Por qué es recomendable digitalizar sus flujos de trabajo de impresiónY cómo los procesos anticuados suponen un obstáculo

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

2

La evolución de los procesos

El mito de la oficina sin papel se desterró hace ya tiempo. Y con razón. No tiene sentido que un negocio abandone su uso por completo. Solo hay que fijarse en los departamentos de recursos humanos, finanzas o asuntos legales, que dependen del papel día a día.

Lo cierto es que la tecnología está transformando los aspectos más fundamentales del flujo de trabajo en las oficinas.

El uso de smartphones y tabletas permite tener acceso a prácticamente cualquier información, esté donde esté. La nube facilita la colaboración entre equipos,

sin importar dónde estén sus miembros, y el internet de las cosas también favorece la automatización integral de flujos de trabajo.

Quizás su oficina no llegue a digitalizarse nunca del todo, pero sus flujos de trabajo van a cambiar, y mucho.

La clave está en identificar qué flujos dependientes del papel reducen la productividad de su equipo, cuestan más de lo debido y ponen en riesgo datos confidenciales.

Pero esta oportunidad va mucho más lejos.

La transformación de los flujos de trabajo es una ocasión de oro para cambiar cómo trabaja en equipo su plantilla: eliminar el aislamiento entre departamentos,

encontrar maneras más eficientes de colaborar y facilitar un acceso más directo y seguro a los datos más importantes de su empresa. Es, además, el camino más corto para aumentar el nivel de satisfacción de su personal, lo que resultará a su vez en experiencias más agradables para el cliente.

Transformar sus flujos de trabajo es transformar su empresa.

En este libro electrónico le mostraremos el impacto que los flujos de trabajo dependientes del papel tienen en su negocio y en qué forma puede cambiarlos. Descubrirá maneras de digitalizarlos de un modo rápido y sencillo y de ganar visibilidad y control sobre todos sus procesos documentales.

Comencemos.

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

3

El verdadero coste del papel

Los procesos que requieren el uso de papel suelen ser importantes. A veces se prefiere usar copias en papel durante una reunión, hay normas que exigen que las empresas guarden ejemplares impresos de ciertos documentos, y los comerciales prefieren la libertad de dar documentos en mano a posibles clientes.

Pero, a la hora de la verdad, la mayoría de las empresas dependen del papel más de lo necesario en sus procesos (y en los diversos pasos que integran cada uno de ellos). Si su empresa es una de ellas, estos procesos desfasados podrían ser un impedimento para alcanzar su máximo potencial, y de tres maneras fundamentales.

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

4

Los procesos en papel le suponen gastos en maquinaria y suministros de impresión. Pero una impresión descontrolada le costará mucho más.

Hay empleados que abusan del uso de la impresora, ya sea por trabajo o por motivos personales, y eso disparará los costes de mantenimiento y la necesidad de suministros. Además, es obvio que este tipo de personas no se para a pensar si es más económico imprimir en blanco y negro que en color, lo que despilfarra más dinero todavía.

Su reto consiste en transformar sus procesos de manera que contribuyan a proteger sus beneficios de amenazas como la impresión descontrolada, a la vez que ayudan a aprovechar al máximo su infraestructura.

1. https://www.pca.state.mn.us/quick-links/office-paper

31 xEl Departamento de Minnesota para Ayuda del Medioambiente descubrió que los costes asociados al papel podían suponer 31 veces más que los gastos de compra.1

1. Perjudican sus resultados

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

5

Para empezar, hay que identificar de dónde procede el mayor despilfarro a la hora de imprimir. Si observa pilas de documentos impresos cerca de su maquinaria, es una señal clara de que hay posibilidades de mejora (además de un grave problema de seguridad, aunque de esto hablaremos más adelante).

Pero también es útil pensar en cómo rentabilizar su inversión al máximo. Su infraestructura de impresión debe servir para algo más que imprimir. Tiene que ayudarle a gestionar los cientos de procesos en los diferentes departamentos, así como facilitar que las personas encargadas de dichos procesos trabajen de forma más digital.

1. Perjudican sus resultados

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

6

2. Perjudican la productividad de su equipo

Incluso las tareas más simples pueden suponer una pérdida de productividad.

Por ejemplo, firmar un documento o un contrato en papel lleva su tiempo. Después hay que volver a entregar el documento y autorizarlo.

El mismo proceso realizado de forma digital obtiene el mismo resultado, solo que es más fácil para el firmante y se gestiona más deprisa.

Quizá no parezca gran cosa, pero las ineficiencias que causan los procesos en papel se acaban acumulando:

• Los empleados que hacen cola para utilizar una impresora común pierden hasta trece horas anuales.2

• Los equipos que revisan y editan documentos impresos tienen que trabajar el doble cuando actualizan la versión digital del archivo.

• Cuando los ejecutivos tienen que tomar decisiones basadas en documentos impresos, es más difícil que los revisen mientras se desplazan, lo que acaba retrasando a sus equipos.

• Los procesos que más dependen del papel, como la facturación, conllevan multitud de pasos en los que los archivos pasan de formato impreso a digital y viceversa. Si factura con frecuencia, el proceso es aún más ineficaz.

2. Minutos que se convierten en horas: cómo dejar de perder tiempo con la impresora y concentrarse en lo que de verdad importa (en inglés).

de los ingresos de toda organización se dedica a crear, gestionar y distribuir documentos.3

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

7

Cuando se van sumando, las pérdidas de productividad que originan los procesos en papel no se pueden ignorar. Su primer reto consiste en identificar el origen fundamental de la ineficiencia y despilfarro en los flujos de trabajo. Después, se trata solo de simplificar y automatizar esos procesos con una infraestructura de impresión más inteligente y más digital.

Lo bueno es que, una vez que haya modernizado su infraestructura de impresión, podrá utilizarla para obtener información basada en datos sobre diversos aspectos, desde volúmenes de impresión hasta productividad de los flujos de trabajo, de forma que su equipo ya no tendrá que tomar decisiones basadas en conjeturas.

3. https://klipboard.io/8-reasons-why-going-paperless-will-rocket-your-business/ (en inglés)

2. Perjudican la productividad de su equipo

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

8

3. Entrañan un riesgo para la seguridad

Se suele pensar que todas las amenazas para sus datos provienen de hackers, pero la realidad es que los procesos y procedimientos internos deficientes ponen continuamente en peligro los documentos.

Por ejemplo, ¿se acuerda de ese montón de papeles abandonados cerca de sus impresoras? Imagine que entre ellos se encuentra una evaluación de rendimiento, una declaración de adquisición, medidas disciplinarias o la descripción detallada de un sueldo. Todo eso es información confidencial que fácilmente podría acabar en malas manos.

Y el problema es que esto pasa con bastante frecuencia. En 2016, el 60 % de las organizaciones experimentaron algún fallo de seguridad relacionado con la impresión.4

Para evitar este problema, es necesario cerciorarse de que solo el personal autorizado puede imprimir documentos confidenciales. Así, todos podrán trabajar sin miedo a perder información crítica. Más importante aún es asegurarse de que su infraestructura de impresión forma parte del núcleo de su estrategia de seguridad, y no se trata de un simple añadido.

Según la ICO del Reino Unido, el

62 %de los incidentes proceden de errores humanos, superando con creces otros motivos, como las páginas web poco seguras y los hackers, que juntos representan el 9 %.5

4. Quocirca, Managed Print Services Landscape, 2017 (en inglés)

5. http://www.computerweekly.com/news/450297535/Human-error-causes-more-data-loss-than-malicious-attacks (en inglés)

FacturaEscanear

Imprimir

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

9

Cómo digitalizar sus flujos de trabajo en papel

Dados los costes, las ineficiencias y los problemas de seguridad resultantes del exceso de procesos en papel, es lógico empezar a sustituir este tipo de flujos de trabajo por otros más digitales. Existen varias maneras de hacerlo.

Puede conectar su infraestructura de impresión a aplicaciones digitales y sistemas en la nube, como Dropbox o Google Drive, para que a los usuarios les resulte más fácil imprimir archivos desde donde están guardados.

Puede simplificar la impresión móvil, para que los comerciales tengan libertad para imprimir cuando están de un lado para otro y los clientes puedan hacerlo desde sus oficinas.

Puede usar sus impresoras para automatizar los flujos de trabajo entre diferentes sistemas y lograr así una conectividad continua entre proyectos. Por ejemplo, puede automatizar muchos de los pasos del proceso de facturación, asegurándose de que los archivos llegan a la carpeta y destinatario adecuados en el momento de escanearlos.

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

10

Pero antes de iniciar los cambios específicos que tendrá que llevar a cabo, conviene seguir estos cuatro pasos y asegurarse de que está haciendo frente a los problemas adecuados con las soluciones más acertadas.

1 . E X A M I N E S U S P R O C E S O S

El primer paso es analizar más de cerca sus procesos. A menudo, hasta los procedimientos más comunes están sin documentar (o, al menos, la forma real en que se llevan a cabo está sin documentar). La clave está en identificar los procesos que requieran serias mejoras. Pueden ser procesos que dependen excesivamente del papel o que conllevan tareas poco eficientes y repetitivas.

Los servicios MPS ofrecen análisis avanzados para ayudarle a identificar rápidamente aquellos flujos de trabajo poco eficientes que generan necesidad de impresión.

Se trata de una de las formas más inteligentes de entender cómo circula la información dentro de su organización: ofrecen análisis de sus dispositivos, usuarios, documentos,

procesos y datos de impresión, además de herramientas para evaluar la madurez de los procesos de su organización que le ayudarán a identificar dónde se producen atascos.

2 . E L I J A U N O D E E L L O S

Elija un proceso de su lista de candidatos que se pueda digitalizar y automatizar sin que suponga una reestructuración o una interrupción de la actividad en la oficina. Ha de tener un impacto importante y demostrable para las personas implicadas, sin por ello conllevar grandes dificultades a la hora de digitalizarlo.

Si le cuesta decidirse, elija el proceso que los ejecutivos tengan mayor interés por transformar. Si es capaz de demostrarles que conoce un camino seguro hacia la digitalización, tendrá su voto de confianza para mayores transformaciones más adelante.

Cómo digitalizar sus flujos de trabajo en papel

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

11

3 . T R A N S F Ó R M E L O

Identifique a los usuarios del proceso y hágalos partícipes desde el principio. Organice un taller el primer día para poder analizar el proceso actual y determinar con su equipo cuáles son los problemas y objetivos principales.

Después, planifique una hoja de ruta según lo acordado. Para ello, tendrá que evaluar los posibles efectos en otros procesos o departamentos, además de especificar los costes y los resultados esperados.

4 . R E P I TA E L P R O C E S O

Si los resultados del primer cambio de papel a digital son satisfactorios, no tiene más que aplicar el mismo método a otros procesos. Cada vez que lo haga, los beneficios aumentarán de forma exponencial a medida que los nuevos procesos optimizados empiecen a confluir y su equipo se vea fortalecido gracias a las mejoras y a una mayor eficiencia.

Con el tiempo, quizás decida centrarse en departamentos enteros que dependen en gran medida de procesos en papel (como finanzas, recursos humanos o asuntos legales) y que podrían beneficiarse de una renovación digital.

Si no está seguro, consulte a los expertos.

Quizá le sorprenda lo fácil que puede ser automatizar procesos, sin por ello realizar cambios fundamentales: un software adecuado puede hacer maravillas para lograr que los sistemas existentes comiencen a comunicarse.

Lo hemos logrado con procesos tan dispares como la incorporación de empleados, la aprobación de gastos, la gestión del ciclo de validez de los contratos con proveedores y la apertura de cuentas.

¿Quiere que hablemos?

Cómo digitalizar sus flujos de trabajo en papel

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

12

Aproveche al máximo la digitalización

La «digitalización» y la «transformación digital» se han convertido en conceptos de moda. Pero lo cierto es que toda organización mejoraría si lograra unos procesos más rápidos, una mayor colaboración y una seguridad más eficaz.

Este proceso de transformación de los flujos de trabajo puede parecer abrumador, pero, a la hora de la verdad, es de un valor extraordinario.

Hemos visto cómo algunas organizaciones logran cambios decisivos con flujos de trabajo más inteligentes que han pasado de papel a digital.

• 1,1 M$ ahorrados en un año.6

• 50 % menos impresoras en la oficina.6

• 30 % menos de páginas impresas (> 4 M de páginas al año eliminadas).6

• Plazos de entrega más rápidos en la distribución de nuevos trabajos de impresión: de tres semanas a tres días.6

Y lo que es aún más importante, este tipo de transformación también es práctica. Los problemas de ineficacia, despilfarro y falta de seguridad son más que evidentes: ¿no merece la pena resolverlos? Contamos con una sólida tecnología y experiencia para llevar a cabo los cambios más apropiados.

Quizás su oficina no llegue a digitalizarse nunca del todo. Pero con el enfoque y la tecnología necesarios, puede reducir los costes, aumentar la visibilidad y el control de sus procesos documentales y obtener información más detallada y fiable sobre el nivel de productividad de su organización.

Sean o no palabras de moda, este es el tipo de transformación que fortalece y libera un negocio, permitiéndole una perfecta conexión.

6. 2016 Gartner CIO Agenda Report (en inglés)

P O R Q U É E S R E C O M E N D A B L E D I G I T A L I Z A R S U S F L U J O S D E T R A B A J O D E I M P R E S I Ó N

xerox.com

13

Encantados de ayudarle

Los negocios prosperan cuando se alían las personas, los procesos y la tecnología. Deje que le ayudemos a hacerlo realidad.

Tras una sencilla evaluación o consulta, nuestros servicios MPS pueden ayudarle a dar el primer paso para cambiar de papel a digital, aportándole información adicional y asistencia cuando las necesite.

¿Le parece buena idea?

Hablemos.

Acerca de Xerox

©2017 Xerox Corporation. Todos los derechos reservados. Xerox® y Xerox and Design® son marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. BR22916

Xerox es una empresa líder en el sector tecnológico, valorada en

más de 11.000 millones de dólares, que innova la forma en que

el mundo se comunica, conecta y trabaja. Nuestra experiencia

es mas importante que nunca, ya que empresas de todos los

tamaños buscan aumentar su productividad, maximizar la

rentabilidad e incrementar la satisfacción. Logramos estos

objetivos tanto para pequeñas y medianas empresas como para

grandes corporaciones, gobiernos y servicios de comunicación

gráfica; y para nuestros socios que trabajan con ellos.

Entendemos bien la esencia del trabajo en todas sus formas.

Nos adaptamos a un mundo cada vez más complejo, donde el

papel se combina con lo digital, el trabajo en la oficina con el

entorno móvil y el ámbito personal con el social. Cada día, en

más de 160 países de todo el mundo, nuestros trabajadores,

nuestra tecnología y nuestro software se mueven con éxito en la

confluencia de estos espacios.Automatizamos, personalizamos,

analizamos, reunimos y aseguramos la información para que

nuestros clientes avancen a un ritmo acelerado.

Para más información visite www.xerox.com.