Productos financieros 2013 1
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¿QUÉ ES EL OUTSOURCING ESTRATÉGICO?
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES
AREA: G4S DOCUMENTA
Los servicios de Outsourcing Estratégico que ofrece G4S DOCUMENTA, en esta propuesta son estrategias de administración de personal, recursos y procesos que le permitirán a NUESTRO CLIENTE dedicarse exclusivamente al desarrollo de su misión, dejando en manos de expertos las labores técnicas y operativas esenciales en la ejecución de procesos archivísticos. G4S DOCUMENTA se ha especializado en el manejo de información, bajo la modalidad de Outsourcing, con el fin de brindar soluciones y beneficios en la gestión documental. Nuestro objetivo es incrementar tanto la calidad como la eficiencia en procesos, mediante la integración de un recurso humano altamente calificado, para el manejo de la información y documentación.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES Captación y validación de expedientes
AREA: G4S DOCUMENTA
OBJETIVO GENERAL: “Completar expedientes de productos financieros (tarjetas de crédito, prestamos, seguros, etc.)” OBJETIVOS ESPECIFICOS: Recolectar registros de información de clientes de cada institución financiera en formularios regulatorios. Recopilación legible de papelería de soporte regulatorio y crediticio requerido al cliente. Adjuntar firmas del cliente en formularios regulatorios y del banco Validar cierta información del formulario versus el documento proporcionado por el cliente.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES Captación y validación de expedientes
AREA: G4S DOCUMENTA
DESCRIPCION DE TAREAS Cumplir con la distribución correcta de las citas asignadas a cada Documentador de acuerdo a la zonificación de citas. Manejar un Reporte de Documentación que se traslade diariamente a la gerencia de TMK que proporcione toda la información del status de los ingresos recibidos a diario con un análisis consolidado y por producto.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES OBJETIVOS ESPECIFICOS
AREA: G4S DOCUMENTA
Los documentadores pueden ajustar sus procesos a la necesidades de los clientes de cada institución financiera como por ejemplo
Ventas Urgentes
Cambio de ubicación del cliente
Modificación de horarios
Y todo esto se monitorea por medio de
Controles de visitas físicas
Controles de visitas por GPS
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES Reportes
AREA: G4S DOCUMENTA
Todos los días se reporta el seguimiento de cada cuenta con la siguiente información
Cuenta liquidada: si / no
Si la cuenta no ha sido liquidada se da a conocer el motivo ( cliente no estaba en el lugar y no se pudo contactar vía telefónica, cliente necesita mas información, cliente no le interesa y cualquier otra información que sea importante para el área de TLMK.
Reporte diario de cuentas asignadas
Reporte diario de cuentas en problema
Reporte diario de GPS
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES BENEFICIOS
AREA: G4S DOCUMENTA
• Personal con mayor disposición para temas administrativos y no operativos.
• Reportes diarios del cuadre de la documentación.
• Mejor control de los documentos
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES PROCESO
AREA: G4S DOCUMENTA
• Mensajería entrega los paquetes al área de PROCESAMIENTO DE PAGOS.
• Procede abrir los sobres y verifica el contenido • Ordena los documentos por servicio es decir ordena y ubica todo lo que
es pago de agua, luz, teléfono, etc. • Genera el REPORTE DE PAGOS DE RECOLECTORES. • Toma cada uno los paquetes ya ordenados por servicio y revisa contra
el REPORTE DE PAGOS DE RECOLECTORES que este, verificando montos y numero de recibo.
• Al terminar de la verificación se coloca en un sobre para ser entregada al MENSAJERO.
• El mensajero recoge el paquete para luego entregarlo al cliente directamente
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CARPETA ÚNICA
AREA: G4S DOCUMENTA
• Consiste en consolidar todo tipo de documentos generado por un cliente (prestamos, tarjetas de credito, cuenta monetaria, etc).
• Estos documentos se digitalizan y se colocan en carpeta unica por tipo de producto que tiene dicho cliente.
• La documentacion se coloca en la nube para su facil consulta mediante usuarios y pasword
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CARPETA ÚNICA
AREA: G4S DOCUMENTA
• Consiste en consolidar todo tipo de documentos generado por un cliente (prestamos, tarjetas de credito, cuenta monetaria, etc).
• Estos documentos se digitalizan y se colocan en carpeta unica por tipo de producto que tiene dicho cliente.
• La documentacion se coloca en la nube para su facil consulta mediante usuarios y pasword
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
Documenta cuenta con un Software para la administración de información el cual controla los movimientos de: cajas, c a r p e t a s , e x p e d i e n t e s , m e d i o s magnéticos . Por medio de ubicaciones, clientes, ordenes de entrada, salida, pedidos, entregas, manejo de reportes y mas.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
G4S Documenta, presta un servicio Integral especializado en la administración de los archivos físicos activos e inactivos de las empresas, basados en principios archivísticos y logísticos adquiridos durante varios años de experiencia, orientando los servicios hacia prácticas eficientes que garantizan la disponibi l idad, localización exacta, integridad, confidencialidad y trazabilidad de su información. Este servicio permite reducir los costos por concepto de almacenamiento de la información, liberando áreas físicas para que puedan ser utilizadas en los procesos productivos de su organización.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES ARCHIVO MUERTO
AREA: G4S DOCUMENTA
Beneficios - Ahorro de espacio físico que puede ser utilizado por el área administrativa u operativo no teniendo que cambiar de edificio. - Control de los documentos - Se evita el desperdicio de espacio útil almacenando documentos de uso poco frecuente. - Evita el extravío de documentos que pueden traer problemas legales, fiscales, baja productividad o mal servicio con sus clientes por no encontrar oportunamente documentos importantes. - Evita el desperdicio de su tiempo o el de su personal buscando documentos; permítanos darle una rápida respuesta para optimizar el giro de su negocio. - Evita que personas no autorizadas tengan acceso a información importante de su negocio.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
G4S Documenta, cuenta con áreas especiales para la custodia de información activa, donde es recibida, clasificada y ordenada de acuerdo a las necesidades de los clientes y a las disposiciones archivísticas existentes, para posteriormente custodiarla en estantería abierta que permite su fácil ubicación y ágil disposición para su consulta. BENEFICIOS
- Ahorro de espacio en las oficinas. - Mejor control de la documentación - El control y despacho de documentos se hace por expediente.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
G4S Documenta, custodia y almacena con disponibilidad de consulta de 24 horas al día 365 días al año, todo tipo de medios magnéticos (CD´s, Cartridges, Datacartridges, LTO, Disquettes, Cintas de Carrete, Microfilms, etc) en bóvedas de alta seguridad con condiciones ambientales controladas, sistemas automáticos de extinción de incendios y acceso restringido, como medida preventiva en caso de un desastre o pérdida involuntaria de los archivos vitales. BENEFICIO:
- Los Back up están resguardados en nuestra bodega de alta seguridad -Disponibilidad de un área especifica para procesar la información en momento de una emergencia
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
Objetivo - Es una unidad administrativa que en forma centralizada procesa en las instalaciones del cliente el manejo y el control de los documentos producidos o recibidos por una empresa (pública o privada)
- Se Administra y gestiona la correspondencia de las empresas dentro de sus instalaciones, aplicando políticas, normas y procedimientos para mantener los principios de integridad, confidencialidad y seguridad de la información con el recurso humano capacitado por G4S Documenta
BENEFICIOS: - Control de documentos mediante un SW especializado para darle seguimiento a información -Generación constante de reportes, controles e indicadores
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
El objetivo es: custodiar y administrar los archivos físicos activos e inactivos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información
PC = Punto de Control ( Verifica que los requerimientos del cliente se han tenido en cuenta a cabalidad , cumpliendo con los estándares ofrecidos .
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES FLUJOGRAMA RESGUARDO DE INFORMACION 2012
G 4 S DOCUMENTA
RECIBIR INFORMACION Y / O DOCUMENTOS
CLASIFICAN DOCUMENTOS
ORDENAN DOCUMENTOS
DIGITAR LOS DOCUMENTOS
ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
CONSEVAR LOS DOCUMENTOS
FACILITAN LOS DOCUMENTOS
PC 1
PC 2
PC 3
PCC
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CASO DE EXITO
AREA: G4S DOCUMENTA
En Julio del año 2012 tuvimos la necesidad de ordenar y mejorar la administración de las bodegas de documentos que habia en el edificio de Novartis Guatemala. Para realizar este trabajo se buscaron proveedores en el mercado y luego de una seleccion se decidio por contratar a G4S Documenta. Ellos estuvieron a cargo de ordenar, sacar a destruccion los documentos obsoletos, inventariar, etiquetar y colocar en cajas los documentos a almacenar, para finalmente administrar las bodegas en nuestras instalaciones manteniendo en sitio dos personas permanentemente. Durante todo el proceso el equipo de G4S Documenta ha mostrado profesionalismo y dominio del proceso de la administracioón de documentos, ayudandonos en mejorar satisfactoriamente nuestros procesos y mantener un adecuado control y manejo de nuestros documentos. Debido a esta experiencia recomiendo a G4S Documenta calificandola como un proveedor serio y experto en el tema. Jorge Davila IGM Manager para Centroamerica y el caribe
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS
AREA: G4S DOCUMENTA
Objetivo del Proyecto Documenta Express tiene como objetivo la disminución del transito de mensajeros dentro del edificio, así mismo la ubicación e información a los mensajeros de las oficinas respectivas.
Sin dejar por desapercibido la administración de correspondencia de las diversas oficinas.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS
AREA: G4S DOCUMENTA
ESTADISTICA
Antes Ahora %
Ingreso de Mensajeros 3,127 1,391 44.48
G4S Documenta Express (Recepción) 1,736 55.52
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS
AREA: G4S DOCUMENTA
ESTADISTICA
Antes Ahora %
Ingreso de Mensajeros 3,127 1,391 44.48
G4S Documenta Express (Recepción) 1,736 55.52
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS
AREA: G4S DOCUMENTA
Ø Antes
De 3 a 5 minutos para acceder al Edificio
Ø Ahora
De 1 a 2 minutos para acceder al Edificio
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS
AREA: G4S DOCUMENTA
Antes
1 Vez al mes
Ahora
1 vez cada 2 meses
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS
AREA: G4S DOCUMENTA
Se disminuye el uso del recurso y presenta el ahorro del 13 %
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS
AREA: G4S DOCUMENTA
El riesgo de algún atentado o bien un intento de asalto al edificio, es menor
cuando No hay movimiento excesivo de mensajeros
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES FLUJOGRAMA
AREA: G4S DOCUMENTA
Entrega correspondencia
Recibe y registra datos de
correspondencia y entrega contraseña
de recepción a mensajero
Todo correcto?
Mensajero externo Digitador Auxiliar
Imprime código de barras y coloca en
documentación recibida lista para
entregar
Entrega correspondencia a
clientes, solicitando firma, sello y
devuelve planilla de entrega a coordinador
Digitador
Clasifica documentación por
nivel y empresa
Auxiliar
Reúne todas las planillas y verifica
entregas
Coordinador
No
Ingresa información de
entrega de documentos para cerrar el proceso
Digitador
Consultar base de datos y verificar
datos de correspondencia
Coordinador
Si
Proceso de Entrega de Correspondencia
Fin
Inicio
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CASO DE EXITO
AREA: G4S DOCUMENTA
Hacemos constar que conocemos a la empresa G4S quienes nos brindan el servicio de Documenta Express en Centro Gerencial las Margaritas desde Enero de 2011. En este tiempo hemos podido confirmar que su buen servicio al enviar la correspondiencia de forma directa y eficiente a cada una de las oficinas que forman parte de este Centro Gerencia. Cada uno de sus empleados se desempeña de forma positiva, proactiva y profecional. Licda. Monica Pineda Administradora Centro Gerencial las Margaritas
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
- Digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. - Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
BENEFICIO: - Reducción de las áreas de archivo físico. - Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.
- Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
- Con diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.
- Se comparten los documentos digitales a través de Internet o de CD´s, NO a través de Fotocopias.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
BENEFICIOS
-Ubicación rápida de la información evitando consultas físicas de los documentos. -Servicio de digitación en dependencias del cliente (outsourcing). -Servicio de digitación de documentos en nuestro centro de producción (insourcing) -Selección de personal según sus requerimientos.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
- Esta es una opción local para el resguardo de archivos y bases de datos de las empresas. Comúnmente la información que se necesita almacenar es la que se cataloga como información sensible y critica.
BENEFICIOS - Copias de seguridad desde cualquier lugar del mundo, a través de internet.
- Disponibilidad de la información al momento de un incidente o siniestro.
- Previa planificación y programación se ejecuta la copia de seguridad automáticamente (puede ser en horarios fuera de oficina).
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
- Genera informes de los resultados del backup vía correo electrónico a un responsable de velar porque los backups se hagan correctamente. - Backup de laptop: al momento de conectarse al intenet, la aplicación lo detecta detecta y hace el backup de manera “silenciosa”. - Contiene los addins para diferentes tipos de bases de datos. - Configuración amigable al usuario, incluso a usuarios inexpertos. - Se puede instalar tanto en servidores, PCs y Laptops - Funciona para sistemas operativos Linux (Unix), Windows, Mac OS, Novell.
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES VALIDACION DE HUELLA Y DPI
AREA: G4S DOCUMENTA
"DPI+HUELLA DIGITAL" es una herramienta idónea para la verificación de los datos pregrabados en el Chip tipo SIM por medio de la comparación Visual, Física y Digital dando así la certeza y la legalidad de que el DPI que la persona presenta en realidad corresponde a ella ya que valida la huella de dicho DPI y que este es verdadero y legítimo y además tiene el beneficio de extraer la información del chip una Base de Datos.
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Es la representación en un archivo electrónico (xml) de un documento
tributario (factura, nota de crédito, nota de
debito), que uAliza estándares definidos por la SAT que cumple
con lo establecido en la Ley del IVA y su reglamento y conAene un Código de
Autorización de Emisión de Facturas (CAE) el cual garanAza su autenAcidad.
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Ø GFACE Autorizado y Certificado por la SAT Ø Misma validez que la factura tradicional (pre impresos y auto impresor) Ø Integración sencilla y sin necesidad de interfaces ajenas o instalación de
software de 3eros. Ø Ideal para pegar con cualquier sistema de facturación dándole
autorización de impresor en hoja en blanco o ticket de forma inmediata Ø Transparente al operador Ø Procesos de contingencia por inestabilidad de enlace (puede facturar sin
internet si este llega a fallar) Ø Aplica a cualquier ambiente (Windows, Linux, OS, sistemas móviles,
etc.)
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EFACE Emisor
ERP/Facturador
GFACE Generador
Servicio WEB Publicado por G4S
ENVIA XML Nativo con Información a certificar
RECIBE CAE (certificación) para alimentar ERP
El sistema emisor se vuelve auto impresor
G4S Envía automáOcamente una forma grafica autorizada por la SAT y el XML cerOficado al
Cliente
Consulta de los documentos generados por medio de un portal
web de G4S con usuarios ilimitados creados y administrados
por el Emisor
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ü Elimina necesidad de imprentas (pre impresos)
ü Puede disminuir significaAvamente el uso de papel para la impresión de factura.
ü No requiere autorización de auto impresor
ü Cierra el circulo del e-‐commerce al poder enviarse los documentos por correo electrónico a los clientes en lugar de ser impresos y entregados Msicamente
ü Elimina almacenaje ya que no se requieren copias de contabilidad o archivo
ü Elimina logísAca de recolección de documentos en sucursales. ü Elimina la necesidad de cerAficaciones en caso de reimpresión. ü Mejora la gesAón interna al estar toda la información centralizada con un
acceso inmediato desde cualquier lugar con internet y con usuarios ilimitados de consulta.
ü Facilita interacción con clientes agilizando la comunicación por medios electrónicos.
ü El resguardo por 4 años de los documentos es responsabilidad de G4S y no del contribuyente.
Distribución
Comunicación WS
Consumir Web Service para envío y
recepción de transacciones
Pruebas Pruebas Integrales
Adaptación de proceso de facturación ERP
Lógica y Formatos de
Impresión
Lógica de Creación y Cancelación
Generación XML
Obtención de Datos de ERP
Prerrequisitos de implementación Contrato Resoluciones Formulario 318
Entrada a Producción Liberación Preparación
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Capacitaciones Capacitación
Tiempo Estimado: 30 a 45 días calendario
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
En Documenta contamos con la mas alta tecnología de seguridad para garantizar su información: Monitoreo 24Hrs.
Controles de Acceso
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
Sistema de detección de incendios:
Sistemas de seguridad perimetral
RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN
AREA: G4S DOCUMENTA
Extinguidores y Supresores: Control de acceso electrónico y planta de contingencia para la continuidad del servicio: