PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE …

HÉCTOR AUGUSTO MONSALVE RESTREPO - Alcalde Municipal

2012-2015 Copacabana es Tuyo y Mío

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE COPACABANA

ADOPTADO MEDIANTE DECRETO 123 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2010.

ELABORADO POR:

LINA MARÍA ZAPATA CASAS ARCHIVO CENTRAL

COPACABANA MARZO 2012. VERSION 01

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE COPACABANA 2012

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ÍNDICE

INTRODUCCIÒN.

1. RESEÑA HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES……………………4 2. SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVOS Y FUNCIONES…………………………5 2.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA…………………………………….6 2.2. ARCHIVO CENTRAL INTERMEDIO……………………………………………6 2.3. ARCHIVO HISTÓRICO Y MUSEO HISTORICO………………………………6 Funciones Archivo Histórico Funciones Museo Histórico 2.4. ARCHIVO GENERAL…………………………………………………………….9 Funciones 2.5. COMITÉ DE ARCHIVO…………………………………………………………11 Funciones 2.6. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS………………….……………..12 Funciones 2.7. CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS……………………….…………….13 Funciones 3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL…………………………………..….14 4. TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL…………………………….……..14 5. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL………………………….…………14 5.1. OBJETO…………………………………………………………….………….…14 5.2. OBJETIVOS………………………………………………………….…………..15 5.3. ALCANCE……………………………………………………………………..….16 6. MARCO NORMATIVO………………………………………………………………16 7. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL..26 7.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS ENTIDADES

PÚBLICAS COLOMBIANAS.......................................................................26 7.2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LOCALIDAD EN EL MUNICIPIO DE

COPACABANA………………………………………………………………….27 7.3. EL CONCEPTO DE CALIDAD EN LA DOCUMENTACIÓN……………….28 Pensamiento estratégico Principios Misión. Visión. Control de los documentos Control de los registros Finalidad 8. PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL…………………….……………32 8.1. OBJETIVO……………………………………………………….……………….32 8.2. ALCANCE………………………………………………………………………..32 8.3. DEFINICION……………………………………………………………………...32 8.4. FUNCIONES DEL AREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL………………….33 8.5. ACTIVIDADES……………………………………………………………...……33


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9. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL………………………………………...…………36 9.1. INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR…………………..36 9.2. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA…………….…38 9.3. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE COMUNICACIONES

OFICIALES…………………………………………………………………….…40 9.4. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS………………………….……42 9.5. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN…………………………………………….……..43 9.6. TIPOS DE SOPORTES………………………………………………….……...44 9.7. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL………………………………………………45 9.8. NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS…………………….…….45 10. RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EN LA

UNIDAD DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIAY ARCHIVO CENTRAL..45 10.1. GENERALIDADES……………………………………………………………...45 10.2. EXCEPCIONES………………………………………………………………….46 10.3. PROCEDIMIENTO PARA CLASIFICAR LAS COMUNICACIONES

OFICIALES…………………………………………………………………….…47 11. ENVIO DE LAS COMUNICACIONES…………………………………….………47 12. GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS…………………….………48 12.1. OBJETO………………………………………………………………….………48 12.2. ALCANCE………………………………………………………………….…….48 12.3. GLOSARIO………………………………………………………………………48 12.4. CONDICIONES GENERALES…………………………………………………51 12.5. MARCO LEGAL…………………………………………………………………51 13. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

DE GESTIÓN…………………………………………………………………………51 Desarrollo 14. GUIA PARA LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS………………….……….56 14.1. OBJETIVO……………………………………………………………………….56 14.2. ALCANCE………………………………………………………………………..56 14.3. DEFINICIONES…………………………………………………………..……..56 14.4. ACTIVIDADES…………………………………………………………………..58 15. CAMPOS A DILIGENCIAR EN EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES….…..58 16. SERVICIOS EN EL ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL……………………….62 Consulta Préstamo de documentos Normas de préstamo Referencia Reprografía y fotocopiado Asesoría personalizada Capacitación Alerta 17. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACION……………….…………………65 18. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTO………………………….………………..66 19. CONDICIONES DEL EDIFICIO LOCALES Y CUSTODIA DE LA

DOCUMENTACIÓN…………………………………………………………………67 20. GLOSARIO…………………………………………………………………………..70


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21. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………..………………74 ANEXO NRO. 1 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ANEXO NRO. 2 GUIA PARA LA LIMPIEZA DE ARCHIVO. ANEXO NRO. 3 NORMAS DE ELABORACION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA. ANEXO NRO. 4 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.


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INTRODUCCIÒN El Programa de Gestión Documental es la compilación de los lineamientos y directrices impartidas por el Archivo General de la Nación, que se aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y la organización de los archivos en el Municipio de Copacabana; es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos desde la producción hasta la conservación y consulta de los documentos. Tiene como finalidad servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos. La Unidad de Correspondencia y archivo del Municipio de Copacabana, gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, se encuentra en el archivo central, tiene una función de gran importancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación; se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas de cada una de las dependencias, convirtiéndose en fuente primaria de información y consulta. Como unidad de información, dentro de sus funciones debe velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye selección y depuración, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, clasificación, ordenación, descripción, conservación y difusión de la documentación generada por la administración municipal. Este manual está basado entre otros en la aplicación de la Ley General de Archivos 594 de 2000, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el Acuerdo 060 de 2001 y el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.

1. RESEÑA HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES El cargo de jefe de Archivo Municipal fue creado, mediante Acuerdo 004 de 1969 de febrero 13, dependiente de la Tesorería de Rentas Departamentales y se fijaron sus funciones como:

Actualizar en debida forma el archivo de cada una de las dependencias municipales en orden cronológico y por materias.


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Expedir copias solicitadas por las entidades oficiales, semioficiales o particulares, con observación de la ley.

El cargo del personal de archivo aparece referenciado en el organigrama vigente en 1985, bajo la batuta de la Sección de Hacienda y Servicios Generales denominado como Auxiliar de Posesiones y Archivo. En febrero de 1.989 llegan los primeros practicantes del Tecnológico de Antioquia quienes organizaron el Archivo Histórico por asuntos y años; hasta junio de 1.992 el archivo había tenido la colaboración de 25 practicantes. En el año de 1994 la oficina está a cargo de la Secretaría de Hacienda en el cargo denominado como la Sección de Archivo y Correspondencia. Los procedimientos en la Unidad de Correspondencia y Archivo en el municipio de Copacabana, han tenido un desarrollo muy incipiente en el principio, pues aunque corresponden a una responsabilidad definida y asignada por las normas del Archivo General de la Nación correspondiente a los acuerdos que reglamentaron la conformación del Comité de Archivo Municipal, solo fue creado en 1998, mediante resolución nro. 354 del 07 de septiembre, definiendo algunas funciones, posteriormente con el decreto No. 194 de 2008, se da un nuevo aire determinando nuevamente su composición y funciones. Para el año 2004, se realiza una reforma administrativa mediante el decreto 297 del 30 de diciembre y la Unidad de Archivo y Correspondencia queda adscrita a la Secretaría de Gobierno y Gestión Administrativa. En el año 2007, con el contrato No. 139 se realizó el inventario preliminar del acervo documental, a su vez se levantaron Tablas de Retención Documental, aunque estas no fueron aprobadas ni aplicadas como lo estipula el decreto 4124 de 2004. En 2008, se implementa el Sistema Nacional de Archivos con la aplicación del decreto 4124 de 2004 de la siguiente manera: El Consejo Municipal de Archivos del Municipio de Copacabana, fue creado mediante el Decreto No. 187 de 2008 donde se determinaron sus funciones; con el acuerdo 001 de 2008 se aprueba su propio reglamento. El Comité Evaluador de Documentos, fue creado mediante acuerdo No. 002 del 18 de diciembre del Consejo Municipal de Archivo y se determinaron sus funciones. En el año 2008, las Tablas de Retención Documental fueron ajustadas, evaluadas por el Comité Evaluador de Documentos mediante Acta No. 001 del 18 de diciembre; el Consejo Municipal de Archivos las aprobó mediante Acta No. 002 de


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2008; fueron adoptadas y aplicadas mediante resolución de la Alcaldía No. 829 de 2008. Con el decreto 137 de 2009, se crean el Archivo Histórico Municipal y el Museo Histórico. En el año de 2010, mediante el decreto 123 se adopta el Programa de Gestión Documental y con el decreto 124 se crea el Archivo General Municipal. Con el presente documento se busca implementar el programa de Gestión Documental en el Municipio de Copacabana consistente en normalizar sistemáticamente el Programa de Gestión Documental, según las pautas y orientaciones del Archivo General del Nación.

2. SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVOS Y FUNCIONES El Sistema de Archivos del Municipio de Copacabana lo conforman el conjunto de todos los archivos de gestión, central, histórico y general, junto con los servicios de información, técnicos, administrativos grupos y órganos asesores como el Comité de Archivo, Comité Evaluador de Documentos y Consejo Municipal de Archivos a continuación relacionados: 2.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA

Son los archivos de las oficinas productoras que reúne su documentación en trámite, la cual está sometida a continua utilización y consulta administrativa. Lo conforman los documentos desde su génesis hasta el final de su tramitación. Por regla general, estos documentos permanecen en las oficinas durante el período establecido en la Tabla de Retención Documental, por ser documentación activa objeto de frecuente consulta. Transcurrido dicho plazo, ésta documentación será transferida bajo las directrices técnicas del Archivo Central Municipal. 2.2. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

El Archivo Central o intermedio es la unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. 2.3. ARCHIVO HISTÓRICO Y MUSEO HISTORICO

Es el archivo al cual se transfiere desde el archivo central o desde el archivo de gestión, la documentación que ya sea por decisión del correspondiente Comité de


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Archivo o según lo establecido en las Tablas de Valoración Documental, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

En el Municipio de Copacabana se creó el Archivo Histórico y el Museo Histórico,

como órganos adscritos a la Casa de la Cultura Fundadora de Pueblos de la

Secretaría de Educación y Cultura de Copacabana, con el fin de rescatar,

preservar, conservar y divulgar el patrimonio documental; así mismo facilitar la

investigación, fortalecer la identidad cultural y el patrimonio documental, cultural y

artístico de los Copacabanenses.

Funciones Archivo Histórico

Apoyar y estimular la investigación de la información contenida en el Archivo Histórico del Municipio de Copacabana a partir de las fuentes primarias y secundarias.

Recibir las transferencias de documentación que efectúen los órganos ejecutores municipales que integran el Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con los reglamentos archivísticos municipales vigentes.

Recibir las transferencias de documentación o fondos documentales que hacen parte del Archivo Central o de Gestión de la Administración Municipal como resultado de la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

El Archivo Histórico también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación, que ameriten su conservación permanente dado el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura, de acuerdo con las políticas y la normatividad archivística vigente.

Velar por el cumplimiento de las funciones establecidas para el Consejo Municipal de Archivo. Dichas funciones están dadas por la normatividad archivística vigente.

Adoptar las Tablas de Valoración Documental aprobadas por el Concejo Municipal de Archivos, que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y propiciar los mecanismos necesarios para su aplicación.


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Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de lo señalado en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental de las entidades municipales, así como aquel que se le confíe en custodia, de acuerdo con los reglamentos archivísticos municipales vigentes.

Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos municipales para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica para el Municipio de Copacabana.

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulen la materia.

Asesorar y emitir conceptos técnicos ante el Consejo Municipal de Archivos en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivos, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

Publicar y difundir obras de interés archivístico.

Allí reposarán todas las colecciones bibliográficas (monografías, repertorios históricos y demás) y los documentales que el municipio de Copacabana a lo largo de su historia ha generado.

Funciones Museo Histórico

Rescatar, preservar, conservar y divulgar el patrimonio cultural del Municipio, el cual está constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura local.

Conservar, estudiar, poner de relieve por diversos medios y esencialmente exhibir para el aprovechamiento y la educación del ciudadano y de los


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usuarios, las colecciones de objetos de interés artístico, histórico, cultural, científico y técnico del municipio de Copacabana.

Recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos municipales, departamentales y nacionales.

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan la materia.

2.4. ARCHIVO GENERAL

Es la cabeza del Sistema de Archivos del Municipio de Copacabana. El Archivo

General del Municipio de Copacabana, está compuesto por el Archivo Central y el

Archivo Histórico fue creado con el fin de rescatar, conservar y divulgar el

patrimonio documental; así como de facilitar la investigación y fortalecer la

identidad cultural de los Copacabanenses.

Funciones

Coadyuvar en la aplicación de los principios archivísticos consagrados en la Ley y en el desarrollo de las políticas trazadas por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION a través del Sistema Nacional de Archivos.

Colaborar con los Comités y Consejos Municipales y Departamentales de Archivo y demás órganos asesores del sistema en la aplicación de las normas archivísticas para el fortalecimiento de los archivos.

Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación del archivo central, histórico, gestión del Municipio.

Controlar la recepción, radicación, distribución y envió de la correspondencia que genere la actividad del municipio y ejercer vigilancia para que estas funciones se cumplan con la debida reserva, oportunidad y orden consecutivo.

Atender la prestación de los servicios archivísticos y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y reserva de la información contenida en los documentos de archivo en los casos señalados por la Ley, y por la adecuada utilización de los mismos.


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Recibir las transferencias documentales o fondos documentales que hacen parte de los archivos central y de gestión de la administración municipal, como resultado de la aplicación de las Tablas de Retención.

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental de las entidades municipales, así como el que se le confíe en custodia, de acuerdo con los reglamentos archivísticos municipales vigentes.

Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos municipales, para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan la materia.

Asesorar y emitir conceptos técnicos ante el Consejo Municipal de Archivos en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

Adelantar estudios sobre temas relacionados con el área de su especialidad y preparar material didáctico para su difusión y publicación.

Participar en el diseño y adaptación de método y procedimientos para la modernización del trabajo archivísticos y la prestación ágil de los correspondientes servicios.

Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitación al archivo dirigida a los funcionarios de la administración municipal, entidad descentralizada y a la comunidad en general.

Apoyar la elaboración de los proyectos de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental de la Administración Municipal.

Presentar informes periódicos de gestión y otros que le fueran solicitados.


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2.5. COMITÉ DE ARCHIVO Es el grupo asesor de alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las

políticas archivísticas, de definir los programas de gestión de documentos y de

hacer recomendaciones referentes a los procesos administrativos y técnicos de los

archivos.

El Comité Municipal de Archivo del Municipio de Copacabana fue creado mediante Resolución Nro. 354 del 07 de septiembre de 1998, posteriormente, con el Decreto No. 194 de 2008 se determina la composición del Comité de Archivo. Funciones

Proponer los criterios y directrices sobre transferencia, selección y

eliminación de documentos; así mismo, todo lo relacionado con la gestión

documental.

Proponer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de

la documentación activa, contenida en los archivos de gestión de las

diferentes unidades administrativas.

Proponer las directrices para la correcta ubicación física de la

documentación y establecer las condiciones idóneas que deben reunir las

instalaciones para su utilización y seguridad.

Impulsar las actividades de capacitación y establecer los contenidos para la

formación de los funcionarios y/o usuarios en cuanto a la organización y el

tratamiento técnico de la documentación.

Desarrollar y participar en actividades de difusión del patrimonio

documental del municipio en apoyo a la misión institucional.

Velar por la creación, conformación y conservación del Archivo Histórico del

Municipio de Copacabana.

Proponer, bajo criterios técnicos, administrativos, jurídicos, legales e

históricos, los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su

ciclo de vida y determinar su accesibilidad.


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Proponer las tablas de Retención Documental ante el Comité Evaluador de

Documentos, para establecer el tiempo de permanencia de los documentos

en las diferentes etapas de su ciclo vital en la administración municipal.

Supervisar y controlar los Archivos de Gestión en las diferentes

dependencias del municipio.

Coordinar la ejecución de los diferentes planes y programas archivísticos

del Archivo Municipal.

Presentar informes ante el Consejo Municipal y Departamental de Archivos.

El Comité de Archivo se reunirá trimestralmente.

Las demás funciones que sean asignadas por las normas que se expidan

sobre la materia.

2.6. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS Es el órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos

Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:

• El valor secundario de los documentos de las entidades públicas y de las

privadas que cumplen funciones públicas.

• La eliminación de los documentos a los que no se les pueda aplicar

valoración documental.

• La evaluación de las Tablas de Retención Documental y de las Tablas de

Valoración Documental.

El Comité Evaluador de Documentos fue creado mediante acuerdo No. 002 del 18 de diciembre 2008 del Consejo Municipal de Archivo. Funciones

Estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, para los


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archivos del orden municipal, según las políticas trazadas por el Archivo General de la Nación.

Resolver con base en las disposiciones generales del AGN y en las normas jurídicas, las consultas sobre eliminación de documentos en las entidades de orden municipal.

Tramitar ante el Consejo Municipal de Archivos el concepto sobre las propuestas de tablas de retención documental, tablas de valoración documental y de eliminación de documentos de las entidades bajo su jurisdicción.

2.7. CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS Es el órgano encargado de dirigir y coordinar la función archivística a nivel municipal y de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación. El Consejo Municipal de Archivos del Municipio de Copacabana, fue creado mediante el Decreto No. 187 de 2008, y se determinaron sus funciones con el Acuerdo 001 de 2008. Se aprueba su propio reglamento así: Funciones

Expedir su propio reglamento.

Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas.

Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el consejo directivo del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definición de la política archivística.

Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo.

Crear el Comité Evaluador de Documentos.

Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial.

Ejercer funciones de asistencia técnica (Art. 6, Ley 595 de 2000).


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Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de la ley.

3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales

se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos.

Las Tablas de Retención Documental fueron ajustadas, evaluadas y aprobadas por el Comité Evaluador de Documentos mediante Acta No. 001 del 18 de diciembre de 2008. El Consejo Municipal de Archivos las aprobó definitivamente, mediante Acta No. 002 y fueron adoptadas y aplicadas mediante la resolución 829 de 2008 de Alcaldía. 4. TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo

de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Las Tablas de Valoración Documental serán aprobadas por el Consejo Municipal

de Archivos cuando se inicie el proyecto de organización del Archivo Histórico

Municipal.

5. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5.1. OBJETO GENERAL El Programa Gestión Documental del Municipio de Copacabana está estructurado bajo el concepto de “archivo total” atendiendo inicialmente al ciclo vital de los documentos en sus etapas de: Archivo de Gestión, el cual está en las oficinas donde permanecen los documentos en su fase inicial luego de su producción y trámite, para ser consultados y de Archivo Central donde se dispondrá de un espacio debidamente administrado en el cual los documentos cumplirán su etapa precaucional y por último en el Archivo Histórico donde la documentación cumple su ciclo vital. La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las

entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación

deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las


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entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la

administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio

técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan

con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b)

Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta

aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y

operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información

contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”

5.2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Normalizar sistemáticamente el Programa de Gestión Documental en el Municipio de Copacabana para orientar a las dependencias y hacer más eficiente su implantación; coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones con las diferentes dependencias de la Administración y la comunidad para que contribuyan a la calidad y oportunidad en la toma de decisiones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procedimientos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.

Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Administración Central.

Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de las comunicaciones oficiales en el municipio de Copacabana, para el recibo, despacho y archivo de las mismas.

Orientar al servicio de la comunidad y los servidores públicos los recursos informáticos de la Administración Central.


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5.3. ALCANCE

Aplica a los funcionarios de la Administración Municipal de Copacabana y los terceros que ejerzan funciones propias de la administración. El presente documento define cómo se generan, organizan y se disponen para su consulta los documentos e información producidos en cada uno de los procesos administrativos, de acuerdo con las etapas del ciclo vital del documento.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEGESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primarios

Valores secundarios

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

6. MARCO NORMATIVO El programa de Gestión Documental del Municipio de Copacabana se ajusta a las

diferentes normas relacionadas con el asunto, proferidas por el municipio, así

como las que le son directamente aplicables proferidas por El Archivo General de

la Nación, el Gobierno Nacional y el Estado, a través de sus diferentes órganos.

Las normas que sirven de base, en sus categorías de Constitución Política, leyes,

decretos, resoluciones, acuerdos, circulares, códigos y normas técnicas, son las

siguientes:

Constitución Política de Colombia

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas

culturales y naturales de la nación”.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar

y a su buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual


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modo tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se

hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades

públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetaran la libertad y

demás garantías consagradas en la constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos

y con las formalidades que establezca la ley.

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y

la de fundar medios masivos de comunicación”.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la

rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta

resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones

privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Artículo 27. El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras

comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardos, el patrimonio

arqueológico de la nación y los demás bienes que determine la ley, son

inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura

de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la

educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en

todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional.

Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres.

Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y,

en general, a la cultura ”.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la nación está bajo la protección del estado.

El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad

nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e


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imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se

encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que

pudieren tener los grupos étnicos en territorios de riqueza arqueológica”.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos

públicos, salvo los casos que establezca la ley”.

Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la

constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse

como negocios de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren

expresamente en ellos.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la

comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El

ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta constitución implica

responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la constitución y las

leyes.

Son deberes de la persona y el ciudadano:

1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios.

2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;

3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legitimante constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales;

4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;

5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;

6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;

7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de justicia;

8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano;


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9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del estado dentro de conceptos de justicia y equidad”

Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el

gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a este y plantear y

desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones

legales, se les garantiza los siguientes derechos: De acceso a la información y

la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del

estado de acuerdo con al representación obtenida en las elecciones para

congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de

comunicación del estado frente tergiversaciones graves y evidentes o ataques

públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los

organismos electorales…”

Artículo 113. “Son ramas del poder público la legislativa, la ejecutiva y la

judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e

independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del estado. Los

diferentes órganos del estado tienen funciones separadas pero colaboran

armónicamente para la realización de sus fines”

Leyes:

Ley 4 de 1993 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir

inventariados los documentos de los archivos.

Ley 47 de 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 45 de 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios

Ley 40 de 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.

Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio

cultural.

Ley 163 de 1959 Sobre protección de patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.

Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clínicas.


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Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor.

Ley 57 de 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Ley 63 de 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y

transferencia ilegal de los bienes culturales.

Ley 6 de 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos

tributarios.

Ley 31 de 1992 (Arts.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos

Bancos de la República.

Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

Ley 80 de 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.

Ley 44 de 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios públicos.

Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la

organización y funcionamiento de los municipios.

Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ).

Ley 270 de 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la

Administración de Justicia (Art.95).

Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de

los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se

establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral 1.5 y 22 Artículo

35 numeral 8,13 y 21).

Ley 795 de 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema

Financiera (Artículo 22).

Normas Técnicas Colombianas

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?q=node/138


21

NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre

películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y

35mm. Técnicas de operación.

NTC 4080: .Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme

con su significado, aplicación y localización. Clasificación

de Microfilmes.

NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística

NTC 4436: Información y Documentación. Papel para documentos de

archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos.

NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de

microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series.

Procedimiento de operación.

NTC 5421: Micrografía medición de densidad de microfilmes

NTCGP1000:2009. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública.

ISO 9001:2008. Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.

MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno.

Acuerdos expedidos por el Archivo General de la Nación

Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995,que modifica el Acuerdo 7 de junio de 1994

Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prórroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los organismos nacionales

Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

Acuerdo 08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación.

http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/acuerdos/A02-96.doc







22

Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación, ordenado por el Decreto 1382 de 1995

Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 12 de 1995 Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 “Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Integración Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 “Reglamento General de Archivos” Órganos de Dirección, Coordinación y Asesorías

Acuerdo 027-2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994

Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, Reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 41 de 2002 Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 47 de 2000 Desarrolla el artículo 43 del capítulo V Acceso a los Documentos del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos “Restricciones por razones de Conservación”.

Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de documentos...”del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”





http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/acuerdos/A016-02.rtf













23

Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artículo 49 del título VII “Conservación de documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo”

Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artículo 45 “Requisitos para la Consulta”, del capítulo 5 “Acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

Acuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de 2000.

Decretos:

Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da

valor probatorio.

Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y

prohíbe la incineración de documentos microfilmados.

Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación

del patrimonio histórico, artístico, monumentos.

Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)

Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13

al 16).

Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección

a los archivos. (Artículos 1 a 5)

Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información

tributaria.(Artículo 633)

Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

(Artículos 31 a 33)

Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores

(Artículo 51)

Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96)






24

Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios

tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134)

Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3)

Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes

(Artículo 11)

Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente

indispensable. parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes

Cámara de Comercio.

Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al

Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central

de la Rama Ejecutiva.

Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de

sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la

entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de

tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el

uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13,

16, 18, 19, 26 y 29).

Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62)

Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrónicas.

Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica

de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Decreto 1725 de 1997: División de documentos DIAN. (Artículo 54)

Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9

información laboral empleados).

Decreto 254 de 2000: Expide el régimen para la liquidación de las Entidades

Públicas del Orden Nacional (Artículo 39)


25

Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y

Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley

527 de 1999.

Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11,

Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II

“Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.

Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema

General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia

de las hojas de vida. (Artículo 12)

Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable

a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa

administrativa.

Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los

Archivos en Colombia.

Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Decreto 1227 de 2005: Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera

Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales

necesarios.

Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias

Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia

urbanística otorgada).

Decreto 1126 de 1999: Artículo 1. Integración del Sector Administrativo de

Cultura. El Sector Administrativo de Cultura está integrado por el Ministerio de

Cultura como organismo rector, el cual tendrá a cargo la orientación del ejercicio

de las funciones que competen a sus entidades adscritas y vinculadas, sin

perjuicio de las potestades de decisión que le corresponden.

Resoluciones:

Resolución 142 de 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la

Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos.


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Resolución 033 de 1997 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos

Eclesiásticos, de Iglesias, Cultos y Religiones.

Resolución 147 de 1997 Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la

Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución 049 de 1998 Crea el Comité de Gestión de Documentos del Sistema

Nacional de Archivos.

Resolución 068 de 1998 Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de la

Resolución 142 de 1996

Resolución 1995 DE 1999 Establece normas para el manejo de la Histórica

Clínica (Expedida por el Ministerio de Salud)

Resolución 081 DE 2001 Adopta el Programa de Gestión Documental y se

aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución 019 de 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del Sistema

Nacional de Archivos, creado por la Resolución 049 del 16 de febrero de 1998.

Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la

Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución 083 de 2004 Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del

Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. (Derogada por Resolución

183 de 2004)

Resolución 183 de 2004 Por la cual se crea el Comité de Archivo del Archivo

General de la Nación (derogo las Resoluciones Nos. 106 de 1995, 228 de 2000 y

083 de 2004)

Resolución 023 de 2007 Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo

General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes y servicios.

7. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 7.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS ENTIDADES

PÚBLICAS COLOMBIANAS.

El Estado colombiano en procura de mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y atención a los ciudadanos, buscó la manera de impulsar la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad “como una herramienta de gestión sistemática y

http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/r1832004.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/r0232007.pdf


27

transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados; la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones, asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”. Ley 872 de 2003, artículo 1º. 8. TCGP 1000 En este orden de ideas, el Gobierno Nacional, a través del Decreto 4110 de 2004 adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, en la cual se especifican los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a entidades obligadas por la Ley 872 de 2003; ésta se constituye en una herramienta de gestión que permitirá dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las mismas. La norma NTCGP 1000:2004 es una analogía de la norma ISO 9001:2000, y en ella, de manera adicional, se utiliza el término “Entidad” para hacer referencia a todas aquellas entidades y organismos a los cuales le es aplicable; así mismo, retoma de la norma ISO 9001:2000 la metodología del círculo de calidad conocido como PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar) (ver figura 2 del anexo 1); sin embargo, su propósito no es establecer uniformidad en la estructura y en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades, puesto que reconoce que éstas están influenciadas por diferentes marcos legales, objetivos, estructuras, tamaños, necesidades, procesos, productos y/o los servicios que suministran. 7.2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL MUNICIPIO DE

COPACABANA

La iniciación del proceso de la certificación bajo la norma ISO 9001:2000 se realizó con recursos asignados por instituciones co-financiadoras como la Federación Colombiana de Municipios, VNG Holandesa y la Administración Municipal. Tales recursos fueron ejecutados en formación de líderes, en documentación, en implementación y difusión del Sistema de Gestión de la Calidad con todos los funcionarios de la administración y con la comunidad; en las auditorías externas, en material didáctico, entre otros. La implementación de la norma NTCGP 1000:2004 se realizó con recursos propios.

En el 2009, la meta propuesta desde el plan de desarrollo 2008-2011 “El Tiempo de la Gente” era implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004 y sostener el certificado bajo la norma ISO 9001:2000. De acuerdo a ésta última, el 20 de mayo de 2009 se obtuvo la certificación de los procesos misionales y de la prestación de servicios incluyendo: salud, educación,


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desarrollo y bienestar social; vigilancia y control, infraestructura, planeación, hacienda, tránsito y transporte y el proceso inspección.

La Administración Municipal tiene a cargo los siguientes procesos: Apoyo, Estratégicos, Misionales y Evaluación. Dentro del proceso de Apoyo se cuenta con cuatro procedimientos: Gestión Jurídica, Gestión de Recurso Físico e Informática, Gestión Administrativa, Contratación de Bienes y Servicios.

7.3. EL CONCEPTO DE CALIDAD EN LA DOCUMENTACIÓN

De acuerdo con la bibliografía y con las experiencias consultadas, el concepto de calidad en la documentación (o estudios que aborden específicamente el tema de calidad en la información), es relativamente nuevo y en algunos países es demasiado incipiente.

En nuestro país se evidencia el interés que otorga al tema, tanto el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística, como las escuelas y facultades de Bibliotecología y Archivística. Aunque el tema de calidad debe permear todos los procesos institucionales, la parte documental sólo se retoma de manera soslayada al momento de elaborar los Manuales de Calidad, es decir, se ve como un requisito y no como un proceso vital susceptible de mejoramiento y necesario como columna, sobre el cual se sostiene todo desarrollo de calidad. Para María Pinto Molina*, la calidad, en el dominio de la información y de la documentación, estriba en que el cliente (usuario) esté satisfecho no solo en cuanto al contenido de la información suministrada, sino también en cuanto la presentación y el servicio asociados a este suministro. Pensamiento Estratégico Plan Estratégico • Considerar al cliente (usuario) como un punto de referencia. Promover la mejora continua de todos los procedimientos y actividades relacionados con la Gestión de Documentos en el municipio. • Fomentar el desarrollo e implementación del proceso de Gestión Documental como un activo intangible del municipio. *(Docente de la Facultad de Documentación de la Universidad de Granada (E.), en GESTIÓN DE CALIDAD EN DOCUMENTACIÓN en Internet: Revista de Biblioteconomía y Documentación, Vol. 1, 1998, pps 171-183).


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Principios • Universalidad. Los funcionarios y ciudadanos en ejercicio del derecho a la información, podrán acceder a los documentos de archivo, siempre que estos no se encuentren bajo ningún tipo de reserva (legal o documental). • Integralidad. Los planes, programas, proyectos y actividades de la Unidad de Correspondencia y Archivo, estarán orientados y articulados con la misión del municipio. • Co-responsabilidad. La responsabilidad será en conjunto de todos los funcionarios para el desarrollo del procedimiento de gestión documental. • Oportunidad. Los servicios de información serán prestados en el momento oportuno. • Sentido de Pertenencia. Se generará identidad institucional a través de la estandarización de los procedimientos de producción documental. Misión

Dirigir y coordinar todas las acciones orientadas a la custodia, conservación y administración del patrimonio documental del municipio, poniéndolo al servicio de los usuarios. Velar por el desarrollo y la aplicación de técnicas y tecnologías de producción, clasificación, conservación, accesibilidad, difusión y consulta del acervo documental institucional. Visión

El Municipio de Copacabana fundamentará y estructurará su propio Sistema de Gestión Documental mediante la organización de su producción documental y de los archivos que servirán en el futuro como testimonio histórico del quehacer institucional en sus actividades investigativas y administrativas.

En el corto plazo, la Unidad de Correspondencia y Archivo del Municipio de Copacabana, se constituirá en la autoridad interna en materia de asesoría para la organización del Archivo Central, del Archivo de Gestión y del Archivo Histórico; igualmente, a mediano plazo, propenderá ser modelo de gestión documental a nivel territorial.


30

Control de documentos Todos los documentos de calidad requeridos por el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y los relacionados con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008 compatible con NTCGP 1000:2009, serán administrados por el Sistema Integrado de Gestión. La Dirección del Sistema Integrado de Gestión mantendrá copia controlada de todos los documentos actualizados del Sistema de Gestión de la Calidad en la “Carpeta de Calidad”. Los procedimientos documentados para el proceso de gestión documental son los siguientes:

Gestión Documental.

Guía para la organización de archivos.

Guía para las transferencias de archivos.

Control de registros Todos los registros relacionados con la calidad del procedimiento de Gestión Documental permanecerán en los documentos y expedientes de archivo en cada una de las fases (Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico), y aquellos relacionados con la gestión en el Archivo Central, estarán en la Unidad de Correspondencia y Archivo. Además, el administrador del SIG deberá establecer un método para asegurar que todos los registros necesarios para proporcionar la evidencia de conformidad con los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2008 – NTCGP 100:2009, así como evidenciar la operación eficaz del SIG, se encuentren legibles, fácilmente identificables y recuperables. Los registros documentados para el proceso de Gestión Documental serán los siguientes:

Planilla control de entrega de comunicaciones oficiales recibidas.

Programación transferencias documentales.

Control de consulta y préstamo de documentación.


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Los registros de circular, acta y todos los actos administrativos serán administrados por la Oficina de Jurídica, (Ver numeral 9.7, diplomacia documental, numeración de actos administrativos). El administrador del SIG ha establecido las siguientes políticas con relación al Control de los Registros del SIG:

Todos los registros del SIG deben ser legibles.

Los registros deben estar claramente identificados, ser fácilmente localizables y estar almacenados en condiciones que eviten su daño, deterioro o pérdida.

El personal involucrado en la recolección y el tratamiento de los datos para los registros, debe estar capacitado y debe recibir instrucciones adecuadas que aseguren la generación correcta de los registros.

Finalidad: Un programa de Gestión documental tiene como finalidad:

Resalta la importancia de los documentos y archivos, como lenguaje natural de los diferentes procesos administrativos y el caso de la Administración pública, como el lenguaje para el funcionamiento de la misma, como medio de participación ciudadana y como apoyo a la transparencia y control de la gestión pública y garantía de los derechos ciudadanos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, cumpliendo con las normas, procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, así como la normalización y estandarización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la producción de materiales soportes y equipos de calidad que a la vez contribuyan a preservar el medio ambiente.

Estandarizar y normalizar el recibo, radicación y distribución de correspondencia, con el uso eficiente de correo y mensajería.

Regular y normalizar el manejo el manejo de los sistemas de administración de documentos y archivos, con base en el concepto de archivo total y los principios de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.


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Establecer los mecanismos para aplicar las Tablas de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

Recuperar la información en forma oportuna.

Orientar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

Para efectos de conceptualización del proceso de Gestión Documental, se determinan los siguientes procedimientos y guías que están interrelacionados entre sí, y que se desarrollarán en los Archivos de Gestión y en la Unidad de Correspondencia y archivo durante las etapas del ciclo vital del documento, a saber: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. 8. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL 8.1. OBJETIVO

Establecer las directrices que orienten y regulen el procedimiento de Gestión

Documental en el Municipio de Copacabana.

8.2. ALCANCE

Inicio: Recepción de comunicaciones oficiales, documentación interna, externa y

recibida.

Final: Entrega y despacho de las comunicaciones. Organización del archivo físico.

8.3. DEFINICIÓN

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por

las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación.


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8.4. FUNCIONES ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Serán funciones de la Unidad de Correspondencia y archivo las siguientes:

Implementar y administrar el Sistema de Gestión Documental del Municipio de Copacabana, conformado por las siguientes áreas:

Producción o Recepción Distribución Tramite Consulta Retención Almacenamiento Recuperación Preservación Disposición final de Documentos

Implementar y administrar de manera centralizada un sistema de archivo físico y virtual a nivel municipal.

Elaborar los manuales necesarios para el establecimiento y funcionamiento del Sistema de Gestión Documental del Municipio.

Implementar y administrar un sistema de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

Elaborar, implementar y actualizar las TRD y las TVD del municipio.

Garantizar el servicio de consulta y préstamo de documentos.

Garantizar la seguridad e integridad de la documentación física.

8.5. ACTIVIDADES

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y

diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones

propias de cada dependencia de la Administración Municipal.

En la Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso

común a la Administración, validados por el Sistema Integrado de Gestión

como control de documentos y control de registros.


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Se reciben las comunicaciones oficiales o la documentación que se genera dentro de la Administración Municipal a través de los funcionarios públicos, o por usuarios externos (comunidad y/o entes externos) mediante solicitud directa.

Se revisan y se verifican las comunicaciones oficiales y la documentación

de acuerdo con las normas internas, se corroboran firmas, fechas, número

de copias, y si las comunicaciones contienen anexos y se verifica la entrega

y concordancia de los mismos.

NOTA: Todas las comunicaciones que se generen dentro de la

administración municipal de Copacabana se elaboraran en tres juegos,

original para el destinatario, primera copia para el consecutivo y segunda

copia para la carpeta o expediente del asunto. En caso de varios

destinatarios, se elaborará una copia para cada uno; además para cumplir

con las normas sobre radicación de documentos, no se podrá reservar

números de radicados, ni habrá números repetidos, enmendados,

corregidos o tachados, igualmente en los textos tampoco se deben

presentar enmendaduras.

Si el documento no cumple con las normas internas, se devuelve a la persona que lo envía indicándole la razón de devolución para que efectué la corrección respectiva, si esto no es posible, se recibe como anónimo, no se radica y se envía a la dependencia respectiva para su trámite.

El documento que cumple con las normas internas, continúa con el procedimiento de radicación.

Se radican las comunicaciones oficiales asignándole un número consecutivo, fecha y hora de recibo si es posible, en el extremo superior derecho con el respectivo radicador, de acuerdo con su naturaleza, ya sea interno, externo o recibido.

Se asegura la entrega al usuario externo del comprobante del documento radicado, es decir, copia del mismo con fecha y No. de radicado.

Se ingresa al sistema la información que identifica las comunicaciones y documentos; se digitaliza si es necesario, luego se ingresan los datos claves como Destinatario, Remitente, Asunto, Fecha y Radicado, para la administración y recuperación de la información. Se imprime la respectiva Planilla de Control de Entrega de Comunicaciones oficiales. (Ver Anexo No. 1), y se entrega a las dependencias para su tramite respectivo.


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En el caso de las comunicaciones digitalizadas en la oficina de Archivo, la imagen se direccionará a las dependencias correspondientes.

Se distribuyen las comunicaciones internas, externas y recibidas.

Si son comunicaciones internas o recibidas, se entrega al funcionario el documento y se hace firmar la respectiva planilla control de comunicaciones o constancia de la entrega ya sea física o digital.

Si las comunicaciones son externas, se dirigen al destinatario y se regresa con copia firmada donde conste la recepción por parte de éste. Si el documento va dirigido a lugares fuera de la ciudad, se envía por la respectiva empresa de correo o por medios electrónicos con su respectiva constancia de envió.

Se realiza organización documental con clasificación, ordenamiento e inventario de las series documentales; los documentos se ubican físicamente en el área o dependencia correspondiente para su fácil acceso y permanencia. (Ver Guía para la organización de archivos y Tablas de Retención Documental).

Se realizan las transferencias documentales primarias y secundarias según la Guía para la transferencia de archivos y Programación de transferencias documentales (Anexo No. 3).

La documentación se pone a disposición para préstamo y consulta (Ver Servicios en el Archivo Central).

Se realiza medición y seguimiento con el fin de llevar a cabo las acciones respectivas.

Se conservan los registros y documentos de acuerdo con los procedimientos 7.3.5 Control de Registros y 7.3.6 Control de Documentos.


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ANEXO No. 1 PLANILLA CONTROL ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

9. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Los formatos para usos generales en el municipio de Copacabana, consultados y adaptados según la norma ICONTEC 3393, 3234, 3397, 3394. 9.1. INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR CIRCULAR Es la comunicación interna o externa de carácter general, informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin membrete ni logotipo, y serán firmadas por los Secretarios, por el Director General o por el Alcalde; las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.


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PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo. PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla. El encabezado: MUNICIPIO DE COPACABANA, será sólo para las circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membrete. TÍTULO Y NÚMERO El título será: CIRCULAR. Debe ir centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y acompañado por el número consecutivo, que será llevado por la Secretaría General (el número consecutivo es independiente para circulares internas y externas e inicia con 001 cada año). CÓDIGO Es el número que identifica la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o sub-serie al cual corresponde la circular interna o externa según el caso, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA En el caso de circular interna, se escribe la ciudad, seguida por coma (,) y luego la fecha. En el caso de circular externa la fecha será inscrita por el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia, o en su efecto por la oficina jurídica. DESTINATARIO Es el nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación. Debe ir escrito en mayúsculas sostenidas. ASUNTO Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, en mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se redacta el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; tratando solo un asunto por circular.


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DESPEDIDA Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) por ejemplo, Atentamente, o puede ser una frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE Nombres y apellidos en mayúscula sostenida. No se debe utilizar negrilla, ni subrayar o centrar el texto. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS De carácter opcional. Se debe consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR Se consigna uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra. 9.2. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA ACTA Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. MÁRGENES Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo. PARTES DEL ACTA ENCABEZADO Se escribe centrado, en mayúscula sostenida y sin negrilla. TÍTULO Se escribe el nombre del organismo y el carácter de la reunión en mayúscula sostenida y centrado.


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NÚMERO Se escribe ACTA No.__, en mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. Se escribe el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión, iniciando con 01 cada año. CIUDAD Y FECHA Se escribe el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,) dónde se realiza la reunión. HORA Se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión en cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. LUGAR Se escribe el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. ASISTENTES Nombres y apellidos, en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo, separado con coma (,) y con mayúscula inicial. Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité. INVITADOS Nombres y apellidos, en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional, separado con coma (,) y con mayúscula inicial. AUSENTES Nombres y apellidos, en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo, separado con coma (,) y con mayúscula inicial. Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DÍA Se relaciona con números arábigos los puntos reglamentarios como Verificación de quórum, Lectura y aprobación del acta anterior, al igual que los temas a tratar en la reunión. DESARROLLO Se identifica con números arábigos cada punto del desarrollo del texto, escrito a una sola línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe escribir en tiempo pasado. CONVOCATORIA


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Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión. FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS Se escribe el nombre completo de cada uno de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica con bolígrafo de tinta negra. DATOS DEL TRANSCRIPTOR Se escribe el nombre y la primera letra del apellido del transcriptor. ASPECTOS GENERALES

Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y hacer énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

9.3. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE COMUNICACIONES OFICIALES

COMUNICACIÓN OFICIAL Es una comunicación escrita que tiene como objetivo principal dar un mensaje, responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la entidad. Las comunicaciones podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo.


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PARTES DE LA CARTA CÓDIGO Se debe consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguidos de guión (-). Luego, los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, separando con un guión los dos últimos dígitos del año de dicho radicado. CIUDAD En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad. DATOS DEL DESTINATARIO No se debe escribir en negrilla ni subrayar, no se deben usar abreviaturas. En lo posible se escriben los dos apellidos del destinatario, también el nombre de la ciudad, aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando la comunicación está dirigida fuera de la ciudad. ASUNTO Es opcional y constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. SALUDO Es opcional (Apreciado doctor Ramírez). TEXTO Se escribe a una línea entre renglones y a dos líneas entre párrafos. Se redacta el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando únicamente un asunto por carta. DESPEDIDA Es una expresión de cortesía que puede ser breve y seguida por coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE Los nombres y apellidos deben ir en mayúscula sostenida, no se debe utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de


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Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS Es opcional y se debe consignar la cantidad de hojas y el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR Se consigna uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La respuesta a toda comunicación deberá citar el número de radicado del oficio al que se está dando respuesta; y de igual forma adjuntar la solicitud respectiva en el expediente respectivo.

9.4. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS Es el diligenciamiento de los sobres para el envío de documentos, basado en la norma NTC 3369, del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, Icontec. Se realiza la inscripción de los siguientes datos: Nombre del remitente, nombre del destinatario, cargo, dirección, teléfono, fax, ciudad y país. En el caso de medios magnéticos se procede de la siguiente manera: “Cuando se envían dos o más comunicaciones en uno o más disquetes (CD), se debe adjuntar la lista con los nombres de los archivos en él (los) contenidos y sus correspondientes anexos, por tanto, no se deberán incluir más archivos, para agilizar la revisión del antivirus; además cada disquete (CD) se deberá identificar en la etiqueta y a lápiz con el nombre de la dependencia y una vez que se realice el procedimiento de envío o recepción se podrá borrar la información, para que el disquete pueda ser reutilizado”. Resolución No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Art. 3, Numeral 2, párrafo 2. “En razón del riesgo de virus informáticos y con el fin de preservar la información, se deben examinar y vacunar los disquetes (CD), antes y después de remitirlos al Grupo de Correspondencia y Archivo, además deben ser trasladados y guardados en los empaques que fueron entregados por el GCA”. Resolución No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Art. 3, Numeral 2, párrafo 3. Para el transporte de discos magnéticos: “Se deben tomar precauciones adecuadas para el transporte de los discos. Estos deben estar dentro de un empaque protector libre de polvo o materia extraña. Se recomienda que exista un espacio suficiente entre el cartucho y la superficie exterior del empaque final de tal manera que el riesgo de daño de la banda magnética sea despreciable” NTC 2676: “Elementos para informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35 pulgadas) características físicas y dimensionales”.


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La rotulación para identificación de información o archivos dentro de una cinta magnética se hará conforme a la NTC 2896: “Sistemas de procesamiento de la información. Estructura de archivo y rotulado de cintas magnéticas para intercambio de información”. 9.5. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN

“Tintas: deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Se conoce como sistemas de impresión el denominado láser y los de inyección. Se recomienda utilizar cartuchos originales. Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto” (Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001). “Las tintas que se empleen en la generación de documentos de archivo deberán cumplir con las siguientes especificaciones: La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación. La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente fácil y libremente, sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar rápidamente. El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a través de toda la escritura. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond. La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol”. (NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir). De acuerdo con la Circular Interna No.13 de 1999 del Archivo General de la Nación, no se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información. (Archivo General de la Nación. Grupo Laboratorio de Restauración. Concepto Técnico, Diciembre 10 de 2004).


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NOTA: Las comunicaciones oficiales serán firmadas por los funcionarios

autorizados para ello, quienes firmaran con tinta seca de color negro, precisando

un tipo de firma definido y atizándola siempre en cada una de las copias del

documento.

9.6. TIPOS DE SOPORTES En el Acuerdo AGN 060 de 2001, Artículo 9° Conservación documental, se establece que: “Las entidades son responsables de la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requiere adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 “Elementos para Informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. Aplicable a los soportes digitales. Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté entre 7.0 y 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, debe seguirse las instrucciones de sus fabricantes con relación a su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información. “El papel para escribir e imprimir (papel bond): es el destinado a la escritura y a la impresión tipográfica, con buena resistencia al borrado mecánico y con superficies libres de pelusas”. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. Para los soportes digitales se tiene en cuenta la NTC 2676 “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. Los soportes deben revisarse periódicamente, sea cual sea la tecnología empleada para su conservación y si es del caso deben hacerse migraciones o conversiones a otras tecnologías más avanzadas que garanticen la integridad de la información guardada y su reproducción exacta.


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9.7. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL En el Acuerdo AGN 060 de 2001 se destaca lo siguiente: El Artículo 4° señala que las entidades deben establecer qué cargos están autorizados para firmar la documentación externa e interna. El Artículo 6° señala: “Numeración de actos administrativos. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números. No se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto”. El Artículo 14° estipula que las entidades deben establecer en sus manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC existentes para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa, la cual incluye, entre otros, la leyenda de pie de página que debe contener: dirección, número del conmutador, número de fax institucional, dirección de la página web y dirección de correo electrónico de la entidad. 9.8. NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, de que no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. 10. RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EN LA

UNIDAD DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CENTRAL

10.1. GENERALIDADES

La Administración Municipal de Copacabana posee una Unidad de

Correspondencia y archivo, encargada de la recepción, distribución y envió de las

comunicaciones oficiales.


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Las comunicaciones recibidas o emitidas por la Administración Municipal en

ejercicio de sus funciones son consideradas oficiales y en consecuencia se

registran siguiendo el procedimiento gestión documental con código A-GA-P-001 y

la planilla de control de entrega de comunicaciones oficiales recibidas con código

A-GA-F-003 en la Unidad de Gestión de Correspondencia.

Las comunicaciones generan su propio consecutivo y registro, reiniciándose cada

año. Las clases de comunicaciones oficiales según el “Acuerdo No. 060 de 2002

del AGN” son:

Comunicación oficial recibida Comunicación oficial enviada Comunicación oficial interna

Todas las comunicaciones recibidas se abren, a excepción de aquellas en cuyo

sobre estén marcadas como restringidas, confidenciales y/o reservadas; o

correspondencia personal claramente identificable.

NOTA: Todo documento que se reciba vía correo electrónico será impreso y

enviado al archivo general para su trámite como documentos recibido. De igual

forma los documentos vía fax, será fotocopiados y remitidos al archivo para el

trámite respectivo.

Distribución y archivo de las planillas de registro de comunicaciones

Oficiales

Las planillas de registro de comunicaciones se archivarán en el centro de Gestión

de Comunicaciones Oficiales de acuerdo con lo establecido en las Tablas de

Retención Documental.

10.2. EXCEPCIONES

Las comunicaciones oficiales para un funcionario que a título personal lleguen al

Municipio de Copacabana, citando o no el cargo del mismo y que no tengan

trámite para la entidad, no serán radicadas y serán enviadas al funcionario por

fuera del procedimiento de administración de comunicaciones oficiales como:

Los extractos bancarios Cuentas de cobro personales Folletos Publicaciones periódicas Material Bibliográfico que no sea suscripción institucional


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10.3. PROCEDIMIENTO PARA CLASIFICAR COMUNICACIONES OFICIALES

Se clasifican los documentos teniendo en cuenta las diferentes clases que existen

internamente para las comunicaciones oficiales, ya sea personal o general dentro

de cada una de las tendencias del Municipio de Copacabana. Pueden ser: oficios,

cartas, circulares, actas, constancias, informes, memorandos, folletos, revistas y

publicaciones periódicas, y deben estar ubicadas en los casilleros habilitados en

La Unidad de Archivo y Correspondencia.

Correspondencia personal

Es aquella dirigida a nombre propio y tiene carácter privado, personal o

confidencial.

Comunicación oficial del Municipio

Es aquella dirigida al Municipio de Copacabana, a una de sus dependencias o

cargos administrativos.

Folletos, revistas y publicaciones

Son todos aquellos medios que los funcionarios del Municipio de Copacabana

reciben periódicamente ya sea por suscripción, canje, o donación.

Mensajes

Son todas las comunicaciones recibidas a través del fax y que se hacen llegar a

las dependencias o personas interesadas.

11. ENVÍO DE COMUNICACIONES

La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas será realizada por el

Municipio de Copacabana a través del mensajero o de la empresa de correo, a

nivel local, nacional e internacional. Las dependencias deben indicar a la Unidad

de Gestión de Correspondencia el tipo de envió a utilizar por parte del operador de

correo.

Los recorridos internos de mensajería se realizarán dos veces al día de la

siguiente manera:

MAÑANA/HORA TARDE/HORA

1. 8:00AM 1.2:00PM

2. 11: AM 2.4:00PM


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Los recorridos externos se programarán de acuerdo con las necesidades de cada

una de las dependencias y a la programación de los recorridos en la ciudad de

Medellín.

Se contara con la Planilla para control de mensajería, cualquiera sea su versión.

Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:

Correo Normal: Consiste en el envió de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional. Este servicio de correo no es aceptado como elemento de prueba en procesos judiciales.

Correo Certificado: Consiste en el envió de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos judiciales.

Correo Internacional: Consiste en el envió de toda clase de comunicaciones a otros países y está sujeto a convenios internacionales.

Devolución de Comunicaciones Cuando una comunicación oficial emitida por el Municipio de Copacabana sea devuelta por correo, se remitirá a la dependencia correspondiente que determinará si solicita un reenvío o archiva la comunicación. Se dejará constancia de la devolución en la copia del Consecutivo General de Correspondencia. 12. GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 12.1. OBJETO

Establecer los criterios básicos para la apertura y conformación de expedientes,

con base en las Tablas de Retención Documental del Municipio de Copacabana,

con el fin de organizar el Archivo de Gestión y el Archivo Central.

12.2. ALCANCE

Este documento aplica para todas las dependencias y funcionarios del Municipio de

Copacabana.

12.3. GLOSARIO

• Archivo de Gestión o Administrativo


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Es la documentación que se genera y se recibe en cada una de las oficinas del Municipio de Copacabana y que se conserva allí mientras están vigentes los asuntos o series que tratan en su contenido, según las Tablas de Retención Documental.

• Carpeta

Es la unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

• Expediente

Es la unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

• Foliar

Acción de numerar hojas.

• Folio

Hoja.

• Folio recto

Primera cara de un folio. Posee numeración.

• Folio vuelto

Segunda cara de un folio. No posee numeración.

• Serie documental

Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas desde un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. • Subserie documental

Es la división más detallada de una serie, que brinda información específica sobre

un tema o asunto determinado. Ejemplo de Serie: Contratos / Ejemplo de subserie:

Contratos de Asociación. Ejemplo de Serie: Contratos / Ejemplo de subserie:

Contratos de Prestación de Servicios.


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• Tipo documental

Es la unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para su clasificación, descripción y asignación de categoría diplomática Ejemplo de Serie: Contratos / Ejemplo de subserie: Contratos de Servicio / Tipos documentales: Certificado, Disponibilidad presupuestal, Acta de Audiencia Informativa, Acta de Iniciación, Informe de Actividades, Cuenta de Cobro, Acta de Liquidación Final.

• Tabla de Retención Documental (TRD)

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• Unidad Administrativa

Es la unidad técnica y operativa de una institución. En este caso es el Municipio de Copacabana.

• Unidad de Conservación

Es el cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que se garantice su preservación e identificación.

• Principios Archivísticos

El Principio de Orden Original: Es la relación causa-efecto que se

produce entre los documentos, pues existe un documento inicial, otro u

otros que le siguen y, por último, uno o más que concluyen; en otras

palaras, el trámite de la documentación.

Se puede afirmar que el orden original nace en el mismo momento de la

producción documental y debe verse reflejado en los archivos mediante el

correcto ordenamiento de las series, sub-series documentales y

expedientes.

El Principio de Procedencia: Permite saber quién produce los

documentos (unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por

asignación de funciones). Facilita los pasos necesarios de la producción

documental (los procedimientos).


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Principio de integridad documental: Tiene en cuenta los anteriores

principios, conservando la integridad del documento, en cada una de las

unidades de conservación.

12.4. CONDICIONES GENERALES

12.5. MARCO LEGAL

Artículo 4°, literal d, Ley 594 de 2000. Responsabilidad: “Los servidores

públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo

de los documentos.”

Artículo 1º, Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. Establece los criterios

que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las

entidades del Estado, en sus diferentes niveles de organización

administrativa.

Artículo 2º, Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. ”Obligatoriedad de la

organización de los archivos de gestión: Las entidades a las que se les

aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de

conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia

con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad”.

Artículo 34º, numeral 5, Ley 734 de 2002. “Es un deber de cada servidor

público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de

su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga

acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o

utilización indebidos”.

Acuerdo No. 27 de 2006 del Archivo General de la Nación.

13. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Las unidades administrativas del Municipio de Copacabana deben, con

fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la

conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión.

El respectivo Jefe de cada dependencia del Municipio de Copacabana, debe ser el

responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del

archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada

en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.


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Cualquier novedad o cambio que se genere en las Tablas de Retención

Documental, resultante de la aplicación de este documento, debe ser reportado al

Comité de Archivo Municipal y al Comité Evaluador de Documentos, para sus

ajustes respectivos. Adicionalmente, se pueden generar requerimientos de

asesoría cuando: no aparece registrada la serie/subserie documental en la TRD,

no aparece registrado un tipo documental en una serie/subserie, aparece una

serie/ subserie documental o un tipo documental que ya no se utiliza o que no

exista.

Desarrollo

Todos los funcionarios del Municipio de Copacabana, en el momento de abrir una

carpeta y conformar un expediente deben tener en cuenta los siguientes criterios:

La unidad de conservación debe ser la carpeta: carta u oficio, dependiendo del

tamaño de los documentos. No se debe utilizar: A-Z, pastas tres argollas,

bolsas, o cualquier otro elemento no oficial.

Depuración de copias innecesarias, duplicados, documentos de apoyo, los fax

deben ser copiados, ya que el original con el paso del tiempo pierde su

información con facilidad por los componentes del papel.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar únicamente las series

y subseries documentales, correspondientes a las especificadas en las TRD

del Municipio de Copacabana.

Una vez creada la carpeta debe ser inmediatamente incluida dentro del

inventario documental de la dependencia, (Aplicando el Instructivo para el

diligenciamiento del Formato Único de Inventario documental para el Archivo

de Gestión avalado por el Archivo General de la Nación).

Los pasos para la preparación física de la documentación son los siguientes:

se debe eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores,

procurando no ocasionar daño de tipo físico a la documentación, se puede

cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o

con recubrimientos que eviten su oxidación.


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La ubicación física de los documentos en la carpeta debe responder a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se deben ordenar de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

El documento con la fecha más antigua de producción debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta (primer folio de la carpeta.)

El de la fecha más reciente se debe encontrar al final de la misma (último folio

de la carpeta), esto se logra colocando dentro de la carpeta, el gancho

legajador de la siguiente manera, la parte cerrada del gancho legajador quede

en la parte inicial de la carpeta de modo que el documento de la fecha más

antigua este fijada por éste, y el documento más reciente en la parte de atrás

de la carpeta donde se pueda seguir archivando hasta que se completen los

200 folios.

En el caso de que un documento tenga más de 200 folios y su total sea 230, se

puede archivar toda la documentación en una sola carpeta respetando el

principio integridad documental.

Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad

del último documento a archivar) la documentación deberá numerarse

consecutivamente y cronológicamente así:


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Utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde 1 en adelante, en la esquina superior derecha de manera legible y sin enmendaduras.

Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño están doblados, se numerarán como un solo folio. Los impresos insertos, en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo.

Los folios totalmente en blanco (es decir que no contengan información en el recto o en el vuelto), no se deben foliar, ni enviar en la transferencia documental. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse pero si foliarse.

Cada una de las carpetas se deben foliar una vez hayan cumplido su vigencia /o tramite, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular en la parte superior derecha

o en la parte inferior de tal forma que permita su ágil ubicación y recuperación,

con los siguientes datos:

Nombre de la Entidad:

Código dependencia- Código Serie y/o Subserie.

Sigla, código ó nombre completo del Área.

Código nombre de la Serie y/o Subserie (sí la tiene).

Nombre Específico de la carpeta o expediente.

Fecha de apertura (Fecha del primer documento).

Fecha de cierre (Fecha del último documento).

Número de la unidad de conservación No. ___ de ___ (Cuando un expediente esté

Compuesto por más de dos unidades de conservación, es decir carpetas):

Folios (Número de hojas que contiene la carpeta).

Número de caja:


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Ejemplo:

MUNICIPIO DE COPACABANA

10 - SECRETARÌA DE INFRAESTRUCTURA

07 - CONTRATO DE OBRA PUBLICA Nro.

OBJETO:

CONTRATISTA

FECHA INICIAL.: 01/01/2001

FECHA FINAL: 31/12/2003

NO. DE CARPETA:

NÚMERO DE FOLIOS: 200.

NUMERO DE CAJA:

Las cajas se deben identificar, marcar y rotular en la parte delantera, de tal

forma que permita su ágil ubicación y recuperación, con los siguientes datos:

CAJA NRO. DESDE HASTA

Concluida la rotulación de cajas y de carpetas se debe Levantar el inventario documental de las series organizadas, diligenciando Formato Único de Inventario Documental, según Instructivo para Inventario Único Documental. (Ver Guía para la transferencia de archivos, anexo 3).

Numero

de

orden

TESORERIA

Nombre de las series, subseries o asunto

Fechas Extremas

Inicial Final

1 Egresos 01/10/2003 31/10/2003

2 Egresos 01/01/2004 31/01/2004

3 Egresos 01/01/2004 31/01/2004

4 Egresos 01/01/2004 31/01/2004


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14. GUIA PARA LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS 14.1. OBJETIVO

Normalizar la secuencia de actividades para la transferencia de los archivos del

Municipio de Copacabana.

14.2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la revisión del Programa de transferencias

documentales de las unidades administrativas o dependencias teniendo en cuenta

el formato A-GA-F-005 programación transferencias documentales, y la guia A-

GA-F-007, sobre la organización de archivos.

14.3. DEFINICIONES

Administración de archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas

a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,

financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos

de la administración.

Archivo del orden municipal. Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en

custodia.

Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos

una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Del Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico según períodos e

indicaciones definidos en las Tablas de Retención Documental de la unidades

administrativas o unidades de gestión académicas.

Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

De los Archivos de Gestión se transfiere al Archivo Central según períodos e

indicaciones definidos en las Tablas de Retención Documental de la unidades

administrativas o unidades de gestión académicas.

Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de

gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de

Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la


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investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar

documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o

expropiación.

Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias

laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características

específicas.

Tabla de retención documental. Listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada

etapa del ciclo vital de los documentos.

Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión

al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de

valoración documental vigentes.

Transferencia primaria: es la transferencia de un Archivo de Gestión al Archivo

Central de la administración.

Transferencia secundaria: es la transferencia del Archivo Central al Archivo

Histórico de la administración.

Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal

forma que garantice su preservación e identificación.

Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las

cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo

tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un

expediente.

Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro

o un tomo.


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14.4. ACTIVIDADES

Revisar el Programa de Transferencias de las unidades administrativas o dependencias al archivo central e histórico, y verificar fechas para la preparación de la documentación para realizar la transferencia.

Verificar en las Tablas de Retención Documental las series y subseries que se deben transferir y seguir los instructivos para la ordenación y organización documental.

Depurar y limpiar la documentación identificada en el paso anterior, eliminar el material metálico.

Identificar entre este material el que esté afectado por el biodeterioro, mejorar sus condiciones o solicitar apoyo para tal fin cumpliendo con los criterios establecidos por las unidades administrativas o dependencias y elaborar acta relacionando el material deteriorado y restaurado si es necesario.

Revisar y foliar totalmente las series y subseries que se van a transferir, con un lápiz de mina negra y blanda (HB o B), en forma legible y sin enmendaduras.

Levantar el inventario documental de las series que se van a transferir, diligenciando Formato Único de Inventario Documental, según Instructivo para Inventario Único Documental. (Anexo nro. 2)

Empacar los documentos en las unidades de conservación (carpetas y cajas) que corresponda en el estricto orden del inventario documental de transferencia.

Rotular las unidades de conservación y almacenamiento diligenciando completamente y pegando donde corresponda los formatos Rótulo para Cajas y Rótulo para carpetas e inventario documental. Firma de los responsables del Inventario Único Documental.

15. CAMPOS A DILIGENCIAR EN EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:

ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de

la documentación que se va a transferir, Ejemplo: Municipio de Copacabana.

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social

de la entidad que produjo o produce los documentos. Ejemplo cada una de las

secretarias o dependencias, Dirección de Control Interno, Secretaría de Salud.


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UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora,

Ejemplo: Secretaría de Salud.

OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa

que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones,

cada una de las secciones, Ejemplo: Oficina Familias en Acción.

OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos

Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios

individuales por vinculación, traslado, desvinculación, en el del Municipio de

Copacabana es la transferencia primaria o sea al archivo central.

HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se

registrara el total de hojas del inventario.

REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los

dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes

día). En NT (número de transferencia) se anota el número de la transferencia.

No. DE ORDEN. Se anota en forma consecutiva el número correspondiente a

cada uno de los registros descritos, que generalmente corresponde a una unidad

de conservación, en este caso cada una de las carpetas, o tomos.

CODIGO. Es el sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados,

los cuales son definidos en las Tablas de Retención Documental ya aprobada.

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Se anota el contenido o

asunto que trata el documento organizado y archivado en cada unidad

documental descrita, en este caso carpetas, tomos, emanados de un mismo

órgano o sujeto productor (en este caso cada de las unidades administrativas del

Municipio de Copacabana), como consecuencia del ejercicio de sus funciones

específicas. Ejemplo: Informe técnico final de la interventoria contrato nro. 99 - CI -

21 - 028, Ampliación, rectificación y pavimentación de la vía Machado kilometro 3 -

4, AIM Ltda.

FECHAS EXTREMAS. Se consigna la fecha inicial y final de cada unidad descrita.

(Registro). Se colocan los cuatro (4) dígitos correspondientes al año, mes, día

Ejemplo: 01/02/1999 al 31/02/1999. Cuando la documentación no tiene fecha se

anota s.f.


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UNIDADES DE CONSERVACION. Se consigna el número asignado a cada

unidad de almacenamiento en este caso el número de caja donde se dispuso la

documentación con los diferentes procesos archivísticos, seguido del número de la

carpeta, y ¨ otro ¨ se registró las unidades de conservación diferente, a la

correspondiente en cada registro.

NUMERO DE FOLIOS. Se anota el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita, es decir cada carpeta o tomo.

SOPORTE. Se utiliza para anotar los diferentes soportes al papel: Micro filmes

(M), Videos (V), Cassettes (C), Soportes electrónicos (CD, DK, DVD).

FRECUENCIA DE CONSULTA. Se consigna si la documentación tiene un nivel de

consulta alto, medio, bajo.

NOTAS. Se consignan los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en

las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,

memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes,

saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en

diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características

físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la

información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de

páginas que lo componen.

Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la

documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,

mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y

soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).


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ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se

realiza.

ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se

realiza.

RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Anexo nro. 2

FORMATO PROGRAMACION DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Este formato se diligencia para la programación de las transferencias documentales de cada una de las dependencias de la administración municipal, de los archivos de gestión al central. Anexo nro .3


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16. SERVICIOS EN EL ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL

Consulta

Servicio mediante el cual los usuarios internos y externos pueden consultar los documentos que reposan en el archivo central del Municipio de Copacabana en el horario laboral.

La consulta se realiza en el lugar especialmente acondicionado para prestar el servicio “sala de consulta” o fuera de esta teniendo en cuenta las normas de consulta y la orientación del funcionario responsable, que complementa este servicio con el de Referencia a través de guías, índices, catálogos, bases de datos, entre otros y todos los demás datos que puedan proporcionar otros archivos.

La consulta realizada por usuarios externos, se hace directamente en el

archivo central, en el horario laboral, por comunicación escrita y con la debida autorización para la reproducción de documentos, por ningún motivo se deben


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retirar los documentos del Municipio de Copacabana, sin la debida autorización y el cumplimiento de los requisitos.

Las consultas por parte de los usuarios internos, se pueden hacer directamente en el archivo central, en el horario laboral, a través de solicitud en el formato Planilla de Control de Consultas y Préstamo. El Archivo Central puede responder inmediatamente y/o en un plazo de 15 días hábiles o más, dependiendo de la complejidad de la consulta y las solicitudes que la antecedan.

Préstamo de Documentos

Servicio mediante el cual se autoriza a los usuarios internos a retirar temporalmente del archivo central la documentación para su consulta externa.

Los documentos que se conservan en el archivo central, pueden ser objeto de consulta fuera de la “sala de consulta” por las propias unidades administrativas del Municipio de Copacabana, diligenciando en el formato Planilla de Control de Consultas y Préstamo (Anexo nro.4).

Normas de Préstamo

Los documentos que se presten al interior del Municipio de Copacabana tienen un plazo de cinco días hábiles, para ser devueltos. Si son requeridos por más tiempo se podrá solicitar su renovación, actualizando la fecha y firma en el formato Planilla de Control de Consultas y Préstamo.

El servicio se prestará en el horario laboral del Archivo Central. El formato es

el formato impreso que maneja el personal encargado de prestar este servicio. Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado

de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales por el término de un día.

Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los

documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público.

En cada oficina productora es absolutamente necesario llevar control de

consulta y préstamo de documentos que conforman el Archivo de Gestión y se

deben registrar las novedades que en materia de estos servicios se presenten

en el formato Planilla de Control de Consultas y Préstamo.


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Los documentos que son considerados con valor Histórico en el Municipio de

Copacabana, se prestarán de manera excepcional para atender asuntos

legales, procesos técnicos, exposiciones culturales siempre y cuando se

garantice la integridad, seguridad, conservación y el reintegro de los mismos.

Referencia

Es la orientación que se le da al usuario del Archivo Central, para consultar,

localizar la información y en el uso eficiente de los servicios que ofrece el

archivo.

La persona que presta este servicio tiene un amplio conocimiento de la

información, El Municipio de Copacabana, el Archivo y todos los procesos,

para poder aplicar estrategias de búsqueda que le permitan llegar con

eficiencia a la información.

Reprografía y fotocopiado

La reproducción de la documentación debe ser autorizada según normatividad vigente; por su acceso por ser información pública y la confidencialidad y seguridad, además se debe cumplir con los acuerdos municipales vigentes referente a la expedición de fotocopias de documentos oficiales.

Asesoría Personalizada

Es la presencia del Archivo en cada dependencia, con el fin de orientar en

forma personal a las auxiliares, secretarias o demás funcionarios que lo

requieran, para aclarar dudas o procedimientos y cualificar la formación en

materia archivística.

Este servicio se presta a solicitud de los jefes, secretarias o por programación

del Archivo Central.

Estas visitas a cada dependencia ayudan al seguimiento del manejo de la

información, se evalúa el Archivo de Gestión, se dan pautas y se resuelven

dudas, cuando la secretaria es nueva, se dan instrucciones y se entrega los

procedimientos para la organización de los archivos de gestión.

Capacitación

Es la formación archivística que se brinda a los funcionarios del municipio con

el fin de cualificar el recurso humano y lograr el mejoramiento de procesos y

servicios.


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Puede ser programada por la oficina encargada de la capacitación institucional,

por el Archivo Central o a petición de los funcionarios.

La capacitación y demás actividades de formación archivística, son de carácter

obligatorio por parte de los funcionarios responsables de archivos de gestión o

documentos oficiales, con el fin de garantizar la aplicación y normalización que

exige la adecuada gestión documental.

Alerta

El servicio de alerta consiste en divulgar la información que tiene el Archivo en

una publicación periódica tipo boletín dirigida a los usuarios internos del

municipio.

Este servicio es de mucha utilidad para jefes nuevos, procesos o servicios y se

hace con el envío de una fotocopia de la portada, tabla de contenido o el

documento completo, cuando se tiene duplicado.

Anexo nro. 4

PLANILLA CONSTROL CONSULTA Y PRESTAMO


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17. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACION

Para la conservación de la documentación en la unidad correspondencia y archivo, utilizará unidades adecuadas como carpetas y cajas para correcta preservación de los mismos en el tiempo, evitando o reduciendo el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Una vez definida la retención y disposición final de un documento según las Tablas de Retención Documental, se procederá a aplicar la debida depuración que consiste en la eliminación de documentos no pertinentes como copias de originales en un mismo paquete, borradores de sustentación, retiro de gachos y otros elementos metálicos que activen el deterioro del papel utilizado en la impresión, fotocopiado de faxes para evitar la desaparición del texto entre otros. Los documentos debidamente almacenados en paquetes se amarran con cinta de faya de una medida superior a 2 centímetros de ancho para evitar la ruptura si es necesario para el caso de los archivos históricos. Posteriormente los paquetes de documentos son almacenados en cajas de archivo cerradas para evitar el polvo y la postura inadecuada que acelera el detrimento. 18. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Actualmente, existen dos posibles salidas para la preservación y difusión de los fondos documentales y hemerográficos: la digitalización y la microfilmación.

La microfilmación es la reproducción de documentos realizada sobre una película fotográfica de seguridad y destinado a conservar la copia original, ésta tecnología implica una costosa inversión ya que requiere la consecución de lectores de microfilm para su lectura y/o la conversión del archivo digital a microfilm lo que implica equipos costosos y especializados, pero su gran ventaja es la durabilidad del soporte.

La digitalización es la captura de una imagen física, mediante escáner o cámara digital, que una vez convertida en imagen electrónica puede ser almacenada y procesada por un computador, se destacan las siguientes ventajas: Prevenir la pérdida de la información documental de los registros, mayor espacio físico para el almacenamiento y fácil manejo, control y localización de la información mediante la creación de bases de datos o la implementación de sistemas de información que permitirán su consulta, copia ilimitada de imágenes digitalizadas a alta velocidad y con calidad, control de calidad de la imagen digitalizada; consintiendo mejorar el original si fuera necesario y recuperar partes perdidas a través de la restauración digital, diseminación de documentos digitalizados a partir de bases de datos y sitios web, permitir la difusión de la información de modo casi instantáneo mediante la obtención de copias a través de redes de información o Internet.


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Sin embargo, la constante emigración de la tecnología informática motivada por el vertiginoso desarrollo tecnológico mostrado en las últimas décadas, limita su uso prolongado y trae como consecuencia un ciclo de inestabilidad y, en muchos casos, de variedad en los dispositivos disponibles para el almacenamiento de la documentación constituyendo esto una desventaja, aspecto que se puede solucionar con la actualización de soportes, formatos y programas por parte de la oficina de sistemas del municipio de Copacabana.

19. CONDICIONES DEL EDIFICIO LOCALES Y CUSTODIA DE LA

DOCUMENTACIÓN

Sobre las condiciones que deben cumplir los edificios y locales destinados para

las sede de archivos, el Archivo General de la Nación reglamenta mediante los

Acuerdos nor. 049 de 2000 acuerdo nor. 037 de 2002, del Archivo General de la

Nación, instituyen lo siguiente:

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las

condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de

mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos

documentales.

Ubicación.

Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.

Distribución.

Se deben establecer en el Archivo Central las zonas de trabajo archivístico para

consulta, prestación de servicios y organización, tratamiento de los documentos,

para la consulta se hace necesario la consecución de una mesa que esté a

disposición de los usuarios.

Estantería:


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Para la distribución de las estanterías en el Archivo Central no deben de ir

recostadas sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre

estos y la estantería.

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar

una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto;

cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de

mayor tamaño al señalado.

La estantería deberá tener un diseño acorde con las dimensiones de las unidades

que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los

documentos.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

documentación, de acuerdo a las series documentales generadas y contenidas en

las mismas.

Condiciones Ambientales

Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la

conservación del material documental:

Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos.

Iluminación en depósitos y seguridad.

Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

- Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

- Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

- Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.


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Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de

CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos

de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo

químico y de agua.

Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos

para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las

unidades documentales.

Mantenimiento.

Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las

instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

Con el fin de establecer los criterios básicos para el de mantenimiento y limpieza de los archivos, con el fin de garantizar la conservación documental y proteger la salud de los trabajadores, se diseño la guía de limpieza de archivos (Ver anexo nro. 2).

Custodia en los archivos de gestión

Son los archivos de las oficinas de la administración municipal que reúnen su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta

administrativa por parte de los funcionarios.

La estantería deberá tener un diseño acorde con las dimensiones de las unidades

que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los

documentos.

Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación, se debe ofrecer estabilidad.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

documentación, de acuerdo a las series documentales o asuntos contenidas en

las mismas.


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No beben existir elementos que no hagan parte de los documentos de archivo.

(Artículos personales, basura, adornos y demás).

20. GLOSARIO

ACTAS: Relación de participantes y actividades desarrolladas en el transcurso de una reunión oficial. Documento final como resultado de una actividad específica donde quedan consignadas decisiones importantes.

ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la institución. Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Es la documentación que se genera y recibe en cada una de las oficinas de una entidad y que se conserva allí mientras están vigentes los asuntos que tratan su contenido.

ARCHIVO CENTRAL: Es el área en la que se reciben y conservan los documentos que provienen de los archivos de gestión. Allí se deben conservar por tiempos adicionales con el objeto de servir como prueba de las actividades realizadas.

APOYO DOCUMENTAL INHOUSE: Servicio de apoyo técnico prestado a Gestores de Compras y Contratación para la apertura y conformación de expedientes, físicos y electrónicos

BOLETÍN: Documento informativo, breve, claro y conciso de diversos temas.

CERTIFICACIÓN: Calificación de aprobación en un tema específico, en este caso para Gestión Documental.

COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para determinada comunidad.


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COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

CONTRATO: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles.

CONVOCATORIA: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias propias del evento.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

DOCUMENTOS DE ACREDITACIÓN: Soportes del proceso deevaluación institucional.

DOCUMENTOS FISCALES: Documentos legales que pueden formar parte de una Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso.

DOCUMENTOS DE APOYO: documentación informativa auxiliar que recibe o elabora una dependencia para facilitar la gestión de sus asuntos administrativos. Esta documentación se caracteriza porque: su contenido informativo es efímero, carece de valor legal o histórico, no forma parte de las series documentales de las oficinas, no se registra en la respectiva Tabla de Retención Documental y en consecuencia debe ser destruida una vez utilizada.

Se consideran documentos de apoyo, entre otros: Originales múltiples, dossieres, fotocopias informativas procedentes de otras dependencias, copias de documentos, colección de textos legales, revistas especializadas, boletines oficiales, portafolio de proveedores.

EXPEDIENTE: es el conjunto de documentos agrupados en una carpeta o unidad de conservación, que reflejan el desarrollo de un asunto o actividad específica y se ordenan cronológicamente en la medida en que se producen o reciben los documentos. Un expediente puede estar compuesto por una o varias unidades de conservación.

FOLIACION: es la acción de numerar consecutivamente y en forma ascendente todos los folios escritos de un expediente.


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FORMATO: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.

HISTORIA: Carpeta que contiene varios documentos relacionados con un mismo tema.

INDICADOR: Herramienta de medición para determinar el rendimiento de una actividad específica. Medida porcentual y en tiempo que se le da a una actividad desarrollada.

INFORME: Relación detallada de las actividades desarrolladas o por desarrollarse dentro de una función asignada.

GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MAPA: Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una superficie bidimensional, generalmente plana, pero que puede ser también esférica como ocurre en los globos terráqueos. El que el mapa tenga propiedades métricas significa que ha de ser posible tomar medidas de distancias, ángulos o superficies sobre él y obtener un resultado aproximadamente exacto

MEMORANDO: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional.

MECANISMOS DE GESTIÓN: Herramientas para evaluar el desempeño de un proceso o de los productos fruto de la aplicación del mismo.

PLANO PREDIAL: El plano de cada predio indicara: su perímetro, el número catastral, la nomenclatura en las zonas urbanas, los colindantes, la orientación, las edificaciones, las áreas no edificadas, los patios internos, el nombre del predio en las zonas rurales, etc.

PREDIO: Se denominará predio, el inmueble perteneciente a una persona natural o jurídica, o a una comunidad, situado en un mismo Municipio y no separado por otro predio público o privado. Para efectos del avalúo catastral, se entenderá por mejora las edificaciones o construcciones en predio propio no inscritas en el Catastro o las instaladas en predio ajeno.


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PROCESO: Secuencia de actividades relacionadas para la realización de un producto o servicio.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Algunos registros no requieren del uso de un formato específico.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): es el instrumento (registro, herramienta) que reúne toda la producción documental del Municipio de Copacabana, organizada por dependencias y series / subseries, que establece el tiempo en que los documentos se deben conservar en cada fase de archivo.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, de acuerdo con los tiempos de conservación definidos en las Tablas de Retención Documental.

TRASLADO: Envío de documentos para ser almacenados en bodega sin aplicación de Tablas de Retención Documental. Implica que la responsabilidad sobre contenido de cajas y carpetas sigue permaneciendo en el área productora.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Elemento destinado a albergar (reunir, almacenar, agrupar) y proteger los documentos. Las Unidades de conservación de uso oficial en el Municipio de Copacabana son cajas y carpetas de acuerdo con las características del mobiliario existente en el archivo y a las indicaciones del Archivo General de la Nación.


74

21. BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 2ª edición. Bogotá: AGN, 1997. 94 p.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 060 de 2000. Bogotá: AGN, 2000. 5 p.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 050 de 2000. Bogotá:

AGN, 2000. 9 p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 038 de 2002. Bogotá:




AGN, 2006. 9 p. Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o

trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

GONZALEZ VARGAS, Martha Soraya: Diseño de un modelo de gestión documental en la Universidad de los Llanos basado en el sistema de


75

gestión de la calidad ISO 9001:2000 y NTCGP:1000-2004 / Universidad de la Sallé: Bogotá, 2007. En:http://tegra.lasalle.edu.co/dspace/handle/10185/1039.

Ley 594 de 2000. Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Ley 734 de 2002 – artículo 34- numeral 5 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

Ley 872 de 2003 - articulo 1- Creación del sistema de gestión de la calidad.

TOBÓN, Fabio. Director Ejecutivo ICONTEC, Panel: La certificación bajo NTCGP 1000:2004, En : Memorias del FORO SISTEMAS DE GESTIÓN EN COLOMBIA, Nuevas perspectivas bajo NTCGP 1000 para la gestión pública, Ibagué Noviembre 4 de 2005.

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