Presentatie 'efactureren een kind kan de was doen' friso de jong - numiq - sepei seminar -...

©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]

2010, RICOH

Friso de Jong

ELEKTRONISCH FACTUREREN

Een kind kan de was doen


= heel veel gratis


Doel en agenda

Doel: aantonen dat e-factureren eenvoudig is

Agenda:

Vroeger, vandaag en morgen

Uw business case in 7 vragen

Controle bij e-factureren

Vragen?


I. Weet u het nog? ‘Vroeger’?


II E-factureren de ‘business case’


Business case in 6 vragen [1]

Vraag 1: Wat is dat, e-factureren?

Vraag 2: Dat is toch een ver-van-mijn-bed-show?

Vraag 3: Wat levert het me eigenlijk op?

Vraag 4: Hoe kan ik het dan toepassen?


Business case in 6 vragen [2]

Vraag 6: Waar moet ik verder nog op letten?

Vraag 6: Hoe krijg ik mijn klanten zover?

Vraag 7: Help, is er een dokter in de zaal?


1. Wat is dat, e-factureren?

Verzenden per e-mail (met/zonder bijlage)

zonder bijlage: factuur in de body / hyperlink

met bijlage: PDF/DOC/XML/UBL/XLS/Idoc……

Online presenteren:

bankomgeving: ‘Digitale Nota’

eigen webpagina: ‘Mijn NUON/UPC/..’

op webpagina van online factureren aanbieders

Gegevens gestructureerd uitwisselen met klanten (B2B)


2. Dat is toch een ver-van-mijn-bed-show?

Misschien nu nog wel, maar binnenkort niet meer. Want,

steeds meer: aandacht, bekendheid en gewenning voor e-factureren

ervaring bij dienstverleners om hun klanten te ‘ontzorgen’

organisaties gaan e-facturen verzenden: transactioneel netwerkproduct

organisaties gaan daardoor e-facturen ontvangen (!)

overheid gaat e-factureren verplicht stellen

Gaan we dan binnenkort massaal over op e-factureren? Adoptie

(Onderling) vertrouwen


3. Wat levert dat dan eigenlijk op?

Kostenbesparing

Efficiëntere processen

Meer grip op werkkapitaal

Beter relatie met je klanten

Voldoen aan wens/eis van de klant

Concurrentiepositie

Milieu?


4. Hoe kan ik het dan toepassen? [1]

1. Wat doet ons bedrijf eigenlijk?:

2. Wie zijn onze klanten? Consumenten

MKB

Grote bedrijven /overheid

Mix

3. Waar zitten onze klanten?


4. Hoe kan ik het dan toepassen? [2]

4. Hoeveel facturen versturen we?

5. Is er al betaald of moet er nog betaald worden?

6. Kunnen we onze klanten dwingen?

7. Wat kunnen we zelf/ Wat hebben we al in huis?

8. Met wie moeten we dan nog praten?


Voorbeeld 2: Stratogale

1. Webwinkel2. consumenten3. in Nederland4. 43.000 facturen5. die vooraf betaald zijn (iDEAL/ Incasso)6. verplicht aanvinken bij online aankoop 7. Webserver en financiele software8. Zelf doen (bouwen) / Dienstverlener


5. Waar moet ik verder nog op letten?

Hoeveel van mijn klanten accepteren mijn e-facturen?*

Voldoe ik aan de fiscale voorwaarden?

Boekhoudpakket

Accountant

Buitenland?

Archiveren?

SEPA

!!! Facturen betaald krijgen!!!


6. Hoe krijg ik mijn klanten zover?

Algemene voorwaarden

Verplicht onderdeel online bestelproces

Selling power /ketenkoning (Maar of dat verstandig is….)

Gewoon doen: ‘Piepsysteem’

Afstemmen met belangrijkste klanten

Rondbellen

E-mail (notificaties, mailing)

Actie: milieu, ziekenhuis, MVO, lokaal, …, ….

Wees creatief en klantgericht: …


7. Help, is er een dokter in de zaal?

Controle door de Belastingdienst

Controle door andere externe/interne toetser

Faillissement dienstverlener


III E-factureren ‘controleren’


12 februari 2009

“Ik keur goed dat de vormgeving en implementatie van oplossingen voor elektronisch factureren volledig aan marktpartijen wordt overgelaten.

Door deze goedkeuring kan de (wijze van) opmaak en het versturen van de elektronische factuur vorm- en middelvrij plaatsvinden.”

Bron: www.minfin.nl


9 september 2009

“De belastingdienst doet niet moeilijk over e-factureren”

“Controle van e-factureren ligt op het niveau van de bedrijfsadministratie”

Bron: toespraak Staatssecretaris van Financiën


12 april 2009

“Bedrijven zullen juist maatregelen moeten implementeren om de betrouwbaarheid van het factureringsproces aan te kunnen tonen” .“In het aantonen van de betrouwbaarheid van het factureringsproces zit nu juist het probleem, hoe doe je dat?”“vrijheid/blijheid bestaat niet en de rechtszekerheid is zeker niet toegenomen. Dus ook meer de nadruk op maatregelen die het bedrijfsleven moet nemen, want de Belastingdienst gaat zeker geen grotere controle-inspanning verrichten”

Bron: anoniem


Controlemodel basisvorm

LEVERANCIER

FACTUURDATA

CREËREN

FACTUUR

GENEREREN

FACTUUR VER-

ZENDEN OF

PRESENTEREN

FACTUUR

ONTVANGEN

PROCESMANAGEMENT INCLUSIEF ARCHIVEREN

KLANT


Controlemodel geavanceerd

LEVERANCIER

FACTUUR DATA CREËREN

FACTUUR

GENEREREN

BASISGEGEVENS

KLANT

FACTUUR

VERZENDEN

ONTVANGST + TECHN.

VERIFICATIE

FORMELE

VERIFICATIE

MATERIËLE

VERIFICATIEVERWERKEN

ARCHIVEREN EN CONTROLEERBAARHEID

INTEGRITEIT EN AUTHENTICITEIT WAARBORGEN

ON-BOARDING EN OFF-BOARDING


Controlemodel derde partij

LEVERANCIER

FACTUUR DATA CREËREN

FACTUUR GENERE-REN

BASISGEGEVENS

KLANT

FACTUURVERZEN-DEN

ONTVANGT TECHN.

VERIFI-CATIE

FORMELEVERIFI-

CATIE

MATERIËLE

VERIFICATIEVERWERKEN

ARCHIVEREN EN CONTROLEERBAARHEID

INTEGRITEIT EN AUTHENTICITEIT WAARBORGEN

ON-BOARDING EN OFF-BOARDING

SERVICE PROVIDER

ON-

BOAR-

DING

OFF-BOARDING


http://ow.ly/kG2D

Verwijzingen

Onderdeel van administratieplicht: beschikbaar voor controledoeleindenVoldoen aan andere wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld bij internationaal e-factureren

Overige opmerkingen

Basis controlemodel, uitgebreid controlemodel, uitgebreid controlemodel inclusief service provider

Toepasselijk model

Authenticiteit, integriteit

Controle doelstellingen

-Zorg ervoor dat de factuur is uitgegeven en geregistreerd binnen de wettelijk gestelde termijn, en dat de integriteit en authenticiteit van de factuur worden gehandhaafd en controleerbaar is. -De verzonde factuur gestuurd (ook wel "uitgereikt") moet met zijn unieke nummer administratief worden geregistreerd. -Het moment van uitgifte is juridisch belangrijk en bepaalt of de leverancier heeft voldaan aan haar wettelijke verplichting om een factuur af binnen een bepaalde termijn na de levering. -De leverancier moet ervoor zorgen dat een koper de factuur kan ontvangen zoals deze is uitgereikt (integriteit) en dat de koper kunnen nagaan wie voor de factuur bestemt is (authenticiteit). -Betrouwbare levering op het afgesproken adres van de klant moet worden gewaarborgd.

Voorwaarden bij e-factureren

Deze stap betreft het verzenden, uitwisselen of ter beschikking stellen van de elektronische factuur richting de ontvangende partij: de klant. De leverancier (of in het geval van self-billing de koper), of dienstverlener zal idealiter beginnen met dit proces nadat duidelijk is dat de klant zich bereid en in staat heeft verklaard om de factuur te kunnen/willen ontvangen in het formaat zoals het door de leverancier (de verzender) wordt gecommuniceerd.

Omschrijving

Factuur verzenden of ter beschikking stellen

Titel


Hebt u

vragen

Presentatie 'efactureren een kind kan de was doen' friso de jong - numiq - sepei seminar -...

Documents

Transcript of Presentatie 'efactureren een kind kan de was doen' friso de jong - numiq - sepei seminar -...