Pedidos de Compra de Cambio de Color WhitePaper Enero de 2007

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Contenidos 1. Propósito _____________________________________________ 3

2. Introducción ___________________________________________ 4

3. Pedidos de cambio de color con material en el almacén __________________ 5

4. Pedidos de cambio de color con material en el proveedor _________________ 11

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1. Propósito Este documento explica las dos formas diferentes de realizar pedidos de cambio de color, existentes en PrefGest, para enviar los perfiles en bruto a lacar.

Las personas a las que va dirigido son aquellas que se encargan de llevar a cabo los pedidos de compra de cambio de color.

Es necesario el conocimiento previo en creación de pedidos a proveedor, edición de proveedores, almacenes, e introducción de datos constructivos y datos de compra para materiales.

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2. Introducción En los pedidos de cambio de color pueden presentarse dos situaciones: que los materiales a lacar se encuentren en un almacén propio, o se encuentren ya en el proveedor de lacado.

El procedimiento a seguir por lo tanto no será el mismo en ambos casos, por lo que a continuación se explican las dos formas diferentes posibles.

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3. Pedidos de cambio de color con material en el almacén Para dar de alta este tipo de pedidos, previamente debe estar creado el almacén para el cambio de color, en el que aparecerán en stock los materiales que serán enviados a lacar.

Ese almacén al que se enviarán los materiales a lacar, debe tener un proveedor asignado, y éste sólo debe estar asociado a un solo almacén.

Para añadir un pedido de cambio de color, en la aplicación Presupuestos – Pedidos – Albaranes y

Facturas, que se encuentra dentro del grupo Compras de PrefGest, pulsar el icono (Añadir) de la barra de herramientas. El Tipo de documento será Pedido, en Clase, seleccionar Cambio de color, luego el proveedor de lacado y pulsar Añadir. Ver Figura 1.

Figura 1. Añadir pedido de cambio de color.

Aparece entonces la ventana en la que se incluirá el contenido del pedido de cambio de color.

Para ello, llevar a cabo los siguientes pasos:

1. Indicar, en la grid de la parte central, los materiales en bruto, arranstrando las referencias finales desde el árbol de materiales o escribiéndolas directamente en la columna Referencia.

2. En la columna Cambio Referencia, introducir la referencia del color al que se debe lacar y pulsar Enter. Aparece entonces automáticamente el color de esta referencia en la columna Cambio color, indicando el color al que se lacará la barra.

3. Pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas.

Ver Figura 2.

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Figura 2. Datos en el pedido de cambio de color.

En la Figura 2 se puede observar que en la columna Almacén de Salida se muestra el almacén en que se encuentra ahora la referencia que mandamos a lacar, es decir, la referencia en bruto.

Y el precio unitario (columna I.U.) se calcula teniendo en cuenta la información indicada en el proveedor en los precios de lacado, según la siguiente fórmula:

PU = S*PL + S*PA + PC*NC

donde,

• PU = Precio Unitario por metro. El precio total de la línea se multiplica por el total de metros.

• S = Sección (dm2/metro).

• PL = Precio Lacado.

• PA = Precio Anodizado.

• PC = Precio cara por metro.

• NC = Número de caras a tratar.

Los datos de Precio Lacado, Precio Anodizado y Precio cara por metro se obtienen de la ficha del proveedor, teniendo en cuenta el color del material. Ver Figura 3.

Figura 3. Datos de lacado, anodizado y caras en el proveedor.

A continuación, mediante un ejemplo, se explicarán los siguientes pasos del procedimiento:

Veamos, desde la aplicación Almacenes, lo que hay en stock de esta referencia en este almacén; como se puede observar en la Figura 4, para la referencia en bruto tenemos 50 unidades, y para la referencia en color ROJO, no existen barras.

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Figura 4. Stock de la referencia en bruto, en color no hay en stock.

El importe que aparece en la columna I.U., es el de compra de ese material, indicado en los datos de compra de la referencia en bruto, para el proveedor principal de la misma. Ver Figura 5.

Figura 5. Precio de compra de la referencia en bruto.

Recordar que un almacén aparece valorado (es decir, muestra información en las columnas I.U. e Importe) siempre y cuando se pulse en la opción Valorar almacén, y se seleccione un Precio y/o Tarifa según el cual se quiera valorar el mismo. Ambas opciones se encuentran en la parte inferior de la ventana de visualización de un almacén.

4. Para que quede reflejado el envío del pedido al proveedor, pulsar del menú Operaciones la opción Enviar pedido.

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5. Cuando se confirma el pedido, seleccionar la opción de menú Operaciones >> Confirmar pedido.

6. Una vez confirmado el pedido de cambio de color, se envían los materiales al proveedor, ya que en este caso los materiales en bruto se encuentran en un almacén propio.

Antes de realizar esta operación, aclaremos los almacenes que desde aquí utilizamos: en la columna Almacén de Salida se muestra el almacén en el que se encuentran ahora los materiales en bruto, en el área Datos del Proveedor se encuentra el proveedor al cual se enviarán las barras, que tiene asociado un almacén de color en el que se encontrarán las barras cuando sean enviadas, y en el campo Almacén de la tabla se muestra el almacén en el que entrarán los materiales cuando se reciban lacados desde el proveedor, que en este caso es el mismo almacén en que se encuentran ahora pero pueden no coincidir. Ver Figura 6.

Figura 6. Almacenes que intervienen en el pedido de cambio de color.

Para enviar los materiales al proveedor, seleccionar entonces del menú Operaciones la opción Enviar material.

Si se comprueba ahora el contenido de los almacenes, como ya se envió el material al proveedor, el almacén en que se encontraba cambia, como se puede observar al actualizar el stock de éste, ya que ahora hay 49 barras (ver Figura 7) y antes había 50 (ver Figura 4).

Figura 7. Stock de la referencia en bruto en el almacén Principal.

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Y si se comprueba el contenido del almacén de color, es decir, al que se le asoció el proveedor de lacado, se puede observar que hay una barra de este material en bruto. Ver Figura 8.

Figura 8. Stock de la referencia en bruto en el Almacén de lacado.

7. Cuando se reciban los materiales lacados, se debe generar el albarán. Para ello, desde el pedido de cambio de color, seleccionar del menú Operaciones la opción Generar albarán. En caso de recibir menos material, indicar la cantidad correcta en la columna A recibir y pulsar Aceptar. En pantalla se muestra entonces el albarán generado. Ver Figura 9.

Figura 9. Albarán de recepción del material lacado.

Continuando con el ejemplo, verifiquemos ahora el contenido de los almacenes.

Veamos primero el almacén de color: al actualizar se puede ver que ya no aparecen líneas ya que no contiene material porque ha sido recibido en su totalidad en este ejemplo. Ver Figura 10.

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Figura 10. Stock del almacén de lacado una vez recibido el material.

Y si se observa ahora el almacén en que se recibieron los materiales, se puede ver que para esa referencia en color ROJO ahora hay 1 ya que llegó desde el proveedor. Ver Figura 11.

Figura 11. Stock del almacén en el que se recibe el material lacado.

Si se observa en la figura anterior el precio de la barra lacada, éste es de 4,17429, que es el resultado de sumar el precio de compra de la barra en bruto (4€ como puede verse en la Figura 5) + el precio de lacar la barra (0,17429€ como se vio en la Figura 2).

Para que se muestre ese precio sumado de esa manera, en la parte inferior de la ventana se debe seleccionar en la combo ‘Precio’ la opción ‘Precio de compra (FIFO)’.

Éste es el procedimiento completo que debe seguirse para realizar pedidos de cambio de color cuando el material en bruto se encuentra en un almacén propio.

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4. Pedidos de cambio de color con material en el proveedor Para dar de alta este tipo de pedidos, previamente debe estar creado el almacén para el cambio de color, en el que aparecerán en stock los materiales que tiene el proveedor y que nos enviará una vez lacado. Este almacén habrá sido creado como Externo, ya que los materiales no se encuentran físicamente en nuestro almacén.

Este almacén debe tener un proveedor asignado, el proveedor de lacado, y éste sólo debe estar asociado a un almacén. Ver Figura 12.

Figura 12. Creación del almacén externo.

Para añadir un pedido de cambio de color, en la aplicación de PAFs de compras, seguir los 3 pasos explicados en el punto 3 de este documento, página 5.

El campo Almacén de Salida se tiene en cuenta para los pedidos de cambio de color si el material se encuentra en un almacén propio. En este caso los materiales se encuentran en el proveedor de lacado, por lo que no se hará uso de este campo.

Y el precio unitario (I.U.) se calcula teniendo en cuenta la información indicada en el proveedor en los precios de lacado, tal y como se explica en la página 6.

Ver Figura 13.

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Figura 13. Creación del pedido de cambio de color.

A continuación, mediante un ejemplo, se explicarán los siguientes pasos del procedimiento:

Veamos, desde la aplicación Almacenes, lo que hay en stock de esta referencia en este almacén; como se puede observar, para la referencia en bruto tenemos 10 unidades. Ver Figura 14.

Figura 14. Stock de la referencia en bruto en el almacén externo.

En la figura anterior se puede ver también, en la columna I.U., el precio de compra del material, ya que se está valorando el almacén de esa manera, tal y como puede observarse en la parte inferior de la imagen.

En el pedido de cambio de color, seguir los pasos 4 y 5 explicados en la página 8.

Cuando se reciba el material lacado, se debe generar el albarán. Pero antes verifiquemos el contenido del almacén en el que se recibirá el material lacado, o sea, el que figura en el campo Almacén del pedido de cambio de color. Ver Figura 15.

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Figura 15. Stock de la referencia con color en el almacén, antes de recibir el material lacado.

Se puede ver que para esta referencia no hay unidades en color ROJO.

Estando en el pedido, para generar el albarán, seleccionar la opción de menú Operaciones >> Generar albarán, en caso de recibir menos material, se indica en la columna A recibir. En pantalla se muestra entonces el albarán generado. Ver Figura 16.

Figura 16. Albarán de recepción del material lacado.

Verifiquemos ahora el contenido de los almacenes. Veamos primero el almacén de color, al actualizar podemos ver que hay 9 referencias para este material en bruto ya que una fue enviada lacada al almacén propio. Ver Figura 17.

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Figura 17. Stock en el almacén de lacado del proveedor.

Veamos ahora el almacén en que se recibieron los materiales. Podemos ver que para esa referencia en color ROJO ahora hay 1 barra que es la que envió lacada el proveedor. Ver Figura 18.

Figura 18. Stock en el almacén de recepción del material lacado.

Éste es el procedimiento completo que debe seguirse para realizar pedidos de cambio de color cuando el material en bruto se encuentra en el almacén del proveedor.