SISTEME INFORMATICE DE ASISTARE A DECIZIILOR Sisteme informatice de asistare a deciziei n cadrul organizaiilor

Sistemele informatice reprezint ansamblul de echipamente conectate ntre ele, care lucreaz mpreun, folosind tehnici i proceduri specifice pentru colectarea, procesarea stocarea i diseminarea informaiilor, n vederea susinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiz i monitorizare a activitilor organizaionale.Sistemul informatic reprezint acea parte a sistemului informaional n care prelucrarea datelor se realizeaz automat folosind tehnica modern de calcul.

Tehnologia sistemelor informatice :

Calculatorul (hardware) este un echipament fizic folosit pentru activiti de introducere, procesare i ieire a datelor/informaiilor dintr-un sistem informatic. El const din urmtoarele uniti: unitatea central de calcul, diferite uniti de intrare, ieire i de stocare a datelor precum i mediul fizic prin care acestea sunt conectate ntre ele. Programele de calculator (software) sunt compuse din instruciuni de program ce asigur controlul i coordonarea componentelor fizice (hardware) ale unui sitem informatic, cu scopul procesrii datelor. Exist programe de operare i programe de aplicaii. Tehnologia stocrii datelor/informaiilor include att mediile fizice de stocare a datelor, cum sunt cele magnetice sau optice, ct i softul necesar pentru a realiza controlul i organizarea datelor pe aceste medii fizice. Tehnologiile de comunicaii constau din dispozitive fizice i software specializate, care asigur legturile necesare ntre diferite echipamente i transfer datele de la o locaie la alta.

Tipologia i caracterizarea sistemelor informatice care opereaz n cadrul unei organizaii Organizaia

este o entitate sociotehnic eterogen. De aceea, un singur sistem informaional nu poate furniza toate informaiile de care ea are nevoie. n funcie de nivelurile organizaionale pe care le deservesc, sistemele informatice pot fi clasificate n patru categorii:

Tipologia i caracterizarea sistemelor informatice care opereaz n cadrul unei organizaii1. Sistemele la nivel strategic asist managerii de nivel superior (senior managers) s realizeze planificarea pe termen lung a activitilor firmei, s aloce eficient resursele disponibile i s elaboreze strategii. Aceste sisteme urmresc s asigure o adaptare a potenialului tehnic i economic al organizaiei la schimbrile care se produc n mediul su de afaceri extern.

Tipologia i caracterizarea sistemelor informatice care opereaz n cadrul unei organizaii2. Sistemele la nivelul tehnic al managementului sunt proiectate pentru a servi la monitorizarea, controlul, adoptarea deciziilor i administrarea activitilor de ctre managerii de la nivelul mediu al sistemului de conducere, managerii tactici. Managerii de la acest nivel n mod obinuit furnizeaz, mai degrab, rapoarte periodice, dect informaii de detaliu privind anumite operaiuni care au avut loc n organizaie.

Tipologia i caracterizarea sistemelor informatice care opereaz n cadrul unei organizaii 3. Sistemele bazate pe cunotine (cunoatere) asigur cunotinele i informaiile de care au nevoie lucrtorii ntr-o organizaie. Scopul acestor sisteme este de a ajuta firmele de afaceri s descopere, s organizeze i s interogheze noi cunotine n afacerile pe care le realizeaz i le ajut s-i realizeze eficient fluxurile de documente.

Tipologia i caracterizarea sistemelor informatice care opereaz n cadrul unei organizaii 4. Sistemele la nivel operaional asist managerii operaionali prin monitorizarea activitilor elementare i a tranzaciilor organizaionale care au loc la acest nivel.

Teoria rolurilor manageriale expus de Mintzberg, are la baz trei obiective eseniale ale sistemelorinformatice:

sprijinirea procesului informaional, respectiv asigurarea suportului pentru culegerea, filtrarea i vehicularea datelor ce caracterizeaz activitatea organizaiei; sprijinirea procesului decizional, care se refer la furnizarea informaiilor necesare lurii deciziilor n probleme semistructurate sau nestructurate; sprijinirea procesului de comunicaie, prin care informaiile sunt vehiculate n diferite categorii de utilizatori sau se asigur utilizarea simultan a informaiilor de ctre mai muli utilizatori.

Categorii de sisteme informatice:1) Sistemele informatice pentru conducere MIS (Management Information System) sunt o combinaie de resurse umane i informatice care urmresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea i utilizarea datelor i informaiilor pe care le folosesc managerii n exercitarea funciilor de conducere, n scopul realizrii unui management eficient. MIS furnizeaz rapoarte de sintez periodice sau rapoarte exprese, n funcie de situaia creat. Aceste sisteme realizeaz o analiz a informaiilor, furnizeaz managerilor rapoarte pentru rezolvarea problemelor structurate, ofer acces online la datele care prezint performanele curente ale organizaiei. Aceste sisteme informatice dispun de capaciti analitice reduse i sunt relativ inflexibile.

Categorii de sisteme informatice:2) Sistemele informatice pentru conducerea executiv EIS (Executive Information Systems) opereaz la nivelul strategic al managementului unei organizaii. Scopul lor este de a evalua informaia n analize oportune la nivelul conducerii de vrf ntr-o manier inteligent. Aceste sisteme filtreaz, comprim i urmresc datele importante pentru organizaie, reducnd timpul i efortul necesare pentru obinerea informaiilor utilizate de conducere. 3) Sisteme de sprijinire a conducerii executive ESS (Executive Support Systems), sunt o extensie a EIS, capabile s asigure suportul pentru comunicaii electronice i faciliti organizaionale. ESS-urile sunt proiectate prin ncorporarea datelor referitoare la evenimentele externe, dar, de asemenea obin informaii de la sistemele interne ale organizaiei.

Categorii de sisteme informatice:4) Sisteme suport pentru decizii DSS (Decision Support Systems) deservesc nivelul de management al organizaiei, utilizeaz date i modele pentru asistena deciziilor, n probleme semistructurate la nivelul decidenilor individuali. DSS-urile sunt sisteme informatice care combin datele i dispun de modele analitice sofisticate pentru a asista (susine) managementul organizaiei s adopte decizii semistructurate sau nestructurate de calitate.

Categorii de sisteme informatice:5) Sistemele suport de decizie de grup GDSS (Group DSS) sunt o extensie a DSS-urilor cu faciliti de negocieri i comunicaii n vederea elaborrii deciziilor de grup, respectiv sunt sisteme de informaii bazate pe computere interactive care faciliteaz eforturile grupului de rezolvare a problemelor complexe i structurate. 6) Sistemele pentru ntlniri electronice EMS (Electronic Meeting Systems) furnizeaz infrastructura necesar grupurilor de lucru pentru derularea activitii participanilor la ntlniri.

Categorii de sisteme informatice:7) Sistemele de sprijinire a deciziilor la nivel organizaional ODSS (Organizational DSS) asist luarea deciziilor care afecteaz mai multe subdiviziuni ale organizaiei. ODSS asist personalul din grupuri diferite i furnizeaz informaii care sunt utilizate n multiple activiti independente sau nu. 8) Sistemele expert ES (Expert Systems) ncorporeaz cunotinele experilor, dintr-un domeniu dat i le folosesc n luarea deciziilor, elaborarea de recomandri, consultaii etc.

Categorii de sisteme informatice:9) Sisteme de birotic OIS (Office Information Systems) au fost proiectate pentru informatizarea muncii de birou la nivelul compartimentelor funcionale i a conducerii operative n vederea creterii productivitii personalului (asistenii managerilor, contabili, funcionari sau managerii ale cror atribuii includ utilizarea, manipularea sau diseminarea informaiilor). Aceste sisteme sunt orientate ctre activiti nestructurate i pentru controlul fluxului informaional la nivelul birourilor. Ele asigur comunicarea cu clienii, furnizorii i alte organizaii din afara firmei. Ele servesc ca baz pentru formarea fluxurilor de informaii i cunotine.

Categorii de sisteme informatice:10) Sistemele informatice organizaionale inteligente IOIS (Inteligent Organizational Information Systems) satisfac cerinele organizaiei, pe scar mare, prin: sprijinirea activitilor paralele; asistena inteligent n comunicaiile de grup, negocieri i conflicte; faciliti de procesare distribuit; tehnici de planificare multiparticipant; faciliti de nvare.

Principalele caracteristici ale unui SIAD sunt urmtoarele:

SIAD sunt destinate n principal problemelor care nu pot fi rezolvate cu ajutorul altor sisteme informatice sau metode cantitative, prin mbinarea judecii umane cu procesarea automat a informaiilor. Ele asist managerii - att la nivel individual ct i la nivel de grup - de la diverse niveluri organizaionale, n toate fazele procesului decizional, fiind adaptabile oricrui stil decizional. Cutarea soluiilor necesit manipulri de date, cutare de informaii, modelare, calcule. Criteriile de decizie sunt numeroase, conflictuale i depind adesea de utilizatori. Experiena, intuiia judecile i preferinele decidentului sunt eseniale. Timpul de rspuns pentru obinerea unei soluii satisfctoare este limitat.

Tipuri de SIAD

SIAD orientate pe comunicaii (communication-driven), includ sistemele care urmresc a realiza colaborarea i comunicarea in procesele decizionale. Aceste SIAD au drept component tehnologic predominant subsistemul de comunicaii bazate pe calculator inclusiv de tip intrareea (intranet) i extrareaea (extranet). SIAD orientate pe date (data-driven) analizeaz volume mari de date. Acestea includ sistemele de fiiere i sistemele de gestiune a rapoartelor, sistemele bazate pe utilizarea depozitelor de date, sistemele informaionale pentru conducerea executiv etc. SIAD orientate pe documente (document-driven) integreaz o varietate de tehnologii de stocare i prelucrare a documentelor pentru a furniza suport decizional. Exemple de documente care ar putea fi incluse n baza de documente dintr-un SIAD sunt: specificaii de produse, cataloage, rapoarte financiare, procese verbale ale unor ntlniri, corespondena important.

Tipuri de SIADSIAD orientate pe cunotine (knowledge-driven) conin expertiza necesar rezolvrii anumitor probleme specifice. Expertiza const n cunotine referitoare la un domeniu specific, interpretnd problemele domeniului i stabilind modalitile de rezolvare a acestora. SIAD orientate pe modele (model-driven) sunt sisteme de sine stttoare i izolate de sistemul informatic principal al organizaiei. n cadrul acestor sisteme de decizie accentul principal se pune pe modele contabile i financiare i modelele matematice de simulare i optimizare (inclusiv modelele pentru analiza deciziilor multiatribut). SIAD orientate pe texte stocheaz n format text toate informaiile, datele i cunotinele care pot fi accesate de manageri. Aceste sisteme permit crearea documentelor electronice, corectarea i vizualizarea lor, pentru a sprijini decidenii prin stocarea electronic a informaiilor necesare pentru luarea unor decizii.

Tipuri de SIADSIAD orientate pe baze de date. Ofer facilitai eficiente pentru generarea rapoartelor i realizarea de interogri. SIAD orientate pe calcul tabelar. Programele de calcul tabelar reprezint un limbaj de modelare care permite utilizatorului s scrie modele de analiz n SIAD. Programele de calcul tabelar sunt larg folosite de ctre utilizatorii finali dezvoltatori de SIAD. Cel mai important instrument pentru dezvoltarea SIAD este Microsoft Excel. El include funcii statistice, modele de programare liniar, modele financiare sau manageriale. De asemenea conine comenzi care permit realizarea analizelor de tip what if i faciliti goal-seek.

Tipuri de SIAD

SIAD orientate pe solver. Un solver este un algoritm sau o procedur care execut anumite calcule pentru rezolvarea unui anumit tip de problem. Determinarea cantitii optime pentru produsele incluse n programul de fabricaie sau aplicarea regresiei liniare pentru calcularea trendului sunt exemple de solver. SIAD instituional opereaz cu decizii de natura recursiv, repetitiv, exemplul clasic fiind cel al unui SIAD pentru managementul unui portofoliu, acesta fiind utilizat de mai multe bnci pentru a asista deciziile referitoare la investiiile de pe piaa de valori mobiliare. SIAD ad-hoc opereaz cu probleme specifice care sunt, n general, neanticipate sau nerecursive, implicnd de cele mai multe ori probleme de previziuni strategice; acest tip de SIAD este utilizat de puine ori i de aceea trebuie efectuat, n prealabil, un studiu de fezabilitate pentru realizarea acestui tip de SIAD.

Rolul i necesitatea sistemelor informatice pentru management

Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme de informaii pentru management (SIM), sisteme suport de decizie de grup (SSDG), sisteme suport de decizie (SSD), Inteligena artificial (IA), etc., toate reprezint o categorie de sisteme informaionale proiectate pentru sprijinirea i mbuntirea procesului decizional, pentru realizarea unui control ct mai eficient i ct mai bun. Rolul sistemelor informatice pentru management const n mbuntirea costurilor, mrirea potenialului de cretere a afacerii i automatizarea sau asistarea procesului decizional. Asistarea deciziilor prin instrumente specifice tehnicii de calcul a nceput n urma cu aproximativ 25 de ani i a fost justificat iniial de erorile datorate unor "slbiciuni" tipic umane, slbiciuni care pot conduce la erori n procesul decizional

Rolul i necesitatea sistemelor informatice pentru management

furnizeaz suport pentru asistarea deciziei n cazul problemelor nestructurate sau semistructurate; sprijinul acordat n adoptarea deciziei este furnizat pentru toate categoriile de decideni din cadrul unei organizaii; scopul este de asistare a decidentului n raionamentele efectuate, nu de nlocuire a acestuia; asistena este furnizat n toate fazele procesului decizional; asist att decidenii individuali, ct i grupurile de decizie; sunt flexibile, n sensul realizrii cu uurin, de ctre utilizator, a adugrii, modificrii, tergerii etc. elementelor problemei analizate;

Rolul i necesitatea sistemelor informatice pentru management

trebuie s mbunteasc mai mult eficacitatea dect eficiena procesului decizional; decidentul trebuie s aib controlul n orice etapa a procesului decizional aferent problemei respective; trebuie s furnizeze asisten pentru decizii independente, ct i interdependente; s se bazeze pe modele, date i cunotine; s poat fi folosit i ca un instrument de nvare de ctre decidenii mai puin experimentai; interaciunea cu utilizatorul s fie uoar, rapid i eficient; s dispun de faciliti sporite de modelare i analizare; s poat asista decidentul indiferent de stilul care trebuie folosit pentru adoptarea deciziei.