Planul de acțiune actualizat al Holzindustrie Schweighofer ... · procedura de inițiere pentru...

[Geben Sie Text ein]

Planul de acțiune actualizat al Holzindustrie Schweighofer

pentru o industrie sustenabilă a lemnului Document în lucru

Implementarea planului pentru

Condițiile Cadru FSC®

Document supus consultării Iunie 2018

2

Cuprins 1. Informații generale ....................................................................................................... 4

2. Consultare pe marginea acestui document.................................................................. 4

3. Declarație generală ..................................................................................................... 6

4. Guvernanță corporativă ............................................................................................... 7

a) Declarația de misiune a HS ......................................................................................... 7

b) Codul de conduită pentru angajații HS ........................................................................ 7

c) Codul de conduită pentru furnizorii HS ........................................................................ 8

d) Politica de aprovizionare cu masă lemnoasă a HS - Actualizare ................................. 8

e) Manualul de proceduri și reguli pentru aprovizionarea cu masă lemnoasă a HS -

Actualizare ......................................................................................................................... 9

f) Procedura pentru partenerii care nu respectă politica de aprovizionare cu masă

lemnoasă a HS - Actualizare .............................................................................................. 9

g) Raport de responsabilitate socială corporativă .......................................................... 10

h) Implementarea ISO 14001 la fabrica din Reci ........................................................... 10

5. Consultarea părților interesate și sugestii externe pentru îmbunătățire ...................... 11

a) Manualul HS pentru consultarea părților interesate ................................................... 11

b) Portal dedicat informării părților interesate ................................................................. 12

c) Dialog structurat și comunicare ................................................................................. 12

d) Managementul reclamațiilor pentru neconformități în lanțul de aprovizionare ............ 12

6. Due Diligence și controlul lanțului de aprovizionare ................................................... 13

a) Revizuirea sistemului Due Diligence.......................................................................... 13

b) Manualul HS pentru verificări efecutate la poartă ...................................................... 13

c) Verificarea electronică a volumului de material lemnos livrat ..................................... 14

d) Procedura HS pentru reclamații ................................................................................. 14

e) Audit intern HS și îmbunătățirea sistemului Due Diligence ........................................ 15

f) Audit extern al sistemului Due Diligence al HS .......................................................... 15

g) Verificarea partenerilor HS din punct de vedere juridic .............................................. 15

h) Monitorizare media structurată .................................................................................. 16

i) Timflow ...................................................................................................................... 16

j) Soluție web pentru sistemul Due Diligence ................................................................ 17

7. Responsabilitate socială corporativă ......................................................................... 18

a) Strategia de responsabilitate socială corporativă ....................................................... 18

b) Proiectul de reîmpădurire ,,Pădurea de Mâine” ......................................................... 18

c) Fond de investiții pentru trasabilitate și transparență ................................................. 19

3

d) Integrarea Câmpușel în Parc Național ....................................................................... 20

8. Certificare .................................................................................................................. 20

a) Program pentru certificarea lanțului de aprovizionare ................................................ 20

b) Bonus pentru certificare ............................................................................................. 20

c) Separare fizică a masei lemnoase certificată - ținta pentru certificare ........................ 21

9. Instruire și creșterea gradului de conștientizare pentru angajații HS .......................... 21

a) Instruire anticorupție .................................................................................................. 21

b) Instruire privind documente falsificate ........................................................................ 22

c) Program de instruire CoC 2018 ................................................................................. 23

10. Cercetare și proiecte ................................................................................................. 23

a) Trasabilitate în depozite – proiect pilot ...................................................................... 23

b) Identificarea potențialelor păduri virgine .................................................................... 24

11. Raportul expertului independent privind diverse cazuri .............................................. 24

12. Aspecte organizaționale ............................................................................................ 25

a) Departamentul de certificare și control al lanțului de aprovizionare ........................... 25

b) Ofițerul de Conformitate al Grupului și Managementul Sustenabilității ....................... 25

c) Auditor intern ............................................................................................................. 25

d) Verificarea posibilului conflict de interese în procedura de aprovizionare ................. 26

4

1. Informații generale

Forest Stewardship Council (FSC®) s-a implicat alături de Grupul Schweighofer (HS) într-un demers comun pentru a înceta dezasocierea Grupului de FSC. Atât FSC cât și HS lucrează la un proces transparent de construire a încrederii reciproce. În aprilie 2018, FSC a făcut publice Condițiile Cadru pentru reasocierea HS. Condițiile Cadru stabilesc parametri pentru HS ce trebuiesc îndepliniți înainte ca statutul actual de dezasociere să fie revizuit de către FSC.

HS a revizuit aceste condiții și își ia angajamentul să depună toate eforturile necesare pentru a îmbunătăți procesele sale astfel încât FSC să pună capăt dezasocierii. Acest plan de acțiune actualizat este un document în lucru și prezintă măsurile pe care le identifică HS ca fiind adecvate și proporționale pentru a dezvolta cele mai bune practici pentru o industrie sustenabilă a lemnului.

HS solicită asocierea și certificarea FSC prin aplicarea egală și corectă a regulilor FSC.

2. Consultare pe marginea acestui document

Pentru consultare1, acest document este realizat în limba engleză și în limba română și va fi publicat pe site-ul web HS și promovat în mod activ în rândul părților interesate identificate2. Comentariile relevante vor fi luate în considerare în mod corespunzător.

Consultarea se va concentra pe șase întrebări:

1. Considerați că măsurile planului de acțiune actualizat vor permite HS să contribuie și să asigure o industrie sustenabilă a lemnului? De ce?

2. Care dintre măsurile propuse ați considera că este cea mai relevantă pentru a contribui și a asigura o industrie sustenabilă a lemnului?

3. Ce măsuri lipsesc pentru a permite companiei să contribuie la o industrie sustenabilă a lemnului?

4. Ce aspecte trebuie să ia HS în considerare (spre ex.: Ce aspecte din Codul de Conduită merită o atenție specială? Ce trebuie luat în considerare în legătură cu măsurile pentru certificare? Cum ar putea fi îmbunătățite aceste măsuri?)

5. Ce alte aspecte trebuie luate în considerare? 6. Există alte comentarii cu privire la funcționarea generală a HS?

1 Consultarea se va efectua conform FSC-STD-40-005 V3-1, Anexa B.

2 Conform clasificării FSC în ceea ce privește părțile interesate.

5

Această consultare va fi deschisă timp de o lună. HS va face tot posibilul să răspundă în maximum 60 de zile. Părțile interesate vor primi informații dacă și cum a fost luată în considerare contribuția acestora.

HS va pregăti un rezumat al procesului de consultare.

6

3. Declarație generală

Condițiile cadru FSC din aprilie 2018 pentru HS stabilesc parametrii pentru HS ce trebuiesc îndepliniți înainte ca statutul actual de dezasociere să fie revizuit de către FSC. Scopul acestor condiții este să încurajeze HS să avanseze și să implementeze măsuri pentru a-și îmbunătăți practicile comerciale. Modul în care acest lucru a fost realizat și ar putea fi făcut în viitor este documentat în continuare. Angajamentul HS este să evolueze pas cu pas: să investească în eforturile necesare pentru a implementa măsurile adecvate pentru a se conforma cât mai mult posibil condițiilor cadru stabilite de FSC - acolo unde este legal permis, să demonstreze angajamentul său către FSC și misiunea sa și să demonstreze disponibilitatea și eligibilitatea pentru certificarea FSC pe viitor.

Planul de acțiune actualizat cuprinde următoarele aspecte:

� Guvernanță corporativă; � Implicarea părților interesate și sugestii externe pentru îmbunătățire; � Due Diligence și controlul lanțului de aprovizionare; � Responsabilitate socială corporativă; � Certificare; � Instruire și creșterea gradului de conștientizare pentru angajații HS; � Cercetare și proiecte pilot; � Raportul expertului independent privind diverse cazuri.

7

4. Guvernanță corporativă

a) Declarația de misiune a HS Declarația de misiune a HS exprimă filozofia, strategia și valorile companiei. HS este ghidată de trei principii: ,,sustenabilitate”, ,,parteneriat” și ,,pasiune”. Declarația de misiune este fundamentul tuturor politicilor companiei și pe care se bazează deciziile conducerii.

Declarația de misiune a fost dezvoltată și comunicată de către management în tot grupul Schweighofer. Aceasta a fost publicată și pe site-ul web al companiei3. Declarația de misiune abordează următoarele grupuri țintă și sfere:

� Clienți � Angajați � Parteneri și furnizori � Regiunile în care activează compania � Organizarea internă � Sustenabilitate

Sumar

4a) Declarația de misiune a HS

Referință în Condițiile Cadru 1.b.i

Data vizată: implementat

b) Codul de conduită pentru angajații HS

Codul de conduită pentru angajații HS va constitui una dintre cele mai importante reguli interne ale organizației. Codul de conduită va acoperi, printre altele, următoarele:

� Anticorupție și conformitate; � Interacțiune socială internă și apreciere reciprocă.

După finalizare, Codul de Conduită va fi lansat intern printr-un instrument online (pentru angajații TESA) și printr-o campanie de informare în fabrici (pentru ceilalți angajați). Acesta va fi, de asemenea, integrat într-o procedură obligatorie de inițiere pentru noul personal al companiei. Codul de conduită pentru angajații HS va face obiectul unor audituri interne periodice.

Sumar

4b) Codul de conduită pentru angajații HS

Referință în Condițiile Cadru 1.a.i

Data vizată: 30.06.2018

3 https://www.schweighofer.at/ro/compania/misiune.html

8

c) Codul de conduită pentru furnizorii HS Condul de conduită pentru furnizorii HS este similar cu cel pentru angajații HS (4b). Acesta va reprezenta un ghid pentru lanțul de aprovizionare HS. Documentul va defini cerințele privind comportamentul etic în afaceri pentru toți furnizorii de masă lemnoasă ai HS. Aceasta obligă toate entitățile din lanțul de aprovizionare să coopereze în situațiile de audit standard sau de investigare a situațiilor neconforme din lanțul de aprovizionare.

Codul de conduită pentru furnizorii HS va face parte în viitor din contractele de achiziție. După finalizare, acesta va fi publicat pe site-ul web al companiei.

Referință în Condițiile Cadru: 1.a.i/1.a.iii/1.a.iv

Sumar

4c) Codul de conduită pentru furnizorii HS

Referință în Condițiile Cadru 1.a.i/1.a.iii/1.a.iv


d) Politica de aprovizionare cu masă lemnoasă a HS -

Actualizare Politica HS de aprovizionare cu masă lemnoasă atinge chiar miezul sustenabilității. Prin urmare, aceasta este unul dintre documentele esențiale în ceea ce privește Condițiile Cadru. Politica prevede un angajament ferm în ceea ce privește legalitatea și sustenabilitatea. Aceasta va conține următoarele puncte:

� Definirea și angajamentul de excludere a lemnului provenit din surse controversate. Acest angajament include explicit lemn provenit din păduri virgine sau din păduri cu titluri de proprietate contestate.

� O procedură de excludere a companiilor sau a personalului cu funcții similare care au fost condamnați printr-o hotărâre definitivă pentru tăieri ilegale sau corupție.

� Politica zero lemn din parcurile naționale. � Ținta de a achiziționa doar lemn 100% certificat începând cu anul 2025. � Punerea la dispoziție de instrumente pentru interacțiune pentru ca părțile

interesate să poată face observații.

Politica va fi revizuită anual și va fi publicată pe site-ul web al companiei. Anual, va fi făcută o declarație publică cu privire la implementarea acesteia.

Sumar

4d) Politica HS de aprovizionare cu masă lemnoasă

Referință în condițiile cadru 1.a.ii


9

e) Manualul de proceduri și reguli pentru aprovizionarea cu

masă lemnoasă a HS - Actualizare Manualul de proceduri și reguli pentru aprovizionarea cu masă lemnoasă a HS va fi un document intern care definește responsabilități și pași procedurali. Acesta explică în detaliu procesele și cerințele pentru achiziționarea materialului lemnos. Acesta acoperă toate procesele de achiziție relevante, de la deciziile strategice de achiziție până la depozitarea lemnului în fabrici. Procedura privind achizițiile va fi actualizată în conformitate cu cerințele Condițiilor Cadru.

După finalizare, întregul personal va fi instruit să înțeleagă și să pună în aplicare procedurile și regulile privind aprovizionarea cu masă lemnoasă. Acesta va fi, de asemenea, integrat în procedura de inițiere pentru achizitorii nou angajați și pentru membrii departamentului de control al lanțului de aprovizionare. Documentul și execuția acestuia vor fi incluse în planul de audit intern.

Sumar

4e) Manualul de proceduri și reguli pentru aprovizionarea cu masă lemnoasă a HS

Referință în Condițiile Cadru 1.a.iii/2.b./2.f.i


f) Procedura pentru partenerii care nu respectă politica de

aprovizionare cu masă lemnoasă a HS - Actualizare Politica HS de aprovizionare cu masă lemnoasă prevede cerințe minime pentru parteneri. Entitățile care nu respectă aceste cerințe vor fi scoase din lanțul de aprovizionare, aplicându-se o procedură specială. Această procedură va conține:

� Definiția abaterilor minore și majore, dar și a cerințelor de acțiuni corective; � O procedură de excludere a societăților ale căror administratori au fost

condamnați definitiv pentru tăieri ilegale sau corupție; � Consecințele în cazul în care se identifică astfel de societăți și persoane (de

exemplu, HS va refuza să achiziționeze lemn de la aceste entități); � În ce condiții, firmele care au avut abateri minore sau majore și au

implementat acțiuni corective sau cei condamnați ar putea intra din nou în lanțul de aprovizionare (demonstrarea conformității depline cu politica HS de aprovizionare cu masă lemnoasă în cadrul unui audit special);

� Un ghid despre cum vor fi comunicate punctele mai sus precizate.

Personalul implicat va fi instruit în ceea ce privește această procedură. Aceasta va fi, de asemenea, integrată în procedura de inițiere pentru noii angajați din departamentul de achiziție, membrii departamentului de certificare și control al lanțului de aprovizionare și departamentul juridic.

Procedura și execuția acesteia va fi inclusă în planul de audit intern.

10

Sumar

4f) Procedura pentru partenerii care nu respectă politica de aprovizionare cu masă lemnoasă a HS

Referință în Condițiile Cadru 1.a.iii/2.f.i


g) Raport de responsabilitate socială corporativă Pentru a-și demonstra public angajamentul pentru sustenabilitate, HS va publica primul său raport privind responsabilitatea socială corporativă în 2018, pe site-ul web al companiei. Acesta va prezenta toate datele relevante ale HS către publicul larg. Cu toate acestea, prin însăși natura sa, elaborarea unui astfel de raport va declanșa procese interne și discuții structurate pe tema dezvoltării durabile. Impactul social și de mediu al HS este analizat periodic. Raportul va conține, de asemenea, țintele de sustenabilitate ale HS.

HS nu face obiectul Ordinului Ministrului Finanțelor Publice Nr. 1938/2016, ce reprezintă cadrul de punere în aplicare a Directivei Europene 2014/95/EU care stabilește normele privind raportarea de către marile companii a informațiilor nefinanciare și privind diversitatea. Cu toate acestea, HS a decis ca până la următoarea notificare să stabilească obiective în domeniul sustenabilității. Raportul va fi auditat luând în calcul indicatorii Inițiativei Globale pentru Raportare pentru a garanta calitatea acestuia.mAcesta va fi publicat în limbă română, engleză și germană.

Sumar

4g) Raport de responsabilitate socială corporativă

Referință în Condițiile Cadru 1.b/1.b.ii


h) Implementarea ISO 14001 la fabrica din Reci HS va implementa standardul de certificare ISO 14001 pentru un sistem de management de mediu. Prima fabrică de prelucrare a lemnului HS certificată ISO 14001 va fi cea de la Reci, România. Pe baza unui set de obiective de mediu, toate fabricile de prelucrare a lemnului ale HS își vor îmbunătăți performanțele de mediu.

Implementarea ISO 14001 este realizată cu sprijinul Denkstatt GmbH, Viena. Această companie internațională este renumită pentru specializarea în standardele de certificare pentru sisteme de management de mediu.

Un sistem similar va fi lansat și în alte fabrici HS în următorii ani. Până în 2022, toate fabricile HS existente ar trebui să aibă un sistem de management de mediu.

Sumar

4h) Implementarea ISO 14001 la fabrica Reci

Referință în Condițiile Cadru 1.b.ii


11

5. Consultarea părților interesate și sugestii externe pentru

îmbunătățire

a) Manualul HS pentru consultarea părților interesate Consultarea cu părțile interesate a fost deja o parte esențială a primului plan de acțiune al HS lansat în 2017. Opiniile părților interesate sunt importante pentru HS. Ar putea dezvălui fapte, idei și preocupări care altfel ar putea rămâne necunoscute pentru HS. HS consideră că un discurs constructiv cu părțile interesate și dorința de a le asculta preocupările vor îmbunătăți performanța companiei în ceea ce privește sustenabilitatea. HS respectă opiniile venite de la părțile interesate, și va lua în considerare în mod corespunzător în deciziile sale de afaceri, tot ce este posibil. Opiniile părților interesate joacă un rol important și în sistemul Due Diligence al HS.

Părțile interesate sunt foarte diverse. Ecologiștii locali, de exemplu, nu au aceleași resurse ca ONG-urile multinaționale. Orientarea privind implicarea părților interesate din cadrul HS se adresează, în mod specific, părților interesate locale. HS organizează întâlniri față în față pentru a oferi informații, pentru a discuta problemele din acest sector și pentru a colecta opinii / comentariii cu privire la măsurile luate de HS.

Cu părțile interesate internaționale HS interacționează printr-un dialog structurat. Acest lucru se întâmplă prin întâlniri personale periodice sau în cadrul altor platforme.

În ceea ce privește certificarea, părțile interesate joacă un rol deosebit de important. Considerăm contribuția externă ca parte integrantă a procedurilor noastre de diminuare a riscurilor. Atunci când efectuează audituri la fața locului, HS intră în contact mod activ de părțile interesate locale și solicită informații relevante.

Sistemul HS de trasabilitate a masei lemnoase, denumit Timflow, este, de asemenea, conceput special pentru a interacționa cu părțile interesate. HS publică pe www.timflow.com detalii despre toate livrările de buștean din România, efectuate cu camionul. Aceasta include, printre altele: (i) imaginile camionului încărcat, (ii) traseul efectuat de la locul de încărcare și până la sosire și (iii) informații privind proveniența lemnului. Acest sistem a fost lansat în toate fabricile de cherestea din România în aprilie 2017, iar pentru depozitele intermediare ale HS, o lună mai târziu. Website-ul Timflow include mai multe posibilități de interacțiune. În cazul întrebărilor sau dacă părțile interesate raportează nereguli, HS poate reacționa imediat.

Sumar

5a) Manualul HS pentru consultarea părților interesate

Referință în Condițiile Cadru 1.b.i


12

b) Portal dedicat informării părților interesate

HS va dedica pe website-ul său o secțiune pentru informarea părților interesate și va conține:

� toate politicile relevante și informațiile care pot fi divulgate; � date și cifre; � legătura la un sistem de control al lanțului de aprovizionare cu posibilitatea de

a oferi comentarii (5a); � o facilitate pentru interacțiunea cu părțile interesate ale HS.

Sumar

5b) Portal dedicat informării părților interesate

Referință în Condițiile Cadru 1.b.iv


c) Dialog structurat și comunicare

Părțile interesate pot oferi idei excelente și pot contribui la dezvoltarea durabilă. HS este dedicată construirii încrederii și relațiilor bazate pe încredere cu părțile interesate. Acest lucru se întâmplă atât în întâlnirile față în față, cât și în cele multilaterale. HS își va menține acest angajament și, periodic, va contacta părțile interesate.

HS consideră că inițiativele multilaterale, cum ar fi ,,masa rotundă a ONG-urilor din industrie" deja inițiată, merită sprijin special. Aceste evenimente nu numai că sporesc comunicarea dintre HS și părțile interesate, ci creează încredere și relații în întregul sector.

Sumar

5c) Dialog structurat și comunicare

Referință în Condițiile Cadru 1.b.i/1.b.iv

Data vizată: Implementat și în curs de desfășurare

d) Managementul reclamațiilor pentru neconformități în

lanțul de aprovizionare

HS va crea un sistem centralizat de gestionare a reclamațiilor pentru neconformități în lanțul de aprovizionare și va structura în mod clar felul în care se vor investiga acestea. În acest moment facem acest lucru manual. Introducerea în sistemul informatic de conformitate va contribui la îmbunătățirea documentației și a coordonării. Acest lucru ar trebui să contribuie la evidențierea potențialelor neconformități, a livrărilor suspecte sau chiar a indicațiilor de ilegalități în activitatea comercială.

Toată lumea are posibilitatea să raporteze către biroul de conformitate al Grupului HS posibile neconformități ce pot să apară în lanțul de aprovizionare HS.

13

Informațiile primite prin intermediul site-ului timflow.com vor fi întotdeauna tratate în mod confidențial. După înregistrare, furnizarea datelor despre o anumită posibilă neconformitate trebuie să se facă cu dezvăluirea informațiilor personale. Fiecare reclamație va fi tratată conform procedurilor interne de investigare și rezultatul va fi raportat persoanei care a furnizat informațiile.

Sumar

5d) Managementul reclamațiilor pentru neconformități în lanțul de aprovizionare

Referință în Condițiile Cadru 1.b.i/1.b.iv


6. Due Diligence și controlul lanțului de aprovizionare

a) Revizuirea sistemului Due Diligence Sistemul actual Due Diligence al HS este conceput astfel încât să respecte cel puțin cerințele Regulamentului european privind lemnul (EUTR), dar nu se limitează doar la acesta, și respectă și cerințele privind lanțul de custodie FSC și certificarea PEFC a lanțului de custodie.

Sistemul Due Diligence va fi îmbunătățit în mod continuu. Acesta va fi, de asemenea, adaptat de HS în conformitate cu Condițiile Cadru. Cu toate acestea, manualul Due Diligence este în prezent un document foarte tehnic, greu de înțeles pentru non-experți. Pentru a îmbunătăți acest lucru, HS va crea un manual mai ușor de înțeles și o descriere a sistemului Due Diligence.

Acest manual va fi utilizat pentru instruiri interne și pentru noii angajați din departamentele de achiziții și certificare și control al lanțului de aprovizionare.

Sumar

6a) Revizuirea sistemului Due Diligence

Referință în Condițiile Cadru 2.a./2.b.i/2.b.ii/2.c/2.d./2.g


b) Manualul HS pentru verificări efecutate la poartă Politica HS de aprovizionare cu masă lemnoasă reglementează excluderea lemnului provenit din surse controversate. În consecință, HS are obligația de a atenua pe cât posibil riscul ca astfel de materiale să intre în fluxul de producție. Sistemul de securitate funcționează în două direcții:

� Materialul cu origine problematică clară și / sau documentație incorectă (de exemplu documentul de transport este incorect completat, lipsa utilizării sistemului Timflow pentru livrările din România, masă lemnoasă provenită din parcuri naționale, masă lemnoasă provenită de la furnizori delistați, etc.) nu

14

poate intra în incinta HS. În cazul încălcării clare a legislației în vigoare, HS va notifica autoritățile.

� Livrările cu un proces Due Diligence incomplet (de exemplu, originea lemnului și / sau autorizația de exploatare nu au fost confirmate încă) sau în cazul în care sistemul Timflow arată neconformități, pot fi acceptate, dar vor fi plasate sub investigație. Aceste livrări nu vor fi procesate înainte ca departamentul de certificare și control al lanțului de aprovizionare să poată finaliza verificările due diligence și / sau până când orice neclarități au fost eliminate.

Sumar

6b) Manualul HS pentru verificări efectuate la poartă

Referință în Condițiile Cadru 2.c.


c) Verificarea electronică a volumului de material lemnos

livrat

HS deține tehnologie de ultimă generație. Echipamentul include un scanner bazat pe laser 3D pentru a ajuta la determinarea volumului fiecărei piese din lemn livrate la fabricile de cherestea ale HS. În martie 2016, HS a început să utilizeze un sistem care compară volumul menționat în documentele de transport cu volumul determinat de către echipamentul electronic de măsurare. Conform legislației românești în vigoare, volumul de masă lemnoasă care depășește volumul incluzând toleranța legal acceptată (între 2-4% în funcție de numărul de piese din transport) este considerat ,,fără proveniență legală”. HS depozitează separat aceste volume și notifică atât autoritățile cât și furnizorul în cauză.

Această separare – dar și Timflow – face ca procesul de recepție al HS să fie unul solid, astfel încât să se elimine riscul de spălare a lemnului ilegal în România. HS este singura companie care a implementat un sistem. Măsura este pusă în aplicare fără a aduce atingere și va fi păstrată până la o nouă notificare.

Sumar

6c) Verificarea electronică a volumului de material lemnos livrat

Referință în Condițiile Cadru 2.c.


d) Procedura HS pentru reclamații Orice persoană care deține informații despre nereguli în lanțul de aprovizionare sau despre utilizarea necorespunzătoare a certificării lemnului, poate să transmită aceste date la Departamentul de conformitate al Grupului HS. Fiecare sesizare va fi abordată și tratată în conformitate cu procedurile interne. Persoana care a făcut sesizarea va fi informată cu privire la modul în care a fost tratată informația oferită.

15

Sumar

6d) Procedura HS pentru reclamații

Referință în Condițiile Cadru 2.e.


e) Audit intern HS și îmbunătățirea sistemului Due Diligence HS va realiza un audit intern periodic și un proces continuu de îmbunătățire a lanțului său de aprovizionare. Acest lucru va menține robustețea sistemului Due Diligence al HS și conformitatea cu cerințele sistemelor de certificare. Planul de audit intern existent va fi evaluat și, dacă este necesar, va fi adaptat în conformitate cu Condițiile Cadru.

Recent, a fost înființată poziția de ,,auditor intern". Acesta va efectua audituri interne dincolo de controlul și certificarea lanțului de aprovizionare.

Sumar

6e) Audit intern HS și îmbunătățirea sistemului Due Diligence

Referință în Condițiile Cadru 2.g.


f) Audit extern al sistemului Due Diligence al HS

Structurile și procesele sistemului Due Diligence al HS vor fi revizuite anual de experți externi. Rezultatele acestei revizuiri vor fi publicate. În plus, HS colaborează cu diverse organizații de experți externi, cum ar fi Control Union sau SGS, care ajută în mod special la punerea în aplicare a procedurilor de verificare (de exemplu, auditurile externe efectuate la furnizorii HS).

Auditorii externi vor asista, de asemenea, la verificarea documentelor legate de operațiunile de exploatare, comerț și transport.

Sumar

6f) Audit extern al sistemului Due Diligence al HS

Referință în Condițiile Cadru 2.h.


g) Verificarea partenerilor HS din punct de vedere juridic

Potrivit politicii sale de aprovizionare cu lemn, HS nu face afaceri decât cu parteneri care acționează cu prudență profesională și folosind diligențele necesare. Societățile ale căror administratori sau acționari au fost condamnați definitiv pentru tăieri ilegale și corupție vor

16

fi excluși din lanțul de aprovizionare timp de până la trei ani. Pentru a reintra în lanțul de aprovizionare, este necesar un audit cuprinzător care să demonstreze respectarea deplină a tuturor cerințelor acestei politici de aprovizionare.

Pentru a exclude entitățile condamnate, HS efectuează verificări juridice periodice la fiecare furnizor. Această măsură a fost introdusă în Planul de acțiune din anul 2017 și este în vigoare pentru toți furnizorii din România. Fără a aduce prejudicii, se intenționează extinderea acestui sistem la alte țări cu risc ridicat începând cu Bulgaria și Ucraina4.

Sumar

6g) Verificarea partenerilor HS din punct de vedere juridic - extensie

Referință în Condițiile Cadru 2.f.i./2.f.ii.


h) Monitorizare media structurată

HS a implementat un sistem pentru monitorizare a mass-media în România. Acestă practică ne permite identificarea informațiilor relevante privind posibile nereguli din lanțul de aprovizionare. Rezultatele monitorizării sunt integrate în procesul Due Diligence. Fără a aduce prejudicii, HS intenționează să extindă monitorizarea structurată a mass-media la alte țări cu risc ridicat, pentru peste 30 de furnizori care livrează lemn către HS.

Sumar

6h) Monitorizare media structurată

Referință în Condițiile Cadru 2.f.ii.

Data vizată: În curs de desfășurare

i) Timflow

Sistemul Due Diligence al HS și lanțul de aprovizionare au fost consolidate considerabil în ultimii ani. Una dintre cele mai importante îmbunătățiri aduse a fost implementarea Timflow, un sistem de monitorizare prin GPS a transporturilor de buștean. Sistemul constă în:

� Dispozitiv GPS conectat la internet, integrat în bordul camionului � Aplicație mobilă pentru șoferul camionului � Portal intern pentru procedura de recepție de la poarta fabricii � Portal extern pentru publicarea datelor Timflow

Începând cu 1 aprilie 2017, sistemul Timflow a devenit obligatoriu pentru toate camioanele care livrează buștean la fabricile de cherestea ale HS. O lună mai târziu, sistemul a fost implementat și pentru depozitele intermediare de colectare a lemnului operate de HS.

4 Pragul pentru risc ridicat este CPI < 50, conform Indicilor de corupție prezentați de către Transparency International

17

Timflow a devenit unul dintre cele mai importante instrumente ale HS pentru verificarea provenienței livrărilor de buștean din România. Sistemul este utilizat pentru colectarea unui set de date care constă în: (a) traseul GPS parcurs de camion între punctele de încărcare și descărcare; (b) fotografiile camionului încărcat înainte de plecare; și (c) informații despre documentele de transport și proveniența lemnului.

Cu Timflow, HS se poate asigura că transportul provine exact de la locația specificată în documente. De asemenea, poate fi exclus fenomenul utilizării neconforme a documentelor legale de transport emise pentru HS, pentru a livra potențial lemn ilegal către alți procesatori. Prin urmare, sistemul completează într-un mod semnificativ sistemul de urmărire a lemnului SUMAL.

Toate datele Timflow sunt publicate pe www.timflow.com. Utilizatorii înregistrați5 au acces la toate datele despre livrările de buștean din România către fabricile HS. După ce se selectează data și fabrica, utilizatorii înregistrați pot vedea date despre livrările de buștean pentru locația și data selectată. Acest nivel al transparenței lanțului de aprovizionare este fără precedent în industria lemnului din România.

În prezent, HS integrează în sistem informații spațiale utile. În acest sens, limitele parcurilor naționale din România și a zonelor Pin Matra6 au fost deja integrate.

Sumar

6i) Timflow

Referință în Condițiile Cadru 2.a.


j) Soluție web pentru sistemul Due Diligence

HS examinează în prezent integrarea procedurii Due Diligence într-o soluție online. Acest lucru ar îmbunătăți accesibilitatea și controlul documentelor necesare de la o unitate centrală de control. Procedurile predefinite obligă toate persoanele implicate să respecte procedurile sistemului Due Diligence. În cazul auditurilor interne și externe, datele sunt mai bine structurate, iar accesibilitatea la informații este îmbunătățită.

Sumar

6i) Soluție web pentru sistemul Due Diligence

Referință în Condițiile Cadru 2


5 Înregistrarea utilizatorilor este necesară întrucât legislația românească privind protecția datelor are în vedere numerele de

înmatriculare 6 Zonele „Pin Matra” reprezintă suprafețe potențiale de păduri virgine care necesită un proces special de autorizare de

exploatare

18

7. Responsabilitate socială corporativă

a) Strategia de responsabilitate socială corporativă

HS are o experiență îndelungată în sprijinirea activităților de mare însemnătate din punct de vedere social. Activitățile de responsabilitate socială corporativă ale HS se concentrează asupra comunităților locale din regiunile în care compania este activă. Din 2010, HS sponsorizat proiecte cu peste 5 milioane de euro.

Pentru a raționaliza aceste activități și pentru a facilita mai bine procedurile de sprijin, HS lucrează în prezent la o strategie de responsabilitate socială corporativă. Această strategie va structura în mod transparent activitățile principale ale companiei în acest domeniu.

Sumar

7a) Strategie de responsabilitate socială corporativă



b) Proiectul de reîmpădurire ,,Pădurea de Mâine”

,,Pădurea de Mâine” este un proiect derulat în parteneriat cu Asociația Administratorilor de Păduri, Universitatea ,,Ștefan cel Mare” din Suceava și Holzindustrie Schweighofer cu scopul de a sprijini dezvoltarea sustenabilă a pădurilor.

Proiectul urmărește să planteze un milion de puieți într-o perioadă de cinci ani. Activitățile de întreținere și monitorizare a plantațiilor ar trebui să continue pentru încă trei ani. Acest lucru va asigura că vegetația forestieră tânără crește sănătoasă. Inițiativa ,,Pădurea de Mâine" intenționează să sprijine proprietarii privați care nu dispun de fonduri pentru a-și reîmpăduri corespunzător propriile terenuri forestiere.

Regenerarea pădurilor are adesea loc în mod natural, fără a fi nevoie de intervenții umane. În cazurile în care acest lucru nu este posibil, proprietarul/administratorul pădurii este obligat de legislația românească să efectueze activități de reîmpădurire. Costurile pentru reîmpădurire sunt de obicei acoperite de un fond de conservare și regenerare. Acest fond este alimentat din veniturile realizate din vânzările de masă lemnoasă. Dar există cazuri în care proprietarii de păduri nu pot acoperi costurile de reîmpădurire. Acest lucru se întâmplă, de exemplu, atunci când nu a fost recoltat lemnul sau în cazuri de terenuri forestiere cu probleme de regenerare.

Proiectul ,,Pădurea de Mâine" răspunde nevoii de a ajuta proprietarii privați, inclusiv comunitățile locale (ale asociațiilor composesorale), să-și regenereze pădurile.

19

Sumar

7b) Proiectul de reîmpădurire ,,Pădurea de Mâine”



c) Fond de investiții pentru trasabilitate și transparență

Fondul va finanța cercetarea și dezvoltarea efectuată de terți, precum și testarea practică a inovațiilor în sistemele tehnice și manageriale de trasabilitate și prezervare a identității lemnului. Acesta finanțează proiecte de cercetare și dezvoltare, cum ar fi conservarea identității biometrice (ID dentrocronologic) și urmărirea ADN-ului și verificarea sursei. Cercetarea și dezvoltarea vor fi încredințate universităților recunoscute și altor instituții de cercetare științifică de top din România, Austria sau din alte țări ale UE. HS administrează fondul și îl utilizează pentru a contracta și a plăti proiecte de cercetare și dezvoltare. Aceste proiecte și instituția pentru execuție vor fi definite de către HS într-un mod transparent. În acest sens, proiectele vor fi monitorizate și, prin urmare, se va decide în ce fel vor fi făcute publice rezultatele cercetărilor. Acestea trebuie, în principiu, să fie utilizate ca un proiect de tip open source și să contribuie, astfel, la nivel global la integritatea lanțului de aprovizionare în domeniul forestier sustenabil.

Fondul va primi câte 1 euro pentru fiecare metru cub de cherestea certificată FSC, vândut de HS, pentru o perioadă de 8 ani. HS nu poate și nu va face nici un angajament obligatoriu cu privire la volumul potențial, deoarece acesta depinde în principal de cererea pieței pentru produsele certificate FSC. Precizarea oricărei cifre specifice ar fi neserioasă. Cu toate acestea, potențialul este remarcabil, deoarece HS se angajează în mod clar să facă toate eforturile necesare să îndeplinească cerințele FSC acolo unde legal este posibil și fezabil tehnic ș ieconomic, astfel încât HS să reobțină certificarea FSC. (HS dorește să atingă un obiectiv de certificare de 100% începând cu 2025 și o abordare a separării fizice a masei lemnoase certificate). Aceste două măsuri vor conduce, în timp, la îmbunătățiri semnificative.

Proiectele de cercetare dezvoltare legate de lanțul de aprovizionare care au fost realizate de HS după investigațiile desfășurate de către Biroul de reclamații al FSC pot fi aduse în fond drept contribuții în natură. Astfel de proiecte trebuie să se conformeze întocmai cu obiectivele fondului. Drepturile de proprietate intelectuală și drepturile de utilizare trebuie să fie transferate de la HS către fondul de investiții.

Sumar

7c) Fond de investiții pentru trasabilitate și transparență



20

d) Integrarea Câmpușel în Parc Național

HS și-a luat angajamentul să protejeze pădurile virgine și cvasi-virgine din România. În martie 2018, Grupul Schweighofer și-a vândut divizia forestieră și toate pădurile deținute din România (peste 14.000 ha). HS și-a păstrat dreptul de a reachiziționa cele 240 de hectare din Câmpușel întrucât experți independenți au identificat în jur de 83,8 ha de pădure cvasi-virgină7 cu o mare semnificație ecologică pentru întregul areal. Proprietatea este situată între parcurile naționale ,,Domogled-Valea Cernei” și ,,Retezat”, și conectează aceste două arii protejate. HS este deschisă să integreze această suprafață în cadrul parcurilor naționale.

Împreună cu autoritățile și cu alte părți interesate HS va identifica pașii necesari pentru un astfel de proiect cu caracter de donație.

Sumar

7d) Integrarea Câmpușel în Parcurile Naționale



8. Certificare

a) Program pentru certificarea lanțului de aprovizionare

HS intenționează să înceapă un program de trei ani pentru a dezvolta certificarea în cadrul lanțului de aprovizionare din România. Programul urmărește să stimuleze furnizorii HS să obțină certificarea și va fi implementat împreună cu o organizație de renume din România. Aceasta va aduce expertiza de certificare în sectorul forestier și al industriei lemnului în România. Programul va fi adaptat și atribuit de la un an la altul. Programul se dorește a fi realizat cu o organizație renumită de experți în certificare.

Sumar

8a) Program pentru certificarea lanțului de aprovizionare



b) Bonus pentru certificare

Din 2012, HS a început să sprijine dezvoltarea certificării în cadrul lanțului său de aprovizionare din România. Furnizorii HS au primit un bonus pentru masa lemnoasă certificată FSC. Valoarea bonusului a fost mărită în 2016.

7 Pădurile care sunt neatinse de-a lungul deceniilor și care îndeplinesc anumite cerințe sunt protejate de legea românească

ca sub eticheta de păduri virgine

21

Între 2012 și februarie 2018, HS a plătit un total de 1,4 milioane euro pentru bonusul FSC. În alte cuvinte: HS a sprijinit cu peste un milion de euro dezvoltarea unui lanț de aprovizionare în conformitate cu standardul FSC. Pentru a sprijini realizarea obiectivului său de certificare (a se vedea mai jos punctul 8c) HS intenționează să continue să încurajeze proprietarii de păduri, firmele de exploatare și furnizori să adere la un sistem de certificare. Chiar dacă la momentul actual compania este dezasociată de FSC, și în totalitate fără a aduce un prejudiciu până la o notificare ulterioară, HS va continua să plătească bonusuri pentru masa lemnoasă provenită dintr-un lanț de aprovizionare certificat.

Sumar

8b) Bonus pentru certificare



c) Separare fizică a masei lemnoase certificată - ținta

pentru certificare

Dacă scopul de a reobține certificarea FSC CoC va fi atins, HS intenționează să nu mai aplice standardul FSC pentru lemn controlat (în prezent FSC-STD-40-005 V3-1), să cumpere sau să prelucreze masă lemnoasă controlată FSC. În schimb, HS va aplica metoda de transfer FSC. Acesta este cel mai direct și cel mai simplu standard dintre cele trei standarde FSC, deoarece majoritatea companiilor care utilizează sistemul de transfer achiziționează produse certificate FSC și apoi vând produsul respectiv împreună cu codul certificării FSC către clienții săi. Acesta va permite HS să vândă material FSC 100%. Masa lemnoasă certificată va fi separată fizic de cea necertificată atunci când va fi prelucrată și vândută. HS își setează, în Politica de Aprovizionare, obiectivul de a cumpăra doar masă lemnoasă certificată începând cu 2025. Programul de control pentru lanțul de aprovizionare certificat și bonusul de certificare reprezintă măsuri de ajustare pentru a atinge în mod real acest obiectiv.

Sumar

8c) Separare fizică a masei lemnoase certificată - ținta pentru certificare



9. Instruire și creșterea gradului de conștientizare pentru

angajații HS

a) Instruire anticorupție În 2017, HS a început cooperarea cu Academia Internațională de Anticorupție - International Anti-Corruption Academy (IACA), https://www.iaca.int/, Laxenburg/AT. Aceasta este prima

22

organizație internațională de acest fel dedicată depășirii deficiențelor din practică și din teorie în domeniul anticorupției.

Organizația a fost înființată de către Oficiul Națiunilor Unite pentru Droguri și Criminalitate, INTERPOL, Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), Austria și alte părți interesate. A devenit o organizație internațională din 8 martie 2011 și are în prezent o circumscripție de 72 de părți, inclusiv trei organizații internaționale. IACA este un observator al Adunării Generale a ONU, al Grupului de state împotriva corupției al Consiliului Europei, al Consiliului Economic și Social al Națiunilor Unite și al Organizației Internaționale pentru Migrație și a fost în mod explicit salutat de o serie de rezoluții internaționale.

Academia oferă o nouă abordare holistică în domeniul educației și cercetării împotriva corupției. Printre altele, oferă și facilitează formarea anticorupție pentru practicieni. Pentru HS, IACA a efectuat o formare special concepută pentru:

� Personalul din departamentele de achiziții și vânzări; � Departamentul juridic și cel de control al lanțului de aprovizionare; � Top management.

Se preconizează extinderea cooperării pentru anii următori.

Adițional, HS a introdus o soluție IT pentru conformitate. Aceasta este utilizată pentru a facilita învățarea electronică despre etica în afaceri. HS va instrui periodic angajații săi privind aceste aspecte.

Sumar

9a) Instruire anticorupție

Referință în Condițiile Cadru 1.b.


b) Instruire privind documente falsificate Condițiile cadru formulate de către FSC prevăd o solicitare specială referitoare la documente falsificate. Documentele referitoare la trasabilitatea produselor din lemn trebuie verificate aleatoriu. HS va organiza instruiri periodice privind modul de depistare a documentelor falsificate. Angajații vor fi sfătuiți să notifice conducerea dacă vor cunoaște eventualele documente falsificate. HS va urmări astfel de situații și va colabora cu autoritățile.

Sumar

9b) Instruire privind documente falsificate



23

c) Program de instruire CoC 2018

Pentru a-și îndeplini responsabilitățile, personalul HS trebuie să fie instruit periodic. Toți ofițerii de control ai lanțului de aprovizionare sunt, prin urmare, instruiți periodic de către experți externi. În prezent, această instruire include cerințele PEFC referitoare la Due Diligence și lanțul de aprovizionare. Se vor organiza cursuri speciale privind noile evoluții (de exemplu noul standard CoC FSC), atunci când este cazul. Formarea internă periodică privind procesele și standardele relevante completează această măsură.

Sumar

9c) Program de instruire CoC 2018



10. Cercetare și proiecte

a) Trasabilitate în depozite – proiect pilot

HS a demarat, în 2017, un proiect-pilot privind un sistem de urmărire a fiecărei piesă de buștean. Numărul mare de piese prelucrate face ca această urmărire să fie dificilă la scară industrială. Orice sistem de urmărire piesă cu piesă trebuie să fie scalabil, rentabil, robust și transparent.

Împreună cu ONG-ul român de mediu Agent Green și un expert din Austria în ceea ce privește lanțul de aprovizionare, HS a revizuit o serie de tehnologii care se pretează unui sistem pentru identificarea fiecărui buștean. S-a ajuns la concluzia că aplicarea unor plăcuțe cu coduri de bare se dovedește a fi cea mai promițătoare soluție. HS a lansat, în februarie 2018, un proiect-pilot în unul din depozitele intermediare ale companiei, situat în Leordina. Cu un astfel de sistem, ar fi posibil să se determine pentru fiecare buștean, APV-ul din care a fost recoltat. În prezent, astfel de informații privind trasabilitatea fizică sunt pierdute de îndată ce un buștean trece printr-o facilitate de colectare și sortare (depozit).

Proiectul pilot este finanțat în totalitate de către HS. Acesta oferă informații despre costurile

economice (costurile totale ale sistemului) și fezabilitatea practică a unui astfel de sistem.

Sumar

10a) Trasabilitate în depozite – proiect pilot



24

b) Identificarea potențialelor păduri virgine Pădurile virgine din România sunt protejate prin lege. Dar nu există o hartă oficială completă, fiabilă și recunoscută pentru pădurile virgine. Studiul ,,Pin Matra" din 2004 a furnizat poligoane GPS pentru posibile păduri virgine. Dar datele ar putea fi învechite și parțial lipsite de acuratețe. Deoarece HS intenționează să integreze date spațiale ale pădurilor virgine în sistemul propriu Due Diligence, compania a inițiat un proiect cu GRAS, Köln / Germania. Scopul proiectului este de a dezvolta o metodologie de ultimă generație bazată pe informații satelitare pentru identificarea potențialelor suprafețe forestiere virgine din România. Pentru a crea un sistem de recunoaștere forestieră multilateral recunoscut, au fost încurajate și luate în considerare opiniile părților interesate.

O primă versiune a algoritmului a fost finalizată în februarie 2018. Acesta ia în considerare modificările din teren în ultimii 30 de ani, inclusiv datele diferite furnizate de satelit. Rezultatele proiectului vor fi discutate și împărtășite cu părțile interesate din România. Bazându-se pe realitățile din teren și pe opinii ale părților interesate, algoritmul poate fi îmbunătățit.

Sumar

10b) Identificarea potențialelor păduri virgine



11. Raportul expertului independent privind diverse cazuri

HS a cumpărat, a vândut și nu mai deține teren forestier în România.

FSC solicită cumpărătorilor de teren forestier să nu încalce legea, precum cele privind retrocedările de teren expropriat, dar să acționeze cu diligență privind aspecte etice generale. HS urmărește o discuție de consens în cadrul sectorului forestier și al inudstriei lemnului pentru a conveni asupra viitoarelor standarde Due Diligence și măsuri implementate pentru achiziția de lemn de la proprietarii de păduri.

HS indică faptul că stă în natura fraudei ca măsurile Due Diligence să nu poată preveni pe deplin acest lucru. HS subliniază faptul că ceea ce a fost citat ca fiind o incidență a apropierii HS de o conduită de afaceri ilicită sau încălcare a legii, trebuie să fie văzut în contextul timpurilor de atunci și al unui mediu de afaceri foarte dificil.

Pentru a asigura transparența și consensul reciproc, HS este de acord să aibă un expert juridic independent sau un institut cu o reputație foarte bună, selectat printr-un proces transparent, care să examineze situații deschise de ordin administrativ sau juridic și să ofere un raport public corespunzător.

25

12. Aspecte organizaționale

a) Departamentul de certificare și control al lanțului de

aprovizionare

HS a crescut semnificativ numărul de angajați în departamentul de control și certificare a lanțului de aprovizionare. 16 persoane lucrează la diferite niveluri, în mod direct pentru acest departament.

Pentru a evita conflictul de interese, HS a urmărit în general separarea activității controlului lanțului de aprovizionare de departamentul de achiziții. Șeful departamentului de control al lanțului de aprovizionare raportează direct către consiliul de administrație al HS.

b) Ofițerul de Conformitate al Grupului și Managementul

Sustenabilității Grupul HS a angajat, la sediul central din Viena, un Ofițer de Conformitate. Printre altele, acesta supervizează activitățile din zona de management al sustenabilității. Ofițerul de Conformitate raportează direct conducerii Grupului Schweighofer. Acesta colaborează strâns cu Departamentul de control al lanțului de aprovizionare și toate celelalte departamente implicate.

Managementul sustenabilității (intern și extern) este strâns legat de agenda de conformitate. Ofițerul de Conformitate coordonează agenda activităților pentru sustenabilitate. Acesta primește sprijinul Managerului de Responsabilitate socială corporativă situat la București.

Ambele persoane au experiență profesională în domeniul organizațiilor non-guvernamentale.

c) Auditor intern În aprilie 2018, a fost angajat în cadrul HS un auditor intern. Acesta va contribui la îmbunătățirea, cizelarea și verificarea procedurilor interne. Responsabilitățile sale principale constau în efectuarea periodică a auditurilor privind respectarea procedurile interne. Această funcție face parte din departamentul de conformitate.

26

d) Verificarea posibilului conflict de interese în procedura

de aprovizionare Conflictul de interese între achizitori și furnizori trebuie să fie evitat. Procedurile actualizate de achiziție reflectă acest principiu. Acesta obligă personalul din achiziții să anunțe conducerea departamentului despre orice posibile conflicte de interese. În astfel de cazuri, decizia de achiziție trebuie să fie luată de către conducerea fabricii și conducerea departamentului de achiziții. Astfel de cazuri vor fi documentate.

Responsabil pentru document:

Michael PROSCHEK-HAUPTMANN Director de conformitate și sustenabilitate

Grupul Schweighofer Favoritenstraße 7/2, 1040 Viena, Austria

T: +43 1 585 68 62 - 73 F: +43 1 585 68 62 - 20

[email protected]

Planul de acțiune actualizat al Holzindustrie Schweighofer ... · procedura de inițiere pentru...

Documents

Transcript of Planul de acțiune actualizat al Holzindustrie Schweighofer ... · procedura de inițiere pentru...