Pengurusan Sistem Fail
description
Transcript of Pengurusan Sistem Fail
TAKLIMATTAKLIMATPENGURUSAPENGURUSA
N N SISTEM FAILSISTEM FAIL
1
SISTEM FAILSISTEM FAIL
• Sistem Fail adalah sebahagian daripada pengurusan Rekod yang melibatkan urusan penyusunan, penyimpanan dan penyelenggaraan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki
2
Jenis Untuk Warna
RAHSIA Tender Merah Jambu Berpalang
SULIT Aduan/Laporan Hijau Salahlaku
TERHAD Fail Peribadi Putih
BIASA Terbuka/ Putih Harian
SAMPUL Fail sementara kuningKECIL
3
Kemudahkesanan fail Kemudahkesanan fail
• Folder Fail timbul
a) masukkan semua surat masuk dalam satu folder tegak ( ikut bulan – guna kertas warna)
b) masukkan semua surat keluar dalam satu folder tegak ( ikut bulan-guna kertas warna )
3) Mendaftar / Membuka Fail3) Mendaftar / Membuka Fail• Semua permohonan mendaftar /
membuka fail hendaklah dibuat dengan
• Borang tersebut hendaklah ditandatangani oleh Ketua Unit/ Pegawai Eksekutif/ Ketua Pembantu Tadbir
• Tempoh fail didaftarkan dan disediakan ialah 7 hari dari tarikh permohonan diterima.
5
CONTOHCONTOH : TAJUK FAIL : TAJUK FAIL INDUKINDUK
Jabatan - PPD
Tajuk Besar - Pengurusan Sekolah
Perkara - Unit Kualiti
Aktiviti - MS ISO SIRIM
Bilangan ( ) - bil surat keluar
6
KOD FAIL INDUKKOD FAIL INDUK
PPD / 01 / 01 / 001 / ( )
Jabatan Tajuk Aktiviti Perkara Bil Besar (bidang)
7
Susunan rak folder
5) Kertas Minit
Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit.
Borang Am 6, PNMB, KL hendaklah digunakan. Bila membuka fail hendaklah ditentukan borang Am 6 (Kertas Minit) disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod surat keluar dan surat masuk. Bila mencatat tentukan :
i) Kandungan masuk - dakwat merahii) Kandungan keluar - dakwat biru/hitam
9
Surat Bertarikh ……………. kepada ………….
Tarikh surat dihantar ………………..
Tajuk Surat : ……………………..
Tarikh surat diterima …………….drp.………… Perkara………………………………..….……….
Tarikh surat dikandungkan ……………………..
Tindakan :
2
1
10
6.6. ARAHAN PENUTUPAN FAILARAHAN PENUTUPAN FAIL
1. Fail hendaklah ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal ( telah mencapai 1 inci ) yang mana lebih dahulu
2. Apabila fail asal ditutup kulit fail hendaklah dicatat “ DITUTUP-JILID2 DIBUKA ”
3. Buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan nombor rujukan yang sama digunakan. Bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru (mula dari nombor 1)
11