POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA...
Transcript of POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · ... Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi 21 ... CARTA...
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
POLITEKNIK MELAKA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA: ZAIHAN BINTI HARON
Jawatan: Ketua Unit Jaminan Kualiti
Tarikh : 08 September 2017
NAMA : ABDUL AZIZ BI N ABU BAKAR
Jawatan : Pengarah
Tarikh : 08 September 2017
MMMAAANNNUUUAAALLL KKKUUUAAALLLIIITTTIII
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
MAKLUMAT TERKAWAL
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
KANDUNGAN M/Surat
1.0 PENGENALAN
1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 1
1.2 Tujuan 1
1.3 Kandungan Manual Kualiti 1
1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan dan
Pengedaran
2
1.5 Penyelarasan Pindaan 2
2.0 RUJUKAN NORMATIF
2.0 Rujukan Normatif 3
3.0 TERMINOLOGI DAN DEFINISI
3.0 Terminologi dan Definisi 4-6
4.0 KONTEKS ORGANISASI
4.1 Memahami Konteks Organisasi 7
4.1.1 Memahami Isi-isu Dlaman dan Luaran 7-9
4.2 Skop Pengurusan Kualiti 11-13
4.4 SPK dan Proses-prosenya
4.4.1 Turutan dan interaksi proses-proses
dalam SPK
13-15
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
KANDUNGAN M/Surat
4.4.2 Penyimpanan dan Pemeliharaan
Dokumen
16
5.0 KEPIMPINAN
5.1 Komitmen Pengurusan
5.1.1 Am 17-18
5.1.2 Tumpuan Kepada Pelanggan 19
5.2 Polisi
5.2.1 Membangunkan Dasar Kualiti 19
5.2.2 Memgkomunikasikan Dasar Kualiti 20
5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang
Kuasa Organisasi
21
6.0 PERANCANGAN
6.1 Tindakan Menyatakan Risiko dan Peluang 22-24
6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Untuk
Mencapainya
25-26
6.3 Perancangan Perubahan 26
7.0 SOKONGAN
7.1 Bekalan Sumber
7.1.1 Am 27
7.1.2 Sumber Manusia 27
7.1.3 Infrastruktur 28
7.1.4 Persekitaran Tempat Kerja 28
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
KANDUNGAN M/Surat
7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber 29
7.1.6 Pengetahuan Organisasi 29
7.2 Kompetensi dan Latihan Staf 30
7.3 Kesedaran 30
7.4 Komunikasi 30-31
7.5 Maklumat Yang Didokumenkan
7.5.1 Am 31-32
7.5.2 Menyelia dan Mengemaskini 33-35
7.5.3 Kawalan Maklumat Yang
Didokumenkan
35
8.0
OPERASI
8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi 36
8.2 Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan 37
8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan 37
8.2.2 Penentuan Keperluan Berkaitan
Dengan Peoduk/Perkhidmatan
37-39
8.2.3 Kajian Semula Keperluan Berkaitan
Produk dan Perkhidmatan.
39-40
8.2.4 Perubahan Kepada KeperluanProduk
dan Perkhidmatan
40
8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Produk dan
Perkhidmatan
41
8.4 Kawalan Terhadap Produk Dan
Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dari Luar
8.4.1 Am 42
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
KANDUNGAN M/Surat
8.4.2 Jenis dan Tahap Kawalan 42-43
8.4.3 Maklumat bagi Penyelia
Perkhidmatan Luar
44
8.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan
8.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan
Perkhidmatan
44-45
8.5.2 Identifikasi dan Kemudahkesanan 45-46
8.5.3 Harta Milikan Pelanggan dan
Pembekal Luar
46
8.5.4 Pemeliharaan 47
8.5.5 Aktiviti Selepas Penghantaran Produk
dan Perkhidmatan
47-48
8.5.6 Kawalan Perubahan 48
8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan 48
8.7 Kawalan Output Yang Tidak Akur 49
9.0 PENILAIAN PRESTASI
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan
Penilaian
9.1.1 Am 50-51
9.1.2 Kepuasan Pelanggan 51
9.1.3 Analisa dan Penilaian 51-52
9.2 Audit Dalaman 53-54
9.3 Kajian Semula Pengurusan (KSP)
9.3.1 Am 54
9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan 55
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
KANDUNGAN M/Surat
9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan 55-56
10.0
PENAMBAHBAIKAN
10.1 Am 57
10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan 57-58
10.3 Penambahbaikan Berterusan 58
LAMPIRAN
RAJAH 4 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA
PROSES SPK
RAJAH 6 : CARTA ORGANISASI POLITEKNIK
MELAKA
1
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Manual Kualiti ini merupakan gambaran menyeluruh perlaksanaan SPK
PMK. Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi kehendak dan
keperluan standard ISO 9001:2015. Ianya mengandungi Visi, Misi,
Piagam Pelanggan, Dasar dan Objektif Kualiti. Manual ini disokong
oleh 14 Prosedur Kualiti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP)
dan 16 Prosedur Kualiti Perkhidmatan Sokongan (PS) dan dokumen-
dokumen sokongan yang berkaitan.
1.2 Skop
1.2.1 Skop Persijilan
Menyediakan perkhidmatan kepada Pengajian Diploma Pengajian dalam bidang Kejuruteraan Awam, Kejuruteraan Elektrik, Kejuruteraan Mekanikal, Perakaunan, Perniagaan Antarabangsa serta Pra-Diploma Sains di PMK.
1.3 Kandungan Manual Kualiti
Kandungan Manual Kualiti ini disediakan selari dengan kehendak ISO 9001:2015 bertujuan :
a) memastikan Visi, Misi, Piagam Pelanggan, Dasar dan Objektif Kualiti PMK tercapai dengan cemerlang melalui sistem kerja yang teratur dan berkesan.
b) meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem pengurusan yang berkesan, termasuk proses penambahbaikan sistem dan jaminan keakuran kepada pelanggan dan keperluan undang-undang dan peraturan.
2
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Manual ini mengandungi sepuluh (10) bahagian yang meliputi perkara-perkara
berikut:
Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian 2 : Rujukan Normatif
Bahagian 3 : Istialah Dan Definisi
Bahagian 4 : Konteks Organisasi
Bahagian 5 : Kepimpinan
Bahagian 6 : Perancangan
Bahagian 7 : Sokongan
Bahagian 8 : Operasi
Bahagian 9 : Penilaian Pencapaian
Bahagian 10 : Peningkatan
1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan Dan Pengedaran
Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa
setelah diluluskan dan ditandatangani oleh Pengarah PMK. Manual Kualiti ini
adalah Dokumen Terkawal dan edaran kepada staf PMK hanya melalui
aplikasi e-document dan laman sesawang http://www.polimelaka.edu.my.
Dokumen asal Manual Kualiti ini adalah seperti di paparan skrin e-document
dan di laman sesawang tersebut manakala Manual Kualiti yang bercetak
bukan lagi sebagai dokumen kawalan kecuali satu salinan yang ditandai
dengan “SALINAN ASAL”.
1.5 Penyelarasan Pindaan Pegawai Dokumen bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas
manual ini seperti mana keperluan Seksyen 7.5.3, Kawalan Terhadap
Maklumat Didokumentasikan. Mana-mana bahagian daripada dokumen ini
tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang
menyediakan dokumen ini.
3
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
2.0 RUJUKAN NORMATIF
Dokumen-dokumen berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya, adalah
berbentuk rujukan normatif dalam dokumen ini dan sangat diperlukan bagi
pelaksanaan MS ISO 9001:2015.Rujukan bertarikh, hanya edisi ini (MS ISO
9001:2015) yang digunakan bagi tujuan ini.Bagi rujukan tanpa tarikh, edisi
terkini bagi dokumen yang dirujuk (termasuk apa-apa pindaan) terpakai.
* ISO 9000: 2015 - Asas dan perbendaharaan kata.
4
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
3.0 TERMINOLOGI DAN DEFINISI
Bagi tujuan dokumen ini, terma dan definisi yangdiberikan dalam ISO 9001: 2015 dan terma yang digunapakai oleh PMK adalah terpakai.
Terminologi Definisi
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
JPPKK Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti
PMK
Politeknik Melaka
PPMK Merujuk kepada Pengarah Politeknik Melaka
TPA Merujuk kepada Timbalan Pengarah Akademik
TPSA Merujuk kepada Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik
KJ Ketua Jabatan
Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk
mengetuai Jabatan Akademik.
KJKA Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam
KJKE Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik
KJKM Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal
KJP Ketua Jabatan Perdagangan
KJPA Ketua Jabatan Pengajian Am
KJMSK Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer
5
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Terminologi Definisi
KJHEPP
Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
KUJK Merujuk kepada Ketua Unit Jaminan Kualiti
PPQ Merujuk kepada Pegawai Pengurusan Kualiti
KP Merujuk kepada Ketua Program
KK Merujuk kepada Ketua Kursus
PKJ Merujuk kepada Penyelarasi Kualiti Jabatan
Jabatan Jabatan Akademik yang terdapat di PMK
Program Merujuk kepada Program Diploma dan Pra-Diploma
yang ditawarkan di PMK
Pegawai Kanan
Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk
mengetuai jabatan/unit yang diwujudkan di PMK.
PKDR Merujuk kepada Penyelaras Kawalan Dokumen dan
Rekod
PMBP Merujuk kepada Penyelaras Maklumbalas Pelanggan
PAP Merujuk kepada Pembantu Am Pejabat
BLK Bahagian Latihan dan Kerjaya ;
BPK Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kurikulum
BPN Bahagian Pentaksiran dan Penilaian
ULPL Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
KSS Kursus Secara Sambilan
6
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Terminologi Definisi
SPK Sistem Pengurusan Kualiti
TSP Time Sector Privatisation
P&P Pembelajaran dan Pengajaran
PPP Pemberian Perkhidmatan Pendidikan
PS Perkhidmatan Sokongan
CLORR Course Learning Outcome Review Report
PLORR Programme Learning Outcome Review Report
LRQA Llyods Register Quality Assurance
MQA Malaysian Qualification Assurance
ETAC Engineering Technology Accreditation Council
7
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
4.0 KONTEKS ORGANISASI
4.1 Memahami Konteks Organisasi
PMK adalah politeknik yang ditubuhkan pada tahun 1999 di bawah KPM. Pada
tahun 2005, ianya diletakkan di bawah pengurusan KPTM.
Dibawah naungan KPM, PMK telah mula menawarkan Program di peringkat
diploma. Kumpulan pelajar pertama Sesi Julai 2009 dari Jabatan Kejuruteraan
Awam telah ditawarkan program diperingkat Diploma dan pada sesi
kemasukan berikutnya, PMK mula menerima pelajar Diploma dari Jabatan
Kejuruteraan Elektrik, Mekanikal dan Perdagangan. Antara 5 pengajian
peringkat Diploma yang ditawarkan adalah Diploma Kejuruteraan Mekanikal,
Diploma Kejuruteraan Awam, Diploma Kejuruteraan Elektronik(kawalan),
Diploma Perniagaan Antarabangsa , Diploma Akauntansi. Malahan kini, PMK
turut menawarkan program Pra-Diploma Sains.
4.1.1 Memahami Isu-isu Luaran dan Dalaman
PMK mengenalpasti isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan matlamat
dan hala tuju strategik yang akan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai
keputusan yang dikehendaki oleh SPK. PMK akan memantau dan mengkaji
informasi tentang isu luaran dan dalaman yang berkenaan secara berkala
untuk memastikan SPK yang dilaksanakan masih relevan dengan keperluan
pihak-pihak tersebut. Isu-isu dalaman dan luaran dikenalpasti melalui kaedah
7S Mc Kinsey (Rajah 1) dan PESTEL (Rajah 2). Isu-isu yang telah
dikenalpasti dianalisis melalui kaedah Bow-Tie (Rajah 3).
Dokumen rujukan :
Dokumen Pengurusan Risiko dan Peluang
8
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
RAJAH 1 : Model 7s Mc Kinsey Untuk Analisa Isu-isu Dalaman
RAJAH 2 : Model PESTEL Untuk Analisa Isu-isu Luaran
9
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
OBJEKTIF
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2 PUNCA
3 TINDAKAN
PENCEGAHAN
1 PERISTIWA RISIKO
5 TINDAKAN MITIGASI
4 IMPAK
RAJAH 3 :Model BOW TIE ANALISIS Untuk Analisa Isu Dalaman dan
Luaran
PUNCA DALAMAN
PUNCA LUARAN
TINDAKAN PENCEGAHAN IMPAK
DALAMAN
IMPAK LUARAN
TINDAKAN MITIGASI
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
10
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
4.2 Memahami Kehendak dan Jangkaan Pihak Berkepentingan
Disebabkan kesan atau impak yang berpotensi ke atas kemampuan PMK
untuk menyampaikan perkhidmatan secara konsisten yang memenuhi
kehendak pelanggan dan keperluan perundangan, PMK telah mengenalpasti:
a) Pihak berkepentingan yang berkaitan dengan SPK
b) Keperluan pihak yang berkepentingan yang berkaitan dengan SPK
PMK juga memantau dan mengkaji informasi tentang pihak berkepentingan
serta keperluannya. Maklumat-maklumat kehendak dan keperluan pihak-pihak
berkepentingan diselenggara oleh jabatan-jabatan dan unit-unit yang
berkaitan. Pengurusan atasan mengenalpasti pihak yang berkepentingan
dengan perkhidmatan dan Sistem Pengurusan Kualiti seperti:
a) Pelajar
b) Ibubapa
c) Staf PMK
d) KPM
e) JPPKK
f) Penasihat-penasihat Industri
g) Agensi-agensi kerajaan yang berkaitan Hospital, Bomba, Polis,
Suruhanjaya Pencegah Rasuah, Majlis Bandaraya Melaka Bersejarah
(MBMB), Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Kesihatan dan Keselamatan
Pekerja.
h) Badan-badan Persijilan dan Akreditasi seperti LRQA, MQA, ETAC.
i) Pembekal
j) Penaja Bantuan Pelajar
k) Pemilik Bangunan Sewaan
11
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
4.3 Skop Pegurusan Kualiti
Perlaksanaan proses utama SPK bermula dengan proses perancangan
takwim politeknik, pengambilan dan pengurusan pendaftaran pelajar. Ini
diikuti oleh perlaksanaan proses P&P, proses menjalani Latihan Industri,
proses penilaian pelajar sehingga pelajar menamatkan pengajian. Pelajar
yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh Lembaga Peperiksaan
dan Penganugerahan KPM akan dianugerahkan diploma mengikut program
yang telah diikuti.
Aktiviti P&P dirancang bermula daripada penyediaan jadual waktu.
Perlaksanaan P&P dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang
masing-masing berdasarkan kurikulum program berkenaan dan dirancang
melalui penyediaan rancangan mengajar. Kemajuan perlaksanaannya
dikawal oleh Ketua Jabatan dan penilaian proses pengajaran dan peralatan
dijalankan sepanjang semester mengikut takwim.
Semasa mengikuti proses P&P, pelajar-pelajar yang bermasalah atau yang
memerlukan bantuan diberi bimbingan oleh pegawai di Unit Psikologi dan
Kerjaya. Pelajar-pelajar yang melanggar peraturan akan dikenakan tindakan
disiplin mengikut akta yang sedang digunapakai.
Semua keperluan Standard ISO 9001:2015 digunapakai dalam Sistem
Pengurusan Kualiti (kecuali Klausa 7.1.5.2, 8.3 dan 8.5.1(f)). Skop ini telah
mengambilkira perkara berikut:
a) Isu-isu luaran dan dalaman,
b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan, dan
c) Perkhidmatan yang disediakan.
12
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Perlaksanaan SPK adalah berasaskan kepada EMPAT (4) peringkat
dokumen iaitu :
i. Manual Kualiti
ii. Prosedur Kualiti
iii. Dokumen Sokongan
iv. Dokumen Pengurusan Risiko dan Peluang
v. Rekod
PMK melaksanakan SPK dalam bidang Diploma Kejuruteraan Awam, Elektrik,
Mekanikal, Perakaunan, Perniagaan Antarabangsa serta Pra-Diploma Sains
untuk memenuhi visi dan misi PMK dan memenuhi kehendak
ISO 9001 : 2015. SPK ini dilaksanakan di Jabatan-Jabatan Akademik dan
Unit-Unit berikut:-
Jabatan Kejuruteraan Awam
Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Jabatan Kejuruteraan Mekanikal
Jabatan Perdagangan
Jabatan Matematik, Sains dan Komputer
Jabatan Pengajian Am
Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
Bahagian Pentadbiran dan Khidmat Pengurusan
Unit Teknologi Maklumat
Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
Unit Peperiksaan
Unit Jaminan Kualiti
Unit Pengurusan Latihan Industri
Unit Perpustakaan
Unit CISEC
Unit Pembangunan dan Senggaraan
13
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Unit Multimedia dan Sumber
Unit Penyelidikan, Inovasi dan Komersialan
Pengecualian Dan Justifikasi
Pengecualian skop perlaksanaan ISO 9001:2015 dan justifikasi adalah seperti berikut:
a. Klausa 7.1.5.2 - “Kebolehkesanan Pengukuran‟ . Klausa ini tidak digunapakai oleh PMK kerana semua peralatan/mesin yang digunapakai di PMK adalah bertujuan untuk memberikan kefahaman dan pendedahan terhadap aplikasi penggunaannya sahaja kepada pelajar. b. Klausa 8.3 - „Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan‟ dikecualikan dari perlaksanaan SPK kerana kurikulum dibnagunkankan oleh Bahagian Pembanguan Kurikulum (BPK) di JPPKK dan tidak dikawal oleh PMK secara tersendiri. c. Klausa 8.5.1(f) - „Pengesahan dan Pengesahan Semula Secara Berkala” – Klausa ini dikecualikan daripada prosess dan perkhidmatan di PMK.
4.4 SPK dan proses-prosesnya
4.4.1 Turutan dan interaksi proses-proses dalam SPK
PMK mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPK dan
meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan
ISO 9001:2015.
Untuk itu PMK ;
a. Mewujudkan proses-proses keseluruhan SPK PMK termasuk proses
Pembelajaran dan Pengajaran (PdP), Proses Sokongan (PS), proses
kawalan, penambahbaikan berterusan, kurikulum dan tanggungjawab
pengurusan.
14
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
b. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi dan
kawalan ke atas proses-proses tersebut serta dokumen-dokumen
perancangan risiko dan peluang bagi setiap jabatan/unit/fungsian.
c. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk perlaksanaan
dan pemantauan proses-proses tersebut.
d. Memantau, mengukur dan menilai proses-proses sepanjang
penyampaian perkhidmatan.
e. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian
matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang
berterusan ke atas proses-proses tersebut.
Interaksi proses-proses dalam SPK diringkaskan dalam peta hubungkait
proses (Rajah 1). Ia memberi gambaran mengenai turutan dan hubungkait
antara proses utama dan sokongan dalam Sistem Pengurusan Kualiti di PMK
dan disertakan juga hubungkait proses Perkhidmatan Pemberian Pendidikan
(PPP) sebagai proses utama SPK di PMK :
RUJUK LAMPIRAN: RAJAH 4 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA PROSES SPK
15
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
RAJAH 5 : CARTA ALIRAN PROSES P&P
Perancangan Takwim Politeknik PPP-01
Penyediaan Jadual Waktu PPP -02
Pengurusan Pengambilan Pelajar PPP -03
Proses PdP PPP -04 (01-07)
Pengurusan Ko-kurikulum PPP -05
Perancangan & Perlaksanaan Latihan Industri PPP -06
Pengurusan Peperiksaan & Penilaian PPP -07
Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal dan Bilik Kuliah PPP -08
Pengurusan Peperiksaan & Penilaian PPP -07
KJKE
Penyelaras Jadual Waktu
KJHEPP
KJ/KP/KK/ Pensyarah
Pegawai Sukan & Ko-kurikulum
Pegawai Latihan Industri
Pegawai Peperiksaan
Pegawai Peperiksaan
TPSA
16
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
4.4.2 Penyimpanan dan Pememeliharaan Dokumen
PMK menggunakan garis panduan yang dikeluarkan oleh Arkib, Pekeliling dan
Akta. Pengurusan Atasan, Ketua Unit Jaminan Kualiti, Pegawai Kualiti dan
Pegawai Kawalan Dokumen adalah bertanggungjawab ke atas dokumen
kualiti.
Dokumen rujukan : 1. PS-02 (Kawalan Dokumen)
2. PS-08 (Kawalan Rekod)
17
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
5.0 KEPIMPINAN
5.1 Komitmen Pengurusan
5.1.1 Am
Pengurusan atasan PMK memberi komitmen dalam membangun, melaksana dan menambahbaik keberkesanan SPK secara berterusan melalui :
a. mengambil kira akauntabiliti terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti;
b. memastikan bahawa dasar kualiti dan objektif kualiti dibangunkan bagi
Sistem Pengurusan Kualiti dan sesuai dengan konteks dan hala tuju PMK.
c. memastikan integrasi keperluan sistem pengurusan kualiti ke dalam
proses pengurusan PMK;
d. menggalakkan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berasaskan risiko;
e. memastikan bahawa sumber-sumber sentiasa tersedia apabila
diperlukan dalam sistem pengurusan kualiti;
f. mengkomunikasikan kepentingan pengurusan kualiti dan keperluan bagi mematuhi keakuran terhadap sistem pengurusan kualiti;
g. memastikan sistem pengurusan kualiti mencapai keputusan yang
dikehendaki;
h. pembabitan menyeluruh, keberkesanan arahan dan sokongan setiap individu sangat menyumbang kepada keberkesanan sistem pengurusan kualiti;
i. menggalakkan penambahbaikan
j. menyokong peranan-peranan pengurusan yang relevan untuk menunjukkan kepemimpinan yang berkaitan dengan bidang yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.
18
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Dalam memastikan sistem Pengurus Kualiti dilaksanakan secara terancang, sistematik dan konsisten, pihak pengurusan atasan telah melantik : a) Ketua Unit Jaminan Kualiti (KUJK)
Staf yang dilantik oleh Pengarah PMK bagi membantu Unit Jaminan
Kualiti untuk memantau dan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti di
PMK dilaksanakan selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2015, MQA
dan ETAC.
b) Pegawai Pengurusan Kualiti (PPK)
Penyelaras kepada aktiviti-aktiviti kualiti seperti ISO, MQA, ETAC dan
maklumbalas pelanggan serta membantu pihak pengurusan
mengenai perkara-perkara yang perlu bagi penambahbaikan
berterusan dalam Sistem Pengurusan Kualiti di PMK.
c) Ketua Juruaudit
Ketua Juruaudit ialah seorang individu yang dilantik oleh Pengarah,
PMK yang mengetuai pasukan juruaudit dalaman bagi menjalankan
audit untuk SPK. Beliau akan mengetuai sepasukan juruaudit terlatih
untuk merancang, melakukan dan melaporkan tentang pematuhan
sistem-sistem dan penemuan-penemuan kepada pengurusan atasan
PMK.
19
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
5.1.2 Tumpuan Kepada Pelanggan
Pengarah PMK memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti dan
dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelangan.
Saluran untuk menerima cadangan dan maklumbalas pelanggan
disediakan untuk mengetahui tahap kepuasan pelanggan.
Dokumen rujukan:
1. Piagam Pelanggan
2. PS-04 Maklumbalas Pelanggan
3. PPP-08 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal
dan Bilik Kuliah
4. Kajian Kepuasan Pelanggan/ keberkesanan
Proses
5.2 Polisi
5.2.1 Membangunkan Dasar Kualiti
PERNYATAAN DASAR
Politeknik komited dalam memastikan jaminan kualiti akademik dilaksanakan
bagi mengekal dan mempertingkatkan kualiti program pengajian yang
ditawarkan secara berterusan.
SKOP
Dasar ini digunapakai oleh semua pemimpin, staf akademik (Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan Tinggi) serta staf sokongan di PMK dalam
melaksanakan program pengajian yang ditawarkan di politeknik ini.
20
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar Kualiti Dasar Kualiti ini disebarluaskan kepada semua anggota organisasi supaya
difahami melalui saluran komunikasi pada setiap peringkat melalui mesyuarat,
memo dalaman, mel elektronik, notis, pengumuman rasmi, perhimpunan
bulanan dan apa jua platform dan medium yang bersesuaian bagi memastikan
maklumat yang perlu disampaikan, diketahui oleh kakitangan, terutamanya
maklumat keberkesanan SPK.
21
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Organisasi
Pengarah PMK bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan
kuasa semua staf yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktiviti-aktiviti
yang mempunyai kesan ke atas SPK. Kuasa dan tanggungjawab disampaikan
kepada pegawai-pegawai yang berkaitan.
RUJUK LAMPIRAN :
RAJAH 6 :CARTA ORGANISASI POLITEKNIK MELAKA
22
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
6.0 PERANCANGAN
6.1 Tindakan Menyatakan Risiko dan Peluang
Dalam usaha untuk mencapai penambahbaikan, risiko dan peluang dalam
Sistem Pengurusan Kualiti PMK telah dikenalpasti dan ditentukan mengikut
Jabatan/Unit atau Fungsian seperti berikut :
SENARAI DOKUMEN PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG ISO 9001 : 2015
UNIT / FUNGSI :
1. JABATAN AKADEMIK
2. JABATAN HAL EHWAL & PEMBANGUNAN PELAJAR
3. CORPORATE INDUSTRIAL SERVICE AND EMPLOYMENT (CISEC)
4. UNIT JAMINAN KUALITI
5. UNIT PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN
6. UNIT PEPERIKSAAN
7. UNIT KEUSAHAWANAN
8. UNIT PENYELIDIKAN, INOVASI DAN KOMERSIALAN
9. UNIT SUKAN, KOKURIKULUM DAN KEBUDAYAAN
10. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (KEWANGAN)
11. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (STOR)
12. UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN
13. UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN
14. UNIT PERPUSTAKAAN
15. UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
16. UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA
17. MAKLUMBALAS PELANGGAN
23
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Pelan ini diwujudkan dengan mengambilkira:
a) Isu-isu luaran dan dalaman,
b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan, dan
c) Proses-proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan kesan proses-proses
tersebut kepada perkhidmatan.
Pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah dinyatakan dalam Pelan Risiko dan
Peluang sentiasa dipantau dan dikaji semula keberkesanannya, terutama
semasa audit dalaman dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Proses
Pengurusan Risiko dan Peluang yang digunakan di PMK adalah seperti
RAJAH 7 : Model Pengurusan Risiko dan Peluang.
24
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteria
Kebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluang
Keutamaan
RAJAH 7 : MODEL PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks Strategik
Konteks Proses
Konteks Keselamatan dan Pekerjaan
Konteks Pelanggan
Konteks projek
Penentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran
KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION)
Apa yang boleh berlaku?
Bagaimana boleh berlaku?
Imput dari Data-data sejarah dll
ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS)
PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan
Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan
PE
MA
NT
AU
AN
DA
N K
AJIA
N S
EM
UL
A
(MO
NIT
OR
ING
AN
D R
EV
IEW
)
KO
MU
NIK
AS
I D
AN
KO
NS
UL
TA
NS
I (C
OM
MU
NIC
AT
IOA
N A
ND
CO
NS
UL
TA
TIO
N)
Penilaian Risiko & Peluang
Menentukan kebarangkalian
dan punca
Menentukan
kesan dan
akibat
Menentukan kawalan sediaada
Menentukan tahap risiko
25
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Untuk Mencapainya
Objektif kualiti diwujudkan di PMK selaras dengan dasar kualiti supaya
pencapaian dapat dinilai dan dianalisis secara keseluruhan. Objektif kualiti
dan perancangan untuk mencapainya telah dikenalpasti dan ditentukan
seperti berikut :
1. Menerbitkan sekurang-kurangnya enam (6) hasil penyelidikan
peringkat kebangsaan dan satu (1) hasil penyelidikan peringkat
antarabangsa dalam setahun.
2. Menyertai sekurang-kurangnya dua (2) pertandingan inovasi peringkat
kebangsaan dan satu (1) pertandingan inovasi peringkat antarabangsa
dalam setahun.
3. Mencapai sekurang-kurangnya 30 % pelajar lulus penuh dengan
HPNM 3.0 dan ke atas.
4. Menganjurkan sekurang-kurangnya tiga puluh (30) program kemahiran
Insaniah dalam setahun.
5. Mengeluarkan jadual perkuliahan selewat-lewatnya satu (1) minggu
sebelum perkuliahan bermula.
6. Memastikan setiap staf menghadiri kursus /latihan selama 10 hari
dalam setahun.
7. Memastikan prestasi perbelanjaan peruntukan 'Dasar Sedia Ada'
mencapai 99.9% di akhir tahun.
Objektif Kualiti dipantau, disemak dan dianalisis sekurang-kurangnya sekali
dalam 6 bulan untuk memastikan kesesuaian dan mengenalpasti peluang
penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti, khususnya semasa
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
26
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
6.3 Perancangan Perubahan
PMK melakukan perubahan terhadap perancangan dengan kaedah yang
sistematik, menilai potensi dan kesan perubahan, dan mengambil tindakan
bersesuaian agar integriti SPK dipelihara. Dalam melakukan perubahan
perkara yang dipertimbangkan adalah :
a) Tujuan perubahan dan kesannya
b) Integriti SPK
c) Kecukupan sumber
d) Risiko dan Peluang
e) Tanggungjawab dan bidang kuasa
27
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
7.0 SOKONGAN
7.1 Bekalan Sumber
7.1.1 Am
PMK merancang dan mendapatkan sumber-sumber yang mencukupi untuk
melaksanakan kerja-kerja dalam SPK dan penambahbaikan berterusan
keberkesanan SPK melalui bajet tahunan. Sumber yang dimaksudkan
termasuklah personel yang mencukupi dan terlatih, belanja mengurus,
kemudahan di tempat kerja yang mencukupi, bahan dan keperluan yang
mencukupi untuk proses P&P dan lain-lain peralatan pejabat serta
infrastruktur yang sesuai untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
menepati keperluan mereka.
Dokumen rujukan :
Berdasarkan Pekeliling- Pekeliling Perbendaharan yang berkuatkuasa.
7.1.2 Sumber Manusia
Keperluan sumber dirancang melalui penyediaan Anggaran Belanja Mengurus.
Semua kakitangan yang menjalankan tugas yang memberi kesan terhadap
pematuhan kepada keperluan produk atau perkhidmatan dalam SPK
hendaklah mempunyai kompetensi berasaskan pendidikan, latihan, kemahiran
dan pengalaman yang bersesuaian.
28
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
7.1.3 Infrastruktur
PMK menyedia dan menyenggara infrastruktur yang diperlukan bagi
menepati keperluan . Infrastruktur merangkumi:
a. Bangunan, kawasan kerja dan kemudahan yang berkaitan
b. Peralatan yang berkaitan dengan perkakasan dahn perisian.
c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi
dan sistem maklumat.
Dokumen rujukan:
7.1.4 Persekitaran Tempat Kerja
PMK mewujud, mengurus dan memastikan aspek-aspek kepuasan
kakitangan, motivasi, pengiktirafan, suasana kerja dan persekitaran yang
menggalakkan yang akan menyokong penghasilan output dan perkhidmatan
yang berkualiti.
PS-10 Pengurusan Penyenggaraan
PS-14
PS-15
Penyelenggaraan Sistem Maklumat
Perkhidmatan Pembangunan Instruksional &
Multimedia
29
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Dokumen rujukan:
PS-10 Pengurusan Penyenggaraan
PS-14
PS-15
Penyelenggaraan Sistem Maklumat
Perkhidmatan Pembangunan Instruksional &
Multimedia
7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran sumber
Peralatan pemantauan dan pengukuran telah ditentukan untuk proses yang
berkaitan. Peralatan tersebut mestilah sesuai dengan jenis pemantauan dan
pengukuran yang dibuat serta diselenggara untuk memastikan ianya sentiasa
dalam keadaan yang baik.
7.1.6 Pengetahuan Organisasi
PMK mengenalpasti dan menentukan pengetahuan yang perlu untuk
perlaksanaan proses bagi mencapai keakuran perkhidmatan. Pengetahuan ini
boleh diperolehi dari sumber dalaman (contoh: daripada pengalaman staf,
pengajaran daripada kejayaan atau kegagalan perkhidmatan atau program
yang lepas dan hasil penambahbaikan proses dan perkhidmatan) dan sumber
luaran (contoh: standard, persidangan, kursus, garis panduan dan SOP
daripada KPTM atau JPPKK atau pembekal).
Pengetahuan ini perlu diselenggara, dikekalkan dan sentiasa ada apabila
diperlukan. Di mana perlu, pengetahuan dan pengalaman ini, akan
didokumenkan untuk memudahkan pengendaliannya.
30
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
7.2 Kompetensi dan Latihan staf
Kompetensi dan Latihan :-
a. Mengenalpasti tahap kompetensi bagi setiap staf;
b. Merancang dan mengadakan latihan, kursus serta
mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mencapai tahap
kompetensi yang dikenalpasti;
c. Menilai keberkesanan ke atas tindakan-tindakan yang
diambil terhadap perlaksanaan P&P;
d. Menyenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan
pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.
Dokumen rujukan:
PS-07 Pengurusan dan Perancangan Latihan Staf
7.3 Kesedaran
PMK sentiasa memastikan staf sedar akan kepentingan Dasar Kualiti, Objektif
Kualiti dan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada
pencapaian objektif-objektif kualiti serta implikasi jika tidak mematuhi
keperluan sistem pengurusan kualiti. PMK juga memastikan staf sedar akan
kepentingan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada
pencapaian objektif-objektif kualiti.
7.4 Komunikasi
Pengurusan PMK akan menyampaikan maklumat berkaitan keberkesanan
Sistem Pengurusan Kualiti kepada semua anggota organisasi melalui
31
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
mesyuarat, taklimat, surat arahan, papan kenyataan, lawatan pemantauan,
media elektronik dan lain-lain sumber dari masa ke semasa.
7.5 Maklumat yang didokumenkan 7.5.1 Am
Perlaksanaan SPK adalah berasaskan kepada EMPAT (4) peringkat
dokumen iaitu :
i. Manual Kualiti
ii. Prosedur Kualiti
iii. Arahan Kerja
iv. Dokumen Sokongan
v. Rekod
Manual Kualiti
Dokumen yang mengandungi dasar dan objektif organisasi, penerangan ringkas mengenai SPK termasuk pernyataan-pernyataan pematuhan terhadap seksyen-seksyen yang dinyatakan di dalam Standard ISO 9001:2015
Prosedur Kualiti Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti dengan terperinci dari aspek cara dan sebab ia dilaksanakan serta bila dan siapa yang melaksanakannya.Satu keperluan standard boleh dirujuk dalam satu atau lebih dari satu prosedur.
Arahan Kerja Dokumen yang memperincikan langkah-langkah yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti atau Manual Kualiti.
32
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Dokumen Sokongan
Dokumen yang menjadi rujukan / panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti.
Rekod
Hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan. Struktur dokumen ini digambarkan oleh Rajah 2 berikut :
Rajah 7 : Hirarki Dokumentasi
Dokumen rujukan : 1. PS-02 Kawalan Dokumen
MANUAL KUALITI
PROSEDUR
KUALITI
PENGURUSAN RISIKO DAN
DOKUMEN SOKONGAN
Menerangkan Dasar dan objektif kualiti SPK Mengikut seksyen-seksyen dalam standard ISO 9001:2008 dan dasar mengenainya.
Menerangkan Proses-proses yang dijalankan bagi perlaksanaan SPK dan langkah-langkah melaksanakan tugas secara terperinci
Dokumen perancangan sistematik mengenalpasti risiko dan peluang dan yang yang menyokong perlaksanaan SPK dan
Menerangkan hasil dari aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan
REKOD
VISI MISI
OBJEKTIF KUALITI
PIAGAM PELANGGAN
33
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
7.5.2 Menyelia dan Mengemaskini Dokumen kualiti yang diselia dan dikemaskinil di dalam SPK ialah :
a. Manual Kualiti
b. Prosedur Kualiti
c. Dokumen Sokongan
d. Rekod
Pengurusan atasan, Ketua Unit Jamianan Kualiti, Pegawai Kualiti dan
Penyelaras Kawalan Rekod adalah bertanggungjawab ke atas dokumen
kualiti.
Dokumen Baru :
Kaedah kawalan dokumen adalah mengikut cara-cara berikut:
a. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti, dan dokumen sokongan;
b. Dokumen kualiti boleh diedarkan dan dikawal dalam bentuk
dokumen “read only” di e-dokumen dan website atau dalam
bentuk bercetak.
c. Pegawai Pengurusan Kualiti adalah bertanggungjawab
memastikan dokumen kualiti yang digunakan adalah yang
terkini dan ditempatkan di Unit Jaminan Kualiti.
d. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti diluluskan oleh
Pengarah/TPA/TPSA
e. Setiap Dokumen kualiti diberikan identifikasi dan dicatatkan
nombor keluaran dan tarikh kuatkuasa pada dokumen tersebut.
f. Pemegang dokumen dan nombor salinan terkawal dikenalpasti
melalui Senarai Edaran Dokumen Kualiti
34
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
g. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-
pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran
Dokumen Kualiti dan dokumen ini dilabel dengan “SALINAN
TERKAWAL” berdakwat merah.
h. Pemegang-pemegang dokumen akan mengesahkan
penerimaan dokumen melalui Borang Pengesahan Penerimaan
Dokumen
Pindaan Dokumen
a. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen
kualiti dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti
(Lampiran 3);
b. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti hendaklah mendapat kelulusan
Pengarah/TPA/TPSA, manakala sebarang pindaan ke atas Prosedur
Kualiti dan Arahan Kerja hendaklah mendapat izin pegawai yang
meluluskan dokumen tersebut;
c. Semua pindaan yang telah dibuat dicatatkan di dalam Rekod
Pindaan Dokumen Kualiti.
d. Pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja
dibuat dengan menambah nombor keluaran dan tarikh kuatkuasa
yang baru dicatatkan.
e. Dokumen-dokumen yang telah dipinda akan diedarkan kepada
pemegang-pemegang dokumen dan disahkan melalui Senarai
Pengesahan Pemegang Dokumen Dokumen Kualiti (Lampiran 4).
f. Pemegang-pemegang dokumen bertanggungjawab menyerahkan
kembali dokumen yang tidak terpakai kepada Unit Jaminan Kualiti untuk
dilupuskan; dan
g. Satu salinan dokumen asal yang usang disimpan dan ditandakan
“BATAL” atau dilupuskan dengan cara yang sesuai.
35
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Dokumen rujukan : 1. PS-02 (Kawalan Dokumen)
2. PS-08 (Kawalan Rekod)
Administrator Sistem
Dokumen Kualiti juga disebarluas dan dikomunikasikan secara atas talian
selari dengan perkembangan teknologi di PMK. Dokumen Kualiti di PMK
dimuatnaik dan boleh di”akses” melalui e-document dan laman portal PMK
http://www.polimelaka.edu.my. Pengawal Dokumen adalah administrator
sistem e-document iaitu Pegawai Pengurusan Kualiti dan Pegawai Teknologi
Maklumat PMK. Tugas-tugas mereka ini termasuk :
a) Pengurusan pengguna ( Pemilk Dokumen, Reviewer dan Approver )
b) Memuatnaik dokumen-dokumen yang dikawal
7.5.3 Kawalan Maklumat yang didokumenkan
PMK memvbangunkan, mengemaskini dan menyelenggra dokumen dan
rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada kehendak dan keberkesanan
SPK. Dokumen dan rekod dikendali dengan baik supaya ia dapat dibaca,
mudah dikenalpasti, mudah dikesan. Prosedur kawalan dokumen dan
kawalan rekod disediakan bagi tujuan :
a) pengawalan
b) pengenalpastian penyimpanan
c) mudah dikesan tempoh penyimpanan dan
d) pelupusan rekod
Dokumen rujukan : 1. PS-02 (Kawalan Dokumen)
2. PS-08 (Kawalan Rekod)
36
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
8.0 OPERASI
8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi
PMK merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi
pengurusan dan perlaksanaan P&P. Perancangan ini adalah selaras dengan
kehendak SPK. Dalam perancangan, PMK menentukan :
a. Polisi dan Dasar Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia
b. Polisi dan Dasar Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej
Komuniti
c. Misi, Visi dan Piagam Pelanggan PMK
d. Dasar dan objektif kualiti PMK
e. Keperluan untuk menentukan proses, menyediakan dokumen
dan sumber khusus untuk Perkhidmatan/Produk
f. Keperluan pengesahan, pemantauan, penyemakan
semula, pemeriksaan dan penilaian Perkhidmatan/Produk
g. Rekod yang diperlukan sebagai bukti perlaksanaan
Perkhidmatan/Produk memenuhi keperluan SPK.
Dokumen rujukan :
PPP-01 hingga PPP-08
Prosedur Kualiti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan
PS-01 hingga PS-16
Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan
37
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
8.2 Keperluan untuk Produk dan Perkhidmatan
Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan di mana berlakunya
interaksi dengan pelanggan sama ada ketika di peringkat permintaan ataupun
pemberian perkhidmatan kepada pelanggan.
8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan PMK telah mewujudkan saluran berkomunikasi yang berkesan dengan
pelanggan melalui:
a. Penyampaian maklumat perkhidmatan menerusi papan iklan, piagam
pelanggan,poster dan media elektronik
b. Pertanyaan pelanggan melalui kaunter pertanyaan/telefon
c. Maklumbalas dan aduan anggota melalui kajian kepuasan pelanggan
dan peti cadangan
d. Keperluan untuk tindakan kontigensi seperti pelan lantai laluan
kecemasan
8.2.2 Penentuan Keperluan Berkaitan Dengan Produk/Perkhidmatan
Dasar pengambilan pelajar ke PMK adalah ditentukan oleh Kementerian
Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM). PMK menentukan :
a. Keperluan bagi memenuhi kehendak melalui maklumat
dalam Dokumen Permohonan Kemasukan Pelajar.
b. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelajar tetapi
diketahui perlu untuk kegunaan tertentu pelajar seperti
38
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
bantuan kewangan pelajar, perpustakaan, khidmat
bimbingan dan kaunseling.
c. Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan
dengan P&P .
i. Arahan Perbendaharaan dan Peraturan
Perbendaharaan
ii. Arahan Perkhidmatan
iii. Akta Rahsia Rasmi / Arahan Keselamatan Dalam
Negeri
iv. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
v. Dokumen Kurikulum dan Struktur Kursus
vi. Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan
Pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi
Malaysia
vii. Perintah-Perintah Am
viii. Akta Acara Kewangan
ix. Perlembagaan Persekutuan
x. Akta Institusi-institusi Pelajaran 1976 (Tatatertib)
d. Keperluan-keperluan lain yang ditentukan oleh JPPKK
dan KPM yang terdiri daripada peraturan peperiksaan,
panduan pendaftaran pelajar.
39
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Dokumen rujukan :
PS-03 Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
PPP-01 Perancangan Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik
PPP-02 Penyediaan Jadual Waktu
PPP-03 Pengurusan Pengambilan Pelajar
PPP-04(01 – 07) Proses Pembelajaran dan Pengajaran
PS-12 Khidmat Bimbingan dan Kaunseling
PS-13 Pengurusan Disiplin
8.2.3 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk/Perkhidmatan
Pembelajaran & Pengajaran (P&P)
PMK menyemak keperluan-keperluan P&P sebelum membuat komitmen
untuk melaksanakan P&P.
a. Semakan keperluan P&P adalah bagi mengenalpasti perbezaan di
antara kehendak pelanggan dengan perkhidmatan yang disediakan.
Jika terdapat perbezaan kehendak pelanggan dengan perkhidmatan
yang hendak disampaikan, ianya diatasi terlebih dahulu sebelum
perkhidmatan disampaikan.
b. Kehendak pelajar yang berkaitan dengan P&P akan diambil perhatian
dan dimaklumkan kepada pelajar berkenaan.
c. PMK berkeupayaan untuk memenuhi keperluan perkhidmatan yang
dikehendaki oleh pelanggan. Keupayaan ini dikenalpasti melalui
maklumbalas keupayaan PMK untuk menerima pelajar sebelum JPP
40
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
memutuskan mengenai jumlah pengambilan dan jenis kursus yang
akan ditawarkan.
Rekod mengenai perubahan kehendak pelanggan disimpan dan disenggara
dengan baik.
Dokumen rujukan :
PPP-01 Perancangan Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik
PPP-03 Pengurusan Pengambilan Pelajar
PPP-04(01 – 07) Proses Pembelajaran dan Pengajaran
8.2.4 Perubahan Kepada Keperluan Produk dan Perkhidmatan
PMK akan memastikan maklumat yang didokumenkan berkaitan pindaan, dan
individu yang berkaitan akan dimaklumkan tentang keperluan yang berubah,
apabila keperluan untuk produk dan perkhidmatan bertukar.
Rujukan dokumen :
1. PS-02 (Kawalan Dokumen)
2. Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
(Edisi Terkini)
3. Panduan PEngambilan & Pengurusan Pelajar
Politeknik (Edisi Terkini)
4. Program Overview (Keluaran Terkini)
5. Kurikulum (Keluaran Terkini)
41
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
8.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan
Seksyen ini di kecualikan.
Klausa 8.3 - „Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan‟ dikecualikan dari perlaksanaan SPK kerana kurikulum disediakan oleh Bahagian Pembanguan Kurikulum (BPK) di JPPKK dan tidak dikawal dan diurus oleh PMK secara tersendiri.
42
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
8.4 Kawalan Terhadap Produk dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan dari
Luar
8.4.1 Am Jika sumber dan perkhidmatan luar diperlukan, Pengurusan PMK akan
memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang ditetapkan
dipatuhi dan dikawal. Antara aktiviti yang menggunakanan perkhidmatan luar
adalah:
1. Pemberian Latihan Berkawad (Unit sukan dan Ko-kurikulum)
2. Perkhidmatan Pembersihan (Bahagian Khidmat Pengurusan)
3. Pensyarah Pelawat Industri (Jabatan Akademik)
4. Pembaikan dan Penyenggaraan Peralatan (Unit Teknologi
Maklumat dan Unit Pembanguanan & Senggaraan)
Kriteria untuk penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dan penilaian semula
telah ditetapkan dalam pekeliling, arahan, kontrak dan lain-lain dokumen yang
berkaitan
8.4.2 Jenis dan Tahap Kawalan PMK akan memastikan penyedia perkhidmatan luar menyediakan proses
produk dan perkhhidmatan yang tidak memberi kesan negatif terhadap PMK
agar PMK berupaya secara konsisten menyampaikan produk dan
perkhidmatan kepada pelanggan. Bagi tujuan tersebut, PMK akan:
a) Memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar menyediakan proses yang
kekal dalam kawalan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
43
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
b) Menjelaskan kepada kedua-dua pihak bahawa kawalan yang perlu dipatuhi
bagi setiap penyedia perkhidmatan dan bagi pihak yang ingin
menggunakannya untuk memberi keputusan bagi setiap output yang akan
dikeluarkan
c) Mempertimbangkan/mengambil kira:
i. Impak yang bakal berlaku terhadap penyedia perkhidmatan luar terhadap
proses, produk dan perkhidmatan bagi kemampuan PMK memberi
perkhidmatan kepada pelanggan dan pihak berkepentingan
ii. Keberkesanan kawalan yang digunakan oleh penyedia perkhidmatan
luar
d) Menentukan pengesahan atau aktiviti-aktiviti lain, yang diperlukan bagi
memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar memenuhi keperluan
terhadap proses, produk dan perkhidmatan
Prestasi pembekal akan dinilai sekurang-kurangnya enam bulan sekali.
Rekod-rekod akan disimpan. Pembekal yang dipilih adalah berdasarkan
kepada senarai pembekal yang diwujudkan di jabatan. Penilaian prestasi
pembekal akan dibincangkan didalam mesyuarat kewangan jabatan jika
diperlu berdasarkan Penilaian Prestasi Pembekal.
Sekiranya terdapat perkhidmatan yang diluar kemampuan organisasi untuk
melaksanakannya, perkhidmatan tersebut akan diperolehi dari punca luar.
Perkhidmatan ini akan dipantau dengan rapi supaya ia memenuhi kehendak
organisasi. Penyeliaan kerja-kerja yang dilakukan akan dibuat diperingkat
klinik.
44
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
8.4.3 Maklumat bagi penyedia perkhidmatan luar
Keperluan yang berkaitan dengan proses, produk dan perkhidmatan yang
ingin diperolehi daripada luar mestilah jelas dan cukup sebelum
berkomunikasi dengan penyedia yang berkenaan. Ia termasuk maklumat
dalam dokumen seperti pesanan pembelian, kontrak dan spesifikasi.
Maklumat ini merangkumi:
a. Spesifikasi yang ditetapkan
b. Mematuhi kandungan perjanjian
c. Keperluan pembelian yang diluluskan ( Nota minta)
d. Diuruskan oleh personel yang berkelayakan dan dilantik
e. Memastikan setiap bekalan atau perkhidmatan yang
dibekalkan oleh pembekal perlu disahkan sempurna dan
memenuhi spesifikasi yang ditetapkan
Dokumen rujukan :
1. PS-03 Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
8.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan
8.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan
PMK bertanggungjawab mewujud dan menyelenggarakan prosedur untuk
mengawal semua proses perlaksanaan Program yang ditawarkan. PMK akan
menentukan semua proses penyediaan dan pengendalian Program dijalankan
di bawah keadaan terkawal yang meliputi:
a. Penyediaan maklumat yang menerangkan ciri-ciri program dan
keputusan yang perlu dicapai
45
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
b. Ketersediaan dan penggunaan sumber-sumber pemantauan dan
pengukuran yang bersesuaian, contoh: Ujian, kuiz dan peperiksaan
c. Pelaksanaan aktiviti-aktiviti pemantauan dan pengukuran pada
peringkat yang sesuai bagi mengesahkan kriteria untuk mengawal
proses atau output, dan kriteria penerimaan produk dan perkhidmatan,
telah dipenuhi
d. Penggunaan infrastruktur yang sesuai dan persekitaran bagi operasi
proses-proses. Contoh: Ruang pejabat, bilik pensyarah, bilik kuliah,
dewan peperiksaan, makmal, alat bantuan mengajar dan sebagainya
e. Pelantikan staf yang cekap termasuk apa-apa kelayakan yang
diperlukan
Dokumen rujukan :
1. PPP-04 (01-08) Prosedur Pembelajaran & Pengajaran
2. Program Overview (Keluaran Terkini)
3. Instrumen Pemantauan P&P (Edisi Terkini)
4. Instrumen Penilaian Pensyarah oleh Pelajar (Edisi Terkini)
8.5.2 Identifikasi dan kemudahkesanan Pihak pengurusan PMK akan memberi identifikasi kepada proses dan
perkhidmatan yang akan disampai kepada pelanggan. Langkah-langkah ini
ialah :
a. Kursus-kursus dan latihan yang disediakan adalah di
identifikasi melalui sistem kod .
b. Kursus program dikenalpasti melalui nombor kod kursus.
Nombor ini digunakan dalam proses pengurusan dan
perlaksanaan P&P seperti jadual waktu, peperiksaan dan
rancangan mengajar.
46
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
c. Kemudahkesanan terhad kepada;
i. Pengesanan kertas jawapan peperiksaan pelajar yang
diberi nombor khas untuk merahsiakan identiti calon
daripada pemeriksa kertas jawapan.
ii. Sijil yang dianugerahkan kepada lulusan diberikan nama
dan nombor kad pengenalan pemegang sijil berkenaan.
Dokumen rujukan :
PPP-02 Penyediaan Jadual Waktu
PPP-07 Pengurusan Peperiksaan & Penilaian
8.5.3 Harta milikan Pelanggan atau Pembekal Luar
PMK hendaklah memastikan harta atau barang kepunyaan pelanggan atau
pembekal luar hendaklah dikawal dan diuruskan dengan baik. PMK
hendaklah mengenalpasti, mengesahkan, mengawal dan melindungi harta
milik pelanggan atau pembekal luar yang berurusan dengan PMK.
Sekiranya harta milik pelanggan atau pembekal luar hilang, rosak atau
difikirkan tidak sesuai untuk digunakan, PMK akan melaporkan kepada
pelanggan atau pembekal luar dan maklumat yang didokumentasikan akan
disimpan jika berlakunya kejadian seumpama itu.
Harta pelanggan seperti kertas jawapan peperiksaan/kuiz, kertas tugasan,
projek, spesifikasi pelanggan, laporan latihan industri, data peribadi dan
laporan pemeriksaan kesihatan (asal).
47
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
8.5.4 Pemeliharaan
PMK akan memelihara output semasa pengeluaran dan penyediaan
perkhidmatan, ketahap yang diperlukan untuk memastikan pematuhan terhadap
keperluan. PMK juga bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dan
penyimpanan bahan pengajaran bagi menjamin kualiti pengajian pendidikan
tinggi adalah terkawal. Bahan pengajaran ini akan disimpan dan dipelihara di
tempat yang selamat. PMK juga bertanggungjawab mewujudkan kaedah untuk
pengendalian bahan pengajaran untuk mengelakkan berlakunya kerosakan,
kecurian atau penyalahgunaan.
Contohnya: Silibus, nota, portfolio rekod pengajaran, peralatan makmal, sisa
buangan makmal dan lain-lain.
8.5.5 Aktiviti Selepas Penghantaran Produk/Penyampaian Perkhidmatan
Keperluan untuk aktiviti selepas penghantaran produk atau penyampaian
perkhidmatan mestilah dipenuhi. Dalam menentukan sejauh mana aktiviti
selepas penghantaran/penyampaian yang diperlukan, Pengurusan PMK akan
mengambil kira:
a) Keperluan undang-undang dan peraturan b) Potensi berterusan yang tidak di ingini berhubung dengan produk dan perkhidmatan. c) Sifat, penggunaan dan tujuan jangka hayat produk dan perkhidmatannya, d) Keperluan pelanggan e) Maklumbalas pelanggan
48
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Aktiviti selepas penghantaran termasuklah tindakan dibawah peruntukan
waranti, obligasi kontrak seperti perkhidmatan penyelengaraan, dan
perkhidmatan tambahan.
8.5.6 Kawalan Perubahan
Sebarang perubahan yang dibuat semasa proses penyediaan dan penyampaian
perkhidmatan disemak dan dikawal, terutama yang melibatkan dokumen-
dokumen rasmi dan Sistem Pengurusan Kualiti. Bukti dikekalkan dalam
dokumen dan rekod yang berkaitan untuk menunjukkan hasil perubahan
tersebut, pihak yang mengesahkan atau meluluskan perubahan tersebut dan
apa-apa tindakan yang timbul daripada perubahan tersebut.
8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan
PMK akan melaksanakan perancangan yang telah disediakan, pada setiap
peringkat yang sesuai, bagi mengesahkan bahawa keperluan produk dan
perkhidmatan telah dipenuhi. Produk dan perkhidmatan perlu disemak, disahkan
atau diluluskan untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut telah
memenuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan. Ia tidak boleh diberikan atau
disampaikan kepada pelanggan jika belum disahkan atau diluluskan oleh
anggota atau pegawai yang bertanggungjawab.
Keperluan ini telah dinyatakan dalam dokumen-dokumen yang berkaitan. Bukti
semakan, pengesahan atau kelulusan serta anggota atau pegawai yang
bertanggungjawab turut didokumenkan dalam rekod-rekod yang berkaitan.
49
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
8.7 Kawalan Output yang Tidak Akur
Produk atau perkhidmatan (output) yang tidak memenuhi atau tidak akur kepada
keperluan dikawal untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut tidak
digunakan atau diberi atau disampaikan kepada pelanggan. Kawalan
merangkumi tindakan seperti berikut:
a) Pembetulan (membetulkan ketidakakuran),
b) Pengasingan, memulangkan atau menggantung pemberian produk atau
perkhidmatan,
c) Memaklumkan kepada pelanggan, dan
d) Mendapatkan pengesahan daripada pihak yang berkenaan jika produk atau
perkhidmatan tersebut ingin digunakan dengan bersyarat.
e) Merekodkan tindakan di atas dalam dokumen yang berkaitan.
Pengurusan di PMK juga akan menentukan pembetulan dan tindakan
pembetulan yang diambil adalah bersesuaian dan berkesan. Semua laporan
pembetulan dan tindakan pembetulan yang diambil akan direkodkan dan
disimpan.
Dokumen rujukan :
1. PS-05 Tindakan Pembentulan
2. Laporan Audit Dalaman dan Luaran
3. Laporan Kajian Semula Pengurusan
4. Dokumen Pengurusan Risiko dan Peluang
5. Prosedur Kualiti PPP dan PS
50
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
9.0 PENILAIAN PRESTASI
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Penilaian
9.1.1 Am
Politeknik Melaka menentukan dan memastikan aktiviti dan proses yang perlu
dipantau dan diukur dalam dokumen dan pelan tindakan yang berkaitan.
Tujuan utama aktiviti pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian adalah
untuk menyediakan maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti. Rekod dan maklumat yang berkaitan diselenggara dan
dikekalkan sebagai panduan dan bukti kepada aktiviti ini. Proses Pemantauan
merangkumi langkah seperti berikut:
a) Menjalankan audit dalaman dan luaran.
b) Menjalankan aktiviti-aktiviti pemantauan, penilaian dan analisa data.
c) Penganalisaan ketakakuran dan data kualiti yang berkaitan.
d) Pengukuran dan pemantauan kepuasan pelanggan.
e) Melaksanakan tindakan segera dan pembetulan berdasarkan Prosedur
Tindakan Pembetulan, apabila proses sistem kualiti tidak memenuhi
keperluan kualiti.
Dokumen rujukan :
1. PPP-04-01 Pemantauan Kehadiran Pelajar
2. PPP-08 Penilaian Peralatan Bengkel, Makmal
dan Bilik Kuliah
3. PS-01 Kajian Semula Pengurusan
4. PS-04 Maklumbalas Pelanggan
5. PS-06 Audit Dalaman
51
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
6. Laporan Pemantauan Pensyarah
7. Laporan CORR
8. Laporan PLORR
9.1.2 Kepuasan Pelanggan
Pengurusan di PMK menyediakan kaedah bagi mengukur kepuasan
pelanggan terhadap pemberian produkdan perkhidmatan di PMK. Kaedah
pemantauan dan pengukuran persepsi pelanggan akan dibuat melalui
Kajiselidik, Aduan dan Maklumbalas Pelanggan, Audit Dalam dan Kajian
Semula Pengurusan.
Maklumat/data yang dikutip akan dianalisa. Tindakan pembetulan,
pencegahan dan penambahbaikan berterusan diambil oleh ketua unit yang
berkaitan. Hasil penemuan dimaklumkan kepada pihak pengurusan dan
pelanggan sekiranya boleh.
Dokumen rujukan :
1. PS-01 Kajian Semula Pengurusan
2. PS-04 Maklumbalas Pelanggan
3. PS-05 Tindakan Pembetulan
4. PS-06 Audit Dalaman
5. Dialog Bersama Pelajar
6. Laporan Keberkesanan Proses/ Kepuasan
Pelanggan
9.1.3 Analisa dan Penilaian
PMK akan menganalisis, menilai data dan maklumat yang sesuai hasil
daripada pemantauan dan pengukuran yang bersesuaian. Data-data yang
52
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
diperolehi akan dikumpul dan dianalisis bagi menilai kesesuaian serta
keberkesanan SPK untuk menentukan tindakan penambahbaikan terhadap
SPK boleh dilaksanakan melalui:
a) Persepsi pelanggan
b) Penilaian Proses Pembelajaran dan Pengajaran (P&P)
c) Penemuan audit
d) Cadangan peningkatan SPK dari kakitangan
e) Laporan prestasi pembekal yang meliputi spesifikasi, ketepatan
masa dan tempoh pembayaran
Penganalisaan data akan memberi maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di
bawah:
i. kepuasan pelanggan
ii. prestasi kualiti P&P
iii. kelancaran proses termasuk langkah pembetulan
iv. prestasi pembekal
v. pengurusan risiko dan peluang
Dokumen rujukan :
1. PPP-04 (01-08) Proses P&P
2. PS-04 Maklumbalas Pelanggan
3. PS-05 Tindakan Pembetulan
4. Dokumen Pengurusan Risiko
5. Dialog Bersama Pelajar
6. Laporan Keberkesanan Proses/ Kepuasan
Pelanggan
53
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
9.2 Audit Dalaman
PMK menjalankan audit dalaman secara berkala sekurang-kurangnya setahun
sekali untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti memenuhi perkara-
perkara berikut:-
a) Mematuhi keperluan SPK PMK dan keperluan-keperluan lain yang
ditentukan.
b) Sistem Pengurusan Kualiti dilaksana dan diselenggara dengan berkesan
mengikut kehendak-kehendak MS ISO 9001:2015
c) Mengesan kelemahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti
d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan yang berkesan
e) Penambahbaikan
Pengurusan PMK dan Pegawai Pengurusan Kualiti bertanggungjawab untuk
merancang dan menjadualkan Audit Dalaman sekurang-kurangnya sekali
setahun bagi memastikan SPK menepati perancangan dan dilaksanakan
dengan baik dan berkesan.
a) Program Audit Dalaman dirancang dengan mengambilkira dan
memberi penekanan kepada status dan kepentingan proses dan
bidang yang diaudit di samping rekod-rekod keputusan audit yang
lepas.
b) Perlaksanaan program audit adalah mengikut kriteria, skop, kekerapan
dan kaedah yang ditetapkan oleh PMK.
c) Audit dalaman dijalankan oleh anggota yang terlatih dan bebas dari
aktiviti yang diaudit.
d) Pihak yang bertanggungjawab bagi bidang atau proses yang diaudit
memastikan semua tindakan pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan diambil dengan segera.
54
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
e) Laporan Audit Dalaman dan Analisis Audit yang disediakan dilaporkan
kepada Pengurusan PMK..
f) Audit Susulan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan ke
atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan.
Sekiranya hasil yang dirancangkan tidak dicapai, kajian harus di
jalankan untuk mengenalpasti punca masalah (root cause). Rangkakan
tindakan pembetulan dan perancangan pengurusan risiko jika perlu.
Dokumen rujukan :
1. PS-06 Audit Dalaman
2. Fail Audit Dalaman
9.3 Kajian Semula Pengurusan (KSP)
9.3.1 Am
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) di PMK dikaji dan disemak semula
sekurang-kurangnya 6 bulan sekali (biasanya ia akan dilaksanakan selepas
peperiksaan akhir setiap semester). Ini ialah untuk memastikan SPK terus
sesuai, mencukupi dan berkesan. Kajian semula ini akan meliputi penilaian ke
atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan perubahan SPK
termasuk dasar dan objektif kualiti. Penyemakan semula akan dibuat dalam
Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan yang dipengerusikan oleh Pengarah,
PMK. Ahli mesyuarat terdiri daripada Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Kajian
Semula. Anggota lain boleh dijemput untuk turut hadir mesyuarat tersebut
sekiranya perlu.
55
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan
Kajian pengurusan akan dirancang dan dijalankan dengan mengambil kira:
a) Status tindakan dari kajian pengurusan yang terdahulu;
b) Perubahan dalam isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan SPK;
c) Maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti,
termasuk:
i. Kepuasan pelanggan dan maklum balas daripada pihak
berkepentingan yang berkaitan;
ii. Sejauh mana objektif kualiti telah dicapai;
iii. Prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan;
iv. Ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan;
v. Pemantauan dan pengukuran keputusan;
vi. Keputusan audit;
vii. Prestasi pencapaian pembekal luar;
d) Kecukupan sumber;
e) Keberkesanan tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan
mengenalpasti peluang yang mungkin;
f) Peluang untuk penambahbaikan.
9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan
Output kajian pengurusan hendaklah termasuk keputusan dan tindakan
yangberkaitan dengan:
a) Peluang untuk penambahbaikan;
b) Apa-apa keperluan untuk perubahan kepada sistem pengurusan
kualiti;
c) Keperluan sumber.
56
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
PMK akan menyimpan maklumat yang didokumenkan sebagai buktikeputusan
semakan pengurusan.
Dokumen rujukan :
1. PS-01 Kajian Semula Pengurusan
2. Fail Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
57
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
10.0 PENAMBAHBAIKAN
10.1 Am
PMK akan menentukan dan memilih peluang-peluang untuk penambahbaikan
dan melaksanakan apa-apa tindakan yang perlu bagi memenuhi keperluan
dan meningkatkan kepuasan pelanggan. la hendaklah meliputi:
a) Memperbaiki produk dan perkhidmatan bagi memenuhi keperluandan juga
untuk menentukan keperluan dan jangkaan masa depan;
b) Membetulkan, mencegah atau mengurangkan kesan yang tidak diingini;
c) Meningkatkan prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti.
10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan
Jika berlaku ketakakuran termasuklah sebarang aduan yang timbul, PMK
akan :
a. mengambil tindakan segera untuk membetulkan ketakakuran
tersebut;
b. melaksanakan tindakan pembetulan dengan mendapatkan
punca-punca ketakakuran dan menyediakan cara-cara
mengatasinya;
c. melaporkan keberkesanan terhadap tindakan yang telah
diambil.
d. mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang
dilaksanakan
58
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
PMK mewujudkan prosedur yang meliputi pengenalpastian ketidakpatuhan
dan puncanya, penubuhan pasukan kerja, pengumpulan maklumat
ketidakpatuhan dan membuat cadangan tindakan pembetulan :
a) Tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan maklumat yang
dikenalpasti melalui aduan pelanggan, audit dalaman dan KSP ;
b) Tindakan pembetulan yang perlu diambil tindakan segera diputuskan
oleh pihak pengurusan;
c) Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber
kewangan,keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur
atau SPK sedia ada, diputuskan oleh pengurusan ;
d) Keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan, dinilai
dan dikaji semula oleh pihak pengurusan dan dilaporkan dalam KSP ;
e) Rekod tindakan pembetulan disimpan dan disenggara .
Dokumen rujukan :
1. PS-05 Tindakan Pembetulan
10.3 Penambahbaikan Berterusan
PMK membuat penambahbaikan berterusan ke atas SPK melalui
penganalisisan data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar
dengan polisi dan objektif kualiti. PMK mengumpul data melalui KSP,
cadangan daripada pelanggan, tindakan pembetulan dan pencegahan serta
penilaian semula proses.
Penambahbaikan terhadap proses memerlukan perancangan dan aplikasi
yang mengambil masa yang panjang. Penambahbaikan ini boleh memberi
impak yang positif ke atas SPK.
31
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
Pengajaran & Pembelajaran
Latihan Industri
Peperiksaan
Dis
iplin
, B
imb
inga
n
dan
Ka
un
selin
g
Pentadbiran
Kewangan
Perolehan
Infrastruktur
Penyenggaraan
Pengurusan Sumber Manusia
PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
-Kawalan Dokumen -Audit Dalaman -KSP -Rekod Kualiti -ULPL -Aduan Pelanggan -Pembetulan, & Penambahbaikan
Pengukuran, Analisis dan
Penambahbaikan
-Perpustakaan -Multimedia & Sumber -Teknologi Maklumat
PELAJAR
PIHAK BERKEPENTINGAN KURIKULUM
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
GRADUAN BERKUALITI
RAJAH 4 : CARTA ALIR HUBUNGKAIT ANTARA PROSES SPK
32
UNIT JAMINAN KUALITI, PMK
MS ISO 9001:2015
MANUAL KUALITI
Keluaran
01
Tarikh 08-09-2017
RAJAH 6 : CARTA ORGANISASI POLITEKNIK MELAKA
CHARIM BIN IBRAHIM @ BERAHIM D.P,T
PPPT DH54