puntos Fuertes, Áreas de

Mejora, No conformidades y Observaciones

Revisión del Sistema

Incluir: Objetivos y alcanceÁreas o Procesos y Responsables a auditar y su planificaciónDocumentación de Referencia

Comunicar informe a los Propietarios de Procesos

Tratamiento de No conformidades y Áreas de Mejora. PR. Evaluación,

revisión y mejora

Evidencia; Registros, declaraciones de hechos u otra información para verificar los criterios. (Puede ser cualitativa o cuantitativa)

Programa de Auditoría y equipos auditores

Doc./ registrosPropietarios de procesoEquipo AuditorRepresentante Dirección

PR. Procedimiento de Auditorías Internas

REVISIÓN 0 Fecha y firma de aprobación

PROCESO DE POSICIONAMIENTO ESTRATÉGICO Propietario: Equipo:

Documentos de apoyo Registros del procesoDiagrama de actividades

Necesidades y expectativas

Informe de Revisión del Sistema

Misión, visión y valores Política de la calidad

Plan estratégico

Hojas Gestión de indicadores de los Procesos

Guión Revisión Sistema Análisis de necesidades y expectativas de los Grupos de Interés

Análisis de resultados de los indicadores y de la memoria-valoración de los procesos

Plan Anual

Registro del seguimiento (Hoja gestión indicadores/cuadro de mando)

Plan de cambio

Registros comunicación de la estrategia y de la Política de Calidad

´Informes de conclusiones de procesos

Memoria-Valoración de Procesos

Hoja “Aprendizaje y mejora”

Memoria-Valoración de Proceso

Evaluación de la eficacia del Proceso de Posicionamiento Estratégico

Plan de mediciónEncuestas aprobadas

PR8202 S,Q,R.PR8301 Gestión de No ConformidadesPR8401 Análisis de datosPR8402 Herramientas de mejoraPR8501 Planificación y gestión de la mejoraPR8502 Acciones Correctoras

PR8503 Acciones Preventivas PR Evaluación, revisión y mejora

PR5601 Revisión del SistemaElaborar y/o revisar la Planificación estratégica:• Objetivos• FCE• Procesos Clave / propietarios y equipos• Misión, Visión y valores

Evaluación, de la eficacia de la estrategia y plan anual

Elaborar el Plan de medición de la satisfacción

Gestión del Cambio

Seguimiento e información del progreso en la estrategia y plan anual

Elaboración, Aprobación y despliegue del Plan Anual

Comunicación de la estrategia

Requisitos de la norma a tener en cuenta:

5.4. Planificación

5.6. Revisión por la Dirección

Componentes de definición del modelo de gestión del cambio

1. Descripción del cambio

2. Diagnóstico

3. Presupuesto / recursos necesarios

4. Cronograma de actividades

5. Procesos asociados

6. Acciones de comunicación incluidas acciones para compartir

conocimientos

7. Acciones de formación

8. Acciones de facil i tación

9. Impacto esperado (considerando los GI, Procesos, Personas –

objetivos de implicación de personas en el cambio)

10.Seguimiento y evaluación del impacto