PERAKENDE MAĞAZACILIKTA TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ
description
Transcript of PERAKENDE MAĞAZACILIKTA TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ
PERAKENDE MAĞAZACILIKTA
TOPLANTI YÖNETİMİEĞİTİMİ
1. TOPLANTI NEDİR?
1.1 Nasıl Hazırlanılır?
1.2 Vaka İncelemesi
1.3 Kimler Katılmalı?
1.4 Tarihi, Saati, Yeri, Donanımı Nasıl Olmalı?
1.5 Öne Çıkan Konular Nasıl Planlanmalı?
1.6 Kim, Neyi, Nasıl Söylemeli
1.7 Grup Toplantısı Nasıl Yapılır?
2.1 Toplantı Açılışı
2.2 Toplantı Yönetimi
2.3 Toplantıyı Sonlandırma
2. TOPLANTI NASIL YÖNETİLMELİ?
3. TOPLANTI SONRASI TAKİP
3.1 Toplantı Sonrası Başarının Güvence Altında Olması
3.2 İletişim ve Eylem Planı
3.3 Hoşnutsuzluklara Kulak Verme
3.4 Toplantıyı Değerlendirme
TOPLANTI NEDİR?
İnsanların belli amaçlarla bir araya gelerek oluşturduğu katılım sürecine verilen
isimdir.
Toplantı Yönetimi İle Amaçlanan;
Doğru, gerçekçi bilgi aktarımı ile seviyeli iletişim ve sağlam kararlar almak için yapılan
çift yönlü iletişim faaliyeti olan toplantının aşamalarını, gidiş yolunu aktarmaktır.
Buna Ek Olarak ;
• Toplantı ne zaman,nasıl yapılmalı,
• Serim,düğüm,çözüm aşamasında hangi aşamalardan geçmeli,
• Amaca ulaşmak için kullanılan 8-18-1800 kuralı,
•Güzel açılış yapan toplantılar kötü kapanış yaparsa nelerden
söz etmeli konularıyla toplantıları başarılı kılmaya yardımcı olmaktır.
TOPLANTININ AMACI ÜZERİNE VAKA İNCELEMESİ
Mağaza 1.müdürü olan Zeynep Hanım o hafta yapılacak toplantıyı düşündükçe gergin
anlar yaşamaktaydı.Zamanını toplantı yaptığı kişilerin plansız aldıkları kararları ve asıl
konuları değil toplantı dışı konuşmaların neden olduğu sorunları halletmekle geçireceğini
bildiği için sıkıntı duymaktaydı.Çünkü 2.müdürü,reyon yöneticileri,kasa ve depo sorumluları
onun canını sıkacak cümleleri telaffuz etmekten çekinmeyeceklerdi.”Zeynep Hanım bunu
yapacağınızı neden söylemedeniz daha evvelden böyle söyleyeceğinizi ve
düşündüğünüzü bilseydik yapmazdık.”
Zeynep Hanım,verilen cevapların da aynı olacağını biliyordu.Bunu bir ya da iki kişinin
değil herkesin yapacağını da kabullenmişti.Zeynep Hanım,etkin bir iletişim kurmak için
mağazadaki ekibine yol göstermesi gerektiğinin farkındaydı.Sakız gibi uzayıp giden
toplantıların işkenceye dönüşmesini hiç istemiyordu.Ortaya çıkan her sorun içinse ayrı ayrı
toplantı yapmak da ayrı bir sıkıntıydı .
BU DURUMDA ZEYNEP NE YAPMALI ?
Toplantı çağrısı yapmanın gerekçelerinden biri karar alınması gerekliliğidir. Zeynep’in
mağazadaki ekibinde yaşadığı sorunun temelinde her şeyin amaçsız ve düzensiz yapılması
vardır. Bu yüzden haftalık toplantılarını saatlerce yapmak yerine gün sonunda yapacağı on
beş dakikalık toplantılardan alınan geribildirimler bu zoru duruma çözüm olacaktır.
Diğer bir konu ise Zeynep’in mağazadaki ekibi ile toplantıda alınan kararlardan haberdar
olmamasıdır. Yeterli iletişim sağlanamadığı için meydana çıkan bu problem,iletişim araçları
yetkin bir şekilde kullanıldığında çözüme ulaşacaktır.Böylece herkes toplantıda neler
konuşulduğunu kararların ne olduğunu unutmayacaktır.Herkes görev ve sorumluklarının
farkına varacak işlerini düzene koyacaktır.
TOPLANTIYA NASIL HAZIRLANILIR ?
Toplantı , bir amaç belirleyerek planlanmalıdır.
İstenen Nedir ?
• Önlem almak mı ?
• Enformasyon vermek mi ?
• Düşünceleri duyurmak mı ?
• Kimlerin,ne yapacağına karar vermek mi?
Kimler Katılmalı ?
•Toplantıyı belirleyen amaçta söz
sahibi olacak asıl kişiler
•İşlenecek konularda bilgi yönünden
donanımlı kişiler
•Amaçları gerçekleştirmek için
•verilen bilgiyi alması gerekenler
•Toplantıdan çıkan sonuçları
uygulayacak olanlar
Tüm bu maddelerin yanında 8-18-1800 kuralı da toplantıya
katılması istenen kişiler için yardımcı olacaktır.
8-18-1800 Kuralı Nedir?
•Bir çözüm ve ya bir karar var ise, toplantıya çağırılması gereken kişi sayısı
sekizden fazla olmamalı.
•İnsan kalabalık grubun içinde çözüm üretmekten ziyade sorun çıkarmaya daha
yatkındır. Müthiş düşüncelerle, farklı yorum beklentisi içinde olunacak
toplantılarda sayı 18’i bulabilir.
•Farkındalık yaratıp,yeni bir ürün üzerinde lansman kampanyası düzenlenecek
bir toplantı için insanları harekete geçirme planı gibi durumlar söz konusu ise
1800’den fazla insan hedef olacaktır.
TOPLANTI SAATİ, YERİ, DONANIMI NASIL OLMALI ?
Ne Zaman;
Değişmeyen kişilerle düzenli olarak toplantılar yapılıyorsa herkes
ajandasında buluşma günlerini not alacaktır. Ancak özel bir toplantı
yapılıyorsa, herkes için uygun saat belirlenmelidir.
TOPLANTI SAATİ YERİ DONANIMI NASIL OLMALI ?
Nerede?
Toplantının mekânı,büyüklüğe ve amaca bağlıdır.Genel olarak şirketler grup
toplantıları için konferans salonları seçerler.Eğer üzerinde çok konuşulacak bir iş
ortaya çıkarılacaksa ve kurum bütçesi yeterli ise kurum dışında yapılacak
toplantılar, sonuçları daha sindirilmiş hale getirecektir.
TOPLANTI SAATİ YERİ DONANIMI NASIL OLMALI ?
Ne?
Toplantı üyelerinin birbirlerini direk gördükleri ve iletişime geçtikleri
masa düzenlemesi karşılıklı konuşmaya olanak sağlar.Amaç,
sorunlara çözüm bulmak ya da karar almaksa en sağlıklı yol bu
olacaktır.Yuvarlak ve ya U biçimli masalar yüz yüze iletişim için uygun
masalardır.
İnteraktif toplantılarda düşünceleri yazmak için beyaz tahta,sunum
yapılacak toplantılarda ise tepegöz,mikrofon gibi çalıştığından emin
olunan ekipmanlar yardımcı olacaktır.
ÖNE ÇIKAN KONULARLA GÜNDEM NASIL OLUŞTURULUR?
Gündem Belirleme Maddeleri :
• Toplantının hedeflerinin kesin belirlenmesi
• İstenen sonuçların ne olduğu
• Toplantıda kimlerin yer alacağı
• Toplantının saati,yeri,zamanı
• Toplantıyı ilan eden
• Toplantıdaki katılımcıların rolleri
• İşlenecek konular
• Arka plan araçları
TOPLANTI GÜNDEMİ
Amaç:
Hedefler:
Toplantının Konusu:
Katılanlar:
Yer:
Tarih ve Saat:
Gündem Maddesi Kim Ayrılan Süre
Gündem Belirken Dikkat Edilmesi Gerekilen Noktalar ;
Gündem maddeleri karmaşıklıktan ne kadar uzak,açık,anlaşılır ve net olursa işler o
kadar kolay olacaktır.Konuları türlerine göre ayırıp bilgilendirme yaptıktan sonra
kararları almak,sorunları en kısa yoldan çözüme ulaştıracaktır.Kolay konuları başa
alıp çözüme ulaştırmak toplantı üyelerine zor konular için motive sağlayacaktır.
KİM,NEYİ,NASIL SÖYLEMELİ?
Toplantılardaki Başlıca Roller :
• Lider, amaçları ve sorumluluk alanının sınırlarını belirler. Takibini yapar.
• Kolaylaştırıcı, tartışma, sorun çözme ve karar almada gruba yol gösterir.
• Yazıcı, ana düşünceleri, ortak kararları not alır, toplantı sonrası için rapor
taslakları oluşturur.
• Uzman, gerek duyuldukça belli meselelerde uzman bilgisi katkısında
bulunur.
GRUP TOPLANTILARI
Karar alma toplantılarında önceden yapılmış hazırlık aşaması ve alınacak önlemler akışı kolaylaştıracaktır.
• Toplantı amacının bir karara varmak olduğu ve katılanların anlaması
• Karar alma sürecinin işleyişinin nasıl olacağı
• Grubun bilgiye dayalı karar alabilmesi için uzman ve arka plan materyalleri
ile destekleyip herkese ulaşması gerektiği
• Toplantı öncesi hazırlık aşamasında herkesin haberdar olabilmesi için e
posta yoluyla her katılımcıyı bilgilendirilmesi
Karar almanın , Grup toplantılarında 3 yaygın çeşidi vardır
Oy Çokluğuyla Karar ;
Kısa sürede karar alınmasını ve adil bir yol izlenilmesini sağlar.Ancak açık
oylama yapılması insanları tutum almaya zorlayacak bir durum olduğundan
kazanma yada kaybetme duygusu doğabilir.Bir diğer dezavantajı ise alınan
kararları herkesin desteklemeyeceğidir.
Grup Mutabakatıyla Karar ;
Bu karar türü herkesin anladığı, desteklediği, uygulanmasına yardımcı olmaya
istekli olduğu bir karar alındığı anlamına gelmektedir.Grup mutabakatıyla karar
almak çoğu zaman zordur.Daha fazla süreye ihtiyaç duyulur.Ve mutabakatın
oluşmadığı zamanlar ortaya çıktığında karar almak mümkün olmaz.
Kararı Liderin Alması;
Karar almanın en hızlı yoludur. Kriz olası durumlarda en iyi yaklaşım olabilir.
Ancak toplantının diğer üyeleri kendi görüşlerinin dikkate alınmadığını
düşünebilirler. Kararın benimsenmesi ise diğer karar alma türlerine göre
düşüktür.
TOPLANTI NASIL YÖNETİLMELİ?
TOPLANTI AÇILIŞI
Toplantıyı zamanında açıp, konuları sunmak başarılı bir toplantı için atılması
gereken ilk adımı sağlayacaktır.Toplantının akışı için gereken davranış ve ilkeler
vardır.
Bunlara göz atılacak olursa ;
• Toplantının zamanlanmasına uyulması
• Ana temaya kimlerin katkıda bulunması gerektiği
• Kararların hangi yöntemle alınacağı
• Her sorunun çözümüne ve kararın alınmasına ne kadar zaman ayrılması
gerektiği
• Tartışmaya toplantı üyelerinin hepsinin katılması
• Herkesin birbirini dinlemesi ve insanların birbirlerinin sözünü kesmemesi
TOPLANTIYI YÖNETMEK
Gündeme bağlı kalmak,hazırlık aşamasının temelidir ve toplantının başarılı
geçmesini sağlamaktır. Toplantıya kısa meselelerle ve alınabilecek basit
kararlarla başlamak en doğru yoldur. Bu durum ilerdeki zor konulara geçişi
kolaylaştıracaktır.
Bütün görüşlerin dile getirildiğinden emin olmak,geribildirim alabilmek için birkaç
püf noktası uygulanırsa bütün katılımcılarla iletişim sağlanmış olacaktır.
”Unutulan bir şey var mı?”sorusu,sessiz kalanlara verilen konuşma imkanı
toplantıyı daha etkin kılacaktır.
Toplantıyı Yönetmek
Toplantının ana konusundan sapmasına izin vermemek,gündemdeki konulara
odaklanmak ve gidiş yolunu sürekli denetlemek grubu ana konudan
uzaklaştırmayacaktır.
Liderlik konumunun farkında olmak,bu konumdayken kişinin ne denli
katıldığı,sessiz kalanlara verilmesi gerektiği,yapıcı ve teşvik edici
olunması,insanları överek mutlu edebilmeyi sağlamalıdır.
TOPLANTIYI SONLANDIRMA
Toplantıyı özetleyerek, kilit noktaları,kararları ve hangi görevi kimin üstlendiğini
tekrarladıktan sonra toplantının önemli noktalarını kayda geçirerek
tamamlamak,toplantıyı başarıyla sonlandıracaktır.
Bütün grup toplantıları 3 aşamadan geçer;
1. Açılış
2. Görevlerin yerine getirildiği çalışma evresi
3. Toplantıda ele alınan meselelerin alındığı ve atılması gereken adımların
belirlendiği kapanış evresi
TOPLANTI SONRASI TAKİP
TOPLANTI SONRASI BAŞARININ GÜVENCE ALTINDA OLMASI
Toplantı sonrasında olacakları etkileyebilmenin yollardı vardır. Birincisi tüm
katılımcılara hem toplantıyı hem de atılacak adımları özetleyen e-posta iletisi,
ikincisi ise toplantıdan hoşnut olmayan katılımcıların görüşlerini almak için
ayrılacak zamandır.Ancak en önemli nokta ise harekete geçip,işlerin unutulup
yavaşlamasını engellemektir.
İLETİŞİM VE EYLEM PLANI GELİŞTİRMEK
İletişim ve eylem planı yapmak toplantıyı kapattığı gibi aynı zamanda başarı
duygusunu da tattıracaktır.Aynı zamanda herkese aynı bilginin gitmesini
sağlayacaktır.Bir iletişim ve eylem planının üç temel unsuru vardır.
• Ne Toplantıdan ne karar ve sonuçlar çıktı ve toplantı sonrasında yapılması
gerekilen görevler nelerdir?
• Kim Bu görevlerden kim sorumlu?
• Ne zaman Görevler ne zaman tamamlanacak?
İletişim Ve Eylem Planında Neler Yer Alır?
• Katılanlar
• Toplantının Hedefleri
• Görüşülen kilit konular
• Alınan kilit kararlar
• Eylem planı
• Sonraki toplantının tarihi
• Katılımcılara teşekkür
Özel nitelikli toplantılar için iletişim ve eylem
planı daha farklı maddelerde içerebilir ;
• Sorunun tanımı
• Analiz yöntemi
• Görüşülen alternatifler
• Karar kriterleri
• Karar
• Beklenen sonuç
İLETİŞİM VE EYLEM PLANI
Toplantının Konusu:
Katılanlar :
Amaç:
Hedefler:
Gündem Maddesi No :1
Önerilen Seçenek ve Konular:
Karar ve Tavsiyeler:
Gündem Maddesi No : 2
Önerilen Seçenek ve Konular:
Karar ve Tavsiyeler:
Eylem Konuları
Yerine Getirilecek Görev Sorumlu Kişi Bitiş tarihi
TOPLANTI SONRASI TAKİP ÜZERİNE VAKA İNCELEMESİ
Reyon yöneticisi Esra geçtiğimiz hafta harika bir toplantı yönetmişti.Sorumlu olduğu
reyondaki tüm personelleri çağırmış,hedefleri net biçimde iletmiş,konuşmaları dikkatle
dinlemiş,bir yandan konunun sapmamasına özen gösterirken,diğer yandan
beklenmedik fikirlerin de ifade edilmesine olanak vermişti.Toplantıda özenli bir karar
varılmış reyonun düzeni için ve etkili iletişim için herkes hem gerçekçi hem yaratıcı
strateji geliştirmişti.
Tek bir sorun vardı.Toplantı sonrasında personelleri alınan kararlar ve stratejilerden
bahsetmek yerine toplantı öncesi olan biteni konuşuyordu.Toplantının yapıldığından
Esra kuşku duymaya başlamıştı.
BU DURUMDA ESRA NE YAPMALI ?
Esra toplantıda her şeyi doğru yapmış ancak bir noktayı atlamıştı.”İzleme” Esra’nın
yapması gereken ve gereğini yerine getirmekte ihmal ettiği durum, toplantı sonrası
takip edilmesi gerekilen kilit kararların,atılması gerekilen adımların,sorumlu
kişilerin adını yazmak ve zaman planın bir sayfalık özetini çıkarmaktı.Bu özeti
toplantı sonrası orada bulunan ve bulunma zorunluluğu olmayan kişilerde dahil olmak
üzere herkese ulaştırmalıydı.Bunu yaptığı takdirde Esra toplantıyı sanki hiç
yapılmamış durumundan uzaklaştıracak, yok edecektir.
HOŞNUTSUZLUKLARA KULAK VERME
Memnun olmayan kişilerle toplantı sonrasında görüşmeye devam edilmelidir.
Onlarla toplantı süreci,gündem maddeleri,hedefler,eylem planı gibi konularda
işe yarayacak bildirimler alınabilir.Bunu yapmak genel grup ilişkilerini
iyileştirme imkanı da verecektir.
TOPLANTIYI DEĞERLENDİRME
Toplantının Etkin OIup Olmadığı Nasıl Anlaşılır? Sonuçlara bakarak karar
verilmelidir. Hedeflere varıldı mı? Gelen kişiler doğru kişiler miydi? Ortak
çalışma etkin oldu mu? Değerlendirmeler olumlu muydu? Eğer doğru bir iş
yapıldı ise bu soruların cevabı evet olacaktır. Durum buysa sade bir kutlama
yapılabilir. Çünkü toplantıyı doğru yürütmek kolay bir iş değildir.
SIRA SİZDE
Bu bölüm Perakende Mağazacılıkta Toplantı Yönetimi Eğitiminden Aldıklarınızı Yoklamanıza Yardımcı Olmak İçin 10 Sorudan
Oluşmaktadır.
1. Hedeflerine varabilmesi için bir toplantının olabildiğince kısa tutulmasının
önemli olduğu konusunda herkes hemfikirdir.Daha kesin bir ifade ile az
sayıda insanın katıldığı bir iş toplantısı için önerilen makul süre
aşağıdakilerden hangisidir?
a. Otuz dakika ile üç saat arası bir süre (Eğer bir saati aşıyorsa, en az bir kez
ara verilmesi koşulu ile)
b. Dört saati aşmayacak şekilde,mümkün olan en kısa bir süre (İki saati
aşıyorsa,en az bir kere ara vermek koşulu ile)
c. Otuz dakika ile iki saat arasında
2. Toplantı gündemini oluştururken,görüşülecek konuları sıraya dizme
imkanına sahip olunur.Aşağıdakilerden hangisi toplantıda görüşülecek
konuları sıraya dizmenin tavsiye edilen biçimi DEĞİLDİR?
a. En kolay meselelerden en tartışmalı ya da karmaşık meselelere doğru
sıralamak.
b. Enformasyon paylaşımı konularını sorun çözme konularından ayırarak
c. En tartışmalı olanlardan en az tartışmalı olanlara doğru giderek (yeterli
zaman ayırabilmek için)
3. Bir toplantıyı açmaya ilişkin önerilen ipuçları toplantıyı zamanında başlatmak,gündem
konuları ve toplantının hedefleri üzerinden bir kez daha geçmek (ve gerekiyorsa
değişiklikler yapmak)ve bunun ardından toplantının temel kurallarını hatırlatmak ya da
tespit etmektir.Aşağıdakilerden hangisine temel kurallar denir?
a. Gündem maddelerini bir önceki toplantıda belirlenmiş olanlarla sınırlayabilmek ve
toplantıyı kısa tutabilmek için gayri resmi oylamalar yapmak. ( Küçük gruplarda)
b. Yapıcı bir toplantı yapabilmeyi garanti altına almak için grup üyelerinin üzerinde
anlaştıkları davranış ve ilkeler
c. Toplantı yönetimine ilişkin Robert’s kuralları;grup üyeleri Robert’s kurallarının ya da
seçilecek başka bir öbeğin kullanılması konusunda anlaşırlar.
4. Toplantıların çoğunda farklı fikir ve kanaatler dile getirilebilir.Toplantı
sırasında dile getirilen fikirleri ve alınan kararları izlemek için önerilen strateji
aşağıdakilerden hangisidir?
a. Kilit noktaları toplantı boyunca herkesin görebileceği şekilde bir ve ya daha
fazla sayıda flipçart ya da beyaz tahta üzerine kaydedin
b. Toplantının not tutucusuna not aldırtın ve tartışmaları izlettirin;gerekli
oldukça özetlemeler yapmasını ve toplantıdan sonra tutanakları en kısa
zamanda göndermesini isteyin.
5. Konusunun tartışmalı olduğunu bildiğiniz bir toplantıyı yönetmekte olduğunuzu
düşünün.Şu ya da bu nedenle,o konu hakkında mevcut görüşlerden sadece biri dile
getirilmiştir.Başka bakış açılarının da bulunduğunu ve onların da dile getirilmesi
gerektiğini biliyorsunuz.Aşağıdakilerden hangisi farklı görüşleri açığa çıkarmada
kullanılması tavsiye edilen stratejilerden biri DEĞİLDİR?
a. Toplantıda hazır bulunanlardan birinden şeytanın avukatlığını yapmasını isteyin.
b. Katkıda bulunmamış olanlardan konuşmalarını isteyin.
c. Grubu ikili ya da üçlü alt gruplara ayırın ve grubun tamamına rapor verdirin
d. Oylamaya geçmeden önce,grubun duyması gereken başka bakış açıları olduğunu
yüksek sesle söyleyerek ,bunları kendiniz dile getirin.
6.Karar alma zamanı gelince,grup ya oylama yapar,ya mutabakat sağlanır ya da kararı
lider verebilir.Her ne kadar bu yaklaşımların her birinin kendine özgü üstünlük ve
sakıncaları varsa da , bir çoğumuz kararın toplantı lideri tarafından alınması
konusunda ihtiyatlıyızdır.Kararın lider tarafından alınmasının üstünlükleri nelerdir?
a. Lider kararları en çabuk alınanlardır;unutulmaması gereken önemli nokta, bütün
üyelerin kendi görüşlerinin dile geldiği duygusuna sahip olmaları şartıdır.
b. Karar lider tarafından alındığında,grup içinde hiçbir kişi ya da kesim kazanan ya da
kaybeden taraf olmaz;unutulmaması gereken önemli nokta,lider kararlarıyla
mutabakat oluşturulamayabileceğidir.
c. Grup kararı lider tarafından alındığında,karar öncesi tartışma bu karara kimlerin
katılıp kimlerin katılmadığını anlamaya yardımcı olur;unutulmaması gereken kilit
nokta,liderin aldığı kararı bütün görüş açıları dile getirilmeden açıklamamasıdır.
7. Yapıcı anlaşmazlık en iyi yanıtlara ulaşmanın anahtarı olabilir.Ne ki,kişisel çatışma ve
çekişmeler kesinlikle yapıcı değildir.Üretken tartışma ve müzakereyi teşvik edebilmek
için olumlu yönlendirici ilkeleri pekiştirmeniz gerekir.Aşağıdakilerden hangisi yapıcı
tartışmayı pekiştirici DEĞİLDİR?
a. İnsanların çatışmalı görüşler ortaya atmaları gerektiğine ve bunun önemine vurgu
yapmak
b. Lider olarak,tartışmanın kişiselleştiği sonucuna varacak olursanız,ilgili taraflardan
toplantıyı terk etmelerini isteme yetkisine sahip olduğunuzu belirtmek
c. Diğer katılımcılar hakkında olumsuz,kişisel ya da profesyonelce olmayan yorumlar
yapılmaması gerektiğine vurgu yapmak
8. Bir iletişim ve eylem planı olmadan sona eren toplantılar çoğu zaman toplantı salonu
dışında hiçbir eylem üretmez.İletişim ve eylem planının etkin bir takibi güvence altına
alması için gerekli üç unsur nedir?
a. Destekleyici fikirler de dahil,o özgül kararlar nelerdir ve niçin alınmışlardır?Kararı
takip etme zorunluluğunu kim üstlenmiştir?Görevlerin her biri nasıl yerine
getirilecektir?
b. Tarihler ve kararı alanlar da dahil,kararlar ne zaman ve nerede alınmıştır? Her
karara ait görevler nelerdir?Her görevin sorumluluğunu kim üstlenmiştir?
c. Hangi özgül kararlar alınmıştır ve nasıl bir takip işi gerekmektedir? Her bir görevden
kim sorumludur?Her bir görev ne zaman tamamlanacaktır?
9.İletişim ve eylem planı kimlere gönderilmelidir?
a. Toplantının bütün katılımcılarına
b. Toplantıya katılmış olan herkese ve toplantıya katılmamış bütün diğer
paydaşlara
c. Toplantıya katılmamış bütün paydaşlara.Plan toplantının bütün kilit
konularını ve kararlarını özetler;bu planı toplantı katılımcılarına
gönderebileceğiniz gibi ,göndermeyebilirsiniz de,çünkü onlar toplantıda ne
olup bittiğini zaten bilmektedirler.
10.Bir toplantının ne zaman bitirilmesi gerektiğini bilmek o toplantıya
hazırlanmayı ya da yönetmeyi bilmek kadar önemlidir.Aşağıdakilerden
hangisi toplantıyı bitirmek için uygun zaman değildir?
a. Hedeflere varıldığı zaman
b. Hedeflere doğru ilerleyiş kesintiye uğradığı zaman
c. Zaman dolunca
d. Zaman henüz dolmamış olsa bile,karar alacak olan kişiler arasından kilit
bir kişi toplantıdan ayrılmak zorunda kaldığında
CEVAPLAR
1. C, Az sayıda insanın katılacağı bir iş toplantısını 30 dakika ile 2 saati aşmayacak
şekilde planlayın.
2. C,Toplantı gündemini hazırlarken, konuları en tartışmalı olanlardan en az
tartışmalı olanlara doğru sıralamak tavsiye EDİLMEZ.
3. B,Temel kurallar,yapıcı bir toplantı yapabilmeyi garanti altına almak için grup
üyelerinin üzerinde anlaştıkları davranış ve ilkelerdir.
4. A,Kilit noktaları ya da meseleleri toplantı boyunca herkesin görebileceği şekilde bir
flipçart ya da beyaz tahta üzerine kaydetmek üyeler için bir odak noktası yaratır ve
herkesin orada yazılanlar konusunda hemfikir olmasını garanti altına alır.
5. D,Bütün görüşleri açığa çıkarmanın tavsiye edilen yolu diğer bakış açılarını
kendinizin dile getirmesi DEĞİLDİR.
CEVAPLAR
6. A,Eğer kararın lider tarafından alınması ve bunun nedenleri konusunda anlayış birliği varsa,lider
kararları en çabuk alınandır.
7. B,Her ne kadar,iki kişinin kendilerine hakim olamamaları halinde,kendilerinden aralarındaki
meseleyi toplantı salonunun dışında halletmelerinin istenebileceğini gruba hatırlatmak uygunsa
da lider olarak,herhangi bir kişiden toplantıyı terk etmesini isteme türünden bir otorite
dayatmasında bulunmanız doğru DEĞİLDİR.
8. C,Bir iletişim ve eylem planının 3 unsuru olmalıdır:ne,kim ve ne zaman.Bunların üçünü de
içeren bir toplantıyı kapatmak anlamına geleceği gibi,bir başarmışlık duygusu da
yaratacaktır.Aynı zamanda bütün yarardaşları kilit kararlar konusunda uyaracak ve herkese aynı
mesaj ve enformasyonun gitmesini güvence altına alacaktır.
9. B,Toplantının sonuçlarına ve kararlarına ilişkin her türlü enformasyon,toplantıda görüşülen
meselelerle ve alınan kararlarla ilgili herkese gönderilmelidir.
10. D,Karar alacak olan kişiler arasından kilit bir isim toplantıdan ayrılmak zorunda kaldığı zaman,bu
toplantıyı bitirmek için uygun bir zaman DEĞİLDİR.
TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ SONA ERDİ
TEŞEKKÜR EDERİZ
BİZİ DAHA YAKINDAN TANIMAK İSTERSENİZ
BİR SONRAKİ SAYFAYA GÖZ ATABİLİRSİNİZ
PERAKENDE OKULUM
MANİFESTOMUZPerakende de tesadüfler yoktur.
• Perakende bir bilimdir.• Bu bilim,akademik temellere dayanır dünyanın kendi ve güneşin etrafında dönüşü
gibi birbirini andıran tekrarların döngüsel hareketi olup bilimsel yaklaşımla açıklanabilir.
• Bizden önce ve sonra yapılan araştırmalarla deneyler yapılarak vakit geçirilmeden uygulanmalıdır.
• Her uygulama yeniden gözden geçirilerek eksiklikleri tamamlanmalıdır.perakende sürekli değişir döngüseldir.
Bunun farkında olarak oluşturulacak sistemlerle perakende biliminin daha ileriye taşınmasını sağlayacağız.
Gönüllüyüz,Kararlıyız
PERAKENDE OKULUM
VİZYON : Profesyonellere ve şirketlere ulaşarak 2015 yılında ülkemizdeki perakende
siteleri içerisinde ilk beş siteden biri olmak.
MİSYON : Perakende sektöründeki tüm bilgi, sistemlerin geliştirilmesi ve sektör
çalışanlarının bilinçlendirilerek sektörün gelişimine katkı sağlamak ve perakendenin sistematik farkındalığını arttırırken bilginin uygulanmasını sağlamak.
PERAKENDE OKULUM
Temel Değerleri;
• Her zaman AÇIK sloganını benimseyerek her türlü fikre açık olmak ve önyargılı olmamak.
• Karşılıksız, gönüllü bilgi, deneyim paylaşımı• Perakende sektörünün gelişimi için istekli olmak• Yüksek farkındalık ve ilgi• Cesaret, özgüven, alçakgönüllülük• Akademik bilgileri ve teorileri pratiğe geçirme isteği ve iradesi• Yeni insanlar yetiştirme ve bitmez öğrenme tutkusu
BİZE ULAŞMAK İÇİN ;
www.perakendeokulum.com