Prev&PianPrev&Pian

Sistema integrato di previsione delle vendite e di gestione dei fabbisogni

Che cosa è?

• E’ un sistema integrato di formulazione della previsione delle vendite, di ottimizzazione dei livelli di scorte, di determinazione dei fabbisogni di prodotto finito e di rifornimento dei depositi.

• E’ quindi un tipico DSS (Decision Support system) Logistico che si pone sopra il sistema informatico gestionale, con il quale peraltro colloquia, indirizzato alla piccola e media impresa.

A che cosa serve?

• Prev&PianPrev&Pian permette di prendere decisioni coerenti su:– Quanto vendere nel prossimo futuro e con quale margine di errore

– Quando è il momento di rivedere la previsione

– Quale livello di scorte tenere per garantire un soddisfacente livello di servizio con il minor investimento possibile

– Quanto e quando produrre in relazione alle scorte ed ai lotti di produzione ottimali con possibilità di simulare decisioni alternative

– Quanto distribuire ai depositi periferici

• Prev&PianPrev&Pian permette di tenere sotto controllo gli andamenti dei flussi quotidiani di prodotto finito verificandone la compatibilità con il planning effettuato

Quali sono le principali caratteristiche?

• Il sistema Prev&PianPrev&Pian è uno strumento agile e flessibile di demand planning, inventory planning, manufacturing planning e replenishment planning che lavora su base mensile e con un orizzonte temporale di 12 mesi mobili e fissi per il controllo budgettario

• Il sistema Prev&PianPrev&Pian utilizza gli strumenti statistici più efficaci per proiettare le vendite nel futuro, per controllarne l’affidabilità e per offrire al marketing utili informazioni sulla storia delle vendite

• Il sistema Prev&PianPrev&Pian rende stabile il rapporto tra Vendite e Produzione generando “numeri” validi per tutta l’azienda e modificandoli solo quando necessario

• Il sistema Prev&PianPrev&Pian permette alla piccola e media impresa di dotarsi di un sistema di Resource Planning che fino ad oggi era appannaggio della grande impresa

• Il sistema Prev&PianPrev&Pian utilizza le modalità user friendly offerte dall’ambiente Windows® Office ® che lo rendono facilmente gestibile e praticamente compatibile con tutte le piattaforme elaborative presenti in azienda

Come si inserisce in azienda ?

DatabasePrev&Pian

SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALESISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

Moduli Elaborativi Prev&Pian

Ambiente WindowsAmbiente Windows

È sviluppato interamente conI prodotti Microsoft®

Excel® Access® Visual Basic®

dialoga con il sistema aziendale tramite un database relazionale

Forecasting & Control System

Master Manufacturing& Inventory

Planning

DomandaStorica

Piano delle Scorte e dei Rif.nti ai Depositi

Politica dI Magazzino:• Livello di Servizio• Scorta di Sicurezza• Rotazione• Dimensione Ordine

Piano dei fabbisogni di Prodotto Finito

Proiezione delle vendite del mese

Proiezione delle vendite a fine anno

Giacenze eOn Order

MigliorForecast

Parametri di Previsione

Effetti delle iniziative promoz.li

Il Diagramma di flusso del sistema

Gestione Distinta Base

Gestione Fabbisogni di Materie prime

Anagrafica Materie Prime

Piano degli acquisti delle materie prime

Schede di lavorazione del P.F.

Giacenze eOn Order M.P.

Matrice diImpiego

Coefficienti di impiego delle M.P.

Parametri:• Lotti di acquisto• Lead Time di fornitura• Costi unitari di acquisto•Scorte di sicurezza M.P.

Piano dei fabbisogni di Prod. Finito

Pianificazione Economica

Analisi e ControlloFinanziario

Analisi Finanziaria e di Cash Flow

Bilancio Previsto

Dati economici

Parametri economici:• prezzi, sconti, ecc.• tassi sviluppo costi

Parametri:• Modalità di riclassificazione

Previsione vendite

Saldi Conti Di Contab. Generale

Analisi EconomicaProgressiva mensile

Il menu principale

• Il sistema è costituito da

Il modulo di Forecasting

• È un modello di scompo-sizione delle serie temporali nelle quattro componenti fondamentali:– Trend– Stagionalità– Ciclo– Componente casuale

• questa maschera permette di controllare l’efficacia del modello statistico e di tararne i parametri che verranno memorizzati nel database per le successive elaborazioni, finchè l’andamento della serie storica non subisca modificazioni strutturali significative.

• Possono essere effettuate elaborazioni singole, nella messa a punto del modello, o elaborazioni per gruppi di codici per le elaborazioni di routine

Foglio di controllo del modello statistico

• Con questa maschera è possibile tarare il modello senza avere particolari conoscenze di statistica. È sufficiente sapere gli effetti che la variazione dei singoli parametri ha sul modello e quali valori degli indicatori bisogna tenere sotto controllo per giudicare la bontà del modello stesso.

• Il modello statistico è in grado di governare anche andamenti particolarmente irregolari delle serie storiche

• Nei casi più difficili o dove la numerosità delle osservazioni non è sufficiente, è possibile utilizzare ulteriori semplificazioni del modello stesso.

La componente stagionale

• Questa maschera offre un’analisi approfondita della stagionalità di ciascun prodotto così come deriva dall’applicazione del modello statistico.

• Le informazioni che si traggono dall’analisi dei dati riportati sono molto utili per il marketing del prodotto, in quanto è possibile individuare se ed in che misura e con quale grado di significatività esista una vera stagionalità del prodotto.

• L’utilizzatore può inoltre definire una soglia di significatività delle vendite mensili al di sotto della quale le vendite possono considerarsi nulle. Questo per non inficiare l’analisi stagionale, che altrimenti considererebbe quei valori come vere punte stagionali negative.

La componente ciclica

• Vi possono essere particolari andamenti storici delle vendite che fanno oscillare il trend secondo un modello ciclico. Attraverso questa maschera è possibile individuare le periodicità più significative e tenerne conto in sede previsionale.

• Anche in questo caso la visualizzazione grafica degli elementi essenziali della analisi statistica permette una facile valutazione e decisione da parte dell’utente non esperto.

La componente casuale

• La componente casuale rappresenta quanto il modello non è riuscito a prevedere e quindi viene considerata di origine erratica.

• Una conoscenza approfon-dita del come si presenta questa componente è molto utile sia per la validazione del modello statistico di previsione che per gli effetti che essa può avere nella logistica del prodotto.

• Il grado di dispersione di questa variabile costituisce uno dei parametri fondamentali nella determinazione degli stock di sicurezza di magazzino.

La misura della bontà della previsione

• Un ulteriore elemento di valutazione della bontà del modello di previsione viene offerto da questa maschera

• Anche in questo caso è sufficiente conoscere il grado di variazione del parametro rappresentato nel grafico per giudicare se il modello è significativo e con quale margine di errore

Il calcolo del fabbisogno di prodotto finito• Questa maschera governa il

processo di definizione del fabbisogno di prodotto finito da far produrre o da acquistare a seconda dei casi.

• Per fare ciò esso attinge al database le seguenti informazioni:– Le vendite previste– Il loro grado di incertezza– La giacenza di magazzino– I quantitativi in ordine– Il lotto di

produzione/acquisto– E il relativo tempo di attesa– L’eventuale backlog di

ordini di clienti inevasi

• È anche possibile inserire coefficienti correttivi della previsione per tener conto di offerte promozionali che l’analisi della serie storica non potrebbe prevedere

• Il modello stabilisce quanto produrre/acquistare e con quale data ultima di consegna.

La simulazione delle alternative logistiche

• Il sistema prevede anche la possibilità di simulare le conseguenze economiche di investimento in scorte derivanti dalla variazione di uno o più dei parametri di gestione del fabbisogno, quali:– Il lotto di produzione/acq.– Il tempo di attesa– Il livello di servizio– Il numero dei depositi

• Possono essere confrontate anche più alternative che vengono riportate contemporaneamente nella stesso foglio di lavoro per una più facile valutazione complessiva

Il rifornimento dei depositi

• Il sistema permette di completare il ciclo logistico anche a valle stabilendo i quantitativi da inviare al o ai depositi periferici di cui si avvale l’azienda per evadere gli ordini dei clienti.

• Anche in questo caso sono necessarie specifiche informazioni:– La giacenza di magazzino

dei singoli depositi

– Gli eventuali giorni non lavorativi oltre ai consueti (domeniche e/o sabati)

– I quantitativi per imballo e pedana

• Il modello effettua un planning di rifornimenti settimanali per tutto l’arco temporale previsto dal sistema (52 settimane), utile per le imprese con forti oscillazioni di vendite stagionali

La lista di rifornimento dei depositi

• Il modello di gestione dei rifornimenti prevede la stampa della lista delle spedizioni verso i depositi raggruppando i dati per multipli di pedane o per imballi se il quantitativo non giustifica un pedana intera.

Il master plan di prodotto finito

• Il modello di gestione dei fabbisogni di prodotto finito genera il piano principale di produzione/acquisto con l’indicazione della data ultima di consegna per evitare che si vada in rottura di stock

• Questo piano costituisce l’input all’MRP per l’esplosione delle distinte basi e per la definizione dei fabbisogni di materie prime nel caso in cui l’azienda abbia anche la produzione dei prodotti finiti gestiti

La proiezione del mese corrente

• Poiché il sistema lavora per intervalli temporali mensili è necessario controllare, du-rante il mese, se l’andamento delle vendite e degli approv-vigionamenti sia coerente con quanto pianificato.

• Questo modello effettua la proiezione alla fine del mese delle vendite giornaliere medie effettive e le confron-ta con quanto previsto.

• Tenendo conto della giacen-za di magazzino e con quanto in ordine stabilisce anche i giorni di scorta disponibili

Il controllo dell’errore di previsione

• Uno dei vantaggi di questo sistema è che rende stabile il più possibile la previsione, modificandola solo quando necessario.

• Questo modello utilizza l’indicatore statistico del tracking signal per indicare se è il momento di rielabora-re una nuova previsione o se è sufficiente confermare quelle già sviluppate prece-dentemente in quanto il consuntivo del nuovo mese rientra nel margine di errore sostenibile.

• In questo modo si risparmia tempo nella elaborazione delle previsioni mensili, ma quello che è più importante si variano il meno possibile le informazioni da dare alla produzione ed ai rifornimenti.

Ia proiezione a fine anno

• Per le imprese che lavorano con il budget il sistema produce un elaborato in cui si riportato i dati di consuntivo e di previsione dell’anno di calendario, spostando automaticamente il mese di cut-off.

• In questo modo si ottiene la previsione di fine anno che può essere utilizzata per le ulteriori elaborazioni di controllo budgettario.

La previsione dei 12 mesi mobili• Il sistema fornisce anche la

visione completa delle previsioni relative all’orizzonte temporale mobile dei 12 mesi futuri.

Il controllo del raggiungimento del target• Il sistema fornisce anche un

utile strumento grafico di valutazione del raggiungi-mento dell’obiettivo di fine anno tenendo conto delle vendite effettive progressive e della rimanente previsione.

• Questo modello risulta molto utile in sede di riformulazio-ne della previsione durante l’anno in quanto permette facilmente di verificare la compatibilità della nuova previsione con l’obiettivo aziendale posto per l’esercizio.

La funzione del Database di interfacciamento

DatabasePrev&Pian

Giacenze perGiacenze perDepositoDeposito

Ordini diOrdini di produzioneproduzione

rilasciatirilasciati

FatturatoFatturatoDel meseDel mese

TargetTargetAnnualeAnnuale

Di venditaDi vendita

VenditeVenditeMensili perMensili per

DepositoDeposito

PrevisioniPrevisioniMensiliMensili

Di venditaDi vendita

Ordini rif.Ordini rif.SettimanaliSettimanali

per Depositoper Deposito

Proposte diProposte diProduzioneProduzione

mensilimensili

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