UDBUD AF KLIMATILPASNINGSPROJEKTER

Line Markert, advokat og partner ● Marie Løvbjerg, advokat ● Daniel Batistoti Cesar, advokatfuldmægtig

Den 29. maj 2017

side 2

• Forberedelse inden udbuddet (fortsat) –10.40- Mindstekrav og konkurrenceparametre

- Kontakt med markedet: Hvorfor og hvordan?

• Praktisk overblik over udbudsproces – 11.30 - Udbudsprocessen efter udbuddet er offentliggjort

- Spørgsmål – svar i udbuddet

- Evaluering og underretning

• Sandwich og netværk – 12.00

DAGENS EMNER

• Introduktion til udbud – 09.00- Introduktion til udbudsreglerne

- Tærskelværdier – hvornår skal et indkøb i udbud?

- Udbudsformerne – hvordan kan klimatilpasningsprojekter udbydes?

• Forberedelse inden udbuddet – 09.30- Intern forberedelse

- Fokus på tekniske kravspecifikationer

• Pause – 10.20

side 3

INTRODUKTION TIL UDBUD

side 4DET UDBUDSRETLIGE LANDSKAB

TEUF

UdbudsdirektivetForsyningsvirk-somhedsdirektivet

Tilbuds-loven

Forsvars-og

sikkerhedsdirektivet

Udbuds-loven

Koncessions-direktivet

side 5

− Dikterer, hvornår en given kontrakt er omfattet af:• Udbudsloven/forsyningsvirksomhedsdirektivet.

• Tilbudsloven.

− Tærskelværdien afhænger af kontrakttypen:• Bygge- og anlægskontrakt

• Vareindkøbskontrakt

• Tjenesteydelseskontrakt

TÆRSKELVÆRDIER

side 6TÆRSKELVÆRDIER: BYGGE- OG ANLÆGSARBEJDER

Udbuds-loven

Afsnit II

Tilbuds-loven

Afsnit I

38.960.213 kr.

Forsynings-virksomheds-direktivetAfsnit II

side 7TÆRSKELVÆRDIER: VARER OG TJENESTEYDELSER

Klar, grænseover-skridendeinteresse?

Udbuds-loven

Afsnit II

Udbuds-loven

Afsnit IVog V

1.006.628 kr. (stat) 1.558.409 kr. (kommuner/off. selskaber)

3.116.817 kr. (FSVD)

Forsynings-virksomheds-direktivetAfsnit II

side 8

− Offentligt udbud – kan altid anvendes

− Begrænset udbud – kan altid anvendes

− Konkurrencepræget dialog – særlige betingelser (dog ikke ved udbud efter forsyningsvirksomhedsdirektivet)

− Udbud med forhandling – særlige betingelser (dog ikke ved udbud efter forsyningsvirksomhedsdirektivet)

− Udbud med forhandling uden offentliggørelse – særlige betingelser

UDBUDSFORMERNE VED EU-UDBUD

side 9

Bekendtgørelse Tilbudsfrist Udvælgelse/Evaluering Tildelingsbeslutning

Stand-still

Tilbud

OFFENTLIGT UDBUD

− Enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud

− Sikrer den største grad af konkurrence (teoretisk set)

• Medfører dog risiko for et meget stort antal tilbud

side 10

− De interesserede økonomiske aktører tilkendegiver deres interesse ved en ansøgning om prækvalifikation

− Ordregiver kan begrænse antallet af virksomheder, der får mulighed for at afgive tilbud

BEGRÆNSET UDBUD

Bekendtgørelse Ansøgningsfrist Udvælgelse Tilbudsfase Tilbudsfrist Evaluering Tildeling Stand-still

Ansøgning

side 11

− De interesserede økonomiske aktører tilkendegiver deres interesse ved en ansøgning om prækvalifikation

− Ordregiver kan begrænse antallet af virksomheder, der får mulighed for at afgive tilbud

− Der gennemføres typisk forhandlinger med tilbudsgiverne

− Kan med fordel anvendes, hvis ordregiver ønsker god kvalitet.

UDBUD MED FORHANDLING

Bekendtgørelse Ansøgningsfrist Prækvalifikation Tilbudsfrist Tildelingsbeslutning

Mulighed for forhandling Standstill

side 12

− Hvornår giver det mere mening af gennemføre konkurrencepræget dialog frem for udbud med forhandling?• Komplekse kontrakter, hvor behov for dialogfase til at fastlægge de krav, der skal være gældende

i kontrakten.

• Kontrakter, hvor der vurderes at være mange mulige udførelsesmetoder, og hvor den konkurrenceprægede dialog kan være egnet til at indsnævre de bedste udførelsesmetoder.

KONKURRENCEPRÆGET DIALOG

Bekendtgørelse Ansøgningsfrist Prækvalifikation Tilbudsfrist Tildelingsbeslutning

Forhandlingsforbud Dialogfase Forhandlingsforbud Standstill

side 13

− Udbudsloven § 24, nr. 30

− ”Rammeaftale: En aftale indgået mellem en eller flere ordregivere og en eller flere økonomiske aktører, og som fastsætter vilkårene for kontrakter, der tildeles i løbet af en nærmere fastsat periode, navnlig med hensyn til pris og påtænkte mængder.”

− Fleksibel indkøbsform, hvorefter ordregiver kan trække på aftalen ved behov, men ikke på forhånd forpligter sig til at indkøbe en bestemt mængde af varen.

RAMMEAFTALER

side 14

• Tildeling af kontrakter på grundlag af en rammeaftale kan enten ske ved direkte tildeling og/eller ved en genåbning af konkurrencen (miniudbud).

• Direkte tildeling

- Direkte tildeling på baggrund af en rammeaftale med flere leverandører skal ske på grundlag af rammeaftalens bestemmelser og de objektive kriterier, der er fastsat i udbudsmaterialet. kontrakt med.

- Eksempler på modeller for direkte tildeling af en kontrakt: Kaskademodellen (rangordning af leverandørerne)

Behovsmodellen (ordregivers konkrete behov)

RAMMEAFTALER: DIREKTE TILDELING ELLER MINIUDBUD

side 15

• Miniudbud

— HR: konkurrencen ved et miniudbud baseres på samme vilkår som dem, der anvendes ved tildelingen af rammeaftalen.

— Proceduren: For hver kontrakt, der skal indgås under rammeaftalen skal ordregiver skriftligt og på samme tid opfordre de leverandører, der er i stand til at udføre opgaven, til at afgive tilbud.

• Direkte tildeling og miniudbud

— Ordregiver kan på samme rammeaftale tildele kontrakter på baggrund af både direkte tildeling og miniudbud.

— Ordregiver skal i udbudsmaterielet for rammeaftalen fastsætte objektive kriterier for valget mellem de to tildelingsformer – det skal klart fremgå, hvad der er afgørende for valget mellem de to tildelingsformer (ordregiver må ikke have frit valg).

RAMMEAFTALER: DIREKTE TILDELING ELLER MINIUDBUD

side 16

FORBEREDELSE INDEN UDBUDDET

side 17

SG PG+/- SG

PG+/- SG

Modning

2)Aftale mellem parterne (kommune + forsyning)Fastlægger- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

Konkretisering

3)SkitseprojekteringOverblik over nødvendige tilladelserVurdering- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

Skitseprojektering

PG+/- SG

PG+/- SG

5)DetailprojektBeslutning om tildeling af entrepriseopgavenVurdering- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

PG+/- SG+/- BM

6) GodkendelseVurdering- Økonomi

(anlægsregnskab)- Risici- Kvalitet- TidEvaluering af Driftsaftale

Detailprojektering EntrepriseGennemførelse

Drift

Anvendte forkortelser:PG: ProjektgruppeSG: StyregruppeBM: Borgmester/bestyrelsesformand

1)IværksættelseValg af projektlederDefinere ønsker/behov

MILEPÆLE OG INDDRAGELSE - EKSEMPEL

4)SkitseprojektUdbud af detailprojekteringVurdering- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

side 18

1. Kravspecifikationen (TAG, SAB) = Hvad køber vi ind

2. Kontraktgrundlaget = Hvilke vilkår gælder for indkøbet/kontrakten

3. Udbudsbetingelserne = ”Procesdokument”

4. Udbudsbekendtgørelsen = Skematisk – gennemsigtighed

5. ESPD = En egenerklæring for, at tilbudsgiveren opfylder de ovennænvte kriterier

6. Eventuelle spørgsmål og svar

7. Tilbudsliste

8. Eventuelt materiale fra markedsundersøgelse

Bemærk → Ordregiver skal – både ved offentligt og begrænset udbud + udbud med forhandling "offentliggøre det øvrige udbudsmateriale på datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen."

UDBUDSMATERIALET

side 19

− Hvad ønsker parterne (kommune, forsyning, evt. private)?

Serviceniveau

Rekreative interesser

Pris

Fleksibilitet

Driftsikkerhed

− Typisk uoverensstemmende ønsker

Kommune ønsker højt serviceniveau og inddragelse af andre (rekreative) interesser

Forsyning ønsker lav pris, fleksibilitet og driftssikkerhed

− Overordnet dog samme hovedformål

KRAV TIL ET KLIMATILPASNINGSPROJEKT

side 20

− Parternes fælles krav

− Tekniske krav fra forsyning

− Andre funktionskrav fra grundejer/kommune/andre?

− Fordeling af opgaver og ansvar mellem parterne?

− Hvad betyder det for udbudsmaterialet?

− Særlige krav til entreprenøren?

KRAV TIL KLIMATILPASNINGSPROJEKT

Kommune Forsyning

Entreprenør

side 21

Kommune – forsyning – private/virksomheder

− Kommunerne:

Den overordnede (spildevands-)planlægning

Ansvar for at klimatilpasning gennemføres

Ansvar for ”overflader” i kommunen

− Forsyninger:

Håndtering af spildevand, herunder skybrudsvand

Etablering, drift og vedligehold af spildevandstekniske anlæg

− Private/virksomheder

Håndtering af vand på egen grund

o Ved nedsivning/lokal anvendelse eller tilledning til kloak

ANSVARSFORDELING, OVERORDNET

side 22

• Forudsætninger for projektet

• Processen

• opgavefordeling:

• Projektering

• Etablering

• Drift

• Vedligeholdelse

• Ovenstående kan afhænge af teknisk mulig løsning, og rådgivere vil derfor ofte skulle inddrages (efter udbud afhængig af værdi)

• Håndtering af uenigheder

INDEN UDBUD – INTERNE AFTALER

side 23

− Nøjagtig

BESKRIVELSE AF DET UDBUDTE

side 24

− Hvad er kravspecifikations funktion?• Beskrivelse af egenskaber, der kræves ved et produkt, en tjenesteydelse eller et

bygge- og anlægsarbejde vha. tekniske specifikationer.

− Beskrivelsen skal være klar og præcis.

− Medtag kun krav, der er nødvendige og passende for at kunne gennemføre de tilsigtede mål.

KRAVSPECIFIKATION

side 25

− Kommune og forsyning har ofte ikke ressourcer til at udarbejde detaljerede projektforslag

− De overordnede formål (håndteret vandmængde og andre hensyn) kan dog ofte beskrives præcist

− To typetilfælde:

Det er klart, hvad der skal gennemføres: Projekt kan beskrives nøjagtigt uden teknisk rådgiver.

Det er uklart, hvordan ønsker opfyldes: Teknisk rådgiver vil typisk inddrages i tidlig modningsfase.

− Opmærksomhedspunkt: Hvordan håndteres det, hvis det viser sig, at projektet mest hensigtsmæssigt udformes anderledes end først antaget?

MODNING

side 26

− Balance: Ordregiver skal udforme kravene så præcist, at ydelsen er tilstrækkeligt beskrevet, uden at kravene bliver så detaljerede, at de unødigt begrænser tilbudsgiverne.

− Sørg for at have kravspecifikationen klar, når ydelsen sendes i udbud!

− NB: Der gælder et absolut forbud mod at skræddersy kravspecifikation!

KRAVSPECIFIKATION

side 27

− Afhængig af omfang bør parterne (kommune + forsyning) involveres mere eller mindre

Enkelt, ukompliceret projekt kan drives af én på baggrund af en aftale

Mere komplicerede projekter kræver løbende involvering og dialog.

− Der bør i alle projekter være én overordnet ansvarlig

Beslutningskompetence afhænger af behov

Kan inddrage definerede styre- eller projektgrupper løbende

− Kun én part bør have direkte kontakt til rådgivere, entreprenører mv.

ANSVARSFORDELING, I PROJEKTET

side 28

PAUSE

side 29

− Definition: Krav til egenskaber ved ydelsen som alle tilbud skal overholde.

− Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for mindstekrav og der kan ikke konkurreres på opfyldelse af mindstekrav, medmindre det udtrykkeligt fremgår af udbudsmaterialet.

− Som klart udgangspunkt er det ikke muligt at ændre på mindstekrav efter udbuddets offentliggørelse, da det vil karakteriseres som en ændring af et grundlæggende element.

MINDSTEKRAV

side 30

− Ordregiver skal offentliggøre den fremgangsmåde, der benyttes ved evaluering af tilbudsgivere En beskrivelse i udbudsmaterialet af, hvad ordregiver konkret lægger vægt på ved bedømmelsen af tilbud.

− Det skal klart fremgå, hvordan de enkelte underkriterier prioriteres/vægtes.

− Ordregiver er bundet af sine underkriterier ved bedømmelsen af tilbuddene.

UNDERKRITERIER OG KONKURRENCEPARAMETRE

side 31

− Mindstekrav: Kan ikke “opfyldes” i højere eller mindre grad; de er absolutte kriterier.

Er ikke konkurrenceparametre.

Skal – modsat ”almindelige krav” - opfyldes, hvis et tilbud skal anses for konditionsmæssigt er mindstekrav ikke overholdt vurderes tilbud ikke.

Eksempel: Skybrudsvej skal være færdig senest 1. januar 2018.

− Underkriterier: Er udbuddets konkurrenceparametre

Opfyldelsen har underkriterier har betydning for, hvilken score tilbuddet opnår hos ordregiver.

Eksempler: Pris, kvalitet, design, tidsplan mv.

UNDERKRITERIER VS. MINDSTEKRAV

side 32

• Hvorfor gøre brug af markedsundersøgelser:

- Oplysninger om, hvorvidt der er nye måder at løse opgaven på.

- Overblik over hvilke produkter, ydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er på et bestemt marked.

- Ordregiver har ikke selv den fornødne faglige kompetence til at foretage den tekniske beskrivelse af opgaven.

• Eksempler på markedsundersøgelser:

− Indhentning af faktiske oplysninger om opgaven fra den virksomhed, som hidtil har haft kontakt med ordregiver.

− Udbudsmaterialet sendes i høring hos markedet.

− Enkelte/specifikke spørgsmål til markedet.

− Kravspecifikationen sendes i høring hos markedet.

FORUDGÅENDE KONTAKT MED MARKEDET

side 33

• Opmærksomhedspunkter:

− Kommunikerer skriftligt. Dvs. lav mødereferater, skriv e-mails mv.

− Dialogen må ikke føre til, at en eller flere virksomheder opnår en væsentlig

konkurrencefordel.

− Alle nødvendige oplysninger om markedsdialogen skal i forbindelse med udbuddet

være tilgængelige for alle interesserede virksomheder.

− Dialogen bør foregå med flere virksomheder på markedet for at undgå favorisering

af virksomheder (forbud mod at udbuddet skræddersyes).

FORUDGÅENDE KONTAKT MED MARKEDET

side 34

1. Kravspecifikationen (SAB, TAG, TBL mv.) = Hvad køber vi ind

2. Kontraktgrundlaget = Hvilke vilkår gælder for indkøbet/kontrakten

3. Udbudsbetingelserne = ”Procesdokument”

4. Udbudsbekendtgørelsen = Skematisk – gennemsigtighed

5. ESPD = En egenerklæring for, at tilbudsgiveren opfylder de ovennænvte kriterier

6. Eventuelle spørgsmål og svar

7. Tilbudsliste

8. Eventuelt materiale fra markedsundersøgelse

UDBUDSMATERIALET - OPSAMLING

side 35

SG PG+/- SG

PG+/- SG

Modning

2)Aftale mellem parterne (kommune + forsyning)Fastlægger- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

Konkretisering

3)SkitseprojekteringOverblik over nødvendige tilladelserVurdering- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

Skitseprojektering

PG+/- SG

PG+/- SG

5)DetailprojektBeslutning om tildeling af entrepriseopgavenVurdering- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

PG+/- SG+/- BM

6) GodkendelseVurdering- Økonomi

(anlægsregnskab)- Risici- Kvalitet- TidEvaluering af Driftsaftale

Detailprojektering EntrepriseGennemførelse

Drift

Anvendte forkortelser:PG: ProjektgruppeSG: StyregruppeBM: Borgmester/bestyrelsesformand

1)IværksættelseValg af projektlederDefinere ønsker/behov

MILEPÆLE OG INDDRAGELSE - EKSEMPEL

4)SkitseprojektUdbud af detailprojekteringVurdering- Økonomi- Risici- Kvalitet- Tid

side 36

− Behov for analyse og beskrivelse af de faktiske forhold og forudsætninger for projektet

− Faktiske vandmængder

− Grundvandsforhold

− Havvand eller andet?

− Modeller

− Løsninger

− sparring

TEKNISK FORBEREDELSE

side 37

− Detailprojektering

− Serviceniveau

− Krav til overflade, systemer, koordinering m.v.

− Bygherrerådgivning

− Myndighedstilladelser m.v.

− Forberedelse af teknisk udbudsmateriale m.v.

− samarbejdsforhold

− sparring

RÅDGIVNING

side 38

• Anlæg

• Underleverandører eller koordinering

• Løsninger

• Forhold til flere bygherre?

• Betaling fra flere bygherre?

• Håndtering af mangler?

ETABLERING

side 39

UDBUDSPROCESSEN EFTER UDBUDDET ER OFFENTLIGGJORT

side 40

− Tilbudsgiverne har som udgangspunkt mulighed for at stille spørgsmål helt frem til 6 dage før tilbudsfristen.

− Bemærk, at der tælles kalenderdage og ikke arbejdsdage!

− Kun hvis det ikke er muligt at besvare spørgsmålet senest 6 dage før tilbudsfristen, kan besvarelse afslås (overvej altid, om det er et bedre alternativ at forlænge tilbudsfristen og besvare spørgsmålet)

Tip: Hav ressourcer klar omkring fristen, da det typisk er her spørgsmålene kommer.

SPØRGSMÅL-SVAR I UDBUDDET

side 41

− Forslag til formulering af spørgsmål:

”Tilbudsgiver opfordres til at fremsætte sine skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet senest den xx.xx. 20xx. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.”

− Bemærk, at der tælles kalenderdage og ikke arbejdsdage!

− Udbudsloven: "Den hellige 6-dages frist" gælder også i prækvalifikationsfasen!

SPØRGSMÅL-SVAR I UDBUDDET

side 42

− Eksempel på spørgsmål og svar:

Spørgsmål: ”Af Kravspecifikationens pkt. 6.1.5 fremgår, at leverandøren skal afholde undervisning på alle hverdage. Kan ordregiverne uddybe dette? Gælder det alle årets hverdage (mandag-fredag) i alle årets uger?

Svar:”Ordregiver kan oplyse, at der skal være undervisning alle hverdage i samtlige uger af året, herunder hverdagene mellem jul og nytår.”

SPØRGSMÅL-SVAR I UDBUDDET

side 43

− Nogle spørgsmål giver anledning til at ændre udbudsmaterialet. Hvad betyder det for den videre udbudsproces?

Afhænger af frist for ansøgning eller tilbud

Ændringens karakter

− Processen kan illustreres således:

Spørgsmål ændring af udbudsmaterialet () ændring af tidsfristen

SPØRGSMÅL-SVAR I UDBUDDET

side 44

Udbudslovens § 160:

− ”En ordregiver skal i udbudsmaterialet angive kriterierne for tildeling, beskrive evalueringsmetoden samt beskrive, hvad der tillægges betydning ved tilbudsevalueringen.

− Stk. 2. En evalueringsmetode, der er beskrevet i udbudsmaterialet i overensstemmelse med stk. 1, kan ikke tilsidesættes af klage- og retsinstanser, hvis den er gennemsigtig og overholder ligebehandlingsprincippet.”

Pligt til at offentliggøre evalueringsmetode i udbudsbetingelserne.

EVALUERING

side 45

EKSEMPEL:

− Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" vil XXX lægge vægt på den samlede tilbudspris, der fremgår af tilbudslistens side 1.

− Evalueringsmetoden på underkriteriet "Pris" er som følger: Der tildeles points på en skala fra 0-100. Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste tilbudspris, tildeles 100 point. En fiktiv tilbudssum på 50 % dyrere end laveste pris tildeles 0 point. Øvrige tilbudspriser tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter (pointmodel). Det tildelte point x med vægtningen af underkriteriet "Pris".

− Såfremt der mod forventning modtages tilbud (mindst et), der er højere (dyrere) end laveste tilbudspris plus 50 %, tildeles karakteren 0 i stedet til den højeste (dyreste) afgivne tilbudspris (primær tilpasningsmodel), dog kan den pris, der tildeles pointtallet 0 aldrig overstige laveste pris plus 80 % (sekundær tilpasningsmodel). Spændet på pointskalaen er således maksimalt laveste tilbudspris plus 80 %. Ved anvendelse af den sekundære tilpasningsmodel vil tilbud, som overstiger laveste pris + 80 % alle vil blive tildelt pointtallet 0.

EVALUERING

side 46

− Ordregiver skal indhente dokumentation for, at vindende tilbudsgiver ikke er omfattet af:

Relevante udelukkelsesgrunde – Typisk er en serviceattest tilstrækkelig.

Krav til egnethed – Fremsendelse af årsregnskaber, certifikater referencelister eller lign. Afhænger af egnethedskravene i udbuddet.

− Tidspunkt for indhentning af dokumentation: Typisk efter evaluering.

− Vær opmærksom på, at tilbudsgivere skal have en ”passende frist” (min. 2,5 uger) til fremskaffe dokumentation.

INDHENTNING AF DOKUMENTATION

side 47

Udbudslovens § 171, stk. 1: Ordregiver skal underrette om tildeling af kontrakt.

• Der skal ske underretning til alle berørte tilbudsgivere.

• Underretningen skal indeholde følgende:

- Angivelse af, hvornår standstill-perioden udløber.

- Begrundelse for ordregiverens beslutning.

• Sondring mellem tilbudsgivere, der har afgivet henholdsvis uantagelige og antagelige tilbud.

UNDERRETNING

UP: Oplys altid vindende tilbudsgivers tilbudspris.

Dog ikke nødvendigt, at oplyse delpriser.

side 48

• Ordregiver må tidligst indgå kontrakt med den valgte tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden.

• Formål: At give forbigåede tilbudsgivere reel mulighed for at klage over ordretivers tildelingsbeslutning, inden ordregiver og den vindende tilbudsgiver har underskrevet kontrakten, og hvor en evt. overtrædelse af udbudsreglerne derfor stadig kan afhjælpes.

• Klager, der indgives i standstill-perioden har automatisk opsættende virkning, og kontrakten må derfor ikke underskrives, før Klagenævnet for Udbud har truffet afgørelse om klagens opsættende virkning.

• Varighed:

- Underretning sendt elektronisk: Mindst 10 kalenderdage

- Underretning sendt pr. brev: Mindst 15 kalenderdage

STANDSTILL

side 49SPØRGSMÅL

Line Markert

LinkedIn:

HORTENS Udbudsrettens A-Z

HORTEN Vandsektoren i Danmark

HORTEN Juridiske nyheder for kommuner

Nyheder • Viden • Kurser

Horten AdvokatpartnerselskabPhilip Heymans Allé 7DK-2900 Hellerup, Copenhagen

Tel. 3334 4000Fax 3334 4001info@horten.dk horten.dk