PLAN DE REMEDIACION A HALLAZGOS EN INFORME DE …

PLAN DE REMEDIACION A HALLAZGOS EN INFORME DE AUDITORIA EXTERNA CG1-2016 JAPDEVA ADMINISTRACIÓN PORTUARIA

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HALLAZGO 1 : DIFERENCIAS ENCONTRADAS MEDIANTE LA R EALIZACIÓN DE UN CONTEO CON BASE A UNA MUESTRA DE PRODUCTOS E INSUMOS

CONDICIÓN CRITERIO RECOMENDACIÓN NIVEL DE

RIESGO ACCIONES A TOMAR

Plazo RESPONSABLE

Verificamos una muestra de las tres bodegas de portuaria, el mimo fue realizado los días 23 y 24 de febrero. En ellas encontramos diferencias entre los saldos de los registros auxiliares solicitados al momento de la verificación de la muestra con respecto al reconteo realizado. Para los materiales obsoletos, la administración nos señala que los mismos no tienen un orden adecuado con el que puedan ser verificados, estos se mantienen dentro de cajas en una ubicación especial, pero no se lleva un oportuno control.

Dentro de la ley de Control interno de la Contraloría General de la República establece en su inciso a) lo siguiente: “Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de Control Interno.

Se deben de realizar conteos oportunos en cada una de las bodegas, para alimentar los registros auxiliares de los inventarios, también hacer un acomodo de las bodegas para que las mismas muestren un orden lógico que permita su ubicación y control. Adicionalmente es conveniente que toda la Bodega cuente con la rotulación respectiva ya sea por familia de productos y/o códigos de identificación de manera que las ubicaciones sean fácilmente identificables. Nota de la Auditoria Interna.

No se tienen registrados en una cuenta separada los inventarios obsoletos. Las bodegas Satélites Taller Mecánico, Marino y Grúa en Moin, no tienen inventarios actualizado desde el 2011 y 2012, asimismo la bodega de Taller Mecánico esta sobrevaluada reflejando más inventario que el almacén central ya que no se hacen los descargos del inventario utilizado. Todas las mercaderías deben pasar primero por el almacén central y luego a las bodegas satélites, por control interno y parra efecto de registros en el sistema, enviando por medio de traslados a las bodegas satélites, solo cuando hay mercadería de mucho volumen se debe ir a verificar el ingreso por parte del Almacén Central.

Bajo

Los encargados de las Bodegas de Moín y Taller Mecánico debe realizar la toma física de los inventarios. Si hubiera necesidad de ajuste, lo deben someter a consideración del Consejo Directivo para su respectiva autorización de ajuste. Igualmente, se debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 26, Sección II de las Normas para la administración, registro y control del inventario en el Almacén. Los encargados y responsables de las bodegas satélites, deben ejercer el debido control y resguardo de los materiales y equipos en su custodio. Además, deben realizar la rotulación correspondiente para identificar las ubicaciones de los materiales, de los diferentes estantes, así como, sus respectivas familias Los encargados de las bodegas satélites deben realizar una conciliación mensual de las existencias

6 meses

Gerencia Portuaria. Dirección Administrativa Financiera Jefatura del Taller Mecánico Jefatura del Almacén de Moin y sus superiores.


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con respecto al registro de la bodega Central en conjunto con el Jefe de la Bodega Central. Acuerdo 560-16 Artículo III-D de la sesión ordinaria N. 45-2016 22/12/2016 Políticas y Procedimientos para la Administración, Registro y control del Inventario Institucional.

HALLAZGO 2: DEFICIENCIA EN CONTROL Y UBICACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO



Plazo RESPONSABLE

La cuenta de Propiedad, planta y Equipo, presenta las siguientes situaciones:

1. Existe un Registro Auxiliar Contable y un Registro Auxiliar de Activos, ambos desarrollados desde el sistema de información, uno por el módulo de Contabilidad y el otro por el módulo de inventarios, por otro lado, los dos auxiliares no están debidamente conciliados a nivel de detalle, con lo cual brinde seguridad de exactitud activo por activo. El Auxiliar Contable, no es posible determinar si el monto de depreciación es correcto o no, lo cual constituye un registro

La custodia de los activos que cada funcionario utilice normalmente en el desarrollo de sus labores, debe asignársele formalmente y mantenerse controlado, tanto mediante control de asignación como mediante el auxiliar respectivo de la cuenta o cuentas. En el caso de activos especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples funcionarios, la responsabilidad por su custodia y administración también debe encomendarse específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar su acceso, uso, y cuente con un control de asignación o préstamo, además de un instrumento normativo que determine claramente las condiciones y responsabilidades. En

1. La Administración Financiera debe de desarrollar un instrumento normativo, e implementarlo, el cual contenga una política de asignación de activos, así como control de asignación, que permita mantener un control de los activos actualizados.

2. Se debe realizar una determinación sobre si la cantidad de personal que maneja el departamento de activos es la idónea para la cantidad de trabajo, en donde por movimientos, traslados, ubicación, seguimientos, inventarios y aplicación de inventarios a los centros de costos y la revisión general de brindar la responsabilidad a los colaboradores de la institución, debe de recae en un grupo de personas las cuales cumplan con cualidades específicas, como conocimiento contable, para

Bajo

Realizar un inventario general de los activos con que cuenta la institución y asignarles nueva ubicación. Se debe realizar la contratación de personal idóneo para realizar la toma física de los activos fijos Reforzar el personal de Activos Fijos, con la finalidad de tener un mayor control de la ubicación de los activos fijos, y realizar en forma todas las diferentes tareas que se deben realizar en esta área. Por otro lado tomando en cuenta el Reglamento de Activos Fijos, después de confeccionar el inventario físico, responsabilizar a cada uno de los encargados de los

6 meses

División Financiera Departamento Financiero Contabilidad General Activos Fijos. Departamento de Informática


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auxiliar incompleto. Como complemento a lo anterior se desarrollo toma física de activos fijos, en la cual se definió una muestra representativa de activos fijos, entre el control de activos fijos se inició la búsqueda de los mismos de acuerdo con el centro de costos, pero de los 25 ítems escogidos solo uno de ellos pudo ser verificado.

2. El Registro Auxiliar de Terrenos mantiene dentro de su estructura una agrupación por terrenos, dentro de la misma muestra un detalle de los terrenos que mantiene por agrupación, pero no muestra individualmente estos, no mantiene una estructura lógica, ni revela debidamente los movimientos, como se indica por Norma.

3. Se desarrolló solicitud de la conciliación de la cuenta de terrenos con el Registro Nacional, por lo mismo es que procedimos a realizar una verificación con la información que revela el Registro de la Propiedad, sobre lo que se nos indicó que “hay bienes inmuebles que están en el registro y no se encuentran en los Estados Financieros.” La falta e estos terrenos

el personal operativo, la falta de capacitación con respecto a la importancia y seriedad con la que se debe de dar el cuido, traslado y mantenimiento de los activos, es uno e los que promueve la mayor parte de las faltas de control, sobre los mismos se debe de incentivar el tratamiento adecuado y la base de regulación sobre la que se debe de basar la información y el uso de los mismos. Desde la perspectiva contable, basado en las NIC SP, las propiedades, plantas y equipos son activos de empresa, para usarlos en producción de bienes y servicios, arrendados a terceros o para uso y de los cuales se espera una duración de más de un periodo. Estos deben ser registrados y mantenidos a costo de adquisición o construcción, incluidos los derechos de importación e impuestos no recuperables respecto de la compra, y deben presentarse rebajados de su correspondiente depreciación acumulada. Las mejoras en propiedad, planta y equipos se suman a su valor en libro cuando es probable que se generen beneficios económicos futuros en exceso de los ya obtenidos. Todos los movimientos en los que se manifiestan mejoras sobre activos preexistentes, se mantienen en las cuentas contables de nivel 100-001-005-001, los mismos responden a lo que creemos remodelaciones, acondicionamientos, reparaciones,

la asignación y verificación del adecuado arraigo en las cuentas contables, personal que conozca sobre los activos, los cuales no deben de ser mecánicos ni técnicos en los activos especiales del puerto, pero si deben de saber cómo reconocerlos y determinar las piezas que los componen. Deben de tener conocimiento en bodegaje, para determinar si la ubicación en las bodegas, la forma en la que se desplazan y los tiempos en los que están resguardados en las bodegas son los adecuados. Para una sola persona, sería virtualmente imposible mantener al día y de forma adecuada, esta y otras funciones como participar en las conciliaciones de los módulos de activos y la información contable, la determinación adecuada de los tiempos de deprecación, el brindar informes sobre el crecimiento de los activos institucionales o el seguimiento adecuado a los tiempos en los que se deben de actualizar los montos por medio de la revaluación de una partida específica de activos.

3. El departamento de informática, debe de realizar entregas de los movimientos de los activos entre los colaboradores, para que sea el departamento de activos el que mantenga el orden de la entrega, cuido y responsabilidad de los mismos entre los trabajadores de la institución.

mismos dentro del área asignado. El departamento de Informática debe realizar la entrega de las boletas de movimientos de los equipos de Informática que se realizan para llevar un mejor control y ubicación de los mismos. Solicitar al Departamento Legal realizar un estudio de los Terrenos de los que aparecen a nombre de JAPDEVA y que pertenecen a funcionarios de la institución, pero se encuentran registrados en el Fondo de Capital x alguna garantía, pero por la utilización de la misma cedula jurídica, se presentan en el Registro Público. Con esto la Administración deberá tomar alguna determinación.


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dentro del reconocimiento en los estados financieros de la institución, obedece según nos comenta la administración a que los mismos corresponden a los que son hipotecados por el Fondo de Capital y Ahorro de los Trabajadores de JAPDEVA, este ente maneja su operación sobre la misma cédula Jurídica de JAPDEVA.

entre otros; estos podrían incorporarse como parte de las cuentas contables relacionadas al activo principal, para que se mantenga un uso consecutivo de las cuentas contables, y se realice una mejor dirección de las cuentas en la distribución contable. Los Movimientos que afecten esta cuenta deben estar ligados y mostrados para su respectiva verificación en los auxiliares respectivos, por otro lado, las normas de control interno exigen un control exhaustivo sobre los activos de la empresa. La revalorización de activos fijos es una práctica contable que permite incrementar el valor en libros de los activos fijos a valores de mercado, también podemos decir que es el proceso de aumentar su valor en libros en caso de grandes cambios en el valor justo de mercado. Las Normas Internacionales requieren que los activos fijos se registren al costo, pero permiten dos modelos para la contabilidad de los activos fijos, los cuales son: el modelo del costo y el modelo de revaluación. Para la definición del uso de las cuentas contables dentro de los movimientos de las cuentas 100-001-002-001-024-000 y la cuenta 100-001-003-001-005-000, mantienen nombres generales como: “Revaluación de Activos”, si bien es cierto puede existir un registro auxiliar que defina y detalle los datos sobre los activos que se


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revaluaron, a nivel de balances el nombre de la cuenta no nos permite conocer la realidad de la revaluación efectuada, nuevamente, dentro del consecutivo de las cuentas contables, se pueden incorporar los movimientos y saldos que provienen de las revaluaciones, con lo que se permita al usuario de estos tener la información inmediata y no como por ejemplo en las cuentas 100-001-002-001, en donde se mantienen cuentas de instalaciones, edificios, mobiliario, equipos varios y la última de las cuentas es una cuenta general de revaluación.

HALLAZGO 3: VACACIONES PENDIENTES DE DISFRUTAR POR LOS FUNCIONARIOS.



Plazo RESPONSABLE

Por el periodo terminado el 31 de diciembre de 2016, determinamos que existen funcionarios que acumulan vacaciones pendientes de disfrutar, con una acumulación superior a los dos periodos de vacaciones permitidos. Los periodos contemplados son del 2005 al 2015.

En relación con el derecho a las vacaciones, la Sala Constitucional ha señalado que: “Dentro de las excepciones a las que se refiere la Constitución Política debe admitirse la posibilidad de compensación de las vacaciones con el conocimiento de una suma dineraria, sin embargo para no hacer nugatorio este derecho fundamental, éstas deben responde a “excepciones muy calificadas”, Desde esta perspectiva, es claro que el disfrute efectivo de las vacaciones es la regla y no la excepción, de ahí que pueda hablarse de un derecho fundamental a las vacaciones pero no de un derecho fundamental a su

Es necesario que la administración elabore un plan de acción tendiente a solucionar esta problemática, que no implique la compensación general de vacaciones. El plan debe de coordinarse interdepartamental para que las salidas de los funcionarios y el goce de los días pendientes salariales, no contravengan con la operatividad y continuación del negocio en marcha de la empresa. Esto pues a manera de ejemplo, el departamento de legal, de las 12 personas que participan 7 de ellas deben de gozar vacaciones de periodos anteriores, y si las mismas deben de utilizar sus vacaciones al mismo tiempo debilitarían el comportamiento de trabajo de la institución.

Bajo

Elaborar un plan de Acción conjuntamente con los diferentes departamentos y unidades involucrados para establecer el disfrute de las vacaciones conforme las directrices establecidas y que cada funcionario pueda realizar el descanso merecido para dar el mejor fruto.

Gerencia General Gerencia Portuaria Dirección Administrativa Financiera. División Financiera Contable Departamento de Recursos Humanos Jefes de Departamentos, secciones y unidades.


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compensación. Esta conclusión no se deriva únicamente de la literalidad del artículo 59 constitucional, sino de una realidad social en la que los trabajadores podrían preferir, aún en contra de la finalidad básica del derecho a las vacaciones, su compensación a cambio de una suma dineraria que pudiera mejorar momentáneamente su condición económico La posibilidad de enfocar un derecho fundamental a la compensación de las vacaciones implicaría negar “la situación económico de los trabajadores, en ocasiones especialmente deteriorada, (que) hace que aquellos cuenten con la compensación de sus vacaciones, para hacerse con unos ingresos adicionales” Voto número 2001-05418. Dado que según lo expuesto existe una prohibición expresa de compensar las vacaciones de manera general, debe entenderse que la misma regla debe aplicarse para las vacaciones acumuladas, pues la norma no establece ningún trato diferente en este sentido.

HALLAZGO 4 : EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NO SE PRESENTA SEGÚN LA NORMATIVA Y MODELOS QUE SE ESTABLECEN EN LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO.



Plazo RESPONSABLE

Dentro de los datos suministrados a esta auditoría para la preparación y presentación del Estado de Cambios en el patrimonio de

Las Normas internacionales de Contabilidad para el Sector Público solicitan a las personas que realizan la información contable una serie de

Realizar cambios oportunos en la presentación de los estados financieros de la entidad para que de esta manera se cumpla con la normativa vigente y de esta manera

Girar las instrucciones pertinentes para que el Contador General, prepare los estados financieros

Permanente División Financiera Departamento Financiero Sección de Contabilidad


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conformidad con las Normas Internacionales del Sector Público (NICSP), no cuenta con información suficiente para poder verificar ampliamente los movimientos patrimoniales que se afectaron durante el periodo, y de esta manera establecer los criterios de revelación, presentación, valuación y registro.

detalles para lograr compartir la información correcta con los usuarios, dentro de estos se encuentran estados financieros tales como el de Cambios en la composición patrimonial o el Activo Neto, el cual permite a los usuarios conocer los traslados monetarios que sufrieron las cuentas patrimoniales principalmente, para así verificar que estas cumplen, con rangos o parámetros aceptables. Las normas sugieren así que la información del movimiento anual también venga acompañada por los saldos de las cuentas del periodo anterior para de esta manera conocer y poder compararla. La información debe de presentarse dentro de los márgenes de la NIC – SP-91. PRESENTACIÓN DE ESTADOS Financieros, a partir del apartado 114 señala la información, la calidad y la forma de la presentación que debe de mantener el mismo.

realizar un avance oportuno en el camino de la implementación de las normas a los estados financieros.

incorpore dentro de los mismos la presentación de los estados de cambios en el patrimonio con base a lo establecido en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público

HALLAZGO 5: NO SE REALIZA EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO DE ACUERDO A LOS NIC-SP, SUS MODELOS Y NORMATIVA.



Plazo RESPONSABLE

Dentro de los Estados Financieros de la entidad, no se presenta el estado de flujos de efectivo de acuerdo a la forma en la que se solicita por las Normas Internacionales de Información financiera para el Sector público.

Según la Norma internacional de Contabilidad para el sector público, establece la necesidad de homologar y realizar la presentación de los estados financieros con la información, necesaria y correspondiente según la información que debe de mostrar a la administración. La NIC-SP-02. Estado de Flujo de Efectivo señala

Tomar en cuenta los lineamientos de la normativa, para así cumplirlos y no incurrir en contingencias fiscales y legales, además para el cumplimiento adecuado según los procesos de implementación que mantiene la institución a la fecha. A manera de ejemplo señalamos a continuación un modelo del Estado de Flujo de Efectivo, bajo el método indirecto neto, en el cual se calcula los flujos de efectivo de

Bajo

Adoptar un nuevo modelo establecido por la Contabilidad Nacional en observancia de la normativa NIC/NIIF, para la presentación del Estado de flujos de Efectivo. LA presentación de los EFE debe ser mensual.

Permanente

División Financiera Contable Departamento Financiero Sección de Contabilidad


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los lineamientos, capacidades, alcances, responsabilidades, deberes e información que debe de contener el Estado de flujo del Efectivo, la necesidad de mantener la comparación de las cifras de un año a otro, seg{un la información suministrada por la administración, la presentación del Estado de Flujo del Efectivo, no contiene la información suficiente y pertinente, ni cuenta con la cantidad y calidad de información que establece la norma. Siguiendo los pasos de la norma, se encuentran las revelaciones necesarias y la información complementaria que debe de establecerse mediante notas a los estados financieros para explicar la separación de los rubros y los saldos de donde provienen, para el establecimiento de los mismos dentro de la clasificación por actividades del flujo

las actividades de operación ajustando los resultados por los efectos de los ingresos y gastos que no requirieron uso de efectivo, por todo tipo de partidas de pago diferido y acumulaciones (o devengo) correspondientes a cobros y pagos de operaciones pasadas o futuras, y por las partidas de ingresos o gastos asociadas con flujos de efectivo de actividades de inversión o financiación. Nótese el cambio de la estructura y los apartados sobre los que se definen las diferencias de los saldos, los mismos mostrando una cantidad de información mayor, para brindarle a la administración una herramienta de toma de decisiones que plantea, las diferencias de crecimiento o decrecimiento de las cuentas por cobrar o por pagar, las formas de aumento o disminución en las inversiones, entre otros.

HALLAZGO 6 : CUENTAS POR COBRAR CON ANTIGÜEDAD SIGNIFICATIVA.



Plazo RESPONSABLE

Al realizar la revisión de las cuentas por cobrar de la institución, en el caso de la Administración Portuaria, determinamos que existen cuentas por cobrar con antigüedad que data del año 2008 inclusive. Cuentas por cobrar importantes que presentan antigüedad considerable son, por ejemplo, las cuentas por cobrar vía judicial y las cuentas por cobrar salarios

Las normas de control interno aplicables al sector público, establecen en cuanto a los registros contables y presupuestarios, que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades

Realizar el análisis correspondiente de las cuentas por cobrar de la institución, de la Administración Portuaria; y se definan cuáles de las cuentas por cobrar tienen un alto grado de incertidumbre que no van a recuperarse. Al respecto, una vez concluido el análisis, e Consejo de Administración debe autorizar la aplicación del ajuste correspondiente, sea para dar de baja a las cuentas por cobrar que no se recuperarán, o bien para aumentar la estimación para incobrables conforme el saldo no

Bajo

Conformar un grupo de apoyo para realizar las labores de depuración de las cuentas. Que el departamento de Legal, brinde el informe de las cuentas por cobrar de los ex funcionarios de la Faja Transportadora y defina cuál de los criterios es la correcta y se tome la decisión si procede o no las sumas que

3 meses Jefatura de la Sección de contabilidad, Encargada de Cuentas por Cobrar, Jefatura del Departamento Financiero, Jefatura del Departamento Legal y un abogado del Departamento Legal. Director Administrativo Financiero y Jefe de la División Financiera Contable.


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pagados de más, con saldos de ₵170.420.703 y ₵171.571.547., respectivamente. La falta de análisis y eventual ajuste por el deterioro de las cuentas por cobrar de la Institución inducen al error al usuario de los estados financieros, que actualmente consideraría el saldo de las cuentas por cobrar con una alta expectativa en su recuperación; además que dicho deterioro supone que el saldo de la estimación por incobrables no es suficiente para cubrir dicho deterioro. Dicha situación fue mencionada en la CG-1-2014, además mantiene una señalización y continuidad en las cartas de gerencia de años ateriores, la falta de procedimiento, nos obliga como auditoria a mantener la información como pendiente, pues aunque se repite de años anteriores, los saldos de la cuenta cambian y no se obtiene una opinión que señale el finiquito de los movimientos en las cuentas.

de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución; y las transacciones y eventos realizados.

recuperable. están registradas dentro del Rubro de Salarios pagados demás, Por otro lado, si se determina que procede la recuperación de los dineros, remitir a los abogados externos para su recuperación, de definirse que no procede, elevar un documento a la Junta Directiva para la Aprobación de la eliminación de dichos montos del sistema de cuentas por cobrar a través de asientos de diario. Por otro lado, realizar un estudio a través del departamento legal del estado de las cuentas por cobrar en vía judicial y presentárselo a la Junta Directiva acerca de los casos que se encuentran en cobro Judicial, para tomar las medidas pertinentes en cada caso. Este estudio debe arrojar si los casos son recuperables o no, para poder tomar una decisión de su tratamiento.

HALLAZGO 7: DIFERENCIAS ENTRE EL REGISTRO AUXILIAR DE INVENTARIOS DEL ALMACEN PRINCIPAL PUERTO Y PORTUARIA MOIN Y EL SALDO MOSTRADO EN CONTABILIDAD AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016



Plazo RESPONSABLE

A la fecha de nuestra revisión determinamos una diferencia entre el saldo del registro auxiliar de inventarios del almacén principal

Las Normas de control interno relativas a la actividad, establecen que la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la

Realizar un inventario total de todos los artículos que se encuentran en la bodega de Moin; y en caso de determinar faltantes o sobrantes cada fin de periodo, proceder a

Bajo IDEM 1

4 meses Gerencia Portuaria Taller Mecánico Sección de Contabilidad Almacén principal de


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puerto y Puerto Moín, saldo mostrado en contabilidad al 31 de diciembre del 2015 Es importante indicar que en el caso de la Bodega portuaria Central se realizan inventarios físicos; y se está analizando el origen de las diferencias antes de la aplicación de los ajustes respectivos. Adicionalmente, se prevé que el cierre del periodo 2016, estará concluido, dicho trabajo. Sin embargo, estas diferencias significativas hasta tanto no se analicen y ajusten, generan incertidumbres respecto a los saldos contables de los inventarios respecto a la información detallada y las existencias físicas. Se analiza la mención desde la CG-01-2014, las diferencias persisten en los registros auxiliares, y se han disminuido con respecto a los años anteriores. La institución debe de incorporar medidas adicionales para la procura de establecer saldos in diferencias contra los mostrados en los balances.

institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan y adoptar las medidas procedentes.

realizar el ajuste correspondiente a esta cuenta. Asimismo, al igual que como se está haciendo con la Bodega Portuaria Central, analizar el origen de las diferencias antes de la aplicación de los ajustes respectivos. En todos los casos, concluir tan pronto sea posible con la determinación y aplicación de los ajustes, para que los saldos contables y de los registros auxiliares de los inventarios, queden conciliados.

Limón

HALLAZGO 8 : FALTA DE METODOS PARA EL TRATAMIENTO OPORTUNO REFERENTE A LA ROTACIÓN DEL INVENTARIO E INVENTARIO OBSOLETO.



Plazo RESPONSABLE

Mediante la evaluación de control interno que realizamos, determinamos que actualmente no hay por escrito métodos que regulen de forma directa el comportamiento y oportunidad para los temas relacionados con la

El Artículo N. 16 de Sistemas de información de la Ley de Control Interno de la Contraloría General de la República establece en su inciso a) lo siguiente: “Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable,

Gestionar un documento que regule, reglamente, determine la metodología con la que se debe de realizar el movimiento relativo a la rotación del inventario o su obsolescencia, de manera que quede vigente para que sea la aplicación obligatoria en las diferentes bodegas; y con ella se puedan

Bajo

Confeccionar un documento que regule, reglamente, determine la metodología con la que se debe de realizar los movimientos relativos a la rotación de inventario de materiales en uso, así como

4 meses Dirección Administrativa Financiera División Financiera Contable Almacén de Materiales Departamento Legal.


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rotación del inventario y el inventario obsoleto. En vista de lo anterior, es muy posible que en las bodegas existan artículos de inventario que ya no están en buen estado, ya no se requieren en las actividades de la institución, o bien presentan algún tipo de deterioro, ue por definición ya no representan ningún valor para la entidad y deben darse de baja. Aunque dentro de las “Políticas y normas para la administración, registro y control del inventario” realiza una mención oportuna del significado, y la determinación de la identificación de los mismos, no señala los tiempos de respuesta, la forma en la que se debe de proceder, y la responsabilidad de la generación de la tarea con la que se deba de actuar, dejando un vacio en la finalización de los tratamientos. La situación se mantiene desde la mención en la CG-01-2013, aunque la administración obtuvo las políticas de inventario, estas no abordan estos temas con la amplitud oportuna.

relevante, pertinente y oportuna; asimismo que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de Control Interno”

realizar verificaciones periódicas respecto al estado del inventario y se tomen decisiones en relación al tratamiento ya sea por venta, donación o destrucción que deba darse para ambos casos.

los obsoletos. Realizar un informe a la Junta Directiva, solicitando la aprobación de realizar un remate de los materiales que están en estado Obsoleto, esto debido a que los materiales no le sirven a la empresa, porque los mismos en su gran mayoría pertenecen a equipos que ya no están en uso o se encuentran fuera de la institución.

HALLAZGO 9: SE PRESENTAN DIFERENCIAS ENTRE EL REGISTRO AUXILIAR DE INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO Y EL SALDO MOSTRADO EN EL BALANCE.



Plazo RESPONSABLE

A la fecha de nuestra revisión al 31 de Diciembre del 2016, determinamos que existe una diferencia entre el registro auxiliar y el saldo de la partida de inmueble, maquinaria y equipo con

Las Normas de Control interno relativas a la actividad, establecen que la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las

Depurar la base de datos o la información que extraen los diferentes reportes de activos de inmueble, maquinaria y equipo, para eliminar las inconsistencias que contienen en caso que existieran. Emplear los recursos que sean requeridos

Alto

Se están realizando las depuraciones de los diferentes listados que conforman el módulo de Activos Fijos, con la ayuda del Departamento de

4 meses División Financiera Contable Departamento Financiero Sección de Contabilidad Sistema de Activos Fijos Departamento de


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corte a esa misma fecha, Las conciliaciones se realizan con este reporte debido a que es el que cuenta con la información mas adecuada para poder relacionar los saldos del registro auxiliar con los saldos del balance al 31 de diciembre del 2016.

conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan… y adoptar las medidas procedentes.

para que se realice la conciliación de saldos contables con el reporte detallado generado por el sistema. Sobre este proceder se debe tomar en consideración la aplicación de los ajustes que sean necesarios, con el fin de que los saldos estén conciliados a través de un reporte que contenga la información suficientemente detallada. Asimismo, debe establecerse como directriz, la generación y respaldo del registro auxiliar de activos de inmueble, maquinaria y equipo al realizar el cierre contable de cada mes, al último nivel de detalle, de manera que muestre la composición del saldo contable con detalle de cada uno de los activos propiedad de la institución y esté disponible cuando el mismo sea requerido.

Informática. Con la finalidad de determinar la existencia real y unificar los listados con que se cuenta. Para ello se debe realizar una labor muy minuciosa a través del análisis de activo por activo en cada uno de los listadores.

Informática.

HALLAZGO 10: AUSENCIA DE UNA PROVISIÓN SUICIENTE PARA EL PAGO DE LAS PRESTACIONS SOCIALES DE LOS EMPLEADOS DE LA INSTITUCIÓN.



Plazo RESPONSABLE

Al realizar la inspección de los saldos que se incluyen en los estados financieros de la entidad, determinamos que no se ha establecido una provisión suficiente en los estados financieros para el pago de las prestaciones sociales de sus empleados al 31 de diciembre del 2016, según lo dispuesto en la Convención colectiva de Trabajo, en el Artículo 61. La situación de la provisión se señala desde la carta a la gerencia CG-01-2013, la misma aunque se mantiene en aumentos egún las políticas brindadas para la ejecución de la administración, aún son insuficientes para cubrir y

Tal como lo establece el artículo 61 de la Convención Colectiva de Trabajo,” la junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) reconocerá, por concepto de auxilio de cesantía, a los trabajadores que laboren en la institución o que provengan del Sector Público, a partir de la firma de esta Convención Colectiva, un mes adicional pro cada año laborado hasta completar veinte (20) años, con motivo de cese de sus funciones, ya sea por despido con responsabilidad patronal, renuncia, pensión o fallecimiento. Criterios utilizados en la contabilidad para definir el registro de una provisión

Realizar el cálculo de las prestaciones legales que hay que pagar en total al 31 de diciembre del 2016 los empleados de la institución y aplicar el ajuste contable al saldo de prestaciones sociales por pagar, para reconocer dicho monto en los estados financieros. Lo anterior requiere la respectiva actualización periódica del saldo en cada cierre contable.

Realizar los cálculos respectivos y presentárselos a la Junta Directiva indicando los montos que este ajuste representaría para la empresa y solicitando su autorización para proceder con la aplicación del respectivo ajuste.

Adoptar el tratamiento

contable para iniciar a partir de la vigencia de la NIC/NIIF (1 de enero del 2017) quincena a quincena un aprovisionamiento general de prestaciones legales futuras del personal,

1 mes

Dirección Administrativa Financiera División Financiera Contable Sección de Contabilidad


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suplir las necesidades actuales de la institución.

incluyen que la entidad tenga una obligación presente como resultado de un suceso pasado, la probabilidad de la entidad tenga que desprenderse de recursos para cancelar tal obligación y que pueda hacerse una estimación fiable del importe de la obligación.

estableciendo un % de aprovisionamiento sobre los salarios pagados a partir de la vigencia de la normativa dejando claro que la NIC/NIIF no tiene efectos retroactivos, de esta manera el gasto de las prestaciones legales impactaría los estados financieros en forma proporcional conforme los trabajadores vayan o continúen adquiriendo el derecho.

Adoptar un segundo tratamiento contable complementario para aprovisionar al cierre de cada ejercicio contable el 100% de las prestaciones legales de funcionarios que permanecen laborando y que reúnen requisitos para acogerse al régimen de pensión que otorga la CCSS.

HALLAZGO 11: NO SE CUENTA CON LA PROVISIÓN RESPECTIVA PARA LOS PROCESOS QUE YA HAN TENIDO ALGÚN FALLO EN CONTRA DE LA INSTITUCIÓN.



Plazo RESPONSABLE

Al efectuar nuestras pruebas de auditoria pudimos constatar que cuando la institución ha tenido algún proceso judicial en la cual se ha fallado en contra y le corresponde el pago del mismo no se tiene ningún respaldo por para del Departamento legal que le

De conformidad con la NICSP 19 “Provisiones, pasivos y activos contingentes se indica que en cuanto a su reconocimiento: 22. Una provisión deberá reconocerse cuando: a) la entidad tenga una obligación presente (legal o implícita) como

Es conveniente que con antelación el Departamento legal de la institución informe el estado de los juicios y/o demandas, las cuales por su trámite y desenlace podrían impactar económicamente los flujos de efectivo y el presupuesto institucional de manera que contablemente se puedan establecer las

Que se giren las instrucciones pertinentes al departamento Legal para que brinden información a la Administración pertinente a los casos que se consideren a lugar con sus respectivos montos para que la

3 meses Gerencia General, Dirección Administrativa Financiera División Financiera Contable Departamento Financiero Sección de Contabilidad Departamento Legal


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permita al Departamento Contable establecer la Provisión respectiva previo a la resolución. Por el contrario la práctica actual es que una vez que se da el fallo automáticamente se hace el giro respectivo. Dicho lo anterior en caso de que se dé un fallo el cual comprometa una salida importante de recursos la administración y específicamente el Departamento Contable no cuenta con mecanismos para cuantificar la Provisión respectiva en cuanto a número y monto en colones de las demandas laborales ganadas por funcionarios en litigios contra la institución.

resultado de un suceso pasado. b) Es probable que la entidad tenga que desprenderse de recursos, que incorporen beneficios económicos para cancelar tal obligación; y c) Se úeda hacer una estimación fiable del importe de la obligación. De no cumplirse estas condiciones, no se deberá reconocer ninguna provisión.

previsiones del caso en concordancia con la Norma arriba citada.

administración los pueda registrar en libros.

ASUNTOS A INFORMAR 1) ACTUALIZACIÓN DEL VALOR DE LOS TERRENOS A NIVEL DE ENTES MUINICIPALES Y DE REGISTRO DE LA PROPIEDAD.



Plazo RESPONSABLE

Los valores de los terrenos según los datos obtenidos por el registro de la propiedad, no concuerdan con los datos de la contabilidad, esta condición representa un incumplimiento con la actualización de los datos y el pago debido de los impuestos municipales sobre los valores reales de los mismos

Proceder de forma inmediata a la actualización de los montos en el registro de la propiedad, así como también en l ente municipal, para el pago oportuno de los impuestos municipales. Por otro lao dentro de la información de los estados financieros se debe de realizar una revelación oportuna de los terrenos que son administrados por el fondo de Capital Ahorro, el mismo podría por medio de políticas contables, definir informarlo por medio de una nota a los estados financieros, en los que demuestren el conocimiento y compartan la información de forma efectiva.

Realizar un estudio de los terrenos y ver la necesidad de realizar ajustes esto con la aprobación de la Junta Directiva

2 meses

Dirección Administrativa Financiera División Financiera contable Departamento Financiero Sección de Contabilidad Módulo de Activos Fijos Departamento Legal


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ASUNTOS A INFORMAR 2) FALTA DE CONFIRMACIONES DE LOS DOCUMENTOS POR PAGAR



Plazo RESPONSABLE

A la fecha no hemos recibido la información sobre los saldos de confirmación por parte de terceros, los mismos y por los valores de las cuentas, son necesarios, para la determinación del riesgo de las mismas

Proceder de forma inmediata con respecto a los terceros para la recepción de los documentos con los saldos proporcionados por ellos, de esta manera establecer si existen diferencias entra las partes y proceder a la conciliación de los mismos, para determinar quien si hubiera tiene la diferencia y se realice el ajuste.

Establecer un mecanismo de remisión por lo menos cada tres meses de confirmación de saldos a las empresas en el exterior que fueron los que no remitieron la información, para contar con la información en tiempo oportuno, ya que esto se hace por correo por la distancia y ellos no respondieron a pesar de los correos enviados.

De inmediato.

Dirección Administrativa Financiera División Financiera contable Departamento Financiero Sección de Contabilidad

ASUNTOS A INFORMAR 3) REVISION DE EGRESOS MEDIANTE LA DETERMINACIÒN DE LOS CUMPLIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS CONTROLES DE LOS MOVIMIENTOS DE PAGO CON CHEQUES.



Plazo RESPONSABLE

Se determinó en la muestra que los cheques poseen varias situaciones de control interno que según los manuales de procedimientos que maneja la institución, detallamos a continuación. El cheque N. 110354 que en el sistema de Tesorería aparece en el listado a nombre de COOPENAE R.L. no fue impreso en el documento y se anuló manualmente sin realizar el debido proceso. El cheque N. 111546 A la hora de sellar los documentos con el número de cheque por un error involuntario la funcionario le consigno el número de otro cheque.

Aplicar de manera eficiente lo que delimitan los manuales de procedimientos que maneja la institución, con esto lograr la homologación de la aplicación de los procedimientos.

Instruir a las funcionarias involucradas para que realicen sus labores de una manera eficiente, y la persona que archiva los cheques solicitarle llevar un control adecuado para detectar estas situaciones. Se les remitirá un oficio informándoles de los procedimientos a seguir.

De inmediato

Jefatura del Departamento Financiero.


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PLAN DE REMEDIACION A HALLAZGOS EN INFORME DE …

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