Propuesta metodológica para el desarrollo de archivos ...
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P ONTIFICIA U NIVERSIDAD C ATÓLICA DE C HILE ESCUELA DE INGENIERÍA – FACULTAD DE LETRAS – BIBLIOTECAS UC PROPUESTA METODOLÓGICA PARA EL DESARROLLO DE ARCHIVOS DIGITALES EN ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES BASICOS Y SECUNDARIOS CHILENOS RODRIGO ANTONIO FONSECA GUTIÉRREZ Proyecto de Tesis para optar al Grado de Magíster en Procesamiento y Gestión de la Información Profesor Supervisor: DIEGO GÓMEZ ZARÁ Santiago de Chile, Diciembre, 2016
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P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E
ESCUELA DE INGENIERÍA – FACULTAD DE LETRAS – BIBLIOTECAS UC
PROPUESTA METODOLÓGICA PARA EL
DESARROLLO DE ARCHIVOS
DIGITALES EN ESTABLECIMIENTOS
EDUCACIONALES BASICOS Y
SECUNDARIOS CHILENOS
RODRIGO ANTONIO FONSECA GUTIÉRREZ
Proyecto de Tesis para optar al Grado de
Magíster en Procesamiento y Gestión de la Información
Profesor Supervisor:
DIEGO GÓMEZ ZARÁ
Santiago de Chile, Diciembre, 2016
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P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E C H I L E
ESCUELA DE INGENIERÍA – FACULTAD DE LETRAS – BIBLIOTECAS UC
PROPUESTA METODOLÓGICA PARA EL
DESARROLLO DE ARCHIVOS DIGITALES EN
ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES
BASICOS Y SECUNDARIOS CHILENOS
RODRIGO ANTONIO FONSECA GUTIÉRREZ
Proyecto de Tesis presentado a la Comisión integrada por:
DIEGO GÓMEZ ZARÁ
MARÍA LUISA ARENAS
JORGE GANA LEAY
Para completar las exigencias del Grado de Magíster en
Procesamiento y Gestión de Información
Santiago de Chile, Diciembre, 2015
3
A Maritza, Vicente y Laurita,
que inspiraron cada momento
de este enriquecedor proceso
4
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mi profesor guía Diego Gómez, a Pablo Chiuminatto, a Jorge Gana Leay,
director del Magíster, a María Luisa Arenas, directora del Sibuc, a Rodrigo Sandoval
docente de la cátedra de archivística, y a todos los docentes que, a través de sus
enseñanzas, motivaron el interés por desarrollar este trabajo.
A mis compañeros y compañeras que durante estos dos años estuvieron prestos a responder
cualquier consulta y explicación que les solicité y que, además, con el mejor de los ánimos
hicieron de este tiempo un período fecundo y más llevadero. De ellos y ellas aprendí
mucho.
5
INDICE GENERAL
Pág.
DEDICATORIA .................................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................... 4
INDICE DE TABLAS ........................................................................................................... .i
INDICE DE FIGURAS ....................................................................................................... vii
RESUMEN .......................................................................................................................... 10
ABSTRACT .................................................................................................................... …11
I. INTRODUCCION...................................................................................................... 12
I.1 Motivación para los establecimientos educacionales ……………………..……....13
I.2 Motivación personal………………………………………………………..……...14
I.3 Objetivo general……………………………………..……………………..……...15
I.4 Objetivos secundarios……………………………….……………………..…...….16
II. MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL .................................................... ………...17
II.1 Experiencias previas y modelos existentes………………………………..….…...23
II.1.1 Memoria de la Educación Argentina (MEDAR) de la Biblioteca Nacional
de Maestros………………………………………………………………………......24
II.1.2 Programa Huellas de la Escuela…………………………………………..…..25
II.1.3 Programa de Archivos Escolares de Instituto de Historia de la Pontificia
Universidad Católicia……………………………………………………….………...28
II.1.4 Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía de Colombia…….....30
II.1.5 Archivo Norma.Com Secretaría…………………………………………..…..32
II.1.6 Proyecto Interpares Trust…...…………………………………………………33
6
II.1.7 Acuerdo Gubernativo Número M.de E. 3-70 Palacio Nacional de
Guatemala……………….…………………………………………………………....34
II.2 Ciclo vital de los documentos………………………………………………………36
II.3 Legislación en Chile…………...………...…………………………………….…...37
II.4 Metadatos………………………………………………………………………..….44
II.5 Sistemas de almacenamiento, recuperación y difusión de información..……..…....48
II.6 Digitalización...………………………………………………………………….….50
II.7 Definición de una propuesta metodológica …..…………………………….….......52
III. MODELO PROPUESTO…… ........................................... ..………………..............53
III.1. Diagnóstico ...................................................................................................... .....55
III.2. Planificación .................................................................................................... ….58
III.3. Organización ........................................................................................................ 63
III.4. Ejecución .............................................................................................................. 72
III.4.1 Digitalización..................................................................................................... 75
III.4.2 Selección y valorización documental ............................................................... .78
III.4.3 Actualización de información ........................................................................... .86
III.4.4 Gestión de calidad del proyecto de archivo escolar digital ............................. ..86
III.5. Seguimiento y control ........................................................................................ ..87
III.5.1 Publicación .................................................................................................. …90
III.5.2 Difusión. ....................................................................................................... ...91
III.5.3 Mantenimiento: contenido/infraestructura .................................................. …93
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... …97
7
IV.1. Beneficios para la comunidad educativa .......................................................... …97
IV.2. Trabajo futuro: un modelo de aplicación en tres establecimientos educativos
de la Región Metropolitana ......................................................................... ……….100
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................... ……...102
ANEXOS ..................................................................................................................... …..105
Anexo A : Modelo de diagnóstico documental ................................................................ .106
Anexo B : Modelo de cuadro de clasificación ................................................................... 109
Anexo C : Modelo de acta de eliminación documental ..................................................... 124
Anexo D : Modelo de protocolo de digitalización ......................................................... …125
Anexo E : Modelo de control de calidad de digitalización y puesta en línea ................ 12106
Anexo F : Modelo de rutinas de seguimiento y control..................................................... 130
Anexo G : Modelo de catastro documental ....................................................................... 131
8
INDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla III-1: Modelo de preguntas para cuestionario de diagnóstico………………...….....56
Tabla III-2: Modelo de roles, agentes y funciones en un archivo escolar ....................... ... 63
Tabla III-3: Líneas de trabajo para el desarrollo de un archivo escolar .............................. 64
Tabla III-4: Tipos de clasificación de documentos ........................................................... ...68
Tabla III-5: Estándares para digitalizar documentos de la Biblioteca Nacional de
Chile .......................................................................................................................... .77
Tabla III-6: Pasos para la aplicación de tablas de retención documental ............................ 81
9
INDICE DE FIGURAS Pág.
Figura I-1: Modelo del ciclo de vida de los datos (Kasinovitz y Roberts) ....................... ..18
Figura II-1: Esquema general de validación de una estructura de metadatos .................... .46
Figura II-2: Principales entidades y sus relaciones en metadatos ....................................... 47
Figura II-3: Modelo de cuestionario para el diagnóstico de sistemas ................................ 49
Figura II-4: Secuencia básica de un proceso de digitalización ......................................... ..50
Figura II-5: Elementos generales presentes en un proceso de digitalización ................... ..51
Figura III-1: Etapas de metodología de trabajo propuesta……………………………….53
Figura III-2: Modelamiento de las etapas de desarrollo del archivo escolar digital……..54
Figura III-3: Esquema de decisiones respecto al contenido del archivo ........................ …66
Figura III-4: Esquema con niveles para la organización de un fondo documental............. 70
Figura III-5: Modelo detallado de cuadro de clasificación ............................................. …70
Figura III-6: Ejemplos de asignación de códigos .............................................................. .71
Figura III-7: Ámbitos de proceso de clasificación documental .......................................... 71
Figura III-8: Pasos metodológicos para elaboración y aplicación de tablas de retención .. 81
Figura III-9: Etapas en la elaboración de una tabla de retención documental .................... 81
Figura III-10: Valores primarios de los archivos administrativos o de gestión .................. 82
Figura III-11: Etapas de la eliminación de documentos ..................................................... 84
Figura III-12: Publicaciones relevantes para el archivo escolar digital .............................. 91
Figura III-13: Canales de comunicación de los establecimientos educacionales ............. ..92
10
RESUMEN
Dar cuenta de los procesos educativos, resguardar el patrimonio documental escolar y
contribuir, concretamente, al mejoramiento de la educación son tres de los fundamentos de
esta tesis de grado. En consonancia con ellos, este informe presenta una propuesta
metodológica para el desarrollo de archivos digitales en establecimientos educacionales de
nivel básico y secundario chilenos. En la preparación de este documento se revisaron
modelos existentes, experiencias previas a nivel local y latinoamericano, así como también
la legislación vigente en Chile que favorece el desarrollo de archivos escolares digitales.
Conjugando estos últimos elementos, se generó esta guía que describe cinco etapas para el
desarrollo de un archivo escolar digital: diagnóstico, planificación, organización, ejecución
y seguimiento y control.
Palabras claves: Archivos escolares, Archivos digitales, Comunicaciones digitales,
Administración de proyectos, Archivística, Archivos-Administración
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ABSTRACT
Account of the educational process, protect the school's documentary heritage and to
contribute specifically to the improvement of education are three of the foundations of this
thesis. In line with them, this report presents a proposal for the development of digital
archives in primary and secondary Chilean schools. To this it has been based on the project
management methodology developed by the Project Management Institute (PMI). In
preparing this document existing models, previous local and Latin American experiences,
as well as legislation in Chile that favors the development of digital school archives were
reviewed. Combining these last elements, we defined five stages for the development of a
digital school archives: diagnosis, planning, organization, implementation and monitoring
and control.
Keywords: School archives, Digital archives, Digital communication, Project
Management, Archival, Archives-administration
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I. INTRODUCCIÓN
En tiempos que el uso de internet y el acceso la información se ha masificado notoriamente
en la sociedad, la posibilidad de desarrollar archivos digitales escolares es una realidad
para las instituciones. Un archivo digital permite, entre otros, difundir la memoria escolar,
conservar la documentación original libre de manipulación, generar identidad y respaldar
con información los derechos de los estudiantes, docentes y personal auxiliar de educación.
Ante un escenario socio-político cambiante, del cual la educación chilena no está ajena, y
vive constantes cambios a nivel de reformas, demandas y movilizaciones. Dejar testimonio
de los procesos educativos en curso, así como de las decisiones que los han posibilitado, es
uno de los roles fundamentales del archivo escolar. En este sentido, es de interés preservar
el patrimonio documental escolar y difundir este a las comunidades educativas que lo han
generado a lo largo del tiempo, y también a la sociedad que hoy en día observa con ojos
críticos el quehacer dentro de las aulas.
El archivo escolar es “aquel archivo cuyo fondo documental se integra con todos los
documentos que emanen de la vida escolar en la institución a la que pertenece. Por tanto,
atesora un conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producidos
orgánicamente o formados y utilizados por una institución escolar en el ejercicio de sus
actividades y en el desempeño de sus funciones” (Mastropierro, 2013)
El presente seminario de tesis de Magister se propone presentar un modelo metodológico
que permita el desarrollo de archivos digitales en entornos escolares chilenos. Para ello, se
han considerado principios y estándares archivísticos, se han sistematizado experiencias en
el ámbito nacional y latinoamericano, se ha revisado literatura y legislación en esta
materia.
13
Los bibliotecarios documentalistas, junto a los archivólogos y otros profesionales de la
información, son mediadores entre lectores y colecciones, entre usuarios y documentos,
entre pasado y presente. Para ello utilizan herramientas, técnicas y conocimientos
disciplinares que han adquiridos a lo largo de años de estudio y ejercicio profesional. Se
sabe que mucho de lo que hoy somos como sociedad, se debe al estudio que han hecho
generaciones previas en archivos, bibliotecas, museos, universidades y escuelas. Es esta
última institución a quienes se desea apoyar en el proceso de generar identidad, preservar
su memoria y valorar su quehacer.
El presente seminario se ha estructurado de la siguiente manera:
1) Introducción, junto a la motivación y objetivos de este seminario.
2) Marco teórico, donde se presentan modelos existentes y experiencias previas en la
materia.
3) Modelo propuesto, donde se define la propuesta metodológica.
4) Conclusiones y recomendaciones
5) Trabajo futuro y un modelo de aplicación en tres establecimientos educacionales de
la Región Metropolitana: una escuela municipal, un colegio particular
subvencionado y un colegio particular pagado.
I.1. Motivación para los establecimientos educacionales.
En Chile los establecimientos educativos reconocidos por el estado son supervisados y
fiscalizados por la Superintendencia de Educación (Supereduc), organismo estatal creado
por la Ley Nº 20.529 sobre Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad (Chile.
Ministerio de Educación, 2011) que entró en vigencia el 1 de septiembre de 2012. Este
14
órgano genera un conjunto de reglamentaciones que los colegios deben cumplir, en la
actualidad, dos de las más importantes son la Circular N°1 para Establecimientos
Educacionales Subvencionados Municipales y Particulares y la Circular N°2 (Chile.
Ministerio de educación. Superientendencia de educación escolar, 2014) para
Establecimientos Educacionales Particulares Pagados, ambas de marzo 2014. Estas
circulares tienen por objeto impartir instrucciones a los sostenedores de los
establecimientos educacionales y a la comunidad educativa en general, en materias
relacionadas con los requisitos, registros, plazos y exigencias que se deben cumplir para
mantener el reconocimiento oficial del Estado e impetrar la subvención educacional.
Los colegios subvencionados municipales, subvencionados particulares o particulares
pagados deben documentar una serie de procesos de carácter administrativo y curricular
asociados a su gestión. En muchos de estos establecimientos los documentos que dan
cuenta de estos procesos se encuentran dispersos por varios departamentos o dependencias
y son gestionados por varias personas a la vez. Un archivo escolar, ya sea en etapa de
gestión, de archivo central o archivo histórico, contribuiría a mejorar la respuesta de los
colegios a los requerimientos de la Supereduc. Además de dar cuenta a la comunidad.
I.2. Motivación personal
Como profesional bibliotecario, valoro la importancia de la información como un recurso
estratégico en el quehacer de la organización educativa a la cual pertenece el CIE y es de
mi interés realizar este seminario a fin de contribuir al desarrollo de iniciativas digitales de
archivo, como una forma de dar cuenta del quehacer pedagógico, la didáctica y la relación
de la comunidad educativa en otros entornos escolares chilenos.
15
El Programa de Archivos Escolares del instituto de Historia de la Universidad Católica de
Chile está interviniendo los archivos de establecimientos como: el Liceo Abate Molina de
Talca, el Instituto Nacional José Miguel Carrera, el Internado Nacional Barros Arana, el
Liceo Neandro Schilling de San Fernando, el Liceo Roberto Humeres Oyaneder de San
Felipe, entre otros. Este proyecto pretende la recuperación, organización y apertura de los
archivos que conservan los liceos públicos en Chile.
Iniciativas multinacionales como Interpares Trust y sus diversos grupos de trabajo
distribuidos en los cinco continentes, ponen el énfasis en la “autenticidad de los registros”
como testimonios de la memoria de la humanidad. Buscan generar políticas nacionales que
permitan garantizar la permanencia de los registros, evitando la obsolescencia de formatos,
asegurando la cadena de custodia, la integridad y la confiabilidad de la información.
Proyectos como los anteriores, indican que en Chile como en el mundo, paulatinamente se
hace conciencia de la importancia de los archivos y sus documentos como organismos
(unidades/departamentos) garantes de derechos ciudadanos, ya sea a nivel escolar como
civil. Este seminario atiende a esta realidad y me motiva a involucrarme en este proceso,
aunque sea de manera teórica.
I.3. Objetivo principal
Disponer de una metodología de gestión para desarrollar archivos digitales escolares
mediante el uso herramientas archivísticas, administrativas, de formulación de proyectos
con los recursos de información existentes en una institución.
16
I.4. Objetivos secundarios
Indagar, reconocer e identificar experiencias previas en el ámbito de archivos
escolares digitales cuyo desarrollo aporte positivamente al desarrollo de este
seminario, ya sea por el impacto en sus comunidades o en el uso de metodologías
innovadoras de trabajo.
Describir metodologías y procesos involucrados en el desarrollo de archivos
escolares digitales, enfatizando aquellas que a nivel regional se mantengan en el
tiempo.
Revisar la legislación vigente en Chile y Latinoamérica que favorezca el desarrollo
de archivos digitales escolares.
Desarrollar un modelo de trabajo que permita a los establecimientos educacionales
desarrollar un archivo digital escolar sustentable en el tiempo, que permita
conservar y facilitar el acceso al patrimonio por parte de la comunidad educativa.
17
II. MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL
El siguiente documento ha basado su desarrollo en ideas y conceptos derivados de las
ciencias de la información, la archivística, la pedagogía, la metodología de gestión de
proyectos, la informática, entre otras. De cada una de estas disciplinas se han tomado
elementos que permiten desarrollar un modelo metodológico acorde a la realidad educativa
nacional.
Ante la falta de referencias para el caso escolar, el punto de partida inicial, ha sido la
revisión bibliográfica de autores y temas vinculados al desarrollo de archivos digitales. Se
hizo un especial énfasis en aquellos propios de la disciplina archivística y de gestión de
proyectos. De ellos se pudo rescatar los que sirvieran para generar un modelo de gestión de
información, los que enfatizaban el uso y tratamiento de metadatos, los que profundizaran
en el tema de curatoría digital y desarrollo de colecciones digitales. Posteriormente, se
procedió a indagar en el contexto nacional, latinoamericano e internacional sobre los
modelos y experiencias previas existentes en el ámbito del desarrollo de archivos escolares
de carácter digital. A continuación, se estudió el contexto institucional en el cual se
enmarcan los establecimientos de educación escolar en Chile, analizando los factores
críticos a considerar por quienes pretendan emprender proyectos en la línea de este
seminario.
Un aspecto de máxima relevancia para la concepción de esta metodología de gestión de
archivos ha sido el considerar esta dentro del llamado “ciclo de vida de los datos”
(Kasianovitz & Roberts, 2015). Está compuesto por una secuencia de etapas y procesos
18
complementarios permiten sustentar el trabajo de gestión de información en las
organizaciones.
Figura I-1. Modelo del ciclo de vida de los datos, propuesto por Kris Kasianovitz
y Regina Roberts.
La Figura I-1 representa un sustento conceptual en el cual es factible desarrollar un
proyecto de gestión de archivo, y sobre todo en este caso, en el ámbito escolar. Se parte de
la base que se debe desarrollar o dar continuidad a un plan de gestión de información
existente, que considere:
a) La recopilación de la información (métodos de recogida y validación)
b) La organización de información con valor y sentido para la institución.
c) La comunicación y presentación adecuada de la información
d) La diseminación de información y el feedback con la comunidad de usuarios de
esta.
e) La preservación y archivo de la información (disposición final)
Plan de gestión de datos
La recopilación de información
Organización / Otorgar sentido
Presentación / Comunicación
Difusión / respuesta
Pública
Archivo / Preservación
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El último aspecto mencionado es el que se pretende describir a través de la propuesta
metodológica que se presenta a lo largo de este trabajo. La importancia de desarrollar este
tema está siendo puesta en discusión por especialistas de diferentes disciplinas en todo el
mundo. Mucho se ha escrito sobre la materia, con perspectivas disímiles y enfoques
diversos. Organismos internacionales como Unesco, preocupados por este tema están
desarrollando proyectos e investigaciones sobre preservación digital de la información. Al
respecto, la definen como “La preservación digital consiste en los procesos destinados a
garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales. Para ello, es necesario
encontrar las maneras de representar lo que se había presentado originalmente a los
usuarios mediante un conjunto de equipos y programas informáticos que permiten procesar
los datos” (Unesco, 2016). El patrimonio documental en archivos, bibliotecas y museos
constituye una parte importante de la memoria de los pueblos, y refleja la diversidad de
lenguas y culturas. Unesco, a través de su Programa Memoria del Mundo, promueve la
preservación de este patrimonio para las generaciones futuras y fomenta el acceso
universal a la misma. (Unesco, 2012). En este sentido, la conservación, el acceso y la
difusión de la información se basa en la estabilidad de los documentos y la posibilidad de
recuperar sus contenidos. Paradójicamente, el avance tecnológico está produciendo una
mayor inestabilidad y una menor “esperanza de vida” para los documentos digitales. La
preservación digital es una disciplina nueva y compleja, donde intervienen profesionales de
diversas áreas quienes deben asegurar que la información digital permanezca
segura, accesible y utilizable en el futuro. Deben asegurar que los datos mantengan su
integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidad. Algunos autores señalan
que existen al menos una decena de estrategias complementarias que deben realizarse para
preservar digitalmente los documentos:
20
Preservar la tecnología. Conservar el ambiente de hardware y software en el cual
fueron creados los documentos. (sistemas de lectura, sistemas operativos,
periféricos, entre otros.)
Migración de la información. Traspasar el contenido de los documentos desde una
generación de hardware y software hacia otra posterior. Evolución o
transformación de la información.
Reformateo. Cambio del contenido de los documentos de un formato a otro. (De
TIFF a pdf, por ejemplo)
Rejuvenecimiento. Copiar cada determinado tiempo el contenido digital a un medio
nuevo para evitar que el contenido se pierda a causa de la degradación natural del
medio por el transcurso del tiempo.
Emulación. Proceso que permite que el software original sea usado sin necesidad
de que el sistema original que lo ejecutaba siga existiendo. La emulación obliga a
preservar una cantidad importante de información. Una solución de emulación por
hardware, por ejemplo, implica la preservación del emulador, el sistema operativo,
la aplicación y los datos.
Replicación. Mantener más de una copia de un mismo contenido digital. (un master
y sucesivas copias)
Estandarización. Utilización de un formato estándar para la representación del
documento digital.
Encapsulado. Empaquetamiento de la información junto con un diccionario de
datos (metadatos descriptivos) y mantenerlos en una única localización.
21
Autenticidad. Aseguramiento la integridad de la información digital. Uso de firmas
digitales para asegurar la autenticidad sobre el documento digital.
Arqueología digital. Recuperación de datos a partir de medios de almacenamiento
digital dañados o antiguos. Restauración de imágenes, por ejemplo.
Cuidado duradero. Estrategia continua para asegurar que los documentos digitales
se encuentren en óptimas condiciones. Almacenamiento en medios seguros y
confiables, manipulación adecuada y condiciones de seguridad. Monitoreo de la
información.
En otro estudio, Jung-ran Park y Yuli Tosaka (2010) exploran el estado actual de las
prácticas de creación de metadatos a través de repositorios y colecciones digitales. Usando
datos obtenidos de encuestas a nivel nacional de su mayoría profesionales de catalogación
y metadatos. De acuerdo a sus investigaciones, los metadatos juegan un rol esencial en el
manejo, organización y búsqueda de recursos de información. En ambientes de red, la
enorme cantidad de recursos en línea y digitales crean una inminente necesidad de evaluar
el tema en torno al proceso de creación de metadatos y el empleo de esquemas de
vocabulario controlado a través de repositorios y colecciones digitales que se encuentran
cada vez más distribuidos. Los resultados del estudio indican que las actuales prácticas en
uso de metadatos siguen sin crear las condiciones de interoperabilidad que debieran. Sin
ánimos de generalizar, los resultados obtenidos por Park y Tosaka indican una necesidad
urgente de desarrollar un modelo de datos común que sea compartible e interoperable entre
repositorios y colecciones digitales. Un modelo de datos tan común exige la investigación
futura de un mecanismo de mediación entre la implementación local, la práctica, la
22
interoperabilidad de los metadatos, la semántica, los estándares de contenido y vocabulario
controlado en un mundo donde los metadatos puede ser distribuidos y compartidos
ampliamente más allá del entorno local inmediato y la comunidad de usuarios.
Complementando esta visión, un estudio titulado “Evolution of data creation,
management, publication and curation in the research process” (Zilinski, et al., 2014)
referido a la relevancia de compartir datos de investigación y de becas en Estados Unidos,
se centra en lo crítico que resulta para los gobiernos conocer esta información, entre otras
razones, debido a la mayor atención a maximizar el uso de los recursos de sus programas
de investigación. Nuevos requisitos y políticas públicas demuestran la necesidad de una
mayor coordinación y gestión de los datos.
Como último elemento de análisis, se consideró también un trabajo realizado en la
Universidad de North Texas que estudió las competencias requeridas para la curatoría
digital, investigando las ofertas de empleo en esta área (Kim, et al., 2013). La curatoría
digital, como labor reciente, es cada vez más importante en el entorno de información
dinámica en formato big data. Los investigadores constataron la necesidad de identificar un
conjunto de competencias para los profesionales de este nuevo campo en desarrollo. Como
parte de un proyecto de desarrollo curricular, financiado por el Instituto de Servicios de
Museos y Bibliotecas, y basándose en un total de 173 anuncios de empleo publicados entre
octubre 2011 y abril de 2012 tomados de diversas fuentes, les permitió determinar cómo
varió el perfil de profesionales en el campo de la curatoría digital en Norteamérica. Para
ello se analizaron elementos como: título del puesto, tipos de instituciones y lugares,
formación académica, experiencia, conocimientos y habilidades, y tareas. Los resultados
del análisis demostraron que los trabajos de curatoría digitales se caracterizan por una
23
compleja interacción de diferentes habilidades y conocimientos. Los resultados de este
estudio se presentan las nuevas necesidades de mano de obra cualificada en el campo de la
curatoría digital. Es aquí donde el rol del archivólogo digital adquiere un valor
importantísimo. Y es además aquí, donde este proyecto ofrece a la comunidad de
profesionales de las ciencias de información, una herramienta simple para incorporar sus
colecciones y prácticas al vertiginoso mundo digital.
II.1. Experiencias previas y modelos existentes
En el contexto latinoamericano, países interesados en la preservación de la memoria
patrimonial, sobre todo aquella que da cuenta del área educación, han desarrollado a lo
largo del tiempo una serie de iniciativas y programas destinados en esta línea. De igual
modo, instituciones educacionales y organismos particulares han orientado sus esfuerzos al
desarrollo de acciones en este tema.
En este seminario de tesis se estudió una serie de iniciativas locales y latinoamericanas,
algunas de ellas fueron presentadas en la cátedra de Archivística de este magíster, otras
recomendadas por expertos en el tema y algunas recuperadas a través de búsquedas
avanzadas en Google Scholar. Las iniciativas encontradas fueron:
1. Proyecto Memoria de la Educación Argentina (MEDAR) de la Biblioteca Nacional
de Maestros
2. Programa Huellas de la Escuela del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires
3. Proyecto Archivos Escolares del Instituto de Historia de la Pontificia Universidad
Católica de Chile
24
4. Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía de Colombia. (CVMEP-
IDEP)
5. Editorial norma Archivo norma.com Secretaría
6. Acuerdo Gubernativo Número M. De E. 3-70 Guatemala
7. Proyecto Interpares Trust (iTrust 2013-2018)
A continuación, se presentan algunas de las metodologías y procesos principales
involucrados en el desarrollo de cada uno de ellos.
II.1.1 Memoria de la Educación Argentina (MEDAR) de la Biblioteca Nacional de
Maestros
El proyecto Memoria de la Educación Argentina (Medar) de la Biblioteca Nacional de
Maestros (BNM), es la continuación del proyecto Historia de la Educación
Argentina (HEA). Su principal objetivo es contribuir al conocimiento y la investigación de
esta área de estudios. Medar se plantea, en particular, potenciar la utilidad del acervo
bibliográfico y documental de la BNM entre investigadores, docentes, estudiantes del nivel
superior y público en general, para facilitar el acceso a fuentes históricas valiosas.
Para lograr este objetivo, Medar se sirve de los siguientes ejes de trabajo: Historia e
investigación; Publicaciones Educativas; Archivos Escolares; Museos Históricos de la
educación; Exposiciones virtuales; Proyectos especiales.
Interesa en esta publicación destacar tres de estos ejes: Historia y Educación, Publicaciones
Educativas y el Programa Nacional de Archivos Escolares.
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En el primero de ellos, Historia y Educación, especialistas de las áreas de humanidades,
ciencias sociales e historia de la educación seleccionan materiales del Fondo Histórico de
la BNM para su posterior digitalización. Luego, las fuentes históricas digitalizadas se
ordenan temática y cronológicamente para ser presentadas en el portal. (Argentina.
Ministerio de Educación. Presidencia de la Nación, 2015)
En el segundo, el eje Publicaciones Educativas, se selecciona, digitaliza y publican
colecciones de revistas educativas pertenecientes al fondo histórico de la BNM.
Finalmente, el Programa Nacional de Archivos Escolares, recientemente creado cuya base
jurídica se encuentra en la Resolución Nº 1422, se encarga de gestionar las fuentes
documentales de la cultura escolar, y de propiciar en las comunidades educativas el
compromiso con su patrimonio documental, promoviendo su preservación y acceso, en el
marco del fortalecimiento de su memoria institucional y pedagógica.
Entre las acciones principales de Programa Nacional de Archivos Escolares, destaca:
Plan en escuelas pilotos. Etapa de sensibilización de las autoridades y organización
de los equipos de trabajo.
Diagnóstico del estado de los archivos, a partir del cual se diseñó una cartera de
proyectos de trabajo.
Elaboración de una serie de documentos con contenidos específicos para la
organización, gestión y difusión de los archivos escolares.
Confección de planilla de carga especial para diseñar un software que permita, a
través de la carga de datos, organizar la Red Nacional de Archivos Escolares.
26
II.1.2 Programa Huellas de la Escuela: legado de la historia educativa de la ciudad de
Buenos Aires
Iniciativa local desarrollada desde el Ministerio de Educación del Gobierno de la Ciudad
de Buenos Aires cuyo objetivo es recuperar el patrimonio tangible de las escuelas de la
ciudad, valorando los bienes que en ellas se encuentran. Se trata de acercar a la comunidad
educativa porteña las fortalezas y las debilidades de su identidad y tradición pedagógica a
través del reconocimiento de los documentos escolares.
El Programa Huellas de la Escuela surgió a partir de la experiencia desarrollada desde el
año 2000 en el Centro de Investigación, Biblioteca Especializada y Archivo Histórico de la
Escuela Normal N°1. En este lugar se gestionaron aproximadamente 6.000 obras del
normalismo argentino, se organizó el archivo histórico con la descripción de los 250 mts.
lineales de documentos que dan cuenta de la historia de la institución. Esta experiencia
motivó a otras instituciones quisieran replicar las estrategias de recuperación patrimonial
que se había llevado adelante. (Centro de investigación, biblioteca especializada y archivo
histórico de la Escuela Normal N°1, 2015). De esta manera, surge un Programa Huellas
para todas las Escuelas de la Ciudad de Buenos Aires, elaborando protocolos de
intervención fundados en la experiencia implementada en la Escuela Normal N°1.
En este programa, el concepto documento es más amplio que el tradicional. Se trata de
rescatar el valor de: los edificios, las aulas, los laboratorios, las actas de examen, los
cuadernos de los alumnos, los diarios de los docentes, las fotos, los programas de los actos
escolares, las filmaciones, los manuales escolares, los libros copiadores, los recursos
didácticos, entre otros. Para el programa, todos estos documentos formarían genuinos
27
fondos documentales donde se puede encontrar pistas (huellas) que revelan los modos en
que se ha desarrollado la vida cotidiana de las escuelas de la ciudad.
Para alcanzar sus objetivos, el programa huellas desarrolla cursos de acompañamiento para
las escuelas, los cuales giran en torno cuatro ejes:
1. Huellas de Arquitectura Escolar. Busca potenciar el vínculo entre el espacio del
edificio escolar y la propuesta pedagógica. Recuperando aspectos históricos del
edificio y significando las modificaciones del mismo según las propuestas
pedagógicas actuales.
2. Huellas de la Pedagogía. Recorrido por la historia de la educación argentina, desde
mediados del siglo XIX hasta el Primer Centenario aproximadamente, con énfasis
en la historia educativa de la ciudad de Buenos Aires. Delimitado por períodos,
corrientes pedagógicas, figuras educativas emblemáticas y acontecimientos
educativos y culturales relevantes. Propone un encuadre histórico-teórico y
metodológico para el reconocimiento de la educación en las escuelas de la Ciudad
de Buenos Aires. A tal fin, se estimula a las comunidades educativas para que
indaguen y busquen en sus respectivas escuelas la presencia de las huellas
escolares; esto es: documentación histórica, fuentes bibliográficas, fotos y mapas u
otras fuentes visuales, objetos didácticos, mobiliario y obras artísticas, relatos y
testimonios de maestros y alumnos, entre otros. Además, promueve la investigación
educativa y la escritura académica con el fin de realizar infografías y afiches que
den cuenta de este tema.
28
3. Huellas de las Ciencias. Interesa rescatar aparatos, instrumentos, láminas y otros
objetos utilizados en la enseñanza de las ciencias naturales y que forman parte del
patrimonio científico educativo de las escuelas.
4. Huellas de la Fotografía y testimonios. Valora la presencia de imágenes reflejadas
en las fotografías y el relato de los protagonistas de la historia escolar. La fotografía
revela una mirada historiográfica que da cuenta de una construcción del
conocimiento histórico escolar.
II.1.3 Programa Archivos Escolares. Instituto de Historia de la Pontificia
Universidad Católica de Chile.
Proyecto de recuperación, organización y apertura de los archivos de los liceos públicos
fundados entre 1813 y 1909 en la zona centro-sur de Chile (afectados por el terremoto del
27 de febrero de 2010). Esto con el objetivo de levantar una red de establecimientos
escolares comprometidos con la conservación y difusión de su patrimonio documental.
(Instituto de Historia de la Pontificia Universidad Católica de Chile, 2012) El programa es
una iniciativa desarrollada por profesores y estudiantes del Instituto de Historia de la
Pontificia Universidad Católica de Chile junto a las comunidades escolares de dichos
liceos. La iniciativa surgió el año 2010 con el fin de contribuir a la investigación y al
conocimiento de la educación nacional.
Este programa de Archivos Escolares ha sido posible de realizar gracias a la cooperación y
financiamiento del Instituto de Historia UC, el Programa para Bibliotecas y Archivos
Latinoamericanos de la Universidad de Harvard y cada uno de los liceos que forman parte
de esta red y que han sido beneficiados con esta inédita intervención.
29
El proyecto propone construir un modelo didáctico para el sector curricular de Historia,
Geografía y Ciencias Sociales en base al uso en aula de las fuentes documentales de cada
establecimiento. Además, se busca evaluar el impacto de la metodología archivística en el
aprendizaje de habilidades de indagación histórica.
La metodología desarrollada por el programa se sostiene en el acervo documental y
pedagógico conservado por los liceos. A partir de ello se ha desarrollado un modelo de
intervención que contempla dos etapas principales:
En la primera se realiza el rescate, la identificación y la organización de los archivos y, en
algunas ocasiones, de las bibliotecas históricas de cada establecimiento. Profesores y
alumnos de la comunidad escolar trabajan junto con archivistas, historiadores, educadores
y estudiantes de la UC para la puesta en valor de este patrimonio que busca el
reconocimiento y la valorización por parte de los estudiantes de la historia de su liceo, de
su comunidad escolar y de la suya propia.
En una segunda etapa, el proyecto propone la construcción un modelo didáctico para el
sector curricular de Historia, Geografía y Ciencias Sociales en base al uso en aula de las
fuentes documentales de cada establecimiento. Además, se busca evaluar el impacto de la
metodología archivística en el aprendizaje de habilidades de indagación histórica. La
hipótesis es que la experiencia de trabajo directo con documentos palpables mejora las
habilidades de indagación histórica y el rendimiento en el aprendizaje de la historia y las
ciencias sociales. Estudiantes de las áreas humanistas, ciencias sociales o academias de
historia de los colegios y liceos trabajan con las fuentes de información histórica de sus
30
establecimientos, responsabilizándose por ellas y difundiéndolas a sus comunidades
educativas.
Uno de los principales aportes de esta metodología de trabajo radica en el empoderamiento
de los estudiantes y profesores en el rescate patrimonial y recuperación de sus archivos,
además de permitirles adquirir habilidades propias de disciplinas como la archivística y las
ciencias sociales, que conocen a través del trabajo conjunto con el Instituto de Historia de
la Universidad Católica.
II.1.4 Centro virtual de Memoria en Educación y Pedagogía de Colombia. (CVMEP-
IDEP)
Es un espacio en línea para crear y re-crear la memoria educativa y pedagógica de
Colombia. En él se encuentran diferentes unidades de información y conocimiento que
permite acopiar, preservar, restaurar, organizar, sistematizar, producir, divulgar y difundir
de todo aquello relacionado con las formas que se educan los colombianos a lo largo de la
historia. Es, además, un espacio para la investigación, la reflexión y la producción de
conocimiento relacionado con los contenidos de su acervo, con el fin de aportar en las
discusiones de carácter académico y para incidir en las nuevas preguntas que indagan por
la actualidad educativa y pedagógica del país (Instituto para la investigación educativa y
desarrollo pedagógico, 2004)
Algunos de los principales logros del centro virtual Cvmep-Idep:
31
1. Reunir fondos y colecciones de documentos históricos (manuales, libros,
fotografías, material gráfico y audiovisual) que dan cuenta de la historia educativa y
pedagógica colombiana.
2. Organizar un fondo documental especializado con colecciones de libros y revistas,
investigaciones, experiencias y producciones teóricas en Educación y Pedagogía.
3. Promover e integrar estudios e investigaciones a propósito de la reconstrucción de
memoria histórica y sociocultural en educación y pedagogía.
4. Desarrollar actividades relativas a la producción, preservación divulgación y
discusión de la memoria histórica y sociocultural en torno a las prácticas educativas
y pedagógicas del país.
5. Establecer redes con otras unidades de información afines nacionales e
internacionales.
Divulgar y socializar la memoria histórica del país, en el campo de la Educación y la
Pedagogía. Uno de los principales logros del Cvmep-Idep, es el desarrollo de un archivo
histórico online. El Archivo histórico del Museo Pedagógico Virtual tiene el propósito de
recuperar y salvaguardar material histórico, divulgar y promover la realización de
investigaciones en el amplio campo de las ciencias humanas y, en particular, en el campo
de la educación y la pedagogía. En cada uno de sus fondos (documental, fotográfico,
manuales escolares, publicaciones seriadas y audiovisual) se dispone de bases de datos y
versiones digitales de materiales de valor histórico, por considerar que a través de ellos se
puede conocer la historia de los procesos educativos y pedagógicos de la ciudad de Bogotá
y el país.
Los fondos de este archivo histórico son:
32
Fotografías (Sujetos y cuentos / Arquitectura / Objetos y materiales)
Documental (Manuales / Memoria de ministros y revistas)
Audiovisual (Fílmico / Videográfico)
II.1.5 Editorial Norma Archivo Norma.com Secretaría.
En el ámbito comercial, resulta interesante destacar a Editorial Norma, cuya línea de
productos incluye materiales para la oficina y el procesamiento físico de archivos. Sin
embargo, lo más atrayente son las herramientas y cursos online gratuitos para organizar
archivos. (Carvajal Educación S.A., 2014)
Archivo Norma es una comunidad de Carvajal Educación dirigida a las secretarias y
personal administrativo. Ofrece cursos virtuales y capacitaciones en archivo y
administración de documentos.
Archivo Norma ofrece alternativas de e-learning, donde ofrece capacitaciones gratis. Uno
de los cursos ofrecidos por Archivo Norma, se llama “Organización del archivo en casa”,
el que posee cuatro módulos: archivo personal, hogar digital, organización de archivo y
mantención de archivos personales.
Dadas las características generales del sistema público de educación en Chile, donde los
recursos son escasos, la mayoría de las veces, y las necesidades son múltiples, conviene
conocer esta herramienta básica de gestión de archivos, libre de costo, que puede
constituirse en un gran aporte a la gestión de los encargados de archivo de los colegios y
que carecen de una educación archivística formal. Cada módulo básico ha sido
desarrollado por docentes del Instituto de Secretariado Europeo de Madrid los que han
33
sintetizado en este breve taller online, los elementos básicos de su curso “Técnicas de
Archivo”. Como una primera aproximación a la temática archivística, este curso permite
adentrarse en la organización de información de manera simple, ahí radica su valor.
II.1.6 Proyecto Interpares Trust (iTrust 2013-2018)
Interpares Trust un proyecto interdisciplinario de investigación multinacional, en el ámbito
de materias relativas a los registros digitales y datos confiados a internet. Su objetivo es
generar marcos teóricos y metodológicos para desarrollar políticas locales, nacionales e
internacionales, procedimientos, reglamentos, normas y legislación, con el fin de garantizar
la confianza pública fundamentada en la evidencia de la buena gobernanza, una economía
digital fuerte, y una memoria digital persistente. (Interpares, 2013)
El foco de este proyecto colaborativo radica en dos ejes fundamentales que se deben
asegurar: la autenticidad (confianza) y la permanencia de la información en internet. Se
busca lograr que los registros digitales sean confiables y auténticos. Estos documentos
requieren métodos diferentes de tratamiento que dependen de su propia naturaleza.
Respecto a la permanencia, las investigaciones de Interpares Trust buscan evitar la
obsolescencia de los formatos, consensuando mecanismos de preservación digital y
garantizando la cadena de custodia de los documentos.
Interpares Trust, actualmente está desarrollando investigaciones en:
Infraestructura
Seguridad
Control
Acceso
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Legal
El proyecto ha ido generando múltiples documentos como: libros, artículos, actas de
conferencia, tesis, papers, glosarios, los cuales se encuentran disponibles online y de
manera gratuita. (https://interparestrust.org/)
Interiorizarse de las diferentes líneas de trabajo del proyecto Interpares Trust, permitirá
entre otras cosas: valorar la naturaleza de los documentos de archivo digitales; acordar
formas de mantener en el tiempo la exactitud, fiabilidad y autenticidad de documentos de
archivo; determinar formas de proteger la privacidad de los datos, facilitando el acceso a
los usuarios correspondientes; y finalmente, relevar la importancia de la conservación
permanente del patrimonio documental en formato digital.
II.1.7 Acuerdo Gubernativo Número M. De E. 3-70 Palacio Nacional de Guatemala
El acuerdo Gubernativo Número M. De E. 3-70 Palacio Nacional de Guatemala es el
Reglamento sobre la organización y funcionamiento de los archivos escolares en
establecimientos de educación de ese país. En su primer artículo, define que se entiende en
este país por archivos escolares: “Los archivos escolares son instituciones administrativas
y fuentes de investigación, destinadas a la conservación científica y técnica de los fondos
documentales relacionados con la actividad administrativa y docente de los
establecimientos educativos oficiales y particulares” (Palacio Nacional de Guatemala,
1970)
Destaca en esta normativa la obligatoriedad de los colegios, creados o por crear, de contar
con archivo y velar por el cumplimiento de las funciones que le son propias, basándose en
35
sistemas modernos de catalogación, clasificación y registro. Para ello, los encargados del
archivo, podrán pedir apoyo y asesoría al Archivo General de Centroamérica.
Dichos archivos son de responsabilidad de los directores de los colegios y deberán
funcionar en locales especiales que permitan la adecuada conservación de los fondos
documentales, además, los fondos documentales más relevantes quedan claramente
establecidos, así como la metodología de inspección del archivo y la transferencia de sus
documentos al Archivo General de Centroamérica en caso de cierre del establecimiento.
En el año 2015 el Acuerdo Gubernativo No.52-2015 “Reglamento para la autorización y
funcionamiento de centros educativos privados”, vuelve a poner como requisito para
dichos establecimientos el contar con un archivo escolar organizado utilizando para ello
sistemas modernos de gestión. (Palacio Nacional de Guatemala, 2015)
Este reglamento guatemalteco, junto a la Ley Nº 26.917 Sistema Nacional de Bibliotecas
Escolares y Unidades de Información Educativas de Argentina (Argentina. Ministerio de
Educación Presidencia de la Nación, 2014), son dos de las únicas normativas detectadas en
el ámbito de archivos escolares en Latinoamérica, al momento de realizar esta tesis de
magister.
De todas estas iniciativas en el ámbito nacional como internacional se rescata la intención
de ofrecer experiencias y propuestas colaborativas que, con mayor o menor rigurosidad,
con mayor o menor experticia, buscan valorar el patrimonio documental al interior de las
instituciones, sean estos colegios, centros de investigación, municipios, etc. Detrás de cada
una de ellas se vislumbra la intención de gestionar adecuadamente los documentos de
archivo, y como lo señala el devenir tecnológico actual, los archivos en formato digital.
36
II.2. Ciclo vital de los documentos
En primer término, una institución educativa debe formular la intención de desarrollar un
archivo digital. Aquella organización que valora la conservación y el acceso al patrimonio
por parte de su comunidad, es consciente de la importancia de los documentos de archivo,
como recursos estratégicos en el proceso educativo.
Desde el momento mismo en que surge un establecimiento educacional, se comienza a
formar el archivo escolar con los múltiples documentos que conformarán el fondo
documental. Dependiendo del ciclo vital y de las edades de estos, se pueden determinar
documentos en las siguientes etapas: producción (archivo de gestión), conservación
(archivo central o intermedio) y conservación definitiva (archivo histórico). (Cruz Mundet,
2005). Un archivo escolar puede gestionar documentos de una o más etapas de este ciclo.
De igual modo, debe evaluar periódicamente el valor de los documentos susceptibles de
transferencia o eliminación definitiva a fin de optimizar su fondo documental.
El archivo escolar de gestión o archivo de oficina reúne documentación en trámite,
en uso constante o consulta por parte de otras áreas o departamentos del
establecimiento educativo. Se le conoce también como archivo abierto o activo,
pues está dispuesto para recibir más documentos escolares para agregarlos a los ya
almacenados. En términos generales, abarca documentos con una antigüedad hasta
cinco años.
El archivo escolar intermedio, reúne aquellos documentos que superan los 5 años
hasta un tope de 30, y que son enviados desde las diversas áreas o departamentos
del establecimiento. Además, en el contexto escolar chileno, los documentos
37
gestionados en los archivos intermedios dicen relación con el ciclo escolar de los
estudiantes, es decir, se conservan aquellos documentos surgidos entre el proceso
de postulación y egreso de cada alumno/a, por ejemplo.
El archivo histórico escolar, almacena y conserva de manera permanente los
documentos enviados desde el archivo intermedio y que no han sido objeto de un
proceso de conservación definitiva. En este archivo se deja testimonio de aquellos
documentos escolares que, tras un proceso de selección y valoración rigurosas, son
fieles representantes de la vida institucional, de sus principales acciones y de los
actores o agentes que intervinieron en ellas. Este archivo permite conocer la
documentación escolar histórica de un establecimiento educativo que da cuenta de
la memoria colectiva de este.
II.3 Legislación en Chile
La organización de un archivo escolar requiere considerar un conjunto de elementos
legales de contexto que permitan generar estrategias para su desarrollo, algunos de los
cuales se detallan a continuación.
A fin de realizar un adecuado proyecto de archivo, se debe entender, tanto la legislación
en el ámbito escolar como aquella específica en el ámbito de los archivos, a fin de dar
respuesta efectiva a los requerimientos planteados por la normativa en vigencia.
Un elemento importante a considerar es el tema de derechos de autor asociado a la
creación de los documentos. De acuerdo a la Ley 17.336 de Propiedad Intelectual de la
República de Chile, las instituciones, empresas, sociedades, corporaciones u otras pueden
38
ser sujetos de derecho de autor. Si una obra (documento) es creado en cumplimiento de un
contrato de trabajo, el titular de ella es el autor de la obra, a menos que exista un acuerdo
expreso (protocolizado en un contrato laboral) para que el empleador sea el titular de los
derechos sobre las creaciones de este u otros trabajadores. Esto se denomina “cesión de
derechos”. Excepcionalmente, esta transferencia de derechos se presume (es decir, es
automática y no requiere ser expresa) respecto de las creaciones de los trabajadores
asalariados de instituciones estatales, sean estos informes redactados, fotografías tomadas,
mapas trazados, presentaciones, balances, memorias, entre otros. (Chile. Ministerio de
Educación, 2014)
Por otra parte, en agosto de 2011 entró en vigencia la Ley 20.529 sobre Sistema Nacional
de aseguramiento de la calidad de la educación parvularia, básica y media y su
fiscalización. Esta normativa establece como un deber del Estado (en concordancia con lo
dispuesto en la Ley General de Educación) propender a asegurar una educación de
calidad y equidad, entendiendo por esta última el que todos los alumnos tengan las mismas
oportunidades de recibir una educación de calidad. Además, amplía el concepto de
educación, al que define como “un proceso de aprendizaje cuya finalidad es que las
personas alcancen su desarrollo espiritual, ético, moral, afectivo, intelectual, artístico y
físico, mediante la transmisión y el cultivo de valores, conocimientos y destrezas” (Chile.
Ministerio de Educación, 2016)
En Chile los establecimientos escolares de nivel parvulario, básico y secundario se rigen
por la normativa generada desde el Ministerio de Educación y por las instituciones
públicas relacionadas al quehacer educativo: Agencia de Calidad, Superintendencia de
39
Educación (Supereduc), Secretarías Regionales Ministeriales, Contraloría General de la
República, entre otras.
Los colegios particulares, por una parte, deben responder a las instrucciones en la Circular
N°2 de la Superintendencia de Educación en materias relacionadas con los requisitos,
registros, plazos y exigencias que se deben cumplir para mantener el Reconocimiento
Oficial del Estado y, en general, respecto de la normativa educacional.
La fiscalización de esta entidad y la entrada en vigencia de dicha normativa, obligan a los
colegios a “mantener por un período de a lo menos cinco años, los documentos y registros
establecidos en Circular N°2, los que podrán ser solicitados y revisados por los
fiscalizadores para su estudio. Esto, para dar cumplimiento a lo prescrito en los artículos
48, 49 letra m) y 100 letra g) de la Ley N° 20.529, que establece el Sistema Nacional de
Aseguramiento de la Calidad de la Educación Parvularia, Básica y Media y su
Fiscalización” (Chile. Ministerio de Educación, 2011)
Básicamente, la Circular N°2 imparte instrucciones e interpreta administrativamente la
normativa educacional, pasando a formar parte de la misma, con carácter obligatorio.
(Chile. Ministerio de educación. Superientendencia de educación escolar, 2014) En este
sentido, el archivo escolar se convierte en un valioso aliado en la gestión educativa de los
establecimientos, ya sea en la etapa de producción o gestión, así como en la etapa
intermedia del Ciclo Vital de los Documentos. Incluso en una etapa posterior, el archivo
histórico se constituye en una fuente de valoración de la memoria educativa.
En Chile, los principales documentos que deben poseer los colegios subvencionados y
particulares pagados para la fiscalización son:
40
Balance del año precedente.
Certificado de recepción final o parcial de obras y del informe sanitario actualizado
respecto del inmueble donde funciona el local escolar, o de todos ellos, si son
varios.
Compromiso de cumplimiento de estándares nacionales de aprendizaje.
Contrato de arrendamiento, comodato u otro que acredite la tenencia legítima del
inmueble, en el caso de ser el sostenedor arrendatario, comodatario o titular de otro
derecho, además de la inscripción conservatoria de dominio del inmueble donde
conste la anotación marginal del contrato respectivo.
Documento que le otorgó el reconocimiento oficial o lo declaró cooperador de la
función educacional del Estado.
Documentos de constitución, modificación y vigencia de la personalidad jurídica
del sostenedor y de su representación legal, además de título profesional o
licenciatura y certificado de antecedentes, emitido con una fecha no mayor a un
año, de quienes sean sus representantes legales y/o administradores.
Inscripción conservatoria de dominio del inmueble a nombre del sostenedor, en el
caso de ser propietario o titular de otro derecho real.
Inventario actualizado del mobiliario, equipamiento, elementos de enseñanza y
material didáctico.
Libros de Clases.
Programas de Estudio.
Proyecto Educativo.
Registro general de matrícula.
41
Reglamento de Evaluación y Promoción.
Reglamento Interno.
Relación actualizada del personal asistente de la educación, conjuntamente con sus
contratos de trabajo y certificados de antecedentes.
Relación actualizada del personal docente, conjuntamente con los títulos
profesionales respectivos y/o las autorizaciones para ejercer docencia, sus contratos
de trabajo, y certificados de antecedentes.
La Ley 19.628 sobre Protección de la vida privada, promulgada el 1999 y modificada en
2002, se preocupa del tratamiento de los datos de carácter personal en registros o bancos de
datos por organismos públicos o particulares, con las excepciones específicas de libertad
de opinión e información establecidas en el artículo 19, N° 12, de la Constitución Política
de Chile. En dicho cuerpo legal, se detallan: derechos de los titulares de los datos, el uso de
estos por parte de órganos del estado, los datos de carácter económico, y las sanciones por
el tratamiento indebido de esta información. Un archivo escolar digital incluye datos y
muchos otros documentos de gestión en los colegios, como, por ejemplo: ficha electrónica
del alumno, antecedentes de actividades extracurriculares, fichas clínicas de enfermería,
reconocimiento y premios, entre otros. El almacenamiento, tratamiento y/o difusión de la
información está establecidas de acuerdo a la Ley 19.628. En general, podrán hacerse
públicos solo los datos que la ley permita, por ejemplo, aquellos que se encuentran en
fuentes accesibles al público de acceso no restringido o reservado; o de los cuales se posea
autorización expresa por parte de los titulares de estos. Quedan excluidos de esta categoría
los llamados “datos sensibles” que son aquellos datos personales referidos a características
físicas o morales de las personas, así como a sus hábitos personales, origen racial,
42
ideologías, opiniones políticas, creencias religiosas, estados de salud físicos o psíquicos y
vida sexual. (Chile. Ministerio Secretaría General de la Presidencia, 2012). No obstante la
preocupación por el tema de la privacidad respecto al uso de los datos personales, aún en
Chile se discuten las ddiferentes dimensiones de estos. En este sentido, resulta fundamental
conocer, entre otros, el estudio desarrollado por Lara, Vera y Soto, quienes son parte del
equipo de investigación de ONG Derechos Digitales y analiza la regulación chilena en
materia de privacidad a la luz de las nuevas tecnologías y apunta a una serie de propuestas
de política pública. (Lara, Vera, & Soto, 2013)
Como se señaló en el capítulo referido a la legislación en Chile, y para efectos de esta
propuesta, se considera que los colegios, escuelas y liceos públicos, dependientes del
estado, poseen derechos de uso y, reproducción de todas las obras y/o documentos creados
al interior de ellos, por cualquiera de sus trabajadores en el ejercicio de alguna de sus
funciones asociadas a la enseñanza. Por tanto, estos están facultados para desarrollar
colecciones digitales de archivo con aquellas obras, salvo en el caso de las que puedan
resultar lesivas en cuanto a dignidad de alguna persona o institución.
Respecto a las imágenes de personas en fotografías, la ley consagra el principio
denominado “derecho a la propia imagen”. De acuerdo con éste, cada persona puede
publicar y difundir su propia imagen, así como también evitar que terceros la capturen,
reproduzcan o difundan con cualquier propósito. Además, debe considerarse con especial
cuidado las imágenes (impresas o videograbaciones) donde aparecen menores de edad. En
este tema, debe solicitarse autorización escrita a los apoderados o representantes legales de
los estudiantes.
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Considerando la irrupción de los medios digitales y las facilidades de reproducción y
trasmisión del conocimiento, ha surgido el concepto de licencias Creative Commons. Estas
son licencias de carácter abierto, en que uno o más autores, permiten el uso de sus obras,
no obstante, lo cual deben respetarse los términos de dicha licencia para no incurrir en
infracciones a la ley de derechos de autor. Estas licencias facultan a los creadores respecto
a la forma que desean administrar por sí mismos cómo circularán sus obras en internet o
fuera de ella. Este tipo de licencia es aplicable a cualquier tipo de obra y cualquier modo de
distribución, ya sea analógico o digital. No tiene costo y quien desee licenciar una obra
usando este tipo de herramientas sólo debe seguir un simple procedimiento en el sitio
creativecommons.cl, estableciendo las condiciones en que desea compartir su creación. Las
principales ventajas de usar licenciamiento tipo Creative Commons son: aumentan la
posibilidad de controlar y a la vez difundir las obras por parte de los autores; entregan
información fácil de entender a los usuarios respecto a qué pueden hacer y que no con la
obra licenciada. (Creative Commons Corporation, 2015)
Junto con la creación de los documentos, su protección legal y licenciamiento, debe
considerarse el acceso a la información que ellos contienen. El año 2009 entró en vigencia
la Ley 20.285 o Ley de Transparencia sobre Derecho de Acceso a la Información Pública.
Esta normativa faculta a que a través de ella cualquier persona, natural o jurídica, nacional
o extranjera, menor de edad, entre otros, ejerza el derecho a pedir y recibir información que
se encuentre en cualquier órgano de la Administración del Estado. Existen al menos dos
vías para hacer efectivo este derecho: transparencia activa y derecho de acceso a la
información. Respecto a la primera vía, esta comprende el acceso permanente a
información a través de los sitios web de los organismos públicos. Colegios, escuelas y
44
liceos con dependencia municipal o pública, ofrecen esta información a través de los sitios
de las respectivas comunas donde se emplazan. Por su parte, la segunda vía, establece el
deber que tienen los organismos públicos de recibir solicitudes de información y entregar
ésta, salvo que exista un motivo de secreto o reserva. Los pedidos de información se
realizan mediante una “Solicitud de Información Pública”, en la cual las personas le
indican al organismo cuál es la información que necesitan, en qué formato la piden y cómo
quieren recibirla. Para responder, las instituciones interpeladas a través de este mecanismo
disponen de 20 días hábiles contados desde el primer día hábil posterior a la recepción de
su solicitud, pero pueden, dando un fundamento para ello, prorrogar hasta 10 días hábiles
más la respuesta a una solicitud. (Chile. Ministerio Secretaría General de la Presidencia,
2016)
II.4 Metadatos
De acuerdo con la norma UNE-ISO 23081-1: 2008 los metadatos son “información
estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso,
conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo”. Los metadatos
incluyen una amplia información que se puede utilizar para identificar, autenticar y
contextualizar los documentos, las personas, los procesos de negocio, la regulación y sus
relaciones. (Archivo General de la Nación Colombia, 2012). Otros autores hablan de
“descripciones estructuradas y opcionales que están disponibles de forma pública para
ayudar a localizar objetos de información” (Bultermann, 2004)
45
Metadatos son una herramienta indispensable para la recuperación de información a nivel
web. Aplicando este tipo de información se obtienen resultados son más precisos, y el
usuario ahorra procesos complementarios de búsquedas avanzadas.
En Chile se están utilizando metadatos en instituciones del sector público y privado. El
Ministerio Secretaría General de la Presidencia a través de los Decretos N° 81 que aprueba
la norma técnica para los Órganos de la Administración del Estado sobre interoperabilidad
de documentos electrónicos y el Decreto N° 271 que Aprueba reglamento sobre la
inscripción de esquemas documentales en el repositorio de Esquemas y Metadatos para los
órganos de la administración del Estado, se están ocupando de los metadatos. El
Administrador de Esquemas y Metadatos, dependiente de este ministerio, se encarga de
administrar y mantener operativo, el procedimiento de inscripción de esquemas basales y
documentales por parte de los Órganos de la Administración del Estado, su evaluación
técnica y posterior publicación en el Repositorio de Acceso Público de Esquemas de
Gobierno.
En términos de gestión de archivo, algunas instituciones de gobierno han emprendido la
labor de utilizar metadatos normalizados al aplicar normas de descripción archivística
como ISAD(G), ISAAR (CPF) o ISDIAH. Al respecto, se pueden mencionar al trabajo
desarrollado por organismos como: Superintendencia de Casinos de Juego,
Superintendencia de Valores y Seguros, la Comisión Nacional de Energía, entre otras, que,
a través del trabajo de especialistas en archivo han catastrado, inventariado y descrito en
sus bases de datos normalizadas los documentos de archivo que poseen. Una labor similar
se está desarrollando en el sector privado desde instituciones como la Asociación de
Aseguradores de Chile A.G. y la Asociación Gremial de Empresas Eléctricas A.G.
46
Instituciones como estas se encuentran describiendo sus documentos utilizando datos
normalizados, es decir metadatos. Es labor del archivólogo investigar, proponer,
consensuar, validar y difundir una estructura de metadatos que permitan describir con
precisión el fondo documental que administra.
Al tratarse de información contextual, los metadatos son importantes porque ayudan al
entendimiento, uso, acceso y gestión de los documentos durante su ciclo de vida. De igual
modo, permiten asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad, usabilidad y valor
probatorio de los documentos. (Archivo General de la Nación Colombia, 2012).
En la siguiente figura se muestran los pasos claves para el desarrollo de una estructura
formal de metadatos al interior de los establecimientos educativos:
Investigación o búsqueda de metadatos pertinentes en organismos oficiales (ejemplo: Administrador de Esquemas y Metadatos del
Ministerio Secretaría General de la presidencia)
Generar una lista de probables metadatos “candidatos”
Presentar lista y generar acuerdos sobre esos metadatos candidatos,
entre diversos agentes del colegio, para presentar ante máxima
autoridad del colegio.
Aprobar lista única de metadatos, por parte de la máxima
autoridad del colegio
Informar a toda la comunidad escolar involucrada, cuáles son
los metadatos oficiales que se utilizan en el establecimiento.
Figura II-1. Esquema general de validación de una estructura de metadatos, fuente:
elaboración propia.
En general, los modelos conceptuales de metadatos más difundidos incorporan los
siguientes elementos básicos: Entidades, relaciones y agrupaciones.
47
Las entidades representan los principales componentes que permiten comprender el
entorno de las actividades de gestión de la organización, incluidos los documentos.
Ejemplos de entidad: Documento, Agente (participantes en la creación y uso de los
documentos), Actividad de Gestión (Actuaciones realizadas por los agentes en la
institución) y Regulación (Normativas que regulan las actividades de los agentes y las
acciones específicas sobre los documentos)
Las relaciones, por su parte, evidencian los vínculos entre entidades documento, agente,
actividad de gestión y regulación. Permiten contextualizar a la entidad documento,
otorgándole, a través de los metadatos, un valor probatorio, demostrando las actividades,
los participantes y el uso que dan a la entidad documento.
Por último, las agrupaciones son niveles o categorías que integran una entidad. Dichos
niveles se establecen a partir de la identificación de relaciones jerárquicas, funcionales u
organizacionales (Archivo General de la Nación Colombia, 2012)
Figura II-2. Principales entidades y sus relaciones, fuente: UNE-ISO/TS 23081-2.
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II. 5 Sistemas de almacenamiento, recuperación y difusión del patrimonio
documental
Un proyecto de archivo escolar digital debe considerar la existencia o inexistencia de algún
sistema de almacenamiento, recuperación y difusión del fondo documental, dentro del
establecimiento escolar. Para determinar esta situación se puede observar directamente en
terreno y entrevistar a encargado del área de archivo, informática/tecnologías de
información o aplicando un cuestionario como el que se muestra en la siguiente figura:
49
Figura II-3. Modelo de cuestionario para el diagnóstico de sistema, fuente: elaboración
propia
Ya sea que se esté hablando de un sistema impreso (inventario, catálogo, etc.), de una
planilla Excel, de una base de datos, repositorio electrónico o de alguna aplicación
informática de gestión documental, en este momento se debe decidir qué hacer con este
sistema. Para el caso de este seminario, la decisión es evaluar cuál de estos sistemas es el
adecuado para desarrollar o continuar desarrollando el archivo escolar y convertir éste en
uno digital, disponible en línea.
50
II.6 Digitalización
La digitalización es un proceso tecnológico de transformación de un documento físico,
generalmente impreso, a un formato electrónico de imagen digital para su visualización
desde cualquier dispositivo computacional móvil o en smartphones. Este proceso es
posterior a la selección rigurosa de los documentos a digitalizar. En términos bastante
simples, la digitalización presenta la siguiente estructura:
Figura II-4. Secuencia básica de un proceso de digitalización, fuente: elaboración propia
La digitalización es una solución, no definitiva, de preservación digital de documentos que
permite masificar el acceso a estos y resguardar su integridad. Entre las principales
ventajas de digitalizar se puede mencionar: (Aguirre Bello, 2006)
Rapidez y seguridad en el acceso a la información del archivo, evitando la
manipulación innecesaria de originales.
Visualización web multiusuario en tiempo real.
Limpieza y depuración de
los documentos
Parametrización de software
Captura óptica o escaneo
Integración y revisión (control)
Almacenamiento y respaldo
51
Duplicación de imágenes digitales de calidad similar al original a bajo costo.
Reducción de espacio de almacenamiento de documentos físicos.
Digitalizar requiere entre otros elementos:
Figura II-5. Elementos generales presente en un proceso de digitalización, fuente:
elaboración propia
Por lo general, los archivos escolares nacionales poseen al menos alguno de estos
elementos: documentos, personal especializado y, en cierta media, hardware y software.
Sin embargo, se sugiere consolidar esta estructura de elementos mínimos para la gestión de
sus archivos en formato digital.
De igual modo, es deseable que el archivólogo diseñe y valide con la dirección de la
institución madre los siguientes instrumentos de gestión:
Reglamento general del archivo
Cuadro de clasificación
Cuadro de valoración y selección documental
Catastro documental
Tabla de retención documental
Protocolo de digitalización
Documentos
Software para digitalización y tratamiento de imágenes, OCR.
Hardware (scanner, pc)
Espacio de almacenamiento
digital (server, cloud)
Base de datos, web page, hosting.
Personal especializado
52
II.7 Definición de una propuesta
Los procesos educativos formales en Chile se desarrollan en contextos y condiciones
particulares. Están regidos por normativas específicas y son llevados a cabo por agentes
educativos calificados de nivel profesional, técnico y administrativo. Estos procesos
responden a una finalidad definida que dice relación con los proyectos educativos propios
de cada establecimiento. A lo largo del proceso educativo cada estudiante perteneciente a
algún establecimiento, va generando, sin saberlo necesariamente, un conjunto de
documentos que son propios de su evolución académica, deportiva, socioafectiva, religiosa
y emocional. Estos documentos, junto a muchos otros generados por los colegios,
constituyen el sustento de los archivos escolares en Chile.
En general, los pasos de esta propuesta metodológica para el desarrollo de archivos
escolares digitales, son factibles de implementar si se consideran entre otros elementos: el
contexto en el cual se inserta la escuela, colegio o liceo; la legislación vigente al momento
de ponerla en práctica; los recursos disponibles y el ciclo vital del archivo escolar. En gran
medida, este trabajo ha considerado como base, de una manera amplia, mas no exclusiva,
la propuesta del Project Management Institute en su Project Management Body of
Knowledge (PMBOK). Esta guía con fundamentos de la gestión de proyectos, junto a
conocimientos de las disciplinas archivísticas, bibliotecológicas, informáticas e ingenieriles
posibilitan el desarrollo del presente modelo.
53
III. MODELO PROPUESTO
Una vez revisados los elementos antes mencionados, es posible poner en marcha las
diversas etapas de una metodología de trabajo que se describen en los capítulos siguientes
y que pueden sintetizarse de la siguiente figura:
Figura III-1. Etapas de metodología de trabajo propuesta, fuente: elaboración propia,
basado en modelo propuesto en PMBOK Guide.
Se profundizará más en detalle cada una de estas etapas en los siguientes capítulos. Sin
embargo, a modo de graficar en forma de diagrama de flujo el proceso completo de esta
propuesta, se presenta el siguiente modelamiento:
DIAGNOSTICO
PLANIFICACION
ORGANIZACION
EJECUCION
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
Figura III-2. Modelamiento de las etapas de desarrollo del archivo escolar digital, fuente: elaboración propia.
III.1 Diagnóstico
Tal como se presentó en los capítulos precedentes, los archivos escolares, como un
conjunto de documentos derivados de la gestión escolar de los establecimientos, surgen
desde el momento mismo de inicio del proceso de enseñanza en los colegios, incluso antes.
Pueden tener una estructura u organización formal, o simplemente pueden estar
diseminados físicamente por la institución. Cualquiera sea el caso, conviene responder
diversas preguntas que apuntan a determinar el estado (si corresponde) del archivo escolar.
La principal actividad a realizar en esta etapa tiene como fin de esbozar un modelo
representativo de organización documental, comenzando con un análisis de qué hace la
organización, qué, dónde y cuántos documentos produce y conserva dada su gestión. Uno
medio de recoger la información se estructura mediante la observación en terreno,
aplicación de encuestas y entrevistas a los principales productores documentales, usuarios
y especialistas del establecimiento. En general, las seis áreas básicas para realizar un
diagnóstico documental son las siguientes:
1. Identificación de la Unidad: Determinar las funciones de la unidad y su lugar en
la estructura administrativa de la que forma parte.
2. Estructura de la Unidad: Precisar el ámbito de responsabilidad y formalidad de
las funciones de la unidad con relación a la administración de los documentos.
3. Organización Documental: Relacionar el soporte, tamaño, alcance cronológico y
sistemas de clasificación y ordenación de los documentos, con las funciones de la
unidad que conserva los documentos.
4. Conservación Documental: Determinar la localización física de los documentos y
los estándares de protección en los que se encuentran.
56
5. Acceso y Uso de los Documentos: Identificar los derechos y medios disponibles en
la unidad para encontrar, usar o recuperar la información
6. Recursos Humanos: Conocer el número y calidad del personal involucrado en la
administración de los documentos conservados por la unidad.
En sección anexos se presenta un modelo de diagnóstico documental. (Ver anexo A
Modelo de Diagnóstico Documental) Las siguientes son algunas de las interrogantes que
pueden servir de base para desarrollar cuestionarios y entrevistas en terreno.
¿Existe un archivo
escolar organizado
formalmente en la
institución?
El archivo escolar
¿tiene una misión
definida y conocida en
la institución?
¿Existe un reglamento de
archivo o manual de
procedimientos?
¿Qué principios
archivísticos lo sustentan?
¿Qué estándares se
emplean en su
desarrollo?
¿El archivo es dirigido
por personal idóneo y
calificado?
¿El archivo utiliza
instrumentos normalizados
de identificación,
organización y
jerarquización documental?
(Guía, inventario, catálogo,
índice)
¿El archivo utiliza
instrumentos
normalizados de
clasificación y valoración
documental?
(Cuadro de clasificación,
tabla de retención)
¿El archivo utiliza
instrumentos
normalizados para la
descripción
archivística?
(ISAD(G), ISAAR
(CPF), ISDF,
ISDIAH, EAD
¿En qué formato se
encuentra la
documentación?
(Papel, digital, discos,
otro)
¿Existen planes de
conservación preventiva de
los documentos?
¿Existe el
plan/cronograma de
transferencias
documentales?
Tabla III-1. Modelo de preguntas para cuestionario de diagnóstico, fuente:
elaboración propia.
Una revisión inicial de la situación documental al interior del establecimiento permite al
archivólogo o encargado tomar decisiones respecto a su gestión posterior. Durante este
proceso, se ve enfrentado a múltiples posibilidades, como iniciar el archivo escolar desde
cero o reorganizar un archivo existente. Cualquiera sea el caso, y basándose en principios
57
archivísticos como procedencia y respeto al orden original, se debe establecer el posible
fondo, series o subseries documentales, que deberán ser descritos en un documento que sea
validado por las autoridades de la institución.
En este período es de interés del archivólogo conocer y adentrarse en el organigrama
institucional para considerar los elementos del sistema en que se encuentra y así conocer
cómo funciona el organismo del cual deberá conservar sus documentos. A partir de este
diagnóstico inicial, se debe proponer un plan de organización del archivo escolar. El
resultado de la aplicación de la entrevista y cuestionario de diagnóstico documental,
permitirá determinar el estado de los recursos documentales de la institución.
Dada esta información se podrá medir el estado la organización se encuentra en alguno de
los siguientes estados:
Estado Descripción
Básico
Inexistencia de una unidad de archivo. Desconocimiento de funciones,
procedimientos y herramientas archivísticas. No existe personal a cargo con
conocimientos de la disciplina. Desconocimiento de recursos documentales.
Medio
Existencia de una o más unidad de archivo. Conocimiento intermedio de funciones,
procedimientos y herramientas archivísticas. No existe personal a cargo con
conocimientos de la disciplina. Conocimiento intermedio de los recursos
documentales.
Avanzado
Existencia de una o más unidad de archivo. Conocimiento avanzado de funciones,
procedimientos y herramientas archivísticas. Existencia de personal a cargo con
conocimientos de la disciplina. Conocimiento avanzado de los recursos
documentales.
Completo
Existencia de una o más unidad de archivo. Conocimiento avanzado de funciones,
procedimientos y herramientas archivísticas. Existencia de bibliotecólogo o
archivólogo. Conocimiento amplio de los recursos documentales. Desarrollo de plan
de gestión de archivo.
58
III.2 Planificación
A partir de la información obtenida en la etapa de diagnóstico este modelo propone ciertos
pasos a seguir que permitirán transitar de un estados básico y medio a uno avanzado y
completo en la gestión de archivos al interior de los colegios. Este plan de trabajo debe
considerar al menos: los antecedentes del proceso, planteamiento de los objetivos/metas,
descripción de procedimientos archivísticos a aplicar, así como los procesos técnicos a
implementar, el equipo humano necesario, un cronograma de actividades (carta Gantt), los
materiales y recursos necesarios en el proceso de organización, el estado de organización y
conservación de los documentos, al igual que las condiciones físicas y de seguridad para
desarrollar el archivo.
La etapa de planificación dice relación con todas las decisiones que incidirán en las etapas
posteriores del proyecto de archivo. Estas decisiones constituyen el marco de trabajo
formal en el que se moverá el proyecto. Se toman a partir de acuerdos institucionales desde
el más alto nivel de los establecimientos, con la asesoría de especialistas en la disciplina de
archivística. Todas estas decisiones deben ser formalizadas y documentadas por escrito. De
común acuerdo deben tomarse decisiones en la siguiente serie de propuestas:
Propuesta Descripción
Planteamiento de
objetivos y metas
Establecer objetivos y metas de corto, mediano y largo plazo, de
acuerdo a la intención institucional y los recursos disponibles. Deben
ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y duración o tiempo
determinado.
Ejemplo de meta: Mejorar la gestión documental de la información recibida desde el
Ministerio de Educación.
Ejemplo de objetivo: Describir, en términos archivísticos, toda la correspondencia
recibida desde el Mineduc entre los años 2009 y 2010, antes del término del año 1 del
59
proyecto.
Procedimientos
archivísticos a aplicar
Determinar qué herramientas y estándares archivísticos se utilizarán
para la gestión de documentos de archivo.
Ejemplo: se utilizará la Norma Isad(G) para la descripción archivística y la Norma
ISDF para la descripción de funciones.
Procesos técnicos a
implementar
Determinar qué operaciones se realizarán con los documentos físicos
y digitales. Aquí se señala cómo se ordenarán, cómo se prepararán
físicamente (limpieza, eliminación de materiales metálicos,
eliminación de borradores y archivos duplicados), cómo se
almacenarán y se marcarán, rotularán o foliarán.
Ejemplo: Las copias finales de los anuarios digitales se ordenarán cronológicamente
por año en carpetas electrónicas dispuestas en un servidor de acceso restringido.
Equipo humano
necesario
Plantear quién(es) será(n) responsable(s) de la gestión del proyecto,
sean estos profesionales o técnicos de la misma institución p personal
externo, además de la modalidad de trabajo o relación contractual.
Ejemplo: Un profesional bibliotecólogo o archivólogo asesor con media jornada de
trabajo in situ y media jornada de teletrabajo. Un técnico en bibliotecas que realice
los procesos técnicos de preparación y digitalización de documentos en jornada
completa de trabajo in situ.
Cronograma de
actividades
Determinar temporalmente la secuencia de actividades que
comprende el proyecto. Incluye una lista de actividades o tareas con
las fechas previstas de su comienzo y final. Ejemplo: Desde la 1a
semana de marzo a la 3a abril: Digitalización de las Actas de reunión de Rectoría de
los años 2008 al 2011
Materiales y recursos
necesarios
Detallar los insumos y recursos materiales necesarios para realizar el
proyecto. Tecnologías (hardware y software), infraestructura,
60
artículos de escritorio, capacitación, difusión, entre otros. Ejemplo: 1
notebook 1 Tb 8 Gb RAM; 1 Licencia de Software Archidoc 3.0; Un scanner
profesional para libros y revistas Resolución de 600 a 5600 dpi.; 300 Carpetas libre
de ácido tamaño oficio; 100 Cajas de Archivo Intermedio Memphis.
Organización de los
documentos
Definir una estructura administrativa que represente el proceso
mediante el cual los documentos han sido creados. Esta etapa
comprende la realización de, al menos, cinco importantes actividades:
1. Creación de un cuadro de clasificación y una tabla de retención
documental; 2. Clasificación del fondo documental; 3. Ordenación de
los documentos; 4. Instalación de los documentos; 5. Elaboración de
un inventario documental. (VER ANEXOS 1234)
Condiciones físicas y de
seguridad para el
tratamiento de los
archivos
Establecer el ambiente más adecuado y seguro para el personal y los
documentos, determinando una ubicación física que garantice la
seguridad de estos en caso de desastres naturales, y precauciones
respecto a las ventanas, bajadas de aguas, grietas o humedad que
pudieran existir en el edificio. De igual modo, se debe considerar la
seguridad de los sistemas de respaldo electrónico en el lugar (discos
duros, servidores), así como también en un sector diferente al archivo
o utilizar la modalidad de almacenamiento remoto de la información
(cloud storage).
Ej: Depósito de archivo, con protecciones en ventanas, sistema de alarma en accesos,
cerradura de seguridad, estanterías metálicas con tratamiento antióxido, servidor local
en rack metálico con cerradura y respaldo (backup) en servidor de colegio en
dependencia diferente.
Independiente del tipo de colegio, se puede determinar con claridad dos elementos
constitutivos del archivo: la documentación producida y los productores (la institución).
Respecto a este segundo componente, es donde se evidencia la presencia de agentes
involucrados en el desarrollo del fondo documental del archivo escolar.
61
Administración / Gerencia / Ciclo Enseñanza básica
Áreas Académicas Ciclo Enseñanza Media
Asociación de exalumnos / Ciclo preescolar
Centro de alumnos Dirección / Subdirección
Centro de padres y apoderados Dirección de Estudios
Centro de recursos para el aprendizaje /
Biblioteca / Centro de recursos para el
aprendizaje/
Docentes / Docentes de especialidades
Archivo Enfermería / Casino
Inspectoría / Convivencia Escolar
Orientación / Psicoorientación
Pastoral
Proyecto Enlaces
Rectoría / Vicerrectoría
Subvenciones / Secretaría de Estudios
Unidad Técnica Pedagógica (UTP)
La función de cada una de estas áreas, unidades o departamentos en el desarrollo del
archivo escolar dependerá de su competencia institucional. No obstante, se considera que
un proyecto de archivo escolar digital debiera delimitar los siguientes agentes, roles
básicos y sus tareas asociadas:
AGENTE DESCRIPCIÓN RESPONSABILIDADES
Archivólogo
Profesional con formación en archivística o
Planteamiento de objetivos y metas
Procedimientos archivísticos
Procesos técnicos a implementar
62
bibliotecología.
Cronograma de actividades
Recursos necesarios
Organización de los documentos
Condiciones físicas y de seguridad
Asistente de
archivo
Técnico en bibliotecas o archivo. Personal de
carácter técnico y/o administrativo encargado
de realizar labores de apoyo al archivólogo.
Procedimientos archivísticos
Procesos técnicos a implementar
Organización de los documentos
Asesor
informático
Representante del área informática
(educativa) del establecimiento, supervisa y
asesora la adecuada ejecución de los
procesos técnicos que median entre la
captura, la publicación y el almacenamiento
digital de los documentos de archivo, así
como los procesos específicos de gestión de
base de datos, repositorio, y otros.
Planteamiento de objetivos y metas
Recursos necesarios
Condiciones físicas y de seguridad
Asesor
pedagógico
Docente con amplios conocimientos de la
historia de la comunidad escolar. Su labor
consiste en colaborar en los procesos de
valoración e identificación documental,
sirviendo de nexo entre estudiantes y
archivo. Se encarga de desarrollar iniciativas
pedagógicas que permitan a los estudiantes
usar los fondos del archivo como una fuente
del patrimonio histórico de su colegio. Dado
sus conocimientos, junto al archivólogo,
ejerce el rol de editor del archivo digital.
Planteamiento de objetivos y metas
Organización de los documentos
Coordinador
estudiantil de
archivo
Representante del centro de alumnos,
academia de ciencias sociales o humanidades
que colabora junto al asistente de archivo en
el proceso de captura digital, carga de
documentación en plataforma digital e
involucramiento de la comunidad estudiantil.
Procesos técnicos a implementar
Organización de los documentos
63
Director,
Subdirector o
Vicerrector
Representante de la dirección del colegio en
cargado de validar la información de carácter
público que difunde el archivo escolar
digital.
Planteamiento de objetivos y metas
Cronograma de actividades
Recursos necesarios
Organización de los documentos
Condiciones físicas y de seguridad
Comunidad
Educativa
Todos y cada uno de los posibles usuarios
interesados en los documentos del archivo
digital.
Utilización de los documentos de archivo.
Solicitantes de información y verdaderos
“fiscalizadores” del sistema
Tabla III-2. Modelo de roles, agentes y funciones en archivo escolar, fuente:
elaboración propia.
Resulta importante considerar una estimación general de costos en el desarrollo de un
archivo digital escolar. Estos costos corresponden a los recursos necesarios para
implementar y mantener este, algunos de los más comunes: recurso humano, tecnología
(hardware y software), infraestructura, capacitación, difusión, entre otros. Se sugiere
incorporar estos costos como un presupuesto de proyecto dentro del presupuesto general
del centro educativo, así se asegurará de manera institucional la continuidad temporal del
proyecto.
III.3 Organización
Se denomina organización documental al “conjunto de procesos intelectuales y físicos,
orientados a facilitar la recuperación de la información. Este proceso incluye diferentes
etapas como son el análisis, la clasificación, la ordenación e instalación de los
documentos” (Cruz Mundet, 2001)
64
Organizar un archivo escolar es un trabajo colaborativo entre el archivólogo o encargado y
las autoridades del establecimiento. En términos conceptuales, la organización documental
debe concebirse considerando tres grandes líneas:
Línea Conceptual Aquí se establece qué es el archivo escolar digital, cuál es su rol
dentro del contexto educativo, qué documentos se organizan, se
especifica además los beneficios para la comunidad escolar y el
porqué de conservar el patrimonio escolar
Línea operativa Descripción de estrategias para organizar el archivo, análisis y
tratamiento archivístico de la documentación, presupuesto, entre
otros.
Línea
Administrativa
Detalle de la misión del archivo, funciones, tareas y actividades
que se ejecutarán con los documentos, además de las operaciones
intelectuales y físicas (junto a instrumentos aplicados), así como
los plazos comprometidos (Carta Gantt), recursos, materiales,
lugares de almacenamiento.
Tabla III-3. Líneas de trabajo para el desarrollo de un archivo escolar, fuente:
elaboración propia.
Las tres líneas esbozadas deben dar cuenta de una organización física y una organización
virtual, que en este caso se denomina, digital. La primera se refiere al modo en que se
dispone el fondo documental material (papel, archivadores, kárdex, discos, etc.) al interior
del archivo escolar; la segunda involucra la distribución de los documentos en un
contenedor/repositorio electrónico, con su respectiva base de datos y gestor de contenidos
para visualización web. Cabe recordar que ambos tipos de organización deben regirse por
tres principios archivísticos (Mastropierro, 2013) ampliamente aceptados:
1. Principio de procedencia (respeto al origen de los fondos), “a un productor de
documento corresponde un fondo documental”.
65
2. Principio de respeto al orden original (los documentos de archivo como un
“objeto/sujeto” histórico, vale decir, “los documentos dentro del fondo deben ser
organizados como el productor lo haya hecho antes”
3. Principio de respeto a la estructura (ciclo vital de los documentos), según el
valor de usos de los documentos. Son creados (archivo de gestión/administrativo),
estos pasan por una etapa de desarrollo (archivo intermedio/central) y “mueren”
respecto a su valor de uso ordinario, adquiriendo un valor permanente (archivo
histórico)
Tan importante cómo basarse en estos tres principios, resulta definir qué ocurrirá con el
contenido del archivo escolar digital. Nuevamente el archivólogo o encargado se ve
enfrentado a decisiones importantes como:
¿Qué hacer con el contenido (documentos) existente?
Priorizar análisis de un contenido respecto a otro
Difundir selectiva o masivamente
¿Qué hacer con el contenido (documentos) nuevo?
Digitalizar selectiva o masivamente
Difundir selectiva o masivamente
¿Qué hacer con el contenido (documentos) inexistente?
Intentar completar lagunas del fondo
66
Figura III-3. Esquema de decisiones respecto al contenido del archivo, fuente:
elaboración propia.
En términos generales, la forma de proceder respecto a estas decisiones debe establecerse
en un manual o reglamentación específica de archivo. No obstante, para el caso de este
seminario, se puede asegurar que la única respuesta válida es: depende. Sí, depende del
valor propio del documento, que, a su vez, obedece al fin por el cual ha sido creado. Así
pues, un documento cuyo valor inicial respondió a la gestión de una actividad determinada,
y esta actividad concluyó en un momento, paulatinamente va perdiendo valor primario, sin
embargo, puede llegar a adquirir valor secundario cuando se constituye en una fuente de
investigación histórica para una determinada comunidad.
En este sentido, vale la pena analizar, entre otros elementos:
• Datos y Bases de datos: Estado en que se encuentran los datos: Normalizados,
indizados, validados, incompletos, etc. Motor de base de datos que los gestiona, etc.
• Sistema: Tipo de sistema donde se almacenan los datos. Open Source, paquete
cerrado, desarrollo propio, compatibilidad, etc.
Nuevo contenido (por llegar)
Contenido faltante
(vacíos/lagunas)
Contenido existente
67
• Puesta en línea: Posibilidad de puesta en web, plataforma propia, en web
institucional, hosting pagado/gratuito, etc.
• Convergencia tecnológica. Entendida como la tendencia de diferentes sistemas
tecnológicos en la evolución hacia la realización de tareas similares, se trata de un
“diálogo” entre sistemas, principalmente informáticos.
• Respaldo: Sistema de respaldos y restauración de la información, tales como
servidor local, servidor en la nube, etc.
• Seguridad: Mecanismo de control que garantiza la integridad de los datos y su
permanencia en el tiempo
• Accesos: Formas de control de ingreso de usuarios al sistema: administradores,
editores, lectores, contraseñas, roles, etc.
Para poder organizar de manera adecuada los documentos de archivo, sean estos físicos
como digitales, se debe elaborar un cuadro de clasificación. (Ver anexo B). La
clasificación es una técnica de agrupación jerárquica de los documentos de un fondo en
clases, desde la más general a la más específica, de acuerdo a la procedencia y orden
original. Así los documentos se organizarán objetiva, estandarizada y permanentemente.
Dependiendo del criterio de clasificación que se considere, la clasificación puede ser de
uno de estos tres tipos:
68
Clasificación Descripción Ejemplo
Funcional
Se refiere a las funciones de la institución
que genera el fondo documental de un
archivo. En este caso, los documentos se
agrupan de acuerdo a las actividades de
las que son resultado. Una vez agrupada
toda la documentación en series, éstas se
ser reúnen bajo clases más amplias que
recojan todas las actividades relacionadas
por ser fruto de una misma función.
Fondo
Colegio San Félix
Actividad y Serie
Evaluación docente
Expediente de
Personal docente
Orgánica
Las series de documentos se agrupan de
acuerdo a la estructura orgánica de la
institución, representando sus servicios,
secciones o unidades, etc.
Fondo
Colegio San Félix
Sub fondo y Serie
Departamento de
Personal
Expediente de
Personal no docente
Temática (o
por materias)
Resulta del análisis del contenido de los
documentos, es decir, de los asuntos o
materias de los que tratan
Fondo
Colegio San Félix
Sub fondo y Serie
Departamento de
Personal
Personal acogido a
jubilación
Tabla III-4. Tipos de clasificación de documentos, fuente: Guía Técnica N° 2.
Elementos para la organización de documentos en un archivo, Patricia Ortiz y otros.
2012
69
Sea cual sea el tipo de clasificación determinado para organizar los archivos, su
conceptualización se materializa en el llamado Cuadro de clasificación. Este cuadro es una
herramienta técnica que da cuenta de la estructura jerárquica y lógica que refleja las
funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o
recepción de los documentos. Este cuadro es el primer instrumento de descripción de un
archivo y ofrece una visión de conjunto de las diferentes series documentales, de los
grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Permite la planificación
sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la
eliminación de los mismos (tabla de retención documental o calendario de conservación)
hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario). (Ortíz Castro, 2012)
La estructura del cuadro clasificación será jerárquica y se organiza por fondo, sub fondo y
series documentales. La siguiente figura muestra un esquema con los niveles de
organización de un fondo:
Fondo
Subfondo
Serie
Sub Serie Subserie
Expediente
Expediente
Expediente
Subfondo
Serie
Subserie
Expediente Expediente
Unidad documental
Unidad documental
70
Figura III-4. Esquema con niveles de organización de un fondo, fuente: CRUZ Mundet,
José Ramón. Manual de archivística. España : Fundación Germán Sánchez Ruipérez,
2001.
A partir de esquemas como el anterior, se puede comenzar a desarrollar un cuadro de
clasificación más detallado, como el que se muestra en el siguiente ejemplo:
Fondo Colegio San Félix
Sub fondo y Serie
110 Rectoría
210 Dirección Académica
310 Dirección de Pastoral
Serie
Series
Series
111 Oficios ordinarios
211 Estudios
311 Estudios
112
Resoluciones Exentas
212
Informes
312
Informes 113
Correspondencia Recibida 114
Correspondencia Emitida
213 Correspondencia Recibida
313 Correspondencia Recibida
Figura III-5. Modelo detallado de cuadro de clasificación, fuente: elaboración propia.
El modelo anterior incluye además del fondo, subfondo y las series documentales, cierta
codificación para la identificación de estos. Esta codificación sirve además para reemplazar
los nombres de los elementos, los títulos, facilitando su identificación en el cuadro de
clasificación. Codificar un documento equivale a asignar un código identificatorio preciso
y breve que da cuenta de su procedencia y de la secuencia que lo identifica al interior de
una serie documental. Los siguientes son ejemplos de asignación de códigos a documentos
de archivo:
CODIFICACIÓN FONDOS
CSF Colegio San Félix 100 Colegio San Félix
CVI Colegio Verbo Infinito 200 Colegio Verbo Infinito
EPN Escuela Plurinacional 300 Escuela Plurinacional
CODIFICACIÓN Subfondo
REC 110
Rectoría Rectoría
DAC Dirección Académica 210 Dirección Académica
DPA Dirección de Pastoral 310 Dirección de Pastoral
71
Figura III-6. Ejemplos de asignación de códigos, fuente: elaboración propia.
Dado lo anterior, codificar un documento, es un procedimiento de asignación de un
conjunto de caracteres (letras, números o ambos) que individualizan de manera clara y
sintética su procedencia (el sub fondos y la serie documental a la que pertenece) para,
luego, asignarle una secuencia que lo identifique unívocamente al interior de la serie
documental.
El proceso de clasificación documental, puede sintetizarse como sigue:
Figura III-7. Ámbitos del proceso de clasificación documental, fuente: Guía Técnica
N° 3. Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de
clasificación y tabla de retención documental, Patricia Ortiz y otros. 2012
Determinar Fondo
documental
Identificar dependencias
u oficinas productoras (sub fondos)
Asignar códigos a
dependencias u oficinas
productoras.
Identificar series
documentales y/o
expedientes de oficinas
productoras.
Asignar códigos a series o
expedientes.
72
III.4 Ejecución
En esta etapa se realizan los procesos definidos en el plan de gestión del proyecto o
desarrollo del archivo escolar digital, con el fin de cumplir la misión para la cual fue
definido. En el contexto escolar que se desarrolla la propuesta de esta tesis las actividades
más frecuentes a realizar son: digitalización, selección y valorización documental,
actualización de información y gestión de calidad. Importa destacar que todas estas
actividades constituyen buenas prácticas a nivel de colegios.
En primer lugar, digitalizando los archivos escolares se respalda el patrimonio documental
de los colegios, se resguarda la información, se evita la manipulación de los originales
reduciendo el riesgo de pérdida de estos, se difunde la historia escolar, se responde a los
requerimientos de la comunidad educativa como del Ministerio de Educación, se garantiza
derechos de estudiantes y funcionarios ante litigios civiles o penales, se potencia el sentido
de pertenencia a la institución, y se crea un vínculo entre las generaciones de estudiantes
pasadas y las actuales.
Luego, seleccionar y valorar un archivo escolar equivale, en término simples, a determinar
qué documento tiene valor en el contexto actual, y cuál podría tenerlo en un contexto
futuro. Utilizando criterios objetivos, se llega a conservar en el archivo solo aquellos
documentos que den cuenta de una gestión o trámite escolar y aquellos que sean de
carácter patrimonial. A fin de cuentas, el archivo escolar no es receptáculo de todo cuánto
se publique en los colegios, sino de aquellos documentos que por su valor merezcan ser
conservados.
73
El archivo escolar digital, así como su símil análogo, requieren la actualización de
información periódica. Es recomendable determinar cuál será la periodicidad en que se
espera recibir los documentos, de esta forma se puede anticipar un flujo de trabajo y
organizar los recursos involucrados para gestionarlos. Al mismo tiempo, se puede
mantener al día el fondo documental, constatando la existencia de vacío o “lagunas” y
tomando las medidas necesarias para reducirlas.
Por último, resulta necesario controlar la calidad del archivo escolar digital. Para ello, la
utilización de estándares específicos de archivo, proporciona a los encargados las
herramientas para gestionar adecuadamente el fondo documental y los procesos
relacionados con la descripción normalizada, carga de datos, captura de imágenes, entre
otros. Independiente de quién describa los documentos o de quien los ingrese en algún
sistema, utilizando estándares, se asegura una metodología de trabajo homogénea, un
lenguaje común libre de ambigüedades. Esto proporciona seguridad y coherencia en las
rutinas de trabajo al interior del archivo.
A nivel internacional, los archivos trabajan con diversos estándares archivísticos. Los más
utilizados son los siguientes:
Estándar Año Institución Características y enlaces
ISAD (G)
Norma
Internacio
nal
General
de
Descripci
ón
Archivísti
1999 Consejo Internacional
de Archivos (ICA)
Guía general para la descripción
Archivística. Reglas de descripción
multinivel. Siete áreas de descripción. 26
campos normalizados. Disponible en:
http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G)es.p
df
74
ca
ISAAR
(CPF)
Norma
Internacio
nal sobre
los
registros
de
autoridad
de
archivos
relativos a
institucion
es,
personas y
familias
1996 Consejo Internacional
de Archivos (ICA)
Sirve de guía para elaborar registros de
autoridad de archivos que proporcionan
descripciones de entidades (instituciones,
personas y familias) asociadas a la
producción y a la gestión de archivos.
Disponible en:
http://www.ica.org/10203/standards/isaar-
cpf-international-standard-archival-
authority-record-for-corporate-bodies-
persons-and-families-2nd-edition.html
ISDF
Norma
Internacio
nal para la
descripció
n de
funciones
2007 Consejo Internacional
de Archivos (ICA)
Esta norma sirve de guía para elaborar
descripciones de funciones de instituciones
vinculadas con la producción y
conservación de documentos. Disponible
en:
http://www.ica.org/sites/default/files/CBPS
_2007_Guidelines_ISDF_First-
edition_SP.pdf
ISDIAH
Norma
internacio
nal para
describir
institucion
es que
custodian
fondos de
archivo
2008 Consejo Internacional
de Archivos (ICA)
Esta norma proporciona las reglas generales
para la normalización de la descripción de
instituciones que conservan fondos de
archivo. Disponible en:
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/No
rmasDescriptivas/ISDIAH.pdf
A continuación, se presenta con de manera más detallada las etapas propias de la
ejecución:
75
III.4.1 Digitalización
La posibilidad de replicar parte importante o la totalidad los documentos del archivo
escolar físico en formato digital constituye una decisión institucional de importancia. El
principal objetivo de este proceso es conservar y facilitar el acceso al patrimonio por parte
de la comunidad educativa. Para ello, se requiere, entre otras cosas, una evaluación del
acervo documental, de las capacidades técnicas y también de los recursos disponibles a
nivel del archivo escolar.
Contar con el apoyo de la organización educativa de la cual depende el archivo escolar
resulta clave en este proceso. Sin dicho respaldo, toda posibilidad cierta de consolidar un
archivo escolar digital resultará más compleja.
Las actuales tendencias en el desarrollo de archivos escolares permiten constatar la
coexistencia de archivos escolares físicos y digitales al interior de las instituciones
educativas. Proyectos como los descritos en el capítulo I.1 sobre experiencias previas y
modelos existentes, demuestran el interés por preservar ambas estructuras en las
comunidades que los poseen.
Utilizar medios digitales para gestionar documentos permite producir, procesar, almacenar,
recuperar y trasmitir información de manera masiva, resguardando la integridad de los
documentos originales de los archivos escolares. En este sentido, es deseable contar o
desarrollar aplicaciones de gestión de archivo que permitan: indexar/clasificar,
digitalizar/seleccionar, catalogar/representar y almacenar-recuperar/difundir la
información.
76
Uno de los softwares abiertos basados en los estándares archivísticos (ISAD (G), ISAAR,
ISDIAH e ISDF) y que ha sido desarrollado inicialmente por el International Council on
Archives (ICA) es AtoM. Su nombre hace referencia a “Access to memory”. Se trata de
una aplicación multilingüe realizar la descripción archivística normalizada de documentos
de archivo de una sola institución o puede ser configurado como un multirepositorio de
varias instituciones. Desde la versión 2.0.0. se comercializa algunos de sus complementos
y versiones mejoradas por empresa Artefactual (www.accesstomemory.org/es/)
Se recomienda optar por aquellas aplicaciones que permitan realizar las siguientes
funciones básicas:
Administración: Gestión de usuarios, parametrización, digitalización de imágenes,
seguridad, control de accesos, backup, entre otros.
Operación: Despliegue de organización jerárquica de la información, descripción
de fondos, entrada de datos descriptivos.
Descripción normalizada: Generación gráfica de cuadro de clasificación,
descripción estandarizada según ISAD(G), ISAAR, ISDIAH, entre otras,
realización de tesauros, normalización de descriptores, entre otros.
Búsqueda y recuperación de información: Posibilidad de navegación gráfica a
través de la estructura jerárquica de los fondos o índices, así como la búsqueda por
contenidos, relaciones o texto libre. Debe permitir despliegue multiformato (pdf,
xml, docx, xlm, etc.)
Previo a la selección de una aplicación tecnológica, se debe decidir sobre temas como:
estado físico y legal de documentos a digitalizar, la comunidad escolar y el uso, el formato
en que se encuentran, además de otros factores propios de la conversión, problemas
77
asociados como el tamaño de archivo (peso), resolución, formato y almacenamiento de la
información generada, por mencionar algunos.
Dado el rápido cambio de tecnologías, así como la obsolescencia de aplicaciones, formatos
y equipos, se debe considerarse una estrategia de preservación del archivo digital, es decir,
una forma de asegurar la vigencia de la información producida. Pesé a no haber una única
solución definitiva a este aspecto, se debe buscar aquellos estándares que no tiendan a
desaparecer en el tiempo y puedan convertirse a otros formatos más estables.
Atendiendo a esta situación y bajo el supuesto que los documentos a digitalizar cumplen
siempre con el primer criterio, se sugiere evaluar el estado de conservación y demanda de
uso de acuerdo al siguiente cuadro elaborado por la Biblioteca Nacional de Chile: (Aguirre
Bello, 2006), desplegado en la siguiente tabla.
TIPO DE
IMAGEN
FACTORES RESOLUCION TAMAÑO FORMATO
Tono continuo (+) Alto valor patrimonial
(-) Mal estado de conservación
(+) Alta demanda de uso
600 dpi 1:1 TIFF sin
compresión
Tono continuo (-) Bajo valor patrimonial
(+) Buen estado de conservación
(+) Alta demanda de uso
300 dpi 1:1 TIFF sin
compresión
Jpeg
Trama (+) Alto valor patrimonial
(-) Mal estado de conservación
(+) Alta demanda de uso
300 dpi 1:1 TIFF sin
compresión
Trama (-) Bajo valor patrimonial
(+) Buen estado de conservación
(+) Alta demanda de uso
Impresión: 300
dpi
Web: 150 dpi
1:1
750 a 550
pxls
TIFF sin
compresión
Jpeg
Tabla III-5. Estándares para digitalizar documentos de la Biblioteca Nacional de Chile
Cabe señalar que el tipo de imagen más representativo de los documentos sobre papel que
constituyen los fondos de los archivos escolares, se ha descrito como:
78
Materiales de tono continuo (imágenes) fotografías, grabados, pinturas, dibujos,
manuscritos, mapas o combinados (imágenes / textos).
Materiales de trama (imágenes y textos) periódicos, revistas, libros, etc.
Dependiendo del tipo de imagen que se desee digitalizar, se elegirá un método adecuado
que permita registrar la mayor cantidad de información relevante del documento.
Materiales con imágenes de todo continuo, que no están compuestas por una matriz de
punto, presentan una mayor cantidad de información recuperable al ser digitalizadas que
las imágenes de trama. En este caso se recomienda aumentar la resolución durante la
captura digital.
Por su parte, las imágenes de trama no deben ser digitalizadas en alta resolución, pues de
ellas no es posible obtener más información, así se evita producir documentos electrónicos
de gran tamaño (bits) y se ahorra espacio de almacenamiento y respaldo de la información
digital.
III.4.2 Selección y valoración documental
Otra importante actividad a ejecutar en el desarrollo de un proyecto de este tipo es la
Selección y valoración documental. Esta corresponde a un proceso de análisis cualitativo y
cuantitativo donde se categorizan los documentos en cuanto a su contenido y forma. En
general, la elección de documentos de archivo debe considerar, al menos, tres factores:
valor patrimonial del material análogo, estado de conservación del documento original y
solicitudes de uso del material.
79
El valor patrimonial es una ponderación referida al valor histórico de documentos cuya
relevancia destaca por sobre otros y que hace imprescindible conservar para las futuras
generaciones escolares, ya sea por tratarse de documentos que dan cuenta de un momento
único, por haber sido creados por una persona o grupo importante dentro de la institución o
simplemente por su valor estético en el fondo de archivo.
Por su parte, el estado de conservación del documento original se determina observando in
situ las condiciones en que se encuentra este. Dichas circunstancias varían de acuerdo a
cada documento y dependen, en gran medida, de los procesos involucrados en la
elaboración de cada uno de ellos: impresión, ilustración, reproducción; así como también
en el almacenamiento físico antes y durante su llegada al archivo.
Finalmente, la selección de documentos de archivo depende además de la demanda de uso
de los mismos. Aquellos documentos que por su contenido informativo o valor estético son
los más requeridos por los usuarios del archivo, son los primeros “candidatos” a formar
parte de un archivo escolar. Por su parte, aquellos que presentan una baja demanda, pasan a
formar parte de un segmento secundario en este proceso de selección.
No obstante, aquello, importa determinar con certeza las razones por las cuales son
demandados los documentos físicos, ya que muchos de ellos quizá pasan inadvertidos pues
no se conoce de su existencia y un proceso de digitalización pueda revertir esta situación
motivando su uso.
Una forma de facilitar el proceso de asignación de tiempo de permanencia de los
documentos en el archivo, sea cual sea su carácter, se utiliza un instrumento archivístico
denominado Tabla de retención documental. En ella se listan todas series documentales del
80
archivo, y se les asigna el tiempo de permanencia en este, además se señala que ocurrirá
una vez finalizado el plazo de permanencia determinado para cada una de ellas. Es decir,
indica cuanto tiempo deben permanecer los documentos en el archivo, o cuando deben ser
transferidos o eliminados de la institución.
El proceso de elaboración de una tabla de retención documental, en términos conceptuales,
debe basarse en cuatro etapas de análisis, las cuales pueden resumirse como sigue:
ETAPA FUNDAMENTO
Investigar la institución Conocer la historia institucional y el cuadro de clasificación
Entrevistar a productores
de los documentos
Para determinar las unidades documentales, analizar la
producción y trámite documental considerando manuales de
procedimientos (si los hay), identificando los valores
primarios de la documentación.
Analizar y presentar la
tabla de retención
documental
Para conformar series y subseries con sus respectivos tipos
documentales, considerando la encuesta y entrevista a
productores en la sección del diagnóstico documental.
Elaborar la propuesta de
tabla de retención
documental
Considerar las disposiciones legales, actos administrativos y
otras normas relacionadas con la creación y cambios
estructurales de la institución (decretos, acuerdos,
resoluciones, entre otros); legislación o normativas que
inciden en la creación y conservación de documentos
(normativa internas y externas que inciden en la
81
conservación de los documentos), acta del Comité de archivo
de la entidad aprobando la tabla de retención documental.
Figura III-8. Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las tablas de
retención documental, fuente: Guía Técnica N° 3. Herramientas técnicas para el
tratamiento de los documentos: cuadro de clasificación y tabla de retención documental,
Patricia Ortiz y otros. 2012
Como ya se ha señalado, la tabla de retención documental es un instrumento necesario para
la gestión del archivo. Su elaboración implica, al menos 4 etapas, dos previas y dos que
son consecuencia de la elaboración misma, a saber:
Figura III-9. Etapas en la elaboración de una Tabla de Retención Documental, fuente:
Guía Técnica N° 3. Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos:
cuadro de clasificación y tabla de retención documental, Patricia Ortiz y otros. 2012
Identificar la documentación equivale al determinar el origen (procedencia) y característica
de los documentos. Aquí se individualizan Fondos Sub fondos Series Sub series
Unidad documental (Simple=documento o compuesta=Expediente)
IDENTIFICACIÓN de la
documentación (Procedencia y características)
VALORACIÓN de las series
documentales, plazos, acceso, eliminación o transferencia
TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
SELECCIÓN de una muestra
de la documentación
en estado de conservación
parcial
ELIMINACIÓN de los
documentos sin valor informativo
o estético
82
Por su parte, la valoración es “la fase de análisis en que de determina el valor primario o
secundario de las series documentales, estableciendo períodos de transferencia, acceso,
conservación o eliminación total o parcial” (CRUZ Mundet & Díez Carrera, 2011)
En términos simples, puede hablarse de valores primarios de las series que componen el
archivo administrativo o de gestión y valores secundarios de las series que componen el
archivo histórico. Respecto a los primeros, estos se subdividen en los siguientes aspectos:
Figura III-10. Valores primarios de los archivos administrativos o de gestión, fuente: Guía
Técnica N° 3. Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de
clasificación y tabla de retención documental, Patricia Ortiz y otros. 2012
Los valores secundarios por su parte sirven de referencia para la elaboración o
reconstrucción de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la
VALOR ADMINISTRATIVO El que contiene un documento, una serie de documentos, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes para su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.
VALOR LEGAL O JURIDICO Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común, que obran en poder de la entidad y que podrían servir de prueba documental.
VALOR FISCAL O CONTABLE Es la utilidad de los documentos para el tesoro o hacienda pública. Es la utilidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública.
83
historia y como testimonio de la memoria colectiva de la institución o comunidad que los
creó.
Respecto a los valores secundarios de la documentación considerada histórica, se realizan
los procesos de selección y eliminación. La selección consiste en determinar la
conservación parcial de documentos mediante un muestreo, estableciendo
institucionalmente criterios generales que deben aplicarse para gestionar la documentación
por parte de todas las unidades administrativas. Sólo los documentos de carácter
estratégico o específicos que reflejen las funciones de las unidades deben almacenarse en
el archivo. Más aún, la selección debe ser aplicada a: documentos no vigentes, series
voluminosas con documentos repetidos en otras series o publicados, y a series cuyo valor
informativo o estético no amerita ser conservado.
Finalmente, la eliminación de documentos es la consecuencia directa de las tres etapas
previas: identificación, valoración y selección documental. Se refiere a la exclusión del
archivo de aquellos documentos carentes de valor administrativo, legal, contable o
histórico para la institución.
Un principio básico del proceso de eliminación es aquel que señala que los documentos
inactivos, que de antemano fueron individualizados como eliminables, deben ser retirados
inmediatamente cuando se cumpla el plazo establecido en la tabla de retención
documental. Este principio debe ir en consonancia con la normativa vigente en Chile y que
rige la eliminación de los documentos creados y utilizados por instituciones públicas. Este
marco legal comprende:
84
Circular Nº 28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República sobre
disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de Documentos.
Circular Nº 051, de 2009, de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos,
Circular sobre disposiciones y recomendaciones referentes a conservación,
transferencia y eliminación de documentos.
Ley Nº 18.845, de 1989, del Ministerio de Justicia, que establece sistema de
microcopia o micrograbación de documentos.
D.S. N° 77/2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueba
la norma técnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrónicas entre órganos
de la Administración del Estado y entre éstos y los ciudadanos.
Eliminar documentos es un proceso riguroso y planificado que implica los siguientes
pasos básicos:
Figura III-11. Etapas de la eliminación de documentos, fuente: Guía Técnica N° 4.
Procedimientos para la eliminación de documentos de archivo, Patricia Ortiz y otros.
2012
VERIFICAR plazos de
conservación
INVENTARIAR documentos eliminados
FORMALIZAR acto de
aprobación de eliminación documental
ELIMINACIÓN física de los documentos
REGISTRO de la
eliminación
85
Verificar los plazos de conservación se realiza contrastando la documentación con la tabla
de retención documental. Luego, se procede a inventariar la información de los
documentos que se eliminarán, procurando incluir en el inventario: entidad productora,
nombre de la serie documental y fechas extremas. A continuación debe formalizarse por
escrito la aprobación de la eliminación por parte de la máxima autoridad de la institución
adjuntando el inventario respectivo. Una vez realizados estos procesos, se destruye la
documentación por algún mecanismo que asegure la imposibilidad de reconstruir la
información contenida en los documentos originales. Finalmente, mediante un acta de
eliminación se da cuenta del proceso anterior. (Ver anexo C. Modelo de Acta de
eliminación)
86
III.4.3 Actualización de información
La actualización de la información del archivo escolar digital es una actividad relevante a
ejecutar para mantener vigente el fondo documental. Esta debe constar en un protocolo de
digitalización que es instrumento de gestión creado por el encargado del archivo y validado
por las autoridades del establecimiento, que permite definir entre otros: (Ver Anexo D.
Modelo de protocolo de digitalización)
Los documentos a digitalizar: Qué documentos deben ser digitalizados siempre que
lleguen al archivo y si se encuentran en él, dependiendo de su valor patrimonial,
estado de conservación y demanda de uso.
La parametrización: Características técnicas específicas para el tratamiento de las
imágenes. Resolución, tamaño y formato de documentos a digitalizar.
Las condiciones de almacenamiento: Detalle de la forma en que se guardan los
documentos digitales en una unidad física local o remota de almacenamiento (disco
duro, server, cloud)
La base de datos, seguridad y respaldo: Descripción de los parámetros básicos de
control de acceso y backup de los documentos digitalizados en una base de datos
relacional.
La publicación: Qué documentos digitalizados se publicarán electrónicamente en
sitio web del archivo escolar.
III.4.4 Gestión de calidad del proyecto de archivo escolar digital
En el proceso de ejecución del proyecto de archivo escolar digital, así como en otros
proyectos de gestión, se requiere planificar, asegurar y controlar la calidad (Concha, 2011).
87
Una forma recomendada para lograr un nivel razonable de éxito del proyecto consiste en
utilizar estándares nacionales o internacionales de gestión archivística o documental. Ya
antes se esbozó (en la sección de metadatos y digitalización) la importancia de utilizar
normativas como ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, EAD para la descripción
archivística. También es importante considerar estándares como el UNE-ISO 30300:2011
sobre Información y documentación (Sistemas de gestión para los documentos.
Fundamentos y vocabulario)
Utilizando dichos estándares, el éxito del proyecto dependerá de la capacidad del
encargado del archivo de: incluir la calidad como un proceso planificado; asegurar ésta
ejecutando las actividades necesarias para cumplir sus objetivos.; y, finalmente,
supervisando los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con los
estándares de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de resultados
insatisfactorios. (Ver anexo E Modelo de control de calidad digitalización y puesta en
línea)
III.5 Seguimiento y control
Mantener y controlar los registros que conformarán el archivo digital es una de las
principales actividades de los responsables de éste. En este momento dichas personas
deben definir las rutinas necesarias que permitan que los datos se mantengan “vivos” en el
sistema, es decir, que los documentos perduren en el tiempo correspondiente en que deben
perdurar.
88
Una vez definido el cuadro de clasificación se puede determinar cuál y cómo es la
producción documental por área o departamento al interior de la organización. A
continuación, utilizando el instrumento denominado tabla de retención, se identifican los
criterios, plazos y documentos formales de respaldo que indiquen cuándo un registro
adquiere un valor histórico/patrimonial o cuando deja de tener validez al interior del
archivo. Posteriormente, se debe realizar un catastro documental (ver Anexo G modelo de
catastro documental) que permite conocer qué documentos existen, cuántos son y dónde
están disponibles.
Dados los procesos antes mencionados, el personal de archivo deberá evaluar la
pertinencia de incorporar los documentos al fondo documental. Si se trata de un documento
susceptible de formar parte de este fondo, se debe buscar éste en el repositorio o base de
datos. Si existe, se revisa la calidad de la imagen, si no, se procede a digitalizar.
En caso se realizarse una digitalización al interior del archivo, es necesario confirmar que
tanto la imagen digital como los metadatos asociada a esta respondan fielmente al
documento original impreso, cumpliendo con un requisito mínimo de calidad: legibilidad
óptima en la visualización y correcta descripción de los metadatos. En otras palabras, se
debe asegurar que el documento digital es lo que se dice de él. (F.K.Chu, 2000)
De igual modo, si los registros que se describirán y almacenarán han sido creados por una
fuente externa al archivo, deberá comprobarse la calidad de los mismos antes de describir
los metadatos y realizar la carga definitiva en el repositorio o base de datos de
almacenamiento.
89
Podemos sintetizar las rutinas de seguimiento y control de la siguiente manera: (ver Anexo
F Modelo de rutinas de seguimiento y control)
Aplicación de cuadro de clasificación.
Aplicación de tabla de retención
Aplicación de catastro documental
Descripción de metadatos
Digitalización
Revisión y control de calidad de imagen y archivo (fichero)
Carga en repositorio / base de datos
Respaldos en unidad local / servidor de red / copia remota (cloud).
En esta etapa se requiere que cada uno de los responsables de los procedimientos
mencionados en el capítulo II.6.3.1 realice su trabajo de la forma más eficiente y apegada a
dichos protocolos, asegurando la integridad de los datos analizados. Un aspecto relevante
en el proceso de digitalización es definir cómo se asegurará la calidad en este proceso, para
ello se debe:
Determinar quién/quiénes realizarán la revisión visual de los documentos
digitalizados
Explicitar el estándar mínimo que debe cumplir el documento digitalizado (imagen
digital)
Definir si se revisarán todas las imágenes o una parte de manera aleatoria.
Establecer bajo qué condiciones se debe volver a digitalizar del documento.
90
Confeccionar reportes de sucesos y estadísticas de digitalización (En ellos se debe
detallar aspectos como cantidad de documentos digitalizados, cantidad de
documentos con problemas, cantidad de documentos vueltos a digitalizar, cantidad
de documentos repetidos, cantidad de documentos por expediente, entre otros.
Al igual que asegurar la calidad óptima de los documentos digitalizados, resulta importante
seguir y controlar la globalidad del proyecto de archivo escolar digital en acciones como:
Almacenar todo el avance registrado, permitiendo recopilar el nivel de logros o
progresos que se alcanzó en un período determinado.
Distribuir la información a la comunidad educativa, posibilitando informar y
socializar cómo se ha desarrollado el archivo escolar digital.
Documentar la aceptación formal del término de las etapas proyecto, dejando
testimonio explícito del consentimiento de las autoridades respecto a las etapas
ejecutadas.
Documentar las lecciones aprendidas, permitiendo constatar los aprendizajes que
deja la realización del proyecto en la comunidad involucrada.
III.5.1 Publicación
La publicación de los documentos del archivo escolar queda establecida en protocolo de
digitalización, que según vimos en el capítulo II.6.5.2, señala: qué documentos se van
digitalizar, qué parámetros se usarán para ello, cuáles serán las condiciones de
almacenamiento, qué gestor de base, seguridad y respaldo habrá, y qué documentos se
harán públicos electrónicamente a la comunidad escolar.
No obstante, aquello, se sugiere considerar las siguientes publicaciones:
91
Figura III-12. Publicaciones relevantes para el archivo escolar digital, fuente:
elaboración propia.
III.5.2 Difusión
Un importante número de establecimientos educacionales chilenos posee sitios web
institucionales. Muchos de ellos han sido desarrollados con asistencia técnica del programa
Enlaces o a través de la propia gestión de los departamentos de TIC’s de los colegios. De
igual modo, según datos de la Subsecretaría de Telecomunicaciones de Chile, en nuestro
país la penetración de internet móvil alcanza más del 77% (Subsecretaría de
Telecomunicaciones/Cadem, 2015). Además, según estas cifras, Chile se ubica en el 32°
lugar de la OCDE, en penetración de banda ancha fija, con un alcance de 13,7%.
Estos datos permiten conjeturar que el uso de internet entre la población chilena aumenta
día a día. El segmento que más rápido avanza en este ámbito son la llamada “Generación
Millenials” o “Generación Y”, que comprende a los jóvenes nacidos entre 1980 y 1994,
Anuarios
Reglamento de
evaluación y promoción
Proyecto educativo
Programa de estudios
Memorias Publicaciones estudiantiles
Fotografías de
actividades oficiales
Boletines Comunicado
s oficiales
Reconocimiento oficial del
Estado
Nómina oficial de docentes
Nómina oficial de
auxiliares de la educación
Artículos de prensa de exalumnos/as
destacados
92
algunos se refieren a este grupo como “nativos digitales”, para quienes la tecnología,
internet y el uso cotidiano de redes sociales de comunicación, no es ningún misterio y
forma parte de su diario actuar. (Telefónica, 2014). En este contexto de conexiones
crecientes a internet, se recomienda que la difusión del archivo digital escolar se realice, al
menos, a través cuatro canales de comunicación del establecimiento:
Figura III-13. Canales de comunicación de los establecimientos educacionales, fuente:
elaboración propia
Publicación en sitio web institucional del colegio, pretende incorporar una plataforma o
gestor de contenidos web en el sitio oficial del establecimiento, de modo que el proyecto
de archivo escolar digital se convierta en un servicio de información online permanente
para la comunidad educativa.
Comunicaciones formales desde
el colegio (cartas e
informativos)
Profesores jefes hacia
estudiantes y apoderados
(aula y reuniones)
Mensajería a la comunidad
(email, WhatsApp,
redes sociales)
Publicación en sitio web
institucional del colegio
93
III.5.3 Mantenimiento: contenido / infraestructura
Los archivos físicos y los digitales son estructuras dinámicas regidas por principios y
procedimientos estandarizados que garantizan su desarrollo en el tiempo. De acuerdo a la
normativa nacional, las políticas institucionales, o criterios archivísticos de los
responsables del archivo, los fondos que lo componen pueden variar en cuanto a
composición y tratamiento. Un fondo que en un instante determinado tuvo un alto uso en la
comunidad, generando múltiples series documentales, expedientes y registros, en otro
momento puede quedar obsoleto, o pasando a formar parte del patrimonio histórico. El
ciclo de vida del archivo físico, se replica en archivo digital.
Es responsabilidad del encargado del archivo velar por el adecuado desarrollo de este,
considerando el contenido y la infraestructura necesaria para almacenarlo.
Como se ha señalado, la determinación del contenido temático del archivo depende, entre
otros factores, de las políticas institucionales, de la producción documental de la
organización y de las relaciones que genera esta con su entorno.
En educación, contexto en el cual se genera este trabajo, los procesos vinculados a la
enseñanza, aprendizaje, proyecto educativo, convivencia escolar, docencia, didáctica,
desarrollo de recursos humanos, inclusión educativa, pruebas y mediciones externas
(Simce, PSU, TIMS, PISA, FCE, etc.), tic’s, calidad de la educación, historia escolar,
estudiantes, centros de alumnos, centros de padres y apoderados, subvenciones, entre otros,
son los temas orientadores que marcan el contenido de los archivos escolares.
Conforme se van desarrollando las grandes líneas educativas en el entorno país, y de
acuerdo a cómo son internalizadas por cada uno de los establecimientos educacionales, su
94
discusión se registra en documentos impresos, físicos y digitales. Cada momento histórico
e incluso cada gobierno marca el ritmo y el carácter que imprime al sistema educativo.
Testimonio y prueba de dicha dinámica son los archivos escolares que dan fe de este
desarrollo.
El encargado del archivo debe estar al día, tanto de las grandes líneas educativas que
marcan el gobierno de turno, como de aquellas propias del establecimiento donde se
desempeña. Saber interpretar estas claves, le permitirá orientar, enfatizar, rescatar o
descartar aquellos contenidos que llegan a su departamento. Es decir, debe entender el
macro sistema, y el microsistema en al cual se ve inmersa la institución educativa.
Conjugando el uso instrumentos como: entrevistas y cuestionarios de diagnóstico, cuadro
de clasificación, tabla de retención y un catastro documental, el encargado del archivo
puede determinar la orientación temática o contenido del archivo, sin olvidar que ambas
son dinámicas y responden a un momento determinado.
Como se mencionó en el capítulo II.2, los documentos de archivo siguen un curso
denominado “Ciclo vital de los Documentos”. Sean impresos o digitales, la permanencia
de los documentos en el archivo dependerá de la etapa en que se encuentren al interior de
este ciclo. La vigencia para cada uno de ellos se establece formalmente en la tabla de
retención. Según sea el caso, se podrán mantener por un tiempo determinado, almacenar en
forma definitiva (archivo histórico), transferir o eliminar.
En el modelo de Kris Kasianovitz sobre el ciclo de vida de los datos se plantea como
última etapa el Archivo/Preservación de los mismos. Ya se señaló que a nivel mundial se
están desarrollando esfuerzos multidisciplinarios para preservar la información que nace en
95
formato digital. Proyectos como Memoria del Mundo e Interpares Trust van en esa línea. A
nivel local iniciativas como Memoria Chilena, Biblioteca Nacional Digital de Chile y
Archivo de la web chilena, todos dependientes de la Dibam, junto al proyecto de Archivos
Escolares del Instituto de Historia de la Universidad Católica, son iniciativas
importantísimas de preservación digital de la información.
En este punto, es precioso describir qué se entiende hoy por preservación digital. Para ello,
se cuenta con todo el desarrollo realizado por la Unesco, organismo que lleva más de una
década trabajando por la preservación digital de la memoria de la humanidad. En su Carta
para la preservación del patrimonio digital, establece que “la preservación a largo plazo del
patrimonio digital empieza por la concepción de sistemas y procedimientos fiables que
generen objetos digitales auténticos y estables”. Existen diversas técnicas y estrategias de
preservación digital. Algunas de se basan en la normativa OAIS (ISO 14721:2012),
diseñada por la NASA en los inicios del 2012 por la custodia y conservación de la
información de sus proyectos (Térmens, 2013). Al igual que la NASA, la preservación
digital se justifica por las siguientes razones:
Degradación de los soportes. Se estima que el tiempo de vida de los soportes
digitales tradicionales va de 5 a 7 años, a partir de ese lapso, los datos almacenados
pierden confiabilidad.
Obsolescencia de los formatos. La industria está cambiando sus estándares cada 10
años o menos, por ello no se puede garantizar la visualización de información a más
largo plazo.
96
Altos volúmenes de información sin verificar ni catalogar. La información
archivada por largos años suele presentar errores inesperados en los archivos o falta
de datos de búsqueda para acceder a la información que se necesita.
Junto a estas estrategias, se debe trabajar en el desarrollo de metadatos de preservación.
Estos son un conjunto de datos estructurados que permiten codificar, como parte del
mismo documento digital, información relacionada con su preservación, es decir, en qué
formato se generó, con qué compresión, calidad, entre otros. A través de ellos se puede
identificar, describir, clasificar y localizar los documentos digitales que se desea preservar.
(Ver sitio http://multidoc.rediris.es/cdm/viewarticle.php?id=35&layout=html)
Siendo la Dibam uno de los principales organismos públicos que está trabajando en esta
materia y habiendo constituido un Comité Digital de la Biblioteca Nacional de Chile, en el
contexto de esta propuesta, se entiende por preservación digital “
Un tema relevante a considerar en el desarrollo de un archivo digital dice relación con la
infraestructura del mismo. En término generales, esta debe considerar elementos físicos:
oficina, hardware, equipamiento; como también elementos lógicos como: software, base de
datos, entre otros. He aquí algunos elementos básicos para la implementación de un
archivo digital:
a) Equipamiento computacional
b) Scanner
c) Software de gestión de archivo en paquete pagado o semigratuito como
ICAAtom (International Council on Archives, 2015)
d) Software para captura de imágenes con OCR
e) Unidad de disco o servidor para almacenamiento local
97
f) Espacio de almacenamiento en modalidad cloud
g) Base de datos relacional / Repositorio de documentos digitales
h) Lector óptico de códigos de barras
i) Impresora
IV. Conclusiones y recomendaciones
IV.1 Beneficios a la comunidad educativa
A lo largo de esta tesis se ha enfatizado la importancia de los archivos escolares al interior
de las comunidades educativas como órganos que permiten garantizar derechos a sus
integrantes. Junto a esto, se ha descrito un modelo metodológico que contribuye a crear y
mantener dichos archivos en la modalidad digital, posibilitando adecuadas condiciones de
gestión, almacenamiento y difusión del patrimonio documental de los establecimientos
educativos.
Este modelo permite establecer orden en el tratamiento de los documentos al interior de los
colegios, esbozando formas de crear protocolos explícitos para el desarrollo de archivos
escolares digitales normalizado. Se propone una mirada transversal a los principales
elementos, actividades y procesos involucrado en la gestión documental. Por otra parte, a
través de ejemplos y recomendaciones, se intenta reducir los riesgos de fracaso al
emprender un proyecto de similares características. Conjuntamente, ofrece lineamientos
claros a los encargados de los archivos escolares, respecto a principios archivísticos,
legislación vigente, experiencias nacionales e internacionales en el tema,
proporcionándoles un marco robusto de antecedentes que fundamenten su quehacer.
98
La realidad de los archivos escolares en Chile es bastante disímil en cuanto a su gestión y
acceso. Lentamente, se está haciendo conciencia de su importancia como garantes de
derechos de los estudiantes, personal docente, paradocente, administrativo, auxiliar o de la
educación.
La importancia de considerar esta propuesta metodológica en las instituciones educativas
de nivel básico y secundario, además, está dada por los beneficios que les reportaría a estas
crear y mantener archivos escolares digital, a saber:
Disponibilidad inmediata de los documentos de carácter público en formato digital
en la modalidad 24/7, eliminando la barrera tempo espacial del archivo físico
presencial;
Acceso concurrente a los documentos. Muchos usuarios pueden acceder a un
documento al mismo tiempo.
Difusión del patrimonio documental de la institución más allá de las barreras físicas
tradicionales del archivo. Se logra una difusión a escala global.
El control y seguridad de acceso a los documentos originales mejora
posibilitándose la creación de copias autorizadas de respaldo que pueden ser
diseminadas a bajo costo.
La limitación de espacio de almacenamiento de documentos físicos cambia por la
flexibilidad y escalabilidad del espacio de almacenamiento digital. Se pasa de
metros lineales a Gb o Tb de almacenamiento electrónico. Hoy un Gb de
almacenamiento cuesta menos que un m2 de superficie de archivo.
99
Otras contribuciones de generar y mantener un archivo escolar digital en los colegios son:
preservar en formato electrónico los documentos oficiales relevantes, mantener registros de
alumnos, comunicaciones internas y todos aquellos registros que han dado cuenta de la
existencia y decisiones tomadas al interior de los centros educativos, así como también las
imágenes que recrean las distintas etapas que ha vivido la comunidad educativa.
Como se señala al comienzo de este trabajo, se recomienda siempre desarrollar un plan de
gestión de información, o en su defecto, continuar aquel que exista en la institución, pero
que considere el ciclo de vida de los datos.
Junto esto, se debe documentar, en cada etapa de este plan, los métodos empleados,
constatando las formas en que se trabaja y las responsabilidades correspondientes.
En caso de diseñar alguna aplicación informática, se recomienda también documentar el
software, los algoritmos y todos los códigos de programación (script) utilizados en el
desarrollo de esta.
La información del archivo escolar es un recurso valioso que se debe preservar para la
comunidad educativa y las futuras generaciones del establecimiento, por tanto, se debe
buscar las mejores formas de almacenamiento seguro de datos, privilegiando aquellas que
puedan garantizar su uso futuro en condiciones similares a las actuales.
Otra sugerencia relevante es que tanto bibliotecarios como los archivólogos que trabajan
con la información depositen/almacenen los datos y metadatos en un repositorio
institucional (local o de otro tipo)
100
De igual modo, se recomienda trabajar con licencias para indicar claramente cómo otros
pueden volver a utilizar sus datos. Algunas del tipo creative commons ofrecen grandes
potencialidades de manera gratuita. (ONG Derechos digitales, 2005). Para cierto tipo de
documentos, se recomienda revisar la normativa nacional sobre propiedad intelectual y
derechos de autor. (Ruiz Gallardo, 2010).
Conviene recordar que, cualquier archivo es único e irrepetible, da cuenta de un momento
relevante de la historia de su institución, por tanto, debe ser protegido. Utilizar
herramientas digitales para la gestión de este, contribuye a salvaguardar la memoria
colectiva de la comunidad que le dio origen, es además una forma razonable de difundirlo
en un entorno social que cada accede con más facilidad a los medios de información en
línea, ya sea utilizando sus teléfonos inteligentes o algún dispositivo electrónico como su
computador, tableta, u otro.
IV.2 Trabajo futuro: un modelo de aplicación en tres establecimientos educacionales
de la Región Metropolitana
A fin de validar el funcionamiento del modelo propuesto, se plantea como trabajo futuro la
implementación de este al menos en tres establecimientos educacionales de la Región
Metropolitana: uno público, otro particular-subvencionado y uno particular pagado de la
Región Metropolitana: Escuela Hermana María Goretti (Recoleta), Colegio Idop (La
Cisterna) y Saint George’s College (Vitacura), respectivamente.
Es intención de este profesional validar esta propuesta precedente en dichos colegios dada
su distinta realidad socioeconómica y cultural, además ya que representan a los tres tipos
establecimientos del sistema educativo nacional. Conjuntamente, se ha establecido
101
contacto con tres de sus integrantes (dos jefes de UTP y un encargado de archivo) quienes
manifestaron su interés en apoyar el desarrollo de esta propuesta, principalmente por las
siguientes razones:
Contribuirá a reforzar el sentido de pertenencia e identidad escolar.
Permitirá visibilizar aquella información histórica y actual que dé cuenta del
quehacer habitual del colegio.
Posibilitará la conservación y acceso a la información de las futuras generaciones
de estudiantes.
102
V. Bibliografía
Aguirre Bello, R., 2006. Estandarización de procesos de captura digital en la Biblioteca
Nacional de Chile. Conserva, Issue 10, pp. 27-36.
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103
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and curation in the research process. Washington, DC, Transportation Research Board
93rd Annual Meeting.
105
A N E X O S
106
ANEXO A: MODELO DE DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL
ITEM STATUS OBSERVACIONES
Existencia de un archivo escolar Existencia Detallar en caso de
existencia SI NO
Existencia de más de un archivo escolar Existencia
Detallar en caso de
existencia SI NO
Conocimiento de las funciones de la unidad de archivo
Conocimiento Detallar en caso de
respuesta afirmativa SI NO
Conocimiento del lugar que ocupa la unidad de archivo en el
organigrama de la institución
Conocimiento Anexar organigrama donde
aparezca SI NO
Misión del archivo escolar clara y definida formalmente
Definida
N/A
SI NO
Principios archivísticos que sustentan el trabajo de archivo:
procedencia y orden original
Existencia Detallar en caso de
existencia SI SI
Existencia de personal calificado con conocimientos de
archivística
Existencia Detallar en caso de
existencia SI NO
Existencia de plan de conservación preventiva de documentos
físicos
Existencia Detallar en caso de
existencia SI NO
Existencia de plan de conservación preventiva de documentos
electrónicos
Existencia Detallar en caso de
existencia SI NO
Existencia de un programa de transferencia documental Existencia
Detallar en caso de
existencia SI NO
Existencia de personal calificado con conocimientos de
archivística
Existencia Detallar en caso de
existencia SI NO
Uso de instrumentos normalizados de identificación,
organización y jerarquización documental: Guías, catálogos
y/o índices
Utilización Detallar en caso de
utilización SI NO
Uso de instrumentos normalizados de clasificación y valorización documental: Cuadro de clasificación y/o tabla de retención
documental
Utilización Detallar en caso de
utilización SI NO
Uso de instrumentos normalizados para la descripción archivística:
ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH o EAD
Utilización Detallar en caso de
utilización SI NO
Uso de estándares archivísticos (XML u otro) Utilización Detallar en caso de
107
SI NO utilización
Existencia de reglamento de archivo o manual de
procedimiento de para éste.
Existencia Detallar en caso de
existencia SI NO
Formato en que se encuentra la documentación
Documentación Detallar formatos
principales Papel Digital Otro
Existencia de foliación y rotulación de los documentos Existencia
Detallar
SI NO
Unidad(es), dependencia(s) que participaron en la creación de
los documentos
Unidad / Dependencia Detallar unidad(es) o
dependencia(as)
creadora(s) de los
documentos Solo
una
Más de una
Conocimiento de fechas extremas de inicio y término de
trámite que dio origen a los documentos (alcance
cronológico)
Conocidas Detallar formatos
principales SI NO
Ubicación física de los documentos físicos de archivo Conocida
Detallar ubicación(es)
principal(es) SI NO
Ubicación de los documentos digitales de archivo Conocida
Detallar ubicación(es)
principal(es) SI NO
Volumen documental en metros lineales de cada entidad
productora de documentos
Conocido Detallar en caso de
conocerse SI NO
Volumen de almacenamiento magnético (electrónico) de
documentos de cada entidad productora de documentos (Mb
y/o Gb)
Conocido Detallar en caso de
conocerse SI NO
Estado de conservación de los documentos Observado
Detallar en caso de haberse
observado SI NO
Existencia de algún sistema de clasificación de los
documentos
Existencia Detallar en caso de
existencia SI NO
Existencia de algún inventario de los documentos Existencia
Detallar en caso de
existencia SI NO
Identificación de las entidades productoras de los documentos Identificadas
Detallar en caso de
identificarse SI NO
Acceso a los documentos Tipo de acceso
Identificar el tipo de acceso
a los documentos Libre Restringido
Usuarios de los documentos
Tipo de usuario Detallar usuarios
principales de los
documento Administrativo
Apoderado
Auxiliar
108
Directivo
Docente
Estudiante
Religioso
Sostenedor
Otro
Medio de reproducción (duplicación) de documentos
Tipo de medio
Detallar medio que permite
reproducir (duplicar)
documentos
Fotocopia
Scanner
Impresora
Copia en archivo
magnético
Otro
109
ANEXO B: CUADRO DE CLASIFICACIÓN. MODELO DE CUADRO DE
CLASIFICACIÓN EN SAINT GEORGE’S COLLEGE
CONTENIDO
Introducción 3
Objetivo General
4
Objetivos Específicos
Antecedentes e Identificación de la entidad archivística
5
Desarrollo de Cuadro de Clasificación del Archivo General de SG’C
7
Identificación 7
Jerarquización 8
Codificación 11
Validación y formalización 13
Bibliografía
14
Anexos
110
Introducción
El presente informe final da cuenta del resultado del proceso de elaboración de un cuadro
de clasificación en el Archivo General de Saint George´s College. A partir de este
instrumento archivístico, la entidad archivística analizada podrá:
• Elaborar una estructura lógica que dé cuenta de la documentación producida y/o
recibida por la institución durante el ejercicio de las funciones de cada área
administrativa.
• Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en
el fondo documental.
• Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz
control y manejo.
Objetivo
Desarrollar las bases para el diseño de un cuadro general de clasificación archivística en el
Archivo General de Saint George’s College, basándose en los procedimientos, prácticas y
técnicas archivística utilizadas en esta unidad.
Objetivos específicos
Establecer los criterios para la formulación de un cuadro de clasificación archivística en
Saint George’s College.
Determinar las actividades y describir los procesos a cumplir.
111
Antecedentes e identificación de la entidad archivística
Breve reseña histórica de Saint George’s College
En 1935 Arzobispado de Santiago adquirió una propiedad en la avenida Pedro de Valdivia.
Al año siguiente se instaló allí el Saint George’s College como un colegio para hombres
bajo la rectoría del sacerdote de origen irlandés, Charles Hamilton. Hasta 1941 el
establecimiento fue administrado por el arzobispado. En ese año, y tras la renuncia de
Hamilton, el cardenal José María Caro invita a la Congregación de Santa Cruz a hacerse
cargo del colegio.
Saint George’s College impartió en enseñanza a varones solo hasta 1970, año en que se
traslada a su actual ubicación en la comuna de Vitacura, y abre sus puertas al ingreso del
primer grupo de alumnas, convirtiéndose desde ese momento en una institución
coeducacional. A lo largo de sus casi 80 años de historia, más de 18 mil georgians han
egresado desde sus aulas. Muchos de ellos han influido y destacado en la sociedad chilena
desde sus diversas disciplinas: política, ciencia, arte, deporte, música, ciencias sociales,
humanidades, economía, entre otras.
En 1984, un sacerdote estadounidense, Josep Dorsey, C.S.C., comenzó la tarea de
recopilar, seleccionar y custodiar la documentación generada y recibida en el colegio. La
labor inicial correspondió a la documentación perteneciente a rectoría, Vicerrectoría y
parte de los documentos emanados de secretaría académica.
Treinta y un años después, el Archivo General del colegio, está a cargo de una
bibliotecóloga con especialización archivística. Es una unidad de información dependiente
del Centro de Información y Extensión del colegio, el cual está supeditado a la Dirección
de Estudios del establecimiento.
Considerando el ciclo vital de los documentos, el Archivo General, recopila tanto
documentos de la etapa de producción (archivo de gestión), conservación (archivo central
o intermedio) y conservación definitiva (archivo histórico).
En virtud de estos documentos se constituye el fondo documental, las series/secciones/ los
expedientes y unidades documentales. Dicho fondo documental se inicia con documentos
112
fundacionales de 1936 y primeros anuarios de estudiantes, hasta los documentos más
recientes provenientes de la última generación de alumnos egresados en 2014.
Para entender la composición del fondo documental, es necesario identificar las diversas
unidades/departamentos del colegio cuyas funciones dan origen los diversos documentos
recopilados en el Archivo General.
El colegio forma parte de un conjunto de colegios y universidades pertenecientes a la
Congregación de Santa Cruz (CSC). Es dirigido por un rector que es secundado por una
vicerrectora, una directora de estudio, tres jefes de unidad y un gerente general. Junto a
ellos, existe un Jefe de Pastoral, Jefes de Convivencia Escolar y Disciplina y un jefe de
Deportes. Los demás departamentos dependen jerárquicamente de cada una de entidades
individualizadas anteriormente, como se señala en la siguiente estructura:
113
Desarrollo de Cuadro de Clasificación del Archivo General de SG’C
En este momento se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para
obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, las
categorías de agrupamiento que sean estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.
Identificación
Saint George’s College a lo largo de sus 79 años ha vivido diversos procesos y
perfeccionado diversas estructuras organizativas para desarrollar su quehacer, siendo la
última, instaurada a partir de mediados de los ’80, la que permanece hasta nuestros días. En
virtud de este modelo organización, han ido concibiéndose los numerosos documentos que
conforman el archivo general.
Hoy en día, el colegio, junto a los demás establecimientos escolares chilenos está obligado
a responder a las instrucciones en la Circular N°2 de la Superintendencia de Educación en
materias relacionadas con los requisitos, registros, plazos y exigencias que se deben
cumplir para mantener el Reconocimiento Oficial del Estado y, en general, respecto de la
normativa educacional. Considerando dicha condición, en anexo N°123 se detalla los
principales documentos que deben poseer los colegios particulares pagados para la
fiscalización.
Considerando la estructura orgánica del colegio, así como también, los requisitos
ministeriales, se intenta conocer aquellos instrumentos que permitan identificar las
atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarán categorías de agrupamiento que
darán forma al cuadro de clasificación.
114
Jerarquización
La jerarquización pensada para el cuadro de clasificación del archivo general es la forma
de representar las diversas funciones de los departamentos del colegio y su relación o
coordinación, a través de categorías subordinadas o dependientes.
Analizando la estructura del colegio es posible determinar, a priori, cinco grandes
categorías funcionales:
Rectoría, es responsable de la elaboración del proyecto educativo institucional y que debe
responder al mandato de la organización de la cual depende, es decir, la Congregación de
Santa Cruz.
Vicerrectoría es el órgano que representa de manera práctica y tangible las políticas
emanadas de Rectoría, además de ser el ente de comunicaciones oficiales del colegio con
su entorno inmediato y un representante del establecimiento ante la sociedad (Mineduc,
apoderados, etc.)
Dirección de Estudios tiene como función principal supervisar los procesos académicos de
enseñanza y aprendizaje de los estudiantes, su relación con el cuerpo docente y con el
Centro de Padres y Apoderados. Participa activamente en la concreción del Proyecto
Educativo institucional.
Dirección de Pastoral conduce los procesos que permita a los estudiantes despertar,
acompañar y animar, desde el ámbito educativo, la búsqueda y desarrollo de la fe y del
compromiso solidario con los más necesitados, a través de un conjunto de proyectos y
organizaciones como Scout o Fundamor (Fundación Moreau)
Gerencia tiene como misión administrar eficaz y eficientemente los recursos que posee el
colegio y que le permitan a las 4 áreas precedentes desarrollar el proyecto educativo
institucional.
Rectoría Vicerrectoría Dirección de
Estudio Dirección de
Pastoral Gerencia
115
Dadas estas grandes categorías iniciales, es posible determinar las subcategorías o
dependencias de cada una de ellas (alfabéticamente):
Rectoría
• Dirección de Estudios
• Dirección de Pastoral
• Gerencia
• Vicerrectoría
Vicerrectoría
• Encargado de Comunicaciones
• Enfermería
• Asesor CDA
• Asesor Publicaciones
• ACED (Área de Convivencia escolar y disciplina)
• Jefe de Deportes
Dirección de Estudios
• Coordinación 1° y 2°
• Coordinación 3° y 4°
• Coordinación Prebásica
• Jefe CIE (Centro de Información y Extensión)
• Jefe de Área
- Arte visuales
- Ciencias
- Ciencias Sociales
- Educación Física
- Inglés
- Lenguaje
- Música
- Tecnología
- Teología y Filosofía
116
• Jefe I Unidad
• Jefe II Unidad
• Jefe III Unidad
• Jefe Psicoorientación
• Jefe Secretaría de Estudios
• Plan Cocurricular
Dirección de Pastoral
• Consejo Pastoral
• Fundamor
• Coordinador Pastoral familiar
• Coordinador Pastoral I, II y III Unidad
• Proyectos pastorales
• Asesor Grupo Scout
Gerencia
• Adquisiciones
• Jefe administrativo
• Encargado de Colegiaturas
• Jefe Informática
• Jefe de Personal
117
Codificación
De acuerdo al análisis de la estructura organizacional de Saint George’s College y de la
información obtenida a través de las entrevistas con algunos encargado/as de la producción
documental y de archivóloga que dirige el Archivo, se propone la siguiente codificación:
Cuadro de Clasificación
Entidad productora: Colegio Saint George´s College Fechas Extremas: 1936-
2015 Encargado: XYZ XYZ XYZ
FONDO Cod SECCION Cod. SUB SECCION Cod. SERIE Cod. SUBSERIE
Rectoría 110 Dirección de
Pastoral
CP Consejo de Pastoral 1 Cartas
3 Memos
AE Asesor Económico 2 Informes
5 Orden de pago
RGS Responsable Grupo
Scout
1 Cartas
2 Informes
120 Vicerrectoría
JCED Jefe de
Convivencia
Escolar y
Disciplina
1 Cartas
2 Informes
JD Jefe de Deportes 1 Cartas
3 Memos
2 Informes
EN Enfermería 3 Memos
COM Encargado
comunicaciones
1 Cartas
6 Anuario
12 Memoria anual
130 Dirección de
Estudios
JAA Jefe de Área Artes
visuales
1 Cartas
2 Informes
JAC Jefe de Área
Ciencias
1 Cartas
2 Informes
JACS Jefe de Área
Ciencias Sociales
1 Cartas
2 Informes
7 Pehuén
11 Anuario
investigaciones
JAE Jefe de Área
Educación Física
1 Cartas
2 Informes
JAI Jefe de Área Inglés 1 Cartas
2 Informes
8 The Legend
JAL Jefe de Área
Lenguaje
1 Cartas
2 Informes
JAM Jefe de Área
Matemática
1 Cartas
2 Informes
118
JAT Jefe de Área
Tecnología
1 Cartas
2 Informes
JATE
O
Jefe de Área
Teología
1 Cartas
2 Informes
JP Jefe de
Psicoorientación
2 Informes
3 Memos
4 Expediente por
alumno
4.1 Informe psicólogo
4.2 Tests
4.3 Informe profesor jefe
JSE Jefe Secretarías de
Estudios
2 Informes
1 Cartas
4 Expediente por
alumno
4.1 Anotaciones
4.2 Calificaciones
4.3 Ficha personal
4.4 Ficha enfermería
119
FONDO Cod. SECCION Cod. SUB SECCION Cod. SERIE Cod. SUBSERIE
JPC Jefe Plan
Cocurricular
1 Cartas
2 Informes
JUI Jefe Unidad I 1 Cartas
2 Informes
3 Memos
JUD Jefe Unidad II 1 Cartas
2 Informes
3 Memos
9 La Pluma
JUT Jefe Unidad III 1 Cartas
2 Informes
3 Memos
10 The Lance
CA Coord. Académica 1 Cartas
2 Informes
3 Memos
CIE Jefe C.I.E 2 Informes
3 Memos
5 Orden de pago
140 Gerencia JI Jefe Informática 2 Informes
3 Memos
JPE Jefe Personal 1 Cartas
5 Expediente
personal
JAD Jefe Administrativo 2 Informes
JC Jefe Colegiaturas 6 Expediente por
matriculado
6.1 Contrato servicios
6.2 PAC/PAT
6.3 Morosidades
7 Cuponera
12 Boleta
JID Jefe Infraestructura
Deportiva
1 Cartas
2 Informes
3 Memos
150 Consejo de la
Congregación CCSC Superior de la CSC
en Chile
1 Cartas
2 Informes
3 Memos
160 Consejo
Directivo
CDI Rector 1 Cartas
2 Informes
3 Memos
170 Comité
Económico
CEC Jefe Comité 1 Cartas
2 Informes
120
Validación, formalización y difusión
El cuadro de clasificación esbozado anteriormente requiere de la aprobación y
formalización del principal órgano directivo del colegio: Rectoría. Es esta área, encarnada
en la persona de su rector, quien tiene las atribuciones para ratificar y formalizar el cuadro
precedente. Se sugiere coordinar reuniones con dicho rector para materializar este
instrumento de gestión documental e implementarlo a nivel colegio.
Además, es resorte de dicha autoridad, recibir los aportes del encargado del Archivo
General del colegio, en virtud de la capacitación y difusión que deba realizarse a la
comunidad involucrada.
121
Bibliografía
1. Heredia Herrera, Antonia. ¿Qué es un archivo? / Asturias : Eds. Trea, [2007]. 135 p.
2. Mastropierro, María del Carmen. Archivos escolares : gestión archivística / Buenos Aires :
Alfagrama Eds., 2013. 350 p.
3. Memoria Anual Saint George’s College / Santiago: Saint George’s College, 2014. 356 p.
4. Proyecto educativo / Santiago: Saint George’s College, 2010. 34 p.
5. Vázquez Murillo, Manuel. Administración de documentos y archivos : planteos para el siglo
XXI / Buenos Aires : Alfagrama, 2004. 140 p.
122
ANEXO 1
Según la Circular N°2 de la Superintendencia de Educación, En Chile, los principales
documentos que deben poseer los colegios particulares pagados para la fiscalización son:
• Balance del año precedente.
• Certificado de recepción final o parcial de obras y del informe sanitario actualizado respecto del
inmueble donde funciona el local escolar, o de todos ellos, si son varios.
• Compromiso de cumplimiento de estándares nacionales de aprendizaje.
• Contrato de arrendamiento, comodato u otro que acredite la tenencia legítima del inmueble, en el caso de
ser el sostenedor arrendatario, comodatario o titular de otro derecho, además de la inscripción
conservatoria de dominio del inmueble donde conste la anotación marginal del contrato respectivo.
• Documento que le otorgó el reconocimiento oficial o lo declaró cooperador de la función educacional del
Estado.
• Documentos de constitución, modificación y vigencia de la personalidad jurídica del sostenedor y de su
representación legal, además de título profesional o licenciatura y certificado de antecedentes, emitido
con una fecha no mayor a un año, de quienes sean sus representantes legales y/o administradores.
• Inscripción conservatoria de dominio del inmueble a nombre del sostenedor, en el caso de ser propietario
o titular de otro derecho real.
• Inventario actualizado del mobiliario, equipamiento, elementos de enseñanza y material didáctico.
• Libros de Clases.
• Programas de Estudio.
• Proyecto Educativo.
• Registro general de matrícula.
• Reglamento de Evaluación y Promoción.
• Reglamento Interno.
• Relación actualizada del personal asistente de la educación, conjuntamente con sus contratos de trabajo y
certificados de antecedentes.
123
• Relación actualizada del personal docente, conjuntamente con los títulos profesionales respectivos y/o
las autorizaciones para ejercer docencia, sus contratos de trabajo, y certificados de antecedentes.
124
ANEXO C: MODELO DE ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
Acta de eliminación documental N°___ de ___
FECHA: DEPENDENCIA: PARTICIPANTE:
OBJETIVO
Autorizar la eliminación de la serie documental_______________________________________________
Del período comprendido entre el _________________ de _____________________________________
PROCEDIMIENTO
1. Cumplimiento términos de retención. De acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental
aprobada mediante Resolución ____ del ____ de 2017 del ARCHIVO DEL COLEGIO SAN FÉLIX, que
establece su obligatoriedad , la Serie Documental ___________________________________ , se debe
conservar durente ____ años después de terminada la vigencia y una vez digitalizada se podrá eliminar el
soporte físico en papel y conservar en forma permanente la digitalización.
2. Descripción de la serie documental.
N° de orden
Código
Nombre de las series,
subseries y descripción del
contenido
Fechas extremas Unidad de conservación N° de folios
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Observaciones
CONCLUSIONES:
Teniendo en cuenta que de acuerdo con las fechas extremas de la Serie Documental descrita en el inventario documental anexo, se ha cumplido con el tiempo de retención establecido en la Tabla de Retención Documental, se considera que puede eliminarse esta serie.
________________________ _____________________________
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
___ ___________________________
Nombre, cargo y firma, responsable del archivo
ANEXO: Inventario documental
125
ANEXO D: MODELO DE PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN
Alcance
Hoy en día se producen cada vez más documentos en formato electrónico, muchos de ellos son impresos,
distribuidos y eliminados por sus productores. El presente protocolo pretende rescatar la totalidad de la
producción documental de los colegios.
1. Los documentos a digitalizar: Dependiendo del valor patrimonial, de su estado de conservación y
demanda de uso, se sugiere priorizar los siguiente documentos al momento de iniciar un proceso de
digitalización:
Publicaciones oficiales de la institución: Memorandos, resoluciones, oficios, cartas hacia la
comunidad educativa, boletines, revistas, libros de clases, listas de cursos y anuarios.
Documentos obligatorios para fiscalización establecidos en la Circular N°2 de la Superintendencia
de Educación Escolar año 2014.
Fotografías oficiales y otras creadas por de miembros de la comunidad educativa que representen la
historia institucional a través de personas y eventos destacados (ceremonias, actos culturales,
actividades deportivas) así como también sitio o lugares patrimoniales dentro de la institución.
Expedientes de estudiantes con toda su información: actas de calificaciones, certificados,
fotografías, diplomas y todo aquel elemento documentado que dé cuenta de su vida escolar.
Expedientes de trabajadores o funcionarios con toda su información: currículum, certificados,
contratos de trabajo y anexos, evaluaciones anuales, fotografías y todo aquel elemento documentado
que dé cuenta de su trabajo en el establecimiento educativo.
2. La parametrización: Características técnicas específicas para el tratamiento de las imágenes. Resolución,
tamaño y formato de documentos a digitalizar. Como se mencionó en el capítulo de digitalización se
siguiere utilizar los estándares de digitalización propuestos por la Biblioteca Nacional de Chile.
TIPO DE
IMAGEN FACTORES RESOLUCIÓN TAMAÑO FORMATO
Tono
continuo*
(+) Alto valor patrimonial
(-) Mal estado de conservación
(+) Alta demanda de uso
600 dpi 1:1 TIFF sin
compresión
Tono
continuo
(-) Bajo valor patrimonial
(+) Buen estado de conservación
(+) Alta demanda de uso
300 dpi 1:1 TIFF sin
compresión
Jpeg PDF
Trama** (+) Alto valor patrimonial
(-) Mal estado de conservación (+) Alta demanda de uso
300 dpi 1:1 TIFF sin
compresión PDF
Trama (-) Bajo valor patrimonial
(+) Buen estado de conservación
(+) Alta demanda de uso
Impresión: 300 dpi
Web: 150 dpi
1:1
750 a 550 pxls
TIFF sin
compresión
Jpeg PDF
Estándares para digitalizar documentos de la Biblioteca Nacional de Chile
* Tono continuo: Materiales de tono continuo: (imágenes) fotografías, grabados, pinturas, dibujos, manuscritos, mapas o combinados
(imágenes / textos).
** Trama: Materiales de trama: (imágenes y textos) periódicos, revistas, libros, etc.
126
Las imágenes de tono continuo, al no estar compuestas por una matriz de punto, presentan una mayor cantidad de información
recuperable al ser digitalizadas que las imágenes de trama, por esta razón, aumentar la resolución o frecuencia de captura en este tipo de
materiales permite obtener una mayor información del original. Por el contrario, utilizar una alta resolución para digitalizar documentos
de trama no permite obtener mayor información que la existente en la matriz de punto y producirá documentos electrónicos de gran
tamaño (peso) de archivo, aumentando dificultad en los procesos de almacenamiento y respaldo de la información.
3. Las condiciones de almacenamiento: Dependiendo de los recursos y medios tecnológicos disponibles en
cada institución, se propone el almacenamiento de más de una copia de los documentos digitales finales,
conservando un respaldo local al interior del archivo y, al menos uno, en una unidad de disco de mayor
capacidad o servidor, que se ubique fuera del recinto del archivo, pero al interior del establecimiento.
4. La base de datos, seguridad y respaldo: El control de acceso a la base de datos debe ser parametrizado al
momento de instalar esta y antes de comenzar el poblamiento de la información. En general, se
identificarán niveles de acceso según el tipo de usuarios:
Usuario Privilegio Nivel asignado a:
Administrador
Crear, modificar, respaldar y eliminar la base de datos.
Modificar parámetros. Generar estadísticas y reportes.
Todas las tareas permitidas a los demás usuarios
Encargado del archivo
Diseñador
Modificar la interfaz de acceso a la base de datos.
Todas las tareas permitidas a los niveles de acceso
inferiores.
Asesor informático del
establecimiento.
Editor Crear y editar todos los documentos, incluidos los que han
sido creados por otros usuarios.
Asesor pedagógico del
establecimiento.
Autor Crear documentos y editar todos los documentos que haya
creados por sí mismo. Visualizar todos los documentos..
Los usuarios que aporten
documentos a la base de datos.
Lector Leer todos los documentos de carácter público.
Miembros de la comunidad
educativa: estudiantes, padres y
apoderados, autoridades y
trabajadores del establecimiento,
exalumnos y ex funcionarios que
requieran revisar los documentos
de una base de datos.
Esta tabla incluye los niveles de acceso de los usuarios ordenados de mayor a menor privilegio.
5. La publicación: De acuerdo a las políticas institucionales del establecimiento y las sugerencias de
encargado de archivo se establecen los criterios de publicación de los documentos digitalizados se
difundirán electrónicamente en sitio web del archivo escolar. En general, se publicarán todos aquellos
documentos históricos que no se hayan puesto en línea por algún otro canal oficial del colegio y que sean
públicos.
127
ANEXO E: MODELO DE CONTROL DE CALIDAD DE
DIGITALIZACIÓN Y PUESTA EN LÍNEA
1. Presencia y digitalización de Publicaciones
Identifique la existencia de documentos digitales correspondientes a la siguiente tipología:
PRESENCIA TIPO DE PUBLICACION O DOCUMENTO
TOTAL
Publicaciones oficiales de la institución: Memorandos, resoluciones, oficios, cartas hacia la
comunidad educativa, boletines, revistas, libros de clases, listas de cursos y anuarios.
PARCIAL
NULO
TOTAL
Documentos obligatorios para fiscalización establecidos en la Circular N°2 de la
Superintendencia de Educación Escolar año 2014.
PARCIAL
NULO
TOTAL Fotografías oficiales y otras creadas por de miembros de la comunidad educativa que
representen la historia institucional a través de personas y eventos destacados (ceremonias,
actos culturales, actividades deportivas) así como también sitio o lugares patrimoniales
dentro de la institución.
PARCIAL
NULO
TOTAL
Expedientes de estudiantes con toda su información: actas de calificaciones, certificados,
fotografías, diplomas y todo aquel elemento documentado que dé cuenta de su vida escolar.
PARCIAL
NULO
TOTAL
Expedientes de trabajadores o funcionarios con toda su información: currículum,
certificados, contratos de trabajo y anexos, evaluaciones anuales, fotografías y todo aquel
elemento documentado que dé cuenta de su trabajo en el establecimiento educativo.
PARCIAL
NULO
2. Respecto a los parámetros utilizados al momento de digitalizar, indique el nivel de cumplimiento de
para cada uno de los archivos
NIVEL DE
CUMPLIMIENTO TIPO DE IMAGEN RESOLUCIÓN TAMAÑO FORMATO
TOTAL Tono continuo* 600 dpi 1:1 TIFF sin compresión
PDF PARCIAL
NULO
TOTAL Tono continuo 300 dpi 1:1 TIFF sin
compresión
Jpeg PDF PARCIAL
NULO
TOTAL Trama** 300 dpi 1:1 TIFF sin
compresión PARCIAL
128
NULO PDF
TOTAL Trama Impresión: 300 dpi
Web: 150 dpi
1:1
750 a 550 pxls
TIFF sin
compresión
Jpeg PDF PARCIAL
NULO
3. Respecto a las condiciones de almacenamiento, para cada documento final, indique la(s) forma(s) en
que se encuentra almacenado en el archivo.
CONDICION DE
ALMACENAMIENTO TIPO DE PUBLICACION O DOCUMENTO
Local (PC
Propietario) Publicaciones oficiales de la institución: Memorandos, resoluciones, oficios, cartas
hacia la comunidad educativa, boletines, revistas, libros de clases, listas de cursos y
anuarios. Servidor
Cloud
Local (PC
Propietario) Documentos obligatorios para fiscalización establecidos en la Circular N°2 de la
Superintendencia de Educación Escolar año 2014.
Servidor
Cloud
Local (PC
Propietario) Fotografías oficiales y otras creadas por de miembros de la comunidad educativa que
representen la historia institucional a través de personas y eventos destacados
(ceremonias, actos culturales, actividades deportivas) así como también sitio o
lugares patrimoniales dentro de la institución.
Servidor
Cloud
Local (PC
Propietario) Expedientes de estudiantes con toda su información: actas de calificaciones,
certificados, fotografías, diplomas y todo aquel elemento documentado que dé cuenta
de su vida escolar. Servidor
Cloud
Local (PC
Propietario) Expedientes de trabajadores o funcionarios con toda su información: currículum,
certificados, contratos de trabajo y anexos, evaluaciones anuales, fotografías y todo
aquel elemento documentado que dé cuenta de su trabajo en el establecimiento
educativo.
Servidor
Cloud
129
4. Respecto a la base de datos, seguridad y respaldo, indique si los niveles de acceso por cada usuario
cumplen los privilegios asignados:
CUMPLIMIENTO DE
PRIVILEGIOS Usuario Privilegio
TOTAL
Administrador
Crear, modificar, respaldar y eliminar la base de datos. Modificar
parámetros. Generar estadísticas y reportes. Todas las
tareas permitidas a los demás usuarios
PARCIAL
NULO
TOTAL
Diseñador Modificar la interfaz de acceso a la base de datos.
Todas las tareas permitidas a los niveles de acceso inferiores. PARCIAL
NULO
TOTAL
Editor Crear y editar todos los documentos, incluidos los que han sido creados
por otros usuarios. PARCIAL
NULO
TOTAL
Autor Crear documentos y editar todos los documentos que haya creados por sí
mismo. Visualizar todos los documentos.. PARCIAL
NULO
TOTAL
Lector Leer todos los documentos de carácter público. PARCIAL
NULO
Esta tabla incluye los niveles de acceso de los usuarios ordenados de mayor a menor privilegio.
5. La publicación: Desde plataforma pública de visualización establezca el grado de cumplimiento de
calidad de la publicación de acuerdo a los siguientes elementos:
CUMPLIMIENTO
PUBLICACION Legibilidad Integridad
Correspondencia
entre descripción
(metadatos) y
documento
Fuente Descarga e
impresión
TOTAL Tamaño
adecuado
de textos e
imágenes
Documento
completo y
sin cortes
El documento
digital corresponde
a la descripción que
de él se hace.
Es posible
identificar origen
del documento
digital
Documento permite
descarga remota e impresión. PARCIAL
NULO
130
ANEXO F: MODELO DE RUTINAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Respecto a las grandes rutinas de seguimiento y control que deben realizarse en el proceso de desarrollo del
archivo digital, señale si se está constatando su realización
REALIZACIÓN RUTINA
TOTAL
Aplicación de cuadro de clasificación
PARCIAL
NULO
TOTAL
Aplicación de tabla de retención
PARCIAL
NULO
TOTAL
Aplicación de catastro documental
PARCIAL
NULO
TOTAL
Descripción de metadatos
PARCIAL
NULO
TOTAL
Digitalización
PARCIAL
NULO
TOTAL Revisión y control de calidad de imagen y archivo
PARCIAL
NULO
TOTAL Carga en repositorio / base de datos
PARCIAL
NULO
TOTAL Respaldos en unidad local / servidor de red / copia
remota (cloud).
PARCIAL
NULO
131
ANEXO G: MODELO DE CATASTRO DOCUMENTAL
C
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l in
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so
No
tas
GD.09-001.2008
Informe en Derecho/ José Luís Guzmán
Dalbora
10
-07
-20
08
Unidad Documental
Simple 8 p.
Guzmán Dalbora, José Luís
Profesor de derecho.
Universidad de
Valparaíso
No aplica Informes
en Derecho
Dirección Jurídica
Tra
nsfe
ren
cia
in
tern
a
El informe tiene por objetivo entregar la interpretación de la
reforma al Código penal y al Decreto con Fuerza de Ley números 4 y 5 de
febrero 2007 (Ley General de Servicios
Eléctricos)
Con
se
rvació
n
Ind
efin
ida
Pú
blic
o
SPA
..\..\Organización
Documental\300.2 Dirección
Jurídica\300.2-09 Informes en
derecho\GD.09-001.2008.pdf
Ley General de Servicios
Eléctricos (LGSE)| ley N° 19.980|
15
-09
-20
16
Suárez, Patricio
Se emite a petición de Eduardo Puigredon, director jurídico de
EEAG
PYP.09-001-2006
Informe en Derecho/ Felipe
Irarrázabal y Jorge Streeter
21
-11
-20
06
Unidad Documental
Simple
16 p.
Irárrázabal Philippi, Felipe y Streeter Prieto, Jorge
Abogados
Philippi, Yrárrazabal, Pulido & Brunner
Ltda.
Informes en
Derecho
Dirección Ejecutiva
Tra
nsfe
ren
cia
in
tern
a
Informa en derecho sobre el significado de
las frases Costo de adquisión de acuerdo
con valores de mercado en la Ley General de
Servicios Eléctricos para definir el Valor de
Inversión (V.I) que se considera al determinar
el valor anual del sistema de subtransmisión.
Con
se
rvació
n I
nde
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Pú
blic
o
SPA
..\..\Organización Documental\300.2
Dirección Jurídica\300.2-09
Informes en derecho\PYP.09-
001-2006.pdf
Sistemas de Subtransmisión
15
-09
-20
16
Suárez, Patricio
Informe enviado a Chilectra
MIE.31-001-2013
Aprueba reglamento de los Sistemas de Subtransmisión
11
-12
-20
13
Unidad Documental Simple
26 p.
Bunster Betteley, Jorge
Ministro Ministerio de Energía
Decretos Dirección Ejecutiva
Tra
nsfe
ren
cia
in
tern
a
Con
se
rvació
n
Ind
efin
ida
Pú
blic
o
SPA ..\..\Organización Documental\300.2 Dirección Jurídica\300.2-31 Decretos\MIE.31-001-2013.pdf
Sistemas de Subtransmisión|Decreto N°111/2013
15
-09
-20
16
Suárez, Patricio
MIE.31-001-2014
Aprueba reglamentp de la Ley N°20.571
04
-06
-20
14
Unidad Documental Simple
14 p.
Pacheco M. Máximo
Ministro Ministerio de Energía
Decretos Dirección Ejecutiva
Tra
nsfe
ren
cia
in
tern
a
Aprueba reglamento de la Ley N°20.571, que regula el pago de laa tarifas eléctricas de las generadoras residenciales. C
on
se
rvació
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Ind
efin
ida
Pú
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o
SPA ..\..\Organización Documental\300.2 Dirección Jurídica\300.2-31 Decretos\MIE.31-001-2014.pdf
Generadoras Residenciales- Tarifas Eléctricas|Decreto N°71/2014
15
-09
-20
16
Suárez, Patricio
MIE.31-002-2014
Aprueba reglamento de licitaciones
03
-03
-20
14
Unidad Documental Simple
16 p.
Bunster Betteley, Jorge
Ministro Ministerio de Energía
Decretos Supremos
Dirección Ejecutiva
Tra
nsfe
ren
cia
in
tern
a
Aprueba reglamento de licitaciones para la provisión de bloques anuales de energía provenientes de medios de generación de energía renobable no convencional
Con
se
rvació
n
Ind
efin
ida
Pú
blic
o
SPA ..\..\Organización Documental\300.2 Dirección Jurídica\300.2-31 Decretos\MIE.31-002-2014.pdf
Energias Renovables No Convencionales (ERNC)|Decreto Supremo N°29/2014
15
-09
-20
16
Suárez, Patricio
133
MIE.31-002-2013
Modifica Decreto N°4 de 2008, que aprueba reglamento sobre licitaciones de suministro de energía.
26
-12
-20
13
Unidad Documental Simple
9 páginas
Bunster Betteley, Jorge
Ministro Ministerio de Energía
Decretos Dirección Ejecutiva
Tra
nsfe
ren
cia
in
tern
a
Modifica Decreto N°4 de 2008, que aprueba reglamento sobre licitaciones de suministro de energía para satisfacer el consumo de los clientes regulados de las empresas concesionarias del servicio público de distribución de energía eléctrica.
Con
se
rvació
n I
nde
finid
a
Pú
blic
o
SPA ..\..\Organización Documental\300.2 Dirección Jurídica\300.2-31 Decretos\MIE.31-002-2013.pdf
Decreto N°126/2013|Decreto N°4/2008|Licitaciones de suministros
15
-09
-20
16
Suárez, Patricio
