ANBUDSINBJUDAN 1 (22)

Dnr 2017/212-2

Förfrågningsunderlag_

Upphandling av Digital arbetsplats som tjänst,

inklusive viss support

Ni inbjuds att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar.

Datum 2017-09-29 Sista anbudsdag 2017-11-02

Diarienummer 2017/212-2 Anbudets giltighet 2017-11-30

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 2

Dnr 2017/212-2

Innehåll

1 Upphandlingsföreskrifter 41.1 Inbjudan 41.2 Om Statskontoret 41.3 Bakgrund 41.4 Statskontorets pågående digitala resa 51.5 Upphandlingens syfte 61.6 Förfrågningsunderlag 71.7 Om upphandlingen 71.7.1 Upphandlingsform 71.7.2 Upphandlande myndighet 71.7.3 Kontaktpersoner 71.7.4 Frågor under anbudstiden 71.8 Offentlighet och sekretess 71.9 Förändringar i upphandlingen 81.9.1 Lagändringar 81.9.2 Avbrytande av upphandling 81.10 Formella krav på anbudet 8

2 Formella krav på anbudsgivaren 92.1 Beskrivning av företaget 92.2 Uppgifter som ska lämnas på begäran 102.2.1 Registreringsskyldigheter och betalning av skatter och avgifter m.m. 102.2.2 Ekonomisk ställning 102.2.3 Försäkring och skadestånd 11

3 Preciserad beskrivning av tjänsten 113.1 Digital arbetsplats 113.1.1 Nuläge 113.1.2 Nytt läge 12

4 Ska-krav 164.1 Erfarenhet av liknande uppdrag 164.2 Erfarenhet och kunskap hos erbjudna medarbetare 174.3 Krav på underentreprenör 174.4 Krav på leveranstid 174.5 Krav på plan för uppstart 17

5 Utvärdering av anbud 185.1 Pris 185.2 Kvalitet 185.2.1 Full funktionalitet 195.2.2 Strategisk och utvecklingsinriktad partner 195.2.3 Hög och kontinuerlig kvalitet 20

6 Pris 20

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 3

Dnr 2017/212-2

7 Tidplan och tilldelningsbeslut 21

8 Undertecknande av anbud 21

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 4

Dnr 2017/212-2

1 Upphandlingsföreskrifter

1.1 Inbjudan Statskontoret inbjuder härmed till att lämna anbud på tjänsten ”Digital arbetsplats som tjänst, inklusive viss support”.

Tjänsten beräknas omsluta cirka 850 000 kronor per år. Avtalet ska gälla för tre år och kunna förlängas med tre ytterligare år.

1.2 Om StatskontoretStatskontoret är en statlig myndighet som analyserar, följer upp och utvärderar offentlig förvaltning på uppdrag av regeringen. Rapporterna används för effektivisering och utveckling av statlig verksamhet. Myndigheten har ca 80 anställda och är belägen på Torsgatan i Stockholm.

Mer information om Statskontorets verksamhet och organisation finns på Statskontorets hemsida www.statskontoret.se.

1.3 Bakgrund I dag har Statskontoret en heltidsanställd it-ansvarig, som bland annat ansvarar för support till användarna, och en konsult som stödjer verksamheten med ungefär 15-20 timmar i veckan. Konsultavtalet upphör den 31 oktober 2017. Konsultavtalet är inte ett tjänsteavtal, det vill säga ett avtal om att vissa tjänster ska levereras, utan är enbart ett avtal om resursförstärkning.

I samma lokaler som Statskontoret sitter ytterligare fyra mindre myndigheter. De fyra myndigheterna har vardera 15–20 anställda. Myndigheterna har viss administrativ samordning där Statskontoret står som värd. De tjänster som Statskontoret erbjuder är bland annat facility management/internservice och IT-stöd.

Två av kundmyndigheterna använder Statskontorets it-tjänster och support. Användningen regleras genom ett serviceavtal och innebär att kundmyndigheterna köper en viss tjänst, exempel nätverk och serverutrymme. Därutöver rekommenderar Statskontoret vilka it-köp som kundmyndigheterna ska göra för att fungera i den befintliga miljön. Det senare gäller exempelvis pc-klienterna, mobiltelefoner och Microsoftlicenser.

Kundmyndigheterna är anslutna till samma AD (Microsoft Active Directory) som Statskontoret. Kundmyndigheterna har dock egna leverantörer inom vissa områden, exempelvis vad gäller handläggningssystem och webbplats.

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 5

Dnr 2017/212-2

En av de två kundmyndigheterna på it-området kommer under 2018 att bryta sig ur samarbetet, eftersom regeringen har beslutat att myndigheten ska omlokaliseras till Göteborg. Det är Statskontorets ambition att alla hyresgäster i lokalerna ska ingå i it-miljön, företrädesvis på samma villkor exempelvis vad gäller klienter och support. Det skulle i så fall innebära att it-miljön skulle omfatta cirka 140 personer.

1.4 Statskontorets pågående digitala resaUnder 2016 genomförde Statskontoret med stöd av HiQ en verksamhetsanalys av den dåvarande it-verksamheten. Statskontoret har, precis som kundmyndigheterna, i huvudsak arbetat i standardvarorna i Office-paketet, vilket hade gjort att någon framåtriktad verksamhet egentligen inte bedrevs. IT-verksamheten styrdes inte heller från ledningen, vilket gjorde att it-funktionen som då bestod av två egna anställda och en konsult tvingades ta detta ansvar. Fokus hade i stort sett varit på den egna driften och hårdvara, det vill säga serverdrift i egen regi med återkommande trappstegsinvesteringar i servrar och klienter. I verksamhetsanalysen konstaterades att missnöjet med it-verksamheten var utbrett bland användarna.

Omedelbart efter verksamhetsanalysen beslutade Statskontorets ledning att utkontraktera driften av de egna servrarna i avvaktan på en långsiktig inriktning för it-verksamheten. I början av 2017 lånades en it-strateg från Skatteverket in för att leda ett utvecklingsarbete på området.

Statskontorets ledning har därefter beslutat om en inriktning om att förbättra den digitala mognaden i organisationen och förbättra it-styrningen. Inriktningen ska vara att Statskontoret ska uppfattas som trovärdig och relevant i relationen till övrig statsförvaltning, en attraktiv arbetsgivare för sina medarbetare och nå den digitala mognad som kännetecknar ledande organisationer. Med denna inriktning har ledningen konstaterat att det krävs ett utvecklingsarbete, inte minst för att öka värdet av de tjänster som Statskontoret levererar till regeringen, det vill säga bland annat våra utredningar om den svenska statsförvaltningen. Vi har därför beslutat om en intern utvecklingsprocess, med fokus på att förbättra de tjänster som stödverksamheten, vari it ingår, levererar till kärnverksamheten. Arbetssättet bygger på att kunna göra ständiga förbättringar med små steg åt gången. Utvecklingsprocessen har börjat tillämpas i juni 2017.

Under våren 2017 genomförde Statskontoret en rad aktiviteter för att studera vad andra, både stora och små myndigheter gör på it-området. Av det kunde vi dra flera viktiga slutsatser. En slutsats var att Statskontoret har en särskilt gynnsam position genom att inte ha något gränssnitt mot medborgarna. Inte heller har vi i någon stor utsträckning information som omfattas av sekretess. En annan slutsats var att det finns konsensus om att sådant som inte skapar värde i slutledet inte bör organiseras internt. Ett tredje viktigt konstaterande var att framtiden finns i molnet.

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 6

Dnr 2017/212-2

En annan viktig del i vårt utvecklingsarbete har varit att pröva förutsättningarna för att nå en förbättrad digital mognad har varit att arbeta med pilotgrupper. Inom ramen för fem pilotgrupper har samarbets- och kommunikationsplattformen Office 365 testats. Inom ramen för detta arbete har bland annat officepaketet, samarbetsytor med samtidig redigering (Word i Sharepoint), kommunikationsalternativ (Teams, Outlook och Skype), agil arbetsplanering (Planner), samt digitala möten (Skype) provats. Dessa tester, som i huvudsak har vilat på ett utforskande förhållningssätt, har fallit mycket väl ut. Detta har gjort att vi i september kommer att flytta över den tidigare helt separata pilotmiljön till vår produktionsmiljö. Testet kommer därefter att fortgå, i syfte att alla Statskontorets medarbetare ska kunna börja arbeta i Office 365 under början av 2018.

Vi har konstaterat att vår (nya!) ambition att kontinuerligt utveckla stödet till medarbetarna sammanfaller med möjligheterna att använda standardprodukterna i Office 365. Sett till de behov som vi har och att myndigheten är så liten har vi inte någon avsikt att bedriva något eget utvecklings- eller förvaltningsarbete. Vi har dock just nu anlitat en konsult för att paketera en lösning i Sharepoint för att förbättra vårt bemanningsplaneringsarbete.

I september 2017 har Statskontoret och kundmyndigheterna flyttat till nya lokaler i centrala Stockholm. I samband med detta avvecklades ansvaret för eget nät.

Sammanfattningsvis så beskriver vi vår tänka it-miljö på följande sätt: Vår produktionsmiljö ska vara Office 365 med molnlagring. Vi

kommer dock att hantera AD:t på myndigheten respektive köra backup och ha viss lagring (bland annat känsliga uppgifter) som utlokaliserad tjänst i Sverige.

Vi har vissa applikationer med webbgränssnitt, bland annat diarium, enkätverktyg och telefonväxel, som vi köper som tjänst. Några användare har även lokalt installerade, verksamhetsanpassade programvaror, exempelvis Adobe Acrobat, SAS, SPSS eller handläggarverktyg.

Nät, internetanslutning och brandvägg ägs av en extern leverantör. Multifunktionsskrivare finns i nätverket och köps av Statskontoret

som tjänst av vår leverantör av Facility Management. Vi vill köpa den digitala arbetsplatsen, inklusive support, som

tjänst. (Denna upphandling) Tjänsteutveckling inom verksamheten ska drivas på myndigheten

och utgå från en kontinuerlig behovsinventering.

1.5 Upphandlingens syfte

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 7

Dnr 2017/212-2

Att teckna ett avtal gällande myndighetens totala datorleveranser. Leverantören tar ett totalansvar och samlar alla kostnader på en faktura om inte annat överenskommits.

1.6 FörfrågningsunderlagFörfrågningsunderlaget består av

Denna skrift – Förfrågningsunderlag

1.7 Om upphandlingen

1.7.1 UpphandlingsformUpphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Detta är ett upphandlingsförfarande där intresserade leverantörer har rätt att delta.

1.7.2 Upphandlande myndighetStatskontoret, Box 396, 101 27 Stockholm, organisationsnummer 202100–0852.

1.7.3 KontaktpersonerStatskontorets kontaktperson under anbudstiden är: Johan SørenssonE-post: upphandling@statskontoret.se

Anbudsgivaren ska utse en kontaktperson under anbudstiden. Vänligen ange denne samt dennes kontaktuppgifter i avsnitt 2.1.

1.7.4 Frågor under anbudstidenEventuella frågor ställs skriftligen till upphandling@statskontoret.se, senast den 23 oktober 2017.

Frågor och svar som kan ha betydelse för alla anbudsgivare, och som inte är av allmän karaktär, kommer Statskontoret att publicera på upphandlingssidan på www.tendsign.com och på sin webbplats www.statskontoret.se/upphandling. Även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget kommer att publiceras på webbplatsen. Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade.

Sista tillfälle för Statskontoret att publicera svar, ändringar eller tillägg är den 26 oktober 2017.

1.8 Offentlighet och sekretessStatskontoret omfattas av de regler som brukar kallas/benämnas offentlig-hetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för personer som önskar ta del av dem.

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 8

Dnr 2017/212-2

Anbud och information som lämnas i samband med upphandlingen omfattas av absolut sekretess enligt 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen gäller normalt till dess att beslut om leverantör har fattats. Därefter blir anbud och information som huvudregel offentliga. Även efter tilldelningsbeslutet kan vissa uppgifter sekretessbeläggas om det finns särskild anledning att anta att den som lämnat uppgiften lider skada om den röjs (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen). Anbudsgivare som anser att uppgifter i det egna anbudet bör sekretessbeläggas bör i samband med att anbudet lämnas, informera om vilka uppgifter som avses.

Anbudsgivaren ska då även informera om skälen till att uppgifterna bör beläggas med sekretess samt vilken skada anbudsgivaren kan drabbas av om uppgifterna röjs. Några garantier om att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan dock inte lämnas.

1.9 Förändringar i upphandlingen1.9.1 LagändringarFör den händelse lagar, förordningar, föreskrifter eller motsvarande förändras/ändras under den tid som upphandlingen pågår, förbehåller sig Statskontoret rätten att förändra kraven i enlighet med dessa.

1.9.2 Avbrytande av upphandlingStatskontoret förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling om organisatoriska förändringar sker eller det fattas beslut som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Statskontoret förbehåller sig tillika rätten att avbryta denna upphandling om lämnade anbud väsentligen överskrider för ändamålet budgeterade ramar.

1.10 Formella krav på anbudet Anbudet ska vara skrivet på svenska och lämnas i ett (1) exemplar.

De fält som finns i detta förfrågningsunderlag ska fyllas i. Vid sidan av dessa är det att rekommendera att frågor besvaras i en separat bilaga där det tydligt anges vilken fråga som anbudsgivaren avser att besvara. Otydligheter kommer att försvåra utvärderingen och sannolikt försämra förutsättningarna för Statskontoret att bedöma anbudet på ett korrekt sätt, vilket i slutändan kommer att drabba anbudsgivaren.

Anbud via fax eller e-post accepteras inte. Inlämnat anbud ska undertecknas av behörig/a företrädare för

anbudsgivaren. Genom undertecknandet intygas att samtliga ska-krav är uppfyllda och att uppgifterna i anbudet är korrekta.

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 9

Dnr 2017/212-2

Anbudet ska vara Statskontoret tillhanda senast 2017-11-02 kl. 15.00. Anbudsgivaren svarar för att anbudet är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent kommer inte att beaktas.

Anbudet ska inte hänvisa till ytterligare information på annan plats, till exempel webbplats på internet, eller broschyrer eller rapporter som inte har efterfrågats i denna upphandling. Ingen hänsyn kommer att tas till sådan ytterligare information vid utvärderingen.

Anbudsgivaren ska bekräfta att anbudet är bindande till och med 2017-11-30. Detta sker genom att underteckna anbudet.

Försändelsen bör inte ha någon företagsbeteckning men ska vara märkt med ”Anbud – Digital arbetsplats som tjänst, inklusive viss support – Dnr 2017/212-2”.

Statskontoret har postadress:StatskontoretBox 396101 27 Stockholm

Statskontorets besöksadress:Torsgatan 11Stockholm

Statskontorets e-postadress:registrator@statskontoret.se

Receptionens öppettider:08.00-16.40lunchstängt 12.00-12.30

2 Formella krav på anbudsgivaren

2.1 Beskrivning av företagetAnbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning av företagets verksamhet, affärsidé och antalet anställda. Det bör framgå hur det säkerställs att anbudsgivaren har resurser, kompetens och erfarenhet att utföra tjänsten.

Anbudet ska innehålla en förteckning över de underleverantörer som kan komma att anlitas för att genomföra ett uppdrag åt Statskontoret. Precisera omfattningen och karaktären av underleverantörens eventuella arbete. Den kortfattade beskrivningen får lämnas i separat bilaga till anbudet eller i utrymmet nedan.

Anbudsgivarens namn:      

Anbudsgivarens adress:      

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 10

Dnr 2017/212-2

Anbudsgivarens organisationsnummer:      

Anbudsgivarens kontaktperson och kontaktuppgifter:      

Beskrivning:      

2.2 Uppgifter som ska lämnas på begäran

2.2.1 Registreringsskyldigheter och betalning av skatter och avgifter m.m.

Innan Statskontoret kommer att teckna avtal med en anbudsgivare kommer myndigheten att inhämta uppgifter från Skatteverket för att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller sina skyldigheter avseende skatter och avgifter. Uppgifterna kommer att inhämtas genom Skatteverkets blankett ”Begäran/svar Offentliga uppgifter” SKV 4820.

För att bli kvalificerad i upphandlingen ska Skatteverkets blankett visa att anbudsgivaren

är registrerad för mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger,

fri från skulder avseende svenska skatter och avgifter.

Anbudsgivaren ska på begäran inlämna företagets registreringsbevis, utfärdat av behörig myndighet och inte äldre än ett år.

Observera att det för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Sådana anbudsgivare ska även kunna bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande:

intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där leverantören är etablerad,

intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalt föreskrivna sociala avgifter,

intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalt föreskrivna skatter och avgifter.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

2.2.2 Ekonomisk ställningAnbudsgivarens riskkvalificering enligt affärs- och kreditupplysnings-företaget UC AB eller annat likvärdigt företag ska vara minst 3, eller motsvarande, enligt värden redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret.

Som bevis för att ovan ställda krav uppfyllts ska anbudsgivaren på begäran inkomma med:

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 11

Dnr 2017/212-2

Kopia av utdrag från kreditvärderingsföretag som visar anbudsgivarens riskklass. Uppgifterna får inte vara äldre än tre månader.

Årsredovisning för senaste räkenskapsåret, eller dokument som visar att ledande befattningshavare har motsvarande erfarenhet om företaget är nystartat.

Krav accepteras och uppfylls: Ja Nej

I de fall lägre riskkvalificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring ska ges i utrymmet nedan.

Ev. kommentar/förklaring:      

2.2.3 Försäkring och skadeståndAnbudsgivaren ska förbinda sig att teckna och under avtalsperioden vidmakthålla erforderligt försäkringsskydd för sitt åtagande motsvarande ett försäkringsbelopp på minst 10 000 000 SEK vid person- och sakskada per skadetillfälle (Ansvarsförsäkring). Bevis för att försäkringen har tecknats ska uppvisas på begäran. Ansvaret vid skada är begränsat till det högsta försäkringsbeloppet.

Anbudsgivaren ska ansvara för skador som åsamkats egendom i lokalerna till följd av uppsåt eller oaktsamhet i samband med uppdragets utförande. Anbudsgivaren ska ansvara också för eventuell skadeståndsskyldighet mot tredje man i samband med uppdragets genomförande.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

3 Preciserad beskrivning av tjänsten

3.1 Digital arbetsplats

3.1.1 Nuläge

Bärbar datorStatskontoret och dess kundmyndigheter äger i dag all utrustning hos användarna. Användarna vid Statskontoret har varsin bärbar dator (Lenovo ThinkPad T440s, Intel i5, 4 GB, 256 GB SSD, utan touchscreen) med dockningsstation, mus och tangentbord samt extern bildskärm. Undantagsvis har användarna också utrustats med en stationär dator. Statskontorets bärbara datorer blir tre år i januari 2018, det vill säga de ska då bytas ut enligt myndighetens praxis.

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 12

Dnr 2017/212-2

Inloggning till de bärbara datorerna sker i dag med kort och kod (certifikat för maskinautentisering). Fjärranslutning sker via Microsoft Direct Access. Datorerna har inte någon egen uppkoppling utanför kontorsmiljön, utan anslutning sker via internetdelning från tjänstemobiltelefonerna.

Datorerna är skyddade mot virus och har enhetskryptering aktiverad.

Kundmyndigheterna har Microsoft Surface Pro 4-datorer, som myndigheterna har köpt under 2017. Samma slags dator har Statskontorets pilotprojekt prövat.

Samtliga myndigheter har nya bildskärmar och tangentbord.

MobiltelefonMyndigheternas medarbetare har ingen stationär telefon, utan mobiltelefonen används för alla samtal.

Mobiltelefonen är en del av den digitala arbetsplatsen. I dag har Statskontoret, men inte kundmyndigheterna, ett behov av nya telefoner. De nuvarande telefonerna, i huvudsak Nokia Lumia 830 Windows Phone, är från 2015.

På teknikområdet så är det vad gäller mobiltelefonen som användarna har mest negativa synpunkter. Det finns sakliga motiv till detta, bland annat att batteritiden inte är tillfredsställande och att det inte finns appar som stödjer de behov som finns i jobbet. Det finns också känslomässiga motiv, att medarbetarna helt enkelt inte tycker om Windows Phone. Ett resultat av synpunkterna är att många medarbetare har egna mobiltelefoner och använder dem i tjänsten.

Statskontoret har, tillsammans med kundmyndigheterna, tecknat ett mobiltelefonabonnemang inom ramen för det statliga ramavtalet Kommunikation som tjänst Avtal gäller även växel via webbgränssnitt. Avtalet gäller till och med 2018-12-31 med Tele2.

SupportStatskontorets it-tekniker får cirka 20 supportärenden per vecka, varav drygt hälften per mejl och övriga ”i korridoren”. Dessa ärenden rör allt från ändringar i AD:t till frågor av ”användarkaraktär”. Proportionellt sett till antalet anställda i de aktuella myndigheterna är det relativt många ärenden som rör uppläggning av nya respektive avslut av användare.

3.1.2 Nytt lägeDen digitala arbetsplatsen ska stödja det samarbetsinriktade och kreativa arbete som medarbetarna vid Statskontoret och kundmyndigheterna ansvarar för. Med få undantag har medarbetarna inte något rutinbaserat arbete, utan de förväntas ständigt improvisera, analysera och samverka för att bidra till

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 13

Dnr 2017/212-2

myndigheternas värdeskapande arbete. För att arbetet ska kunna bli så effektivt som möjligt krävs möjlighet att fånga in både gammal och ny kunskap, och kunskap som finns både internt och externt. Arbetet ska kunna utföras var och när som helst.

Både Statskontoret och kundmyndigheterna är delar av den svenska statsförvaltningen och lyder under såväl offentlighetsprincipen som olika sekretessbestämmelser. Det material som finns i datorerna är normalt inte sådant som rör rikets säkerhet, men kan omfattas av sekretess till skydd för enskilda medborgares intressen. Det ställs således strikta säkerhetskrav på den it-utrustning som ska användas i verksamheten. Det gäller exempelvis virus och penetration, men även hur användarna får bruka it-utrustningen, bland annat vad gäller möjligheterna att spara material på externa databärare. Anbudsgivare behöver ta hänsyn till detta när tekniska lösningar övervägs.

Enligt Statskontorets önskemål består den digitala arbetsplatsen av två enheter: en bärbar dator och en smart mobil, samt viss support för dessa.

Bärbar datorLeverantören behöver enbart erbjuda en klienthårdvara. Medarbetarna ska bara ha en dator, det vill säga det krävs att den är flexibel, kraftfull, lätt och har bra batterikapacitet. Datorn ska vara tillverkad för professionell användning. Den ska vara en aktuell modell och minst motsvara dessa relevanta egenskaper som finns i Microsoft Surface Pro 4:

RAM (GB) 8Typ av hårddisk SSDLagringskapacitet (GB) 128Processor Intel Core i5 2,4 GHzRAM-hastighet (GHz) 1,6Pekskärm JaInbyggd webkamera JaBluetooth Bluetooth 4.0WiFi-standard 802.11 a/b/g/n/acBatterikapacitet (timmar) 9

Datorn får väga högst 1,3 kg inklusive bärbart tangentbord. Den ska också vara utrustad med touchpenna.

I övrigt ska ingå: Dockningsstation med laddsladd Laddsladd Optisk mus Fodral

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 14

Dnr 2017/212-2

Statskontoret utrustar användarna med bildskärm, bildskärmskabel och tangentbord.

Datorn ska i sitt grundutförande vara utrustad med: Det senaste operativsystemet, det vill säga Windows 10- eller iOS 11 Adobe Acobat Reader DC Java Microsoft Office 365 Microsoft Office 2016 Virusskydd VPN-möjlighet, till exempel Direct Access (som används i dag) Internet Explorer, som för närvarande är den webbläsare som krävs

för externa kopplingar till Statens servicecenters uppsättning av Palasso och Agresso, det vill säga personal- och ekonomiadministrationssystem

Övriga individuella installationer (verksamhetstillval) enligt senare tilläggsbeställning.

Om leverantören bedömer att inloggning med kort och kod är en lämplig lösning så har Statskontorets inpasseringskort multifunktion, det vill säga de kan laddas med certifikat även för datorinloggning.

Datorn ska uppfylla kraven på energieffektivitet och energisparfunktioner enligt Energy Star datorer version 6.1 kapitel 3 eller likvärdigt. Datorn ska även uppfylla krav på högsta ljudeffektnivå (A-viktad) (LWAd), det vill säga 4,0 bel i drift och 3,5 bel i inaktivt läge.

Smart mobilLeverantören ska erbjuda en smart mobiltelefon till alla användare. Mobiltelefonen ska kunna användas som en förlängning av den digitala arbetsplatsen, det vill säga fungera så sömlöst som det är möjligt mot exempelvis Office 365. I telefonen ska det finnas automatisk synkronisering mot Outlook-kalender och jobbmejl.

Mobiltelefonen ska fungera för professionell användning, till exempel med avseende på batteritid och möjlighet att anpassa funktionalitet (ladda hem appar). Den ska vara en aktuell modell och minst motsvara dessa relevanta egenskaper:

Minst 4,7 tums HD-skärm Minst 32 GB lagringsutrymme Stöd för uppdateringar av operativsystem Tålig för vatten, stänk och damm Högst 170 grams vikt

Till mobiltelefonen ska ingå: Laddsladd

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 15

Dnr 2017/212-2

Hörlurar med inbyggd mikrofon Skärmskydd i härdat glas

Myndigheterna är i nuläget låsta av sitt avtal med Tele2. Detta avtal upphör den 31 december 2018.

SupportSupport ska erbjudas på både den utrustning som leverantören erbjuder och de datorer som kundmyndigheterna redan äger. Det innebär att i det fall att leverantören väljer en annan systemkonfiguration än vad som redan finns i it-miljön har leverantören rätt att på befintliga datorer radera samtliga inställningar och sätta upp dem på nytt. Detsamma gäller om motsvarande behov finns vad gäller mobiltelefoner.

Leverantören ska ansvara för att för det första sätta upp datorer (undantaget att lägga upp användare i AD) och hålla dem uppdaterade. För det andra ska leverantören erbjuda support på svenska till användarna, som ett komplement (overflow och vid semester) till den support som Statskontorets it-ansvarige erbjuder på plats. Fjärrdrift och annan support där supportteknikern får tillgång till information i användarens klienter ska ske från Sverige.

I den första delen, det tekniska stödet, ska leverantören erbjuda: systemkonfiguration, installation och uppdatering av programvara, administration och koordinering av programvara och licenser, hantering av verksamhetstillval av programvara, drift och support av lösningar för att integrera klienter med

angränsande it-miljö, till exempel katalogtjänster, autentisering, domänhantering, filtjänster och utskriftstjänster

underhåll och reparationer av utrustning med support på plats möjlighet till lån av dator och mobiltelefon i samband med mer

omfattande reparationer, det vill säga inte enbart vid support/tekniskt stopp (jfr. sista stycket i detta avsnitt),

driftsystem, till exempel Service Desk/Helpdesk, fjärrdrift och övervakning.

Leverantören ska kunna leverera driftklar dator och smart mobil inom 48 timmar från beställning.

I supporttjänsten ingår också att säkerställa att alla enheter som kan raderas töms på ett säkert sätt, inklusive raderingscertifikat, innan de återförsäljs. Informationsbärande enheter som inte kan raderas ska förstöras och får inte försäljas vidare. Radering och förstöring ska av säkerhetsskäl ske i Sverige innan enheterna eventuellt exporteras.

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 16

Dnr 2017/212-2

I den andra delen ingår det så kallade användarstödet, som innebär att leverantören ska erbjuda:

applikationssupport via telefon och e-post i användningen av standardiserade programvaror (Microsoft Office/Office 365),

telefon- och e-postsupport på den digitala arbetsplatsen till användarna, vardagar 07.00-18.00.

Användarna klarar sig normalt bättre utan mobiltelefonen än utan den bärbara datorn. Det är således mer prioriterat att säkerställa att användaren har en fungerande dator än mobiltelefon. I normalläget, det vill säga när en medarbetare befinner sig på arbetsplatsen i Stockholm, ska leverantören kunna säkerställa att det tekniska stoppet under normal arbetstid (07.00-18.00) inte blir längre än 4 timmar avseende den bärbara datorn och inte längre än 24 timmar när det gäller den smarta mobilen. Tiden räknas från den tid då felanmälan gjordes till leverantören.

4 Ska-krav

4.1 Erfarenhet av liknande uppdragAnbudsgivaren ska ha erfarenhet av att framgångsrikt utfört liknande tjänst. Anbudsgivaren ska lämna en kort presentation av företaget. I beskrivningen bör ingå:

Affärsidé och verksamhet Organisation och ledning Geografisk etablering Översiktlig bild av befintlig kompetens och kompetensstruktur Samarbetspartners och nätverk

Anbudsgivaren ska ange och beskriva två (2) lyckade uppdrag som har utförts/utförs under de senaste tre åren, räknat från sista anbudsdag. Anbudsgivaren ska också ange kontaktuppgifter, inklusive e-postadress, till referenspersoner för dessa uppdrag. Statskontoret har rätt att ta kontakt med referenspersonerna.

För att ska-kravet på att uppdragen ska ha varit lyckade krävs att referenspersonerna bedömer att resultatet av anbudsgivarens genomförande av uppdraget ska ha varit tillfredsställande avseende:

För verksamheten lämpliga produkter (digital arbetsplats) Service och samarbete Kostnad Kvalitetsuppföljning Fel- och avvikelsehantering Förändrings- och utvecklingsförmåga

Hela eller delar av uppdraget som anbudsgivaren hänvisar till får ha genomförts med stöd av en underentreprenör.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 17

Dnr 2017/212-2

Referensuppdrag 1:      

Referensuppdrag 2:      

4.2 Erfarenhet och kunskap hos erbjudna medarbetare

Anbudsgivaren ska tillhandahålla medarbetare i tillräcklig utsträckning och med tillräcklig kompetens för den tjänst som Statskontoret efterfrågar.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Anbudsgivaren ska redovisa att den uppfyller kravet på tillräcklig kapacitet och kompetens.

Redovisning:      

4.3 Krav på underentreprenörAnbudsgivaren får anlita en eller flera underentreprenörer för del av den efterfrågade tjänsten. Anbudsgivaren svarar för underentreprenör såsom för eget utfört arbete, i enlighet med avtal. Med underentreprenör avses inte sådan som förser anbudsgivaren med förbrukningsmateriel, exempelvis batterier.

Anbudsgivaren ska lämna en redovisning för arbete som ska utföras av eventuella underentreprenörer och vilka dessa är (namn, adress och organisationsnummer). Anbudsgivaren ska styrka underentreprenörens kompetens och kapacitet genom ett åtagande från företaget i fråga.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Redovisning:      

4.4 Krav på leveranstidAnbudsgivaren ska kunna erbjuda leverans så snabbt som möjligt efter att upphandlingen har vunnit laga kraft. Fullständig leverans, det vill säga att de bärbara datorerna och smarta mobilerna är driftklara och överlämnade till användarna, samt supportfunktionen är inrättad, ska ha skett senast den 1 februari 2018.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

4.5 Krav på plan för uppstartDen anbudsgivare som tilldelas kontraktet ska senast den 10 december 2017 redovisa en plan för uppstart av tjänsten.

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 18

Dnr 2017/212-2

Planen för uppstart ska minst innehålla: Aktivitets- och tidplan Riskanalys Kommunikationsplan

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

5 Utvärdering av anbudAlla ska-krav i förfrågningsunderlaget som avser anbudsgivaren måste vara uppfyllda för att anbudet ska vara kvalificerat.

Anbuden kommer att utvärderas enligt utvärderingsprincipen ”ekonomiskt mest fördelaktiga”. Statskontoret betygsätter varje anbudsgivare utifrån två kriterier – pris och kvalitet.

Viktningen är följande:

Kriterium ViktningPris 66 procentKvalitet 33 procent

Kriterierna bedöms var för sig. Den anbudsgivare som erbjuder lägst pris ges betyget 30. Övriga anbudsgivarna får betyg i relation till lägsta priset. På motsvarande sätt ges 30 poäng till den anbudsgivare som vi bedömer erbjuder bäst kvalitet och övriga anbudsgivares får betyg i relation till den högsta poängsumman. Betygen viktas slutligen enligt procentsatserna ovan och adderas med varandra. Summan blir totalbetyget.

Så här ser beräkningen ut för de två kriterierna:

(Lägsta pris / Anbudets pris *30) * 66 %(Anbudets poängsumma / högsta poängsumma *30) * 33 %

Det anbud som får det högsta sammanlagda betyget är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. I det fall två eller flera anbudsgivare får samma totalbetyg görs urvalet genom lottning.

5.1 PrisMed utvärderingskriteriet Pris avses det anbudspris som anges i avsnitt 6.

5.2 KvalitetUtvärderingskriteriet Kvalitet bedöms med utgångspunkt i följande delar. Den inbördes fördelningen mellan delarna är:

Full funktionalitet: max 10 poäng (vikt: 33,3 %)

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 19

Dnr 2017/212-2

Strategisk och utvecklingsinriktad partner: max 10 poäng (vikt: 33,3 %)

Hög och kontinuerlig kvalitet: max 10 poäng (vikt: 33,3 %)

Utgångspunkter för poängsättningen är att anbudsgivaren på ett fullständigt och tydligt sätt har besvarat de ställda frågorna, på vilket sätt svaren är relevanta i förhållande till den efterfrågade tjänsten och vilket (mer)värde svaren innebär för Statskontoret.

Poängsättningen kommer att göras av medarbetare på Statskontoret. Dessa har vana av upphandlingar och de aktuella tjänsterna.

5.2.1 Full funktionalitetStatskontoret är i startgroparna med den att förstärka den digitala mognaden i myndigheten och hos kundmyndigheterna. En mycket väl fungerande digital arbetsplats är en förutsättning för en effektiv och långsiktig måluppfyllelse. Leverantören av den digitala arbetsplatsen har därför en nödvändig roll att fylla i vårt arbete.

Anbudsgivaren ska beskriva Vilka är de tekniska egenskaper som anbudsgivaren anser mest

relevanta i förhållande till vår vision och hur motsvaras dessa krav av den utrustning som erbjuds i anbudet?

Vilka övriga egenskaper, till exempel vad gäller snabb inlärning, ”attraktionskraft” och hållbarhet, hos den erbjudna utrustningen anser anbudsgivaren är särskilt relevanta i sammanhanget?

Hur den erbjudna supporttjänsten på bästa sätt ska stödja det pågående arbetet för att stärka den digitala mognaden?

5.2.2 Strategisk och utvecklingsinriktad partnerLeverantören ska upplevas som en strategisk partner till Statskontoret. Ett väl fungerande samarbete är av största vikt. Statskontorets it-ansvarige kommer att ansvara för den digitala utvecklingen. I denna funktion ingår samverkan och kvalitetsuppföljning med alla Statskontorets leverantörer på it-området, samt med kundmyndigheterna. Medarbetaren arbetar också lokalt med support, AD:t och leder verksamhetsutvecklingen avseende arbetet i samarbetsplattformen (Office 365).

Anbudsgivaren ska beskriva Hur anbudsgivaren föreslår att kontinuerlig samverkan ska

organiseras?

o På strategisk nivå

o På operativ nivå

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 20

Dnr 2017/212-2

Hur anbudsgivaren arbetar internt med innovation samt hur man generellt arbetar med att sprida sitt utvecklingsarbete till sina kunder och specifikt tänker kring utveckling av det som Statskontoret här definierar som den digitala arbetsplatsen? I svaret bör hänsyn tas till omfattningen av tjänsten och att Statskontoret är en myndighet.

Hur anbudsgivaren tänker kring skalbarhet, både uppåt och nedåt, kring de tjänster som Statskontoret efterfrågar?

5.2.3 Hög och kontinuerlig kvalitetStatskontoret är angelägen om att tillsammans med leverantören säkerställa en hög kvalitet, inklusive ett litet antal fel, driftstörningar eller avvikelser.

Anbudsgivaren ska beskriva Hur anbudsgivaren generellt arbetar med kvalitetssäkring,

exempelvis vilka standarder som används och hur de används?

Vad anbudsgivaren i det specifika fallet, givet uppdragets omfattning, anser att det behövs för kvalitetssystem, inklusive procedur för leveransuppföljning, och servicenivåer?

Vilka nyckeltal anbudsgivaren bedömer behövs för den efterfrågade tjänstens olika delar?

6 PrisMot bakgrund av ovanstående beskrivning av vad som ska ingå i tjänsten, se avsnitt 3, ska anbudsgivaren presentera en priskorg enligt nedan.

En utgångspunkt är att Statskontoret vill hyra 80 bärbara datorer och 80 smarta mobiler. Därutöver ska support ingå för 35 bärbara datorer och 35 smarta mobiler, som kundmyndigheterna redan äger.

En annan utgångspunkt är att användarstödet ska vara dimensionerat till det antal medarbetare som för tillfället är anställda vid Statskontoret eller kundmyndigheterna, det vill säga maximalt 140 personer. Antalet har dock, bland annat beroende på storleken på myndigheternas ekonomiska anslag, skiftat över tid. För utvärderingens skull ska anbudsgivare utgå från att antalet användare är 110.

Tjänst Pris per månadStartklar bärbar dator (hyra), det vill säga bärbar dator inklusive det som i supportavsnittet kallas tekniskt stöd. (Styckkostnad x 80 datorer =)

     

Startklar smart mobil, det vill säga      

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 21

Dnr 2017/212-2

smart mobil inklusive det som i supportavsnittet kallas tekniskt stöd. (Styckkostnad x 80 mobiler =)Telefonsupport till alla användare, det vill säga det som i supportavsnittet kallas användarstöd. Ett uppskattat antal ärenden är 50 per månad. (Styckkostnad x 50 ärenden =)

     

Tekniskt stöd till kundmyndighets-ägda bärbara datorer, (Styckkostnad x 35 datorer =)

     

Tekniskt stöd till kundmyndighets-ägda smarta mobiler. (Styckkostnad x 35 mobiler =)

     

Summa      

7 Tidplan och tilldelningsbeslut2017-09-29 Publicering av förfrågningsunderlag2017-10-23 Sista dag att ställa frågor2017-10-26 Sista dag att publicera svar på frågor2017-11-02 Sista dag att inkomma med anbud2017-11-08 Beräknad dag för tilldelningsbeslut2017-11-18 Beräknad dag för avtalsspärrs upphörande2017-12-10 Leverans av tidplan2018-02-01 Tjänst startar

Statskontoret kommer att skicka upplysningar om tilldelningsbeslutet till anbudsgivarna så snart ett sådant beslut har fattats.

8 Undertecknande av anbud Genom undertecknande intygas att uppgifterna i anbudet är fullständiga och korrekta.

     Underskrift Datum

     Namnförtydligande

     

STATSKONTORET

ANBUDSINBJUDAN 22

Dnr 2017/212-2

Titel

STATSKONTORET