1

Propozycje kierunków rozwoju w zakresie informatyzacji

oraz promocji i wizerunku naszej działalności na poziomie

chorągwi oraz hufców.

Wykoncypował: phm. Jarek Góral

2

Informatyzacja

1. Wdrożenia oprogramowania, zmiany w funkcjonowaniu hufców i chorągwi.

Jak wszyscy wiemy wdrażanie programów zarządzających finansami oraz

majątkiem Chorągwi przebiega z wielkim bólem i znikomą skutecznością. Ponadto

oprogramowanie wykorzystywane obecnie w chorągwi nie jest dostosowane do

wielostanowiskowej pracy w różnych miejscach (mam tu na myśli poszczególne

komendy hufców). Podobnie się jest z kadrami i płacami oraz gospodarką

magazynową. Podkreślić należałoby, że na chwilę obecną tak naprawdę mamy wiedzę

nt. stanów sprzętu podczas ostatniego przekazania, a należałoby określić realną ilość i

wartość sprzętu będącego w dyspozycji zarówno Chorągwi, jak i poszczególnych

hufców oraz móc ją już na bieżąco nadzorować.

Rozwiązaniem wymienionych wyżej problemów byłoby nabycie aplikacji,

najlepiej zintegrowanej (czyli obsługującej wszystkie możliwe moduły, tj. księgowość,

kasę, kadry, płace, magazyny, obieg dokumentów). Zintegrowany program obsługujący

kasę pozwoli na praktycznie bieżący wgląd w wydatki poszczególnych hufców i stan

ich kasy, pozwoli także na dopilnowanie raportów kasowych – co w chwili obecnej jest

dość dużą bolączką. W powiązaniu z obiegiem dokumentów ułatwi także przesył

dokumentów księgowych do chorągwi. Księgowość z jednej strony pomoże (w

przypadku hufców posiadających wiele dokumentów księgowych) w księgowaniu na

poziomie chorągwi, z drugiej pozwoli na analizę wydatków pod kątem rodzajów.

Bardzo istotna będzie też możliwość fakturowania z jednej aplikacji, przy pomocy

stworzonych centralnie szablonów, ale także i nadzór nad fakturami wystawianymi

przez hufce. Podobnie rzecz się będzie miała w przypadku kadr i płac – pozwoli

ujednolicić umowy zawierane w poszczególnych hufcach oraz zarządzać nimi z

poziomu chorągwi. Natomiast dobrze przeprowadzone inwentaryzacje w połączeniu z

aplikacją do zarządzania środkami trwałymi pozwolą na określenie realnej ilości i

wartości budynków, sprzętu i wyposażenia pozostających w posiadaniu chorągwi i

hufców. Ostatni element, czyli obieg dokumentów, pozwoli na sprawniejsze

przekazywanie dokumentów zarówno pomiędzy chorągwią a hufcami, jak też

pomiędzy poszczególnymi hufcami. Jeszcze raz chciałbym podkreślić, że najlepszym

rozwiązaniem jest aplikacja jednolita, obsługująca wiele modułów, najlepiej bez

konieczności instalowania i utrzymania serwera w chorągwi. Powinna być też

wykonana w tzw. technologii webowej (czyli obsługiwana z poziomu przeglądarki

internetowej), co znacząco ułatwi aktualizacje aplikacji – nie będzie konieczności

aktualizowania na stacjach roboczych.

Wymienione wyżej aplikacje powinny być uzupełnione o aplikację CRM, czyli

zarządzania projektami. W skali naszej chorągwi wykorzystanie CRM do organizacji

projektów (przedsięwzięć realizowanych na poziomie hufców oraz chorągwi) wiąże się

z dwoma znaczącymi „plusami”:

3

po pierwsze będziemy dysponowali informacjami co, kiedy i gdzie się dzieje;

drugą istotną zaletą będzie wiedza na poziomie chorągwi o tym, co dzieje się w

poszczególnych hufcach, co z kolei pomoże w promocji ZHP;

Przed wdrożeniem ww. oprogramowania należałoby zinwentaryzować

posiadany przez hufce sprzęt komputerowy pod kątem pełnego wykorzystania aplikacji

– do obiegu dokumentów wymagany jest skaner, którego zapewne nie posiada część

hufców. Warto by także przemyśleć – zakładając finansowanie z projektu unijnego lub

innego – doposażenie hufców w zestawy komputerowe zawierające urządzenie

wielofunkcyjne oraz komputer (laptop?).

Dostęp do poszczególnych modułów zależny byłby od:

zasobów, jakimi dysponuje hufiec;

średniej miesięcznej ilości dokumentów księgowych, jakie przepływają

przez hufiec;

posiadania lub nieposiadania osoby zatrudnionej na podstawie umowy o

pracę/o dzieło/zlecenia (aczkolwiek pamiętać należy także o umowach

wolontariackich);

tzw. „zdolności informatycznej” osób odpowiedzialnych za wyżej

wymienione zakresy.

Powinniśmy także rozważyć wdrożenie strony internetowej, na której byłyby

obecne oferty wszystkich jednostek, łącznie z możliwością rezerwacji miejsc na

obozach, pobieraniem kart kwalifikacyjnych uczestników oraz możliwością wpłacania

zaliczek i sprawdzenia, czy osoba rezerwująca miejsce na obóz została

zakwalifikowana.

2. Zagrożenia.

Oczywiście oprócz niezaprzeczalnych wartości dodatnich, takich jak

zwiększenie sprawności zbierania dokumentacji, przepływu informacji oraz możliwości

centralnego zarządzania projektami, można także dostrzec pewne zagrożenia. Należą

do nich głównie:

Brak osoby w hufcu, która potrafiła by sprawnie używać aplikacji w

szerokim zakresie

Dobrym rozwiązaniem byłoby tu zorganizowanie szkolenia dla osób oddelegowanych

przez hufiec (nie muszą być to komendanci, natomiast powinny to być osoby które się

nie „wymienią” w ciągu najbliższego okresu kadencji) w ciekawej formie wyjazdowej;

można by szkolenie ująć w projekcie a wiele projektów zakłada uczestnictwo

„pracowników” w projekcie jako możliwy wkład własny. Warto od razu pomyśleć o

szkoleniu zastępców/następców dla tych osób. Drugą formą wsparcia byłoby

powołanie zespołu na poziomie chorągwi, którego członkowie mogliby pojechać na

miejsce do hufca i pomagać w rozwiązywaniu konkretnych problemów w ramach

konsultacji.

4

Niepunktualność, nierzetelność, spóźnienia z dostarczaniem

dokumentacji.

Tu rzecz jest nieco trudniejsza – bo skoro ktoś nie ma czasu/chęci do wypełniania

formy papierowej to i założyć by należało że podobnie będzie w przypadku wersji

elektronicznej. Pomocny będzie na pewno bieżący nadzór nad dokumentami, a jeśli w

aplikację będą wbudowane raporty (należałoby zdefiniować, jakie raporty nas

interesują) to w powiązaniu z dostępną grupą konsultantów i konsekwentną polityką

wobec opieszałych powinno być dużo lepiej.

Rotacja kadry w hufcach.

Problemem chyba największym są zmiany we władzach hufca, które czasem obejmują

wszystkich członków – nowe władze potrzebują czasu na wdrożenie. Problem jest

wielopłaszczyznowy i dotyka nie tylko rozliczeń z Komendą Chorągwi, ale także

bieżącej pracy hufca. Rozwiązanie wymaga wielu działań, z których głównym powinna

być praca z kadrą hufców – nie tylko z władzami, ale ze wszystkimi osobami pełniącymi

funkcje instruktorskie. Elementem takich działań mogły by być wizyty konsultantów i

przeprowadzenie np. warsztatów nt. wykorzystania aplikacji do pracy ale także w

szerszym zakresie – organizacji akcji zarobkowych, promocji itp. Tak zupełnie na

marginesie to moim skromnym zdaniem powinno być dużo więcej chorągwi w

hufcach – nie pamiętam na przykład kontroli ChKR w hufcu, a chociaż zapraszamy

władze chorągwi na różnego rodzaju imprezy, i najczęściej się one pojawiają, to

dotyczy to w zasadzie Komendantki oraz Skarbnika – reszta władz jest zupełnie

całkowicie nieznana naszym harcerzom i instruktorom.

3. Podsumowanie.

Reasumując kwestie informatyczne – założyłbym projekt dotyczący wszechstronnej

informatyzacji chorągwi i hufców, finansowany w całości ze środków projektowych.

W najlepszym przypadku dostaniemy nowoczesne narzędzie, które bardzo pomoże

nam w zarządzaniu chorągwią i hufcami, i to w wielu aspektach. W najgorszym

przypadku doposażymy hufce w sprzęt informatyczny.

5

Promocja ZHP na poziomie chorągwi i hufców.

1. Sytuacja.

Obecnie w Chorągwi nie istnieje zespół, który w sposób zorganizowany

zajmowałby się promocją i wizerunkiem, na poziomie hufców takie zespoły są

sporadyczne. Efektem są dość chaotyczne działania dotyczące dbania o nasz wizerunek

i rozdrobnienie w działaniach tam, gdzie o wiele skuteczniej mogli byśmy działać

razem.

Podejmując się zmiany wizerunku i promocji ZHP na terenie działania chorągwi

założyłbym powołanie zespołu ds. promocji i wizerunku i wyposażenie go w budżet

adekwatny do zaplanowanych działań i pełnomocnictwo do współpracy z istniejącymi

w hufcach zespołami, a także organizacji promocji w hufcach, w których jest ona

traktowana „po macoszemu”.

W XXI wieku strony internetowe to rzecz podstawowa, natomiast z tego co widzę w

sieci jest z tym problem – począwszy od strony chorągwianej, skończywszy na

stronach hufców, których komendanci żadnego zapału ani wiedzy w kwestii stron

hufcowych nie mają. Analogicznie sytuacja wygląda w największym darmowym

nośniku informacji – Facebooku.

Sytuacja przedstawia się następująco:

Hufiec Krótki opis strony Uwagi Bartoszyce http://zhpbce.nazwa.pl/www/Joomla/index.php/

Będę nieobiektywny, ale: Strona bardzo rozbudowana, z podziałem tematycznym oraz podziałem na użytkowników zarejestrowanych i niezarejestrowanych. Na stornie wszystkie podstawowe informacje nt hufca, kontakty do instruktorów, bardzo dużo zdjęć.

Brak domeny ZHP, strona pstrokata i hmmm… chaotyczna?

Biskupiec http://hufiecbiskupiec.w.interia.pl

Wiadomości bardzo podstawowe, brak zdjęć.

Brak domeny ZHP, strona wręcz toporna.

Braniewo https://sites.google.com/site/dziennikhufcazhpbraniewo/

Strona zwizualizowana zgodnie z wytycznymi, prosta, przejrzysta, bardzo duża ilość materiałów i zdjęć, aktualizowana na bieżąco. Domena przekierowana na stronę Google – niby OK, ale technicznie do rzeczy podchodząc można więcej.

6

Działdowo http://www.dzialdowo.zhp.pl

Strona z podstawowymi wiadomościami o hufcu. Jest trochę aktualności, galerie, rozkazy. Jak na mój gust nieco nieczytelna. Strona w domenie ZHP.

Elbląg http://www.elblag.zhp.pl/

Strona zwizualizowana zgdonie z wymogami, prosta, czytelna, z logicznym podziałem tematycznym. Mimo dużej ilości materiałów dość prosta w poruszaniu się. W domenie ZHP.

Ełk http://elk.zhp.pl/

Hmmm… Niezwizualizowana, trudna, są aktualności, ale dość monotematycznie. Wiele rzeczy nieaktualnych. W domenie ZHP (chociaż nie wiem dlaczego, bo nie spełnia wymogów).

Brak wizualizacji, okropna forma.

Giżycko http://www.zhpgizycko.pun.pl/

Brak strony – jest tylko forum i facebook. Mało!

Brak strony hufca.

Iława

Brak strony – tylko Facebook.

Kętrzyn Brak strony. Podana na stronie chorągwianej nie działa. Brak strony na Facebooku.

Lidzbark Welski http://www.lidzbark.zhp.pl

Dużo informacji, ale strona strasznie pstrokata. Sporo informacji, nie doszukałem się galerii zdjęć, Strona z długa tradycją – od 2005r! Tylko że przez 10 lat technika nieco poszła do przodu ;). Dość słabe aktualizacje (wg informacji na stronie w Hufcu jest bodaj 35 drużyn). Strona w domenie ZHP.

Morąg

Brak strony – tylko Facebook.

Mrągowo http://mragowo.zhp.pl/

Storna dość prosta, ale z podstawowymi informacjami nt, hufca. Są pewne błędy techniczne (np. dwa menu wiadomości u góry). Aktualizacje OK, trochę brakuje galerii. Strona w domenie ZHP.

Nidzica

Brak strony – przekierowanie na forum. Forum jest niedostępne dla użytkowników niezarejestrowanych. Jest facebook.

Olecko Brak strony. Brak Facebooka. Orneta http://orneta.zhp.pl

Chociaż strona jest w domenie ZHP to – totalna porażka. Brak podstawowych informacji o hufcu, cztery (!) aktualności od grudnia, zerowa aktualizacja. Facebook – OK.

7

Ostróda http://ostroda.zhp.pl

Strona nieco pstrokata i trudna w wyszukiwaniu. Trochę też – „niepoukładana”. Są wszelkie podstawowe informacje nt. hufca. Aktualizacja OK. W domenie ZHP. Na Facebooku konto założone ale pustka jak w próżni kosmicznej …

Pisz Brak strony. Brak Fcaebooka. Rodło http://www.zhp.olsztyn.pl

Storna dość schludna ale nieaktualna (ostatnia „aktualność” z 1.3.2013r). Brak podstawowych informacji (np. Komenda Hufca), a info nt. np. Komisji rewizyjnej nieaktualne. Skomplikowana, hierarchiczna budowa. W domenie ZHP. Facebook OK.

Warmiński http://warminski.zhp.pl/

Storna prosta i zwizualizowana zgodnie z wytycznymi, chociaż czegoś mi w niej brakuje (kolorystyka?). Wszystkie podstawowe informacje są. W domenie ZHP. Facebook ok.

Węgorzewo http://www.wegorzewo.warminskomazurska.zhp.pl/wegorzewo/

Strona zrobiona jako podstrona w domenie chorągwi - nietypowe. Generalnie wszystko OK, chociaż technicznie bym się przyczepił – nie ma np. przycisku powrotu z podstron na stronę główną. Kolorystyka „monchromatyczna” . Facebook OK.

Chorągiew http://warminskomazurska.zhp.pl/

Strona rozbudowana, ale chaotyczna – układ strony przedstawia wiele do życzenia. Bardzo słaba aktualizacja! Facebook OK.

1. Propozycje zmian.

Pierwsze działania dotyczące promocji są dość oczywiste, a mianowicie:

Wymieniona wyżej propozycja utworzenia strony z ofertami hufców i chorągwi

(obozy, rajdy, wydarzenia). Utworzenie podstron z poszczególnych kierunków

działania (kształcenie, promocja, program). Pomoc w tworzeniu i nadzór

techniczny nad stronami poszczególnych hufców. Właściwe pozycjonowanie

tychże stron (czyli działania mające na celu ustalenie właściwych pozycji w

wyszukiwarkach internetowych).

Wizualizacja ZHP, i to zarówno chorągwi jak i hufców – i to rozumiana bardzo

szeroko. Właściwym kierunkiem byłoby ujednolicenie wizerunków ZHP (Tablice

komend, oznaczenia baz obozowych i innych obiektów ZHP, wzory pieczątek,

wzory pism, wzory druków – faktury, karty wypoczynku, karty biwaków itp.). Rzecz

8

niezwykle istotna i w zasadzie będąca na pierwszym miejscu – promocja munduru

i dbanie o przestrzeganie regulaminu mundurowego – nie możemy oczekiwać od

naszych harcerzy, o zuchach nie wspominając, szacunku do munduru i

prawidłowego umundurowania, jeśli instruktorzy pełniący funkcje w hufcach a

nawet w chorągwi łamią regulamin mundurowy w sposób rażący. Zwracanie uwagi

na właściwe umundurowanie daje efekty, chociaż potrzebny jest czas–

przerabiałem to u siebie w hufcu.

Recepta jest jedna – warsztaty, pochwały, nagrody i kary – do skutku. W załącznikach

przykłady pism zwizualizowane w naszym hufcu.

Nawiązanie współpracy z hufcami w zakresie promocji i wizerunku – najpierw w

akcjach prostych i że tak się wyrażę, efektownych dla hufców, z czasem coraz

ściślejszej i w trudniejszych aspektach. Zacząłbym od trzech elementarnych

działań, które de facto i tak są realizowane w olbrzymiej większości hufców: WOŚP,

Dzień Myśli Braterskiej oraz pozyskiwania środków finansowych z 1% podatku

dochodowego na poziomie chorągwi warto by utworzyć bank pomysłów z

gotowymi scenariuszami na obchody DMB oraz wesprzeć działania – w hufcach

które tego potrzebują – dotyczące WOŚP i 1%. Które potrzebują widać po

zestawieniu 1% oraz po kwotach zebranych na WOŚP. Uważam że te okazje, w

sumie dość nie wielkim kosztem, pozwolą na budowanie pozytywnego wizerunku

ZHP w środowiskach lokalnych.

Przykładowe inicjatywy wzmacniające wizerunek ZHP podjęte w naszym hufcu:

- marsz harcerzy z okazji DMB przez miasto z uroczystym apelem w centrum na placu i

akcją zarobkową przeznaczoną na działalność statutową;

http://www.bartsat.pl/video/viewvideo/861/wiadomosci-lokalne/wiadomosci-lokalne-z-

25-lutego-2014-r - od 14 minuty.

- uczestnictwo w apelu służb mundurowych z okazji Konstytucji 3 maja - stałem na

trybunie z generałami!;

Powołanie Zespołu ds Promocji i Wizerunku. Może nie od razu, a raczej w wyniku

sprawdzenia wiedzy, aktywności i zapału (oby nie słomianego) osób

zaangażowanych w WOŚP, DMB i 1%. Zespół będzie niezbędny w działaniach

prowadzonych na poziomie chorągwi oraz do wsparcia działań hufcowych.

Nawiązanie ścisłej współpracy z mediami przede wszystkim lokalnymi, ale także

ogólnopolskimi. Z doświadczenia wiem, że współpraca z mediami przynosi

olbrzymie pozytywne efekty – darmową promocję, „widoczność” na tle

społeczności lokalnej, w moim przypadku także darmową TV i internet – co przy

dobrych kontaktach nie jest trudne do uzyskania.

Znowu posłużę się własnym przykładem – istniejemy w temacie tygodnia w TVK

BartSat, z okazji większych imprez także w radio. Pozytywnie „obsmarowują” nas także

w lokalnej gazecie – de facto mam osobiste kontakty ze wszystkimi mediami ;)

9

Utworzenie Poczty Harcerskiej, wydanie kilku pocztówek „ogólnych” o tematyce

harcerskiej, pocztówek zaprojektowanych przez hufce a także cykliczne wydawanie

pocztówek okolicznościowych (w tym także dotyczących świąt państwowych,

harcerskich etc.).

Pocztówki do wykorzystania na obozach organizowanych przez hufce i chorągiew, ale

także np. do składania życzeń z okazji świąt państwowych, religijnych, harcerskich itd.

Mógłby to być jeden z elementów finansowania akcji promocyjnych.

Nawiązanie ścisłej współpracy z TV ZHP 360 – budowa wizerunku Chorągwi w

ramach ZHP, ale także dostęp do materiałów filmowych TV ZHP 360.

Miałem okazję poznać osobiście szefa TV ZHP 360 i uważam, że tą drogą możemy nie

tylko zbudować pozytywny wizerunek w ZHP na terenie działania Chorągwi i

poszczególnych Hufców (który niekiedy jest dość poważnie nadszarpnięty i

wymagający wręcz starań w celu poprawy – ale w tym też już zdobyłem

doświadczenie w swoim hufcu), ale jednocześnie daje możliwość przeszkolenia naszej

kadry pod kątem pracy z kamerą.

Niektóre z tych działań przyniosą efekty dopiero w dłuższym okresie czasu (bezwład

we wdrażaniu rozwiązań w hufcach porównałbym do wdrożeń w urzędach) i

wymagać będą przełamania biernej postawy u komendantów hufców (a boję się że nie

tylko u komendantów). Muszę jednak obiektywnie stwierdzić, że widzę ogromną

różnicę w przyjmowaniu harcerzy w Bartoszycach pięć lat temu kiedy zacząłem

zajmować się hufcem i teraz, z czego wymierne korzyści już mamy (pozytywny

wizerunek wśród wszystkich samorządów i wszystkich służb mundurowych, czego

wyrazem jest fakt, żę gdy potrzebowaliśmy listów intencyjnych do projektu

uzyskaliśmy ich chyba siedem w ciągu jednego dnia – nie odmówił nam nikt!).

Po pierwszym etapie zaistnienia i zbudowania pozytywnego wizerunku harcerstwa na

terenie Chorągwi należałoby przejść do budowania wizerunku ZHP jako solidnego

partnera biznesowego – tu jednak zależni będziemy także od rzeczywistej materialnej

sytuacji Chorągwi. Wizerunek taki byłby dla nas przydatny przy tworzeniu Fundacji a

wcześniej także organizacji wypoczynku letniego, 1%, organizacji wypoczynku dzieci i

młodzieży. Z drugiej strony pokusiłbym się o budowę wizerunku ZHP jako organizacji

wychowawczej, bezpiecznej i solidnej – w oparciu o dotychczasowe przedsięwzięcia,

na których że tak powiem „nic strasznego” się nie stało, ale także ratowników ZHP i

elementy pierwszej pomocy które u nas obecne są wszędzie.