Planejamento, Execução e Controle de Projetos: Aula 6
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Planejamento, Execução e
Controle de Projetos
Alessandro Almeida
www.alessandroalmeida.com 18/11/2014
MBA EM GESTÃO DE
PROJETOS
MONITORAMENTO
A execução está seguindo conforme o planejado?
Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Monitoramento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Monitoramento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
1. Monitorar a execução do projeto
• Acompanhar tudo que foi planejado!
– Todos os planos criados (por isso é fundamental não criar planos desnecessários!)
– Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!
1. Monitorar a execução do projeto
• Há desvios? – Avaliar se é necessário definir um plano de ação para
que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento
• Mudanças são necessárias? – Etapa 2. Gerenciar as mudanças
Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!
1. Monitorar a execução do projeto
• Não monitorar o projeto é como dirigir um carro sem enxergar o que há na frente...
Fonte: http://www.ecotrilhas.net/Det_Materia.asp?materia_ID=2
Monitoramento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Monitoramento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
2. Gerenciar as mudanças
Nada é permanente,
exceto a mudança. (Heráclito)
2. Gerenciar as mudanças
• Mudanças possíveis dentro de um projeto...
– Escopo
– Prazo
– Custo
– Critérios de qualidade
– Equipe
– Qualquer outro item planejado
2. Gerenciar as mudanças
• Mudanças possíveis dentro de um projeto:
– Escopo
– Prazo
– Custo
– Critérios de qualidade
– Equipe
– Qualquer outro item planejado
2. Gerenciar as mudanças
Como o Gerente de Projetos deve tratar as mudanças
solicitadas?
2. Gerenciar as mudanças
Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos
2. Gerenciar as mudanças
• Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido
2. Gerenciar as mudanças
• Além disso, considere que a mudança talvez...
– precise ser contemplada após o término do projeto
– vá impactar em alguma premissa ou restrição
– seja resultante de uma má definição de escopo
– seja resultante de um planejamento otimista demais
– etc.
2. Gerenciar as mudanças
• Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...
2. Gerenciar as mudanças
• Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...
Avaliar Negociar Decidir Executar
2. Gerenciar as mudanças
Não fique sentado no
problema!
2. Gerenciar as mudanças
Fonte: http://www.ogritodobicho.com/2011/03/sentar-e-pensar-no-problema-kakakaka.html
Monitoramento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Monitoramento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
3. Divulgar a situação do projeto
• Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação
– Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?
– Qual é a frequência?
– Qual é o público?
– Como o comunicado será feito?
3. Divulgar a situação do projeto
Lembre-se que a comunicação é um dos fatores críticos para o
sucesso do projeto!
ENCERRAMENTO
Acabou!
Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Encerramento
1. Preparar a transição do
projeto para a operação
2. Formalizar o
Encerramento do Projeto
3. Levantar Lições
Aprendidas 4. Celebrar
Encerramento
1. Preparar a transição do
projeto para a operação
2. Formalizar o
Encerramento do Projeto
3. Levantar Lições
Aprendidas 4. Celebrar
1. Preparar a transição do projeto para a
operação
• Qual equipe fará a manutenção?
– Como atuar se ocorrer algum incidente?
• Como será feita a transferência de conhecimento?
– A documentação está disponível?
• Quais os níveis de serviço?
Traga o time de operação
para o projeto
Encerramento
1. Preparar a transição do
projeto para a operação
2. Formalizar o
Encerramento do Projeto
3. Levantar Lições
Aprendidas 4. Celebrar
2. Formalizar o Encerramento do Projeto
• Homologar e formalizar a entrega...
– Entregamos tudo que foi combinado?
É neste momento que o Gerente
de Projeto descobre se o escopo
foi documentado corretamente!
2. Formalizar o Encerramento do Projeto
• Formalização da entrega:
– Assinatura
– Ata de reunião
– Etc.
2. Formalizar o Encerramento do Projeto
• Se o jogo não for bem combinado, seu cliente não fará a homologação e você corre o risco de ter um projeto sem fim...
2. Formalizar o Encerramento do Projeto
Fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/Ascending_and_Descending
2. Formalizar o Encerramento do Projeto
2. Formalizar o Encerramento do Projeto
Equipe do Projeto, tentando finalizá-lo.
Temos um
PROJETO
VIRTUALMENTE
IMPOSSÍVEL?
PROJETOS VIRTUALMENTE
IMPOSSÍVEIS!
Projetos Virtualmente Impossíveis!
Projetos Virtualmente Impossíveis!
• Dicas do Edward Yourdon (o cara do DFD!)
– http://yourdon.com/
Projetos Virtualmente Impossíveis!
• Onde os parâmetros excedem o que foi definido em, pelo menos, 50%
– Cronograma comprimido pela metade
– Equipe reduzida a menos da metade do mínimo necessário
– Orçamento e recursos cortados pela metade
– Funcionalidades são o dobro do combinado inicialmente
Projetos Virtualmente Impossíveis!
• No início dos trabalhos, o projeto é movido pela fé
– Euforia e / ou otimismo exagerado
• Projetos onde o fracasso é quase certo
– Forçar um resultado positivo após a conclusão do projeto, não torna um trabalho fracassado em sucesso
Projetos Virtualmente Impossíveis!
Por que existem Projetos Virtualmente Impossíveis?
Por que existem Projetos Virtualmente
Impossíveis?
“A insanidade corporativa está fazendo a mesma coisa repetidamente, e cada vez
esperando resultados diferentes.”
Por que existem Projetos Virtualmente
Impossíveis?
• Política!
• Promessas ingênuas feitas pelo cara que vendeu o projeto
• Otimismo ingênuo
– Podemos fazer isto durante o final de semana!
• Mentalidade de dar início a um novo negócio
– Empresas empreendedoras
Por que existem Projetos Virtualmente
Impossíveis?
• Verdadeiros programadores não precisam dormir!
– Herói “Jack Bauer”
• Concorrência
– Meu concorrente faz o mesmo!
• Regulamentações
• Crises inesperadas ou não planejadas
Como evitar que
um projeto seja
“virtualmente
impossível”?
Faça a lição
de casa!
Como evitar que um projeto seja
“virtualmente impossível”?
• Faça a lição de casa!
– Comunicação
– Negociação
– Gestão
– Etc.
• Mesmo assim, o projeto pode ser “virtualmente impossível” e a culpa (pelo fracasso) pode ficar na mão do gerente do projeto
Encerramento
1. Preparar a transição do
projeto para a operação
2. Formalizar o
Encerramento do Projeto
3. Levantar Lições
Aprendidas 4. Celebrar
Encerramento
1. Preparar a transição do
projeto para a operação
2. Formalizar o
Encerramento do Projeto
3. Levantar Lições
Aprendidas 4. Celebrar
3. Levantar Lições Aprendidas
• O que aprendemos com este projeto?
3. Levantar Lições Aprendidas
• As lições aprendidas, quando aproveitadas, permitem uma evolução da maturidade em gestão de projetos
Encerramento
1. Preparar a transição do
projeto para a operação
2. Formalizar o
Encerramento do Projeto
3. Levantar Lições
Aprendidas 4. Celebrar
Encerramento
1. Preparar a transição do
projeto para a operação
2. Formalizar o
Encerramento do Projeto
3. Levantar Lições
Aprendidas 4. Celebrar
4. Celebrar
4. Celebrar
• É hora de comemorar o fim do projeto!
• De forma sábia, reconheça aqueles que se destacaram!
VAMOS PENSAR UM POUCO?
Por que é tão difícil abortar projetos ruins?
Sobre a
prova...
Sobre a prova...
• Estudo de caso com cinco questões envolvendo os seguintes tópicos:
– Escopo
– EAP
– Cronograma
– Matriz de Stakeholders
– Plano de Riscos
– Plano de comunicação
Por que é tão difícil abortar projetos ruins?
• Após a leitura do artigo e, considerando o conteúdo apresentado durante as aulas, discutam os seguintes tópicos:
– O Gerente do Projeto, que tem como responsabilidade “orquestrar” as
equipes envolvidas na realização do projeto pode não ser o tomador de decisão, mas ele pode ser responsabilizado pelos erros ocorridos. Qual deve ser a postura do Gerente de Projeto para... • ...identificar que um projeto deve ser interrompido, mesmo que ainda não tenha sido
concluído? • ...influenciar os tomadores de decisão para que optem pela melhor opção?
– Por que o projeto descrito no estudo de caso da DevOne pode ser
classificado como um Projeto Virtualmente Impossível? Ele deve ser interrompido ou, apesar das restrições, faz sentido prosseguir com a sua execução?
DÚVIDAS?
MUITO OBRIGADO!
www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm
www.slideshare.net/alessandroalmeida