Pengurusan fail
Click here to load reader
-
Upload
mgkk-kluang-johor -
Category
Documents
-
view
97.912 -
download
9
Transcript of Pengurusan fail
PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007
BERKUATKUASA 30 April, 2007
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
2
10 BAHAGIAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
3
BHG. I - Pengurusan Am PejabatBHG. II - Pentadbiran Sumber ManusiaBHG. III - Keperbadian Dan KeterampilanBHG. IV - Pengurusan Perhubungan PelangganBHG. V - Sistem Penyampaian PerkhidmatanBHG. VI - Urusan Surat KerajaanBHG. VII - Pengurusan FailBHG. VIII - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan
Pelupusan Rekod Awam.BHG. IX - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi
MaklumatBHG. X - Inventori dan Bekalan Pejabat.
4
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM
SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR.
SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.
TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.
5
DEFINISI SISTEM FAILProses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;
6
7
DEFINISI
FAILFAILMengandungi dokumen, surat dan catatan minit
SPFSPFMeliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan
TUJUANMembantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan
Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam
8
9
•Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan•Membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka•Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO
TUJUAN
Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira
kemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping
mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan / agensi yang kecil
10
Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat
pekeliling atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa
berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat
11
12
ALAT PERHUBUNGANALAT PERHUBUNGAN
MENGURUSKAN MAKLUMAT MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSIJABATAN/AGENSI
MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSANMEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN
MENGAMBIL TINDAKANMENGAMBIL TINDAKAN
MENGEKALKAN INGATANMENGEKALKAN INGATAN
BAHAN RUJUKAN UTAMABAHAN RUJUKAN UTAMA
BAHAN BUKTIBAHAN BUKTI
BAHAN PENYELIDIKANBAHAN PENYELIDIKAN
KENAPA FAIL DIPERLUKAN
13
• TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80) TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)
• SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)1/82)
• TERHAD (TANDA TERHAD)TERHAD (TANDA TERHAD)
• SULIT (Am 436) HIJAUSULIT (Am 436) HIJAU
• RAHSIA (Am 437) RAHSIA (Am 437)
• RAHSIA BESAR (Am 438)RAHSIA BESAR (Am 438)
REKA BENTUK KULIT FAIL
Sistem yang mempunyai protokolnya tersendiri dan
beberapa pengawal Peruntukan Undang-Undang Bhg. ‘A’ (PU.A)
Akta Arkib NegaraAkta Rahsia Rasmi 1972 Peraturan PentadbiranArahan Perkhidmatan – BAB 4 -Sistem Fail
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – PPP Bhg. VII
14
Kepentingan Pengurusan FailPenggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.
Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.
15
Prinsip-prinsip Sistem Fail Fail manila kad tidak banyak
menggunakan ruang;Mudah disedia dan mudah disimpan;Murah dan mudah diperolehi;Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;Rekod mudah dicari bila diperlukan;Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.16
17
KATEGORI FAIL
Housekeeping
Functional
Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan
Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya
PENGKELASAN FAILFail Urusan Am
(house keeping file )mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.
18
19
PENGKELASAN FAILKategori 1: - Fail Urusan Am (house keeping files) - Pentadbiran Am : 100
- Bangunan & Harta (Aset Tetap) : 200 - Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300
- Kewangan : 400 - Personel : 500
20
Kategori 2 - Fail Urusan Fungsian (function file)
- Pengurusan Kurikulum : 600
- Pengurusan Kokurikulum : 700
PENGKELASAN FAIL ….
Fail Urusan Fungsian (function file )
- mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan.
21
PENGKELASAN FAIL ….
Taraf Keselamatan1. Terbuka2. Terperingkat: Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan- Rahsia Besar
- Rahsia- Sulit- Terhad
22
KLASIFIKASI FAIL
Fail Terperingkat …Rahsia Besar:
Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara
Rahsia:Boleh membahayakan keselamatan negara
Sulit:Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara
Terhad:Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran
23
Pengenalan FailRahsia Besar - Kuning dan Berpalang Merah
serta tercatat ‘RAHSIA BESAR’Rahsia - Merah Jambu Berpalang
Merah dan tercatat ‘RAHSIA’
Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’
Terhad - Putih tercatat perkataan ‘TERHAD’
Terbuka - Putih24
MAKSUD CIRI -CIRI KESELAMATAN
TERBUKA - Tiada hadTERHAD - Pegawai yang
menjalankan tugasSULIT - IndividuRAHSIA - Maruah NegaraRAHSIA BESAR - Keselamatan
Negara
25
26
PENGKELASAN FAIL1. Rahsia Besar:
Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan.
Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail
27
53(a): RAHSIA BESAR Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
29
PENGKELASAN FAIL 2. Rahsia:
Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.
Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail
30
Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
32
PENGKELASAN FAIL3. Sulit:
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam.
Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’
33
34
PENGKELASAN FAIL4. Terhad:
Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad.
Fail jenis ini berwarna putih.35
36
TERHAD
TERHAD
PENGKELASAN FAIL5. Terbuka:
Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini.
Fail jenis ini berwarna putih.37
Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH
Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
39
PENGKELASAN FAIL6. Sampul Kecil:
Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya.
Warna fail ialah kuning atau coklat.
40
41
SAMPUL KECIL
PERKARA:
MINIT-MINIT
NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN
Am 435A-Pin. 1/82
7. Fail Timbul: Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan.
42
PENGKELASAN FAIL
43
PEMBUKAAN FAIL LANGKAH-LANGKAH SEBELUM
MEMBUKA FAIL• Semak setiap “memo” yang diterima• Semak perkara utama dalam surat• Semak panduan-panduan/doket
abjad/senarai fail/buku daftar• Pastikan fail belum dibuka atas
perkara tersebut
PROSEDUR PEMBUKAAN FAILTINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAILPASTIKAN SURAT / LAPORAN /
PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL
JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DIDAFTARKAN
JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
44
45
ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK. JELAS, RINGKAS DAN PADAT.JELAS, RINGKAS DAN PADAT. TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR,BPR, ANM,PPR , MNI, BMW DLL.ANM,PPR , MNI, BMW DLL. ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG MEMPUNYAI MAKNA YANG MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN BERLAINAN (OMOGRAPHS) (OMOGRAPHS) CONTOHNYA CONTOHNYA KABINET, KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.BAHAGIAN KABINET DLL. BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / AGENSI.AGENSI. NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL SEDIA ADA.SEDIA ADA.
46
MEMBUKA FAIL BARU…. KECUAIAN BOLEH
MENYEBABKAN: • Wujud dua fail dengan tajuk dan
nombor yang sama• Wujud dua fail dengan tajuk yang
sama tetapi nombor yang berlainan
• Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama
47
• Tajuk, nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail
• Tajuk:- Jelas- Ringkas- Padat- Menggambarkan kandungan
MEMBUKA FAIL MEMBUKA FAIL BARU…BARU…
MEMBUKA FAIL BARU….
48
MEMBUKA FAIL BARU…
Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail.
Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan
Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat
MEMBUKA FAIL BARU….
49
PENDAFTARAN FAIL BARU
• Sediakan Kertas Doket: Doket Faharasat Nombor ( Am
89 ) Doket Faharasat Abjad ( Am 89
a)• Taipkan Butiran: Kod huruf dan nombor Rujukan fail Tajuk Fail
50
SUSUN DOKET DALAM BINDER
1 . Faharasat Nombor / Bilangan
Untuk mencatatkan pergerakan
fail Masukkan tarikh fail dibuka
51
SUSUN DOKET DALAM BINDER …
2 . Faharasat Abjad /Alphabetical Susun dalam binder ikut perkataan yang dipilih Untuk rekod dan pengesanan fail
SUSUN DOKET DALAM BINDER
52
Doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89)
Nombor-nombor Fail
yang berkaitan
No. Fail : JBA:8011/100-09/09
Faharasat di bawah
Pengisian Jawatan Perkeranian
Perkara
Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian
53
Doket Faharasat Abjad (Borang Am 89A)
Nombor-nombor Fail
yang berkaitan
No. Fail : JBA:8011/100-09/09
Faharasat di bawah
Pengisian Jawatan Perkeranian
Perkara
Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian
54
JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003
Kodsekolah
Tarafkeselamatan
KumpulanUtama (L 1)
TajukUtama (L 2 ) Sub Tajuk
Utama (Aktiviti) (L 3)
NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT)
Sub-sub TajukUtama (Sub-Aktiviti)- L 4
55
JBA8011 / 100-09 / 10 / 004
Kodsekolah
KumpulanUtama (L 1)
TajukUtama(L 2) Sub Tajuk
Utama (Aktiviti)- L 3
Sub-sub TajukUtama (Sub-Aktiviti)- L 4
56
Contoh fail peribadi
JBA8011/FP: A-42644
Kod SekolahNama RingkasBagi Fail Peribadi
Nombor Fail Peribadi Di Jabatan
57
Perkara dan Nombor failIsi surat menentukan perkara/tajukJelas, ringkas dan padatTidak guna singkatanElak guna perkataan/ejaan sama
yang mempunyai makna berlainanBerdasarkan fungsi jabatan/unitNombor fail ikut sistem fail sedia adaDidaftarkan di bawah perkara
Kulit fail
58
Kertas-kertas Yang BerhubungFail yang berkaitan. Sekiranya fail
baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya
Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan sistem klasifikasi sebelumnya
Kandungan diasingkan ke folder lainRujukan silang (cross reference)
Kulit fail
59
Rujukan agensi / klasifikasi Rujukan daftar nombor
Tajuk / daftar abjad
60
JBA8011 / 100-1 / 01 10
0-1
/ 01 150
PEKELILING IKHTISAS02/10/2008
NO. PENDAFTAR FAILNo. Rujukan Fail
Tajuk Fail
61
Fail Peribadi
No. Pendaftaran
62
Tarikh kandungan pertamaTarikh kandungan akhir
Pertama:Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan ke dalam fail
Akhir:Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat sebelum fail ditutup
# Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat atau tarikh tutup fail
Kulit fail
63
KERTAS MINITSetiap fail perlu ada kertas minit
•Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan.
•Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah
• Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam
Surat Masuk
Surat bertarikh …………. daripada ……………..………………………… dikandung pada ..………
Surat Keluar
Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..…………
64
CONTOH MINIT
65
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL
1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
66
1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT
1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN
1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN
1.4 SURAT DIMINITKAN1.5 PINDAH SURAT
67
1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN
Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua
Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua Institusi dan
tidak ada untuk perhatian mana-mana pegawai
68
1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN
Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan dicatatkan untuk
perhatian pegawai berkenaan
Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan
Surat masuk diminitkan dakwat merah
Surat keluar diminitkan dakwat biru @ hitam
Surat hendaklah diminitkan dalam kertas minit Am 6
69
1.4 SURAT DIMINITKAN
Surat-surat tersalah masuk failPindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh
70
1.5 Pindah Surat
Tajuk Surat: .….……………………………..…............. ….………………………………………….
No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….………
Daripada: ……………………………..………………… …..…..…………………………….…………
Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….
Dipindah oleh: ………………………………………….
Tarikh: ………….……………………………………....
71
KERTAS PINDAAN SURAT
72
1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA
• Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan
• Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara
• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan
• Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul • Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi
73
1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
Buka surat dan capkan tarikh terima Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan
Surat (Am 10) Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk
diminitkan kecuali surat untuk perhatian Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam
fail berkenaan
CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL
CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT
NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM BULATAN
SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH
SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU
ATAU HITAM74
75
Minit tindakan…Minit yang panjang hendaklah ditaip
ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail
Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh
76
Kertas MinitNo: Fail: m.s.
SuratMemoPekellingbertarikh
dimasukkanpada
Pengesahan dalam Perkhidmatan PPPJ. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)
22.8.2008 30.8.2008
20
JBA8011/100-01/01/002
Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih.
t.t. Ringkas tarikh
77
Minit tindakanSemua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor
Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas
78
Kertas MinitNo: Fail: m.s.JBA8011/100-01/01/002
21 Dikirim pada 28 SEP 2008
Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008.t.t.
Dipersetujui.t.t. Ringkas
tarikh
SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82)Membuka Sampul Kecil sebagai Tindakan Fail Sementara- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka
sampul kecil- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan
apabila fail berkenaan dijumpai- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru
perlu dibuka
79
80
Digunakan sebagai fail sementara Untuk tindakan segera apabilafail induk tidak diperolehi dan iadimasukkan ke dalam fail induk sebagai satu kandungan.
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100
kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter,
mana yang terdahulu.
81
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal.
82
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
83
JBA8011 / 100-1 / 01
DITUTUP JILID 2 DIBUKA
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).
84
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
PERGERAKAN FAILFAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI
PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN
85
SLIP TRANSAKSIKepada:Unit Fail dan Rekod
Fail No. :Telah saya serahkanKepada ............................ Nama Pagawai
Unit / Bahagian : .....................................Hari IniSekian.Tandatangan : ........................................Nama : ........................................Unit : ........................................
86
PENGEDARAN FAIL-FAIL1. Catatan Pengedaran Fail-Fail
- Bahagian pendafaran fail hendaklah merekodkan dalam rekod nombor
- Tuliskan ringkasan gelaran jawatan pegawai dan tarikh
- Tindakan yang sama oleh pegawai kepada pegawai
- Memudahkan pergerakan fail- Tindakan yang sama apabila fail dipindah
ke Arkib
87
88
• DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.
• DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.MINIT.
• DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.
• KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN.ALAT UNTUK MENGESAN.
• BUKTIBUKTI
PENGEDARAN FAIL-FAIL2. Tanggungjawab Pegawai Dalam Pergerakan Fail:
Mengelakan daripada fail ‘hilang’Pergerakan fail dari seorang pegawai
kepada pegawai lain hendaklah melalui pendaftaran fail, atau
Bahagian pendaftaran hendaklah menyediakan borang perjalanan fail. Borang akan dihantar kepada Bahagian Pendaftaran
89
SIMPANAN DALAM PERHATIAN Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian)
- Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut- Tindakan akan diambil dalam jangka masa
tertentu- Susun ditempat atau di rak-rak khas- Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari.- Rekod dalam doket/pendaftaran fail
Buku SDP diperiksa Setiap Hari
- Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja- Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai
90
KETUA JABATANBertanggungjawab - PENGWUJUDAN- PEMELIHARAAN dan- PELUPUSAN
91
92
BAHAGIAN VIII
Penyelenggaraan, Pemuliharaan
dan Pelupusan Rekod
Awam.93
PEMELIHARAAN- mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur
- Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;
- mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan
- peralatan yang bersesuaian;- melaksanakan pelupusan rekod awam
94
MEMELIHARA DAN MENYIMPANREKOD KERAJAAN
* Rekod-rekod Kerajaan :surat, dokumen, rekod, daftar bahan bercetak, buku, peta,pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam apa jua bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.
95
* Rekod-rekod boleh digunakan:
- sebagai bahan sejarah- proses pentadbiran- sebagai bukti- sebagai rujukan
- membuat penyelidikan / kajian
96
PEMELIHARAAN REKOD-REKOD
- Hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik
- Bilik simpan rekod mestilah sesuai, tidak lembab, atap tidak bocor,dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.
- Disimpan atas rak-rak - Rekod-rekod yang basah dianginkan supaya kering dan dibersihkan dari lapuk/abuk.
97
- Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari
- Awasi dari anai-anai, semut dan lain-lain seranga.
- Rekod-rekod yang koyak hendaklah dibaiki/ditampal
- Sediakan alat pemadam api, dan- Jangan digunakan sebagai tempat
makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak spirit.
98
PELUPUSAN- melaksanakan pelupusan rekod awam,secara pemusnahan/pemindahan
- mengikut tatacara dari Akta Arkib Negara Malaysia 2003. – (Jadual Pelupusan Rekod Am)
99
FAIL-FAIL YANG TELAH DITUTUP/MENUNGGU
KELULUSAN ARKIB NEGARA HENDAKLAH DISIMPAN BERASINGAN DENGAN
FAIL-FAIL LAIN
100
PENYIMPANANBilik Rekod
- digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang
digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang ain.
- hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai
peredaran udara yang baik.
101
Bilik Rekod
- Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod.
- Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang sama sekali di bilik rekod.
102
Program Rekod Penting- Kenal pasti Rekod Penting (Vital
Records) - rancang untuk memelihara rekod
tersebut.- Salinan keselamatan (backup copies)
dan disimpan di lokasi berasingan.- Pelan Tindakan Bencana - menyediakan aspek-aspek menghadapi
bencana dan- tindakan pemulihan rekod akibat
bencana..103
PENYIMPANAN FAILBAGI :
- Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak- rak fail
- Fail-Fail TERHAD disimpan di kabinet keluli atau kabinet keluli yg berkunci dan berasingan dari fail bukan terperingkat
104
BAGI :
Fail-Fail - RAHSIA BESAR- RAHSIA dan- SULIT
Sediakan BUKU pendaftaran berasingan / indeks berasingan bagi pengawalan pergerakan fail
105
Disimpan di dalam kabinet keluli atau almari keluli yang berkunci dan berasingan dari tempat fail tidak terperingkat.
106
107
SABDA NABI :
ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG SIAPA MENYEBARKAN ILMU DEMI
KEBAIKAN, INSYAALLAH DIA AKAN MENGGANDAKAN 10 KALI
KEPADA HAMBANYA
108