PROSEDUR SISTEM -...
Transcript of PROSEDUR SISTEM -...
No. Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017 Halaman : i dari v
PERINGATAN
Dokumen ini adalah milik IAIN Purwokerto
dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya
tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu
Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto
i
PROSEDUR SISTEM
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
Prosedur Analisis Dampak Risiko
IAIN-P/LPM/PS/02.01
PENGESAHAN
Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:
Rektor Wakil Rektor I Ketua LPM
Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag. Dr. Munjin, M. Pd. I Dr. Suwito, M. Ag.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : ii dari v
ii
Prosedur Analisis Dampak Risiko
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.
Ketua
Dr. H. Suwito, M.Ag.
Anggota
Ahmad Muttaqin, M.Si.
Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.
Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I.
Rofina Dienasari, S.H.I.
Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.
Nursalim, M.Pd.I.
Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.
Penerbit Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto
Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax. 0281-636553
All Right Reserved
Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : iii dari v
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT
atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga salah satu
prosedur sistem yakni Prosedur Analisisis Dampak Risiko dapat
diselesaikan sesuai jadwal yang direncanakan.
IAIN Purwokerto telah melakukan upaya-upaya perbaikan
untuk meningkatkan kualitas salah satunya membuat beberapa
prosedur sistem. Prosedur sistem analisisis dampak risiko ini
dimaksudkan untuk mengelola risiko secara sitematis. Dengan
begitu, risiko-risiko yang akan terjadi dapat diminimalisir dengan
baik.
Risiko merupakan kata yang biasa kita dengar setiap hari.
Biasanya kata tersebut mempunyai konotasi yang negatif, sesuatu
yang tidak kita sukai dan yang ingin kita hindari. Risiko berkaitan
erat dengan kondisi ketidakpastian, sehingga kita memerlukan
prosedur agar risiko tersebut tidak terjadi. Akhirnya, kami berharap
dengan adanya panduan ini dapat mendukung para civitas
akademik IAIN Purwokerto untuk mewujudkan tujuan tersebut.
Purwokerto, September 2017
Rektor
Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag
19670815 199203 1 003
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : iv dari v
iv
SK REKTOR
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : v dari v
v
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ........................................................................... i
TIM PENYUSUN .............................................................................. ii
KATA PENGANTAR ....................................................................... iii
SK REKTOR .................................................................................... iv
DAFTAR ISI ...................................................................................... v
1. TUJUAN .................................................................................... 1
2. RUANG LINGKUP..................................................................... 1
3. DEFINISI ................................................................................... 1
4. DOKUMEN TERKAIT ................................................................ 3
5. PROSEDUR .............................................................................. 4
6. FLOWCHART ............................................................................ 6
7. DISTRIBUSI .............................................................................. 6
8. FORMULIR ................................................................................ 7
9. REFERENSI ............................................................................ 12
10. PENUTUP ............................................................................... 12
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 1 dari 12
1
1. TUJUAN:
Prosedur ini ditetapkan agar proses analisis dan dampak risiko di
lingkungan IAIN Purwokerto berjalan efektif efisien, dan
diupayakan kegiatannya secara terkoordinasi untuk
mengarahkan dan mengendalikan risiko, sehingga dapat
dipastikan sejauh mana persyaratan sistem manajemen mutu
telah dipenuhi.
2. RUANG LINGKUP:
2.1. Prosedur ini berlaku di Lingkungan IAIN Purwokerto baik
akademik dan non akademik.
3. DEFINISI:
3.1. Risiko adalah suatu kegiatan atau peristiwa yang apabila
terjadi dapat menghambat pencapaian, tujuan atau
sasaran. Kejadian atau peristiwa tersebut dapat disebabkan
oleh faktor internal atau eksternal. (Sumber, ISO 31000:
2009).
3.2. Risiko adalah pengaruh ketidakpastian terhadap sasaran
atau target organisasi. (Sumber, ISO 31000: 2009).
3.3. Pengaruh (the effect) didefinisikan sebagai ketidaksesuaian
(penyimpangan) terhadap sesuatu yang telah diperkirakan,
bisa positif dan/atau negatif, sedangkan ketidakpastian
(unceertainly) didefinisikan sebagai kurangnya informasi
(baik informasi mengenai kemungkinan kejadian maupun
dampaknya) terkait dengan suatu peristiwa. (Sumber ISO
31000:2009).
3.4. Daftar risiko (risk register) adalah kertas kerja berbentuk
tabel yang merupakan hasil dari proses manajemen risiko,
yang berisi kejadian risiko, kodifikasi risiko, nama pemilik
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 2 dari 12
2
risiko, kategori risiko, dan deskripsi yang berisi kejadian
risiko.
3.5. Threats adalah risiko yang akan berdampak negatif pada
pencapaian target jika risiko tersebut terjadi.
3.6. Prioritas risiko (risk priority) adalah risiko yang telah
diperingkat dari yang tertinggi sampai yang terendah
berdasarkan kriteria risiko yang telah ditetapkan komite
risiko.
3.7. Risk triggers adalah gejala atau bahaya yang
mengidentifikasikan dampak suatu potensi risiko akan
terjadi dan suatu perencanaan tindakan perbaikan harus
dijalankan.
3.8. Kejadian risiko (risk event) adalah suatu potensi kejadian
(event) yang berdampak baik secara langsung (direct
impact) maupun tidak langsung (indirect impact) terhadap
organisasi.
3.9. Kemungkinan terjadinya risiko (likelihood) adalah peluang
atau kemungkinan terjadinya risiko
3.10. Kriteria risiko (risk criteria) adalah suatu acuan yang
ditetapkan untuk mengevaluasi tingkat (signifikasi) risiko.
3.11. Manajemen risiko (risk management) adalah upaya
terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan
kegiatan terhadap risiko.
3.12. Identifikasi risiko (risk identification) adalah proses menemu
kenali dan menguraikan karakteristik dari risiko.
3.13. Penyebab risiko (risk agent/ risk source) adalah faktor-
faktor, kondisi atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya
suatu kejadian risiko.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 3 dari 12
3
3.14. Penanganan risiko (risk treatment risk respon) adalah suatu
proses untuk mengembangkan dan memilih alternatif
alternatif untuk menangani risiko atau pelaksanaannya.
3.15. Kaji ulang (review) adalah peninjauan secara berkala
terhadap efektivitas system manajemen risiko dan
pelaksanaan penanganan risiko guna perbaikan secara
terus menerus.
3.16. Analisis risiko (risk analysis) adalah suatu proses untuk
memahami karanteristik risiko (probabilitas dan dampak)
yang dapat dilakukan secara kualitatif ataupun kuantitatif
untuk menentukan tingkat risiko.
3.17. Dampak risiko (risk impact) adalah akibat dari suatu
kejadian yang mempengaruhi tujuan organisasi.
3.18. Evaluasi risiko (risk evaluation) adalah membandingkan
hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan
apakah risiko tersebut berada pada tingkat yang bisa
diterima atau ditoleransi.
3.19. Proses hasil analisis risiko yang mencakup perbandingan
hasil analisis risiko dengan kriteria yang telah ditetapkan
yang menjadi basis data dalam penentuan risk treatment
terhadap risiko.
4. DOKUMEN TERKAIT:
4.1. SOP Pengendalian Produk dan Jasa yang tidak sesuai
4.2. SOP Tindakan Perbaikan
4.3. Formulir Analisis Potensi Risiko
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 4 dari 12
4
5. PROSEDUR:
5.1. Setiap unit kerja yang terkait menentukan konteks internal
dan eksternal untuk melakukan kajian risiko, kajian tersebut
harus jelas spesifik (SMART).
5.2. Setiap unit kerja yang terkait melakukan identifikasi risiko,
menganalisis risiko, dan mengevaluasi potensi risiko,
penanganan risiko dan pemantauan atau mengkaji ulang
risiko berdasarkan konteks, proses dan atau aktifitas.
5.3. Setiap unit kerja yang terkait melakukan penilaian risiko
dengan menggunakan formulir yang terlampir.
5.4. Mengisi tahapan nama proses dan atau aktifitas di masing-
masing unit kerja untuk menemukan, mengenali dan
menguraikan karakter dari risiko.
5.5. Mengisi persyaratan yang ditentukan terhadap proses
tersebut dan atau berdasarkan ketentuan yang berlaku.
5.6. Mengisi potensi analisis risiko, yaitu kemungkinan
terjadinya risiko dimana peluang atau kemungkinan
terjadinya risiko terhadap proses tersebut.
5.7. Mengisi potensi dampak risiko, adalah akibat dari suatu
kejadian yang mempengaruhi tujuan proses tersebut.
5.8. Menilai level dampak risiko yaitu untuk mengkategorikan
peringkat risiko berdasarkan probabilitas dan dampak yang
mungkin ditimbulkannya. (lihat tabel 1 Risiko)
5.9. Mengisi potensi penyebab risiko adalah dimana faktor-
faktor, kondisi atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya
suatu kejadian terhadap proses tersebut.
5.10. Menilai peluang yang akan terjadi sesuai dengan tabel 2
Peluang Risiko.
5.11. Mengisi pengendalian pencegahan saat ini adalah
penanganan risiko dengan cara mencegah terjadinya risiko,
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 5 dari 12
5
dan atau mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko
terjadi.
5.12. Mengisi tindakan penanganan risiko dengan cara
mengurangi probabilitas terjadinya risiko, dan atau
mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko terjadi.
5.13. Mengisi siapa yang akan bertanggung jawab, target dan
penyelesaiannya terhadap tindakan.
5.14. Mengisi rencana tindakan, status tindakan dan tanggal
penyelesaian.
5.15. Mengisi level dampak dan peluang yang akan terjadi
berdasarkan tabel 3, maka penilaian risiko hasil perkalian
dari level dampak dan peluang terjadi akan terisi secara
system.
5.16. Hasil penilaian risiko dilaporkan kepada pimpinan unit kerja,
untuk dikumpulkan di LPM untuk dilaporkan kepada Rektor.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 6 dari 12
6
6. FLOWCHART:
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku
Ket. Setiap
unit Kerja
Keleng-
kapan
Waktu Output
1 Setiap unit kerja
menentukan atau
mengidentifikasi
risiko di masing-
masing unit kerja
Observa
si
1
minggu
Hasil
Identifikasi
Risiko
2 Setiap unit kerja
menganalisa po-
tensi terhadap risiko
yang ada di setiap
unit kerja
berdasarkan pro-ses
aktifitas
Proses
Aktifitas
3 hari Hasil
Analisis
Potensi
Risiko
3 Setiap unit kerja
mengevaluasi risiko
terhadap ptotensi
risiko
Hasil
Analisis
Potensi
Risiko
3 hari Hasil
Evaluasi
Risiko
4 Setiap unit kerja
melakukan penilaian
risiko dengan
menggunakan
formulir
Hasil
Evaluasi
Risiko
3 hari Formulir
Penilaian
Risiko
7. DISTRIBUSI
7.1. Rektor
7.2. Pembantu Rektor
7.3. Kabiro.
7.4. Dekan
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 7 dari 12
7
7.5. Wakil Dekan
7.6. Unit Kerja
8. FORMULIR
8.1. Tabel Risiko
8.2. Formulir Analisis Potensi Risiko
Tabel 1. Nilai Kemungkinan Risiko
Nilai Kemungkinan Deskripsi Kuantifikasi
/ Frekuensi
1 Sangat
Jarang
Peristiwa mungkin terjadi tetapi
hanya dalam keadaan luar biasa.
Tidak ada riwayat kejadian masa
lalu
Sekali
setiap 50
tahun atau
lebih
2 Jarang Peristiwa mungkin terjadi dalam
beberapa keadaan. Tidak ada
riwayat kejadian masa lalu.
Sekali
dalam 20
tahun
3 Mungkin Peristiwa mungkin terjadi dalam
beberapa waktu. Adanya
beberapa tanda-tanda peringatan
sebelumnya atau riwayat kejadian
sebelumnya
Sekali
dalam 10
tahun
4 Lebih
Mungkin
Peristiwa mungkin terjadi dalam
beberapa waktu.
Tidak ada riwayat kejadian
sebelumnya
Sekali
dalam 5
tahun
5 Hampir
Selalu
Peristiwa diperkirakan terjadi
dalam situasi normal. Telah
sering terjadi kejadian masa lalu.
Sekali
setiap 6
bulan atau
lebih
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 8 dari 12
8
Tabel 2. Nilai Dampak Risiko
Nilai Konsekuensi
Dampak
Kegiatan
Organisasi
Dampak
Finansial Dampak Reputasi
1
Tidak
Signifikan
Gangguan biasa
yang terjadwal.
Gangguan yang
tak terjadwal
kurang dari 2 jam
Kerugian yang
lebih kecil,
dengan nilai >
Rp. 100.000,-
Dampak yang
sangat kecil –
pengaruh pada
internal organi-sasi
itu sendiri
2 Minor Aktivitas utama
terganggu hingga
1/2 hari
Kerugian
secara kecil,
dengan nilai >
Rp. 5.00.000,-
Dampak yang
terbatas –
pengaruh pada
media lokal
3 Moderat/
Sedang
Aktivitas utama
terganggu hingga
1 hari
Kerugian
secara lokal,
dengan nilai >
Rp.1.000.000,-
Dampak yang
pantas dipertim-
bangkan –
pengaruh media
lokal. Dampak
terhadap lisensi
nasional
4 Major Aktivitas utama
terganggu hingga
2 hari
Kerugian yang
luas, dengan
nilai > Rp.
5.000.000,-
Dampak Nasional
– pengaruh media
nasional. Dampak
terhadap lisensi
nasional
5 Katastropik Aktivitas utama
terganggu hingga
> 2 hari
Luasan
kerugian –
substansi atau
total kerugian
operasional >
Rp.10.000.000,-
Dampak
internasional –
pengaruh media
terhadap lisensi
internasional.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 9 dari 12
9
Nilai Keparahan atau Konsekuensi
Penilaian “Severity” atau “konsekuensi” merupakan dampak
dari risiko tersebut yang dapat diukur dari (atau
kombinasinya):
Dampak pada kegiatan organisasi
Dampak finansial
Reputasi pada organisasi
Dampak peraturan perundang-undangan
Tabel 3. Penilaian Risiko
Penilaian risiko ditentukan dengan perkalian antara nilai
dampak dengan nilai kemungkinan. Tingkat risiko tersebut
menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan risiko.
Table berikut di bawah ini menggambarkan tingkat risiko yang
digunakan oleh IAIN Purwokerto.
Kemungkinan
Konsekuensi
1
Sangat
Jarang
2
Jarang
3
Mungkin
4
Lebih
Mungkin
5
Hampir
selalu
5
Katastropik
Sangat
Besar
5
Ekstrim
10
Ekstrim
15
Ekstrim
20
Ekstrim
25
4
Major
Medium
4
Sangat
Besar
8
Sangat
Besar
12
Ekstrim
16
Ekstrim
20
3
Moderat
Medium
4
Besar
6
Besar
9
Sangat
Besar
12
Ekstrim
20
2
Minor
Kecil
2
Medium
4
Besar
6
Besar
8
Sangat
Besar
10
1
Tidak
Signifikan
Kecil
1
Kecil
2
Kecil
3
Medium
4
Medium
5
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 10 dari 12
10
Evaluasi Risiko
Penilaian risiko melibatkan komparasi nilai risiko yang muncul
dan analisis proses prioritas dan persyaratan yang ada.
Strategi penanganan risiko sebagai berikut:
Ekstrim: memerlukan tindakan segera karena sebaran
potensi risiko memungkinkan hancurnya organisasi. Risiko
tersebut dapat dicegah oleh IAIN Purwokerto.
Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat (maksimal 3
bulan) karena potensi dampaknya melemahkan organisasi.
Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas terkait proses
ini diperlukan.
Besar: memerlukan penanganan dengan rencana tindakan
(antara 3 – 6 bulan). Risiko tersebut dapat diterima, namun
diperlukan usaha untuk menurunkan kemungkinan
munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan
potensi dampak kegagalan proses.
Medium: merupakan batas risiko yang dapat diterima oleh
IAIN Purwokerto, namun selalu memantau dan
mengevaluasi risiko tersebut. Menerima risiko dengan
informasi yang diterima, namun ada upaya untuk
memperbaiki.
Kecil: dikaji, dipantau dan dievaluasi minimal setahun
sekali.
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 11 dari 12
11
8.2.1. Formulir Analisis Potensi Risiko
IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017
Prosedur Analisis Dampak Risiko
No. Revisi : 00
Halaman : 12 dari 12
12
9. REFERENSI
9.1 Klausul 4 : Konteks Organisasi
9.2 Klausul 9 : Evaluasi Kinerja
9.3 Klausul 10 : Peningkatan
9.4 Borang BAN-PT
10. PENUTUP
Demikianlah uraian dari prosedur sistem yang mengatur tentang
prosedur analisis dampak resiko. Semoga dengan adanya
prosedur ini dapat membantu para civitas akademik IAIN
Purwokerto untuk meminimlaisir terjadinya risiko-risiko yang
tidak diinginkan. Selanjutnya, kami menyadari masih terdapat
kekurangan dalam penulisan prosedur ini. Kami berharap
masukan dan saran dari para pembaca agar prosedur ini dapat
menjadi lebih baik.