Gestión Documental MINTER

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Arch. Pablo Paucar Chumpitaz

Lima, agosto del 2016

AVANCES EN LA BÚSQUEDA DE UNA EFICIENTE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR

1. Introducción

2. Modernización de la Gestión Pública

3. Sector Interior

4. Gestión Documental:

- Trámite Documentario

- Sistema de Archivos Institucional

5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel

6. Conclusiones

CONTENIDO

1. Introducción Preguntas de reflexión inicial

¿Crees que el uso del soporte tradicional persistirá (papel) y el soporte digital es una moda?

¿Conoces la gestión de documentos en soporte electrónico, firmas digitales, cero papel, etc.? Se usa en su institución.

1. Introducción


3. Sector Interior





6. Conclusiones

CONTENIDO

3. Sector Interior

1. Introducción


3. Sector Interior





6. Conclusiones

CONTENIDO

3. Gestión Documental

Sistema de Trámite Documentario

Sistema de Archivo de

Documentos

El conjunto

de normas,

técnicas y prácticas

usadas para:

Administrar el flujo de documentos

Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse o eliminarse y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos

Aplicando principios de racionalización y economía

Obtener información desde ellos

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

LEY N° 27444, LEY DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENERALLEY DE ORGANIZACIÓN Y FUCIONES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR, ROF, MOF Y OTRA NORMATIVA INTERNA QUE REGULE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DIRECTIVA INTERNA SOBRE TRÁMITE DOCUMENTARIO

DIRECTIVA INTERNA SOBRE FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

HERRAMIENTA ELECTRÓNICA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

DIRECTIVA INTERNA SOBRE FORMULACIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIOTercera Generación

• Uso de bases de datos para el control del flujo documentario, con soporte papel y digital (Permite determinar la ubicación exacta del expediente administrativo).

• Visualización de los documentos en el Sistema y “concomitancia”.

• Se generan documentos electrónicos con valor legal.• Uso de firmas electrónicas expedidas por RENIEC.• Evita el envío físico de los documentos ( ahorro notorio

de recursos : materiales, personal , tiempo, equipos en el traslado y recepción de expedientes).

• Respuesta inmediata ante la pérdida y/o extravío de documentos.

• Rentabilidad y eficiencia en la conservación de la información.

2013

http://www.mininter.gob.pe/consultaweb/


UNIDAD 01

UNIDAD 02

Mesa de Partes

http://www.mininter.gob.pe/consultaweb/


Gobierno Electrónico, Modernización de la Gestión Pública, Gobierno Abierto, Transparencia de la Gestión Pública y otros conceptos; que implica la innovación en la reforma del Estado, involucra el uso de la tecnología para agilizar procesos, fomentar la competitividad del país y acercar el Estado a los ciudadanos. De igual forma, se incluye su labor para impulsar la Sociedad de la Información y del Conocimiento.

DECRETO LEGISLATIVO Nº 681Normas que Regulan el Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivo de Documentos e Información

14.10.91 Otorgamiento de valor legal a los

documentos electrónicos Crea la institución de los fedatarios

Juramentados.

LEY N° 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales

Generando la firma electrónica otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad.

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

PROYECTO “CERO PAPEL”

Desde mayo del año 2014, la Presidencia del Consejo de Ministros – PCM a través de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática – ONGEI, con el apoyo de RENIEC y otras instituciones del Sistema Nacional de Informática trata de impulsar la iniciativa del “Cero Papel” y el despliegue de los Certificado Digitales, para lo cual promueve la implementación de Sistemas de Trámite Documentario, que puedan utilizar la tecnología de Firma Digital. El proyecto “Cero Papel”, cuenta además con la colaboración de las entidades que ya han realizado esfuerzos en este tema. La PCM a través de la ONGEI, sigue en su esfuerzo por fortalecer y desarrollar el Gobierno Electrónico en el Perú, en este caso impulsando el uso de firmas y certificados digitales en las entidades públicas del Estado, así mismo ONGEI y RENIEC aúnan esfuerzos para la elaboración de lineamientos de implementación de Sistemas de Tramite Documentario con uso de la Firma Digital y el respectivo despliegue de su aplicación en las entidades públicas que lo requieran.

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAdministración de Archivos

Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos pertenecientes al Sistema.

Implica, entre otras, las siguientes actividades:


ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO PERIFERICO

ARCHIVO PERIFERICO

ARCHIVO CENTRAL

ÓRGANOS/UNIDADES ORGÁNICAS

DIRECCIONES GENERALES

Comité Evaluador de Documentos

Diseñar, Implementar y dirigir el Sistema de Archivos Institucional


Formular los documentos de gestión archivística

- Plan Anual Trabajo del Archivo Central de la Entidad (FEB-AGN)- Informe de Evaluación del Plan Anual de Trabajo del Archivo Central (ENE-AGN)

- Cuadro de Clasificación de Documentos- Programa de Control de Documentos-

Proponer la conformación del Comité Evaluador de Documentos.

Formular normas técnicas sobre la organización y funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema de Archivos Institucional.- Directiva del Sistema - Directiva de Transferencia.


Gestionar la obtención de recursos humanos y logísticos para promover la eficiente aplicación de los procesos técnicos archivísticos en el Patrimonio Documental Archivístico institucional.

PERSONAL Fortalecimiento de la capacidad operativa del Archivo Central

Infraestructura

‐ Proyecto de Ampliación del Archivo Central ( 3,000 metros lineales).‐ Adquisición de contenedores para la conservación temporal de documentos

(150 metros lineales)

‐ Adquisición de contenedores y toldos de lona para la conservación temporal de documentos (350 metros lineales)


‐ Equipos informáticos, multifuncionales, escáner, mobiliario. ‐ Adquisición de siete mil cajas archiveras para la conservación de documentos

valor permanente y temporal.‐ Materiales diversos para la conservación de documentos.

Intervenir en la aplicación de las TIC´s en la documentación de archivo de la Entidad.

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALAsesoría Técnica

• Supervisión a los archivos pertenecientes al Sistema de Archivos del MININTER.Plan de Supervisión de Archivos.

• Asesoría y capacitación al personal de los archivos del Ministerio del Interior.

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONALDesarrollo de Procesos Técnicos Archivísticos

En el local del Callao, de un total de 1,452 metros lineales, se han trabajado técnicamente 1157 metros lineales de documentación, ejecutándose los siguientes procesos técnicos:

• Organización documental (clasificación y ordenamiento)• Descripción documental

1. Introducción


3. Sector Interior





6. Conclusiones

CONTENIDO

Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel

Se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos*.

• Guía “Cero papel en la administración pública”. AGN - Colombia

VENTAJAS:

• Procesos y servicios más eficaces y eficientes• Aumento de La productividad• Uso óptimo de los recursos• Disminución de los costos asociados a la administración de papel (Almacenamiento y

Materiales)• Mejorar el acceso a la Información dentro y entre las Entidades• Mayor control y seguridad en el manejo de la Información• Eliminar la duplicidad de documentos• Disminuir los tiempos de localización de los archivos• Mejorar el entorno de trabajo • Mejorar la comunicación en las entidades (interoperabilidad)


OBSOLESCENCIA Y DEPENDENCIA DE SOFTWARE Y HARDWARE

Debido a la rápida evolución tecnológica los recursos digitales pueden quedar "huérfanos", es decir, inutilizables por falta de todos o alguno de los elementos informáticos – hardware, software o soportes físicos - de su entorno original.

Ley de MOORE“Cada 18 meses nace una generación de PC”

Problemática de la Conservación Digital

Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel Problemática de la Conservación Digital

INESTABILIDAD DEL MEDIO DIGITAL

La "fragilidad" o inestabilidad del soporte, debida tanto a factores internos como a factores externos, pueden conducir, tarde o temprano, a la pérdida de la información grabada en él.


PÉRDIDA DATOS EN LAS MIGRACIONES

Mediante este proceso se mantienen las características esenciales de los datos, aunque se pueden producir pequeños cambios que con el paso del tiempo y la acumulación de migraciones pueden verse amplificados. Por eso, se convierte en un proceso poco fiable si se utilizaron componentes muy específicos de software, lo que conlleva una incompatibilidad entre sistemas.

PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VALOR LEGAL


POLITICA INSTITUCIONAL CAMBIANTE

En muchos casos son factores los políticos - institucionales, no los tecnológicos, se consideran el principal obstáculo para el avance de la preservación digital.

Alta rotación de funcionarios (criterios y prioridades particulares).

Carencia y/o mala utilización de los recursos económicos.


SERIES DE VALOR PERMANENTE 10% - 15% (DIGITAL / PAPEL)

SERIES DE VALOR TEMPORAL 85% - 90% (SOLO DIGITAL)

Posición del Archivo Central

DETERMINACIÓN DEL VALOR DE LAS SERIES DOCUMENTALES - PCD

1. Introducción


3. Sector Interior





6. Conclusiones

CONTENIDO

CONCLUSIONES

1. Sin duda es necesaria la modernización de la gestión pública, haciendo

uso de las TIC´s, afectando como es lógico nuestro quehacer, pues se

trata de abundante información, generada en el desarrollo de las

actividades de la Institución.

2. El funcionario público considera que la solución para la problemática de la

gestión documental es el cero papel. Sin considerar la conservación de la

información a largo plazo.

3. Se requiere de profesionales que reconozcan la importancia del cambio

para la mejora de los servicios públicos. Sin embargo, deben desarrollarse

acciones para garantizar la preservación permanente de la información.

Gestión Documental MINTER

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