Phân tích thiết kế hệ thống thông tin-quản lý khách...

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin-quản lý khách sạn.

Sinh viên thực hiện: nhóm 1 lớp 13cd-tp1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÍ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP LỚN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Danh.

Lớp: 13CD-TP1.

Sinh viên thực hiện : Nhóm 1

1. Nguyễn Thanh Bảo

2. Nguyễn Thị Chung.

3. Phan Thị Tâm.

4. Sâm Lý Hùng.

5. Lê Sỹ Định.

Năm học: 2014-2015

PHẦN A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

Bảng kế hoạch tổng quan

I.kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: xây dựng chương trình quản lý khách sạn. Người lập: nhóm 3 ngày 20/09/2014. STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc



1 Quản lý Phòng

Quản lý trạng thái phòng (Còn trống, phòng đã hết, phòng đang sửa chữa,dọn dẹp) ; Quản lý trang thiết bị tiện nghi của phòng (điện thoại)

26/9/2014 26/9/2014

2 Quản lý đặt và trả phòng của khách

Quản lý các hoạt động đặt và trả phòng khi có khách yêu cầu.

27/9/2014 27/9/2014

3 Quản lý dịch vụ

Lập nên danh sách quản lý các dịch vụ trong khách sạn (giặt là, đưa đón khách, mát xa).Thông qua đây mà khách sạn có thể nhận và trả lời các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng

28/9/2014 28/9/2014

4 Quản lý nhân viên

Chức năng này để quản lý nhân viên trong khách sạn,có nhiệm vụ lập danh sách chi tiết về từng cán bộ nhân viên các phòng để thuận lợi trong việc quản lý

29/9/2014 29/9/2014

Người thực hiện: Nguyễn thị chung

Người được hỏi: Nguyễn Quốc Hùng Người phỏng vấn: Nguyễn Thị Chung Địa chỉ: 119/15 Nguyễn Văn lượng-P17-Q.gò vấp

Thời gian hẹn: 14h20’. ngày 26/9/2014 Thời gian bắt đầu: 14h30’. Thời gian kết thúc: 15h.

Đối tượng: Trưởng bộ phận quản lý.

Dữ liệu thu nhập là quản lý phòng trong khách sạn.

Người được hỏi là nhân viên ở bộ phận quản lý chuyên tiếp nhận và tham gia quản lý.



Chương trình Giới thiệu. Tổng quan về dự án. Tổng quan về phỏng vấn. Xin phép ghi âm.

Chủ đề cập nhập: vấn đề quản lý phòng trong khách sạn.

Câu hỏi 1: Để có phòng nghỉ chất lượng tốt thì khách sạn đề ra những yêu cầu gì?

Câu hỏi 2: Khi gặp sự cố hoặc thiết bị trong phòng hư hỏng thì anh(chị) xữ lý như thế nào?

Câu hỏi 3: Các thiết bị trong phòng thì

khách sạn đặt tiêu chí gì lên hàng đầu ?

Câu hỏi 4 : việc quản lý phòng trong khách sạn thì cần hệ thống như thế nào?

Tổng hợp các thông tin thu thập. Kết thúc phỏng vấn. Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp!

Ước lượng thời gian. 1 phút. 2 phút. 2 phút.

45 phút.

Dự án: xây dựng chương trình quản lý trong khách sạn.

Tiểu dự án: quản lý phòng

Người được hỏi: Nguyễn Quốc Hùng Người phỏng vấn: Nguyễn Thị Chung

Địa chỉ: 119/15 Nguyễn Văn lượng-P17-Q.gò vấp

Người được hỏi là nhân viên ở bộ phận quản lý chuyên tiếp nhận và tham gia quản lý.

Câu hỏi:

Trả lời 1: Chúng tôi chia làm 4 loại :



Câu hỏi 1: Anh (chị ) có thể cho biết khách sạn có những loại phòng nào và giá cả ra sao?

Câu hỏi 2: Nếu khách hàng làm hư hỏng đồ trong phòng thì anh (chị ) xữ lý như thế nào?

Câu hỏi 3: Các thiết bị trong phòng thì khách sạn đặt tiêu chí gì lên hàng đầu ? Câu hỏi 4:Để quản lý tốt thì anh (chị) phân loại phòng như thế nào?

Standard: Phòng tiêu chuẩn và thường nhỏ nhất, tầng thấp, hướng nhìn không thuận lơi, trang bị tối thiểu và giá thấp nhất.

Superior: Cao hơn phòng Standard với tiện nghi tương đương nhưng diện tích lớn hơn hoặc hướng nhìn đẹp hơn. Giá cao hơn Standard.

Deluxe: Loại phòng cao hơn Superior, thường ở tầng cao, diện tích rộng, hướng nhìn đẹp và trang bị cao cấp.

Suite: Loại phòng cao cấp nhất và thường ở tầng cao nhất với các trang bị và dịch vụ đặc biệt

kèm theo. Thông thường mỗi phòng Suite gồm 1 phòng ngủ, 1 phòng khách, 2 phòng vệ sinh và nhiều ban công hướng đẹp nhất. Các khách sạn khách nhau đặt tên phòng loại này khác nhau nhằm tăng thêm mức độ VIP để bán giá cao hơn như: President (Tỏng thống), Royal Suite (Hoàng gia)… Trả lời2: - Sau khi được thông báo thiết bị hoặc vật dụng của khách sạn bị khách làm hư hỏng, nhân viên phục vụ phòng mời những nhân viên có trách nhiệm đến ngay hiện trường để xem xét, bảo lưu hiện trường và lập biên bản. - Sau khi khách xác nhận, căn cứ mức độ tổn thất nhẹ hay nặng, căn cứ giá cả bồi thường do khách sạn quy định để thông báo cho khách. Trả lời 3: Các thiết bị trong phòng thì chúng tôi đặt tiêu chí sản phẩm tốt và tiện nghi sữ dụng an toàn cho khách lên hàng đầu. Trả lời 4: Chúng tôi sẽ phân loại phòng theo các loại giường. Connecting room:hai phòng riêng biệt có

cửa thong nhau.loại phòng này được bố trí cho gia đình ở nhiều phòng sát nhau.

Single room:phòng có một giường cho



người ở. Twin room:phòng có 2 giường đơn cho hai

người ở. Double room: phòng có một giường đôi cho

hai người ở thường dành cho vợ chồng. Triple room: phòng cho 3 người ở hoặc có

3 giường đơn hoặc có một giường đôi và một giường đơn.

Extra bed : giường kê them để tạo thành phòng triple từ phòng twin hoặc double.

Nhận xét:

Người được hỏi: Lê Thụy Anh

Người phỏng vấn: Sâm Lý Hùng, Lê Sỹ Định



Địa chỉ: 119/15 Nguyễn Văn Lượng -P17 – Gò Vấp

Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 27/9/2014. Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’. Thời Điểm Kết Thúc: 17h.

ĐốiTượng: Quản lý đăt và trả phòng. Trưởng phụ trách khối buồng

phòng. Phó giám đốc khách sạn (Quản lí

khối buồng phòng)

Người được hỏi là nhân

viên ở bộ phận lễ tân.

Chương trình: Giới thiệu Tổng quan về dự án Tổng quan về phỏng vấn Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật: Quản lý các hoạt động đặt và thuê phòng khi có khách đến thuê

Câu hỏi 1: Để được đặt và thuê phòng khách hàng cần phải có những gì?

Câu hỏi 2: Khi khách có yêu cầu thuê phòng nhân viên lễ tân sẽ cung cấp thông tin về các phòng ra sao?

Câu hỏi 3: Quy trình đặt phòng qua mạng sẽ được nhân viên lễ tân xử lý ra sao?

Câu hỏi 4: Khi khách có yêu cầu trả phòng nhân viên lễ tân sẽ thực hiện các bước nào?

Tổng hợp các thông tin thu thập. Kết thúc phỏng vấn. Xin cảm ơn các thông tin mà anh(chị) đã cung cấp!

Ước lượng thời gian o 1 phút o 3 phút o 2 phút

o 25 phút

o 15 phút

Dự kiến tổng cộng: 46 phút



Dự án: Xây dựng chương trình quản lý trong khách sạn.

Tiểu dự án: Quản lý đặt và trả phòng.

Người được hỏi: Lê Thụy Anh Người phỏng vấn: Sâm Lý Hùng,Lê Sỹ Định Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 28/9/2014. Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’. Thời Điểm Kết Thúc: 17h.

Câu hỏi 1: Để được đặt và thuê phòng khách hàng cần phải có những gì?

Câu hỏi 2:: Nếu tôi cần hủy đặt phòng của mình, liệu tôi có phải trả một khoản phí hủy phòng không? Câu hỏi 3:Tôi sẽ đến nhận phòng sớm/trễ hơn so với giờ nhận phòng quy định. Tôi vẫn có thể nhận phòng không?

Trả lời 1: Nếu khách có nhu cầu dặt và thuê phòng thì điều kiện đầu tiên khách đến thuê phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân khác. Nếu khách thuê là Nam và Nữ muốn chung 1 phòng thì cần có giấy đăng kí kết hôn. Trả lời 2: Chính sách huỷ đặt phòng khác biệt tuỳ từng phòng. Thường thì bạn có thể huỷ hoặc thay đổi việc đặt phòng của mình trễ nhất là 24 giờ trước thời điểm nhận phòng. Bạn cần kiểm tra chính sách của khách sạn là gì, và liệu họ có tính bạn một khoản phí huỷ phòng không, trong mục 'Chính Sách Khách Sạn'. Thông tin này cũng được bao gồm trong thư xác nhận qua e-mail. Vui lòng ghi chú rằng phòng có dạng không hoàn trả và 'giao dịch đặc biệt' có thể được áp dụng chính sách khác. Bạn có thể xem chính sách phòng cụ thể trong cột 'Điều kiện' bên cạnh 'Loại phòng'. Trả lời 3 : Thường thì đây không phải là vấn đề, bạn có thể thương lượng để nhận phòng sau vài giờ với hầu hết các khách sạn. Tuy nhiên, bạn nên luôn luôn xác nhận với khách sạn. Bạn có thể dùng ô 'Yêu cầu đặc biệt' trong quá trình đặt phòng để thông báo với họ ước tính thời gian đến bằng lời nhắn. Một khi đã nhận được xác nhận đặt phòng, bạn có thể liên lạc trực tiếp với khách sạn qua thông tin liên lạc đã cung cấp.

Bạn có thể nêu rõ thời gian dự định nhận phòng khi thực hiện việc đặt phòng.



Câu hỏi 4: Khi khách có yêu cầu trả phòng nhân viên lễ tân sẽ thực hiện các bước nào?

Câu hỏi 5: Anh (chị ) có thể cho biết để quản lý được thông tin khách hàng thì cần những hệ thống như thế nào?

Câu hỏi 6: Để thu thập được thông tin khách hàng một cách chính xác thì phải làm như thế nào?

Câu hỏi 7: Anh (chị) làm cách nào để tìm kiếm thồn tin khách hàng một cách nhanh nhất?

Câu hỏi 8: Nếu làm mất thông tin khách hàng anh chị phải làm như thế nào?

Bạn có thể quản lý đặt phòng của mình online để yêu cầu thời gian nhận phòng ngoài giờ quy định chuẩn.

Bạn có thể liên hệ trực tiếp với chỗ nghỉ qua thông tin liên hệ chi tiết trong xác nhận đặt phòng.

Trả lời 4: Chúng ta sẽ yêu cầu khách chờ để kiểm tra đồ và các thiết bị trong phòng thuê của khách để bảo đảm đủ các thiết bị của khách sạn,cũng như đồ đạc của khách có để quên không.Khi kiểm tra hoàn tất thì chúng ta sẽ đưa hóa đơn thanh toán cho khách, khi khách thanh toán đủ thì chúng ta cần trả lại giấy CMND và các giấy tờ tùy thân khác của khách Trả lời 5 :

Mỗi khi có khách đến đặt phòng thì chúng tôi lưu trữ thông tin của khách hàng bằng các phần mềm quản lý trên máy tính. Đễ dễ dàng cho việc quản lý của các bộ phận.

Trả lời 6:

Để thu nhập được thông tin chính xác thì khi bộ phận lễ tân hướng dẫn cho khách đặt phòng thì chúng tôi yêu cầu khách hàng cho xem các dấy tờ tùy thân gốc để nắm bắt thông tin khách hàng một cách chính xác nhất.

Trả lời 7 :

Thông tin của khách hàng được lưu trữ ở máy tính, muốn tìm thông tin khách hàng một cách nhanh nhất thì chúng tôi chỉ cần gỏ tên khách hàng thì máy tính sẽ hiện thông tin chi tiết khách hàng đó.

Trả lời 8:

Nếu làm mất thông tin khách hàng thì nhân viên sẽ báo lại cho bộ phận quản lý để tìm cách giải quyết tốt nhất, nếu có thể thì trực tiếp gặp



Người được hỏi: Đặng Thị Tuyết Nhi Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh Bảo

Địa Chỉ:119/15 Nguyễn Văn Lượng-P17-Gò Vấp

Thời Gian Hẹn:13h30’, Ngày 29/09/2014 Thời Điểm Bắt Đầu: 13h40’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h30’

Đối Tượng: Người Quản Lí Khách Sạn Dữ Liệu Quản Lí Dịch Vụ Trong Khách

Sạn

Người Được Hỏi: Nhân Viên Lễ Tân

Chương Trình: Giới Thiệu Tổng Quan Về Dự Án Tổng Quan Về Phỏng Vấn Xin Phép Ghi Âm

Chủ Để Cập Nhật: Vấn Đề Quản Lí Dịch Vụ

Câu 1: Xin Chị cho biết Khách Sạn mình có cung cấp thêm dịch vụ thuê hội trường để tổ chức sinh nhật hay tiệc cưới không?Và thuê ở đâu?

Câu 2: Vậy thời gian để đăng kí thuê là bao lâu?Và Người thuê có cần lưu ý điều gì khi thuê không?:

Câu 3: Nếu Khách muốn hủy bỏ dịch vụ đã đăng kí thì cần phải làm sao?

Câu 4: Với các dịch vụ không có Khách thuê thì Khách sạn mình sẽ giải quyết như nào để tránh thua lỗ? Tổng Hợp Các Thông Tin Thu Thập Kết Thúc Phỏng Vấn. Xin Cảm Ơn Các Thông Tin Mà Chị Đã Cung Cấp.

Ước Lượng Thời Gian: 2 Phút 2 Phút 3 Phút

20 Phút

10 Phút 10 Phút

khách hàng xin lại thông tin của khách.

Nhận xét:




Tiểu dự án:Quản lý dịch vụ.

Người Được Hỏi: Đặng Thị Tuyết Nhi Người Phỏng Vấn: Nguyễn Thanh Bảo

Địa Chỉ:119/15 Nguyễn Văn Lượng-P17- Gò Vấp


Câu 1: Xin Chị cho biết Khách Sạn mình có cung cấp thêm dịch vụ thuê hội trường để tổ chức sinh nhật hay tiệc cưới không?Và thuê ở đâu?

Trả Lời 1: Khách sạn có dịch vụ cho thuê hội trường và có dịch vụ Tổ chức lễ tiệc nếu Quý Khách có nhu cầu. Quý Khách có thể gặp nhân viên lễ tân để thuê hội trường và các dịch vụ khác.

Câu 2:Vậy thời gian để đăng kí thuê là bao lâu?Và Người thuê có cần lưu ý điều gì khi thuê không?

Trả Lời 2: Việc làm thủ tục thuê hội trường để tổ chức tiệc cưới hay sinh nhật…. thường diễn ra rất nhanh. Khi Quý Khách muốn thuê thì Quý Khách nên đặt chỗ trước ít nhất 2 tháng vì có nhiều Khách đến thuê và để nhận viên sắp xếp việc tổ chức tiệc..

Câu 3: Nếu Khách muốn hủy bỏ dịch vụ đã đăng kí thì cần phải làm sao?

Trả lời 3: Nếu Khách muốn hủy bỏ dịch vụ thì cần phải báo trước 10 ngày với bên quản lí dịch vụ. Và nhân viên sẽ hoàn tất thủ tục và theo điều kiện của từng loại dịch vụ để hoàn tiền cho khách.

Câu 4: Với các dịch vụ không có Khách thuê thì Khách sạn mình sẽ giải quyết thế nào để tránh thua lỗ?

Trả Lời 4: Đối với các dịch vụ từ lâu không có khách thuê thì bên quản lí sẽ xin phép Tổng Giám Đốc hủy bỏ các dịch vụ đó và thay vào dịch vụ khác phù hợp với nhu cầu của Khách.

Nhận xét:

Người được hỏi: Nguyễn thị Linh Người phỏng vấn:Phan Thị Tâm Địa Chỉ:119/15 Nguyễn Văn Lượng-P17-Gò Vấp


Đối Tượng: Người Quản lí khách sạn Dữ Liệu Quản Lí Nhân viên Trong

Khách Sạn

Người Được Hỏi:Người quản lí

Chương Trình: Ước Lượng Thời Gian:



Giới Thiệu Tổng Quan Về Dự Án Tổng Quan Về Phỏng Vấn Xin Phép Ghi Âm

Chủ Để Cập Nhật: Vấn Đề Quản Nhân Viên

Câu hỏi 1: Xin chị cho biết việc bố trí nhân viên được thực hiện như thế nào?

Câu hỏi 2: Để quản lý được 1 số đông nhân viên như vậy thì phải cần đến những bộ phần nào khác hay không?

Câu hỏi 3: Chị có thể cho biết khác

sạn có những khóa huấn luyện cho nhân viên mới hay không?

Câu hỏi 4: Nếu nhân viên vi phạm nội

quy của khách sạn thì sẽ bị xử lý như thế nào ?

Kết Thúc Phỏng Vấn.

Xin Cảm Ơn Các Thông Tin Mà Chị Đã Cung Cấp.

2 Phút 2 Phút 3 Phút

10 Phút 20 Phút 10 Phút 10 Phút


Tiểu dự án:Quản lý nhân viên.

Người được hỏi: Nguyễn thị Linh Người phỏng vấn:Phan Thị Tâm Địa Chỉ:119/15 Nguyễn Văn Lượng-P17- Gò Vấp


Câu hỏi 1: xin chị cho biết việc bố trí nhân viên được thực hiện như thế nào?

Trả lời: Trong khách sạn thì các bộ phận được phân theo chức năng và công việc,tùy theo năng lực của mỗi nhân viên mà chúng tôi sẽ xắp xếp họ vào vị trí nào sem cho phù hợp với năng lực của họ.

Câu hỏi 2: Để quản lý được 1 số đông nhân viên như vậy thì phải cần đến những bộ phần nào khác hay không?

Trả lời: Việc quản lý nhân viên của chúng tôi chỉ do 1 bộ phận quản lý nhân lực chịu trách nhiêm mà thôi.bộ phận này là bộ phận cung cấp nhân sự phù hợp cho từng bộ phận khác phối hợp với ban



giám đốc ,quản lý để tuyển chọn nhân sự có năng lực và trình độ cho khách sạn. có nhiệm vụ là theo dõi đánh giá nhân viên và các bộ phận,quản lý trực tiếp nhân viên,tìm kiếm nhân viên để bố trí vào các bộ phận còn thiếu.sắp xếp nhân sự hợp lý cho các sự kiên ,tình huống bất thường xảy ra

Câu hỏi 3: Chị có thể cho biết khác sạn có những khóa huấn luyện cho nhân viên mới hay không?

Trả lời:Nhân viên mới được nhân vào làm việc thì chúng tôi đều cho đi học 1 lớp bồi dưỡng để giúp nhân viên có thêm kinh nghiệm để làm việc tốt hơn.

Câu hỏi 4: Nếu nhân viên vi phạm nội quy của khách sạn thì sẽ bị xử lý như thế nào ?

Trả lời:Trong khách sạn thì chúng tôi cũng đặt ra nhiều nôi quy,quy đinh. Nếu nhân viên vi phạm 1 trong số nội quy và quy đinh trên thì chũng tôi sẽ xem xét xem mức độ nặng nhẹ của sự việc để giải quyết sự việc

Nhận Xét:

II. Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu

1. Các hoạt động của một khách sạn thông thường

Hiện nay,nền kinh tế ngày càng phát triển,nhiều khu du lịch mọc lên để đáp

ứng cho nhu cầu giải trí của con người.nhờ đó việc kinh doanh khách sạn là

một ngành đang rất phát triển và dần chiếm ưu thế.

Một số khách sạn lớn việc kinh doanh rất phát triển nhờ sự phối hợp hiệu

quả,nỗ lực giữa các bộ phận trong doanh nghiệp làm tăng sức mạnh của mình

với các đối thủ cạnh tranh

Doanh nghiệp luôn có các chiến lược thích hợp,và thích nghi với tình trạng

kinh tế hiện nay để đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của khách đưa ra.

2. Các hoạt động và nguyên tắc quản lý

Trong quá trinh khảo xát và thực tế tại 1 số khách sạn chúng tôi đã thu nhập được

các thông tin.Việc quản lý khách sạn dựa trên các nguyên tắc chung từ việc thuê

phòng,trả phòng,thanh toán,thống kê,tìm kiếm.Sau đây là các nguyên tắc quản lý:

Thuê phòng: khi khách có nhu cầu thuê phòng thì nhân viên lễ tân phải giới

thiệu các loại phòng cho khách lựa chọn.sau khi khách đã đồng ý thì phải làm

thủ tục kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách,nếu đã đặt phòng trước thì hỏi tên



khách tên công ty người đã đặt phòng cho khách,tra trên sổ khách đặt

trước.kiểm tra thông tin lại của khách để làm thủ tục cần thiết để giao phòng.

Có các loại phòng như:

Standard: Phòng tiêu chuẩn và thường nhỏ nhất, tầng thấp, hướng nhìn không thuận lơi, trang bị tối thiểu và giá thấp nhất.

Superior: Cao hơn phòng Standard với tiện nghi tương đương nhưng diện tích lớn hơn hoặc hướng nhìn đẹp hơn. Giá cao hơn Standard.

Deluxe: Loại phòng cao hơn Superior, thường ở tầng cao, diện tích rộng, hướng nhìn đẹp và trang bị cao cấp.

Suite: Loại phòng cao cấp nhất và thường ở tầng cao nhất với các trang bị và dịch vụ đặc biệt kèm theo. Thông thường mỗi phòng Suite gồm 1

phòng ngủ, 1 phòng khách, 2 phòng vệ sinh và nhiều ban công hướng đẹp nhất. Các khách sạn khách nhau đặt tên phòng loại này khác nhau nhằm tăng thêm mức độ VIP để bán giá cao hơn như: President (Tỏng thống), Royal Suite (Hoàng gia)…

Trả phòng: Khi có khách xuống yêu cầu làm thủ tục trả phòng: Khách sẽ đưa chìa khoá cho lễ tân, qua đó ta biết được số phong của khách. Lễ tân gọi ngay cho bộ phận buồng phòng để kiểm tra xem. Nếu khách dùng gì thì ghi ngay vào cột ghi chú của tờ danh sách và tiền thanh toán cộng thêm chi phi những dịch vụ khách đã sử dụng.

Thanh toán:Lễ tân thực hiện thủ tục trả phòng và thu tiền. Do vậy, phải luôn

có quỹ riêng có các loại tiền lẻ để tiện cho việc trả lại tiền thừa cho khách. Khi

nhận tiền cần phải cẩn thận kiểm tra kỹ tiền giả, không nhận các loại tiền quá

cũ hoặc bị rách [nếu khách do công ty đặt thì sẽ thanh toán khi là thủ

tục. Nếu là khách không có đảm bảo thì yêu cầu khách đặt cọc một đêm đầu.

Nếu có thể thuyết phục khách thanh toán hết tiền phòng luôn là tốt nhất.tiền

phòng sẽ được nộp lại cho kế toán gồm cả chữ ký của nhân viên.

Tìm kiếm: chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm phòng và tìm kiếm khách

hàng. Khi tìm kiếm khách hàng có thể tìm kiếm số phòng, tên khách sạn hoặc

đặc điểm của khách sạn. Khi tìm kiếm khách hàng có thể tìm kiếm theo tên

khách hàng, địa chỉ khách hàng.

Phân loại Khách:

Khách ở sân bay đến đối tượng chính là các nhân viên phi hành

đoàn, khách chờ visa. Thời gian lưu trú ngắn.

Khách bình dân không nằm trong trung tâm thành phố, nằm gần

các bến xe, nhà ga... với các tiện nghi tối thiểu, túi tiền vừa phải.



Khách đi du lịch theo dạng gia đình, các chuyên gia đi công tác dài

hạn có gia đình đi cùng.Thời gian lưu trú dài hạn.

Khách có nhu cầu nghỉ ngơi sau một chuyến đi dài đối tượng chính

là khách từ nới khác đến bằng môtô. Thời gian lưu trú ngắn.

Phân loại nhân viên:

Nhân viên lễ tân

Nhân viên đặt phòng

Nhân viên bảo vệ an ninh

Nhân viên giao tiếp

Nhân viên tổng đài

Nhân viên đại diện ở sân bay

Nhân viên quản lí (Người quản lí)

Thông kê: theo định kỳ việc kinh doanh phải thông kê lại các số liệu về lượng

khách thuê phòng trả phòng.dựa trên số liệu thống kê để biết tình hình kinh

doanh trong thời gian đó.sau đó lập các báo cáo cho người quản lý.

3. Các chứng từ lưu dịch và mô tả

Khi có các giao dịch kinh doanh thì để có các chứng từ kèm theo:

3.1. Phiếu đặt phòng

Khách hàng có yêu cầu đặt phòng thì điền đầy đủ vào đơn này. Bộ phận lễ tân sẽ dựa

vào đơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.



3.2. Phiếu thanh toán

Khách hàng sẽ trả phòng và đến thanh toán với bộ phận lễ tân, tại đây khách hàng sẽ nhận

được hóa đơn thanh toán.



3.3. Báo cáo

Bộ phận thống kê sẽ thống kê theo định kì và lập báo cáo về toàn bộ tình hình kinh doanh

của khách sạn cho ban quản lý khách sạn.

4. Liệt kê chức năng.

1. Cho thuê phòng

1.1. Yêu cầu thuê: Khi khách có nhu cầu Thuê phòng thì cần có CMND để thuê phòng.

1.2 Giá thuê phòng: Khi có giấy tờ đầy đủ thì sẽ được báo giá phòng thuê cho khách.

1.3. Thuê phòng: Khi Khách đồng ý thì sẽ được nhân viên dẫn lên phòng thuê.

1.4. Kiểm tra phòng: Khách sẽ được xem phòng trước khi chấp nhận thuê.

2. Trả phòng thuê

2.1. Trả phòng: Khi khách muốn trả phòng thì sẽ được yêu cầu đợi để hoàn tất thủ

tục trả phòng.

2.2. Kiểm tra phòng: Nhân viên sẽ kiểm tra phòng xem có đầy đủ thiết bị hay hư

hại gì không.



2.3. Thanh toán: Khi kiểm tra hoàn tất nếu không mất hay hư hại gì thì Khách sẽ

chỉ trả tiền thuê phòng, nhưng nếu có mất hay hư hại thiết bị thì khách sẽ được yêu

cầu bồi thường.

2.4. Thu tiền: Thanh toán tiền xong thì khách sẽ được trả lại CMND.

3. Thống kê

3.1. Lập thống kê: Chức năng này giúp quản lí phòng thuê.

3.2. Lập báo cáo: Khi lập thống kế xong thì sẽ báo cáo.

4. Tìm kiếm

4.1. Tìm kiếm khách hàng:chức năng thực hiện khi muốn xem thông tin.

4.2. Tìm kiếm khách hàng: chức năng này thực hiện khi có đơn đặt phòng.

4.3. tìm kiếm phòng : chức năng khi muốn đặt phòng.

III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG



QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Thống

kê

lượng

khách

hàng

tháng

Thống

kê hóa

đơn

Lập

phiếu

bồi

thường

Lập

biên

bản

Kiểm tra

hiện

trường

phòng

Kiển tra

phòng Cập

nhập

nhân

viên

Xóa

nhân

viên

Thêm

nhân

viên

Tra cứu

nhân

viên

Xóa dịch

vụ

Thêm

dịch vụ

Lập hóa

đơn

dịch vụ

Cập

nhập

dịch vụ

Xóa

khách

Thêm

khách

Tra cứu

khách

Cập

nhập

khách

Lập

phiếu

thanh

toán

Nhận yêu

cầu trả

phòng

Lập phiếu

đặt

phòng

Xóa

phòng

Kiển tra

thiết bị

phòng

Tra cứu

phòng

Cập

nhập

phòng

QUẢN LÝ DỊCH

VỤ

QUẢN LÝ

KHÁCH

QUẢN LÝ

SỰ CỐ

THỐNG KÊ QUẢN LÝ

PHÒNG QUẢN LÝ

NHÂN VIÊN

QUẢN LÝ

ĐẶT &TRẢ

PHÒNG

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin-quản lý khách...

Documents

Transcript of Phân tích thiết kế hệ thống thông tin-quản lý khách...