Problematiska attityder som kan äventyra ditt projekt

Problematiska attityder som kan äventyra ditt projekt – och hur du bäst hanterar dem! Silvana [email protected]://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/

Vaddå attityder? • Ett projekt handlar om att med en tillfällig organisation, leverera på ett

definierat mål under en begränsad tidsperiod med en i förväg fastställd budget. En enkel uppgift i teorin, men i verkligheten kan de erfarenheter och inställningar som projektets alla interna och externa intressenter samlat på sig, utgöra små utmaningar på vägen.

• I den här presentationen listar jag vanliga problematiska projektattityder, varför de uppkommer samt delar med mig av konkreta tips på hur du som projektledare kan göra för att undvika att de stjälper ditt projekt.

• Presentationen bygger på innehållet i en längre artikelserie för publicering i Svenskt projektforums medlemstidning Projektvärlden, under våren 2014.

• Jag tar gärna emot feedback på materialet, vilket mao kan komma att uppdateras!• Känner du igen dig? Eller inte?• Har jag missat några? • Kan man slå ihop några? • Vad ytterligare kan man lägga till?

2 | Silvana Balcanovic | Problematiska projektattityder

Problematiska attityder

1. Vad var det nu vi skulle göra?2. Vaddå plan? Vi har väl en plan?3. Jag behöver inte lägga mig i, det kommer ordna sig4. Det är dömt att misslyckas5. Vi klämmer väl in lite till6. Ingen frågar efter vad vi gör 7. Det är bara att köra8. Vi säger ingenting – vi gör färdigt 9. Vi kan ju inte lägga ner nu10. Varsågoda – nu är det färdigt


1. Vad var det nu vi skulle göra?”Menar beställaren att vi både ska utveckla och implementera systemet, eller bara utveckla? Vad ska systemet egentligen användas till – vi får olika signaler beroende på vem vi pratar med, men vad är det som ska gälla? Ska vi engagera linjepersonal i kravställningen eller är tanken att vi ska jobba själva? Varför förstår inte linjen att vi gör det här för deras skull? Varför måste jag förklara projektmålet för dem gång på gång? Hur kommer det sig att alla har olika syn på vad det är vi ska göra? ”

Varför? Gör så här!

• Otydlig målbild• Dåligt dokumenterad målbild• Dåligt kommunicerad målbild

• Utveckla målbild• Förankra med beställare och alla

relevanta projektintressenter• Kommunicera till alla

identifierade projektintressenter


2. Vaddå plan? Vi har väl en plan?

”Klart vi har en plan, det räcker väl med den övergripande presentationen från styrgruppsmötet? Det går alldeles utmärkt att jobba även utan en detaljerad plan, vi vet ju vad vi ska göra och har väl uppfört bostadshus förut. Dessutom är det inte helt osannolikt att planen kommer att ändra sig. Hur ofta saknar vi inte armeringsjärn pga råvarubrist eller transportförsening, eller att slutkunderna inte kan bestämma sig för om de ska ha stengolv eller ekparkett. Varför lägga ner en massa tid i onödan på att detaljera till liten nytta?”


• Ingen detaljerad plan• För hög tilltro till att det

räcker med övergripande plan

• Bråttom komma igång• Tidigare erfarenhet att

planen ändå ändras

• Utveckla övergripande plan• Utse specifik roll med ansvar för

uppdatering och uppföljning av planen

• Bestäm vilket systemstöd som ska användas för planering och distribution av plan

• Detaljera plan • Involvera medlemmar som ska

leverera på den• Förankra med relevanta intressenter• Kommunicera planen


3. Jag behöver inte lägga mig i, det kommer ordna sig

”Som sagt, vi har en plan, en väldigt detaljerad sådan. Den beskriver i detalj hur den nya globala inköpsprocessen ska utvecklas och implementeras. Vi har dessutom genomfört en väl påkostad kick-off och byggt en fantastisk vi-känsla, med ett konsultteam som redan gjort det här flera gånger tidigare på andra företag. Alla vet vad de ska göra, nu kan jag luta mig tillbaka och ägna mig åt att dricka kaffe med våra slutanvändare och kunder. Jag är ju ledare och inte någon biljettkontrollant som behöver lägga mig i. Jag litar på att mina medarbetare vet vad de ska göra, är kompetenta klara av det, samt faktiskt också gör det.”


• För hög tillit• Ingen kontroll

• Hjälp till strukturera upp leveranser

• Följ upp framdrift mot plan• Enskilda statusmöten• Gemensamma

projektmöten• Kvalitetssäkra leveranser


4. Det är dömt att misslyckas”Vi försöker väl gör det omöjliga och trolla med knappa resurser trots att vi redan på förhand vet att vi inte har en rimlig chans leverera på det omfattande omfånget. Jag kanske kan hitta några eldsjälar i verksamheten som kan hjälpa mig. Vi är ju experter på att bedriva vår verksamhet och inte några effektiviseringskonsulter, vi har ingen ärlig chans göra det här själva på egen hand. Jag kommer få offra egentid för att få det här att gå ihop. Vi kommer att tvingas tumma på kvaliteten. Det känns inte bra, men vi gör väl som beställaren säger. Vi vill gärna ha prestigeuppdraget och kan i värsta fall skicka in en gratiskonsult. Vi hoppas att det ändå ska ordna sig.”


• Orimligt höga krav och mål• Vågar inte säga ifrån

• Uppskatta resursinsatserna• Kommunicera resursbehovet• Försök begränsa eller avgränsa

omfånget• Ta bara på dig så mycket som är

realistiskt genomförbart• Våga säga ifrån och tacka nej till

uppdrag som på förhand är dömda att misslyckas


5. Vi klämmer väl in lite till!”Ja, vi har ett scope och väldefinierade leverabler, men jag är flexibel och tillmötesgående. Klart vi lägger in mer, för vi har redan levererat vad vi ska och har kvar medel och tid för det. Jag håller mig gärna vän med sponsorn för jag vill ju gärna att han ska tycka att jag är en bra projektledare som kan överleverera. Lite extra funktionalitet kan vi väl hantera inom befintlig budget. Jag håller mig gärna vän med linjen som ser sin chans få lite mer levererat. Själv ser jag min chans kanske få ett nytt uppdrag någon annanstans. Eller så vågar jag inte säga nej, av diverse olika skäl. Jag kanske har en övertro att mina medarbetare kan frigöra några extra timmar någonstans för att hjälpa mig leverera. I värsta fall kanske jag kan hitta en gratisresurs i egna konsultorganisationen som kan hjälpa mig leverera”.


• Projektledaren• Överoptimistiskt lagd• Inget/förlorat fokus på projektmålet• Vågar inte säga ifrån • Tänker inte på konsekvenserna • Ingen förmåga eller erfarenhet

uppskatta vilken extra insats det utökade omfånget faktiskt innebär

• Ta emot förfrågningar• Utveckla konsekvensbeskrivning av

vad utökade omfånget skulle innebära

• Diskutera igenom med beställare och/eller styrgrupp

• Säkerställ beslut


6. Ingen frågar efter vad vi gör ”Nej, beställaren verkar inte speciellt engagerad och intresserad utan delegerar allting till mig. De som ska implementera projektresultatet ifrågasätter utvecklingsprojektet och linjeorganisationen motarbetar aktivt mina projektmedlemmars jobb. Vi kämpar i motvind när det gäller omgivningen, men i projektet har vi en samsyn kring vad vi ska leverera, är taggade för att lösa uppgiften samt har byggt en bra vi-känsla. Så vi sköter vårt jobb, gör en snygg överlämning och hoppas på att intresset vänder. Om inte, så har vi ändå gjort vårt jobb bra”.


• Projektet ej förankrat i organisationen

• Beställare inte intresserad och motiverad av att köra projektet

• Slutkunden inte intresserad av projektresultatet

• Engagera din beställare och/eller styrgrupp

• Förankra projektet i verksamheten och med alla intressenter

• Skaffa ambassadörer i verksamheten

• Involvera verksamheten i projektet


7. Det är bara att köra”Alla vet ju vad vi ska göra, vi ska ju bara flytta ett hundratal medarbetare till ett nytt kontor, det är väl bara sätta igång och göra. Hur svårt kan det vara? Vi har en tydlig målbild, vi har en detaljerad plan, vi har fördelat ut arbetet och startskottet har gått! Nu kör vi!”


• För mycket fokus på struktur och formalia, för lite fokus på medarbetarna som ska göra jobbet

• Unga, oerfarna projektledare• Erfarna, kaxiga som tycker att

alla borde väl kunna• Erfarna, som tror att alla lika

erfarna

• Förstå vilka medarbetare du har • Specialister/generalister?• Tidigare projektvana eller

inte?• Intresse/motivation?

• Få med alla på banan• Ta dig tid för alla medarbetare


8. Vi säger ingenting – vi gör färdigt!

”Leverantören har ännu inte levererat vindkraftsturbinerna, men vi har ju ett avtal förenat med höga viten om de bryter, så de där turbinerna kommer, snart. Enda killen i projektet som kan något om server virtualisering är förvisso jämnt och ständigt hemma med sin sjuke son, men han kommer nog ikapp med leveranserna, så fort han bara är tillbaka på jobbet. Systemet håller inte måttet, vi hinner fixa till kvaliteten innan vi ska överlämna”.


• Vill inte förstöra perfekt fasad• Vill inte besvära i onödan• Ser det inträffade som en

engångsföreteelse

• Öka transparensen• Lyft upp problem och risker med

projektet kontinuerligt• Både från

projektmedlemmarna, men även upp till sponsor och beställare

• Håll alla aktivt involverade och informerade


9. Vi kan ju inte lägga ner nu! ”Medel är allokerade och resurserna bokade, nu måste vi göra av med pengarna och hålla resurserna sysselsatta. Så många har lagt ner så mycket tid på det här redan och vi har också redan lagt ner en hel del pengar på det. Projektet är halvvägs igenom, men visst, det är tveksamt om nyttan som beställaren och styrgruppen såg inledningsvis fortfarande går att realisera. Icke desto mindre, vi kan ju inte stoppa nu, vad ska vi annars göra? Vi kör på och stänger ner enligt plan, så får styrgruppen utvärdera i efterhand”.


• Projektets förutsättningar har förändrats

• Ifrågasätt och gå igenom nyttokalkylen vid större förändringar i projektets omgivning eller inför viktiga styrgruppsbeslut

• Lyft upp till styrgrupp för beslut


10. Varsågoda – nu är det färdigt!

”Verksamheten förstår inte riktigt hur det här projektet ska genomföras, vi vet bäst för vi har gjort det här förut. Därför går det snabbare om vi bara gör allting själva. Varför krångla till det med linjeresurser först. Hallå, alltså, titta vilket fantastiskt IT-system vi har konfigurerat/utvecklat till er, nu är det bara till att börja använda! Vi har använt experter till att tala om för oss hur ni ska jobba. Vi har inte brytt oss om att titta på hur det stödjer era processer, men det är väl bara förändra processerna. Så här använder alla andra företag systemet”.


• Verksamheten involveras inte av diverse olika skäl:

• De kan inte• De förstår inte• Det går snabbare om vi gör

det

• Involvera mottagarorganisationen så tidigt som du bara kan

• Kravställning• Kommunikation• Förändringsledning


[email protected]

Om du vill komma i kontakt med mig; för kommentarer &

eller frågor!

Jag finns även på:http://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/


Problematiska attityder som kan äventyra ditt projekt

Business

Transcript of Problematiska attityder som kan äventyra ditt projekt