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Praxisbericht Integriertes Campusmanagement mit SAP Student Life-cycle Management an der Universität Ulm
Dr. Claudia Pauli Universität Ulm Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) | 13.10.2014 | Universität Münster Kanzler-Arbeitskreis Fortbildung
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Agenda
Ø Kurzvorstellung der Universität Ulm
Ø IT-‐Services: AusgangssituaIon und strategische Ausrichtung
Ø Prozessgestaltung / –modellierung und Anforderungskatalog
Ø Ausschreibungsverfahren Einführungsdienstleistung / vertragliche Regelungen
Ø campus4uulm-‐Projekt: Ziel/Umfang, ImplemenIerungsstrategie, Zeitplan, Vorgehensmodell, Steuerung und Controlling
Ø Rollen-‐ und OrganisaIonsentwicklungskonzepte: Governancestruktur und Verantwortlichkeiten / Führungs-‐ und Entscheidungsfindungsprozesse
Ø Projekt-‐KommunikaIon, Öffentlichkeitsarbeit, Gremienbeteiligung
Ø Ressourcen / Ressourcenmanagement und Betrieb
Ø Fazit und Ausblick
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Die Universität Ulm
Ø Vier Fakultäten § Ingenieurwissenscha^en und InformaIk § MathemaIk und Wirtscha^swissenscha^en § Medizin § Naturwissenscha^en
Ø 54 Studiengänge insgesamt, 3 Weiterbildungsstudiengänge Ø ca. 10.000 Studierende Ø ca. 3.500 MitarbeiterInnen, davon ca. 230 ProfessorInnen
(wiss. Personal insgesamt: ca. 2.200 inkl. Medizin. Fakultät) Ø Jährliches Budget ca. 80 Mio. Landeszuschuss und ca. 36 Mio. Drihmihel Ø KommunikaIons-‐ und InformaIonszentrum (kiz):
§ zentraler Dienstleister für IuK-‐, Medien-‐ und Bibliotheksservices § insbesondere auch Verwaltungs-‐ und Campusmanagementsysteme
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IT-‐Services: Ausgangssitua9on und strategische Ausrichtung
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IT-‐Services: Ausgangssitua9on bei bestehenden Systeme (1)
Ø SAP ERP: in der Finanzverwaltung, beim Rechnungswesen und Controlling § seit 01.01.2007 Umstellung auf kaufmännische Buchführung und Uni Ulm
Landesbetrieb
Ø SAP BI und SAP Portal: beim Berichtswesen und zur Universitätssteuerung
§ seit 2009 Teilnahme am UniBenchmarking-‐Projekt mit den Universitäten Halle-‐Wihenberg, Jena, Leipzig, Potsdam (und dem DZHW) è Berichtserstellung mihlerweile allein auf Basis SAP BI + Portal
§ seit 2010 Projekt „STRATUS – Strategie-‐orienIerte Universitätssteuerung“ zur Abbildung von Kennzahlen und Berichtserstellung è immer mehr Berichte über SAP Portal mit vorheriger Daten-‐Konsolidierung und –Validierung in SAP BI (z.B. auch StudierendenstaIsIk)
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IT-‐Services: Ausgangssitua9on bei bestehenden Systeme (2)
Ø HIS-‐CMS-‐Altsysteme (SOS/POS/ZUL-‐GX, QIS SOS/POS/ZUL, LSF) für das Student Life-‐cycle Management (SLcM), die abgelöst werden müssen, da § Systeme technologisch veraltet sind, § bestehende Anforderungen nicht bedient werden können.
Ø Viele Anforderungen der Fakultäten sind durch Sonderlösungen und teilweise mühevolle Anbindung an die verschiedenen HIS Systeme realisiert.
Ø Daher hohe Reibungsverluste durch § vermehrten Personalaufwand (kiz, Verwaltung, Dekanaten) § unzulängliche FunkIonalität § Medienbrüche / Dateninkonsistenz
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IT-‐Strategie: Abgeleitete Schlüsselanforderungen an ein neues CMS
Ø Konsolidierung der Systemlandscha^ § möglichst wenig eigenständige Systeme und Schnihstellen § Grundaufgaben für das SLcM in einem integrierten System § Schnihstellen nur zu Spezialsystemen (z.B. eLearning Plasorm)
Ø Dezentrale Systeme, wo nöIg, ermöglichen durch § Auswahl eines zentralen Systems mit Programmschnihstellen und nicht
(Text-‐) Datenschnihstellen § Spezifische Erweiterungen ohne Beeinflussung/Gefährdung der
zentralen Systeme/Komponenten als führende Systeme
Ø ProzessorienIerung bei der Systemauswahl § Flexibel konfigurierbares System, aber klare Zielrichtung einer
Vereinheitlichung und Standardisierung von Prozessen, wo möglich
è Insgesamt bot eine SAP-‐SLcM-‐Lösung an der Universität Ulm das größte Integra9ons-‐ und Konsolidierungspotenzial sowie die meisten Synergie-‐Effekte.
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Prozessgestaltung / –modellierung und Anforderungskatalog
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Prozessgestaltung und –modellierung sowie Anforderungskatalog
Ø Nicht Suche nach einer „HIS-‐Ersatz-‐Lösung“ sondern Erarbeitung eines besseren Grundverständnisses, was die Uni Ulm beim CM wirklich braucht!
Ø Daher bereits seit Anfang 2013 „auf Freiwilligenbasis nebenher und ohne Au^rag“ (unabh. von einer konkreten IT-‐Lösung, auf „oberster“ Detail-‐Ebene):
§ Analyse der Ist-‐Prozesse § Vereinheitlichung der Prozesse (auch fakultätsübergreifend) § Erfassung der Soll-‐Prozesse (Prozesshandbuch)
Ø Modellierung der Soll-‐Prozesse mit Signavio (landesweit eingesetztes Tool in der bwCMS-‐LandeskooperaIon der 9 Universitäten Baden-‐Würhembergs)
Ø Qualitätssicherung der Prozess-‐NotaIon durch das InsItut für Datenbanken und InformaIonssysteme (im Rahmen einer Projektarbeit im Master-‐Studium)
Ø Aus dem Prozesshandbuch Ableitung eines Anforderungskatalogs als Grundlage für ein Ausschreibungsverfahren und die Erstellung eines Pflichtenhe^s
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Ausschreibungsverfahren Einführungsdienstleistung und vertragliche Regelungen
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Integriertes Campusmanagement auf Basis von SAP SLcM (campus4uulm)
Ø Ende 2013: Ausbau des bestehenden SAP-‐Lizenzpools zur Nutzung des SAP-‐SLcM-‐Moduls (Lizenzen für Backoffice-‐ und Frontend-‐Nutzer)
Ø Seit Ende März 2014: Europaweite Ausschreibung der SAP-‐SLcM-‐Einführungsdienstleistung im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewehbewerb
Ø Ende Juli/Anfang August: Zuschlagserteilung an die Firma itelligence AG. Sie zeichnet sich aus durch:
§ Erfahrungen mit SAP-‐SLcM-‐Einführungen im Europäischen Hochschulraum
§ Verfügbarkeit vorkonfigurierter SAP SLcM Templates (so genannte Branchenlösung it.educaIon)
§ große Anzahl von Beratern (auch Unterau^ragnehmer) mit breit gefächertem Spektrum an Know-‐How
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Projekt campus4uulm: Vertragliche Regelungen
Ø Anfang August 2014: Abschluss eines EVB-‐IT-‐Erstellungsvertrages, der Folgendes regelt: § dauerha^es Nutzungsrecht der Templates von it.educaIon § Einführungsdienstleistung und Projektvorgehensweise (nach PRINCE2) § Projektumfang und Ergebnisse, (grober) Zeitplan, Priorisierungen sowie
Ausnahmen/Ausschlüsse § Aufgabenverteilung zwischen der Uni Ulm und der Firma itelligence § Governancestruktur sowie Führungs-‐ und Entscheidungsprozesse § Projektcontrolling, Risikobehandlung, EskalaIonsstrategie § Change Request Verfahren § So^warepflege für it.educaIon und IT-‐Support
Ø Erstellung eines Projek9ni9alisierungsdokuments,
§ das diese Regelungen noch detaillierter fest schreibt und § das durch die Universität Ulm als verbindlich abgenommen werden muss!
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Das Projek9ni9alisierungsdokument (PID)
www.itelhgence.de
1 Zweck des Dokuments
Das Projekt-Initialisierungs-Dokument (PID) beinhaltet eine adäquate Beschreibung des Projekts und bildet die Grundlage für das Projektmanagement und dieÜberprüfung des Projekterfolgs. Es basiert auf dem Implementierungsplan, einemwesentlichen Bestandteil des Vertrages zwischen der Universität Ulm und derFirma itelligence AG. Das PID enthält als Ergänzung einige Projektspezifika, dievor Beginn der ersten Phase des Projekts festgelegt worden sind und als verbindlich für das Projekt anzusehen sind.Das PID wurde sowohl von der Universität Ulm als auch von der itelligence AG inder Initialisierungsphase des Projekts erstellt und nach Fertigstellung durch dieUniversität Ulm als verbindlich durch den Lenkungsausschuss mit Empfehlung desFachbeirats erklärt. Es wird im Laufe des Projekts nicht mehr verändert.
2 HintergrundDie Universität Ulm beabsichtigt, ihre SAP-Systemlandschaft um die erforderlichen Funktionalitäten im Bereich Studium und Lehre zu erweitern. Dazu soll dasModul SAP Student Lifecycle Management (SLcM) im bestehenden SAP ERP System integriert und die Branchenlösung it.education der itelligence AG eingeführtwerden. Ziel ist es, die bisherigen Campusmanagement-Altsysteme der Firma HISsowie weitere Altsysteme zur Administration der medizinischen Studiengänge mitder Einführung des SAP-Produkts SLcM abzulösen.Die „heutige Welt" der CMS-Systeme an der Universität Ulm stellt sich wie folgtdar:
• Nicht-konsolidierte Systemlandschaft• Viele Teilsysteme mit unzulänglicher Integrationsschnittstelle
Häufig nur Einbahnstraße "HIS -» XXX Export"• Durch besondere Anforderungen Sonderschnittstellen "Aliens"• Lose Kopplung befördert Wildwuchs und fehlende Konsolidierung
der Prozesse• Es gibt hohe Reibungsverluste
Personalaufwand (Dekanate, kiz, Verwaltung)• Unzulängliche Funktionalität
Medienbrüche/ Informationsverlust• Unklare Situation der neu aufgestellten HIS eG (vormals HIS GmbH)
Die Universität Ulm strebt nach einer Konsolidierung der heutigen Verfahrenslandschaft. Ein integrativer Ansatz soll die Möglichkeiten bieten, mit wenigen eigenständigen Systemen eine leistungsfähige IT-Landschaft zu betreiben und dieVielfalt der vorhandenen Schnittstellen auf ein erforderliches Mindestmaß zu reduzieren.Im Rahmen des Projekts sind mindestens die folgenden Prozessdomänen IT-seitigdurch SAP SLcM und it.education zu unterstützen:
• Bewerbermanagement• Studierendenmanagement• Gebührenmanagement• Lehrendenmanagement (inkl. Pflege von Lehrendendaten)• Studiengangsmanagement (inkl. Modulhandbücher)• Prüfungsmanagement• Veranstaltungsmanagement• Doktorandenmanagement
Die Einführung der neuen Campus-Management-Lösung an der Universität Ulmsoll vor allem bewirken, dass die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zukünftig effektivund effizient unterstützt werden.Durch die Entscheidung für SAP SLcM und it.education beabsichtigt die Universität Ulm außerdem, die Integration zwischen dem Campus-Management-SystemUni Ulm-P-oJcktlnitialisierungsdokument_201'»0908_V1.0.t!ocx
Universita: Ulm, 89081 Ulm• — • ••s-rr data D--
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campus4uulm-‐Projekt: Ziel und Umfang, Implemen9erungsstrategie, Zeitplan,
Vorgehensmodell, Steuerung und Controlling
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campus4uulm: Ziel und Umfang des Projektes (Vertragsgegenstand)
Ø Ablösung der bisherigen HIS-‐Campusmanagementsysteme und weiterer Systeme zur AdministraIon der medizinischen Studiengänge (blaues System, Corona)
Ø IT-‐mäßige Unterstützung durch SAP-‐SLcM und it.educaIon in mindestens folgenden Prozessdomänen: § Studiengangsmanagement § Lehrendenmanagement § Studierendenmanagement § Gebührenmanagement § Prüfungsmanagement § Veranstaltungsmanagement § Bewerbermanagement
Ø Grundlage dazu ist die Abbildung der akademischen Struktur (Festlegung der Datenstruktur In SAP)
Ø Begleitend: ImplemenIerung von Bescheinigungen, Zeugnissen, Standard-‐Reports
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campus4uulm: Implemen9erungsstrategie im Projekt
Ø Kein „Big Bang“ sondern Au^eilung in 3 ImplemenIerungsphasen zur/wegen § schnellen Bereitstellung einer sichtbaren und nutzbaren CMS-‐FunkIonalität § Ausklammerung von „Bewerbung und Zulassung“ aus der zweiten
ImplemenIerungsphase wegen Fehlens eines verbindlichen Termins der SAP, wann die StandardfunkIonalität zur deutschen Lokalisierung von SAP SLcM (inkl. der DoSV-‐Anbindung) bereitstehen wird.
Ø Grundsätzliche Aufgaben in jeder dieser ImplemenIerungsphasen sind: § Erarbeitung der zu implemenIerenden Prozesse
(Grundlagen: Prozesshandbuch, StandardfunkIonalitäten SLcM/it.educaIon) § die ImplemenIerung der Prozesse im SAP-‐System durch itelligence § Testen und Abnahme der implemenIerten Prozesse durch Uni Ulm § die Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Benutzung der neuen So^ware und
ggf. geänderte Arbeitsabläufe
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campus4uulm: Grobe zeitliche Projektplanung
Ø Ini9alisierungsphase
Ø Phase 1: Abbildung der akademischen Struktur/Modulhandbuch Umgesetzt werden die akademische Struktur sowie die Prozessdomänen Studiengangsmanagement und Lehrendenmanagement
Ø Phase 2: Studierenden-‐, Prüfungs-‐, Veranstaltungsmanagement dazu Gebührenmanagement und Bescheinigungen/Zeugnisse
Ø Phase 3: Bewerbung und Zulassung sowie Doktorandenmanagement Ersteres rechtzeiIg für das Bewerbungs-‐/Zulassungsverfahren zum SoSe 2017
Ø Phase 4: Op9onen IntegraIon LV-‐EvaluaIon, SIpendien-‐, Alumnimanagement und Unterstützung Beratung/OrienIerung
Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. Mrz. Apr.InitialisierungsphasePhase 1Phase 2Phase 3Phase 4
2014 2015 20172016
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campus4uulm: Projekt-‐Vorgehensmodell (1)
Ø Projektdurchführung anhand anerkannter Standards (PRINCE2) Ø Projektvorbereitung und Designphase
§ ProjekIniIalisierungsdokument (z.B. Vervollständigung Projektplan) § KonzepIonierung/Beschreibung der gewünschten FunkIonalität (Pflichtenhe^) § Festlegung der Prozessverantwortlichkeiten § Schulung der Anwendungsbetreuer und Key User § Übersetzung der Prozesse in die IT-‐Lösung it.educaIon durch Prototyping § (Grob-‐)Planung MigraIons-‐, Test-‐, Abnahme-‐ und Support-‐Strategie
Ø ImplemenIerung (Inhalte von Phase 1 bis 3) § Realisierung und OperaIonalisierung von it.educaIon gemäß Pflichtenhe^ § technisches Design, Umsetzung, DatenmigraIon, Test § Schnihstellen § Auzau der Anwendungsbetreuung
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campus4uulm: Projekt-‐Vorgehensmodell (2)
Ø Change Request Verfahren § Änderungen des vertraglich fest gelegten Leistungsumfangs erfordern einen
Vertragsnachtrag und kosten extra
Ø ProdukIvvorbereitung § Anwenderschulungen (MulIplikatorenschulungen durch Key User) § abschließende Prüfungen und Tests des Systems und der DatenmigraIon § komplehes „Durchspielen“ des Go-‐Live (mit allen Beteiligten)
Ø Go-‐Live § nach erfolgreich durchgeführter DatenmigraIon formale System-‐Abnahme
durch die Uni und ProdukIvsetzung
Ø Nachbetreuung § intensive Unterstützung der Endanwender § itelligence steht noch „im Hintergrund“ bei Unterstützungsbedarf zur Verfügung § Nachbetreuung schließt komplehes Bewerbungs-‐ und Zulassungsverfahren zum
WiSe 2017/18 ein.
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campus4uulm: Projektsteuerung und Controlling
Ø Aufgabe des Projektmanagements / Durchführung gemäß PRINCE2 Ø Grundlage dafür u.a.: Projektplan, Arbeitspakete, Statusberichte, offene
Punkteliste, Qualitätsprotokoll, Risikoliste
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Rollen-‐ und Organisa9onsentwicklungskonzepte: Governancestruktur und Verantwortlichkeiten, Führungs-‐ und Entscheidungsfindungsprozesse
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Mitarbeit am System-Design
Kommentierung und Ergänzung
Workshop …
Umsetzung und Implementierung
Keyuser Expertenteam
Produktiv- system
Prozess- verantwortliche
Prozess- verantwortliche
Abnahme der Realisierung
Abnahme der Sollprozesse
Keyuser und
Expertenteam
Testen
Teilprojekt-(Unter-)Prozessdomäne …
(Itera9ve) Entscheidungsprozesse und Verantwortlichkeiten
Projektmanagement steuert und koordiniert
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Projekt-‐Kommunika9on Öffentlichkeitsarbeit Gremienbeteiligung
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Kommunika9on innerhalb des Projekts
Ø wöchentliche Jour Fixe Termine des Projektmanagement-‐Teams (Vor Ort und/oder per Video-‐ bzw. Telefon-‐Konferenz)
Ø Monatliche Berichte des Projektmanagements über den Stand des Projekts an den Lenkungsausschuss und Fachbeirat
Ø regelmäßige Sitzungen des Fachbeirats und Lenkungsausschusses Ø wird unterstützt durch die enge Verzahnung der Projektgremien durch
personelle Überschneidungen Ø Workshops, Teilprojekt-‐ und Arbeitsgruppen-‐Treffen Ø Verwendung einer gemeinsamen Dokumenten-‐/Projektmanagement-‐ und
KollaboraIonsplasorm (BSCW) Ø Mitprotokollierung aller Ergebnisse aus den Projekhreffen und
Bereitstellung der Protokolle auf dem BSCW-‐Server Ø Verwendung eines Trouble-‐Ticket-‐Systems
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Kommunika9on nach außen über das Projekt
Ø regelmäßige InformaIonsveranstaltungen für die gesamte Universität Ø Nutzung von bisher etablierten Gremien der Universität Ulm als
InformaIonsplasorm (z.B. Senatsausschuss Lehre, Fakultätssitzungen, Dekanslunch, Professorien)
Ø Nutzung von Strukturen aus der Bachelor-‐/Master-‐Umstellung Ø Pflege einer Projektwebsite mit allen InformaIonen zum Projekt mit einem
öffentlichen und einem universitätsinternen Bereich (siehe unter www.uni-‐ulm.de/campus4uulm)
Ø regelmäßige Herausgabe eines Projekt-‐Newslehers / Flyers Ø Einrichtung eines Projektbüros mit einer festen Ansprechpartnerin
§ Unterstützung des Projektmanagements bei jeglicher KommunikaIon innerhalb des Projekts und nach außen
§ Erkennen von InformaIonsbedarf inhaltlicher Art § Adressatengerechte Auzereitung und Bereitstellung von
InformaIonen
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Ressourcen / Ressourcenmanagement und Betrieb
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campus4uulm: Zusätzlicher personeller Ressourcenbedarf
Ø Zusätzlicher Personalbedarf am kiz (3 VZÄ) zur § Wahrnehmung von Projektmanagementaufgaben § Verstärkung SAP Customer Competence Team § Entlastung der bisherigen HIS-‐Anwendungsbetreuer § Schnihstellen-‐Programmierung (zur SynchronisaIon, zu NON-‐SAP-‐Systemen)
Ø Zusätzliche personelle KompensaIonsmihel für die Fakultäten § Schätzung, basierend auf Teilnahmen an Schulungen/Workshops in der
Vorbereitungsphase und extrapoliert auf Projektlaufzeit (wg.Tests, Abnahmen) § 0,5 VZÄ auf 2 Jahre für jede der vier Fakultäten § 0,5 VZÄ zusätzlich für die med. Fakultät für Projektmanagementaufgaben § Einsatz dieser Mihel sehr unterschiedlich (z.B. auch für HiWi-‐Verstärkung)
Ø Generelles Problem dabei: § „passende“ Stellenbesetzung (insbes. zu TV-‐L KondiIonen im IT-‐Bereich) § Einarbeitungsaufwand zieht zunächst zusätzliche Ressourcen ab
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campus4uulm: Zusätzlicher Ressourcenbedarf Sachmibel
Ø neue leistungsfähigere Hardware für den voll-‐integrierten Betrieb von SLcM im bestehenden ERP ProdukIvsystem
Ø Beschaffung So^warelizenzen (Nutzungsrechte) für SAP SLcM und it.educaIon
Ø Abschluss So^warepflegevertrag (laufende Kosten p.a. in derselben Größenordnung wie bei HIS)
Ø Einführungsdienstleistung der itelligence AG (500 Beratertage veranschlagt für die Projektphasen 1 – 3)
Ø Externe Beratung bzgl. Datenschutz und Qualitätssicherung (geplant)
Ø So^warelizenz für BSCW-‐Server (Nutzung im administraIven Bereich nicht frei)
Ø Reisekosten für das Projektmanagement
Ø evtl. Mihel für HiWi-‐Unterstützung
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campus4uulm: Betrieb und Support, auch nach Projektende
Ø Voll-‐integraIver Betrieb von SLcM im produkIven SAP ERP System è § Modulweise Festlegung der SAP ERP Systemverantwortung § Regelung der Vorgehensweise bei System-‐Updates/Upgrades im Gesamt-‐
ERP-‐System (z.B. Absprachen zu Zeitpunkten, Testszenarien etc.) § Erstellung und Fortschreibung eines IT-‐Sicherheits-‐ und Datenschutzkonzept
(inkl. Rollen-‐ und BerechIgungskonzepts)
Ø Nutzung und Ausbau von vorhandenem Know-‐How bzgl. SAP-‐Technologie
Ø Organisatorische Veränderungen am kiz durch die Erweiterung des SAP Customer Competence Center auf den Bereich SLcM
Ø Etablierung neuer Support-‐Strukturen im Projekt und darüber hinaus: § stärkere Einbindung der Key User im 1st-‐Level-‐Support § (Weiter-‐)Nutzung des OTRS für das Fehler-‐/Problem-‐Management
Ø Weiterführung der Prozessverantwortlichkeiten und der Maßnahmen zur
Qualitätssicherung, auch über das Projekt hinaus.
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Fazit und Ausblick
Ø Anwendung professioneller Projektmanagementmethoden mit klarer Aufgabenverteilung und definierten beidseiIgen Pflichten im Projekt.
Ø Auch die Eigenleistungen der Universität sind vertraglich genau fest gelegt!
Ø Ohne die geleisteten Vorarbeiten (Prozesshandbuch, Anforderungskatalog) wäre das Projekt in dem angestrebten Zeitrahmen überhaupt nicht möglich.
Ø Der tatsächliche Projektaufwand an der Universität Ulm ist abhängig davon, wie viel „Vereinheitlichung / Standardisierung“ umsetzbar sein wird.
Ø Zusätzliche Change Requests sind ein kriIscher Erfolgsfaktor im Projekt.
Ø Wille zum Erfolg bei allen Beteiligten in dem Projekt (Uni Ulm, Dienstleister, SAP), daher besteht Aussicht auf eine hohe MoIvaIon und starkes Engagement.
Ø Ziel (und insbes. Aufgabe des Projektmanagemenheams) ist es, bei allen Beteiligten der Universität Ulm
§ die Begeisterung für das Projekt zu wecken (und aufrecht zu erhalten) und § eine universitätsweite IdenIfikaIon mit dem Projekt zu erreichen.
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Danke für Ihre
Aufmerksamkeit!