PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOSMANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

NORMA TECNICA NTCGP 1000:2004MECI 1000:2005

NIVEL 4

NIVEL 5

NIVEL 1

MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDADY DE OPERACIONES (Qué hace la entidad:

Mapa de procesos, caracterización de procesos)

PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA

(Qué ?, quién ?, dónde?)

DOCUMENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN, OPERACIÓN Y CONTROL

REGISTROS

POLÍTICA Y OBJETIVOS

(Punto de referencia de la entidad) NIVEL 2

NIVEL 3

PLAN

ES D

E C

ALID

AD

JERARQUIA PARA LA DOCUMENTACIÓN

Etapa 1 Etapa 2 Etapa XENTRADAS SALIDAS

Descripción, interacción

Procesos del SGC

SGC

Alcance, exclusiones Incluye, o

referencia

Mantener

MANUALDE

CALIDAD

Establecer

MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES

Procedimientos

MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES

Mapa de RiesgosMapa de Riesgos Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico Código de Ética y de Buen GobiernoCódigo de Ética y de Buen Gobierno Matriz de aplicación de los requisitos de Matriz de aplicación de los requisitos de

las normas NTCGP 1000:2004 las normas NTCGP 1000:2004 Matriz de cumplimiento de elementos que Matriz de cumplimiento de elementos que

componen el MECIcomponen el MECI

Mejorar continuamente

MantenerDocumentar

Implementar

Identificar y Establecer

CAPÍTULO 4CAPÍTULO 4

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Satisfacer las necesidades reales de la organización.Satisfacer las necesidades reales de la organización. Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservaciónContar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicasFacilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas Redacción simple, corta y comprensibleRedacción simple, corta y comprensible Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatariosHacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios Tener un proceso continuo de revisión y actualizaciónTener un proceso continuo de revisión y actualización Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualizaciónFacilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la

empresa.empresa.

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS FGN-14100-G-01GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS FGN-14100-G-01

CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓNCARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN

PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOSPROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS

Control de documentosControl de documentos Control de registros (Guía) Control de registros (Guía) Auditorias internasAuditorias internas Control del producto o servicios no Control del producto o servicios no

conforme (CTI)conforme (CTI) Acción Correctiva y Acción PreventivaAcción Correctiva y Acción Preventiva

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

FGN-14100-P-01 versión 03

Requisito 4.2.3 Control de los Documentos

Controlar los documentos del Sistema de Gestión de la calidad

Procedimiento documentado

para:

Disponer de los documentos en los puntos de

uso Aprobar los documentos

Revisar y actualizar los documentos

Identificar los cambios y el

estado de revisión actual

Documentos legibles e

identificables

Identificación de documentos externos y control a su distribución

Prevenir uso de documentos

obsoletos

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Control de distribución de copias controladas FGN-14100-F18

Solicitud de cambio de los documentos internos FGN-14100-F02

Trazabilidad de la aprobación y/u oficialización de documentos FGN-14100-F-19 (CTI)

Control de documentos externos FGN-14100-F03 Guía para la elaboración de documentos FGN-14100-G-

01

GUÍA PARA EL CONTROL DE

REGISTROS

FGN-14100-G-02 versión 02

4.2.4 Control de los Registros

ESTABLECERSE

Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse

MANTENERSE

Operación eficáz

Conformidad con los

requisitos

Identificación

Disposición de los registros

Establecer tiempos de retenciónProtección

Almacenamiento

Recuperación

Procedimiento documentado para definir controles objetivo:

Registros legibles, fácilmente identificables y

recuperables

LEY 594 DE 200

RESOLUCIÓN No.

0-649 de 2000

GUIA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Establece tres tipos de registros:Establece tres tipos de registros:

Registros físicos son los registros sustantivos (esenciales para la Registros físicos son los registros sustantivos (esenciales para la entidad) o facilitativos (aquello que apoyan la gestión del proceso o entidad) o facilitativos (aquello que apoyan la gestión del proceso o subproceso) resultantes de la implementación del SGC.subproceso) resultantes de la implementación del SGC.

Registros Electrónicos son aquellos elaborados y almacenados en Registros Electrónicos son aquellos elaborados y almacenados en

dispositivos electrónicos generados mediante procesadores de dispositivos electrónicos generados mediante procesadores de palabras, hojas de cálculo u otros medios electrónicos adoptados por la palabras, hojas de cálculo u otros medios electrónicos adoptados por la entidad.entidad.

Registros Técnicos: Se generan del cúmulo de datos e información Registros Técnicos: Se generan del cúmulo de datos e información resultante de la realización de los ensayos y/o calibraciones que indica resultante de la realización de los ensayos y/o calibraciones que indica si se alcanza la calidad o los parámetros especificados en los procesos si se alcanza la calidad o los parámetros especificados en los procesos de los grupos de Criminalística que aplican la Norma Técnica de los grupos de Criminalística que aplican la Norma Técnica ISO-IEC/17025:2005ISO-IEC/17025:2005

FORMATOS ASOCIADOS A LA GUIA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Matriz de control de registros facilitativos FGN-14100-F-10

Tabla de retención documental definida para cada dependencia FGN-61100-F-10

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

MATRIZ DE REGISTROS FACILITATIVOSMATRIZ DE REGISTROS FACILITATIVOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

INTERNAS

FGN-18000-P01 VERSIÓN 03

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN Y MEJORA

PLANIFICACIÓNPrograma de auditoria, asignación auditor líder y equipo, revisión de documentos, preparación listas de chequeo, elaboración plan de auditoria.

Reunión de apertura, búsqueda de información, identificación de hallazgos de no conformidades, reunión de cierre, entrega de informe final.

Planes de mejora, definir responsables, fechas de ejecución, cierre de no conformidades.

Ajuste del programa de auditoria, evaluación de desempeño de auditores.

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

FGN-18000-F01 PROGRAMA DE AUDITORIA FGN-18000-F-02 LISTA DE VERIFICACIÓN FGN-18000-F-03 PLAN DE AUDITORIA FGN-18000-F-04 ACTA DE REUNIÓN FGN-18000-F-05 SOLICITUD DE ACCIÓN DE MEJORA FGN-18000-F-06 INFORME DE AUDITORIA FGN-18000-F-07 RETROALIMENTACIÓN DE

AUDITORIAS

PROCEDIMIENTO ACCIONES

CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

FGN-14100-P02 VERSIÓN 03

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

REVISAR

DETERMINAR CAUSAS

EVALUAR

DETERMINAR E IMPLEMENTAR

ACCIONES

PROCEDIMIENTO

NO CONFORMIDAD

REGISTRAR

REVISAR ACCIONES TOMADAS

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

1.Solicitud acción de mejora FGN-18000-F05 2. Plan de mejoramiento Individual FGN-14100-

F-11

FGN-14100-P-03 VERSIÓN 03

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

IDENTIFICAR

DEFINIR ACCIONES PARA ELIMINAR

REGISTRO LA NO CONFIRMIDAD

CONTROLAR

AUTORIZAR USO

DEFINIR RESPONSABLE

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

Control de trabajos de ensayos no conforme FGN-14100-F-13(CTI)

Consolidación mensual de trabajo de ensayo no conforme FGN-14100-F-14 (CTI)

Procedimiento para acciones correctivas y preventivas FGN-14100-P02 versión 03

REGISTROS IMPORTANTES PARA EL REGISTROS IMPORTANTES PARA EL PROCESO O SUBPROCESOPROCESO O SUBPROCESO

Ficha Técnica de Indicadores FGN14100-F-07 Mapa de riesgos por proceso

FICHA DE INDICADORESFICHA DE INDICADORES