PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK...
Transcript of PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK...
PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK
DISAMPAIKAN PADA BIMTEK TATA KELOLA ARSIP PERGURUAN TINGGI
Di lingkungan Universitas Airlangga
DRA. SULISTYOWATI,MM
Surabaya, 13 September 2019
PENGERTIAN
⚫ Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan nomor dan angka sebagai kode dari masalah, lokasi, nama orang atau identitas lain
⚫ Umum digunakan :- Kepolisian Negara RI- Batan- ANRI- LAN- Kementerian Pertanian,- Kementerian Luar Negeri dll
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip2. Sekat/Guide
Alat pembatas yang keras dan kaku biasaynyaterbuat dari karton, berfungsi sebagai petunjuklokasi dari arsip yang dicari.Guide mempunyai tab/tonjolan yang letaknyabervariasi, berfungsi untuk mencantumkanidentitas arsip.a. Sekat/guide primer
untuk memberikan petunjuk padamasalah utama/primer.
b. Sekat/guide sekunderuntuk memberikan petunjuk pada sub masalah/sekunder
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
c. Sekat/guide tertierGuide yang berfungsi untuk memberikan petunjuk pada sub sub masalah/tertier.
3. FOLDERMap yang terbuat dari kertas manila, berfungsi untuk menempatkan arsip.a. Folder Individual
Memuat arsip dari satu koresponden (perorangan, instansi).
b. Folder KhususMemuat arsip yang dianggap khusus
c. Folder Beragam/MiscellaneousBerisi arsip-arsip dari berbagai koresponden yang dijadikan satu kelompok karena arsipnya masih sedikit.
3. Kertas label
4. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam
a. Out Guide: mengganti folder yang diambil / dipinjam
b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil / dipinjam, diletakkan
di folder dimana arsip itu diambil
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
OUT INDIKATOR
NO NAMA
PEMINJAM
KODE
ARSIP
TANGGAL
PINJAM
TANGGAL
KEMBALI
PARAF
PINJAM
PARAF
KEMBALI
SOFTWARE
1. INDEKS
Adalah kata tangkap arsip untukmemudahkan dalam penemuan kembaliarsip
Angka → angka urut, tanggal, tahun
Kepegawaian (KP)
Mutasi (KP.30)
Kenaikan Gaji Berkala (KP.30.2)
1994, 1995, 1996, dst
KP. 00
1994
KP. 00
1995
KP. 00
1996
KP. 00
ANALISA
KEBUTUHAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS ANGKA – TAHUN)
SOFTWARE
• Nama Organisasi
Kepegawaian (KP)
Mutasi (KP.30)
Tenaga Perbantuan(KP.30.5)
LAN, LIPI, DDN, dst
KP. 03.05
LAN
KP. 03.05
LIPI
KP. 03.05
KP. 03.05
TENAGA
PERBANTUAN
KP. 03
MUTASI
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS NAMA ORGANISASI)
Indeks berupa : nama wilayah/geografi
Kepegawaian (KP)
Pengangkatan (KP.02)
Bandung, Jakarta, Serang
KP. 02
BANDUNG
KP. 02
JAKARTA
KP. 02
SEMARANG
KP. 02
PENGANGKATAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS GEOGRAFI)
– Masalah/SubyekKepegawaian (KP)
Kesejahteraan (KP.06)
Cuti (KP.06.01)
Tahunan, Besar, Bersalin, CLTN
KP. 06.01
BESAR
KP. 06.01
BERSALIN
KP. 06.01
DILUAR
TANGGUNGAN
NEGARA
KP. 06.01
CUTI
KP. 06
KESEJAHTERAAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS MASALAH)
Indeks berupa : Nama Orang
Kepegawaian (KP)
Kesejahteraan (KP.06.01)
Aminah, Chatarina, dewiyah
KP. 06.01
HAMIL - AMINAH
KP. 06.01
HAMIL - CHATARINA
KP. 06.01
HAMIL - DEWIYANI
KP. 06.01
CUTI
KP. 06.01
KESEJAHTERAAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS NAMA ORANG)
Index RelatifSuatu daftar masalah yang disusun secara alpabetis yangditentukan kode klasifikasinya.AAnggaran
- Rutin KU.20.01- Pembangunan KU.20.02
Absensi Pegawai KP. 00.01
2. KODEAdalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan dalampenemuan kembali arsip. Dapat berupa :
Angka Murni01 umum
01.10 Urusan Dalam01.02 Gedung Kantor01.03 Rumah Dinas
02 Peralatan02.01 ATK02.02 Mesin Kantor
03 pemerintahan03.01 Pemerintah Pusat03.02 Presiden03.03 Wapres
Abjad✓Tunggal
A - Masalah OrganisasiB - Masalah KepegawaianC - Masalah Keuangan, dst
✓ GandaAA - Masalah AdministrasiKP - Masalah KepegawaianKU - Masalah Keuangan
Gabungan Abjad dan Angka
AK Perkeretaapian00 Pembinaan10 Stasiun
101 Tanah/Lokasi102 bangunan/Gedung/Desain103 Perlengkapan104 Status/Jenis105 Retribusi
003 Angkutan Penumpang004 Angkutan Barang
3. POLA KLASIFIKASIAdalah Pengelompokkan arsip berdasarkan permasalahan
a. Klasifikasi Fasilitatif
Klasifikasi permasalahan arsip organisasi untuk kegiatan penunjang/fasilitatif (kepegawaian, Keuangan, Perencanaan, Kehumasan, Hukum, Pengawasan dll)
b. Klasifikasi Substantif
Klasifikasi permasalahan arsip organisasi untuk kegiatan pokok/substantif (Angkutan Jalan, Perkeretaapian, Angkutan Sungai, Danau dan Penyebrangan , Angkutan Laut, dll).
POLA KLASIFIKASI SUBYEK
Pola/bagian yang berupa daftar pengelompokan subyek/masalah yang dibuat secara berjenjang dan dibuat berdasar tugas dan fungsi organisasi secara logis dan sistematis.
PROSEDUR PENATAAN
1. Pemeriksaan/Inspecting- tanda siap file- kelengkapan- kondisi fisik
2. Penentuan indeksmenentukan kata tangkap dapat berupa subyek, lokasi, nama orang, atau identitas lainnya. Indeks berkas harus :- singkat, jelas, mudah diingat- berupa kata benda/pengertian kebendaan- berorientasi pada kebutuhan pemakai- harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi
(kalau sudah ada)
PROSEDUR PENATAAN
3. Penentuan kode untuk subyek merupakan penggabungan antara huruf dan angka (lihat skema klasifikasi);- Subyek utama/sub subyek diberi kode
- jika jumlah kurang dari 5 surat maka diberi kode M (misscelaneaus)
- jika jumlah sudah lebih dari 5 surat maka dikode sesuai dengan kode klasifikasi;
PROSEDUR PENATAAN
4. Tunjuk silang (cross reference);- Digunakan apabila dalam satu berkas
mengandung 2 atau lebih informasi;
- Bagian dari berkas disimpan ditempat yang berbeda;
- Adanya pergantian nama dari organisasi, orang dll.
PROSEDUR PENATAAN
5. Penyortiran, yaitu mengelompokkan : subyek utama,sub subyek dansub sub subyek sesuai dengan rinciannya;
6. Pembuatan label (labeling);
7. Penyimpanan pada lemari penyimpanan arsip.
KEUNTUNGAN 1. Efisiensi dalam pelayanan, karena
penemuan kembali secara langsung;
2. Mendukung program penyusutan;
3. Subjek yang saling berkaitandikelompokkan dalam satu kegiatan(informasi utuh);
4. Dapat menggambarkan proseskegiatan sejak awal sampai akhir;
KERUGIAN1. Indeks yang kurang tepat akan
menyulitkan penemuan kembali;
2. Memerlukan biaya besar, karena banyak menggunakan sekat dan folder;
3. Subyektifitas penentuan indeks dapat terjadi, memungkinkan satu berkas diberi indeks yang lain oleh petugas yang berbeda;
4. Perlu SDM berpengalaman dan memahami tugas dan fungsi organisasi serta dasar kearsipan
1. Adanya permintaan peminjaman arsip, lewattelepon atau datang langsung;
2. Petugas melakukan pencatatan padabuku/lembar peminjaman;
3. Petugas mencari arsip pada tempatpenyimpananya (lemari);
4. Petugas mengambil arsip sesuai denganpermintaan dan menempatkan out indikatorpada tempat arsip yang dipinjam;
5. Petugas memasukkan arsip pada map peminjaman arsip, dengan terlebih dahulumemberikan batasan waktu peminjaman.
PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP
Peminjam Arsip
Penemuan Kembali & Peminjaman Arsip di Unit Pengolahan
Prosedur
Retrieval
Penentuan
Kode Masalah
Pencarian pada
Daftar Isi Berkas
Lokasi Simpan
Penentuan
Indeks Berkas
Pencatatan pada
Daftar Isi Berkas
atau Bon Pinjam
Prosedur
Peminjaman
Prosedur
Pengembalian
Pencatatan
Pengembalian pada
Daftar Isi Berkas
atau Bon Pinjam
Lokasi Simpan
1
2
3
4
57
8
9
10
11
12
6 13