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PRESIDENCIA REPÚBLICA DE COLOMBIA

INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO 2014

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTÁ D.C Febrero de 2015

http://www.presidencia.gov.co/


INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO

De acuerdo con lo dispuesto el procedimiento P-EM-06 Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento actividad 9) evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento y en la NTC GP 1000: 2009 - numerales:

8.5.1 Mejora continua

8.5.2 Acción correctiva literal f)

8.5.3 Acción preventiva literal e)

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo, mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se cumplieron durante la vigencia 2014 por parte de los procesos y dependencias de la entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional.

1. Objetivo general

Evaluar la eficacia de los planes de mejoramientos que se finalizaron con corte a noviembre

30 en la vigencia 2014, mediante auditorías a las acciones implementadas en dicho planes.

2. Objetivos específicos

Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras los planes de mejoramientos

que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2014.

Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron

implementadas para realizar el cierre definitivo.

Solicitar nuevo plan de mejoramiento cuando no fueron eficaces las acciones

implementadas.



3. Análisis del Estado de los Planes de Mejoramiento

A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento con corte a 31 de diciembre de 2014:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras

3.1 Estado de los Planes de Mejoramientos vigencia 2014

Con base en el reporte de las mejoras anterior, se identificaron los planes de mejoramiento

que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2014 y que son objeto de ésta evaluación.

Cuenta de

CódigoTipo

Estado Estado del paso Paso actual

No

Conformidad

Potencial

No

Conformidad

Real

Oportunidad

de Mejora

Total

general

Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 11 16

Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22

Ejecución y seguimiento 1 1 1 3

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 1 2 2 5

Formulación 3 5 3 11

Formular el Plan de Mejoramiento 1 2 6 9

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 3 3

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 13 3 21

Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17

Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8

Validar el Plan de Mejoramiento 2 2

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 20 69 30 119

Total Cancelada 20 69 30 119

En Desarrollo Al día Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 18 51 34 103

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 12 38 34 84

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 3 3

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 3 3 8

Total Al día 32 95 71 198

Vencido Asignar Responsable de la Mejora 1 1

Ejecución y seguimiento 1 1 2

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 6 21 10 37

Formular el Plan de Mejoramiento 1 4 5

Validar el Plan de Mejoramiento 2 1 3

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 6 7

Total Vencido 7 31 17 55

Total En Desarrollo 39 126 88 253

Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 17 24 7 48

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1 2

Total Al día 112 206 62 380

Total Finalizada 112 206 62 380

Nueva Vencido Asignar Responsable de la Mejora 2 5 1 8

Total Vencido 2 5 1 8

Total Nueva 2 5 1 8

Total general 173 406 181 760



Durante el 2014 se formularon 242 planes de mejoramiento, el cual presenta el siguiente

análisis:

DESCRIPCIÓN CATIDAD PORCENTAJE

Cancelados 34 14,05

Ejecución y Seguimiento 204 84,30

Finalizadas 4 1,65

TOTAL 242 100

3.2 Estado de las Mejoras Vencidas:

Con base en el reporte del estado de los planes de mejoramiento anterior, se describe a

continuación las mejoras vencidas (55 MEJORAS VENCIDAS):

Código

Tipo Semáforo

Proceso Nombre Estado del paso

NCR-0214

No Conformidad Real

Atención al Usuario AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH

Vencido

NCR-0229

No Conformidad Real

Atención al Usuario AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos

Vencido

NCR-0321

No Conformidad Real

Direccionamiento Estratégico

DE- Comunicación Interna: Clasificación de la información

Vencido

OM-0024

Oportunidad de Mejora

Gestión Administrativa Seguimiento inventario de vehículos Vencido

NCR-0246

No Conformidad Real

Gestión Administrativa GA - SEGUIMENTO A LAS MEJORAS Vencido

NCR-0244

No Conformidad Real

Gestión Administrativa GA - RIESGOS DEL PROCESO Vencido

NCR-0242

No Conformidad Real

Gestión Administrativa GA - PLANES DE CONTINGENCIA Vencido

NCR-0241

No Conformidad Real

Gestión Administrativa GA - MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Vencido

NCR-0239

No Conformidad Real

Gestión Administrativa GA - ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS PROCESO GA

Vencido

OM-0123


Gestión Administrativa FALLAS EN EL APLICATIVO ALADINO Vencido

OM-0122


Gestión Administrativa REITERADAS MODIFICACIONES AL PLAN DE COMPRAS DEL AREA ADMINISTRATIVA

Vencido

OM-0120


Gestión de Asuntos Políticos

AP ACCPE - Mejoramiento del seguimiento al avance de las iniciativas priorizadas de la agenda nacional de competitividad

Vencido

NCP-0173

No Conformidad Potencial


AP-Clasificación de las comunicaciones Vencido

NCP-0152



AP- Elementos en el lugar al cual fueron destinados

Vencido



NCP-0151



AP - Entrega de Elementos Vencido

NCP-0150



AP - Contabilidad Vencido

NCR-0400

No Conformidad Real


AP - Promoción de núcleos familiares de la pobreza extrema

Vencido

NCR-0399

No Conformidad Real


AP - Ineficaz articulación institucional y en la gestión

Vencido

NCR-0398

No Conformidad Real


AP - Ineficiencia en la operación de la estrategia

Vencido

NCR-0343

No Conformidad Real


CGR-Hallazgo No. 14: Gestión del Proyecto vigencia 2013

Vencido

NCR-0342

No Conformidad Real


CGR-Hallazgo No. 13. Planes territoriales vigencia 2013

Vencido

NCR-0341

No Conformidad Real


CGR-Hallazgo No. 12: Cumplimiento de metas del Proyecto vigencia 2013

Vencido

NCR-0340

No Conformidad Real


CGR-Hallazgo No 11: Política integral- Sistema de información vigencia 2013

Vencido

NCR-0337

No Conformidad Real


CGR-Hallazgo No. 08: Identificación de riesgos del proceso -Indicadores vigencia 2013

Vencido

NCR-0335

No Conformidad Real


CGR-Hallazgo No.06: Política de Derechos Humanos y Derecho internacional Humanitario vigencia 2013

Vencido

NCR-0318

No Conformidad Real


AP- Convenio 330-12 Vencido

NCR-0281

No Conformidad Real


AP - No se evidencia control y seguimiento al Observatorio de Asuntos de Genero

Vencido

OM-0135



AP - Evaluar la eficacia del seguimiento de la Alta Consejería para Asuntos Políticos a la agenda legislativa

Vencido

OM-0134



AP - Fortalecer el equipo de la Alta Consejería para Asuntos Políticos en el manejo de la información legislativa

Vencido

NCR-0373

No Conformidad Real


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para las Regiones

Vencido

OM-0173



Plan de mejoramiento infografías desminado humanitario

Vencido

OM-0172



Plan de mejoramiento Productos/servicios no conformes tercer trimestre 2014 Dirección para la AICMA

Vencido

NCR-0378

No Conformidad Real


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para las Comunicaciones

Vencido

OM-0177



Capacitación lineamientos de Planeación 2015

Vencido

NCP-0172


Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

SA-Clasificación de comunicaciones SIGOB

Vencido

NCP-0134



SA - No se evidenció toma de decisiones de indicadores y encuesta del Sr presidente

Vencido

OM-0154



SA-Actualización procedimiento visitas guiadas casa de Nariño

Vencido



OM-0153



SA-Fortalecimiento de los canales de comunicación en las operaciones aéreas con el Señor Presidente, Vicepresidente y sus familias

Vencido

OM-0152



SA - Mejoramiento de la selección del personal para la Casa Militar

Vencido

OM-0142



SA - SEGURIDAD CLASIFICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Vencido

OM-0168



SA-Creación de una aplicación de descarga de información para dispositivos móviles y teléfonos inteligentes

Vencido

OM-0167



SA-Creación programa de televisión de noticias del Gobierno

Vencido

NCR-0383

No Conformidad Real

Gestión Documental GD - Clasificación de la Información Vencido

NCR-0294

No Conformidad Real

Gestión Documental GD - Cumplimiento de Fechas del Plan de Mejoramiento

Vencido

OM-0138


Gestión Documental GD-Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central

Vencido

NCR-0384

No Conformidad Real

Gestión Documental GD - Remisión directa de Documentos Vencido

OM-0118


Gestión Financiera GF-Actualización documentos Proceso de Gestión Financiera

Vencido

NCR-0391

No Conformidad Real

Talento Humano TH - Revocación de comisiones Vencido

NCP-0156


Talento Humano TH - desvinculación del personal de planta

Vencido

NCR-0389

No Conformidad Real

Talento Humano TH - Control de Documentos Caja Menor

Vencido

NCR-0388

No Conformidad Real

Talento Humano TH - Expedición de Actos Administrativos

Vencido

NCR-0387

No Conformidad Real

Talento Humano TH - Giro oportuno de los recursos Vencido

NCR-0386

No Conformidad Real

Talento Humano TH- Control en el Tramite de Comisiones

Vencido

NCR-0385

No Conformidad Real

Talento Humano TH - Documentación para la legalización de viáticos y gastos de viaje

Vencido

NCR-0332

No Conformidad Real

Talento Humano CGR-Hallazgo No. 03: Cumplidos de comisión vigencia 2013

Vencido

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras

Mediante correo electrónico se les informó a cada una de las dependencias responsables

de las mejoras para que cargaran dicha información y las actualicen en el aplicativo

SIGEPRE, sin embargo se Recomienda 1 que se registre las acciones en el aplicativo

SIGEPRE, de lo contrario se determinara una NCR por incumplimiento.



3.3 Estado de las Mejoras Finalizadas:

Para la vigencia 2014 se finalizaron 148 planes de mejoramiento, los cuales el 100%

fueron objeto de evaluación por parte del equipo auditor, para determinar su eficacia en el

cumplimiento de las acciones propuestas en dichos planes, identificador por Procesos, tal

como se puede observar en el siguiente reporte:

No. Código Proceso Nombre Evaluar la Eficacia

1

NCR-0393 Adquisición de Bienes y Servicios

BS-SECOP Incumplimiento art 25 Decreto 1510 de 2013

Pendiente de evaluar la eficacia una

vez se realice la auditoria de

supervisión y publicación de

contratos la cual se llevara a cabo el

mes de febrero de 2015.

2


BS - Publicación






3


BS - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente

EFICAZ: El plan de mejoramiento

planteo las siguientes las

actividades 1. Elaborar una

comunicación al Grupo de Gestión

Documental y al Grupo de Atención

al usuario para solicitar capacitación,

2. Establecer un punto de control

para evitar que las PQRS se

contesten extemporáneamente. 3.

Realizar capacitación sobre el

oportuno tramite a las PQRS

radicadas en la Entidad y de

competencia del Área de Contratos.

Las cuales se realizaron de

conformidad a lo planeado y su

resultado fue eficaz toda vez que no

reportan PSQR extemporáneas.

4

OM-0156 Adquisición de Bienes y Servicios

BS- OM Unificar normatividad sobre delegación para comprometer el presupuesto, ordenar el gasto, celebrar contratos y ordenar el pago








5


BS-OM Creación Listado de chequeo Acuerdos Marco de Precios


planteo las siguientes actividades: 1

Crear listado de Verificación

Documental y 2. Creación del

Formato en SIGEPRE. Las cuales

se realizaron de conformidad a lo

planeado y su resultado fue eficaz

toda vez que el formato se encuentra

en el aplicativo SIGEPRE código F-

BS-43

6


BS - OM formato de Notificación Personal



Unificar y aprobar documento para

notificar y 2. Implementar formato en

SIGEPRE. Las cuales se realizaron

de conformidad a lo planeado y su

resultado fue eficaz toda vez que el

formato se encuentra en el aplicativo

SIGEPRE código F-BS-42.

7


BS- OM Publicidad de Contratación Ley 1712/14

EFICAZ: Su resultado fue eficaz

toda vez que se puede verificar la

información contractual de la

Entidad

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/d

apre/Paginas/ley-transparencia-

acceso-informacion.aspx.

8


BS - OM Publicidad de Actas de Comité


planteo las siguientes actividades: 1.

Aprobación y publicación de Actas

de Comité en la intranet 2. Solicitud

al Área de Información y Sistemas

para crear espacio en la Intranet. Su

resultado fue eficaz toda vez que las

mismas fueron incluidas en el

Intranet - contratos.

9


BS- Plan de mejoramiento estandarización informes de supervisión


planteo las siguientes actividades: 1.

Actualizar los formatos F-BS-25 y F-

BS-34 y 2. Socializar nueva versión

formatos F-BS-25 Y F-BS-34 su

resultado fue eficaz toda vez que los

formatos se encuentran actualizados

en el aplicativo SIGEPRE y los

mismos fueron socializados.



10


BS Encuesta de calificación de servicios internos proceso de adquisición de bienes y servicios

EFICAZ: Su resultado fue eficaz

toda vez que se puede verificar la

información contractual de la

Entidad

http://contratos.presidencia.gov.co/

así mismo se observa todo el

soporte documental de las acciones

realizadas.

11 NCR-0293

Atención al Usuario

AU-Hallazgo 2 Producto No conforme ICONTEC 2013

EFICAZ: ya fue evaluada por el

ICONTEC

12

NCR-0291 Atención al Usuario

AU - Finalización de gestión

No fue eficaz toda vez que el mismo

fue reformulado por las NCR 0307,

0308,0309 y 0310 teniendo en

cuenta que los mismos problemas

se siguen presentando los mismos

hallazgos en relación con el trámite

de las PSQR's recibidas en la

Entidad, como el mal uso del SIGOB

por parte de los funcionarios, la

respuesta y/o traslado

extemporáneo por parte de las

dependencias, la radicación y

transferencia directamente por parte

del Grupo de Gestión Documental-

Correspondencia a otras

dependencias diferentes al Grupo de

Atención de Peticiones al Presidente

de la República, al Grupo de

Atención al Usuario y a la Secretaría

Jurídica

13


AU - Respuesta extemporáneas



0308,0309 y 0310 teniendo en



















Jurídica

14


AU - fechas de envió



0308,0309 y 0310 teniendo en

















Jurídica

15


AU - Direccionamiento de Correspondencia



0308,0309 y 0310 teniendo en

















Jurídica



16


AU - Traslado Oportuno



0308,0309 y 0310 teniendo en

















Jurídica

17

OM-0073 Atención al Usuario

AU - PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME 2013

No Eficaz, se Reformuló

18


AU - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente

No Eficaz, se reformuló

19


AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos


20


AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH

No Eficaz, se reformulo

21


AU - No efectividad NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos: Secretaria de Transparencia.


22

OM-0040 Atención al Usuario

Manual de Servicios Internos

EFICAZ: Se actualizó el manual de

servicios misionales y se está

aplicando.

23

NCP-0190 Direccionamiento Estratégico

DE- Numeración de resoluciones internas

EFICAZ: Se cuenta con un

procedimiento P-DE-10 Trámite

Resoluciones Internas y Formato F-

DE-38 Asignación consecutivo de

resoluciones internas aplicándose.

24 NCP-0186


DE - Índice proactividad mejora

Pendiente: Se evaluara en proceso

de auditoría



25


DE- Plan de Mejoramiento de Acuerdo con la Ley 1581 De 2012 y su Reglamentario 1377 De 2013

EFICAZ: Se realizó la revisión y

actualización de los documentos

asociados al sistema de gestión de

la Presidencia de la Republica

teniendo en cuenta la ley 1581 de

2012 y su decreto reglamentario

1377 de 2013

26 NCP-0179


DE - Plan de actualización MECI

Pendiente: se evaluara en proceso

de auditoría

27


DE - Riesgo Plan anual de adquisiciones

EFICAZ: Las acciones implementadas se están cumpliendo de acuerdo con el lineamiento de administración de los Riesgos.

28 NCR-0354


CGR-Hallazgo No 24: Riesgos. Vigencia 2013

Pendiente: de Evaluación por parte

de la CGR.

29 NCR-0320


DE- Normograma Pendiente: Se evaluará en proceso

de auditoría

30

NCR-0296 Direccionamiento Estratégico

DE - Identificación de Riesgos

EFICAZ: El Fondo de Programas

Especiales para la Paz ya cuenta

con sus Riesgos monitoreados

31

OM-0106 Direccionamiento Estratégico

DE-Dashboard

EFICAZ: Los indicadores de los

procesos y/o dependencias ya se

encuentran con el "Dashboar" que

facilita la presentación de los

resultados de los indicadores de

forma Gráfica e integral.

32


DE - Documentación de metodologías asociadas a procesos

EFICAZ: Las acciones para

incorporar documentos del proceso

de asuntos políticos para que sirva

de apoyo a la gestión misional de la

entidad.

33


DE - Oportunidad de Mejora Plan Anual de Adquisiciones

EFICAZ: Se realizó ajuste a la

documentación de plan anual de

adquisiciones, de acuerdo con la

normatividad vigente y se encuentra

en utilización.

34


DE-Encuesta de servicios internos Direccionamiento Estratégico- Sigepre

EFICAZ: Se implementaron las

acciones de divulgación del

aplicativo SIGEPRE.

35


DE - Planificación de cambios que afectan el SIGEPRE

EFICAZ: Las acciones

implementadas fueron eficaces,

según informe de auditoría anterior a

éste último

36


DE - Reporte de la Información en el SISMEG




éste último



37


DE - Revisión por la Alta Dirección




éste último

38


DE - Alineación de los riesgos con la Caracterización de Procesos




éste último

39


DE - Valoración de Riesgos




éste último

40


DE - Cargue de la información de los planes de mejoramientos




éste último

41


CGR - Hallazgo No.1 Ejecución presupuestal Inversión (D)




éste último

42

NCR-0292

Evaluación, Control y Mejoramiento

EM-Hallazgo 1 Acciones preventivas ICONTEC 2013

EFICAZ: Esta fue evaluada por el

ICONTEC.

43

OM-0108


EM - Automatización del Formato Evaluación de Auditores Internos


implementadas por esta mejora

fueron eficaces, el formato de

evaluación está automatizado y se

remite por correo.

44

OM-0095


EM - revisión y actualización de la Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento



fueron eficaces, la Guía y el

Procedimiento de Formulación,

Evaluación y Control de Planes de

mejoramiento se actualizó y se están

aplicando.

45

OM-0094


EM - revisión y actualización del Procedimiento y Manual de Auditorías Internas



fueron eficaces, el Procedimiento y

el Manual de Auditorias se

actualizaron y se están aplicando.

46

OM-0075


EM-Evaluación encuesta servicios internos OCI



fueron eficaces, la evaluación de

percepción interna ha mejorado.

47

OM-0044


EM Evaluación Auditores Internos

EFICAZ: Se mejoró la calificación de

los auditores de 97% en el 2012 al

98% en el 2013.



48

OM-0044



EFICAZ. Se mejoró la calificación de los auditores de 97% en el 2012 al 98% en el 2013.

49

NCP-0149


EM - Mejoramiento en el diligenciamiento de registro




éste último

50

OM-0096


EM - Optimización uso del aplicativo SIGEPRE en el módulo Auditorias




éste último

51

NCR-0276 Gestión Administrativa

GA - incumplimiento al procedimiento de generación y control de documentos

EFICAZ: Los documentos P-GA-03

y F-GA-31 fueron actualizados y se

están aplicando. Con relación a los

formatos F-GA-32 y F-GA-33 se

eliminaron.

52 NCR-0244

Gestión Administrativa

GA - Riesgos Del Proceso EFICAZ: Los riesgos se encuentran

monitoreados.

53


GA - Actualización De Documentos Proceso Ga

EFICAZ: Al verificar en el aplicativo

SIGEPRE aparecen los documentos

del Proceso de Gestión

Administrativa actualizados

54 NCR-0242

Gestión Administrativa

GA - Planes De Contingencia


de auditoría

55


GA - control de ingreso a las instalaciones de la propiedad horizontal




éste último

56

NCP-0136 Gestión Administrativa

GA - Indicadores asociados al plan operativo no permiten medir el avance de la gestión




éste último

57


GA - Proyectos De Inversión




éste último

58


GA - Seguimiento a la ejecución contractual




éste último

59


GA - Hallazgo Infraestructura ICONTEC 2012




éste último

60

NCP-0182 Gestión de Asuntos Políticos

Ap.-ACP Regiones Control de Registros

EFICAZ: Se reporta por correo al

grupo de Atención al Usuario las

PQRS de los SIGOB que allegan a

la Dirección de Regiones



61


AP - No se clasifican los documentos en el SIGOB

EFICAZ: El Programa MINAS

realiza la clasificación de la

información en el SIGOB.

62


AP - Las actas no proporcionan evidencia de la operación eficaz, eficiente y efectiva

EFICAZ: Las acciones realizadas

para mantener actualizadas la actas

y sus soportes esta controladas por

el Programa MINAS.

63


AP - Se evidencia una baja ejecución presupuestal

EFICAZ: Las actividades que

realizaron se establecieron como

tareas permanentes con el fin de

tener el control de la ejecución. A

final del 2014 se ejecutó el 98% del

presupuesto.

64

NCR-0367 Gestión de Asuntos Políticos

AP-Actividades de control

EFICAZ: Estas actividades se

están realizando de forma permanente con las reuniones que se establecieron para tener control de la planeación y su ejecución Evidencia actas

65


Ap.-Derechos Humanos-Control de Registros Actas Comité Intersectorial 2014

EFICAZ: Las acciones realizadas

fueron eficaces, se está utilizando la

versión actual del formato de actas.

66


Ap.-Derechos Humanos-Control de Documentos actas Comité Intersectorial 2014

EFICAZ: Las acta se encuentran

firmadas

67


CGR-Hallazgo No. 16: Acuerdos de Prosperidad vigencia 2013

Pendiente: Esta se evaluaran en el

proceso de auditoría de la CGR del

2015.

68


CGR-Hallazgo No 15. Gestión de procesos planificadores- Cumplimiento de compromisos. Vigencia 2013



2015.

69


CGR-Hallazgos No. 10: Cumplimiento de compromisos- política vigencia 2013



2015.

70


AP-Metas Rezagadas 2013 Proyecto de Inversión Secretaría de Transparencia.

EFICAZ: Analizada la ejecución y

cierre de la Mejora NCR-0302, se

observa que las acciones se

ejecutaron conforme lo planeado y

se cumplió con el objetivo de la

misma.

71


AP - La PSQR se respondió en forma extemporánea

EFICAZ: En el último reporte que se

presentó a atención al usuario no

presentaron PQRS extemporáneas



72


AP - No se evidencia controles para verificar las actividades ejecutadas

EFICAZ: Se están realizando

reuniones con el equipo de trabajo para revisar los avances evidencia actas.

73


AP - En la página WEB del DAPRE no se evidencia información actualizada

EFICAZ: La página se encuentra

actualizada y semanalmente se verifica su actualización, el observatorio se publicó el boletín que anualmente debe publicarse.

74


AP - En el Normograma del Proceso no se evidencia todo el marco legal

EFICAZ: Se designó a una

persona para realizar éste seguimiento y en el POA de ésta vigencia se elevó a tarea por lo cual se mantendrá actualizado.

75

OM-0160 Gestión de Asuntos Políticos

AP- Georreferenciación de los proyectos de infraestructura para la Primera Infancia (Plan Padrino)

EFICAZ: Se actualizó el Mapas de

georreferenciación, donde se

pueden consultar información

actualizada.

76


AP-Disminución en los tiempos de respuestas de las PSQR, teniendo en cuenta la legislación vigente.

EFICAZ: Se ha contestado a tiempo

las PQRS

77


AP-Clasificación de la información Alta Consejería para las Comunicaciones

EFICAZ: Se clasificó la información

de la ACPC de acuerdo con los

parámetros establecidos y la

capacitación recibida.

78


AP-Colombia Joven-Mesa transversal

EFICAZ: las mesas transversales se

realizan periódicamente y soporta la

evaluación de la gestión de la

Dirección Colombia Joven.

79


AP-Clasificación de la información AC Presidencial

EFICAZ: Se clasificó la información

de la Alta Consejería Presidencial.

80


APCPE - Mejoramiento del seguimiento al avance de las iniciativas priorizadas de la agenda nacional de competitividad

EFICAZ: Se elaboraron las

herramientas y se realiza

seguimiento a través de ellas.

81


ACPPE - Mejoramiento del sistema de seguimiento de proyectos de interés nacional y estratégicos PINES

EFICAZ: Se elaboraron las

herramientas y se realizas

seguimiento a través de ellas.

82


Acciones de Mejora por Autocontrol

EFICAZ: La presentación de

informes diarios se ha cumplido, de

conformidad con la adecuación de

los formatos establecidos y

permitiendo una mejor forma para el

análisis de la información.



83


AP- Reuniones periódicas Programa Colombia Joven

EFICAZ: Mensualmente se realiza

reuniones para evaluar la gestión de

la Dirección.

84


AP - Plan de mejoramiento trámite solicitud PSQR’s - PAICMA

NO Eficaz: De acuerdo con la

evaluación de PQRS del primer

semestre de 2014, el programa

MINAS presentó hallazgo.

La Dirección de MINAS reformuló la

siguiente mejora OM-0172 y de

acuerdo con el informe se formuló la

NCR-0402.

85


AP - Plan de mejoramiento encuesta entidades estatales - PAICMA

EFICAZ: se logró que los clientes

evaluados aumentaran en el 2013

obteniendo una calificación de 3,26

frente al 0 en el 2012.

86


AP - Oportunidad de mejora para el fortalecimiento en asuntos de género en entidades estatales

EFICAZ: Se envió a las autoridades

territoriales el material para que ellos mismos sean los que socialicen la política pública. En caso que no pueda llegar hasta estos sitios la Consejería.

87


APSC - Fortalecimiento del equipo de la Alta Consejería en temas de gestión pública NO EFICAZ, se reformuló

88


AP - No se asegura que se realizan las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de la No Conformidad




éste último

89


AP - No se conocen ni se identifican los riesgos de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz




éste último

90


AP - Acuerdo 042 de 2002




éste último

91


AP-Responder oportunamente los trámite de PSQR’s gestionados por el PPDI AFROCOLOMBIANA




éste último

92


AP - Existen acciones que no son registradas en tiempo real en el aplicativo SIGEPRE




éste último



93


CGR - Hallazgo No.2 Cantidad, calidad y especificaciones técnicas de obra en intervención de Hogares Infantiles




éste último

94


AP - documentos soportes del indicador Obstáculos resueltos oportunamente en el marco de la mesa transversal 2013




éste último

95


AP - El uso de documentos de versiones anteriores, podría afectar el control de documentos




éste último

96


AP - Existe diferencia entre las PSQR registradas en la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y las reportadas por el Grupo de Atención al Usuario




éste último

97


AP - La no aplicación de las normas de Archivo




éste último

98


AP - Las directrices de publicidad no están firmadas por el Alto Consejero para las Comunicaciones




éste último

99


AP - La AC para las Comunicaciones ha enviado respuesta de correos sin radicarlos en correspondencia




éste último

100


AP - No se ha elaborado el acta del primer Subcomité de Control Interno de Fondo Paz




éste último

101

NCP-0171


SA-Clasificación de comunicaciones

EFICAZ: las acciones

implementadas se están

desarrollando, es decir que las

comunicaciones recibidas han sido

tramitadas de acuerdo con los

procedimientos establecidos por la

entidad.

102

OM-0100


SA-plan integral Casa Militar


implementadas han permitido

solucionar aspectos de viáticos y

ajustes a la normatividad.



103

NCP-0134



EFICAZ: el proceso realiza control a

la evaluación de percepción del

servicio misional.

104

NCP-0135


SA - No se conoce la Tabla de Retención Documental




éste último

105

NCR-0274


SA - incumplimiento en el control de registros




éste último

106

OM-0102


SA- Oportunidad de mejora Secretaría para la Seguridad Presidencial




éste último

107

NCR-0273


SA - No se está dando respuesta oportuna a los derechos de petición




éste último

108

NCP-0133 Gestión Documental

GD - posible riesgo al no cumplir el Plan de Mejoramiento Integral

EFICAZ: Se viene realizando

seguimiento al Plan Integral de

gestión Documental, de acuerdo con

las acciones implementadas.

109

NCR-0262 Gestión Documental

GD - Implementación de herramientas para el control y conservación de los documentos

EFICAZ: Se evidencia transferencia

realizada y actas de capacitación de

GD en la dependencia del Ministro

Consejero y las demás

dependencias de la Entidad.

110


GD - Socialización, capacitación y manejo de las herramientas de conservación de los documentos, de los lineamientos, formatos y procedimientos del proceso de gestión documental

EFICAZ: Se evidencia de

capacitación de GD en las

dependencias de la Entidad y

socialización de los documentos de

gestión Documental

111 NCR-0260

Gestión Documental

GD - Seguimiento y control del proceso

EFICAZ: Ya existe una persona

encargada de éste tema

112


GD - Talento Humano

EFICAZ: Se entregaron las

dotaciones y se reforzó el personal

de archivo.



113 NCR-0258

Gestión Documental

GD - Control Documentos EFICAZ: Se actualizaron la mayoría

de los documentos del proceso.

114


GD - Comunicación Interna


implementadas para la

comunicación interna del Proceso de

Gestión Documental se vienen

realizando.

115

OM-0138 Gestión Documental

GD - Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central

EFICAZ: Se implementó un formato

que se encuentra documentado

116


GD - Clasificación de la Información

EFICAZ: Se realizó la clasificación

de la Información de acuerdo con los

parámetros establecidos y en el

aplicativo tauro

117


CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística




éste último

118

NCR-0348 Gestión Jurídica

CGR-Hallazgo No. 18: Gestión documental (0.I). Vigencia 2013



2015.

119


CGR-Hallazgo No 17: Pagos. Vigencia 2013



2015.

120


GJ - En el Normograma del Proceso de Gestión Jurídica no se evidencia todo el marco legal



Revisar y actualizar el Normograma

del Proceso de Gestión Jurídica de

acuerdo con las directrices del

Proceso de Direccionamiento

Estratégico. 2. Establecer puntos de

controles para la revisión y

actualización periódica del

Normograma. 3. Socializar las

actualizaciones del Normograma. Su

resultado fu eficaz toda vez que se

pude verificar que se incluyeron

nuevas normas.



121

OM-0143 Gestión Jurídica

GJ- Manual trámite administrativo conciliaciones y procesos



Elaboración del Manual para el

Trámite Administrativo de

Conciliaciones Prejudiciales y

Procesos Judiciales y el Formato de

Actualización de Procesos en el

Sistema Litigob. 2. Incorporar y

aprobar el manual al sistema

Integrado de gestión de la

Presidencia SIGEPRE 3. Socializar

el Manual y el formato a todo el

equipo de trabajo de la Secretaría

Jurídica. 4. Verifica la aplicación y

medición del manual y formato. Su

resultado fu eficaz toda vez que se

constatar la ejecución de las

actividades programadas.

122

OM-0078 Gestión Jurídica

GJ - Oportunidad de Mejora por resultado de análisis de la Encuesta Anual de la Secretaría Jurídica



Reunión quincenal con los asesores

del área de revisión normativa. 2.

Reunión quincenal con los asesores

que atienden consultas presentadas

a Secretaría Jurídica. . Su resultado

fu eficaz toda vez que la calificación

subió.

123

NCR-0267 Gestión Financiera

CGR - Hallazgo No. 3 Constitución Reservas cierre 2012 (D)




éste último

124

NCP-0155 Gestión Financiera

GF - Prevenir que se efectúen pagos por rubros presupuestales que no correspondan




éste último

125

NCR-0316 Talento Humano

TH - Tratamiento en la clasificación de la información



2015.

126


TH - ambiente de trabajo oficina ARL

EFICAZ: La Oficina de ARL, se

encuentra despejadas y fácil de

tránsito, ambiente de trabaja

agradable.

127


TH - Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario


de auditoría



128


TH - acciones correctivas acordadas por visita de inspección COPASO

EFICAZ: Se realizaron las

actividades propuestas y el taller ya

se encuentra con todas las

señalizaciones.

129 OM-0110 Talento Humano

TH- Actualización Formato Dotación

EFICAZ: Se actualizó el formato y se

está aplicando.

130

OM-0076 Talento Humano

Control Interno Disciplinario - Mejor Resultado Encuesta

EFICAZ: La percepción de los

usuarios interno de la Oficina ha

mejorado de acuerdo con las

acciones implementadas

131

OM-0074 Talento Humano

TH-Encuesta de servicios internos Talento Humano

EFICAZ: Con las acciones

implementadas se logró obtener una

calificación de 3,9 en el 2014 frente

al 3,25 de 2013.

132


TH - Funcionarios retirados de la Entidad, no presentan declaración de Bienes y Rentas

NO EFICAZ, se reformuló el plan de

mejoramiento

133


TH - Resoluciones de Nombramientos Provisionales




éste último

134


TH - No se realizan las reuniones del Comité de Convivencia Laboral




éste último

135


TH - No se adelantan mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral




éste último

136

NCP-0128 Talento Humano

TH - No se observa el cumplimiento de algunas Funciones del Comité de Convivencia Laboral




éste último

137


TH - Control de Información de hojas de vida,




éste último

138


TH - Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Rentas




éste último

139


TH - Vinculación de funcionarios en el SIGEP




éste último



140


TH - la Entidad no ha implementado medidas preventivas al riesgo de quemadura y caída del personal de Cafetería




éste último

141


TH - La aprobación y adopción del PIC 2012, se realizó sin observancia del Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos.




éste último

142


TH - No se evidencia una norma diferente al reglamento ICETEX que formalice el Comité Académico y de Capacitación




éste último

143


TH - No se incluyó en el PIC 2013 el Lineamiento en Derechos Humanos




éste último

144


TH - Incumplimiento de la Resolución 1120 de abril 23 de 2012 PIC del Documento Único




éste último

145


TH - Debilidades en la gestión contractual para la adquisición de los Carnés de la Entidad




éste último

146

OM-0082

Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI-Plan de respaldo de funciones relacionados con los servicios TICs




éste último

147

NCP-0132


TI - no se toman acciones de mejora del indicador ATICS32012




éste último

148

NCP-0131


TI - Control de documentos Proceso de TICS

EFICAZ: la caracterización del

proceso como sus documentos se

encuentran actualizados y se están

aplicando.

De estos 148 planes de mejoramientos quedaron pendientes por evaluar 15 (resaltados en amarillo) según lo comentado en la columna final y se evaluaron 133 de los cuales 120 fueron Eficaz (resaltado en verde) y 13 No fueron eficaces (resaltado en letras rojas)



4. Situación Encontrada:

4.1 Planes de Mejoramientos No eficaces

Con base en el reporte anterior de los planes de mejoramiento finalizados y de acuerdo

con las auditorías realizadas durante el 2014, se identificaron las siguientes mejoras que

no fueron eficaces y a las cual se les solicitó la reformulación de plan de mejoramiento a

los siguientes procesos:

Código Proceso Nombre Evaluar la Eficacia

NCR-0291 Atención al Usuario AU - Finalización de gestión No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado

por las NCR 0307, 0308,0309 y 0310 teniendo en

cuenta que los mismos problemas se siguen

presentando los mismos hallazgos en relación con el

trámite de las PSQR's recibidas en la Entidad, como

el mal uso del SIGOB por parte de los funcionarios,

la respuesta y/o traslado extemporáneo por parte de

las dependencias, la radicación y transferencia

directamente por parte del Grupo de Gestión

Documental-Correspondencia a otras dependencias

diferentes al Grupo de Atención de Peticiones al

Presidente de la República, al Grupo de Atención al

Usuario y a la Secretaría Jurídica

NCR-0290 Atención al Usuario AU - Respuesta extemporáneas

No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado















NCR-0289 Atención al Usuario AU - fechas de envío No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado













NCR-0288 Atención al Usuario AU - Direccionamiento de Correspondencia

No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado













NCR-0286 Atención al Usuario AU - Traslado Oportuno No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado













OM-0073 Atención al Usuario AU - PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME 2013

No Eficaz, se Reformuló

NCR-0277 Atención al Usuario AU - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente


NCR-0229 Atención al Usuario AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos


NCR-0214 Atención al Usuario AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH

No Eficaz, se reformulo

NCR-0215 Atención al Usuario AU - No efectividad NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos: Secretaria de Transparencia.





AP - Plan de mejoramiento trámite solicitud PSQR’s - PAICMA

NO Eficaz: De acuerdo con la evaluación de PQRS

del primer semestre de 2014, el programa MINAS

presentó hallazgo.

La Dirección de MINAS reformuló la siguiente mejora

OM-0172 y de acuerdo con el informe se formuló la

NCR-0402.


APSC - Fortalecimiento del equipo de la Alta Consejería en temas de gestión pública


NCR-0247 Talento Humano TH - Funcionarios retirados de la Entidad, no presentan declaración de Bienes y Rentas

No Eficaz, se reformuló el plan de mejoramiento

4.2 Planes de Mejoramientos Eficaces

Para el cierre de esta vigencia se les practicó auditoria a las siguientes mejoras (120 planes

de mejoramientos), las cuales fueron eficaces:

Código Proceso Nombre Evaluar la Eficacia


BS - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente

EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las

siguientes las actividades 1. Elaborar una

comunicación al Grupo de Gestión Documental y

al Grupo de Atención al usuario para solicitar

capacitación, 2. Establecer un punto de control

para evitar que las PQRS se contesten

extemporáneamente. 3. Realizar capacitación

sobre el oportuno tramite a las PQRS radicadas

en la Entidad y de competencia del Área de

Contratos. Las cuales se realizaron de

conformidad a lo planeado y su resultado fue

eficaz toda vez que no reportan PSQR

extemporáneas.


BS-OM Creación Listado de chequeo Acuerdos Marco de Precios


siguientes actividades: 1 Crear listado de

Verificación Documental y 2. Creación del

Formato en SIGEPRE. Las cuales se realizaron

de conformidad a lo planeado y su resultado fue

eficaz toda vez que el formato se encuentra en el

aplicativo SIGEPRE código F-BS-43


BS - OM formato de Notificación Personal


siguientes actividades: 1 Unificar y aprobar

documento para notificar y 2. Implementar

formato en SIGEPRE. Las cuales se realizaron

de conformidad a lo planeado y su resultado fue

eficaz toda vez que el formato se encuentra en el

aplicativo SIGEPRE código F-BS-42.


BS- OM Publicidad de Contratación Ley 1712/14

EFICAZ: Su resultado fue eficaz toda vez que se

puede verificar la información contractual de la

Entidad

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas

/ley-transparencia-acceso-informacion.aspx.




BS - OM Publicidad de Actas de Comité


siguientes actividades: 1. Aprobación y

publicación de Actas de Comité en la intranet 2.

Solicitud al Área de Información y Sistemas para

crear espacio en la Intranet. Su resultado fue

eficaz toda vez que las mismas fueron incluidas

en el Intranet - contratos.


BS- Plan de mejoramiento estandarización informes de supervisión


siguientes actividades: 1. Actualizar los formatos

F-BS-25 y F-BS-34 y 2. Socializar nueva versión

formatos F-BS-25 Y F-BS-34 su resultado fue

eficaz toda vez que los formatos se encuentran

actualizados en el aplicativo SIGEPRE y los

mismos fueron socializados.


BS Encuesta de calificación de servicios internos proceso de adquisición de bienes y servicios

EFICAZ: Su resultado fue eficaz toda vez que se

puede verificar la información contractual de la

Entidad http://contratos.presidencia.gov.co/ así

mismo se observa todo el soporte documental de

las acciones realizadas.

NCR-0293 Atención al Usuario AU-Hallazgo 2 Producto No conforme ICONTEC 2013

EFICAZ: YA FUE EVALUDA POR EL ICONTEC

OM-0040 Atención al Usuario Manual de Servicios Internos EFICAZ: Se actualizó el manual de servicios

misionales y se está aplicando.


DE- Numeración de resoluciones internas

EFICAZ: Se cuenta con un procedimiento P-DE-

10 Trámite Resoluciones Internas y Formato F-

DE-38 Asignación consecutivo de resoluciones

internas aplicándose.


DE- Plan de mejoramiento de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y su reglamentario 1377 de 2013

EFICAZ: Se realizó la revisión y actualización de

los documentos asociados al sistema de gestión

de la Presidencia de la Republica teniendo en

cuenta la ley 1581 de 2012 y su decreto

reglamentario 1377 de 2013


DE - Riesgo Plan anual de adquisiciones

EFICAZ: Las acciones implementadas se están

cumpliendo de acuerdo con el lineamiento de

administración de los Riesgos.


DE - Identificación de Riesgos EFICAZ: El Fondo de Programas Especiales

para la Paz ya cuenta con sus Riesgos

monitoreados


DE-Dashboard EFICAZ: Los indicadores de los procesos y/o

dependencias ya se encuentran con el

"Dashboar" que facilita la presentación de los

resultados de los indicadores de forma Gráfica e

integral.


DE - Documentación de metodologías asociadas a procesos

EFICAZ: Las acciones para incorporar

documentos del proceso de asuntos políticos

para que sirva de apoyo a la gestión misional de

la entidad.


DE - Oportunidad de Mejora Plan Anual de Adquisiciones

EFICAZ: Se realizó ajuste a la documentación de

plan anual de adquisiciones, de acuerdo con la

normatividad vigente y se encuentra en

utilización.


DE-Encuesta de servicios internos Direccionamiento Estratégico- Sigepre

EFICAZ: Se implementaron las acciones de

divulgación del aplicativo SIGEPRE.




DE - Planificación de cambios que afectan el SIGEPRE

EFICAZ: Las acciones implementadas fueron

eficaces, según informe de auditoría anterior a

éste último


DE - Reporte de la Información en el SISMEG



éste último


DE - Revisión por la Alta Dirección



éste último


DE - Alineación de los riesgos con la Caracterización de Procesos



éste último


DE - Valoración de Riesgos EFICAZ: Las acciones implementadas fueron


éste último


DE - Cargue de la información de los planes de mejoramientos



éste último


CGR - Hallazgo No.1 Ejecución presupuestal Inversión (D)



éste último

NCR-0292 Evaluación, Control y Mejoramiento

EM-Hallazgo 1 Acciones preventivas ICONTEC 2013

EFICAZ: Esta fue evaluada por el ICONTEC.

OM-0108 Evaluación, Control y Mejoramiento

EM - Automatización del Formato Evaluación de Auditores Internos

EFICAZ: Las acciones implementadas por esta

mejora fueron eficaces, el formato de evaluación

está automatizado y se remite por correo.


EM - revisión y actualización de la Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento


mejora fueron eficaces, la Guía y el

Procedimiento de Formulación, Evaluación y

Control de Planes de mejoramiento se actualizó

y se están aplicando.


EM - revisión y actualización del Procedimiento y Manual de Auditorías Internas


mejora fueron eficaces, el Procedimiento y el

Manual de Auditorias se actualizaron y se están

aplicando.


EM-Evaluación encuesta servicios internos OCI


mejora fueron eficaces, la evaluación de

percepción interna ha mejorado.



EFICAZ: Se mejoró la calificación de los

auditores de 97% en el 2012 al 98% en el 2013.



EFICAZ. Se mejoró la calificación de los auditores de 97% en el 2012 al 98% en el 2013.

NCP-0149 Evaluación, Control y Mejoramiento

EM - Mejoramiento en el diligenciamiento de registro



éste último


EM - Optimización uso del aplicativo SIGEPRE en el módulo Auditorias



éste último


GA - incumplimiento al procedimiento de generación y control de documentos

EFICAZ: Los documentos P-GA-03 y F-GA-31

fueron actualizados y se están aplicando. Con

relación a los formatos F-GA-32 y F-GA-33 se

eliminaron.


GA - Riesgos Del Proceso EFICAZ: Los riesgos se encuentran

monitoreados.




GA - Actualización de documentos proceso GA

EFICAZ: Al verificar en el aplicativo SIGEPRE

aparecen los documentos del Proceso de

Gestión Administrativa actualizados


GA - Control de ingreso a las instalaciones de la propiedad horizontal



éste último

NCP-0136 Gestión Administrativa

GA - Indicadores asociados al plan operativo no permiten medir el avance de la gestión



éste último


GA - Proyectos de inversión EFICAZ: Las acciones implementadas fueron


éste último


GA - Seguimiento a la ejecución contractual



éste último


GA - Hallazgo Infraestructura ICONTEC 2012



éste último


Ap-ACPRegiones Control de Registros

EFICAZ: Se reporta por correo al grupo de

Atención al Usuario las PQRS de los SIGOB que

allegan a la Dirección de Regiones


AP - No se clasifican los documentos en el SIGOB

EFICAZ: El Programa MINAS realiza la

clasificación de la información en el SIGOB.


AP - Las actas no proporcionan evidencia de la operación eficaz, eficiente y efectiva

EFICAZ: Las acciones realizadas para mantener

actualizadas la actas y sus soportes esta

controladas por el Programa MINAS.


AP - Se evidencia una baja ejecución presupuestal

EFICAZ: Las actividades que realizaron se

establecieron como tareas permanentes con el

fin de tener el control de la ejecución. A final del

2014 se ejecutó el 98% del presupuesto.


AP-Actividades de control EFICAZ: Estas actividades se están realizando de forma permanente con las reuniones que se establecieron para tener control de la planeación y su ejecución Evidencia actas


Ap.-Derechos Humanos-Control de Registros Actas Comité Intersectorial 2014

EFICAZ: Las acciones realizadas fueron

eficaces, se está utilizando la versión actual del

formato de actas.


Ap.-Derechos Humanos-Control de Documentos actas Comité Intersectorial 2014

EFICAZ: Las acta se encuentran firmadas


AP-Metas Rezagadas 2013 Proyecto de Inversión Secretaría de Transparencia.

EFICAZ: Analizada la ejecución y cierre de la

Mejora NCR-0302, se observa que las acciones

se ejecutaron conforme lo planeado y se cumplió

con el objetivo de la misma.


AP - La PSQR se respondió en forma extemporánea

EFICAZ: En el último reporte que se presentó a

atención al usuario no presentaron PQRS

extemporáneas


AP - No se evidencia controles para verificar las actividades ejecutadas

EFICAZ: Se están realizando reuniones con el equipo de trabajo para revisar los avances evidencia actas.


AP - En la página WEB del DAPRE no se evidencia información actualizada

EFICAZ: La página se encuentra actualizada y semanalmente se verifica su actualización, el observatorio se publicó el boletín que anualmente debe publicarse.




AP - En el normograma del Proceso no se evidencia todo el marco legal

EFICAZ: Se designó a una persona para realizar éste seguimiento y en el POA de ésta vigencia se elevó a tarea por lo cual se mantendrá actualizado.


AP- Georreferenciación de los proyectos de infraestructura para la Primera Infancia (Plan Padrino)

EFICAZ: Se actualizó el Mapas de

georreferenciación, donde se pueden consultar

información actualizada.


AP-Disminución en los tiempos de respuestas de las PSQR, teniendo en cuenta la legislación vigente.

EFICAZ: Se ha contestado a tiempo las PQRS


AP-Clasificación de la información Alta Consejería para las Comunicaciones

EFICAZ: Se clasificó la información de la ACPC

de acuerdo con los parámetros establecidos y la

capacitación recibida.


AP-Colombia Joven-Mesa transversal

EFICAZ: las mesas transversales se realizan

periódicamente y soporta la evaluación de la

gestión de la Dirección Colombia Joven.


AP-Clasificación de la información AC Presidencial

EFICAZ: Se clasificó la información de la Alta

Consejería Presidencial.


APCPE - Mejoramiento del seguimiento al avance de las iniciativas priorizadas de la agenda nacional de competitividad

EFICAZ: Se elaboraron las herramientas y se

realiza seguimiento a través de ellas.


ACPPE - Mejoramiento del sistema de seguimiento de proyectos de interés nacional y estratégicos PINES

EFICAZ: Se elaboraron las herramientas y se

realizas seguimiento a través de ellas.


Acciones de Mejora por Autocontrol

EFICAZ: La presentación de informes diarios se

ha cumplido, de conformidad con la adecuación

de los formatos establecidos y permitiendo una

mejor forma para el análisis de la información.


AP- Reuniones periódicas Programa Colombia Joven

Eficaz: Mensualmente se realiza reuniones para

evaluar la gestión de la Dirección.


AP - Plan de mejoramiento encuesta entidades estatales - PAICMA

EFCAZ: se logró que los clientes evaluados

aumentaran en el 2013 obteniendo una

calificación de 3,26 frente al 0 en el 2012...


AP - Oportunidad de mejora para el fortalecimiento en asuntos de género en entidades estatales

EFICAZ: Se envió a las autoridades territoriales el material para que ellos mismos sean los que socialicen la política pública. En caso que no pueda llegar hasta estos sitios la Consejería.


AP - No se asegura que se realizan las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de la No Conformidad



éste último


AP - No se conocen ni se identifican los riesgos de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz



éste último


AP - Acuerdo 042 de 2002 EFICAZ: Las acciones implementadas fueron


éste último




AP-Responder oportunamente los trámite de PSQR’s gestionados por el PPDI AFROCOLOMBIANA



éste último


AP - Existen acciones que no son registradas en tiempo real en el aplicativo SIGEPRE



éste último


CGR - Hallazgo No.2 Cantidad, calidad y especificaciones técnicas de obra en intervención de Hogares Infantiles



éste último


AP - documentos soportes del indicador Obstáculos resueltos oportunamente en el marco de la mesa transversal 2013



éste último


AP - El uso de documentos de versiones anteriores, podría afectar el control de documentos



éste último


AP - Existe diferencia entre las PSQR registradas en la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y las reportadas por el Grupo de Atención al Usuario



éste último


AP - La no aplicación de las normas de Archivo



éste último


AP - Las directrices de publicidad no están firmadas por el Alto Consejero para las Comunicaciones



éste último


AP - La AC para las Comunicaciones ha enviado respuesta de correos sin radicarlos en correspondencia



éste último


AP - No se ha elaborado el acta del primer Subcomité de Control Interno de Fondo Paz



éste último

NCP-0171 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

SA-Clasificación de comunicaciones

EFICAZ: las acciones implementadas se están

desarrollando, es decir que las comunicaciones

recibidas han sido tramitadas de acuerdo con los

procedimientos establecidos por la entidad.

OM-0100 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

sa-plan integral Casa Militar EFICAZ: Las acciones implementadas han

permitido solucionar aspectos de viáticos y

ajustes a la normatividad.

NCP-0134 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa


EFICAZ: el proceso realiza control a la

evaluación de percepción del servicio misional.

NCP-0135 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y

SA - No se conoce la Tabla de Retención Documental



éste último



Comunicación y Prensa

NCR-0274 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

SA - incumplimiento en el control de registros



éste último

OM-0102 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

SA- Oportunidad de mejora secretaría para la seguridad presidencial



éste último

NCR-0273 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

SA - No se está dando respuesta oportuna a los derechos de petición



éste último

NCP-0133 Gestión Documental GD - posible riesgo al no cumplir el Plan de Mejoramiento Integral

EFICAZ: Se viene realizando seguimiento al Plan

Integral de gestión Documental, de acuerdo con

las acciones implementadas.

NCR-0262 Gestión Documental GD - Implementación de herramientas para el control y conservación de los documentos

EFICAZ: Se evidencia transferencia realizada y

actas de capacitación de GD en la dependencia

del Ministro Consejero y las demás dependencias

de la Entidad.

NCR-0261 Gestión Documental GD - Socialización, capacitación y manejo de las herramientas de conservación de los documentos, de los lineamientos, formatos y procedimientos del proceso de gestión documental

EFICAZ: Se evidencia de capacitación de GD en

las dependencias de la Entidad y socialización de

los documentos de gestión Documental

NCR-0260 Gestión Documental GD - seguimiento y control del proceso

EFICAZ: Ya existe una persona encargada de

éste tema

NCR-0259 Gestión Documental GD - Talento Humano EFICAZ: Se entregaron las dotaciones y se

reforzó el personal de archivo.

NCR-0258 Gestión Documental GD - Control Documentos EFICAZ: Se actualizaron la mayoría de los

documentos del proceso.

NCR-0257 Gestión Documental GD - Comunicación Interna EFICAZ: Las acciones implementadas para la

comunicación interna del Proceso de Gestión

Documental se vienen realizando.

OM-0138 Gestión Documental GD-Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central

EFICAZ: Se implementó un formato que se

encuentra documentado

NCR-0383 Gestión Documental GD - Clasificación de la Información

EFICAZ: Se realizó la clasificación de la

Información de acuerdo con los parámetros

establecidos y en el aplicativo tauro

NCR-0266 Gestión Documental CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística



éste último



NCR-0272 Gestión Jurídica GJ - En el Normograma del Proceso de Gestión Jurídica no se evidencia todo el marco legal


siguientes actividades: 1 Revisar y actualizar el

Normograma del Proceso de Gestión Jurídica de

acuerdo con las directrices del Proceso de

Direccionamiento Estratégico. 2. Establecer

puntos de controles para la revisión y

actualización periódica del Normograma. 3.

Socializar las actualizaciones del Normograma.

Su resultado fu eficaz toda vez que se pude

verificar que se incluyeron nuevas normas.

OM-0143 Gestión Jurídica GJ- Manual trámite administrativo conciliaciones y procesos


siguientes actividades: 1 Elaboración del Manual

para el Trámite Administrativo de Conciliaciones

Prejudiciales y Procesos Judiciales y el Formato

de Actualización de Procesos en el Sistema

Litigob. 2. Incorporar y aprobar el manual al

sistema Integrado de gestión de la Presidencia

SIGEPRE 3. Socializar el Manual y el formato a

todo el equipo de trabajo de la Secretaría

Jurídica. 4. Verifica la aplicación y medición del

manual y formato. Su resultado fu eficaz toda vez

que se constatar la ejecución de las actividades

programadas.

OM-0078 Gestión Jurídica GJ - Oportunidad de Mejora por resultado de análisis de la Encuesta Anual de la Secretaría Jurídica


siguientes actividades: 1 Reunión quincenal con

los asesores del área de revisión normativa. 2.

Reunión quincenal con los asesores que

atienden consultas presentadas a Secretaría

Jurídica. . Su resultado fu eficaz toda vez que la

calificación subió.

NCR-0267 Gestión Financiera CGR - Hallazgo No. 3 Constitución Reservas cierre 2012 (D)



éste último

NCP-0155 Gestión Financiera GF - Prevenir que se efectúen pagos por rubros presupuestales que no correspondan



éste último

NCR-0314 Talento Humano TH - ambiente de trabajo oficina ARL

EFICAZ: La Oficina de ARL, se encuentra

despejada y fácil de tránsito, ambiente de trabaja

agradable.

NCR-0312 Talento Humano TH - acciones correctivas acordadas por visita de inspección COPASO

EFICAZ: Se realizaron las actividades

propuestas y el taller ya se encuentra con todas

las señalizaciones.

OM-0110 Talento Humano TH- Actualización Formato Dotación

EFICAZ: Se actualizó el formato y se está

aplicando.

OM-0076 Talento Humano Control Interno Disciplinario - Mejor Resultado Encuesta

EFICAZ: La percepción de los usuarios interno

de la Oficina ha mejorado de acuerdo con las

acciones implementadas

OM-0074 Talento Humano TH-Encuesta de servicios internos Talento Humano

EFICAZ: Con las acciones implementadas se

logró obtener una calificación de 3,9 en el 2014

frente al 3,25 de 2013.



NCR-0250 Talento Humano TH - Resoluciones de Nombramientos Provisionales



éste último

NCR-0255 Talento Humano TH - No se realizan las reuniones del Comité de Convivencia Laboral



éste último

NCR-0256 Talento Humano TH - No se adelantan mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral



éste último

NCP-0128 Talento Humano TH - No se observa el cumplimiento de algunas Funciones del Comité de Convivencia Laboral



éste último

NCR-0199 Talento Humano TH - Control de Información de hojas de vida,



éste último

NCR-0201 Talento Humano TH - Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Rentas



éste último

NCR-0200 Talento Humano TH - Vinculación de funcionarios en el SIGEP



éste último

NCR-0254 Talento Humano TH - la Entidad no ha implementado medidas preventivas al riesgo de quemadura y caída del personal de Cafetería



éste último

NCP-0126 Talento Humano TH - La aprobación y adopción del PIC 2012, se realizó sin observancia del Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos.



éste último

NCP-0127 Talento Humano TH - No se evidencia una norma diferente al reglamento ICETEX que formalice el Comité Académico y de Capacitación



éste último

NCR-0253 Talento Humano TH - No se incluyó en el PIC 2013 el Lineamiento en Derechos Humanos



éste último

NCR-0252 Talento Humano TH - Incumplimiento de la Resolución 1120 de abril 23 de 2012 PIC del Documento Único



éste último

NCR-0249 Talento Humano TH - Debilidades en la gestión contractual para la adquisición de los Carnés de la Entidad



éste último

OM-0082 Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI-Plan de respaldo de funciones relacionados con los servicios TICs



éste último

NCP-0132 Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI - no se toman acciones de mejora del indicador ATICS32012



éste último

NCP-0131 Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI - Control de documentos Proceso de TICS

EFICAZ: la caracterización del proceso como sus

documentos se encuentran actualizados y se

están aplicando.



4.3 Análisis Estadístico de los Planes de Mejoramiento Finalizados

2012 - 2014:

MEJORAS 2012 2013 2014

Finalizados 128 100 133

Eficaces 104 89 120

No Eficaces 24 11 13

% de No eficacia 19% 11,00% 9,77%

Cumplimiento de Metas

No eficaces 19% 11% 9,77%

Meta 18% 10% 10,15%

Porcentaje de cumplimiento 104,17 110,00 96,30

En conclusión al comparar los años 2012, 2013 y 2014 encontramos, que si bien durante

la vigencia 2012 se finalizaron más planes de mejoramiento que en la vigencia siguiente,

al hacer la comparación porcentual de las mismas en el año 2013 se obtuvo un 8% más de

Eficacia de los planes de mejoramientos evaluados al pasar del 81% al 89% en la Eficacia

de estos. Así mismo, la No Eficacia de los planes disminuyó en el mismo porcentaje al

pasar del 19% al 11%.

19%

11%9,77%

18%

10% 10,15%

0%

5%

10%

15%

20%

2012 2013 2014

No eficaces

Meta



Para la vigencia 2014 se continua con la meta de disminuir la no eficacia de los planes de

mejoramiento del 11% en el 2013 pasamos al 9.77% en el 2014, esto a pesar de tener

mayor mejoras no eficaces de 11 en el 2013 al 13 en el 2014, pero las eficaces fueron

mucha ´más en el 2013 (89) a 2014 que fueron 120, es decir 31 más eficaces.

Se solicitaron la reformulación de las mejoras no eficaces, las cuales se encuentran en

proceso de ejecución de acciones.

Finalmente los planes de mejoramientos finalizados en diciembres de 2014 serán

evaluados en las auditorias programadas para el 2015.


PRESIDENCIA · 2017-03-14 · OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX...

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