Pengurusan Fail PBK 2011
-
Upload
hazril-emy -
Category
Documents
-
view
289 -
download
8
Transcript of Pengurusan Fail PBK 2011
![Page 1: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/1.jpg)
![Page 2: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/2.jpg)
Satu “holder” yang mengandungi surat-suratan dan dokumen sebagai rekod
FAIL
DEFINISI SISTEM FAIL Proses mengkelasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan
![Page 3: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/3.jpg)
Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.
OBJEKTIF
![Page 4: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/4.jpg)
Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan;
Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
Rujukan, penyelidikan dan kajian
KEGUNAAN REKOD
![Page 5: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/5.jpg)
Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;
DEFINISI SISTEM FAIL
![Page 6: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/6.jpg)
PENGURUSAN FAIL-FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
Sistem pengurusan fail-fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling terbahagi kepada 3 bahagian iaitu :
1. Fail-fail pengurusan 2. Fail-fail bidang 3. Fail sesi kaunseling Individu dan Kelompok
![Page 7: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/7.jpg)
1. FAIL PENGURUSAN Fail pengurusan ini digunakan untuk urusan surat menyurat sama ada surat yang dihantar ataupun surat yang diterima. Sistem rujukan yang digunakan bagi setiap fail berkenaan hendaklah menggunakan sistem yang telah diperkenalkan oleh sekolah masing-masing. Semua fail pengurusan hendaklah disimpan dipejabat sekolah dan sesalinan fail berkenaan boleh diletakkan dalam bilik Bimbingan dan Kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan segera. Fail pengurusan hendaklah disusun secara berasingan dengan fail bidang
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 8: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/8.jpg)
Fail Pengurusan terbahagi kepada 5 jenis :
Kod Fail Arkib Bimbingan dan Kaunseling :
100-19/3 - Bimbingan dan Kaunseling
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 9: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/9.jpg)
ITEM DALAM FAIL : 100 – 19/3
100-19/3/1 – PENGURUSAN AM
100-19/3/2 – SURAT PEKELILING IKHTISAS
100-19/3/3- PROGRAM PEMBANGUNAN MURID
100-19/3/4 – PENDIDIKAN , KERJAYA DAN LATIHAN
100-19/3/5- PROGRAM PEMBANGUNAN STAF DAN MESYUARAT
Fail Pengurusan menggunakan “Fail Putih Lembut dan disimpan di dalam almari besi
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 10: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/10.jpg)
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL
1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
![Page 11: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/11.jpg)
FAIL PENGURUSAN 1.1 Pengurusan Am
Semua surat-surat rasmi yang diberikan kepada UBK yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling hendaklah disimpan dalam fail .
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 12: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/12.jpg)
FAIL PENGURUSAN 1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas
Semua surat pekeliling ikhtisas atau surat siaran yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling sama ada dikeluarkan oleh KPM, JPN atau PPD
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 13: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/13.jpg)
FAIL PENGURUSAN 1.3 Pendidikan Kerjaya dan Latihan
Semua surat-surat yang berkaitan dengan pendidikan ,pendidikan lanjutan,permohonan borang,peluang latihan dan kerjaya. Surat yang berkaitan dengan tawaran biasiswa juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-surat berkaitan mungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak seperti berikut : a) Bahagian Permohonan Kemasukan BPKP b) Bahagian Matrikulasi KPM c) Politeknik d) PTPTN e) IPTS yang berkaitan f) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaita
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 14: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/14.jpg)
FAIL PENGURUSAN 1.4 Program Pembangunan Murid
Semua surat rasmi berkaitan program pembangunan murid yang dikeluarkan oleh KPM, JPN dan PPD. Ini termasuk semua surat-surat rasmi panggilan mesyuarat, berkaitan dengan program pembangunan murid. Misalnya surat-surat program rasmi yang berkaitan seperti : a) Kepimpinan b) PRS c) Kaunseling Kerjaya d) Motivasi kecemerlangan e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan f) Dan lain-lain berkaitan
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 15: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/15.jpg)
FAIL PENGURUSAN 1.5 Program Pembangunan Staf dan Mesyuarat
Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan program pembangunan staf kepada Guru Bimbingan dan Kaunseling seperti : a) Kursus Peningkatan Profesionalisme GBK b) Seminar Pemantapan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling c) MGKK Negeri /MGKK Daerah d) Minit Mesyuarat e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 16: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/16.jpg)
FAIL PENGURUSAN Fail Pengurusan mengunakan fail Putih rasmi (lembut) dan disimpan serta diuruskan oleh PAP di pejabat sekolah
Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi
Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan
CARA PENYIMPANAN FAIL
![Page 17: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/17.jpg)
• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;
• Mudah disedia dan mudah disimpan;
• Murah dan mudah diperolehi;
• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
• Rekod mudah dicari bila diperlukan;
• Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.
PRINSIP SISTEM FAIL PENGURUSAN
![Page 18: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/18.jpg)
Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan
Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat
biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas
minit Am 6
SURAT DIMINITKAN
![Page 19: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/19.jpg)
Surat Masuk
Surat bertarikh …………. daripada ……………..
………………………… dikandung pada ..………
Surat Keluar
Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..…………
CONTOH MINIT
![Page 20: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/20.jpg)
Kertas minit Surat Kulit Fail
Kertas Minit No.
Helai No.
ARKIB NEGARA MALAYSIA
JALAN DUTA
50568 KUALA LUMPUR
CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAILCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL
2
1
2 Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___
Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____
![Page 21: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/21.jpg)
PNB.,KL PERKARA
KURSUS PENGURUSAN REKOD
(Am 435-Pin. 1/80)
ANM.400-1 Didaftar di bawah perkara
Kertas-kertas Yang Berhubung AN
M.400-1
KULIT FAIL
kertas-kertas
yang
berhubung di
atas kulit
sebenarnya
bermaksud
fail/fail yang
berkaitan
Nombor rujukan
fail yang dibuka
70mm sahaja
![Page 22: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/22.jpg)
KULIT DEPAN FAIL
![Page 23: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/23.jpg)
KERTAS MINIT
Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6
![Page 24: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/24.jpg)
KERTAS MINIT
![Page 25: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/25.jpg)
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
![Page 26: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/26.jpg)
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
****Almari besi mestilah sentiasa dikunci dan SULIT
![Page 27: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/27.jpg)
Sesalinan fail pengurusan boleh diletakkan dalam bilik bimbingan dan kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan. Fail disusun secara berasingan dengan fail bidang
![Page 28: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/28.jpg)
Daftar folder dibuat untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .
![Page 29: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/29.jpg)
2. FAIL BIDANG Setiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat yang berkaitan dengan bidang berkenaan misalnya : 1. Kertas kerja 2. Modul latihan laporan program 3. Penilaian Program 4. Penyelidikan 5. Minit Mesyuarat 6. Data-data 7. Pakej-pakej pembelajaran 8. Bahan-bahan atau maklumat berkaitan
Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 30: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/30.jpg)
Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .
![Page 31: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/31.jpg)
1. Akademik 2. Kerjaya 3. Psikososial dan Kesejahteraan 4. Pembangunan dan Kepimpinan Murid 5. Keibubapaan 6. Pendidikan Pencegahan Dadah / Rokok / HIV / Aids 7. Disiplin Murid 8. Kelab Bimbingan Dan Kaunseling 9. Pembimbing Rakan Sebaya 10. Program Khas 11. Lawatan Pembelajaran 12. Jawatankuasa Bimbingan dan kaunseling 13. Tugas-tugas Am
“FOLDER” BIDANG
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
![Page 32: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/32.jpg)
“FOLDER” BIDANG Menggunakan file kulit keras dan digunakan untuk menyimpan dokumen/maklumat yang berkaitan dengan bidang Bimbingan & Kaunseling.
![Page 33: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/33.jpg)
3. FOLDER SESI KAUNSELING
Folder rekod-rekod sesi kaunseling : 1. Sesi kaunseling Individu 2. Sesi Kaunseling Kelompok
![Page 34: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/34.jpg)
REKOD FAIL SESI KAUNSELING INDIVIDU
![Page 35: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/35.jpg)
REKOD FAIL SESI KAUNSELING KELOMPOK
![Page 36: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/36.jpg)
BUKU DAFTAR KLIEN KAUNSELING INDIVIDU DAN KELOMPOK
![Page 37: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/37.jpg)
FAIL PENGURUSAN PK 13 –PENGURUSAN BIMBINGAN SPSK
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk
memastikan 100% murid
mendapat Perkhidmatan
Bimbingan daripada Guru
Bimbingan dan Kaunseling
dalam Perkhidmatan Bimbingan,
Kemahiran Belajar,
Perkhidmatan Bimbingan
Kerjaya, Perkhidmatan
Pembangunan Diri Murid dan
Perkhidmatan Bimbingan
Motivasi, melainkan dalam hal-
hal yang bukan kawalan pihak
sekolah.
![Page 38: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/38.jpg)
Semua “evidence” perlu disediakan dalam satu folder khas Pengurusan SPSK PK 13-Pengurusan Bimbingan
![Page 39: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/39.jpg)
Bil Jenis Rekod Tempoh Lokasi
1 Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
Lima Tahun Stor
2 Biodata Guru Bimbingan dan Kaunseling
Tiga Tahun Bilik GBK
3 Rekod aktiviti bimbingan Tiga Tahun Bilik GBK
4 Rekod/Buku Daftar Perkhidmatan
Tiga Tahun Bilik GBK
5 Borang Khidmat Kaunseling Individu
Tiga Tahun Bilik GBK
6 Borang Khidmat Kaunseling Kelompok
Tiga Tahun Bilik GBK
7 Borang Penilaian Guru Tiga Tahun Bilik GBK
8 Laporan aktiviti/Program Tiga Tahun Bilik GBK
9 Penyata Kewangan (L4) Tiga Tahun Bilik GBK
10 Borang L4 Tiga Tahun Bilik GBK
REKOD YANG PERLU ADA DALAM SPSK
![Page 40: Pengurusan Fail PBK 2011](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022050619/54e340224a7959df448b4c35/html5/thumbnails/40.jpg)