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© Frank Papendorf, Hannover / November 2010

Microsoft PowerPointKompakte Einführung im Rahmen

des IHK-Programms (MHH)

Microsoft PowerPoint

November 2010 Seite: 2

Ablauf des Seminars

• Mischung aus Theorie und Praxis

Vortrag mit eingestreuten Demonstrationen

Ausprobieren anhand von Arbeitsblätternmit anschließender Besprechung

• Dazwischenfragen erwünscht !!!

• Handout der eingesetzten Präsentationsfolien



• Grundlagen

• Entwurfsvorlagen / Folienlayouts

• Ansichtsmodi einer Präsentation

• Einfache Bildschirmpräsentationen

• (Text-)Platzhalter

• WordArt / Cliparts / Grafiken

• Schematische Darstellungen

• Folienmaster / Titelmaster

• Folienübergänge / Animationen

Themenübersicht



• über Startmenü / Programme

• durch Doppelklick auf PowerPoint-Datei auf dem Windows-Desktop oder im Explorer

*.ppt = PowerPoint-Präsentation*.pps = PowerPoint-Bildschirmpräsentation

• abschaltbarer Startdialog (Assistent) nach Erstinstallation

PowerPoint starten



• Titelleiste

• Menüleiste

• Symbolleisten

• Statusleiste

• Aufgabenbereich

• Office-Assistent

Das Anwendungsfenster



• Symbolleisten stellen häufig benutzte Funktionen zur Verfügung

• Standardmäßig angezeigte Symbolleisten:Standard, Format, Zeichnen (am unteren Rand)

• Quickinfo durch Mauszeigernavigation

• Symbolleisten können innerhalb des Anwendungsfenstersverschoben werden (z.B. an den linken oder rechten Rand)

• Zusammensetzung der Symbolleisten ist variabel Menüpunkt „Ansicht / Symbolleisten / Anpassen“ hier zusätzlich Anzeige kompletter Menüs einstellbar

Anpassung von Symbolleisten



• Schnellster Weg zu einer Präsentation

• Auswahl aus verschiedenen Inhaltsvorlagen z.B. Geschäftsplan, Zwischenbericht, Urkunde

• Spätere Nachbearbeitung notwendig Folieninhalte bearbeiten Einzelne Folien löschen bzw. hinzufügen

• Aufruf über Menüpunkt „Datei / Neu“ Aufgabenbereich „Neue Präsentation“ „Autoinhalt-Assistent“

AutoInhalt - Assistent



• Folienausschnitt

• Gliederungs-ansicht bzw.Folienminiaturen

• Notizenfeld

• Zoom-Faktor

Normalansicht einer Präsentation



• Erfassung von Inhalten in der Normalansicht

• zwischen Folien wechseln mit Bild hoch / Bild runter - Tasten über Fensterlaufleiste über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt

• Reihenfolge von Folien ändern über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt: Mit linker

Maustaste an neue Position ziehen (über Ansichtsmodus „Foliensortierung“)

• Folie löschen über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt und ENTF-Taste über Menüpunkt „Bearbeiten / Folie löschen“ (aktuelle Folie)

Vorhandene Folien bearbeiten



• Beim erstmaligem Speichern wird der Speicherort (Ordnerhierachie) und der Dateiname abgefragt später mittels Menüpunkt "Datei / Speichern unter„

• Sonderfall: Speichern als „Bildschirmpräsentation“ (.pps) Automatischer Startansicht „Bildschirmpräsentation“

• Richtlinien für die Benennung von Dateien Maximale Länge von 255 Zeichen Darf nicht die folgenden Zeichen enthalten: / * ? „ : ; | \ < > Empfehlung: Sollte keine Umlaute oder Sonderzeichen

außer dem Bindestrich und dem Unterstrich enthalten

• Automatische Zwischenspeicherung über Menüpunkt "Extras / Optionen / Speichern" einstellbar

Präsentationen speichern



• Menüpunkt: „Datei / Öffnen“

• PowerPoint-Dokumente tragen die Datei-namenserweiterung „.ppt“ bzw. „.pps“

• Mehrere Präsentationen können gleichzeitig geöffnet werden Jeweils Schaltfläche in der Windows Task-Leiste Umschalten auch über den Menüpunkt „Fenster“ Vergleichsdarstellung über Menüpunkt

„Fenster / Alle anordnen“

Vorhandene Präsentationen öffnen



Ansichtsmodi einer Präsentation

• Normalansicht

• Foliensortierung

• Notizenseite

• Bildschirmpräsentation

Umschaltung zwischen den Ansichtsmodi über den Menüpunkt „Ansicht“ oder die entsprechenden Schaltflächen

am unteren Rand des Anwendungsfensters



• Menüpunkt „Ansicht / Foliensortierung“

• Verschieben von Folien per „Drag & Drop“ Auswahl mehrerer Folien über SHIFT- bzw. STRG-Taste

• Kopieren von Folien über Menüpunkt „Bearbeiten / Kopieren“ bzw. „Einfügen“ Alternative: STRG+C/STRG+V bzw. STRG+D

• Wechsel zur Normalansicht per Doppelklick auf Folie

Foliensortierung



• Menüpunkt „Ansicht / Notizenseiten“ Notizen können auch in der Normalansicht bearbeitet

werden Achtung: Notizen-Layout nur in Notizenansicht sichtbar

• Notizen sind ein Hilfsmittel für den Ersteller der Präsentation Vorbereitung eines Vortrags Stichworte für eine Überarbeitung der Präsentation

• Notizenseiten können ausgedruckt oder im Rahmen einer speziellen Bildschirmpräsentation angezeigt werden

Notizenseiten



• Menüpunkt „Ansicht / Bildschirmpräsentation“

• Foliennavigation Nächste Folie: Taste „Return“ oder „Bild ab“ oder „Pfeil

unten“ Vorherige Folie: Taste „Bild hoch“ oder „Pfeil hoch“ Beliebige Folie: Kontextmenüpunkt „Gehe zu Folie“

• Bildschirmpräsentation abbrechen / beenden Taste „Escape“

• Anzeige möglicher Tastaturbefehle über „F1“-Taste bei laufender Bildschirmpräsentation

Bildschirmpräsentation



• Menüpunkt „Datei / Drucken“

• Druckerauswahl

• Folienauswahl (Alle, Bereich, Aktuelle Folie)

• Drucklayout Folien Handzettel (2,4 oder 6 Folien pro Seite) Notizenseiten Gliederungsansicht

Präsentationen ausdrucken



• Menüpunkt „Datei / Neu“ Aufgabenbereich „Neue Präsentation“

• Auswahlmöglichkeiten: Leere Präsentation Von einer Entwurfsvorlage Vom AutoInhalt-Assistenten Aus bestehenden Präsentationen

Neue Präsentationen erzeugen



• Eine Entwurfsvorlage enthält grundlegende Vor-gaben, die für alle Folien einer Präsentation gelten Titelfolien können über ein abweichendes Design verfügen

• Jede Präsentation basiert auf einer Entwurfsvorlage

Foliendesign - Entwurfsvorlagen (1)

Entwurfsvorlage

12

34

…

Folien



• Erstellung einer neuen Präsentation auf Basis einer vordefinierten Entwurfsvorlage Aufgabenbereich „Neue Präsentation“: „Entwurfsvorlagen“

• Nachträgliche Anpassung des Foliendesign Folienmaster / Titelmaster

• Späterer Wechsel zu anderer Entwurfsvorlage Aufgabenbereich „Foliendesign“ Anschließend sollten alle Folien kurz überprüft werden

(auf überlappende Elemente, zu lange Texte etc.)

Foliendesign - Entwurfsvorlagen (2)



• Das Folienlayout bestimmt den Grundaufbau einer individuellen Folie

• Ein Folienlayout besteht aus Platzhaltern für Text und andere Inhaltselemente

Folienlayouts (1)

Entwurfsvorlage

12

34

…

Folien

Layout



• Beispiele für häufig genutzte Folienlayouts Titelfolie (Titel und Untertitel) Titel und Text (Aufzählung) Titel und Grafik

• Eine neue Präsentation beginnt standardmäßig mit einer „Titelfolie“ d.h. die Startfolie erhält das Layout „Titelfolie“

• Auswahl bzw. Änderung eines Folienlayouts Aufgabenbereich „Folienlayout“

Folienlayouts (2)



Ablauf: „Präsentationen erstellen“

1. Neue Präsentation öffnen-> Aufgabenbereich „Neue Präsentation“

2. Geeignete Entwurfsvorlage auswählen-> Aufgabenbereich „Foliendesign-Entwurfsvorlagen“

3. Folienlayout „Titelfolie“ für erste Folie behalten bzw. ändern-> Aufgabenbereich „Folienlayout“

4. Neue Folien anlegen und dabei immer zuerst das jeweilige Folienlayout festlegen

-> Menüpunkt „Einfügen / Neue Folie“ bzw. <STRG+M>-> Aufgabenbereich „Folienlayout“



• Platzhalter in der Größe ändern Einmal in Platzhalter klicken und Größe über Ziehpunkte ändern

• Platzhalter verschieben Auf Platzhalterrahmen klicken und mit Pfeiltasten verschieben Einblenden von Hilfsmitteln über die Menüpunkte „Ansicht /

Lineal“ bzw. „Ansicht / Raster und Führungslinien“

• Platzhalter löschen Auf Platzhalterrahmen klicken und ENTF-Taste bzw. Menüpunkt

„Bearbeiten / Markierung löschen“

• Änderungen rückgängig machen Menüpunkt „Bearbeiten / Rückgängig“

Mit Platzhaltern arbeiten



• Einfache Zeichenformatierung Schaltflächen: Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung,

Schattiert Listenfeld: Schriftart, Schriftgröße Weitere Möglichkeiten über Menüpunkt: „Format / Zeichen“

• Absatzformatierung Schaltflächen: Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig Menüpunkte: „Format / Ausrichtung bzw. / Zeilenabstand“

• Einzüge einstellbar über Lineal Menüpunkt: „Ansicht / Lineal“

• Mächtige Helferlein Menüpunkt: „Format / Schriftarten ersetzen“ Funktion: „Format übertragen“

Textgestaltung in Textplatzhaltern



• Aufzählung / Nummerierung einfügen Schaltflächen: Nummerierung, Aufzählungszeichen Menüpunkt „Format / Nummerierung und

Aufzählungszeichen“

• Aufzählung / Nummerierung bearbeiten neuer Aufzählungspunkt = neuer Absatz (RETURN-Taste) neue Zeile innerhalb eines Absatzes (SHIFT+RETURN)

• Gliederungsebene wechseln TAB-Taste (herunter) bzw. SHIFT+TAB-Taste (herauf)

• Gliederungspunkt verschieben Gliederungspunkt anklicken, Maustaste gedrückt halten

und dabei nach vorne/hinten verschieben

Aufzählungen in Textplatzhaltern



Tipps für die Textformatierung

• Texte möglichst kurz halten grafische Darstellungsvariante vorziehen

• einspaltiges Layout bevorzugen

• serifenlose Schriften wählen z.B. Arial, Verdana, …

• Schriftgrad >= 20pt



• Mit WordArt lassen sich Texte als Grafikobjekte gestalten

• Einfügen einer WordArt-Grafik Menüpunkt „Einfügen / Grafik / WordArt“ Auswahl von Schriftart und -grad

• Die spezielle WordArt-Symbolleiste wird dabei automatisch eingeblendet

• Spätere Änderung der WordArt-Form bzw. der enthaltenen Texte sind jederzeit möglich

WordArt



• Einfügen einer Grafik Menüpunkt „Einfügen / Grafik / Clipart“ bzw. „Einfügen

/ Grafik / aus Datei“

• Unterstützung verschiedenster Grafikformate(z.B. JPG, GIF, PNG …)

• Formatierung einer Grafik Menüpunkt „Format / Grafik“ Größenänderung führt unter Umständen zu einer

Änderung der Original-Seitenverhältnisse

Cliparts und andere Grafiken



• Organigramm• Zyklusdiagramm• Radialdiagramm• Pyramidendiagramm• Venndiagramm• Zieldiagramm

Enthaltene Assistenten(Menüpunkt: „Einfügen / Schematische Darstellung“)

Schematische Darstellungen



Folienmaster / Titelmaster

• Der Folienmaster ist eine Vorlage, dessen Layout-Vorgaben für alle Folien einer Präsentation gelten Menüpunkt „Ansicht / Master / Folienmaster“

• Der Titelmaster ist eine spezielle Vorlage, welche ausschließlich für Titelfolien herangezogen wird Menüpunkt „Einfügen / Neuer Titelmaster“

• Mögliche Einstellungen: Hintergrundfarbe, -bilder, Logos

Fuß-/Kopfzeile, Firmenadresse, Erstellungsdatum etc.

Position und Größe von Platzhaltern

Formatierung in Textplatzhaltern, Aufzählungszeichen etc.



Grundlegende Seiteneinstellungen

Menüpunkt: „Datei / Seite einrichten“



• Menüpunkt „Format / Hintergrund“

• Definition einer einheitlichen Füllfarbe

• Definition eines Fülleffekts Eigene oder vorgegebene Farbverläufe

Strukturierte Hintergründe

Zweifarbige Füllmuster

Hintergrundgrafik aus externer Datei

• TIPP: Möglichst helle und wenig strukturierte Hintergründe verwenden

Folienhintergrund



Kopf- und Fußzeilen

• Einblendung / Definition entsprechender Felder über Menüpunkt „Ansicht / Kopf- und Fußzeile“ Automatisch aktualisierter bzw. statischer Zeitstempel

Seitenzählung

Freitexte

• Anordnung / Formatierung über Folienmaster Änderbar über Menüpunkt „Format / Masterlayout“

Es können auch andere Elemente verwendet werden

• Einstellungen sollten ausschließlich im Folienmaster vorgenommen werden Mögliche Seiteneffekte !!!



• Aufgabenbereich „Folienübergang“

• Verschiedene Übergänge verfügbar

• Ausführungsgeschwindigkeit wählbar

• Automatische Überblendung möglich (Vorsicht !)

• Neuen Folien wird kein Übergang zugeordnet(Lösung: Definition im Folienmaster)

Folienübergänge



• Aufgabenbereich „Benutzerdefinierte Animation“

• Verschiedene Effekte sind verfügbar und können den einzelnen Folienelementen zugeordnet werden

• Für jeden Animationseffekt ist festzulegen: Art des Effekts (z.B. Einblenden) Geschwindigkeit der Animation Bewegungsrichtung Startzeitpunkt (automatisch bzw. nach Mausklick) Reihenfolgenposition im Rahmen der Folienanimation

Benutzerdefinierte Animationen



Benutzerdefinierte Entwurfsvorlagen

• Eine Entwurfsvorlage ist eine Musterdatei, die verschiedene Designvorgaben und -grundeinstellungen enthält

• Jede Präsentation basiert auf einer Entwurfsvorlage (mindestens auf „Standarddesign“ bzw. „Leere Präsentation“)

• Eigene Entwurfsvorlagen erleichtern die Arbeit, wenn mehrere Präsentationen mit einheitlichem Layout erstellt werden sollen

• Entwurfsvorlagen können für die Umsetzung einer „Corporate Identity“ benutzt werden



Inhalte einer Entwurfsvorlage

• Seitenformat

• Folienmaster / Titelmaster

• Handzettelmaster / Notizenmaster

• Vorgaben für Zeichen- und Grafikobjekte

• Spezielles Farbschema



1. Neue Präsentation auf Basis einer geeigneten Entwurfsvorlage erstellen

2. Durchführung der gewünschten Einstellungen (Seiteneinrichtung, Zeichen- und Grafikobjekte)

3. Einrichtung von Folien- und Titelmaster etc., aber keine Folien anlegen

4. Abspeichern der Präsentation über den Menüpunkt „Datei / Speichern unter“

Dateityp „Entwurfsvorlage“ (.pot) Pfad: „C:\ DokumenteUndEinstellungen\ Benutzername\

Anwendungsdaten\ Microsoft\ Vorlagen\“ (automatisch)

Eigene Entwurfsvorlage erzeugen



1. Menüpunkt „Datei / Neu“ wählen

2. Im Aufgabenbereich „Neue Präsentation“ entsprechende Vorlage auswählen

Office 2002: unter „Allgemeine Vorlagen“ -Registerkarte „Allgemein“

Office 2003: unter „Vorlagen / Auf meinem Computer“

3. Präsentation auf Basis der gewählten Vorlage erstellen

Speicherung (automatisch) als Präsentation (.ppt)

Eigene Entwurfsvorlage verwenden



Vorbereitung der MHH-Entwurfsvorlage

1. MHH-Vorlage aus dem Intranet herunterladen (Dateinamenserweiterung = .pot)

2. MHH-Vorlage öffnen und Änderungen im Folienmaster durchführen (Menüpunkt „Ansicht / Folienmaster“)

Anpassung an Abteilung / Mitarbeiter

3. Alle eventuell enthaltenen Folien löschen

4. Veränderte MHH-Vorlage abspeichern

über „Datei / Speichern unter“ als Vorlage (.pot)(automatische Auswahl des korrekten Ordners)



Nutzung der MHH-Entwurfsvorlage

1. Menüpunkt „Datei / Neu“ wählen

2. Im Aufgabenbereich „Neue Präsentation“ entsprechende Vorlage auswählen

Office 2002: unter „Allgemeine Vorlagen“ -Registerkarte „Allgemein“

Office 2003: unter „Vorlagen / Auf meinem Computer“

3. Präsentation auf Basis der gewählten Vorlage erstellen

Speicherung (automatisch) als Präsentation (.ppt)

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