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Praxisbericht Integriertes Campusmanagement mit SAP Student Life-cycle Management an der Universität Ulm Dr. Claudia Pauli Universität Ulm Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) | 13.10.2014 | Universität Münster Kanzler-Arbeitskreis Fortbildung

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Praxisbericht Integriertes Campusmanagement mit SAP Student Life-cycle Management an der Universität Ulm

Dr. Claudia Pauli Universität Ulm Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) | 13.10.2014 | Universität Münster Kanzler-Arbeitskreis Fortbildung

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Agenda  

Ø  Kurzvorstellung  der  Universität  Ulm  

Ø  IT-­‐Services:  AusgangssituaIon  und  strategische  Ausrichtung  

Ø  Prozessgestaltung  /  –modellierung  und  Anforderungskatalog  

Ø  Ausschreibungsverfahren  Einführungsdienstleistung  /  vertragliche  Regelungen    

Ø  campus4uulm-­‐Projekt:  Ziel/Umfang,  ImplemenIerungsstrategie,  Zeitplan,  Vorgehensmodell,  Steuerung  und  Controlling  

Ø  Rollen-­‐  und  OrganisaIonsentwicklungskonzepte:  Governancestruktur  und  Verantwortlichkeiten  /  Führungs-­‐  und  Entscheidungsfindungsprozesse  

Ø  Projekt-­‐KommunikaIon,  Öffentlichkeitsarbeit,  Gremienbeteiligung  

Ø  Ressourcen  /  Ressourcenmanagement  und  Betrieb  

Ø  Fazit  und  Ausblick    

 

   

   

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Die  Universität  Ulm  

Ø  Vier  Fakultäten  §  Ingenieurwissenscha^en  und  InformaIk  §  MathemaIk  und  Wirtscha^swissenscha^en  §  Medizin  §  Naturwissenscha^en  

Ø  54  Studiengänge  insgesamt,  3  Weiterbildungsstudiengänge  Ø  ca.  10.000  Studierende  Ø  ca.  3.500  MitarbeiterInnen,  davon  ca.  230  ProfessorInnen  

(wiss.  Personal  insgesamt:  ca.  2.200  inkl.  Medizin.  Fakultät)  Ø  Jährliches  Budget  ca.  80  Mio.  Landeszuschuss  und  ca.  36  Mio.  Drihmihel  Ø  KommunikaIons-­‐  und  InformaIonszentrum  (kiz):  

§  zentraler  Dienstleister  für  IuK-­‐,  Medien-­‐  und  Bibliotheksservices  §  insbesondere  auch  Verwaltungs-­‐  und  Campusmanagementsysteme  

 

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IT-­‐Services:  Ausgangssitua9on  und  strategische  Ausrichtung  

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IT-­‐Services:  Ausgangssitua9on  bei  bestehenden  Systeme  (1)  

Ø  SAP  ERP:  in  der  Finanzverwaltung,  beim  Rechnungswesen  und  Controlling    §  seit  01.01.2007  Umstellung  auf  kaufmännische  Buchführung  und  Uni  Ulm  

Landesbetrieb  

Ø  SAP  BI  und  SAP  Portal:  beim  Berichtswesen  und  zur  Universitätssteuerung  

§  seit  2009  Teilnahme  am  UniBenchmarking-­‐Projekt  mit  den  Universitäten    Halle-­‐Wihenberg,  Jena,  Leipzig,  Potsdam  (und  dem  DZHW)  è  Berichtserstellung  mihlerweile  allein  auf  Basis  SAP  BI  +  Portal  

§  seit  2010  Projekt  „STRATUS  –  Strategie-­‐orienIerte  Universitätssteuerung“  zur  Abbildung  von  Kennzahlen  und  Berichtserstellung    è  immer  mehr  Berichte  über  SAP  Portal  mit  vorheriger  Daten-­‐Konsolidierung  und  –Validierung  in  SAP  BI  (z.B.  auch  StudierendenstaIsIk)  

 

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IT-­‐Services:  Ausgangssitua9on  bei  bestehenden  Systeme  (2)  

Ø  HIS-­‐CMS-­‐Altsysteme  (SOS/POS/ZUL-­‐GX,  QIS  SOS/POS/ZUL,  LSF)  für  das  Student  Life-­‐cycle  Management  (SLcM),  die  abgelöst  werden  müssen,  da  §  Systeme  technologisch  veraltet  sind,  §  bestehende  Anforderungen  nicht  bedient  werden  können.  

Ø  Viele  Anforderungen  der  Fakultäten  sind  durch  Sonderlösungen  und  teilweise  mühevolle  Anbindung  an  die  verschiedenen  HIS  Systeme  realisiert.    

Ø  Daher  hohe  Reibungsverluste  durch    §  vermehrten  Personalaufwand  (kiz,  Verwaltung,  Dekanaten)  §  unzulängliche  FunkIonalität  §  Medienbrüche  /  Dateninkonsistenz  

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IT-­‐Strategie:  Abgeleitete  Schlüsselanforderungen  an  ein  neues  CMS  

Ø  Konsolidierung  der  Systemlandscha^  §  möglichst  wenig  eigenständige  Systeme  und  Schnihstellen  §  Grundaufgaben  für  das  SLcM  in  einem  integrierten  System    §  Schnihstellen  nur  zu  Spezialsystemen  (z.B.  eLearning  Plasorm)  

Ø  Dezentrale  Systeme,  wo  nöIg,  ermöglichen  durch    §  Auswahl  eines  zentralen  Systems  mit  Programmschnihstellen  und  nicht  

(Text-­‐)  Datenschnihstellen  §  Spezifische  Erweiterungen  ohne  Beeinflussung/Gefährdung  der  

zentralen  Systeme/Komponenten  als  führende  Systeme  

Ø  ProzessorienIerung  bei  der  Systemauswahl  §  Flexibel  konfigurierbares  System,  aber  klare  Zielrichtung  einer  

Vereinheitlichung  und  Standardisierung  von  Prozessen,  wo  möglich    

è    Insgesamt  bot  eine  SAP-­‐SLcM-­‐Lösung  an  der  Universität  Ulm    das  größte  Integra9ons-­‐  und    Konsolidierungspotenzial  sowie  die    meisten  Synergie-­‐Effekte.      

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Prozessgestaltung  /  –modellierung  und  Anforderungskatalog  

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Prozessgestaltung  und  –modellierung  sowie  Anforderungskatalog    

Ø  Nicht  Suche  nach  einer  „HIS-­‐Ersatz-­‐Lösung“  sondern  Erarbeitung  eines  besseren  Grundverständnisses,  was  die  Uni  Ulm  beim  CM  wirklich  braucht!    

Ø  Daher  bereits  seit  Anfang  2013  „auf  Freiwilligenbasis  nebenher  und  ohne  Au^rag“  (unabh.  von  einer  konkreten  IT-­‐Lösung,  auf  „oberster“  Detail-­‐Ebene):  

§  Analyse  der  Ist-­‐Prozesse    §  Vereinheitlichung  der  Prozesse  (auch  fakultätsübergreifend)    §  Erfassung  der  Soll-­‐Prozesse  (Prozesshandbuch)  

Ø  Modellierung  der  Soll-­‐Prozesse  mit  Signavio  (landesweit  eingesetztes  Tool  in  der  bwCMS-­‐LandeskooperaIon  der  9  Universitäten  Baden-­‐Würhembergs)    

Ø  Qualitätssicherung  der  Prozess-­‐NotaIon  durch  das  InsItut  für  Datenbanken  und  InformaIonssysteme  (im  Rahmen  einer  Projektarbeit  im  Master-­‐Studium)  

Ø  Aus  dem  Prozesshandbuch  Ableitung  eines  Anforderungskatalogs  als  Grundlage  für  ein  Ausschreibungsverfahren  und  die  Erstellung  eines  Pflichtenhe^s  

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Ausschreibungsverfahren  Einführungsdienstleistung  und  vertragliche  Regelungen    

 

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Integriertes  Campusmanagement  auf  Basis  von  SAP  SLcM  (campus4uulm)  

Ø  Ende  2013:  Ausbau  des  bestehenden  SAP-­‐Lizenzpools  zur  Nutzung  des  SAP-­‐SLcM-­‐Moduls  (Lizenzen  für  Backoffice-­‐  und  Frontend-­‐Nutzer)  

Ø  Seit  Ende  März  2014:  Europaweite  Ausschreibung  der  SAP-­‐SLcM-­‐Einführungsdienstleistung  im  Verhandlungsverfahren  mit  vorgeschaltetem  Teilnahmewehbewerb  

Ø  Ende  Juli/Anfang  August:  Zuschlagserteilung  an  die  Firma  itelligence  AG.  Sie  zeichnet  sich  aus  durch:  

§  Erfahrungen  mit  SAP-­‐SLcM-­‐Einführungen  im  Europäischen  Hochschulraum    

§  Verfügbarkeit  vorkonfigurierter  SAP  SLcM  Templates  (so  genannte  Branchenlösung  it.educaIon)  

§  große  Anzahl  von  Beratern  (auch  Unterau^ragnehmer)  mit  breit  gefächertem  Spektrum  an  Know-­‐How    

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Projekt  campus4uulm:  Vertragliche  Regelungen  

Ø  Anfang  August  2014:  Abschluss  eines  EVB-­‐IT-­‐Erstellungsvertrages,  der  Folgendes  regelt:  §  dauerha^es  Nutzungsrecht  der  Templates  von  it.educaIon    §  Einführungsdienstleistung  und  Projektvorgehensweise  (nach  PRINCE2)  §  Projektumfang  und  Ergebnisse,  (grober)  Zeitplan,  Priorisierungen  sowie  

Ausnahmen/Ausschlüsse  §  Aufgabenverteilung  zwischen  der  Uni  Ulm  und  der  Firma  itelligence  §  Governancestruktur  sowie  Führungs-­‐  und  Entscheidungsprozesse  §  Projektcontrolling,  Risikobehandlung,  EskalaIonsstrategie  §  Change  Request  Verfahren  §  So^warepflege  für  it.educaIon  und  IT-­‐Support  

 Ø  Erstellung  eines  Projek9ni9alisierungsdokuments,  

§  das  diese  Regelungen  noch  detaillierter  fest  schreibt  und    §  das  durch  die  Universität  Ulm  als  verbindlich  abgenommen  werden  muss!  

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Das  Projek9ni9alisierungsdokument  (PID)  

www.itelhgence.de

1 Zweck des Dokuments

Das Projekt-Initialisierungs-Dokument (PID) beinhaltet eine adäquate Beschreibung des Projekts und bildet die Grundlage für das Projektmanagement und dieÜberprüfung des Projekterfolgs. Es basiert auf dem Implementierungsplan, einemwesentlichen Bestandteil des Vertrages zwischen der Universität Ulm und derFirma itelligence AG. Das PID enthält als Ergänzung einige Projektspezifika, dievor Beginn der ersten Phase des Projekts festgelegt worden sind und als verbindlich für das Projekt anzusehen sind.Das PID wurde sowohl von der Universität Ulm als auch von der itelligence AG inder Initialisierungsphase des Projekts erstellt und nach Fertigstellung durch dieUniversität Ulm als verbindlich durch den Lenkungsausschuss mit Empfehlung desFachbeirats erklärt. Es wird im Laufe des Projekts nicht mehr verändert.

2 HintergrundDie Universität Ulm beabsichtigt, ihre SAP-Systemlandschaft um die erforderlichen Funktionalitäten im Bereich Studium und Lehre zu erweitern. Dazu soll dasModul SAP Student Lifecycle Management (SLcM) im bestehenden SAP ERP System integriert und die Branchenlösung it.education der itelligence AG eingeführtwerden. Ziel ist es, die bisherigen Campusmanagement-Altsysteme der Firma HISsowie weitere Altsysteme zur Administration der medizinischen Studiengänge mitder Einführung des SAP-Produkts SLcM abzulösen.Die „heutige Welt" der CMS-Systeme an der Universität Ulm stellt sich wie folgtdar:

• Nicht-konsolidierte Systemlandschaft• Viele Teilsysteme mit unzulänglicher Integrationsschnittstelle

Häufig nur Einbahnstraße "HIS -» XXX Export"• Durch besondere Anforderungen Sonderschnittstellen "Aliens"• Lose Kopplung befördert Wildwuchs und fehlende Konsolidierung

der Prozesse• Es gibt hohe Reibungsverluste

Personalaufwand (Dekanate, kiz, Verwaltung)• Unzulängliche Funktionalität

Medienbrüche/ Informationsverlust• Unklare Situation der neu aufgestellten HIS eG (vormals HIS GmbH)

Die Universität Ulm strebt nach einer Konsolidierung der heutigen Verfahrenslandschaft. Ein integrativer Ansatz soll die Möglichkeiten bieten, mit wenigen eigenständigen Systemen eine leistungsfähige IT-Landschaft zu betreiben und dieVielfalt der vorhandenen Schnittstellen auf ein erforderliches Mindestmaß zu reduzieren.Im Rahmen des Projekts sind mindestens die folgenden Prozessdomänen IT-seitigdurch SAP SLcM und it.education zu unterstützen:

• Bewerbermanagement• Studierendenmanagement• Gebührenmanagement• Lehrendenmanagement (inkl. Pflege von Lehrendendaten)• Studiengangsmanagement (inkl. Modulhandbücher)• Prüfungsmanagement• Veranstaltungsmanagement• Doktorandenmanagement

Die Einführung der neuen Campus-Management-Lösung an der Universität Ulmsoll vor allem bewirken, dass die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zukünftig effektivund effizient unterstützt werden.Durch die Entscheidung für SAP SLcM und it.education beabsichtigt die Universität Ulm außerdem, die Integration zwischen dem Campus-Management-SystemUni Ulm-P-oJcktlnitialisierungsdokument_201'»0908_V1.0.t!ocx

Universita: Ulm, 89081 Ulm• — • ••s-rr data D--

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campus4uulm-­‐Projekt:    Ziel  und  Umfang,  Implemen9erungsstrategie,  Zeitplan,  

Vorgehensmodell,  Steuerung  und  Controlling  

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campus4uulm:  Ziel  und  Umfang  des  Projektes  (Vertragsgegenstand)  

Ø  Ablösung  der  bisherigen  HIS-­‐Campusmanagementsysteme  und  weiterer  Systeme  zur  AdministraIon  der  medizinischen  Studiengänge  (blaues  System,  Corona)    

Ø  IT-­‐mäßige  Unterstützung  durch  SAP-­‐SLcM  und  it.educaIon  in  mindestens  folgenden  Prozessdomänen:  §  Studiengangsmanagement  §  Lehrendenmanagement  §  Studierendenmanagement    §  Gebührenmanagement  §  Prüfungsmanagement    §  Veranstaltungsmanagement    §  Bewerbermanagement  

Ø  Grundlage  dazu  ist  die  Abbildung  der  akademischen  Struktur    (Festlegung  der  Datenstruktur  In  SAP)  

Ø  Begleitend:  ImplemenIerung  von  Bescheinigungen,  Zeugnissen,  Standard-­‐Reports  

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campus4uulm:  Implemen9erungsstrategie  im  Projekt  

Ø  Kein  „Big  Bang“  sondern  Au^eilung  in  3  ImplemenIerungsphasen  zur/wegen  §  schnellen  Bereitstellung  einer  sichtbaren  und  nutzbaren  CMS-­‐FunkIonalität    §  Ausklammerung  von  „Bewerbung  und  Zulassung“  aus  der  zweiten    

ImplemenIerungsphase  wegen  Fehlens  eines  verbindlichen  Termins  der  SAP,  wann  die  StandardfunkIonalität  zur  deutschen  Lokalisierung  von  SAP  SLcM  (inkl.  der  DoSV-­‐Anbindung)  bereitstehen  wird.      

Ø  Grundsätzliche  Aufgaben  in  jeder  dieser  ImplemenIerungsphasen  sind:    §  Erarbeitung  der  zu  implemenIerenden  Prozesse  

(Grundlagen:  Prozesshandbuch,  StandardfunkIonalitäten  SLcM/it.educaIon)  §  die  ImplemenIerung  der  Prozesse  im  SAP-­‐System  durch  itelligence  §  Testen  und  Abnahme  der  implemenIerten  Prozesse  durch  Uni  Ulm  §  die  Vorbereitung  der  Mitarbeiter  auf  die  Benutzung  der  neuen  So^ware  und    

ggf.  geänderte  Arbeitsabläufe  

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campus4uulm:  Grobe  zeitliche  Projektplanung  

Ø  Ini9alisierungsphase  

Ø  Phase  1:  Abbildung  der  akademischen  Struktur/Modulhandbuch  Umgesetzt  werden  die  akademische  Struktur  sowie  die  Prozessdomänen  Studiengangsmanagement  und  Lehrendenmanagement    

Ø  Phase  2:  Studierenden-­‐,  Prüfungs-­‐,  Veranstaltungsmanagement    dazu  Gebührenmanagement  und  Bescheinigungen/Zeugnisse  

Ø  Phase  3:  Bewerbung  und  Zulassung  sowie  Doktorandenmanagement    Ersteres  rechtzeiIg  für  das  Bewerbungs-­‐/Zulassungsverfahren  zum  SoSe  2017  

Ø  Phase  4:  Op9onen  IntegraIon  LV-­‐EvaluaIon,  SIpendien-­‐,  Alumnimanagement  und  Unterstützung  Beratung/OrienIerung    

Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. Mrz. Apr.InitialisierungsphasePhase  1Phase  2Phase  3Phase  4

2014 2015 20172016

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campus4uulm:  Projekt-­‐Vorgehensmodell  (1)  

Ø  Projektdurchführung  anhand  anerkannter  Standards  (PRINCE2)  Ø  Projektvorbereitung  und  Designphase    

§  ProjekIniIalisierungsdokument  (z.B.  Vervollständigung  Projektplan)  §  KonzepIonierung/Beschreibung  der  gewünschten  FunkIonalität  (Pflichtenhe^)  §  Festlegung  der  Prozessverantwortlichkeiten  §  Schulung  der  Anwendungsbetreuer  und  Key  User  §  Übersetzung  der  Prozesse  in  die  IT-­‐Lösung  it.educaIon  durch  Prototyping  §  (Grob-­‐)Planung  MigraIons-­‐,  Test-­‐,  Abnahme-­‐  und  Support-­‐Strategie      

Ø  ImplemenIerung  (Inhalte  von  Phase  1  bis  3)  §  Realisierung  und  OperaIonalisierung  von  it.educaIon  gemäß  Pflichtenhe^  §  technisches  Design,  Umsetzung,  DatenmigraIon,  Test  §  Schnihstellen  §  Auzau  der  Anwendungsbetreuung  

 

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campus4uulm:  Projekt-­‐Vorgehensmodell  (2)  

Ø  Change  Request  Verfahren  §  Änderungen  des  vertraglich  fest  gelegten  Leistungsumfangs  erfordern  einen  

Vertragsnachtrag  und  kosten  extra  

Ø  ProdukIvvorbereitung  §  Anwenderschulungen  (MulIplikatorenschulungen  durch  Key  User)  §  abschließende  Prüfungen  und  Tests  des  Systems  und  der  DatenmigraIon  §  komplehes  „Durchspielen“  des  Go-­‐Live  (mit  allen  Beteiligten)  

Ø  Go-­‐Live  §  nach  erfolgreich  durchgeführter  DatenmigraIon  formale  System-­‐Abnahme    

durch  die  Uni  und  ProdukIvsetzung  

Ø  Nachbetreuung  §  intensive  Unterstützung  der  Endanwender    §  itelligence  steht  noch  „im  Hintergrund“  bei  Unterstützungsbedarf  zur  Verfügung  §  Nachbetreuung  schließt  komplehes  Bewerbungs-­‐  und  Zulassungsverfahren  zum  

WiSe  2017/18  ein.  

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campus4uulm:  Projektsteuerung  und  Controlling  

Ø  Aufgabe  des  Projektmanagements  /  Durchführung  gemäß  PRINCE2  Ø  Grundlage  dafür  u.a.:  Projektplan,  Arbeitspakete,  Statusberichte,  offene  

Punkteliste,  Qualitätsprotokoll,  Risikoliste  

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Rollen-­‐  und  Organisa9onsentwicklungskonzepte:    Governancestruktur  und  Verantwortlichkeiten,    Führungs-­‐  und  Entscheidungsfindungsprozesse  

 

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Mitarbeit am System-Design

Kommentierung und Ergänzung

Workshop …

Umsetzung und Implementierung

Keyuser Expertenteam

Produktiv- system

Prozess- verantwortliche

Prozess- verantwortliche

Abnahme der Realisierung

Abnahme der Sollprozesse

Keyuser und

Expertenteam

Testen

Teilprojekt-(Unter-)Prozessdomäne …

(Itera9ve)  Entscheidungsprozesse  und  Verantwortlichkeiten    

Projektmanagement steuert und koordiniert

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Projekt-­‐Kommunika9on  Öffentlichkeitsarbeit    Gremienbeteiligung  

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Kommunika9on  innerhalb  des  Projekts  

Ø  wöchentliche  Jour  Fixe  Termine  des  Projektmanagement-­‐Teams    (Vor  Ort  und/oder  per  Video-­‐  bzw.  Telefon-­‐Konferenz)    

Ø  Monatliche  Berichte  des  Projektmanagements  über  den  Stand  des  Projekts  an  den  Lenkungsausschuss  und  Fachbeirat  

Ø  regelmäßige  Sitzungen  des  Fachbeirats  und  Lenkungsausschusses  Ø  wird  unterstützt  durch  die  enge  Verzahnung  der  Projektgremien  durch  

personelle  Überschneidungen    Ø  Workshops,  Teilprojekt-­‐  und  Arbeitsgruppen-­‐Treffen  Ø  Verwendung  einer  gemeinsamen  Dokumenten-­‐/Projektmanagement-­‐  und  

KollaboraIonsplasorm  (BSCW)  Ø  Mitprotokollierung  aller  Ergebnisse  aus  den  Projekhreffen  und  

Bereitstellung  der  Protokolle  auf  dem  BSCW-­‐Server  Ø  Verwendung  eines  Trouble-­‐Ticket-­‐Systems    

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Kommunika9on  nach  außen  über  das  Projekt  

Ø  regelmäßige  InformaIonsveranstaltungen  für  die  gesamte  Universität  Ø  Nutzung  von  bisher  etablierten  Gremien  der  Universität  Ulm  als  

InformaIonsplasorm  (z.B.  Senatsausschuss  Lehre,  Fakultätssitzungen,  Dekanslunch,  Professorien)    

Ø  Nutzung  von  Strukturen  aus  der  Bachelor-­‐/Master-­‐Umstellung  Ø  Pflege  einer  Projektwebsite  mit  allen  InformaIonen  zum  Projekt  mit  einem  

öffentlichen  und  einem  universitätsinternen  Bereich    (siehe  unter  www.uni-­‐ulm.de/campus4uulm)  

Ø  regelmäßige  Herausgabe  eines  Projekt-­‐Newslehers  /  Flyers  Ø  Einrichtung  eines  Projektbüros  mit  einer  festen  Ansprechpartnerin    

§  Unterstützung  des  Projektmanagements  bei  jeglicher  KommunikaIon  innerhalb  des  Projekts  und  nach  außen    

§  Erkennen  von  InformaIonsbedarf  inhaltlicher  Art    §  Adressatengerechte  Auzereitung  und  Bereitstellung  von  

InformaIonen  

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Ressourcen  /  Ressourcenmanagement  und  Betrieb  

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campus4uulm:  Zusätzlicher  personeller  Ressourcenbedarf    

Ø  Zusätzlicher  Personalbedarf  am  kiz  (3  VZÄ)  zur  §  Wahrnehmung  von  Projektmanagementaufgaben  §  Verstärkung  SAP  Customer  Competence  Team  §  Entlastung  der  bisherigen  HIS-­‐Anwendungsbetreuer  §  Schnihstellen-­‐Programmierung  (zur  SynchronisaIon,  zu  NON-­‐SAP-­‐Systemen)  

Ø  Zusätzliche  personelle  KompensaIonsmihel  für  die  Fakultäten    §  Schätzung,  basierend  auf  Teilnahmen  an  Schulungen/Workshops  in  der  

Vorbereitungsphase  und  extrapoliert  auf  Projektlaufzeit  (wg.Tests,  Abnahmen)  §  0,5  VZÄ  auf  2  Jahre  für  jede  der  vier  Fakultäten  §  0,5  VZÄ  zusätzlich  für  die  med.  Fakultät  für  Projektmanagementaufgaben  §  Einsatz  dieser  Mihel  sehr  unterschiedlich  (z.B.  auch  für  HiWi-­‐Verstärkung)  

Ø  Generelles  Problem  dabei:    §  „passende“  Stellenbesetzung  (insbes.  zu  TV-­‐L  KondiIonen  im  IT-­‐Bereich)  §  Einarbeitungsaufwand  zieht  zunächst  zusätzliche  Ressourcen  ab  

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campus4uulm:  Zusätzlicher  Ressourcenbedarf  Sachmibel  

Ø  neue  leistungsfähigere  Hardware  für  den  voll-­‐integrierten  Betrieb  von  SLcM  im  bestehenden  ERP  ProdukIvsystem  

Ø  Beschaffung  So^warelizenzen  (Nutzungsrechte)  für  SAP  SLcM  und  it.educaIon    

Ø  Abschluss  So^warepflegevertrag    (laufende  Kosten  p.a.  in  derselben  Größenordnung  wie  bei  HIS)  

Ø  Einführungsdienstleistung  der  itelligence  AG    (500  Beratertage  veranschlagt  für  die  Projektphasen  1  –  3)  

Ø  Externe  Beratung  bzgl.  Datenschutz  und  Qualitätssicherung  (geplant)  

Ø  So^warelizenz  für  BSCW-­‐Server    (Nutzung  im  administraIven  Bereich  nicht  frei)  

Ø  Reisekosten  für  das  Projektmanagement  

Ø  evtl.  Mihel  für  HiWi-­‐Unterstützung  

 

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campus4uulm:  Betrieb  und  Support,  auch  nach  Projektende  

Ø  Voll-­‐integraIver  Betrieb  von  SLcM  im  produkIven  SAP  ERP  System  è    §  Modulweise  Festlegung  der  SAP  ERP  Systemverantwortung  §  Regelung  der  Vorgehensweise  bei  System-­‐Updates/Upgrades  im  Gesamt-­‐

ERP-­‐System  (z.B.  Absprachen  zu  Zeitpunkten,  Testszenarien  etc.)  §  Erstellung  und  Fortschreibung  eines  IT-­‐Sicherheits-­‐  und  Datenschutzkonzept  

(inkl.  Rollen-­‐  und  BerechIgungskonzepts)      

Ø  Nutzung  und  Ausbau  von  vorhandenem  Know-­‐How  bzgl.  SAP-­‐Technologie    

Ø  Organisatorische  Veränderungen  am  kiz  durch  die  Erweiterung  des  SAP  Customer  Competence  Center  auf  den  Bereich  SLcM    

Ø  Etablierung  neuer  Support-­‐Strukturen  im  Projekt  und  darüber  hinaus:  §  stärkere  Einbindung  der  Key  User  im  1st-­‐Level-­‐Support  §  (Weiter-­‐)Nutzung  des  OTRS  für  das  Fehler-­‐/Problem-­‐Management  

 Ø  Weiterführung  der  Prozessverantwortlichkeiten  und  der  Maßnahmen  zur  

Qualitätssicherung,  auch  über  das  Projekt  hinaus.  

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Fazit  und  Ausblick  

Ø  Anwendung  professioneller  Projektmanagementmethoden  mit  klarer  Aufgabenverteilung  und  definierten  beidseiIgen  Pflichten  im  Projekt.  

Ø  Auch  die  Eigenleistungen  der  Universität  sind  vertraglich  genau  fest  gelegt!  

Ø  Ohne  die  geleisteten  Vorarbeiten  (Prozesshandbuch,  Anforderungskatalog)  wäre  das  Projekt  in  dem  angestrebten  Zeitrahmen  überhaupt  nicht  möglich.  

Ø  Der  tatsächliche  Projektaufwand  an  der  Universität  Ulm  ist  abhängig  davon,  wie  viel  „Vereinheitlichung  /  Standardisierung“  umsetzbar  sein  wird.  

Ø  Zusätzliche  Change  Requests  sind  ein  kriIscher  Erfolgsfaktor  im  Projekt.  

Ø  Wille  zum  Erfolg  bei  allen  Beteiligten  in  dem  Projekt  (Uni  Ulm,  Dienstleister,  SAP),  daher  besteht  Aussicht  auf  eine  hohe  MoIvaIon  und  starkes  Engagement.  

Ø  Ziel  (und  insbes.  Aufgabe  des  Projektmanagemenheams)  ist  es,  bei  allen  Beteiligten  der  Universität  Ulm    

§  die  Begeisterung  für  das  Projekt  zu  wecken  (und  aufrecht  zu  erhalten)  und    §  eine  universitätsweite  IdenIfikaIon  mit  dem  Projekt  zu  erreichen.  

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Danke für Ihre

Aufmerksamkeit!