MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPEMROSESAN DATA TRANSAKSI

DISUSUN

OLEH:Lailul asmi pulungan (7110030101)

Agus syahputra (7110030070)Sri lestari (7110030027)

Hermawan (7110030040)

Universitas islam sumatera utaraMedan2011

PEMROSESAN DATA TRANSAKSI

A. Tujuan Umum Pemrosesan Transaksi

Yaitu : pertukaran ekonomi dengan pihak – pihak eksternal (berupa : pembelian persediaan

dan penjualan barang dan jasa) dan internal ( berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi

tenaga kerja).

Siklus Transaksi :

Siklus pengeluaran : pengeluaran untuk sumber daya.

Siklus pengeluaran memiliki 2 bagian yaitu :

Komponen fisik

Komponen keuangan

Terdapat subsistem utama dari siklus pengeluaran

1. Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima

akan mempengaruhi persediaan dan utang dagang).

2. Sistem pengeluaran kas ( apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah ditiba

maka akan dilakuakan pengeluaran kas untuk memenuhi kewajiban).

3. Sistem gaji (pengngumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai –

menghitung gaji-mengeluarkan cek pembayaran).

4. Sistem aktiva tetap (system yang berkaitan dengan transaksi- transaksi akuisasi,

pemeliharaan dan penghentian aktiva tetap/ tanah , gedung dan perabotan).

Siklus konversi ; menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa.

Dibentuk oleh 2 subsistem utama :

Sistem produksi,melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control atas produk fisik

(penetapan kebutuhan bahan mentah, otoritasi kerja yang harus dilakukan).

Sistem Akutansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan

produksi (anggaran, control biaya, pelaporan kinerja.

Siklus Pendapatan ; menerima pendapatan dari sumber luar.

Memiliki 2 subsistem utama, yaitu : pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas.

Siklus pendapatan melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan

penerimaan kas setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki

komponen fisik kas dan keuangan, yang diproses secara terpisah.

B. Record Akuntansi (Pencatatan Akuntansi)

Record akuntansi yang digunakan yaitu sistem pencatatan secara manual dan sistem

pencatatan berbasis komputer.

Sistem Pencatatan Secara Manual

Dokumen, sebagai bukti transaksi memiliki 3 jenis yaitu : dokumen sumber, dokumen

produk dan dokumen turnaround ( menjadi sumber bagi system lainnya, Misalnya :

dokumen pembayaran barang / jasa yang diterima kas, menjadi sumber penerimaan kas

beserta cek).

Pesanan Pelanggan --- Pengumpulan Data --- Dokumen Sumber (pesanan penjualan) ---

Sistem Penjualan --- Tagihan (Dokumen Produk) Pelanggan --- Cek (Dokumen

Turnaround) --- Surat Penerimaan Uang.

Jurnal, Menyimpan catatan transaksi yang diproses oleh organisasi secara lengkap

(menunjukkan efek kronologis dari transaksi ), terdapat 2 jenis jurnal yaitu : jurnal

khusus ( untuk mencatat kelas transaksi spesifik yang muncul dalam volume tinggi,

misalnya untuk pembayaran gaji atau ( registrasi gaji) , catatan harian penerimaan bahan

baku atau barang ( Registrasi penerimaan) dan lain-lain.

Buku Besar (Ledger), adalah sebuah buku akun-akun keuangan yang mencerminkan

efek-efek keuangan yang menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap

akun setelah di poskan ke berbagai jurnal.

Terdapat 2 jenis buku besar :

a. Buku besar umum (General Ledger), rangkuman dari akun- akun control yang

menunjukkan saldo awal , perubahan dan saldo akhir dari tanggal tertentu untuk setiap

akun control seperti utang dagang, piutang dagang dan persediaan.

b. Buku Besar Pembantu ( Subsidiary Ledger ), rangkuman rincian akun individual yang

membentuk akun control particular (tidak semua akun control seperti penjualan kas ),

rinciannya seperti nnama pelanggan yang berutang, berapa utang setiap pelanggan dan

kapan akan jatuh tempo. Perincian yang di sajikan oleh buku besar pembantu juga

memberikan verifikasi keakuratan semua data akuntansi yang telah diproses oleh

sumber – sumber yang terpisah, jadi dengan adanya buku besar pembantu maka

kelengkapan dan keakuratan pemrosesan transaksi dapat di nilai secara formal.

Untuk mengevaluasi laporan keuangan secara periodic , maka diperlukan adanya auditor

untuk melakukan verifikasi keakuratan setiap akun – akun transaksi yang telah dicatat dalam

buku besar. Cara pengauditan biasanya dengan melibatkan kontak dengan pelanggan tertentu

(sampling data yang diambil dalam buku besar pembantu) untuk menetukanapakah transaksi

yang di catat dalam akun benar – benar terjadi apakah saldo yang dicatat adalah benar. Hasil

dari akun control dan konfirmasi, membantu auditor membentukmopini tentang akurasi

akun transaksi tersebut yang dilaporkan dalam neraca.

Sistem Pencatatan Berdasarkan Komputer

Untuk merecord akuntansi dalam system dapat disajikan 4 jenis file magnetis :

1. File Induk, nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya Buku

besar umum dan buku besar pembantu.

2. File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan

untuk merubah atau memperbaharui data dalam file induk.

3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses

transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standard untuk

penghitungan berdasarkan pajak.

4. File Arsip, berisi record record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk

referensi akan datang.

Jejak Audit Magnetis

Dokumen Sumber Input Data Pengeditan Updating File

Kesalahan (apabila ditemukan error file, berupa kesalahan nomor pelanggan dll)

File Arsip.

Langkah-langkah lain yang dapat dilakukan adalah :

1. Membandingkan saldo akun transaksi pada neraca dengan saldo akun control di file

induk.

2. Rekonsiliasikan angka kontrol dengan total akun pembantu.

3. Pilih sample dari jurnal-jurnal yang diperbaharui dengan akun-akun di buku besar

pembantu dan telesuri transaksi dalam file arsip.

4. Verifikasi dan konfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen.

C. Teknik Dokumentasi

Terdapat 6 teknik dokumentasi dasar, yaitu :

1. Diagram Relasi Entitas

Diagram ini menyediakan relasi antara entitas berupa sumber daya (mobil, persediaan),

peristiwa (memilih mobil, pemesanan barang) dan agen (pelanggan, pemasok).

Relasi entitas dapat di istilahkan dengan cardinality, dimana dengan cardinality dapat

menentukan kebijakan organisasi dengan pemetaan numeric di antara instansi entitas

(1:1, 1:M, M:M).

2. Diagram Arus Data

Diagram ini menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber data,

arus data, dan entitas dalam menyajikan elemen-elemen logis dari sebuah sistem.

3. Flowchart

Flowchart adalah grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara

entitas-entitas yang dapat digunakan dengan sistem manual dan sistem computer.

A. Flowchart Dokumen, tujuannya memberikan penjelasan terhadap sistem yang di

gunakan. Aturan-aturan dan konvensi dari Flowchart dokumen adalah : Flowchart

harus dilabelkan secara jelas untuk mengidentifikasi sistem yang di sajikan, simbol-

simbol yang benar harus dilabelkan, garis harus memiliki kepala panah yang

menunjukkan arus proses dan kelanjutan peristiwa serta jika memerlukan penjelasan

tambahan harus dimasukkan dalam flowchart.

Langkah-langkah dalam menyiapkan flowchart dokumen :

Menata letak wilayah fisik kegiatan dan memberi label setiap wilayah, misalnya

suatu organisasi menerima pesanan, maka wilayah dibagi menjadi 4 yaitu :

departemen penjualan, departemen kredit, gudang dan departemen pengiriman.

Menterjemahkan fakta tertulis ke dalam format visual.

Keterangan :

A. Terminal menunjukkan sumber / tujuan dari laporan

B. Dokumen sumber / tujuan dari laporan

C. Operasi manual merupakan penghubung antar halaman

D. File untuk dokumen sumber penyimpanan dan laporan berupa filling dapat

berdasarkan nomor faktur “N”, kronologis / tanggal “C”, tatanan alfabetis / nama

pelanggan “A”.

E. Catatan akuntansi (jurnal, buku besar dll)

F. Total perhitungan Batch

G. Konektor off-page

H. Deskripsi proses atau komentar

A B C D

E F G H

Dari prosedur manual menuju prosedur teknik (sistem) perlu dilakukan Pemrosesan

Batch.

Keunggulan dari pemrosesan batch, yaitu :

Meningkatkan efisiensi dan ekonomis (mengumpulkan sejumlah besar transaksi ke

dalam kelompok yang sama.

Dapat merekonsiliasi kelompok transaksi dengan angka control (dapat melihat

kesalahan dari nomor urutan pencatatan kelompok transaksi).

B. Flowchart Sistem, langkah-langkah dalam penyiapan flowchart sistem :

Tata letak wilayah fisik kegiatan, dengan membuat pola (rangkaian simbol,

misalnya : program yang dijalankan, disket) yang menggambarkan wilayah

kegiatan.

Menterjemahkan fakta tertulis ke format visual, disinilah dilakukan

pengotomatisan dan simbol proses manual ke simbol terminal komputer.

C. Flowchart Program, dalam sebuah flowchart sistem harus memiliki sebuah flowchart

program pendukung yang menjelaskan logikanya karena dengan flowchart program

dapat memverifikasi kebenaran dan memberikan rincian yang esensial untuk

melakukan audit TI, langkah-langkahnya :

Mengambil satu catatan dari file transaksi yang tidak di edit dan menyimpannya

dalam memory.

Memastikan program telah EOF untuk file transaksi, jika tidak maka akan lanjut

ke program edit.

Melibatkan sejumlah tes (diwakilkan oleh sebuah simbol keputusan) untuk

mengidentifikasi kesalahan klerikal dan logical tertentu.

Menandai kesalahan dan dikirimkan ke file transaksi untuk di edit.

Catatan-catatan yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan.

Putaran program kembali ke langkah 1 dan proses di ulangi lagi sampai kondisi

EOF dicapai.

Selain itu, diperlukan diagram tata letak dalam flowchart guna untuk mengungkapkan

struktur internal record yang membentuk sebuah file atau table database. Misalnya, untuk

analisis laporan kesalahan, identifikasi kegagalan sistem atau untuk mendesain tes logika

computer dengan tujuan auditing.

D. Sist e m Akuntansi Berdasarkan Komputer

Sistem akuntansi berdasarkan computer dibagi menjadi dua kelompok besar, dimana terdapat

perbedaan karakterristik antara pemerosesan Data Batch dan Real Time.

Karakteristik yang

membedakan

Batch Real time

Time Lage Jangka waktu yang terjadi antara

terjadinya peristiwa ekonomi dan

ketika peristiwa itu dicetak.

Pemerosesan dilakukan ketika

pristiwa ekonomi terjadi.

Sumbr Daya Membutuhkan lebih sedikit sumber

daya.

Lebih banyak membutuhkan

sumber daya.

Efesiensi Sejumlah besar transaksi diproses

lebih sedikit sumber daya.

Sumber daya yang lebih besar

dibutuhkan per unit OutPut

Terdapat 8 struktur data alternative yang digunakan oleh sistim pemerosesan transaksi :

1. Struktur data, memiliki dua komponen fundamental :

Organisasi, merujuk kecara fisik diatur pada pralatan penyimpanan sekunder misalnya

Disket.

Metode Akses, merupakan teknik yang digunakan untuk mengalokasikan record dan

menjelajahnya didata dase atau file.

2. Struktur skuensial, biasanya disebut metode akses skuensial yaitu aplikasi dimulai pada

awal file dan proses setiap record secara beruntun.

3. Struktur akses langsung, menyimpan data pada lokasi (disebut dengan anddres) pada

sebuah hark dish/fllopy disk. Addres merupakan nilai numberik yang mewakili sllinder,

ruang, dan blok lokasididalam disket dima sistim informasinya disimpan dan mengambil

record data.

4. Struktur indeks, berisi nilai numberic dari lokasi penyimpanan disket dima record dalam

sebuah file randem indeks terbesar dalam sebuah disket dan apabila melakukan pencarian

indeks yang diinginkan mak akan membaca lokasi penyimpanan korespondensi, serta

menambah record baru maka secara otomatis akan memiliki sebuah lokasi disket kosong.

5. Struktur VSAM, digunakan untuk file-file yang berukuran sangat besar yang memerlukan

pemerosesan basth dan pemerosesan record individual pada tingkat moderat. Dikarenakan

struktur VSAM tidak dapat melakukan penyisipan data baru maka data yang baru harus

disimpan dalam wilayah yang penuh yang secara fisik terpisah dengan record dat lain,

Terdapat 3 komponen fisik yaitu indeks, wilayah penyimpanan dan wilayah yang penuh.

6. Struktur Hashing, kecepatan akses pada struktur hashing merupakan keunggulan yang

utama, dimana keunggulan ini diirting oleh kelemahan-kelemahan lain : tidak

evesiensinya dalam menggunakan ruang penyimpanan karna terbuangnya sepertiga

wilayah discet secara percuma, kedua adanya collision (tabrakan) dua record (untuk

kunci-kunci record yang sama/mirip akan mentransaksiklan keanddres yang sama)

sehingga memperlambat akses recordkarna harus mencari lokasi atau andres yang

aktual/tepat.

7. Struktur Pointer, struktur ini menciptakan sebuah linscad list file dimulai dengan

menyimpan addres dari record yang terkaid dalam sebuah file dari suatu record, ketika

record diproses, progaram komputer membaca pointer file untuk melokasikan record

selanjutnya , record yang terakhir disebut EOF, Pointer yang digunakan dengan cara ini

pembuat pengguna ruang penyimpanan discet lebih efesien.

Jenis-jenis Pointer :

a. Pyisical Address Pointer, metode ini unggul dalam kecepatan namun disisi lain

terdapat kelemahan yaitu jika record yang terkait dipindahkan maka pointernya harus

dirubah dan jika sebuah pointer hilang atau rusak maka tidak dapat dipulihkan serta

record yang menjadi revrensi pun juga hilang.

b. Relative Address pointer, berisi relative sebuah recotd dalam suatu file

(memprefikasi).

c. Logical Key Pointer, berisi kunci primer dan recotd terkait, dimana nilai kunci ini

dikonvirmasi ke Pysical Key Pointer.

8. Strutur Data Base, keunggulan utamanya yaitu dapat mencapai tingkat intregasi proses

data yang baru dengan menyediakan penghubung antara file-file tersebut serta dalam

pemakaian data dan dilakukan secara bersama.

Sistem yang berhubungan dengan konfigurasi teknologi komputer dibagi menjadi 4

pendekatan umum pemerosesan data yaitu :

1. Pemerosesan Basth dengan menggunakan file skuensial

Biasanya digunakan untuk management file dengan ukuran besar, Langkah-langkah

dalam pendekatan ini adalah Keystroke -- Edit Run -- Sort Run – UpdutedRun --

Prosedur Beakup file Skuensial.

2. Pemerosesan bacth dengan menggunakan File-file Akses langsung, keunggulan yang

lebih dari pendekatan ini adalah tidak diperlukannya sourting dam pembeakup sistim

karna secara otomatis telah dilakukan.

3. Pemerosesan data batsh dengan menggunakan pengumpulan data Real Time.

Real Time yang dimaksud adalah One Line dimana pengolahan data dapat dilihat kapan

saja oleh pemakai.

4. Pemerosesan real Time.

Manfaat Potensial ini dalam pendekatan ini adalah meningkatkan produktivitas,

mengurangi persediaan, dan mengurangi jeda waktu dalam penagihan.

Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Pembelian

Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Pembelian (lanjutan)

Mencatat Data Transaksi Simpanan Anggota

Karena koperasi ini adalah koperasi karyawan, maka transaksi simpanan anggota terjadi sebulan sekali pada saat karyawan anggota koperasi menerima pembayaran gaji dari perusahaan. Karena gaji karyawan dibayar pada akhir bulan, maka transaksi simpanan terjadi pada akhir setiap bulan.

Secara administratif bendahara koperasi akan menerima transfer simpanan anggota dari perusahaan sesuai data simpanan bulanan masing-masing anggota. Secara pencatatan data di database, data transaksi simpanan anggota akan dicatat pada tabel simpanan dengan data-data yang dicatat adalah :

DATA KETERANGANID_ANGGOTA Nomor AnggotaBULAN Bulan pencatatan transaksiTAHUN Tahun pencatatan transaksi

KODE TRANSAKSI Kode transaksi apakah penyimpanan atau pengambilan simpanan (0=Saldo Awal,1=Simpanan,2=Pengambilan)

SIMP POKOK Jumlah simpanan pokok anggotaSIMP WAJIB Jumlah simpanan wajib anggotaSIMP SUKA RELA Jumlah simpanan sukarela anggotaSIMP HARKOP Jumlah simpanan harkop anggotaSHU Sisa hasil Usaha

Untuk melakukan proses pencatatan data transaksi simpanan anggota, kita harus membuat modul catat simpanan anggota. Pada modul ini user harus memastikan data master simpanan bulanan anggota sudah betul semua, karena pada setiap bulannya data master simpanan kemungkinan ada perubahan sesuai permintaan anggota terutama simpanan suka rela yang relatif sering terjadi perubahan.

Pada modul catat simpanan anggota, user hanya tinggal meng-klik satu tombol pada form Catat Simpanan Bulanan di mana even onclick pada tombol ini akan melaksanakan proses penyalinan data simpanan anggota dari tabel master simpanan anggota ke tabel transaksi simpanan anggota.

Contoh data master simpanan anggota:

ID NAMA SIMP POKOK SIMP WAJIB

SIMP SUKA RELA

SIMP HARKOP

99.IS NEMANJA VIDIC 0 25000 100000 09I.IT VALENTINO ROSI 0 25000 200000 09T.I6 IVI VIANI 0 17500 350000 09T.OS DAVID BECHAM 0 50000 75000 09T.ZO IKAL 0 17500 200000 09T.ZS ABDURRAHMAN 0 50000 150000 0

Setelah pross pencatatan data simpanan bulan oktober tahun 2009, maka isi tabel simpanan adalah seperti terlihat pada tabel berikut:

ID_ANGGOTA BULAN TAHUN

KODE TRANSAKSI

SIMP POKOK

SIMP WAJIB

SIMP SUKA RELA

SIMP HARKOP SHU

99.IS 10 2009 1 0 25000 100000 09I.IT 10 2009 1 0 25000 200000 09T.I6 10 2009 1 0 17500 350000 09T.OS 10 2009 1 0 50000 75000 09T.ZO 10 2009 1 0 17500 200000 09T.ZS 10 2009 1 0 50000 150000 0

Form untuk proses pencatatan data simpanan anggota tampak pada gambar berikut:

Pada event onclick tombol Proses dibuat script untuk menyalin data simpanan anggota dari tabel master simpanan ke tabel transaksi simpanan.

Daftar Pustaka

Hall, James A. Accounting information System, 3rd , 2001, south western publishing, USA.

Romney, Masrshal B., Paul John Steinbart. Accounting information System, 9 th edition, new Jersey. Pearson_Prentice Hall.

http://ppic-access.blogspot.com/2009/10/mencatat-data-transaksi-simpanan.html