PROSES PENGARSIPAN DATA CUSTOMER PADA PT …...mengenai pengertian proses, pengertian pengarsipan,...

PROSES PENGARSIPAN DATA CUSTOMER PADA PT CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING

JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh : Mutia Islamiati Mulyadi

150113030057

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK LP3I JAKARTA

JAKARTA 2018

ABSTRAK

Mutia Islamiati Mulyadi. Proses Pengarsipan Data Customer Pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses pengarsipan

data customer di Divisi Staf Collection Aset and Management pada PT.

Chandra Sakti Utama Leasing, mengetahui kendala solusi dan alternative

dalam pemecahan masalah. Teknik pengumpulan data melalui observasi,

yaitu mengamati langsung objek yang diteliti. Arsip merupakan kumpulan

suatu dokumen atau file yang dapat menyimpan surat maupun berkas

secara tertata rapih sehingga dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-

waktu dibutuhkan. Arsip mempunyai peranan penting dalam sebuah

perusahaan yaitu sebagai sumber informasi, sebagai sumber

dokumentasi, sebagai sumber ingatan, dan sebagai bukti resmi untuk

pertanggungjawaban kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Apabila

proses pengarsipan yang dimiliki kurang baik dalam pengelolaannya maka

dapat mengakibatkan sulitnya untuk menemukan dokumen yang telah

disimpan dalam lemari arsip dan dapat menghambat tahapan pekerjaan

selanjutnya.

vi

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa dan

segala berkat dan rahmat Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Laporan Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

Mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas Akhir

(TA) sebagai salah satu persyaratkan penyelesaian pendidikan Politeknik

LP3I Jakarta D3. Untuk itu penulis melakukan observasi dari bulan

September – Maret 2018 pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing di Jakarta

kemudian menyusun laporan hasil pengamatan tarsebut dalam bentuk Tugas

Akhir (TA) ini di bawah bimbingan Sugianti S.Pd., M.Si.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada semua

pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam

pelaksanaan penyusunan pelaporan Tugas Akhir (TA), khususnya kepada :

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.

2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Rony Setiawan, S.Kom.,M.Kom.

3. Wakil Direktur II Bidang Operasional, Keuangan, dan Personalia,

D. Purnomo, S.E., M.M.

4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama,

Arifin Setiabudi, S.Kom., M.M

5. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Dra. Euis Winarti, M.M.

6. Dosen Pembimbing Tugas Akhir Sugianti S.Pd., M.Si. yang bersedia

membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di tengah

kesibukannya.

vii

7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Isti Nuraini, S.E.

8. Bapak H. Muhammad Nuh, S.E., M.Si. sebagai Kepala Kampus Politeknik

LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu.

9. Kepada semua dosen yang telah mengajarkan penulis banyak

pengetahuan tentang ilmu dalam dunia bisnis.

10. Direktur PT. Chandra Sakti Utama Leasing

11. Kedua Orang tua yang saya sangat saya cintai dan hormati, terima kasih

telah memberikan dorongan moril maupun spiritual beserta doanya.

12. Rekan Kerja dan semuanya yang tidak dapat disebutkan satu persatu

yang turut memberikan dorongan dan bantuannya.

13. Teman Kampus dan semua pihak yang tela membantu dalam

menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu.

Atas semua bimbingan dan petunjuk yang telah diberikan, penulis

mengucapkan terima kasih. Semoga kebaikan Bapak/Ibu mendapatkan

balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT. Amin.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir (TA) ini dapat bermanfaat

bagi kita semua, khususnya bagi perusahaan yang terkait dan Mahasiswa

Politeknik LP3I Jakarta.

Jakarta, 2018

Mutia Islamiati Mulyadi

Penulis

viii

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR. .............................. ii LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ............................................................. iii SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN ................................................ iv SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ................................ v ABSTRAK ................................................................................................ vi KATA PENGANTAR ............................................................................... vii DAFTAR ISI .............................................................................................. ix DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xi BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah.................................................................... 1

1.2 Alasan Pemilihan Objek .................................................................... 3

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan .......................................................... 3

1.3.1 Tujuan Penulisan .................................................................... 3

1.3.2 Manfaat penulisan .................................................................. 3

1.4 Rumusan Masalah ............................................................................ 4

1.5 Batasan Masalah .............................................................................. 5

1.6 Metodologi Penelitian danTeknik Pengumpulan Data ....................... 5

1.6.1 Metodologi Penelitian.............................................................. 5

1.6.2 Teknik Pengumpulan Data ...................................................... 5

1.7 Sistematika Penulisan ....................................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Proses ............................................................................. 8

2.2 Pengertian Arsip ................................................................................ 8

2.2.1 Jenis-Jenis Arsip ..................................................................... 10

2.2.2 Pengorganisasian Arsip .......................................................... 16

ix

2.3 Pengertian Data ................................................................................ 18

2.4 Pengertian Customer ........................................................................ 19

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perkembangan Perusahaan ............................... 20

3.2 Visi dan Misi Perusahaan .............................................................. 22

3.2.1 Visi Perusahaan .................................................................. 22

3.2.2 Misi Perusahaan ................................................................. 22

3.3 Bidang Usaha Perusahaan ........................................................... 22

3.4 Struktur Organisasi ....................................................................... 27

3.5 Deskripsi Kerja .............................................................................. 28

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Proses Pengarsipan PT Chandra Sakti Utama Leasing ( CSUL

Finance ) ....................................................................................... 36

4.1.1 Flowchart Proses Pengarsipan ........................................... 37

4.1.2 Penjelasan Flowchart Proses Pengarsipan ........................ 38

4.2 Kendala Pada Proses Pengarsipan PT Chandra Sakti Utama

Leasing ( CSUL Finance ) ............................................................. 45

4.3 Solusi Dalam Menghadapi Proses Pengarsipan PT Chandra Sakti

Utama Leasing ( CSUL Finance ) ................................................. 45

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan .................................................................................. 46

5.2 Saran ........................................................................................... 47

DAFTAR PUSTAKA BIODATA PENULIS LAMPIRAN

x

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Collection Aset and Management Pada

PT. Chandra Sakti Utama Leasing .................................... 27

Gambar 4.1 Flowchart Proses Penyimpanan Arsip pada PT. Chandra

Sakti Utama Leasing .......................................................... 37

Gambar 4.2 Tampilan Log In Sistem Confins ......................................... 39

Gambar 4.3 Tampilan Pilihan Menu Untuk Search by License Plate...... 39

Gambar 4.4 Tampilan List Credit File ..................................................... 40

Gambar 4.5 Surat Tugas ....................................................................... 41

Gambar 4.6 Proposal ............................................................................. 42

Gambar 4.7 Surat Perjanjian Jual Beli (PJB) ......................................... 43

Gambar 4.8 Surat Berita Acara Penyerahan Barang (BAST) ................ 43

Gambar 4.9 Surat Izin Pengeluaran ....................................................... 44

xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Semakin majunya bisnis di sektor pemerintah dan swasta

menimbulkan tingkat persaingan yang tinggi. Agar dapat bersaing dan

memajukan bisnis diperlukan dukungan informasi yang teliti, tepat, dan

cepat. Dalam sebuah organisasi arsip digunakan untuk membantu

dalam penyediaan informasi.

Informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari

kegiatan bisnis itu sendiri. Jadi rekaman dari kegiatan bisnis terdapat

pada arsip. Jadi setiap pada kantor atau pada organisasi harus

melakukan pekerjaan kantor untuk mengelola rekaman informasi yaitu

tata kearsipan.

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau

pekerjaan tata usaha yang dilakukan oleh badan pemerintah maupun

badan swasta. Kearsipan menyangkut pada kegiatan yang

berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah

yang selanjutnya disebut kerasipan.

Efektivitas pengelolaan arsip pada suatu kantor dapat dipengaruhi

oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas

yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang

diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain untuk

keperluan informasi, baik untuk internal dan eksternal dalam kantor

tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh

2

kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang

yang terdapat dalam sebuah kantor.

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING merupakan perusahaan

yang bergerak dalam bidang pembiayaan (multi-finance) yang

menyediakan solusi pembiayaan automotive, mesin, maupun alat

berat. Perusahaan berusaha memberi kenyamanan bagi customer

dalam pelayanan yang menyesuaikan kebutuhan customer. Oleh

Karena itu, pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING kearsipan

sangat berperan penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan.

Karena setiap pekerjaan yang ada di perusahaan tidak akan tercapai

apabila dalam penyimpanan arsip tersebut kurang baik dalam

pengelolaannya. Supaya pekerjaan tersebut dapat tercapai, maka

dalam hal penyimpanan arsip dokumen-dokumen perusahaan yang

ada harus dikelola dengan cara yang tepat. Sehingga arsip tersebut

dengan mudah, cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila

sewaktu-waktu dibutuhkan.

Manajemen kearsipan yang diterapkan pada Divisi Collection and

Asset Management Departement pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA

LEASING meliputi pengelolaan arsip dari sejak dokumen selesai

diproses, pemeliharaan arsip, sampai dengan tahap pemusnahan

arsip.

Berdasarkan dari uraian di atas, maka penulis tertarik untuk

mengambil judul “PROSES PENGARSIPAN DATA CUSTOMER PADA PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING ” .

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan

1.3.1 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan dalam observasi yang

dilakukan dan dituangkan dalam Tugas Akhir (TA) ini

mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Bagaimana Proses Pengarsipan Data Customer

pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING .

2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam Proses

Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA

SAKTI UTAMA LEASING .

3. Memberikan solusi yang dihadapi dalam Proses

Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA

SAKTI UTAMA LEASING .

1.3.2 Manfaat Penulisan

Penulis berharap agar penulisan Tugas Akhir (TA) ini

dapat memberikan manfaat untuk berbagai pihak antara

lain :

3

1.2 Alasan Pemilihan Objek

Alasan penulis memilih objek ini adalah karena penulis telah

melaksanakan magang di Divisi Collection Asset and

Management pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING

bagian penyimpanan arsip dan penulis ingin mengetahui

bagaimana cara proses untuk yang lebih lanjut dalam hal

penyimpanan arsip yang juga bermanfaat sebagai

pembelajaran bagi penulis.

1. Bagi Penulis

Penulis dapat diharapkan dapat mengembangkan

dan menambah pengetahuan penulis dalam hal

kearsipan dari hasil observasi yang telah penulis

lakukan secara praktek sehingga dapat mengetahui

perbedaannya dengan ilmu yang telah penulis dapat

secara teoritis dan bangku kuliah.

2. Bagi Perusahaan Penulis dapat dijadikan sebagai masukan dan

pertimbangan untuk bisa memperbaiki dalam hal

penyimpanan arsip.

3. Bagi Dunia Pendidikan

Penulis dapat dijadikan sebagai bahan tambahan

informasi dan wawasan mengenai hal-hal yang harus

diperhatikan dalam proses penyimpanan arsip dan

peran serta tugas yang mengani dalam hal

penyimpanan arsip.

Berdasarkan judul di atas, maka penulis mengidentifikasikan

masalah pada :

1. Bagaimana Proses Pengarsipan Data Customer pada PT.

CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING ?

2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam Proses Pengarsipan

Data Customer pada PT. CHANDRA SAKTI UTAMA

LEASING?

4

Rumusan Masalah1.4

3. Bagaimana solusi terhadap kendala yang terjadi dalam

Proses Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA

SAKTI UTAMA LEASING?

1.5 Batasan Masalah

Batasan masalah yang dilakukan agar tidak menyimpang dari

tujuan yang diinginkan adalah penulis hanya membahas Proses

Pengarsipan Data Customer pada PT. CHANDRA SAKTI

UTAMA LEASING.

1.6 Metodologi Penelitian Dan Teknik Pengumpulan Data

Penulis membutuhkan data-data yang berkaitan dengan kajian

penulis, karena itu dalam mendapatkan data-data tersebut

penulis menggunakan metode dan cara-cara sebagai berikut :

1.6.1 Metodologi Penelitian

Metodologi Penelitian menggambarkan cara yang

digunakan penulis dalam memperoleh data-data yang

berhubungan dengan Tugas Akhir penulis. Adapun

metode yang digunakan bersifat deskriptif dan kualitatif,

karena berisi langkah-langkah administrasi perkantoran

yang harus dijalankan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku terkait dengan pekerjaan yang dijalankan penulis

berdasarkan kenyataan di perusahaan tersebut.

1.6.2 Teknik Pengumpulan Data

1. Studi Kepustakaan ( Library Research ) Pengumpulan data-data dengan cara mempelajari

berbagai bentuk bahan seperti buku penunjang

5

kajian, catatan-catatan maupun referensi lain yang

bersifat tertulis.

2. Studi Lapangan ( Field Research ) a. Pelaksanaan magang di divisi Collection Asset

and Management Departement PT. CHANDRA

SAKTI UTAMA LEASING dengan ini penulis

berusaha mendapatkan informasi yang lengkap

dan akurat terhadap objek yang diambil.

b. Wawancara kepada rekan kerja maupun leader

tim untuk mendapatkan informasi bagaimana

Proses Pengarsipan Data Customer pada PT.

CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING.

3. Teknik Dokumentasi Penulis mengumpulkan data-data dalam bentuk

gambar dan informasi yang berkaitan dengan judul

Tugas Akhir.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan tugas akhir ini, pembahasan dan

penganalisaannya diklarifikasikan dalam 5 (lima) bab, yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN Penulis mengemukakan tentang latar belakang

masalah, alasan pemilihan objek, batasan masalah,

rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan,

metodologi penulisan dan sistematika penulisan.

6

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Penulis mencari berbagai refensi buku-buku yang

digunakan dalam pembahasan yang mendukung

kajian maupun analisis yang penulis sampaikan

mengenai pengertian proses, pengertian

pengarsipan, jenis arsip, pengorganisasian arsip,

pengertian data, pengertian customer.

BAB III : PROFIL PERUSAHAAN Penulis menguraikan tentang segala sesuatu yang

berkaitan dengan sejarah singkat dan

perkembangan perusahaan, visi dan misi

perusahaan, aspek kegiatan usaha, struktur

organisasi, dan deskripsi kerja.

BAB IV : PEMBAHASAN Penulis menguraikan mengenai proses pengarsipan

data customer, kendala-kendala dalam proses

pengarsipan data customer, solusi atau pemecahan

masalah terhadap kendala-kendala tersebut.

BAB V : PENUTUP

Penulis memberikan kesimpulan dan saran yang

mungkin berguna bagi perusahaan sebagai bahan

masukan.

7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Proses

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) edisi keempat

(2016:1106) “Proses adalah runtutan perubahan (peristiwa) dalam

perkembangan sesuatu atau rangkaian tindakan, perbuatan, atau

pengelolahan yang menghasilkan produk”.

Menurut Badrudin (2015:114) “Proses disebut juga langkah-

langkah atau urutan kegiatan yang harus dilaksanakan”.

Sedangkan menurut Nanang Fattah (2015:130) “Suatu proses

adalah sekumpulan interaksi antara komponen-komponen yang

mentransformasikan input menjadi output menuju tujuan bersama

yang disebut pernyataan misi”.

Jadi dapat disimpulkan bahwa proses adalah suatu cara atau

langkah-langkah dalam melakukan kegiatan atau pekerjaan untuk

mencapai tujuan tertentu.

2.2 Pengertian Arsip Menurut Read dan Ginn (2010:5) dalam Sambas Ali Muhidin dan

Hendri Winata (2016:2) :

“Arsip adalah informasi yang tersimpan, dengan media atau karakteristik tertentu, yang dibuat atau diterima oleh organisasi sebagai bukti operasi dan memiliki nilai yang membutuhkan retensi untuk jangka waktu tertentu”.

Menurut Dick Weisinger (2011:10) dalam Sambas Ali Muhidin dan

Hendri Winata (2016:2) :

“Arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau yang telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam organisasi”.

Donni Juni Priansa (2017:195) menjelaskan bahwa :

“Kata arsip dalam bahasa Belanda disebut dengan archief, dalam bahasa Inggris disebut dengan archieve, dalam bahasa latin, arsip disebut dengan archivum, atau archium. Adapun bahasa Yunani, kata arsip disebut dengan arche yang berarti permulaan. Kata arche dalam bahasa Yunani berkembang menjadi kata archia yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata arsipcheton yang berarti gedung pemerintahan”.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2015:93)“Kearsipan adalah

kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam tatanan yang

sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk

digunakan secara aman dan ekonomis”.

Menurut Durotil Yatimah (2013:184) menjelaskan bahwa :

“Arsip (Filling) adalah proses mengklasifikasi dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan apabila ditemukan saat dibutuhkan”.

9

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran dalam Agus Sugiarto dan

Teguh Wahyono (2015:6) :

“Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut” :

a. Arsip atau warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan.

b. Arsip atau warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana.

c. Arsip atau warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.

Jadi dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu dokumen atau file

yang dapat menyimpan surat maupun berkas secara tertata rapih

sehingga dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu

dibutuhkan.

2.2.1 Jenis-Jenis Arsip Menurut Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata (2016:5)

jenis-jenis arsip sebagai berikut :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu. Ada 3 macam dalam arsip

dinamis sebagai berikut:

a. Arsip Vital yaitu arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,

dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

b. Arsip Aktif yaitu arsip frekuensi penggunaannya

tinggi atau secara terus menerus.

10

c. Arsip Inaktif yaitu arsip yang frekuensi

penggunaannya telah menurun.

2. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang

telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung.

Menurut Donni Juni Priansa (2014:109) ada 2 jenis arsip

yaitu :

1. Berdasarkan Media

a. Arsip Berbasis Kertas

Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau

numerik yang tertuang di atas kertas.

b. Arsip Lihat-Dengar

Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar.

Contohnya : Kaset Video, film, VCD, dan lain

sebagainya.

c. Arsip Kartografik dan Arsitektual

Merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya

memuat gambar grafik, peta, atau gambar arsitek

lainnya, dankarena bentuknya unik dankhas maka

dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya.

d. Arsip Elektronik

Merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi

informasi, khususnya komputer.

2. Berdasarkan Fungsi

a. Arsip Dinamis

Merupakan arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun

11

penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran.

Arsip dinamis terdiri dari 2 macam sebagai berikut :

1) Arsip Dinamis Aktif

Arsip yang masih digunakan secara langsung

dalam penyelesaian suatu kegiatan sehingga

arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.

2) Arsip Dinamis Inaktif

Arsip yang sudah tidak digunakan secara

langsung dalam penyelesaian kegiatan karena

kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu

masih diperlukan sehingga perlu disimpan.

b. Arsip Statis

Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam

kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai

tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan atau

diabadikan untuk kepentingan umum atau sebagai

bahan bukti.

Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 dalam Musliichah

(2016:46) jenis-jenis arsip meliputi:

1. Arsip Vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan opersional

pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang.

2. Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya

dalam proses kegiatan administrasi tinggi atau terus

menerus.

3. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang masih digunakan dalam

proses kegiatan administrasi tetapi frekuensi

penggunaannya telah menurun.

12

4. Arsip Statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

referensi, dan berketerangan dipermanenkan.

5. Arsip Terjaga, yaitu arsip Negara yang berkaitan dengan

keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan

Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan

keselamatan.

6. Arsip Umum, yaitu arsip yang tidak termasuk dalam

kategori arsip terjaga.

Sedangkan menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono

(2015:13-16) untuk memahami jenis arsip, berikut ini

beberapa jenis arsip yang dikelompokkan berdasarkan

beberapa dimensi, yaitu :

1. Arsip Menurut Subyek atau Isininya

a. Arsip Keuangan, seperti : laporan keuangan, bukti

pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat

perintah membayar, dan sebagainya.

b. Arsip Kepegawaian, seperti : data riwayat hidup

pegawai, surat lamaran,surat pengangkatan

pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

c. Arsip Pemasaran, seperti : surat penawaran, surat

pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar

pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.

d. Arsip Pendidikan, seperti : kurikulum, satuan

pelajaran,daftar hadir siswa, rapur, transkrip

mahasiswa, dan sebagainya.

13

2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya

a. Surat, seperti naskah perjanjian/kontrak. surat

keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan tabel,

dan sebagainya

b. Gambar, foto, peta

c. Compact Disk (CD), DVD

d. Pita Rekaman

e. Mikrofilm

f. Disket, dan lain-lain

3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

a. Arsip bernilai informasi, seperti pengumuman,

pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.

b. Arsip bernilai Administrasi, seperti ketentuan-

ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur

kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.

c. Arsip bernilai Hukum, seperti akte pendirian

perusahaan, akte kelahiran, surat perjanjian, surat

kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya.

d. Arsip bernilai Sejarah, seperti laporan tahunan,

notulen rapat, gambar atau foto peristiwa, dan

sebagainya.

e. Arsip bernilai Ilmiah, seperti hasil penelitian.

f. Arsip berniali Keuangan, seperti kuitansi, bon

penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.

g. Arsip bernilai Pendidikan, seperti karya ilmiah para

ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program

pengajaran, dan sebagainya.

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

a. Arsip Tidak Berguna (nonsensical), seperti surat

undangan, memo, dan sebagainya.

14

b. Arsip Berguna, seperti presensi pegawai, surat

permohonan cuti, surat pesanan barang, dan

sebagainya.

c. Arsip Penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat

hidup pegawai, buku kas, dan sebagainya.

d. Arsip Vital, seperti akte pendirian perusahaan, buku

induk pegawai, sertifikat tanah atau bangunan,

ijasah, dan sebagainya.

5. Arsip Menurut Fungsinya

a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan

secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-

hari.

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak

dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengelolaannya

a. Arsip Pusat

Arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada

dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga

pemerintah : Arnas Pusat di Jakarta.

b. Arsip Unit

Arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.

Berkaitan dengan lembaga pemerintah : Arnas

Daerah di Ibukota Propinsi.

15

7. Arsip Menurut Keasliannya

a. Arsip Asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan

ditujukan pada pihak yang paling berkepentingan

(pihak utama).

b. Arsip Tembusan, merupakan dokumen (biasanya

dalam bentuk surat) yang dibuat bersama-sama

dengan arsip asli atau dokumen utama, namun

ditujukan para pihak yang berkepentingan selain

pihak utama.

c. Arsip Salianan, merupakan dokumen tiruan yang

dibuat dengan cara duplikasi atau diketik ulang

dimana isi atau kontennya sama dengan dokumen

asli. Biasanya dibuat tida bersama-sama dengan

pembuatan dokumen asli.

d. Arsip Petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan

cara mengutip sebagian dari isi dokumen asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

a. Arsip Otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat

tanda tangan asli dengan tinta (bukan photocopy

atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip

yang bersangkutan. Arsip otentik dapat

dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip Tidak Otentik, adalah arsip yang diatasnya

tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip

ini berupa photocopy, film, microfilm, hasil print

komputer dan lain sebagainya.

2.2.2 Pengorganisasian Arsip Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:19) :

Pengorganisasian arsip terbagi menjadi dua yaitu :

16

1. Sentralisasi

Merupakansistem pengelolaan arsip yang dilakukan

secara terpusat dalam suatu organisasi atau dengan

kata lain penyimpan arsip yang dipusatkan di satu unit

kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Berikut

keuntungan dari sentralisasi arsip :

a. Ruang atau tempat penyimpanan tenaga dan

peralatan arsip dapat dihemat, karena dalam satu

organisasi terdapat satu tempat pengelolaan arsip.

b. Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat

mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan.

c. Tidak adanya duplikasi arsip, karena kantor hanya

menyimpan satu arsip.

d. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat

diseragamkan sehingga sistem penyimpanan arsip

Adapun kerugian dari sentralisasi sebagai berikut :

a. Sistem sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif

untuk organisasi yang kecil.

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu

system penyimpanan yang seragam.

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan

waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang

diperlukan.

2. Desentralisasi

merupakan pengelolaan arsip yang dilakukan pada

setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Berikut

keuntungan dari desentralisasi sebagai berikut :

17

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan

unit kerja masing-masing.

b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena

berada dalam unit kerja sendiri, sehingga relatif

dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.

c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena

arsipnya sudah dikenal baik.

Adapun kerugian dari desentralisasi sebagai berikut :

a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan

dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b. Kantor harus menyediakan peralatan dan

perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga

penghematan pemakaian peralatan dan

perlengkapan sukar dijalankan.

c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan

karena petugas-petugas umunya bertugas rangkap

dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan

kearsipan.

d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap

unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

2.3 Pengertian Data Menurut Fathansyah (2015:2) mendefinisikan sebagai berikut :

“Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, dan sebagainya yang diwujudkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, dan bunyi”.

18

Sedangkan menurut Asep Saefuddin dan Aam Alamudi (2013:15)

“Data adalah bentuk pencatatan berulang mengenai karakteristik

suatu objek”

2.4 Pengertian Customer

Menurut Titik Wijayanti (2017:84) “Customer atau konsumen

merupakan target promosi yang utama, baik promosi untuk above

the line maupun below the line”.

19

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING, yang sebelumnya bernama

PT. Standard Chartered Leasing diambil oleh dari Standard Chartered

Bank pada tanggal 25 Agustus 1995. Sejak saat itu, PT. CHANDRA

SAKTI UTAMA LEASING atau yang saat ini lebih dikenal dengan

nama CSUL finance menjadi salah satu anak perusahaan dari Grup

Tiara Marga Trakindo dan beroperasi pada bisnis Leasing.

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING bergerak dalam bidang

pembiayaan (multi-finance) yang menyediakan solusi pembiayaan satu

pintu untuk pembelian alat-alat berat seperti traktor, loader, mesin,

truk, generator dan excavator untuk berbagai sektor industri seperti

konstruksi, pertambangan, kehutanan, pertanian dan energi.

Perusahaan berusaha memberi kenyamanan bagi customer dalam

pelayanan yang menyesuaikan kebutuhan financialcustomer untuk

mendukung proses pengadaan barang modal mereka berupa

peralatan dan mesin baik produk Caterpillar maupun non-Caterpillar

dari manufaktur lain terkenal seperti Hitachi, Komatsu, Hyundai,

Kobelco, Sumitomo, Doosan, Dynapac, Terex, Mercedes – Benz,

Iveco, Nissan, Hino, Volvo dan Heidelberg.

Selain pembiayaan mesin danalat berat, PT. CHANDRA SAKTI

UTAMA LEASING juga menyediakan konsumen, baik untuk karyawan

Grup TMT melalui pembiayaan kepemilikan kendaraan bermotor dan

kepemilikan rumah maupun pembiayaan konsumen untuk umum

melalui satu unit bisnis yang fokus pada kegiatan pembiayaan otomotif

khususnya mobil baru sebagai salah satu pengembangan bisnis

Perusahaan.

Menjelang pergantian tahun 2014, Otoritas Jasa Keuangan sebagai

regulator telah menerbitkan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor

29/POJK.05/2014 mengenai Penyelenggaraan Usaha Perusahaan

Pembiayaan (“POJK 29/PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING”)

yang mengatur dan memperbahatui jenis kegiatan usaha yang

diperbolehkan untuk perusahaan, yang telah diundangkan pada

tanggal 19 November 2014. Secara umum sepanjang tahun 2014

dengan mascot pembiayaan “SIKLAT” (yang saat ini masih dalam

proses pendaftaran di Direktorat Jenderal Hak Kekayaan Intelektual)

dan didukung operasional Kantor Pusat ditambah dengan tujuh kantor

cabang di wilayah Surabaya, Pekanbaru, Palembang, Banjarmasin,

Samarinda, Balikpapan dan Makasar serta lima kantor perwakilan di

wilayah Jakarta, Semarang, Manado, Potianak dan Jambi.

Perusahaan telah berhasil mengucurkan pembiayaan sebesar 1.73

triliun rupiah untuk pembiayaan barang modal antara lain berupa alat

berat, mesin manufaktur, genset, forklift, alat kesehatan, dan lain-lain

dari berbagai sektor industri.

Saat ini Perusahaan terus melakukan penyesuaian-penyesuaian yang

diperlukan agar dapat melakukan implementasi POJK 29/201 secara

proper di tahun mendatang.

21

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan Misi Perusahaan PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING.

3.2.1 Visi Perusahaan Menjadi mitra solusi keuangan termuka yang paling disukai

dalam industri pembiyaan.

3.2.2 Misi Perusahaan 1. Secara terus menerus menciptakan lapangan kerja yang

layak dan berkualitas bagi sebanyak mungkin rakyat

Indonesia.

2. Selalu memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan

dan menguntungkan yang akan memaksimalkan nilai

pemegang saham.

3. Senantiasa menyediakan solusi-solusi bernilai tambah yang

akan mengoptimalkan kepuasa pelanggan.

4. Secara aktif terlibat dalam masyarakat sebagai warga

korporat yang baik.

3.3 Bidang Usaha Perusahaan

1. Pembiayaan Investasi Pembiayaan merupakan fasilitas pembiayaan maupun pengadaan

barang-barang modal beserta jasa yang diberikan kepada

perorangan, badan usaha maupun badan hukum yang diperlukan

untuk aktifitas usaha atau investasi, rehabilitasi, ekspansi, dan

relokasi tempat usaha.

22

Layanan pembiayaan investasi yang diberikan oleh PT. CHANDRA

SAKTI UTAMA LEASING :

a. Pembiayaan alat berat (excavator, traktor, loader, dll)

b. Pembiayaan generator dan forklift

c. Pembiayaan mesin industri (CNC, mesin bubut, dll)

d. Pembiayaan mesin cetak dan offset

e. Pembiayaan kendaraan niaga (truk)

f. Pembiayaan kapal segmentasi pelanggan

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING terdiri dari perusahaan-

perusahaan yang bergerak di sektor konstruksi, pertambangan,

kehutanan, pertanian dan energi yang tersebar di beberapa kota

besar di Indonesia.

2. Pembiayaan Modal Kerja

PembiayaanModal Kerja merupakan fasilitas pembiayaan yang

diberikan kepada perorangan, badan usaha maupun badan hukum

yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan modal kerja atau

pengeluaran-pengeluaran yang habis dalam satu siklus aktivitas

usaha debitur dengan jangka waktu maksimum 2 (dua) tahun.

Layanan pembiayaan modal kerja yang diberikan oleh PT.

CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING :

a. Pembelian inventory (bahan baku maupun barang dagangan)

b. Pembelian komputer dan ATK

c. Pembayaran sewa gedung dan maintenance

d. Pembayaran gaji karyawan dan jasa keamanan

e. Kebutuhan modal kerja operasional lainnya

23

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING juga menyediakan

layanan pembiayaan Anjak Piutang (Factoring), yang merupakan

kegiatan pembiayaan dalam bentuk pembelian dan atau

pengalihan piutang dagang jangka pendek perusahaan berikut

pengurusan atas piutang tersebut.

3. Pembiayaan Multiguna

Pembiayaan Multiguna merupakan fasilitas pembiayaan yang

diberikan kepada perorangan yang diperlukan untuk memenuhi

kebutuhan konsumtif.

Layanan pembiayaan modal kerja yang diberikan oleh PT.

CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING :

a. Pembiayaan property (rumah, apartemen)

b. Pembiayaan kendaraan bermotor (mobil, sepeda motor)

c. Biaya ibadah haji atau umroh

d. Biaya pendidikan

e. Biaya perjalanan tour atau liburan

f. Pembelian peralatan rumah tangga (TV, lemari es)

g. Kebutuhan konsumtif lainnya

Untuk pembiayaan Multiguna ini, PT. CHANDRA SAKTI UTAMA

LEASING baru membuka fasilitas khusus untuk karyawan Grup

TMT dan pihak-pihak yang memiliki hubungan bisnis maupun

khusus dengan PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING.

24

Nama Perusahaan : PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING

Bidang Usaha : Berdasarkan Anggaran Dasar Perseroan,

kegiatan usaha Perseroan bergerak dalam

bidang lembaga pembiayaan, dimana untuk

mencapai maksud dan tujuan tersebut

Perseroan dapat melaksanakan kegiatan

usaha pembiayaan konsumen, sewa guna

usaha, anjak piutang, dan usaha kartu

kredit.

Produk dan Jasa : pembiayaan alat-alat berat, mesin industri,

pembiayaan kendaraan bermotor, dan

pembiayaan rumah tinggal.

Status Pendirian : Anak Perusahaan PT. Tiara Marga

Trakindo

Akta Pendirian : 1. Akta Pendirian No. 69 tanggal 08

Oktober 1984 di buat di hadapan Misahardi

Wilamarta,SH, Notaris di Jakarta. Surat

Pengesahan Menteri Kehakiman Republik

Indonesia No.C2-485.HT.01.01.TH.85

tanggal 30 Januari 1985.

2. Akta Perubahan No. 99 Tanggal 25

Agustus 1995 dibuat di hadapan B.R.A.Y

Mahyastoeti Notonegoro, SH, Notaris di

Jakarta. Surat Persetujuan Menteri

Kehakiman Republik Indonesia No.C2-

13.262.HT.01 tanggal 18 Oktober 2015.

25

Permodalan : Modal dasar : Rp.400.000.000.000,-

Modal di setor : Rp.198.050.000.000,-

Kepemilikan : PT. Tiara Marga Trakindo 99.08 %

PT. Mahadana Dasha Utama 0.2 %

Alamat Kantor : PT. Chandra Sakti Utama Leasing Gedung

Tiara Marga Trakindo 1 lantai 6 Jl. Cilandak

KKO No. 01 Jakarta Selatan – 12560

Layanan Pelanggan : 0812-1960-12560

Jaringan Sosial : CSUL Finance

@CSULFinance

Website :www.csulfinance.com

3.4 Stuktur Organisasi Dalam mencapai tujuan perusahaan baik secara umum maupun

secara khusus PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING didukung

struktur organisasi yang dibuat umtuk menunjang kebijakan tersebut

dapat dilihat dari gambar di bawah ini, sebagai berikut :

26

http://www.csulfinance.com/

Struktur Organisasi Divisi Collection Asset and Management

PT. CHANDRA SAKTI UTAMA LEASING

3.4 Struktur Organisasi Divisi Collection Asset and Management Pada

PT.Chandra Sakti Utama Leasing

27

Presiden Director

Finance Direktor

Collection& Asset

Management Manager

Corporate Collection

Spv

Admin Corporate Collection

Staff

Recovery Staff

Corp. Collection

Area Sumatera

Coordinator

Corp. Collection

Area KalimantanCoordinator

Corp. Collection

Area Jakarta Coordinator

Corp. Collection Area Ind.

Timur Coordinator

Recovery Supervisor

Recovery Staff

Recovery & Asset

Management Admin Staff

Asset Management

Speciallist

Asset Monitoring

Staff

3.5 Deskripsi Kerja

1. President Director

Tugas :

a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijkan tertinggi

perusahaan.

b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan

perusahaan.

c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan

termasuk juga keuntungan perusahaan.

d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber

pendapatan dan pembelajaan kekayaan perusahaan.

e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungan

dengan dunia luar perusahaan.

f. Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai visi misi

perusahaan.

g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di

perusahaan, mulai bidang admninistrasi, kepegawaian hingga

pengadaan barang.

h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.

i. Memilih, menentukan, mengawasi pekerjaan karyawan.

j. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan dan melaporkan

laporan pada pemegang saham.

2. Finance Director

Tugas :

a. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan

informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan

yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

28

b. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan

dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien,

akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah

yang berlaku.

c. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus

keperusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan

hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk

operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

d. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran

perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut

untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien

dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

e. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem

dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol

pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi

keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi

risiko keuangan.

f. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa

keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan

bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis,

baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun

kondisi keuangan lainnya.

g. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh

perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan

terhadap peraturan perpajakan

29

3. Collection & Asset Management Manager

Tugas :

a. Melakukan monitoring / penagihan / penarikan unit atas kontrak

konsumen yang past due (tertunggak).

b. Memeriksa daftar penerimaan bukti setoran dari Staf

Administrasi (khusus konsumen yang telah past due lebih dari 3

hari).

c. Melakukan tindakan negosiasi dan persuasif dalam

penyelesaian kasus.

d. Membuat laporan kunjungan harian (call report).

e. Mencapai target individu yang sudah ditetapkan oleh

perusahaan.

f. Melindungi dan memelihara asset perusahaan.

g. Melaksanakan seluruh pekerjaan yang ditetapkan oleh

perusahaan.

h. Menjalin kerjasama yang baik antara sesama karyawan.

4. Corporate Collection Spv

Tugas :

a. Menerjemahkan strategi objektif perusahaan ke dalam strategi

departemen.

b. Menyusun dan mengusulkan rencana dan anggaran tahuanan

departemen sesuai dengan rencana bisnis dan strategi

perusahaan.

c. Mengarahkan, mengendalikan secara periodic serta mengambil

tindakan koreksi apabila diperlukan.

30

5. Recovery Supervisor

Tugas :

a. Me-review dan memonitor analisa permasalahan serta strategi

penanganan yang akan dilakukan (penagihan intensif,

restrukturisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan

indikasi awal yang tersedia.

b. Memonitor proses penyusunan rekomendasi yang akurat bagi

keputusan manajemen untuk mengaktifkan turn around,

rehabilitasi, restrukturisasi, guna memaksimalkan pemulihan

dan penyedian provisi (writte off).

c. Me-review dan memonitor penagihan LPC/Other Income guna

optimalisasi pendapatan perusahaan dan mengurangi potensi

kerugian perusahaan.

d. Me-review dan memonitor proses analisa dan evaluasi

pencatatan cadang kerugian (provisi) sesuai dengan PSAK

50/55 dan dampak pencatatan terhadap perencanaan

perpajakan dan profitabilitas perusahaan.

e. Me-review hasil analisa dan melakukan evaluasi atas tindakan

pot-mortem proses recovery.

6. Corp. Collection Area Sumatera Coordinator

Tugas :

a. Untuk memastikan pengelolaan dan penanganan terhadap

asset pembelian terlaksana secara efektif dan efisien untuk

khusus di area Sumatera.

31

7. Corp. CollectionArea Kalimantan Coordinator

Tugas :



khusus di area Kalimantan.

8. Corp. Collection Area Jakarta Coordinator

Tugas :



khusus di area Jakarta.

9. Corp. Collection Area Ind. Timur Coordinator

Tugas :



khusus di area Indonesia Timur.

10. Recovery Staff

Tugas :


penanganan yang akan dilakukan (penagihan intensif,

restrukturisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan

indikasi awal yan tersedia.




dan penyediaan provisi (writte off).

32










11. Recovery & Asset Management Admin Staff

Tugas :


penanganan yang akan dilakukan (penangihan intensif,

restrukrisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan















33

12. Asset Management Speciallist

Tugas :

a. Me-review dan memonitor analisa strategi rehabilitas dan

pengelolaan portofolio pembiayaan yang bermasalah

berdasarkan analisis keuangan nasabah.

b. Melakukan evaluasi atas eksekusi strategi yan dilakukan

melalui proses penagihan, restrukturisasi, penarikan aset,

pengelolaan dan penjualan kembali aset tarikan.

c. Menjaga koletabilitas perusahaan seoptimal mungkin dan NPL

seminimal mungkin.

13. Asset Monitoring Staff

Tugas :

a. Me-review proses kerja area secara berkala untuk

mendapatkan umpan balik atas realisasi pelaksanaan

Policy/SOP/WI yang berlaku.

b. Berkoordinasi dengan Business Process Improvement

Department atas pengajuan pembuatan atau perubahan

Policy/SOP/WI proses kerja departemen.

c. Menciptakan program-program untuk memperbaiki proses kerja

di departemen.

d. Berkoordinasi secara internal atas pengajuan program-program

perbaikan proses kerja yang telah dibuat (jika telah disetuju)

14. Admin Corporate Collection Staff

Tugas :

a. Menentukan target kerja (KPI) subordinat dan melakukan

pengawasan dalam pencapaian target tersebut.

34

b. Mengidentifikasi, merencanakan dan menilai kebutuhan

pengembangan karyawan.

c. Mengusulkan kebutuhan pelatihan karyawan kepada HR & OD

Department.

d. Berbagi pengetahuan dengan bawahan dan rekan kerja.

15. Recovery Staff

Tugas :


penanganan yang akan dilakukan (penangihan intensif,

restrukrisasi, penarikan asset, litigasi) berdasarkan fakta dan















35

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Proses Pengarsipan Data Customer pada PT. Chandra Sakti

Utama Leasing

Dalam penyimpanan data customer pada PT. Chandra Sakti Utama

Leasing mempunyai bagian pengarsipan dokumen. Proses kearsipan

adalah hal yang sangat penting untuk perusahaan khususnya sama

halnya seperti pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing proses

kearsiapan yang baik akan menunjang proses deployment tepat pada

waktunya.

Tolak ukur terhadap keberhasilan perusahaan tidak hanya dilihat dari

kemampuannya untuk memperoleh keuntungan namun harus

diimbangi kegiatan pengelolaan kearsipan yang sistematis, efisien,

dan praktis yang saling mendukung antara satu dengan lainnya

sehingga dapat meningkatkan kualitas dalam perusahaan.

Peranan pengarsipan pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing sangat

penting karena adanya proses pengarsipan yang baik dapat

memperlancar jalannya pekerjaan pengarsipan.

Dalam penanganan pengarsipan pada PT. Chandra Sakti Utama

Leasing menggunakan sistem Microsoft Excel yang berisi tentang

nama customer yang sudah diarsip agar dapat mempermudah penulis

untuk mengetahui tata letak nama customer yang sudah diarsip atau

belum yang diarsip.

Proses pengarsipan yang baik akan menunjang proses penyimpanan

dokumen tepat pada waktunya sehingga dapat bisa melakukan

pekerjaan yang lainnya.

Flowchart pengarsipan data customer pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing sebagai berikut :

Gambar 4.1 Flowchart Penyimpanan Arsip

37

Berikut ini disajikan penjabaran dari tahap-tahap tersebut :

1. Mensortir dokumen customer masuk kedivisi Collection Asset and

Management ( CAM )

Dalam tahap pertama penulis mensortir dokumen customer yang

belum di scan jika sudah masuk kedalam divisi CAM. Penulis

harus melakukan scan dokumen customer terlebih dahulu agar

bias disimpan soft copy-nya di file customer. Penyimpanan

dokumen customer dalam bentuk soft copy sangat berguna untuk

sebagai bukti kepada pimpinan perusahaan maupun kepada

customer jika sewaktu-waktu dibutuhkan dan memudahkan penulis

untuk tidak mengeluarkan kembali dokumen customer yang sudah

simpan ke dalam ordner.

2. Memeriksa Dokumen Customer di Confins

Dalam tahap selanjutnya penulis akan mengecek surat-surat

dokumen customer di sistem confins. Setiap surat masing-masing

mempunyai keterangan plat kendaraan customer. Tujuannya

untuk mengetahui surat dari unit kendaraan customer tersebut

maka perlu dilakukan dari sistem yang ada di perusahaan yaitu

confins.

Sistem confins ini digunakan untuk melakukan pencarian data-

data customer yang diperoleh dari plat kendaraan maupun

number agreement. Dari cara tersebut dapat mempermudah

penulis untuk mengetahui nama customer agar bisa di arsip.

Berikut tampilan pada sistem Confins :

38

Gambar 4.2 Tampilan Log In Sistem Confins Sumber : PT. Chandra Sakti Utama Leasing

Gambar 4.3 Tampilan Menu Untuk Search by License Plate Sumber : PT. Chandra Sakti Utama Leasing

3. Memeriksa Dokumen Customer Pada List Credit File

Setelah penulis mengetahui surat nama customer maka tahap

selanjutnya penulis akan mencocokkan pada folder di List Credit

39

Fileagar penulis bisa mengetahui tata letak nama customer pada

lemari arsip pada divisi CAM.

List Credit File ini dibuat pada Microsoft Excel dengan format yang

telah dibuat oleh penulis. Format tersebut meliputi huruf abjad

yang di bagi menjadi 6 (enam) tabel dan terbagi menjadi 3 (Tiga)

sheet pada list credit file. Berikut tampilan List Credit File :

Gambar 4.4Tampilan List Credit File Sumber: PT. Chandra Sakti Utama Leasing

4. Mengurutkan Surat Sesuai Huruf Abjad Per-Nama Customer

Tahap selanjutnya setelah semua di cocokkan dengan list credit

file maka langkah selanjutnya penulis akan mengurutkan dokumen

surat customer sesuai huruf abjad yang dimulai dari huruf A – Z.

5. Menempatkan Dokumen Customer ke dalam Ordner

Setelah semua surat customer sudah di urutkan sesuai huruf

abjad maka tahap selanjutnya penulis mulai menempatkan

dokumen surat customer yang sudah siap di simpan kedalam

ordner. Penyimpanan dokumen surat tersebut harus sesuai

dengan kapasitas muatan ordner yaitu tidak boleh kurang maupun

melebihi.

40

Sebelum dimasukkan ke dalam ordner, dokumen surat tersebut

diberikan lubang terlebih dahulu dengan perforator besar khusus

dokumen tebal dan banyak. Selain itu perforator juga sudah

sesuai dengan ukuran kertas yang di inginkan. Hal ini dapat

memudahkan penulis karena tidak menghabiskan waktu banyak

untuk melubangi dokumen surat tersebut.

Berikut adalah penjelasan dokumen customer yang akan diarsip:

a. Surat Tugas

Surat Tugas untuk menugaskan menarik unit tersebut dan

menjadikan sebagai bukti ontentik yaitu berisi tentang

kondisi barang unit kendaraan tersebut. Berikut gambar

surat tugas sebagai berikut :

Gambar 4.5 Surat Tugas

41

b. Proposal

Proposal untuk sebagai pengajuan ke Direksi atas

penjualan unit kendaraan customer beserta keterangan

harga jual unit kendaraan tersebut. Berikut gambar proposal

sebagai berikut :

Gambar 4.6 Proposal

c. Surat Perjanjian Jual Beli (PJB)

Surat Perjanjian Jual Beli yang melibatkan dalam 2 (dua)

pihak yaitu PT. CSUL dengan customer serta di lengkapi

dengan materai. Berikut gambar Surat Perjanjian Jual Beli

(PJB) sebagai berikut :

42

Gambar 4.7 Surat Perjanjian Jual Beli (PJB)

d. Surat Berita Acara Penyerahan Barang ( BAST )

Surat Berita Acara Penyerahan Barang berisi tentang bahwa

unit tersebut sudah bisa di serahkan kepada customer .

Berikut gambar Surat Berita Acara Penyerahan Barang

(BAST) sebagai berikut :

Gambar 4.8 Surat Berita Acara Penyerahan Barang (BAST)

43

e. Surat Izin Pengeluaran Unit

Surat untuk mengetahui bahwa unit tersebut sudah bisa di

keluarkan dari pool jika pembeli sudah melunasi. Pool

adalah tempat penyimpanan sementara unit kendaraan.

Berikut gambar Surat Izin Pengeluaran Unit sebagai berikut :

Gambar 4.9 Surat Izin Pengeluaran

6. Menempatkan Ordner Pada Lemari Arsip Divisi CAM

Dalam tahap terakhir, setelah dokumen surat disimpan kedalam

ordner masing-masing, maka langkah selanjutnya adalah ordner

tersebut disimpan kedalam lemari arsip. Dalam lemari arsip

terdapat dua (2) bagian letak yaitu letak pada bagian atas dan

44

bawah untuk penempatan ordner dan cara menempatkannya yaitu

di sejajarkan sesuai ordner huruf abjad yang sudah tertata rapih.

4.2 Kendala Yang Dihadapi Dalam Proses Penyimpanan Arsip Data Customer Pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing

Dalam proses penyimpanan arsip yang dilakukan oleh divisi CAM

pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing tidak selalu berjalan dengan

lancar, terkadang terjadi kendala-kendalanya sebagai berikut :

1. Mesin scan yang bermasalah

Dalam proses pengarsipan penulis melakukan scan terlebih

dahulu agar soft copy bisa disimpan kedalam komputer, namun

penulis mendapat scanner yang bermasalah seperti scanner

yang tiba-tiba tidak bisa digunakan untuk menduplikat

dokumen.

2. Peminjaman dokumen oleh staf dalam jangka waktu yang lama

Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip

yang memadai, seperti dengan menggunakan catatan

peminjaman arsip.

3. Keterbatasan ruangan

Tidak memiliki ruang tempat penyimpanan arsip yang memadai

sehingga dapat menggangu para pegawai yang sedang bekerja

di ruangan tersebut.

4.4 Solusi Terhadap Kendala Yang Dialami Dalam Proses Pengarsipan Data Customer Pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing

Untuk meminimalkan atau menyelesaikan kendala-kendala yang

terjadi dalam proses penyimpanan arsip yang dilakukan oleh Divisi

45

CAM pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing adalah sebagai

berikut :

1. Mesin scan yang bermasalah

Petugas melakukan pengecekkan scanner terlebih dahulu serta

melakukan perawatan secara berkala.

2. Peminjaman dokumen oleh staf dalam jangka waktu yang lama

Upaya penyelesaian yang harus dilakukan penulis yaitu dengan

cara menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian

arsip yang memadai, seperti dengan menggunakan catatan

peminjaman arsip.

3. Keterbatasan ruangan

Memiliki ruangan tersendiri untuk proses pengarsipan sehingga

tidak tercampur dengan ruangan pegawai.

46

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan observasi penulis mengenai proses pengarsipan data

customer pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing dan berdasarkan

hasil pembahasan yang telah dikemukakan pada bab-bab

sebelumnya, maka penulis menyimpulkan bahwa proses

pengarsipan adalah kegiatan yang penting dalam suatu

perusahaan. Proses pengarsipan di PT. Chandra Sakti Utama

Leasing adalah :

1. Proses pengarsipan data customer pada PT. Chandra Sakti

Utama Leasing dengan tahapan-tahapan antara lain sebagai

berikut :

a. Memeriksa dokumen cutomer masuk ke Divisi CAM

b. Memeriksa dokumen customer di Confins

c. Memeriksa dokumen customer pada list credit file

d. Mengurutkan surat sesuai huruf abjad per-nama customer

e. Menempatkan dokumen customer ke dalam ordner

f. Menempatkan ordner pada lemari arsip Divisi CAM

2. Kendala-kendala yang dihadapi dalam proses pengarsipan data

customer pada PT. Chandra Sakti Utama Leasing bahwa itu

terjadi karena beberapa hal, antara lain :

a. Mesin scan yang bermasalah.

b. Peminjaman dokumen oleh staf dalam jangka waktu yang

lama.

c. Keterbatasan ruangan .

3. Solusi dalam menghadapi kendala terhadap proses

penyimpanan arsip antara lain :

a. Petugas melakukan pengecekkan scanner terlebih dahulu

serta melakukan perawatan secara berkala.

b. menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip

yang memadai, seperti dengan menggunakan catatan

peminjaman arsip.

c. Memiliki ruangan tersendiri untuk proses pengarsipan

sehingga tidak tercampur dengan ruangan pegawai.

5.2 Saran Penulis mencoba untuk memberikan saran yang mungkin dapat

bermanfaat dalam pengarsipan yang akan datang yaitu :

1. Sebaiknya bagian penyimpanan arsip melakukan pengecekan

dokumen customer setiap seminggu sekali. Pengecekan

tersebut dilakukan agar dokumen tidak terselip atau tercampur

dengan dokumen lain.

2. Sebaiknya bagian General Affair menambahkan stok ordner

atau rak arsip untuk divisi CAM, sehingga dalam proses

penyimpanan arsip selanjutnya dapat berjalan dengan lancar

dan efektif.

3. Sebaiknya pihak perusahaan memberikan ruang atau gudang

arsip tersendiri khusus divisi CAM. Sehingga proses

penyimpanan arsip tidak menganggu para staf divisi CAM.

48

DAFTAR PUSTAKA

Badrudin. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta, 2015.

Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa. Edisi Ke Empat: Cetakan KeSepuluh. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama: 2016.

Fathansyah. Basis data. Revisi Ke Dua. Bandung: BI-Obses, 2015.

Fattah, Nanang. Manajemen Stratejik Berbasis Nilai. Bandung: PT. Remaja Rosdakorya, 2015.

Muhidin, Sambas Ali dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016.

Musliichah. Bunga Rampai Kearsipan. Yogyakarta: Gadjah Mada University, 2016.

Priansa, Donni Juni. Manajemen Sekretaris dan Perkantoran. Bandung: CV. Pustaka Setia, 2017.

Sedarmayanti. Tata Kearsipan. Cetakan Ke Lima. Bandung: CV. Mandarmaju, 2015.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media, 2015.

Wijayanti, Titik. Marketing Plan. Revisi Ke Tiga. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2017.

Yatimah, Durotil. Kesekretarisan Modren dan Administrasi Perkantoran. Cetakan Ke Dua. Bandung: CV. Pustaka Setia, 2013.

BIODATA PENULIS

Nama Penulis : Mutia Islamiati Mulyadi

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 18 Agustus 1997

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Kewarganegaraan : Indonesia

Nama Orang Tua

1. Nama Ayah : Mulyadi

2. NamaIbu : Suhartini

Alamat : Jl. Hj. Saikin No. 18 A, RT/RW 013/008,

Kel. Pondok Pinang, Kec. Kebayoran Lama,

Jakarta Selatan

Email : [email protected]

Pendidikan

1. PerguruanTinggi : Politeknik LP3I Jakarta (2015-2018)

a. Program Studi : Administrasi Bisnis

b. Konsentrasi : Administrasi Perkantoran

c. Kampus : Pasar Minggu, Jakarta Selatan

2. SMA : SMK Kesehatan GMP (2012-2015)

3. SMP : SMPN 87 Jakarta (2009-2012)

4. SD : SDN 12 Pagi Kebayoran Lama (2003-2009)

mailto:[email protected]

Pengalaman Kerja

1. Magang di PT. Chandra Sakti Utama Leasing, Jakarta Selatan (18

September 2017-5 April 2018)

2. Magang di Kelurahan Duren Tiga (7 Agustus 2017-15 September

2017)

Jakarta,

Penulis

Mutia Islamiati Mulyadi

PROSES PENGARSIPAN DATA CUSTOMER PADA PT …...mengenai pengertian proses, pengertian pengarsipan,...

Documents

Transcript of PROSES PENGARSIPAN DATA CUSTOMER PADA PT …...mengenai pengertian proses, pengertian pengarsipan,...