PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA SKRIPSI, DESKRIPSI KARYA, …
Transcript of PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA SKRIPSI, DESKRIPSI KARYA, …
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
SKRIPSI, DESKRIPSI KARYA, TESIS DAN DISERTASI
DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT SENI INDONESIA
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
CARLIA ERIANI
D1808011
PROGRAM D III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,
NAMA : Carlia Eriani
NIM : D1808011
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : Pengolahan Bahan Pustaka Skripsi, Deskripsi
Karya, Tesis dan Disertasi di UPT Perpustakaan
Institut Seni Indonesia Surakarta
PEMBIMBING : Dra. Sri Urip Haryati, M.Si.
TANGGAL DIUJI : 19 Mei 2011
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-
benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata
melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil
pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang
berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 19 Mei 2011
Carlia Eriani
NIM D1808011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : Carlia Eriani
NIM : D1808011
Program Studi : D III Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif ( Non-
exclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
Pengolahan Bahan Pustaka Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi di UPT
Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
beserta instrument/desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan
bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data ( data base ),
merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan
nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co Autor atau
pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta
Pada Tanggal : 19 Mei 2011
Yang membuat pernyataan
Carlia Eriani
NIM D1808011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Dewan Penguji Program Diploma
III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta guna memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi
Ahli Madya (A. Md.) dalam bidang Ilmu Perpustakaan.
Pada hari : Kamis
Tanggal : 19 Mei 2011
Dewan Penguji
1. Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si
( ) NIP. 19530812 198003 1 005 Penguji I
2. Dra. Sri Urip Haryati, M.Si.
( ) NIP. 19570821 198303 2 001 Penguji II
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
HALAMAN MOTTO
Allah tidak membebani seseorang melainkan sesuai dengan kesanggupannya.
(Q.S. Al-Baqarah (2) : 286)
Sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan
(Q.S. Al-Insyirah (94) : 6)
Huimangeun naegen jamdeulji aneun kkum
For me, hope is a dream that never sleeps.
(Kyuhyun -–Hope is A Dream That Doesn’’’’’’’’’’t Sleep)
Jo molli hwimihejineun, Naye kkumeul barabomyo
Monghani soissotjyo, Do isang nameun ge obso
Modu pogihalkka hessotjiman
Dasi ironayo
I was looking at my dream that is being deemed far away
And I was standing blankly, I don’t have anything left any more
I thought about giving up everything, but
I am standing up again
(Kim Soo Hyun - Dreaming)
Senyuman adalah cara yang murah untuk meningkatkan penampilan Anda
(Charles Gordy)
Berpikirlah seperti seorang bijak, tetapi berbicaralah dalam bahasa yang dipahami orang
awam
(William Butler Yeats)
Saat Anda berhenti belajar, berhenti mendengarkan, berhenti mencari dan bertanya,
berhenti menanyakan hal-hal yang baru, maka ini adalah saat untuk mati
(Lilian Smith)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini untuk :
™ Kedua orang tuaku
™ Nenekku serta saudara-saudaraku mba Wid, mba Fifi, dik Didi
™ Kakak iparku mas Dandung, Mas Tono dan keponakanku Nasya
™ Yun yun, Alvin, Wahyu dan temen-temen D3 Perpustakaan angkatan 2008
™ Temen-temen parttime D3 Perpustakaan angkatan 2008
™ Fermy, Linda, Eka, Marni dan semua temen-temen chemeng 2005
ÉTerima Kasih SemuanyaÊ
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
ABSTRAK
Carlia Eriani. D1808011. 2011. Pengolahan Bahan Pustaka Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta. Tugas Akhir : Prodi DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pengolahan koleksi berupa skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi dimaksudkan agar dapat dengan mudah, cepat, tepat, dicari dan ditemukan kembali juga memudahkan dalam shelving. Karena pentingnya hal tersebut, maka penyusunan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui pengolahan bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta sekaligus mengetahui hambatan yang dialami serta upaya untuk mengatasinya. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara serta studi pustaka. Hasil yang didapat yaitu proses pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta meliputi kegiatan pemberian cap/stempel perpustakaan, pemilahan, inventarisasi, pengecekan, penentuan tajuk subyek, penentuan call number, input data katalog, pemberian kelengkapan, pelaporan, penyerahan, shelving. Data karya ilmiah diupload baru sebatas abstraknya saja. Penentuan call number karya ilmiah memakai aturan yang berbeda atau tidak sama dengan aturan penentuan call number menurut Lasa maupun Eryono. Hal tersebut untuk memudahkan dalam hal penempatan di rak, memudahkan dalam penelusuran dan pencarian karya ilmiah yang diinginkan. Hambatan yang ditemui antara lain petugas perpustakaan kurang menguasai software, software sering mengalami gangguan, pencetakan label untuk karya ilmiah melalui software hasil kurang sempurna, kegiatan pengecapan dan inventarisasi berada di bagian pengadaan sehingga apabila ada kesalahan bagian pengolahan perlu mengkonfirmasi ke bagian pengadaan. Adapun upaya yang sudah dilakukan oleh UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta untuk mengatasinya antara lain perpustakaan merekrut pegawai yang ahli bidang pemrograman serta dalam tahap pembuatan software perpustakaan sendiri, input data dilakukan dengan cermat dan hati-hati dan tidak membuka Dewa Pustaka terlalu banyak, pencetakan label untuk karya ilmiah dibuatkan label tersendiri sesuai dengan call number, letak bagian pengadaan dan bagian pengolahan tidak terlalu jauh sehingga memudahkan dalam konfirmasi. Dalam Tugas Akhir ini juga diberikan saran yaitu bahan pustaka yang sudah diolah sebaiknya segera diserahkan ke bagian sirkulasi, selain bentuk cetak perpustakaan sebaiknya meminta mahasiswa menyerahkan softfile karya ilmiah bisa dalam bentuk CD, perpustakaan sebaiknya memperluas kerjasama dengan perpustakaan lain terutama yang bergerak di bidang seni sehigga dapat menambah keragaman koleksi karya ilmiah. Kata Kunci : pengolahan bahan pustaka, karya ilmiah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena
limpahan anugerah, rahmat, dan karunia sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir dengan judul ”PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA SKRIPSI,
DESKRIPSI KARYA, TESIS DAN DISERTASI DI UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT SENI INDONESIA SURAKARTA”.
Pembuatan tugas akhir ini bertujuan untuk memenuhi salah satu
persyaratan dalam memperoleh sebutan profesi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang
ilmu perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Terselesaikannya tugas akhir ini tidak terlepas dari pihak-pihak yang telah
memberikan bimbingan, pengarahan, dukungan dan penjelasan untuk pembuatan
tugas akhir ini. Pada kesempatan ini tak lupa penulis sampaikan rasa terima kasih
kepada :
1. Bapak Drs. Supriyadi SN, S.U. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik.
2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si. selaku Ketua Program Studi
Diploma III Perpustakaan.
3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si. selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir
sekaligus Pembimbing Akademis yang telah banyak membantu penulis
dalam penyusunan Tugas Akhir serta menyelesaikan perkuliahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
4. Bapak Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si. selaku Dosen Penguji
5. Bapak Joko Setiyono, S.Sos. selaku Ketua UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta yang telah memberikan ijin melaksanakan praktek
kuliah kerja PUSDOKINFO serta membantu penyusunan Tugas Akhir ini.
6. Bapak R. Lalan Fuandara, SIP dan Ibu Sri Hartini, BA yang telah banyak
membantu dalam pelaksanaan kuliah kerja PUSDOKINFO dan
penyusunan Tugas Akhir ini.
7. Seluruh staff UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta yang
telah banyak memberikan bimbingan dan bantuan selama pelaksanaan
praktek kuliah kerja PUSDOKINFO serta dalam pengumpulan data
penulisan Tugas Akhir ini.
8. Seluruh dosen Diploma III Perpustakaan serta karyawan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Surakarta.
9. Kedua orang tuaku Bapak Sutarno dan Ibu Sudarni serta saudara-
saudaraku yang selalu memberikan dukungan, bantuan dan doa.
10. Seluruh teman-teman D III Perpustakaan angkatan 2008.
Dalam proses pembuatan Tugas Akhir ini, penulis telah berusaha
semaksimal mungkin, walau begitu di dunia ini tidak ada yang sempurna. Penulis
sangat mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak sebagai koreksi dan
pembelajaran bagi penulis. Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini
dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
Surakarta, Mei 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... iv
HALAMAN MOTTO...................................................................................... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi
ABSTRAKSI ................................................................................................... vii
KATA PENGANTAR .................................................................................... viii
DAFTAR ISI ................................................................................................... x
DAFTAR TABEL............................................................................................ xiii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xv
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................... 4
1.3 Tujuan Penulisan......................................................................... 4
1.4 Metode Penelitian ....................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI...................... 7
2.1 Tinjauan Pustaka ......................................................................... 7
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ......................... 7
2.1.2 Koleksi Perpustakaan............................................................ 8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
2.1.3 Pengolahan Bahan Pustaka ................................................... 9
2.2 Landasan Teori............................................................................ 11
2.2.1 Perpustakaan ......................................................................... 11
2.2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................................ 12
2.2.3 Bahan Pustaka ....................................................................... 13
2.2.4 Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi....................... 14
2.2.5 Pengolahan Bahan Pustaka ................................................... 16
2.2.6 Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka.................................... 17
2.2.7 Teknologi Informasi dalam Pengolahan Bahan Pustaka....... 34
BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT SENI INDONESIA SURAKARTA .............................. 37
3.1 Sejarah Singkat ........................................................................... 37
3.2 Visi dan Misi............................................................................... 39
3.3 Struktur Organisasi .................................................................... 39
3.4 Sumber Daya Manusia ................................................................ 42
3.5 Gedung/Ruang ............................................................................ 44
3.6 Sumber Dana............................................................................... 45
3.7 Sarana dan Prasarana .................................................................. 45
3.8 Koleksi ........................................................................................ 46
3.9 Layanan....................................................................................... 52
BAB IV PEMBAHASAN .............................................................................. 63
4.1 Analisis Masalah ......................................................................... 63
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
4.2 Hambatan-hambatan dalam Pengolahan Skripsi, Deskripsi
karya, Tesis dan Disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta .................................................................... 83
4.3 Upaya untuk Mengatasi Hambatan-hambatan dalam
Pengolahan Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi di
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta ................. 84
BAB V PENUTUP ........................................................................................ 85
5.1 Kesimpulan ................................................................................. 85
5.2 Saran ........................................................................................... 87
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Data Pegawai UPT Perpustakaan ISI Surakarta Tahun 2011 ........... 43
Tabel 2 Daftar Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta........................................................................... 46
Tabel 3 Data Koleksi Buku ............................................................................ 48
Tabel 4 Data Jumlah Buku Berdasarkan Jurusan dan Golongan ................... 48
Tabel 5 Data Koleksi Majalah dan Jurnal ...................................................... 49
Tabel 6 Rekapitulasi Jumlah Majalah dan Jurnal .......................................... 49
Tabel 7 Data Jumlah Buku Karya Ilmiah....................................................... 50
Tabel 8 Data Jumlah Koleksi Surat Kabar..................................................... 51
Tabel 9 Data Jumlah Kliping ......................................................................... 51
Tabel 10 Data Hasil Penelusuran ..................................................................... 51
Tabel 11 Data Koleksi Pandang Dengar .......................................................... 52
Tabel 12 Contoh Kolom Inventaris untuk Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis
dan Disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta ........................................................................................... 68
Tabel 13 Kode Jenis Bahan Pustaka ................................................................ 71
Tabel 14 Kode Jurusan..................................................................................... 71
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Contoh Katalog Induk................................................................. 29
Gambar 2 Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta .................................................................... 39
Gambar 3 Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta..................................................................... 42
Gambar 4 Cap Tempat Tajuk Subyek serta Call Number ........................... 65
Gambar 5 Cap Identitas Perpustakaan ......................................................... 65
Gambar 6 Cap Asal Bahan Pustaka ............................................................. 66
Gambar 7 Cap Inventaris ............................................................................. 67
Gambar 8 Contoh Cap Inventaris yang telah Diisi ...................................... 69
Gambar 9 Contoh Cap Asal Bahan Pustaka yang telah Diisi ...................... 69
Gambar 10 Contoh Cap Tempat Tajuk Subyek dan Call Number yang telah
Diisi............................................................................................. 72
Gambar 11 Tampilan Awal Dewa Pustaka.................................................... 72
Gambar 12 Tampilan Dewa Pustaka setelah Memasukkan User dan
Password ..................................................................................... 73
Gambar 13 Tampilan Daftar Buku Dewa Pustaka......................................... 74
Gambar 14 Tampilan Detail Buku Dewa Pustaka ......................................... 75
Gambar 15 Tampilan Subyek Buku Dewa Pustaka....................................... 76
Gambar 16 Tampilan Daftar Buku Dewa Pustaka Setelah Selesai Input
Data ............................................................................................. 77
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
Gambar 17 Label yang telah Ditempel pada Karya Ilmiah ........................... 78
Gambar 18 Tampilan Siliya ........................................................................... 80
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas
Lampiran 2 Surat Balasan Penerimaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 3 Surat Keterangan telah Melaksanakan Kuliah Kerja
PUSDOKINFO
Lampiran 4 Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 5 Catatan Kerja Harian Mahasiswa
Lampiran 6 Jadwal Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 7 Formulir Kartu Anggota Perpustakaan
Lampiran 8 Formulir Kartu Sakti
Lampiran 9 Formulir Kartu Khusus
Lampiran 10 Kartu Buku dan Barcode UPT Perpustakaan ISI Surakarta
Lampiran 11 Label Karya Ilmiah
Lampiran 12 Ruang Karya Ilmiah UPT Perpustakaan ISI Surakarta
Lampiran 13 Koleksi Skripsi dan Deskripsi Karya UPT Perpustakaan ISI
Surakarta
Lampiran 14 Koleksi Tesis dan Disertasi UPT Perpustakaan ISI Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Karena tuntutan perkembangan jaman dimana teknologi informasi
merupakan hal yang semakin penting, perpustakaan sebagai salah satu pusat
informasi yang bertugas mengumpulkan, mengolah serta menyajikan bahan
pustaka untuk kepentingan para pemakai perpustakaan diharapkan dapat
melaksanakan tugas tersebut dengan semaksimal mungkin.
Hal tersebut sesuai dengan definisi perpustakaan yang tertuang dalam
Undang-undang No. 43 Tahun 2007
Perpustakaan adalah institusi pengelola karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Perpustakaan perguruan tinggi baik itu berupa perpustakaan
jurusan, fakultas, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik maupun
akademi memiliki tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan.
Sutarno (2003 : 35), menyatakan ”Keberadaan, tugas dan fungsi
perpustakaan tersebut dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan
Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat”.
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan penelitian
harus menyediakan berbagai macam medium informasi ilmiah baik itu
dalam bentuk publikasi primer, publikasi sekunder maupun publikasi tersier.
Pemakai perpustakaan dapat memperoleh informasi ilmiah lewat skripsi,
tesis, disertasi, laporan penelitian serta sumber-sumber lain. Koleksi
perpustakaan berupa skripsi, tesis, disertasi serta laporan penelitian dikenal
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
2
juga dengan local content atau grey literature. Lewat koleksi perpustakaan
yang berupa grey literature tersebut pemakai perpustakaan dapat
menjadikannya sebagai bahan rujukan, mengerjakan tugas kuliah, untuk
kepentingan penelitian dan lain-lain. Untuk kepentingan penelitian pemakai
perpustakaan dapat menggunakan koleksi tersebut untuk mempelajari
penelitian sebelumnya yang menyerupai penelitian yang dilakukannya
sehingga mendapatkan pengetahuan mengenai metode apa yang seharusnya
dipakai, bahan-bahan yang dibutuhkan serta kesimpulan-kesimpulan yang
didapat sebagai bahan perbandingan penelitian yang akan dilakukannya.
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta sebagai salah
satu perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia juga dituntut untuk dapat
memenuhi kebutuhan para pemakai perpustakaan. Selain koleksi utamanya
yang berupa buku, koleksi perpustakaan yang berupa karya ilmiah
merupakan hal yang menarik para pemakai perpustakaan untuk
mengunjungi perpustakaan. Di Institut Seni Indonesia Surakarta bagi
mahasiswa program sarjana (S-1) yang akan menyelesaikan program
studinya, dapat memilih antara membuat skripsi dan karya
seni/pertanggung jawaban karya atau disebut deskripsi karya sesuai yang
tertera dalam buku panduan akademik.
Menurut Buku Panduan Akademik mengenai program sarjana
Strata 1 (S1), yaitu :
Bagi mahasiswa ISI Surakarta program sarjana (S-1) yang akan menyelesaikan program studinya, dapat memilih berbagai alternatif bentuk ujian akhirnya, yaitu : jalur skripsi dan karya seni/pertanggung jawaban karya (Buku Panduan Akademik, 2009 : 49).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
3
Bagi mahasiswa S2 untuk menyelesaikan studinya harus membuat
tesis. Sedangkan bagi mahasiswa S3 untuk menyelesaikan studinya juga
perlu membuat karya ilmiah berupa disertasi. Karya ilmiah dibutuhkan
pemakai perpustakaan untuk mencari informasi serta penting bagi para
peneliti untuk mencari bahan rujukan. Untuk itu karya ilmiah juga perlu
diolah dengan baik dan benar sehingga dapat digunakan untuk memenuhi
kebutuhan pemakai. Pengolahan koleksi berupa skripsi, deskripsi karya,
tesis dan disertasi dimaksudkan agar dapat dengan mudah, cepat, tepat,
dicari dan ditemukan kembali. Juga memudahkan penelusuran lewat
katalog serta pencarian di rak. Selain memudahkan pengguna juga
memudahkan petugas perpustakaan dalam hal shelving yaitu penjajaran
koleksi di rak.
Karena pentingnya koleksi karya ilmiah yang antara lain berupa
skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi sedangkan tanpa pengolahan yang
baik dan benar koleksi tersebut tidak dapat termanfaatkan secara maksimal,
penulis tertarik untuk mengetahui bagaimanakah pengolahan koleksi
tersebut di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta sehingga
dapat memenuhi kebutuhan pemakai. Maka Tugas Akhir ini mengambil
judul ”PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA SKRIPSI, DESKRIPSI
KARYA, TESIS DAN DISERTASI DI UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT SENI INDONESIA SURAKARTA”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
4
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka
dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut :
1.2.1 Bagaimanakah pengolahan bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi
karya, tesis dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta ?
1.2.2 Apakah hambatan yang dialami dalam pengolahan bahan pustaka berupa
skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut
Seni Indonesia Surakarta ?
1.2.3 Apakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dialami
dalam pengolahan bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi karya, tesis
dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta ?
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai
berikut:
1.3.1 Untuk mengetahui pengolahan bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi
karya, tesis dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta
1.3.2 Untuk mengetahui hambatan yang dialami dalam pengolahan bahan
pustaka berupa skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi di UPT
Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
1.3.3 Untuk mengetahui upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan
dalam pengolahan bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi karya, tesis
dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
5
1.4 Metode Penelitian
Pengumpulan data dilakukan bersamaan dengan praktek kuliah
kerja PUSDOKINFO yang dilaksanakan pada tanggal 14 Februari – 25
Maret 2011 dari hari Senin – Jumat pukul 08.00 – 14.00 WIB bertempat di
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta yang beralamatkan Jl.
Ki Hajar Dewantara No. 19, Kentingan, Jebres, Surakarta.
Metode pengumpulan data yang penulis gunakan sebagai bahan penulisan
Tugas Akhir adalah sebagai berikut :
1.4.1 Observasi
Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan melakukan
pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diteliti.
Usman dan Akbar (2000 : 54) menyatakan, ”Observasi ialah
pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang
diteliti”.
Dalam metode ini penulis melakukan pengamatan secara
langsung mengenai pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis dan
disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta serta
melakukan pencatatan hal-hal yang diperlukan.
1.4.2 Wawancara
Wawancara adalah kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan
informasi yang diperlukan melalui tanya jawab dengan pihak yang
berwenang dalam suatu masalah.
Menurut Slamet (2006 : 101) ”Wawancara adalah cara yang
dipakai untuk memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial
antara peneliti dengan yang diteliti”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
6
Dalam metode pengumpulan data ini penulis mengajukan
pertanyaan secara langsung dengan pegawai bagian pengolahan serta
Kepala UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta yang
berhubungan dengan pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis dan
disertasi.
1.4.3 Dokumentasi
Dokumentasi adalah kegiatan pengumpulan data dengan
menggunakan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek
penelitian.
Menurut Nawawi (1995 : 133) mengenai teknik dokumentasi,
yaitu :
Teknik ini adalah cara mengumpulkan data melalui peninggalan tertulis, terutama berupa arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat, teori, dalil/hukum-hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan.
Dalam metode ini penulis memanfaatkan dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pengolahan pada umumnya dan khususnya
pada pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi.
1.4.4 Studi Pustaka
Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca bahan
pustaka.
Zed (2004 : 3) menyatakan, ”Studi pustaka adalah serangkaian
kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka,
membaca dan memcatat kepustakaan serta mengolah bahan penelitian”.
Penulis memanfaatkan bahan pustaka yang berhubungan dengan
pengolahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Siagian (2009 : 6) menyatakan, ”Yang termasuk perpustakaan
perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas,
institut, sekolah tinggi, politeknik, akademi”.
Sedangkan Panjaitan memberikan definisi tentang
perpustakaan yang baik.
Menurut Panjaitan (2003 : 1) dalam kertas karyanya yang
berjudul Pengelolaan dan Pelayanan Koleksi Deposit pada Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang dapat menyajikan informasi secara tepat dan cepat kepada pengguna, kegiatan yang dilaksanakan dalam penyajian informasi ialah menerapkan pengelolaan dan pelayanan koleksi pada perpustakaan.
Perpustakaan perguruan tinggi yang baik harus bisa
memberikan yang terbaik kepada para pemakainya baik itu melalui
pengolahan maupun pelayanan koleksi yang dimilikinya.
Menurut Siregar (2008 : 7) dalam tulisannya yang berjudul
Perluasan Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) sebagai perpustakaan akademik telah dan akan terus memainkan peran yang sangat penting dalam kehidupan suatu perguruan tinggi. Perpustakaan
7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
akademik sangat diperlukan untuk riset, pengajaran dan pembelajaran.
Selain itu seiring perkembangan jaman perpustakaan perguruan
tinggi menghadapai berbagai tantangan.
Siregar (2008 : 7) menyatakan, ”Tantangan tersebut bisa dilihat
dari perspektif makro yaitu masyarakat luas dan perspektif mikro yaitu
keadaan di dalam perpustakaan itu sendiri”.
Untuk menjawab tantangan tersebut perpustakaan perguruan
tinggi harus bisa memenuhi kebutuhan informasi dan menyediakan
informasi kepada para pemakai dengan cepat dan tepat yaitu dengan
penerapan pengolahan yang efektif dan efisien sehingga perpustakaan
dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.
2.1.2 Koleksi Perpustakaan
Untuk memenuhi kebutuhan penguna, koleksi perpustakaan
harus lengkap dan beragam, sehingga informasi yang dicari akan lebih
mudah diperoleh dan memberikan alternatif bagi penguna untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan (Sembiring, 2009 : 11).
Sembiring (2009 : 11) juga menyatakan, ”Fungsi koleksi yang
tersedia di perpustakaan sebagai fungsi pendidikan, penelitian, referensi
dan umum untuk memenuhi kebutuhan masyarakat”.
Salah satu koleksi yang terdapat di perpustakaan adalah grey
literature.
Siagian (2009 : 2) dalam skripsinya yang berjudul Penerapan
Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey Literature dan Koleksi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Repository pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menyatakan,
”Grey literature (literatur kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di
perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan ilmiah, skripsi,
tesis, disertasi, makalah seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya”.
Adapun macam dari literatur kelabu menurut Siregar (2008 :
2), yaitu :
Gray materials atau bahan kelabu biasanya berupa laporan, studi, survai, workshop, dan sebagainya yang dihasilkan oleh pemerintah daerah, perwakilan (agency), organisasi swasta dan lembaga pendidikan, yang belum diulas dan dipublikasikan di dalam jurnal atau publikasi standar lainnya.
Menurut Siagian (2009 : 34) ”Pada umumnya dokumen grey
literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh dibaca di tempat
saja”.
2.1.3 Pengolahan Bahan Pustaka
Pengertian pengolahan bahan pustaka menurut Arisaq dalam
kertas karyanya yang berjudul Pengolahan Bahan Pustaka pada
Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Islam Sumatera Utara
(UISU), yaitu
Pengolahan bahan pustaka merupakan langkah yang harus dilakukan dalam suatu perpustakaan, sejak bahan pustaka datang ke perpustakaan sampai saat siap untuk dimanfaatkan atau dipinjam oleh pemakai. (Arisaq, 2009 : 5).
Pengertian pengolahan bahan pustaka menurut Reitz (2004)
dalam ODLIS (Online Dictionary for Library and Information Science)
“Processing is everything done to a bibliographic item after it is acquired
by a library, before it is placed on the shelf, including accessioning,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
cataloging, stamping, labeling, numbering, jacketing, etc”. Dapat
diartikan sebagai berikut pengolahan adalah segala sesuatu yang
dilakukan terhadap bahan pustaka setelah diperoleh perpustakaan,
sebelum ditempatkan di rak, mencakup penambahan, katalogisasi,
pengecapan, pelabelan, penomoran, penyampulan, dan lain-lain.
Pengolahan merupakan hal yang penting untuk dilakukan terhadap bahan
pustaka.
Adapun tujuan utama dari pengolahan bahan pustaka menurut
Arisaq (2009 : 1-2) ialah :
1. Untuk mempermudah pemakai mengatur koleksi yang ada agar siap pakai dan berdaya guna secara optimal.
2. Agar semua koleksi dapat ditemukan /ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai
Adapun prinsip-prinsip pengolahan bahan pustaka menurut
Arisaq (2009 : 2) adalah sebagai berikut:
a. mempermudah pengaturan, penataan, dan penempatan b. membantu mempermudah penelusuran oleh pemakai c. tersedianya sarana penelusuran d. teridentifikasinya semua koleksi dengan rapi dan baik e. terpenuhinya informasi sebagai kelengkapan sumber
informasi, seperti label, no panggil kartu buku katalog yang disejajarkan menurut sistem tertentu
f. konsisten
Panjaitan (2003 : 2) menyatakan, ”Kegiatan pengelolaan terdiri
dari inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi dan penyelesaian akhir”.
Sedangkan menurut Siagian (2009 : 2) yang ada dalam skripsinya
”Kegiatan pengolahan grey literature (literatur kelabu) itu sendiri
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
dimulai dari proses penerimaan, inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi,
sampai koleksi grey literature tersebut siap disajikan kepada pengguna”.
Dari pendapat tersebut terlihat bahwa kegiatan dalam
pengolahan bahan pustaka dengan pengolahan literatur kelabu tidak jauh
bebeda. Siagian (2009 : 2) dalam skripsi yang dibuatnya juga
menyatakan, ”Setiap perpustakaan mempunyai cara dan peraturan
masing-masing dalam mengelola koleksi ini, namun prosedur antara
yang satu dengan yang lain tidak jauh berbeda”.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Perpustakaan
Perpustakaan sebagai salah satu institusi penyedia informasi
memiliki beberapa pengertian yang berbeda-beda. Qalyubi dkk (2003 :
4) menyatakan, “Perpustakaan, secara konvensional, yaitu kumpulan
buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut
sistem tertentu untuk kepentingan pemakai”.
Sedangkan menurut Lasa (2009 : 262) “Perpustakaan
merupakan sistem informasi yang dalam prosesnya terdapat aktivitas
pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyajian”.
Pengertian perpustakaan yang lebih umum dan luas menurut
Sutarno (2003 : 7), yaitu :
Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Dari beberapa pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa
perpustakaan merupakan sebuah institusi yang bertugas mengumpulkan,
mengolah serta menyajikan buku-buku serta koleksi lain yang
dibutuhkan pemakai sedemikian rupa sehingga dapat memuaskan
kebutuhan informasi pemakainya.
2.2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Seiring dengan perkembangan jaman, tebentuklah beberapa
jenis perpustakaan sesuai dengan tugas, dan fungsinya masing-masing.
Salah satu jenis perpustakaan tersebut adalah perpustakaan perguruan
tinggi. Definisi perpustakaan perguruan tinggi menurut Lasa (2009 :
277) yaitu :
Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya yang bersama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tridharma Perguruan Tinggi
Berdasarkan definisi tersebut perpustakaan perguruan tinggi
bertugas melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi. Hal ini juga sesuai
dengan pernyataan Sutarno dalam Perpustakaan dan masyarakat.
Menurut Sutarno (2003 : 35) ”Keberadaan, tugas dan fungsi
perpustakaan tersebut adalah dalam rangka melaksanakan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Sedangkan koleksi dari perpustakaan perguruan tinggi
disesuaikan dengan pemakai serta kebutuhan dari para pemakainya.
Pemakai perpustakaan perguruan tinggi terdiri atas para staf pengajar
(dosen), mahasiswa, peneliti, dan mereka yang terlibat di dalam kegiatan
akademik (sivitas akademika). Perpustakaan perguruan tinggi untuk
sarana meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan utama di
perguruan tinggi. Sebagai perpustakaan penelitian maka koleksinya
harus disesuaikan dengan seluruh fakultas, jurusan, dan program serta
mata kuliah yang ada baik berupa buku-buku, majalah, jurnal ilmiah,
maupun bahan pustaka yang lain. (Sutarno , 2003 : 36)
Adapun koleksi perpustakaan perguruan tinggi menurut
Soeatminah (1992 : 40-41) seyogyanya terdiri dari :
1). Buku Referensi 2). Buku Teks 3). Buku untuk pengembangan ilmu 4). Majalah Ilmiah 5). Penerbitan perguruan tinggi 6). Penerbitan Pemerintah 7). Laporan-laporan 8). Skripsi, Tesis, Disertasi, terutama dari lembaganya sendiri
2.2.3 Bahan Pustaka
Koleksi perpustakaan terdiri dari bahan pustaka baik itu
berbentuk buku maupun non-buku. Hal ini juga dinyatakan oleh
Soeatminah (1992 : 17) “Bahan pustaka berupa buku dan non buku,
yang dihimpun oleh perpustakaan disebut koleksi”.
Pengertian bahan pustaka menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 8),
yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Bahan Pustaka mencakup (a) karya cetak atau karya grafis seperti buku, majalah, surat kabar, disertasi, dan laporan; (b) karya noncetak atau karya rekam seperti piringan hitam, rekaman audio, kaset, dan video; (c) bentuk mikro seperti microfilm, mikrofis, dan microopaque; serta (d) karya dalam bentuk elektronik seperti disket, pita magnetic, dan kelongsong elektronik (cartridge) yang diasosiasikan dengan komputer.
Jadi, bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan bentuknya
tidak hanya buku bisa juga berbentuk yang lain. Namun bahan pustaka
yang dikenal sebagai koleksi perpustakaan biasanya berbentuk buku.
2.2.4 Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi
Skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi merupakan koleksi
perpustakaan yang termasuk dalam jenis literatur kelabu/grey literature
maupun koleksi lokal/local content.
Lasa (2009 : 191) menyatakan, ”Literatur kelabu adalah karya
ilmiah yang tidak dipublikasikan melalui publikasi formal/semi-
published atau tidak tersedia secara komersial”.
Sedangkan yang dimaksud dengan koleksi lokal menurut Lasa
(2009 : 176) ”Koleksi lokal adalah koleksi bahan pustaka yang
berhubungan dengan spesifikasi lokal, yang pada umumnya
berhubungan dengan lokasi tempat perpustakaan itu berada”.
Untuk dapat mengolah bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi
karya, tesis dan disertasi dengan baik kita perlu tahu apa yang dimaksud
dengan istilah-istilah tersebut.
Bagi mahasiswa ISI Surakarta program sarjana Strata 1 (S1)
yang akan menyelesaikan program studinya, dapat memilih berbagai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
alternatif bentuk ujian akhirnya, yaitu : jalur skripsi dan karya
seni/pertanggung jawaban karya (Buku Panduan Akademik, 2009 : 49).
Pengertian Skripsi
Menurut Panduan Tugas Akhir : Skripsi dan Karya Seni (2005 :
4) ”Skripsi merupakan karya tulis ilmiah hasil penelitian mandiri sebagai
pertanggungjawaban kemampuan penelitian untuk memenuhi sebagian
persyaratan memperoleh derajat kesarjanaan Strata 1 (S1)”.
Pengertian lain yaitu menurut KBBI (2005 : 768) ”Skripsi
adalah karya ilmiah yang ditulis oleh mahasiswa di akhir pendidikan
akademinya”.
Sedangkan yang mengambil jalur karya seni yang dimaksud
dengan karya seni adalah bentuk karya yang mengutamakan kreativitas,
eksplorasi ide, dan kemandirian seorang mahasiswa. Karya seni
merupakan bukti kemampuan mahasiswa dalam menerapkan
ide/gagasan dan teknik pembuatan karya serta pertanggungjawaban
profesional secara akademik (Panduan Tugas Akhir : Skripsi dan Karya
Seni, 2005:1).
Pengertian Tesis
Bagi mahasiswa Strata 2 (S2) ISI Surakarta untuk
menyelesaikan studinya harus membuat tesis.
Menurut Jauhari (2007 : 185) ”Tesis adalah karya ilmiah yang
dibuat sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar magister”.
Sedangkan menurut KBBI (2005 : 813) ”Tesis adalah
pernyataan atau teori yang didukung oleh argumen-argumen untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
dikemukakan, khususnya berupa karangan, untuk mendapatkan suatu
gelar kesarjanaan pada suatu perguruan tinggi”.
Bagi mahasiswa Strata 3 (S3) untuk menyelesaikan studinya
juga perlu membuat karya ilmiah berupa disertasi.
Lasa (2009 : 66) menyatakan, ”Disertasi karya tulis ilmiah
yang disusun peserta didik S3 untuk mencapai derajat doctor”.
Sedangkan dalam KBBI (2005 : 258) ”Disertasi adalah
karangan ilmiah yang ditulis sebagai persyaratan untuk mendapatkan
gelar doktor”.
2.2.5 Pengolahan Bahan Pustaka
Pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan yang penting di
perpustakaan. Berikut beberapa penjelasan mengenai apa itu yang
dimaksud dengan pengolahan bahan pustaka. Soeatminah (1992 : 81)
menyatakan, ”Pengolahan dilakukan sejak pustaka masuk ke
perpustakaan sampai siap untuk dimanfaatkan/dipinjam oleh
pemakainya”.
Pengolahan menurut Sumardji (1990 : 11) dalam bukunya
Mengelola Perpustakaan, yaitu :
Yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau pengolahan ini ialah kegiatan mengolah pelbagai macam bahan koleksi yang diterima perpustakaan berupa buku, majalah, buletin, laporan, skripsi/thesis, penerbitan pemerintah, surat kabar, atlas, manuskrip dan lain sebagainya, agar menjadi dalam keadaan siap untuk : - diatur pada tempat-tempat tertentu; - disusun secara sistimatis sesuai dengan sistim yang berlaku; - dipergunakan oleh siapa saja yang memerlukan (para pengunjung
perpustakaan).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Sedangkan menurut Sutarno (2003 : 91) “Pengolahan bahan
pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan
pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau didengar oleh masyarakat
pemakai”.
Dari beberapa pendapat tersebut pengolahan bahan pustaka
merupakan kegiatan yang dilakukan terhadap bahan pustaka dari bahan
pustaka masuk ke perpustakaan sampai dengan siap disajikan supaya
bahan pustaka mudah disusun dan ditemukan kembali sehingga dapat
dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan semaksimal mungkin.
2.2.6 Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
Supaya bahan pustaka dapat dengan mudah dan cepat
ditemukan kembali maka perlu diadakan pengolahan terlebih dahulu.
Kegiatan pengolahan bahan pustaka menurut Qalyubi dkk (2003 : 125)
“Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya
mencakup kegiatan inventarisasi, katalogisasi deskripsi, dan katalogisasi
subjek yang terdiri atas klasifikasi dan pengindeksan subjek”.
2.2.6.1 Penyetempelan
1. Stempel Hak Milik Perpustakaan
Setiap bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu
perpustakaan hendaknya diberi stempel perpustakaan sebagai
bukti kepemilikan. Pemberian stempel perpustakaan diletakkan
pada salah satu halaman di bagian depan, di bagian tengah, dan
di bagian belakang bahan pustaka; tergantung dari kebijakan
pustakawan masing-masing serta perlu memberikan stempel
perpustakaan di salah satu halaman bahan pustaka secara tetap
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
sebagai kode rahasia. Pemberian stempel hendaknya konsisten,
jangan sampai mengganggu tulisan dan diusahakan pada
halaman-halaman yang mudah terlihat (Qalyubi dkk, 2003 :
126).
2. Stempel inventarisasi
Selanjutnya bahan pustaka perlu diberi stempel
inventarisasi. Pemberian stempel inventarisasi ini menurut
Qalyubi dkk (2003 : 127), yaitu :
Stempel ini biasanya dibubuhkan pada halaman judul (title page) atau halaman balik judul (verso), tanpa mengganggu teks yang ada. Stempel inventarisasi ini berisi kolom data tanggal penerimaan, asal perolehan, nomor inventaris, dan kode atau sandi pustaka (call number)
Bahan pustaka yang baru masuk perpustakaan sebaiknya
segera diberi stempel perpustakaan dan stempel inventarisasi.
Penyetempelan sebaiknya konsisten sesuai dengan aturan
perpustakaan masing-masing.
2.2.6.2 Inventarisasi
Setelah penyetempelan langkah selanjutnya yaitu
inventarisasi. Yang dimaksud dengan inventarisasi menurut
Qalyubi dkk (2003 : 126) ”Pencatatan bahan-bahan pustaka yang
dimiliki oleh suatu perpustakaan ke dalam buku induk ini
dinamakan dengan inventarisasi bahan pustaka”.
Manfaat kegiatan inventarisasi masih menurut Qalyubi
dkk (2003 : 126) antara lain sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
1. Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun-tahun berikutnya
2. Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimiliki
3. Memudahkan pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki
Sistem penomoran buku induk menurut Eryono (1993 :
20) ada dua macam :
1. Nomor urut dimulai dari nomor 1 dan seterusnya tanpa melihat pergantian tahun.
2. Nomor urut pada setiap tahun dimulai dengan angka satu kembali
Selanjutnya menurut Soeatminah (1992 : 84) kolom-
kolom yang perlu dibuat dalam buku inventaris antara lain adalah :
a) Tanggal pendaftaran b) Nomor inventaris (nomor urut dari kecil ke besar) c) Pengarang d) Judul e) Edisi/Tahun f) Penerbit g) Sumber (hadiah, sumbangan, atau pembelian) h) Harga (kalau sumber pembelian) i) Jumlah (dibagi 2 kolom untuk eks. dan judul) j) Bahasa (dibagi 2 kolom untuk Ind. dan Asing) k) Jenis (referensi, informasi, fiksi, dll.) l) Keterangan (digunakan kelak apabila diperlukan)
2.2.6.3 Klasifikasi
Menurut Lasa (2009 : 160) ”Klasifikasi adalah sistem
pengelompokan koleksi untuk memudahkan penyusunan dan temu
kembali”. Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 81) ”Klasifikasi
adalah kegiatan mengelompokkan buku : buku yang subjek/isinya
sama dikumpulkan dan yang berbeda dipisahkan”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
Manfaat dari klasifikasi menurut Sulistia (2009 : 3.26)
antara lain adalah :
1. Memudahkan penempatan dan pencarian/penemuan kembali bahan pustaka;
2. Memungkinkan bagi pustakawan untuk mengembangkan maupun menyiangi koleksi perpustakaannya
3. Menuntun pustakawan kepada cara berpikir yang sistematis dan teratur
4. Memudahkan pustakawan dalam membuat bibliografi bidang tertentu
5. Menuntun pengguna untuk menemukan subjek-subjek tertentu yang sedang dikajinya
Langkah dalam mengklasir bahan pustaka :
1. Menganalisis subjek bahan pustaka
Dalam menganalisis subjek bahan pustaka menurut Soeatminah
(1992 : 87-88) dapat melalui :
a. Judul buku Kadang-kadang judul buku dapat menunjukkan subjek buku.
b. Kata pengantar Kata pengantar yang terdapat pada bagian pendahuluan buku, kadang-kadang dapat menunjukkan subjek/isi karena di sana pengarang sering menjelaskan latar belakang penulisannya
c. Daftar isi Daftar isi yang dibuat sangat rinci, kadang-kadang dapat membantu kita untuk mengetahui subjek/isi buku karena mencerminkan masalah yang dibahas oleh pengarang
d. Kata pendahuluan Pada buku yang baik, kata pendahuluan merupakan uraian ringkas isi buku secara keseluruhan, yang dibuat oleh pengarangnya sendiri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
2. Menentukan sandi/kode klasifikasi
Soeatminah (1992 : 88) menyatakan, ”Sandi/kode adalah tanda
yang dapat berujud gambar, huruf, angka, atau yang lain, yang
telah disepakati sebagai pengganti sesuatu”.
Dalam perkembangannya, sistem klasifikasi subjek ada yang
menggunakan notasi/tanda berupa huruf dan ada yang
menggunakan angka. Notasi menurut Qalyubi dkk (2003 : 165-
166) yaitu :
a. Huruf Sistem notasi yang menggunakan tanda huruf lazim disebut Sistem Klasifikasi Perpustakaan Kongres/Library of Congress System. Sistem itu digunakan oleh Perpustakaan Kongres Amerika Serikat yang saat itu menggunakan sistem ukuran dokumen, seperti folio, kuarto, dll. Notasi/tanda huruf yang digunakan di dalam sistem itu, yakni sebagai berikut A – karya umum B – Filsafat dan agama C – Sejarah D – Sejarah kuno (kecuali Amerika) E – Sejarah Amerika F – Geografi, antropologi H – Ilmu sosial J – Ilmu politik K- Hukum L – Pendidikan M – Musik, dan seterusnya
b. Angka Sistem klasifikasi dengan menggunakan kode/notasi angka, antara lain, terdapat dalam Sistem Klasifikasi Persepuluhan Universal/Universal Decimal Classification System (UDC) dan Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey/Dewey Decimal Classification System (DDC)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
3. Sistem klasifikasi
Pengertian dari sistem klasifikasi menurut Soeatminah
(1992 : 89), yaitu :
Sistem klasifikasi adalah suatu bagan pengelompokan pustaka atas dasar subjek atau bentuk, berfungsi sebagai alat untuk mengelompokkan dan menyusun pustaka di rak secara logis, dan menentukan lokasinya di rak.
Sistem klasifikasi antara lain :
a. Pengertian Dewey Decimal Classification (DDC)
Sistem klasifikasi DDC merupakan sistem
klasifikasi yang paling banyak digunakan di perpustakaan-
perpustakaan di Indonesia. Qalyubi dkk (2003 : 167)
menyatakan, ”DDC mencakup keseluruhan ilmu
pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis
dan teratur”. DDC pembagiannya terdiri dari 10 kelas
utama, 100 divisi, 1000 seksi, dan 10.000 sub seksi.
Menurut Hamakonda dan Tairas (2005 : 4)
sepuluh kelas utama terdiri dari :
000 Karya umum 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu sosial 400 Bahasa 500 Ilmu pengetahuan murni 600 Ilmu pengetahuan terapan/teknologi 700 Seni, olah raga 800 Kesusastraan 900 Sejarah, geografi
Unsur-unsur pokok DDC menurut Hamakonda dan Tairas
(2005 : 2-3) antara lain :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
1) Sistematika pembagian ilmu pengetahuan yang dituangkan ke dalam suatu bagan yang lengkap dan dilandaskan pada beberapa prinsip dasar tertentu
2) Notasi, yang terdiri dari serangkaian symbol berupa angka, yang mewakili serangkai istilah (yang mencerminkan subyek tertentu) yang terdapat dalam bagan.
3) Indeks relatif, yang terdiri dari sejumlah tajuk dengan perincian aspek-aspeknya yang disusun secara alfabetis, dan memberikan petunjuk berupa nomor kelas, yang memungkinkan orang mencari tajuk yang tercantum dalam indeks pada bagan.
4) Table pembantu, yang berbentuk serangkaian notasi khusus, yang dipakai untuk menyatakan aspek-aspek tertentu yang selalu terdapat dalam beberapa subyek yang berbeda. Di dalam DDC edisi terakhir terdapat 7 tabel pembantu, yaitu Tabel Subdivisi Standar, Tabel Wilayah, Tabel Subdivisi Kesusastraan, Tabel Subdivisi Bahasa, Tabel Ras, bangsa, kelompok etnis, Tabel Bahasa-bahasa dan Tabel tentang orang/pribadi.
5) Di samping itu, sistem klasifikasi harus menyediakan kelas untuk Karya Umum, untuk menempatkan karya-karya yang begitu luas cakupannnya, sehingga tidak dapat dimasukkan ke dalam salah satu kelas utama manapun.
Prosedur pemilihan nomor kelas menurut Soeatminah
(1992 : 90-91), yaitu :
1). Lewat Indeks Relatif a). Menentukan subjek, b). Mencari tajuk subjek tersebut dalam indeks, c). Meneliti rincian tajuk untuk mengetahui
aspek yang cocok dengan masalah yang dibahas dalam buku,
d). Setelah aspek yang cocok ditemukan, dilakukan pemeriksaan bagan klasifikasi untuk mengujinya.
2). Langsung pada bagan a). Menentukan subjek b). Menentukan untuk sementara pada kelas
utama c). Menentukan kelompok divisi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
d). Menentukan penelitian seksi
b. Pengertian Universal Decimal Classification (UDC)
Sistem UDC merupakan penyederhanaan dan
perluasan DDC yang disusun oleh British Standard
Institution (BSI), di bawah pengawasan International
Federation for Documentation (FID) (Qalyubi dkk, 2003 :
166).
Menurut Lasa (2009 : 170) sistem klasifikasi ini
dibagi menjadi 10 klas utama yang setiap klas utama
mendapat satu notasi yakni :
0 - Karya umum, metodologi, dokumentasi, kumpulan tulisan dan penyebaran informasi
1 – Logika, filsafat, metafisika 2 – Agama, etika, psikologi, teologi 3 – Ilmu sosial 4 – Filologi/bahasa 5 – Ilmu pengetahuan murni 6 – Ilmu pengetahuan terapan/teknologi 7 – seni, olahraga, arsitektur 8 – Kesusasteraan 9 – Geografi Angka-angka itu diperluas lagi untuk menunjukkan subjek umum ke subjek yang lebih khusus, misalnya : 5 – Ilmu pengetahuan murni 51 – Matematika 511 – Aritmatik 512 – Aljabar
Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 81)
Angka 0 kadang-kadang ditambahkan dengan arti khusus : 3 – Ilmu-ilmu sosial 30 – Sosiologi Titik desimal pemakaiannya lebih bebas, seperti : 69 Industri Bangunan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
69.00 Praktik Bangunan, Prosedur 69.001.3 Spesifikasi Bangunan
Menurut Qalyubi dkk (2003 : 165-166) sistem klasifikasi
masih dibantu dengan simbol-simbol pembantu, misalnya :
+ untuk menghubungkan dua atau lebih nomor UDC yang terpisah, misalnya : 59 + 636 Zoologi dan Peternakan
: untuk menunjukkan hubungan subjek yang lebih dekat atau penerapan subjek lain, misalnya :
17 : 7 Etika dan Moral = untuk menunjukkan karya tulis yang ditulis dalam
bahasa tertentu, misalnya : 61 (03) = 20 berarti Ensiklopedi Kedokteran
dalam bahasa Inggris (0...) untuk menunjukkan karya tulis yang ditulis
dalam bentuk tertentu, misalnya : 61 (03) berarti Ensiklopedi Kedokteran; kode (03)
menunjukkan bentuk Ensiklopedi
c. Pengertian Library of Congress Classification (LC)
Sistem klasifikasi ini jarang digunakan. Sistem
klasifikasi perpustakaan ini menggunakan kode huruf untuk
menunjukkan subjek tertentu. Menurut Lasa (2009 : 168) :
A – Karya umum B – Filsafat dan agama C – Sejarah D – Sejarah kuno (kecuali Amerika) E – Sejarah Amerika O – Geografi, antropologi H – Ilmu sosial J – Ilmu politik K – Hukum L – Pendidikan M – Musik N – Kesenian P – Bahasa dan sastra Q – Sains (matematika, fisika, biologi) R – Kedokteran S – Pertanian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
T – Teknologi U – Kemiliteran V – Ilmu kelautan Z – Bibliografi dan ilmu perpustakaan
2.2.6.4 Pengertian Katalogisasi
Qalyubi dkk (2003 : 130) menyatakan, ”Katalogisasi adalah
proses pembuatan entri katalog sebagai sarana temu kembali
informasi di perpustakaan”. Fungsi katalogisasi menurut Lasa
(2009 : 142) antara lain ”Mencatat koleksi milik suatu
perpustakaan/pusat informasi, mempercepat temu kembali, dan
mengembangkan standar bibliografi internasional”. Sedangkan arti
katalog itu sendiri menurut Suhendar (2007 : 1)
Dalam kaitannya dengan perpustakaan, katalog berarti adalah daftar bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku seperti majalah, surat kabar, mikrofilm, slide dan lain-lain yang dimiliki dan tersimpan pada suatu atau sekelompok perpustakaan
Prinsip dalam membuat katalog adalah :
1. seragam dan taat asas;
2. mengikuti peraturan yang sudah ditetapkan;
3. cermat dan teliti (Sulistia, 2009 : 3.18)
Menurut Qalyubi dkk (2003 : 135-137) macam katalog
berdasarkan bentuknya, yaitu :
1. Katalog kartu (card catalog) Bentuk katalognya menggunakan kartu berukuran 3 x 5 inci atau 7,5 cm x 12,5 cm. Satu buah kartu katalog memuat keterangan atau identitas tentang satu judul bahan pustaka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Katalog kartu ini terdiri atas bermacam-macam jenis, yaitu katalog pengarang, katalog judul, katalog subjek, dan katalog shelflist.
2. Katalog berkas (sheaf catalog) Bentuk katalog ini dibuat dari kertas manila berwarna putih, berukuran 10 x 20 cm, kemudian dijilid menjadi satu dengan benang. Satu jilid berisi sekitar 50 buah berkas.
3. Katalog cetak atau katalog buku (printed catalog) Bentuk katalog buku berupa daftar judul-judul bahan pustaka yang ditulis atau dicetak pada lembaran-lembaran yang berbentuk buku.
4. Katalog COM (Computer Output Microform) Dalam COM rekaman bibliografinya dibuat dengan mikrofilm atau mikrofis sehingga biayanya mahal jika dibandingkan dengan katalog kartu dan katalog buku. Di samping itu, untuk dapat menggunakan katalog ini, diperlukan alat khusus yaitu microreader.
5. Katalog OPAC (Online Public Access Catalog) Program aplikasi yang digunakan di perpustakaan, seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS, Dynix, Tinlib, dan lain-lain, berakibat pada diterapkannya sistem otomasi perpustakaan, yang salah satu kegiatannya adalah pembuatan catalog secara online.
6. Katalog CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) Dengan munculnya CD-ROM, beberapa perpustakaan mulai membuat catalog pada compact disc (CD). Satu CD-ROM dapat memuat kurang lebih 1500 floopy disks atau 300.000 halaman.
Ada dua macam kegiatan dalam pembuatan katalog, yaitu
katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek. Katalogisasi
deskriptif merupakan proses katalogisasi yang mendeskripsikan
bahan pustaka secara fisik dan menentukan titik temu pendekatan
(access point). Adapun katalogisasi subjek merupakan proses
katalogisasi yang dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu
penandaan tajuk subyek suatu bahan pustaka secara verbal dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
penentuan nomor klasifikasi bahan pustaka secara nonverbal
(Qalyubi dkk, 2003 : 130).
1. Katalogisasi Deskriptif
Kegiatan dalam katalogisasi deskriptif adalah penentuan entri
utama, entri tambahan, dan deskripsi bibliografi dari suatu
bahan pustaka, kemudian hasilnya dicantumkan dalam entri
katalog. Pedoman yang banyak digunakan untuk melakukan
katalogisasi deskriptif, yaitu AACR2R (Anglo-American
Cataloging Rules, Second Edition, 1988 revision) dan ISBD
(International Standard Book Description). (Qalyubi dkk, 2003
: 137-138).
Deskripsi bibliografi disusun ke dalam delapan daerah (area),
yaitu : (1) daerah judul dan pernyataan penanggung jawab, (2)
daerah edisi, (3) daerah data khusus, (4) daerah impresum, (5)
daerah kolasi, (6) daerah seri, (7) daerah catatan, dan (8) daerah
penomoran International Standard Book Number (ISBN)
(Qalyubi dkk, 2003 : 139).
2. Katalogisasi subjek
Berkaitan dengan subjek/isi pustaka, dan akan selalu
berhubungan dengan istilah subyek. Tajuk subyek adalah kata
atau kumpulan kata, yang menunjukkan kaitan suatu subjek
dengan isi pustaka. Tujuan tajuk subjek adalah untuk membuat
daftar pustaka berdasarkan subjeknya yang dinyatakan dengan
suatu istilah. Sedangkan klasifikasi memberikan nomor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
klasifikasi untuk sandi/kode pustaka yang menjadi dasar
penataan pustaka di rak (Soeatminah, 1992 : 103).
Gambar 1
Contoh Katalog Induk
2.2.6.5 Kelengkapan Fisik Bahan Pustaka
Langkah selanjutnya bahan pustaka perlu dibuatkan perlengkapan
fisik bahan pustaka, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka dapat
dimanfaatkan dengan sebaik mungkin.
Kelengkapan fisik bahan pustaka terdiri dari :
1. Label
Lasa (2009 : 185) menyatakan, ” Label adalah sehelai
kertas atau bahan lain tercetak atau tercap yang dilekatkan pada
sampul buku, majalah, laporan penelitian, dan koleksi lain yang
berisi sandi pustaka/call number”.
020.68 Phi PHILIPPS, Eva m Membina perpustakaan : pedoman kerja perpustakaan
sederhana / Eva Philipps; alih bahasa Agus Permadi, - Jakarta : Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah, 1992.
xii, 177 hal.: ilus.: tab.; 25 cm Bibliografi : hal. 177.
1. PERPUSTAKAAN – MANAJEMEN I. PERMADI, Agus II. Judul
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Menurut Margaret Mann mengenai nomor kelas,
nomor buku dan nomor panggil.
Membedakan pengertian nomor kelas, nomor buku dan nomor panggil (Call Number)
a. Nomor kelas adalah satu atau beberapa karakter yang menunjukkan kelas atau kelompok dari sebuah buku.
b. Nomor buku adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk membedakan satu buku dengan buku-buku lainnya yang kelasnya sama.
c. Nomor panggil adalah karakter-karakter yang menunjukkan tempat penyimpanan suatu buku di rak dan sekaligus untuk membedakan dari buku-buku lainnya di perpustakaan. Nomor panggil terdiri atas nomor kelas dan nomor buku. Nomor buku biasanya terdiri atas inisial dari nama pengarang dan judul buku atau unsur lainnya (dalam Eryono, 1993 : 314-315)
Simbol nomor panggil yang digunakan perpustakaan
berbeda-beda :
a. Nomor kelas
Hanya menggunakan nomor kelas sebagai nomor panggil.
Kesulitan yang dihadapi :
1) Buku-buku yang nomor kelasnya sama akan sulit
dibedakan dengan cepat
2) Sistem demikian akan menghambat proses
penyimpanan dan pengambilan kembali
3) Setiap kali melakukan penelusuran melalui katalog,
pembaca harus selalu mencatat nama pengarang dan
judul buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
b. Menggunakan nomor kelas dan nomor buku
Membuat nomor panggil yang lazim dilakukan adalah
dengan nomor kelas dan nomor buku. Nomor buku yang
dimaksud di sini adalah inisial tanda pengarang, inisial
tanda judul dan unsur-unsur lain yang dianggap perlu
sebagai unsur pembeda.
Contoh :
658 Nomor Kelas
Tjo Tanda Pengarang
a Tanda Judul
v.1 c.1 Tanda Jilid dan Tanda Kopi
(Eryono, 1993 : 315-316)
Penempelan label harus konsisten jaraknya dari
bawah buku sesuai dengan aturan perpustakaan masing-masing
biasanya 3 sampai 5 cm. Diusahakan call number mudah dilihat
sehingga memudahkan dalam penyusunan di rak dan penemuan
kembali.
2. Lembar tanggal kembali
Lembar tanggal kembali menurut Qalyubi (2003 :
151), yaitu :
Terbuat dari kertas buram kira-kira seperempat folio, berisi catatan nomor anggota dan tanggal wajib pengembalian. Lembar tanggal kembali ini ditempelkan pada akhir halaman atau sampul akhir dari buku. Gunanya untuk mengingatkan peminjam tanggal pengembalian koleksi yang dipinjam (Qalyubi dkk, 2003 : 151).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
3. Kartu buku
Kelengkapan lain yang perlu dibuatkan pada bahan
pustaka yaitu kartu buku. Lasa (2009 : 136) menyatakan,
Kartu buku adalah kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm berisi keterangan tentang nomor inventaris, nomor klasifikasi, nama pengarang, judul buku, dan lainnya ditempatkan pada kantong buku.
Pemakaian dari kartu buku menurut Qalyubi dkk
(2003 : 151) yaitu, ”Apabila buku dipinjam, data peminjam
ditulis pada kartu buku itu, lalu disimpan pada kotak, sesuai
dengan tanggal pengembaliannya”.
4. Kantong buku
Kantong buku menurut Qalyubi dkk (2003 : 151) ”Terbuat dari
kertas geseng, dapat dibuat bentuk segi tiga atau segi empat.
Kantong buku berguna untuk tempat kartu buku”.
3 Barcode
Pada perpustakaan yang sudah menggunakan
automasi maka perlu juga memasang barcode pada bahan
pustaka. Menurut Lasa dalam Kamus Kepustakawanan
Indonesia
Barcode dalam dunia komputer diartikan dengan kode/simbol yang pada umumnya terdiri dari lajur-lajur atau batang-batang paralel, kadang-kadang berwarna-warni, yang berbeda-beda tebal maupun jarak antara batangnya (Lasa, 2009 : 37).
Kelebihan-kelebihan barcode yang paling utama adalah murah
dan mudah, sebab media yang digunakan adalah kertas dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
tinta, sedangkan untuk membaca barcode ada begitu banyak
pilihan di pasaran dengan harga yang relatif murah mulai dari
yang berbentuk pena (wand), slot, scanner, sampai ke CD,
bahkan kita dapat membuatnya sendiri (Supriyanto dan
Muhsin, 2008 : 154-155)
2.2.6.6 Filling katalog
Cara menyusun kartu katalog menurut Sumardji (1990 : 82) ada 2
macam, yaitu :
1. Bagi kelompok kartu katalog pengarang, kartu katalog judul dan kartu katalog subyek, masing-masing disusun menurut urutan secara alfabetis daripada huruf-huruf nama pengarang, judul dan subyek.
2. Bagi kelompok kartu katalog shelflist, disusun menurut urutan nomor penempatan (call number) yang tercantum pada sudut kiri atas, seperti halnya menyusun buku pada rak buku menurut urutan nomor penempatan (call number) yang tercantum pada label yang ditempelkan pada punggung buku.
2.2.6.7 Shelving
Yang dimaksud dengan Shelving menurut Soeatminah
(1992 : 122) ”Buku yang disajikan ditempatkan di rak buku
menurut tatacara tertentu sehingga mudah ditemukan. Karena rak
sama dengan shelf (shelves), maka pekerjaan ini sering disebut
shelving”.
Prinsip shelving menurut Soeatminah (1992 : 122-123), yaitu :
1. Sandi buku menjadi dasar penempatan buku dan karena setiap buku mempunyai sandi tersendiri, maka satu lokasi digunakan untuk satu buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
2. Setiap papan rak tidak boleh diisi penuh, dan papan paling bawah dikosongkan agar bila ada penambahan koleksi tidak perlu menggeser koleksi lama
3. Urutan penempatan selalu dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, dan sesudah rak pertama penuh pindah ke rak kedua dengan satu rak diisi kira-kira 80%
4. Setiap rak perlu diberi penuntun yang menunjukkan isi dari rak yang bersangkutan
5. Sandi buku-buku referensi biasanya ditambah dengan huruf R, yang dapat ditempatkan pada rak khusus.
Cara shelving yang dikemukakan oleh Sumardji (1990 : 76), yaitu :
1. Pertama-tama buku-buku disusun menurut urutan nomor klas mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar
2. Kemudian susunan dilanjutkan dengan susunan menurut urutan secara alfabetis 3 huruf kependekan nama utama/keluarga pengarang satu per satu mulai huruf ke-1, ke-2 dan ke-3, dilanjutkan dengan urutan secara alfabetis pula 1 huruf pertama dari judul
3. Selanjutnya diteruskan dengan urutan nomor maupun huruf lain-lain yang kiranya masih tercantum dalam label nomor penempatan (call number)
2.2.7 Teknologi Informasi dalam Pengolahan Bahan Pustaka
Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008 : 18) pembagian
perpustakaan sesuai penerapan teknologi yang digunakan menjadi :
1. Perpustakaan tradisional yaitu perpustakaan yang sudah sering kita lihat dengan berbagai rak koleksi buku serta pencatatan manual oleh petugas pustakawan
2. Perpustakaan terotomasi yaitu perpustakaan yang dalam pengelolaannya (pencatatan, perekapan, dan pencetakan) sudah menggunakan teknologi komputer
3. Perpustakaan digital yaitu perpustakaan dengan sistem informasi manajemen menggunakan teknologi informasi ditambah koleksi-koleksi digital baik berupa jurnal, ebook, CD audio, maupun koleksi video
Teknologi informasi dalam pengolahan bahan pustaka dapat
diterapkan untuk mengakomodasi proses pemasukan data buku/majalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover
buku/nomor barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan
nomor punggung buku (call number) (Supriyanto dan Muhsin, 2008 :
105).
Penerapan teknologi informasi dalam pengolahan data bahan
pustaka menurut Supriyanto dan Muhsin (2008 : 135) antara lain
meliputi :
1. Input, edit, dan penghapusan bahan pustaka (buku, majalah, jurnal/penelitian)
2. Laporan rincian bahan pustaka berdasarkan jenis dan golongan buku
3. Statistik buku berdasarkan jenis dan golongan buku 4. Pencetakan barcode buku Penerapan teknologi informasi ini juga terlihat dalam
perkembangan katalog perpustakaan. Menurut Suhendar (2007 : 6),
yaitu:
Dengan ditemukannya komputer sebagai alat penelusur informasi yang canggih, maka banyak perpustakaan pada saat sekarang yang menggunakan komputer sebagai alat penelusur informasi. Komputer dapat juga menyimpan data katalog yang sekaligus juga dapat membuat katalog.
Selain itu, terlihat juga dalam penggunaan barcode. Supriyanto
dan Muhsin (2008 : 157) menyatakan, ”Di perpustakaan, barcode
digunakan untuk mengidentifikasi buku/koleksi”.
Dengan diterapkannya teknologi informasi dalam pengolahan
bahan pustaka maka bahan pustaka dapat diolah secara cepat, tepat,
efektif dan efisien. Selain itu juga mempermudah dalam hal temu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
kembali bahan pustaka. Tugas pustakawan semakin dipermudah dan
mengolah bahan pustaka bukan hal yang rumit lagi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT SENI
INDONESIA SURAKARTA
3.1 Sejarah Singkat
Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta pada mulanya adalah sebuah
akademi dengan nama Akademi Seni Karawitan Indonesia (ASKI) Surakarta
berdasarkan SK Mendikbud RI No. 068/1964 tanggal 15 Juli 1964 yang
didirikan sebagai salah satu wadah untuk merintis perkembangan seni
tradisional. Untuk menopang kegiatan akademik menggunakan fasilitas
milik Konservatori Karawitan Indonesia (sekarang SMKI/SMK Negeri 8)
Surakarta.
Sebagai penunjang kegiatan akademik maka didirikanlah
perpustakaan pada tanggal 13 Januari 1971 dengan bahan pustaka dan sarana
seadanya.
Selanjutnya ASKI mengalami peningkatan status menjadi Sekolah
Tinggi Seni Indonesia (STSI) Surakarta berdasarkan SK Mendikbud No.
0446/O/1988 tanggal 12 September 1988 dan menempati kampus di
Kentingan, Jebres, Surakarta.
Proses untuk peningkatan status menjadi Institut Seni Indonesia
(ISI) Surakarta yang dimulai sejak tahun 2002 membuahkan hasil dengan
terbitnya Peraturan Presiden RI No. 77 tahun 2006 tanggal 20 Juli 2006.
37
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Dalam pengolahan bahan pustaka perpustakaan menggunakan
sistem UDC untuk menentukan nomor klasifikasi serta menggunakan empat
macam jenis katalog dalam katalogisasi. Sedangkan pada layanan sirkulasi
memakai sistem close access. Perkembangan selanjutnya perpustakaan
beralih menggunakan sistem DDC sedang dalam layanan sirkulasi beralih ke
sistem open access.
Seiring dengan perkembangan jaman serta kemajuan teknologi dan
informasi koleksi perpustakaan pun bertambah dengan adanya koleksi
audiovisual sedang dalam pengolahan serta pelayanan pemakai beralih
memakai sistem automasi perpustakaan yaitu pada tahun 2005.
Perpustakaan menempati ruangan berukuran ± 2 m x 2 m. Namun
setelah menjadi unit pelaksana teknis menempati gedung berlantai 3 dengan
alamat Jl. Ki Hajar Dewantoro 19 Kentingan Jebres Surakarta.
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta kini menjadi
unsur penunjang kegiatan akademik yang menyediakan layanan bahan
pustaka dan audiovisual untuk keperluan pendidikan, penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian, dan
pengabdian kepada masyarakat bagi seluruh civitas akademika ISI Surakarta
dan masyarakat umum lainnya.
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta bersama
dengan unit lain membantu pelaksanaan Tri Dharma dan layanan informasi
kepada lembaga induk khususnya serta masyarakat akademis pada
umumnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi
Pembinaan dan pengembangan karier bagi tenaga pustakawan,
administrasi, peningkatan mutu pengadaan, pengolahan, pelayanan
pemakai dan layanan administrasi.
3.2.2 Misi
3.2.2.1 Meningkatkan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan
3.2.2.2 Meningkatkan kemampuan dalam memberi layanan sirkulasi
3.2.2.3 Meningkatkan Sumber Daya Manusia dengan cara studi lanjut,
seminar, pelatihan, semiloka
3.2.2.4 Meningkatkan kemampuan dalam bidang administrasi
3.2.2.5 Meningkatkan kemampuan dalam bidang pengolahan
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 2
Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Dalam penyelenggaraan operasional, UPT Perpustakaan Institut
Seni Indonesia Surakarta tersusun atas beberapa gugus tugas, yang berada di
perpustakaan pusat dan perpustakaan fakultas/jurusan. Gugus tugas yang ada
di perpustakaan pusat yaitu : sirkulasi, pengolahan, pengadaan, administrasi,
dan pandang dengar. Sedangkan yang berada di fakultas/jurusan adalah
perpustakaan Fakultas Seni Rupa dan Desain, perpustakaan Jurusan
Karawitan, perpustakaan Jurusan Pedalangan dan pepustakaan Jurusan Tari.
Masing-masing gugus tugas tersebut merupakan pelaksana tugas-tugas UPT
Perpustakaan.
Pada dasarnya penyelenggaraan operasional UPT perpustakaan
adalah tentang kegiatan kepustakawanan dan keadministrasian. Tugas-tugas
kepustakawanan dilaksanakan oleh pejabat fungsional pustakawan, yang
meliputi kegiatan pengadaan, pengolahan dan pengelolaan bahan
pustaka/sumber informasi, pendayagunaan dan pemasyarakatan informasi
baik dalam bentuk karya cetak, karya rekam maupun multi media, serta
kegiatan pengkajian atau kegiatan lain untuk pengembangan perpustakaan,
dokumentasi dan informasi, termasuk pengembangan profesi.
Sedangkan penyelenggaraan operasional yang bersifat
keadministrasian dilaksanakan oleh administrasi, yang bertugas
melaksanakan kegiatan pencatatan dan penyelenggaraan data dalam setiap
aktifitas kerja. Jadi tugas administrasi adalah menyelenggarakan dan
mengumpulkan bukti-bukti, mencatat, serta penyelenggaraan laporan dalam
bentuk terinci atas seluruh aktifitas kerja yang dilaksanakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
UPT Perpustakaan ISI Surakarta dipimpin seorang kepala
perpustakaan dibantu oleh lima sub unit yaitu :
3.3.1 Sub Unit Administrasi
Sub Unit Administrasi mempunyai tanggung jawab terhadap segala
macam kegiatan administrasi seperti penyusunan surat masuk dan
surat keluar, pembuatan kartu anggota perpustakaan serta kegiatan
lain yang berhubungan dengan administrasi perpustakaan
3.3.2 Sub Unit Pengadaan
Mempunyai tugas mengadakan bahan pustaka untuk dijadikan
koleksi dan disajikan kepada pengguna. Pengadaan bahan pustaka
dapat diperoleh dari pembelian, sumbangan dan lainnya. Selain itu,
sub unit ini juga membuat daftar inventaris terhadap bahan pustaka
baik yang tercetak maupun non cetak
3.3.3 Sub Unit Pengolahan
Sub Unit Pengolahan bertanggung jawab terhadap kegiatan
pengolahan bahan pustaka, misalnya klasifikasi, katalogisasi dan
berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan pengolahan bahan
pustaka
3.3.4 Sub Unit Sirkulasi
Sangat berperan penting dalam kegiatan di perpustakaan. Sebab
sirkulasi bertugas memberikan pelayanan kepada pemakai dalam hal
sirkulasi ataupun peminjaman bahan pustaka dan layanan referensi.
Dengan demikian, dalam melaksanakan tugasnya sub unit ini harus
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
bekerja dengan baik dan optimal khususnya dalam hal pelayanan
kepada pemakai.
3.3.5 Sub Unit Pustaka Pandang Dengar
Sub unit ini mempunyai tugas memberikan layanan kepada pemakai
mengenai koleksi bahan pustaka non cetak/audio visual. Sehingga
dalam melaksanakan kegiatannya harus mengutamakan pelayanan
yang baik.
UPT PERPUSTAKAAN
URUSAN PANDANG DENGAR
URUSAN SIRKULASI
URUSAN PENGOLAHAN
URUSAN ADMINISTRASI
URUSAN PENGADAAN
Gambar 3
Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.4 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta sebanyak 22 orang yang memiliki pangkat maupun jabatan yang
berbeda-beda. Untuk lebih jelasnya mengenai sumber daya manusia yang
terdapat di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dapat dilihat
pada tabel berikut ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Tabel 1
Data Pegawai UPT Perpustakaan ISI Surakarta Tahun 2011
No. Nama NIP Pangkat/G
ol. TMT Pangkat/Gol./Ruang
Jabatan TMT Jabatan
1. Joko Setiyono, S.Sos. 196906132001121001
Penata/III c
1 April 2009
Kepala UPT Perpustakaan
28 Januari 2011
ADMINISTRASI 2. AM. Katri Widatiningsih,
S. Kar, MM 196208261994032001
Penata/III c
Kasubag. Tata Usaha
28 Januari 2011
3. Sugiman 196903021994031003
Penata Muda/III a
1 April 2006
Pembantu Pimpinan
4. Sumardi 196210101982121001
Pengatur/II c
1 April 2007
Pelaksana
5. Ponco Nugroho Andi P., SE
197401042005011002
Pengatur Tk. I/II d
1 April 2009
Pelaksana
PUSTAKAWAN 6. Dra. Mieke Hardjatmi,
S.Sos. 195403221980102001
Pembina/IV a
1 Februari 2006
Pustakawan Madya
7. Sri Hartini, BA 195711071981032001
Penata Tk. I/III d
1 April 2006
Pustakawan Penyelia
1 April 2007
8. Emi Tri Mulyani, S.Sos. 196201021987022001
Penata Tk. I/III d
1 April 2010
Pustakawan Muda
1 November 2006
9. Sri Mulyani, A. Ma. 195404181982032001
Penata Tk. I/III d
1 April 2008
Pustakawan Penyelia
1 April 2008
10. B. Heni Budiwati 196505131987032001
Penata/III c
1 Oktober 2007
Pustakawan Penyelia
1 Oktober 2007
11. Maria Chrisdiana Sri Utami, S. Ikom
195910111986032001
Penata/III c
1 April 2008
Pustakawan Penyelia
31 Maret 2008
12. Agus Junaedi 196508231987111001
Penata Muda Tk. I/III b
1 April 2007
Pust. Pelaks. Lanjutan
1 April 2007
13. Wahyu Karminah, S. Sos. 197512232000032002
Penata Muda Tk. I/III b
1 April 2009
Pustakawan Pertama
1 Oktober 2005
14. Nyono, S. Sos. 197302062005011001
Penata Muda Tk. I/III b
1 Oktober 2009
Pustakawan Pertama
1 Maret 2007
15. M. Ali Nurhasan Islamy, S. Sos.
197706292005011001
Penata Muda Tk. I/III b
1 Oktober 2009
Pustakawan Pertama
28 Februari 2007
16. Eko Sulistyo, S. Sn. 197211182006041001
Penata Muda/III a
1 April 2006
Pustakawan Pertama
1 Oktober 2008
17. Ika Laksmiwati, A. Md. 197605092001122001
Penata Muda/III a
1 April 2009
Pust. Pelaks. Lanjutan
1 Oktober 2008
18. Sartini, A. Md. 197611182001122001
Penata Muda/III a
1 April 2009
Pust. Pelaks. Lanjutan
1 Oktober 2008
19. Sundari Juni Astutik, A. Ma.
196706011993032001
Pengatur Tk. I/II d
1 April 2005
Pustakawan Pelaksana
1 Mei 2008
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Lanjutan Tabel 1
No Nama NIP Pangkat/Gol.
TMT Pangkat/Gol./Ruang
Jabatan TMT Jabatan
20. Mustofa, SIP 198004062005011001
Pengatur/II c
1 Januari 2006
Pustakawan Pelaksana
1 Maret 2007
21. R. Lalan Fuandara, SIP 198011012005011002
Pengatur/II c
1 Januari 2006
Pustakawan Pelaksana
1 Februari 2007
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.5 Gedung/Ruang
Gedung UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
terletak di komplek Institut Seni Indonesia ( ISI ) Surakarta yang
beralamatkan di Jalan Ki Hajar Dewantoro No.19 Kentingan Jebres
Surakarta 57126.
Gedung UPT Perpustakaan seluas 1584 m2 terdiri dari 3 lantai
dengan pembagian sebagai berikut :
3.5.1 Lantai I Perpustakaan Pandang Dengar
3.5.1.1 Ruang Koleksi Visual
3.5.1.2 Ruang Koleksi Audio
3.5.1.3 Ruang Pelayanan
3.5.1.4 Ruang Editing dan Rekam Video
3.5.1.5 Ruang Seminar
3.5.1.6 Toilet
3.5.2 Lantai II
3.5.2.1 Ruang Kepala UPT Perpustakaan
3.5.2.2 Ruang Rekreatif Audio Visual
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
3.5.2.3 Ruang Administrasi
3.5.2.4 Ruang Pengolahan
3.5.2.5 Ruang Pengadaan serta Koleksi Reserve/Tandon
3.5.2.6 Toilet
3.5.3 Lantai III
3.5.3.1 Ruang Pelayanan Sirkulasi
3.5.3.2 Ruang Baca Umum
3.5.3.3 Ruang Baca Rekreatif
3.5.3.4 Ruang Referensi
3.5.3.5 Ruang Koleksi Jurnal
3.5.3.6 Ruang Koleksi Laporan Penelitian, Skripsi, Tesis, Disertasi
3.5.3.7 Ruang Koleksi Alm. Bp. Gendon Humardani
3.6 Sumber Dana
Sumber dana UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
untuk melaksanakan berbagai kegiatannya berasal dari DIPA (Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran yang terbagi menjadi anggaran rutin dan anggaran
PNBP (Penghasilan Negara Bukan Pajak). Besarnya anggaran yaitu Rp
142.850.000,00
3.7 Sarana dan Prasarana
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta dalam
melaksanakan kegiatannya sehari-hari dilengkapi sarana prasarana yang
antara lain dapat dilihat pada tabel berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Tabel 2
Daftar Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta
No. Sarana dan Prasarana yang Dimiliki Jumlah 1. Rak Buku 76 2. Rak Majalah 2 3. Rak Surat Kabar 5 4. Rak Audio Visual 13 5. Rak Katalog 6 6. Rak Display 3 7. Rak Penitipan Barang 2 8. Filing Kabinet 14 9. Meja Baca 10
10. Study Carrel 32 11. Meja Sirkulasi 4 12. Meja Kerja 14 13. Kursi Baca 50 14. Kursi Kerja 18 15. Kursi Tamu/Sofa 1 16. Komputer 13 17. Mesin Tik 2 18. VCD/DVD Player 6 19. TV 4 20. Locker 2 21. AC 13 22. Kipas Angin 3
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.8 Koleksi
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta memiliki
berbagai jenis koleksi untuk memenuhi kebutuhan pemakai perpustakaan.
Koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
meliputi :
3.8.1 Buku
Koleksi buku yang ada di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta terdiri dari :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
3.8.1.1 Koleksi referensi berupa kamus, ensiklopedi, almanak, biografi,
dan lain-lain. Koleksi ini diberi label merah muda atau pada label
diberi tanda R.
3.8.1.2 Koleksi buku teks, dibagi lagi menjadi
1. Koleksi reserve/buku tandon, merupakan kopi pertama tiap
judul dari buku teks
2. Koleksi yang dipinjamkan, diberi label putih merupakan kopi
kedua dan seterusnya dari buku teks terdiri dari buku golongan
000 sampai dengan 900.
3. Koleksi rekreatif berupa buku psikologi populer, buku bacaan
religi, sastra baik esai dan novel, cerita pendek dan puisi dan
lain-lain. Koleksi ini diberi label hijau atau pada label diberi
tanda RK atau rekreatif
4. Koleksi pribadi Alm. SD Humardani, merupakan koleksi
titipan Alm. SD Humardani yang terdiri dari berbagai bidang
ilmu pengetahuan. Koleksi ini pada labelnya diberi tulisan
koleksi Alm. SD Humardani.
Data koleksi buku berdasarkan asal koleksi dapat dilihat pada tabel
berikut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Tabel 3
Data Koleksi Buku
Tahun 2009 Tambahan Tahun 2010 No Asal Koleksi
Judul Eks Judul Eks Judul Eks Buku : 21.809 43.417 1 Pembelian Proyek 174 206 2 Sumbangan Lembaga Lain 41 90 3 Sumbangan Mahasiswa 25 35 4 Sumbangan Pribadi 5 5 5 Hibah 15 Jumlah Buku 21.809 43.417 245 351 22.054 43.768
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
Sedangkan data koleksi buku berdasarkan jurusan dan golongan dapat
dilihat pada tabel berikut.
Tabel 4
Data Jumlah Buku Berdasarkan Jurusan dan Golongan
No Golongan/Jurusan Karawitan Pedalangan Seni Rupa Tari Jumlah
1 000 562 223 603 506 1.894 2 100 491 192 536 465 1.684 3 200 273 113 293 254 938 4 300 2.681 1.020 2.878 2.422 9.001 5 400 664 260 701 592 2.217 6 500 88 36 104 87 315 7 600 617 231 662 575 2.085 8 700 4.448 1.931 5.846 3.813 16.038 9 800 1.677 617 1.764 1.553 5.611 10 900 1.193 445 1.277 1.070 3.985
Jumlah 12.694 5.068 14.669 11.337 43.768 Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.8.2 Majalah dan Jurnal
Koleksi majalah dan jurnal merupakan majalah dan jurnal yang telah
dilanggan UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta maupun
yang berasal dari sumbangan. Data koleksi majalah dan jurnal dapat
dilihat pada tabel berikut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Tabel 5
Data Koleksi Majalah dan Jurnal
Tahun 2009 Tambahan Tahun 2010 Jenis
Judul Eks Judul Eks Judul Eks No
Majalah dan Jurnal Sumbangan
Dalam Negeri 5 109 1
Luar Negeri 1 1 Pembelian
Dalam Negeri 6 153 2
Luar Negeri Jumlah 694 9.137 12 263 706 9.400
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
Tabel 6
Rekapitulasi Jumlah Majalah dan Jurnal
2007 2008 2009 2010 Judul 646 669 694 706 Eksemplar 8.209 8.763 9.137 9.400
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.8.3 Karya Ilmiah
Koleksi karya ilmiah berupa laporan penelitian, skripsi, deskripsi karya,
tesis dan disertasi yang merupakan karya civitas akademika ISI
Surakarta. Data dari karya ilmiah dapat dilihat pada tabel berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Tabel 7
Data Jumlah Buku Karya Ilmiah
2008 2009 2010 No Asal Sumber Jenis
Judul Eks Judul Eks Judul Eks Penyajian 360 616 367 623 385 641 Skripsi Etno &Karawitan 119 133 Skripsi Etnomusikologi 59 59 60 60 Skripsi Karawitan 71 85 75 89
1 Karawitan
Pembawaan 46 112 46 112 Penyajian 131 199 136 204 137 205 Skripsi 66 66 68 68
2 Pedalangan
Pembawaan 3 8 3 8 Deskripsi & Skripsi Seni Rupa
420 424
Deskripsi Desain Interior 3 3 6 6 Deskripsi Kriya Seni 57 57 58 58 Deskripsi Teknik Kriya 168 168 Deskripsi Tata Rupa Panggung
158 158
Deskripsi TV & Film 11 11 23 23 Skripsi Desain Interior 6 6 7 7 Skripsi Kriya Seni 60 60 64 64
3 Seni Rupa
Skripsi TV & Film 7 7 8 8 Penyajian 548 775 583 810 Skripsi 338 358 345 365 354 374
4 Tari
Pembawaan 7 12 7 12 Kertas Kecil 127 127 127 127 Paper 41 61 41 61 Rangkuman 15 25 15 25 Makalah 123 171 123 171 Karya Ilmiah 87 259 87 259 KKN 964 964 964 964 Penelitian 535 771 535 771 556 792 Desertasi 19 19 19 19 Thesis 60 60 60 60 KKL 20 20 20 20 Laporan PKM 29 29 Laporan Penciptaan Karya 3 3 Thesis Luar Akademik 1 1 Skripsi Luar Akademik 3 3
5 Lain-Lain
Jumlah 3.669 4.564 3.779 4.670 1.348 1.686
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
3.8.4 Surat Kabar
Koleksi surat kabar terdiri dari surat kabar yang dilanggan oleh UPT
Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta yaitu kompas dan
solopos. Data dari koleksi surat kabar dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 8
Data Jumlah Koleksi Surat Kabar
Nama Surat
Kabar Eksemplar 2008 Eksemplar 2009 Eksemplar
2010 Kompas 351 350 350 Solopos 351 350 350 Jumlah 702 700 700
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.8.5 Kliping
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta menyediakan
koleksi kliping yang datanya dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 9
Data Jumlah Kliping
Jenis Th.2008 Tambahan Th.2009 Tambahan Th.2010
Kliping 189 17 206 32 238
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.8.6 Hasil Penelusuran
Data hasil penelusuran dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 10
Data Hasil Penelusuran
Th. 2009 Tambahan Th. 2010 Jenis
Judul Eks Judul Eks Judul Eks Hasil Penelusuran 318 318 27 27 345 345
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
3.8.7 Koleksi Pandang Dengar
Koleksi pandang dengar yang terdapat di UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta terdiri dari kaset audio, kaset video, piringan hitam,
pita reel, CD, VCD, DVD yang datanya dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 11
Data Koleksi Pandang Dengar
Koleksi Pandang Dengar di Perpustakaan sampai Tahun 2010
Nama Barang Th. 2008 Tambahan Th. 2009 Tambahan Th. 2010 Satuan Kaset Audio 8.045 1.563 9.608 9.608 Keping Kaset Video 896 40 936 936 Keping Piringan Hitam 370 370 370 Keping Pita Reel 109 109 109 Keping CD 440 60 500 66 566 Keping VCD 968 278 1.246 35 1.281 Keping DVD 10 10 Keping Jumlah 10.828 1.941 12.769 101 12.870 Keping
Sumber : UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
3.9 Layanan
3.9.1 Sistem Layanan
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
menggunakan sistem open access atau sistem layanan terbuka dengan
memberi kesempatan kepada pengunjung untuk mengambil pustaka
sendiri di rak buku. Sedangkan pelayanan referensi, koleksi
reserve/koleksi tandon, koleksi Bp. Gendon Humardani, koleksi
rekreatif dan koleksi pandang dengar dapat dibaca ditempat dan tidak
boleh dibawa pulang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
3.9.2 Jenis-jenis Layanan di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta
3.9.2.1 Layanan Sirkulasi dan Koleksi
Layanan ini diberikan kepada pengguna UPT Perpustakaan Institut
Seni Indonesia Surakarta untuk dapat meminjam bahan pustaka
tertentu. Peminjaman hanya diberikan untuk koleksi buku teks,
lama peminjaman satu minggu perbuku, maksimal dua buku, dapat
diperpanjang masa peminjamannya satu kali dan dilayani oleh
bagian sirkulasi di lantai III. Pelayanan ini diberikan kepada
mahasiswa, dosen, dan pegawai yang telah terdaftar sebagai
anggota perpustakaan. Untuk dapat menikmati layanan ini
pengguna diwajibkan memiliki kartu Anggota. Syarat pendaftaran
kartu anggota dapat dibaca di peraturan kartu anggota. Macam
layanan sirkulasi, yaitu :
1. Keanggotaan
a. Kartu anggota perpustakaan
diperuntukkan bagi civitas akademika ISI Surakarta
meliputi mahasiswa, dosen, dan karyawan.
b. Kartu Sakti
Layanan penyedia Kartu Sakti dapat dimanfaatkan oleh
sivitas akademika ISI Surakarta untuk berkunjung dan
memanfaatkan layanan di perpustakaan-perpustakaan
perguruan tinggi yang menjadi anggota Forum
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
Komunikasi Perguruan UPT perpustakaan ISI Surakarta
juga menerima pemegang kartu sakti dari perguruan
tinggi lain. Pemilik kartu sakti dapat membaca ditempat
dan fotocopy/scan bahan pustaka koleksi UPT
Perpustakaan ISI Surakarta. Syarat pendaftaran Kartu
Sakti dapat dibaca di peraturan kartu Sakti.
c. Layanan kartu khusus
Layanan penyediaan Kartu Khusus dapat dimanfaatkan
oleh masyarakat oleh masyarakat umum untuk
berkunjung dan memanfaatkan layanan di perpustakaan
ISI Surakarta. Pemilik Kartu Khusus dapat membaca di
tempat dan memfotocopy /scan bahan pustaka koleksi
UPT Perpustakaan. Syarat pendaftaran kartu Khusus
dapat dibaca pada peraturan Kartu Khusus.
2. Peminjaman
Adalah layanan untuk melakukan pencatatan terhadap bahan
pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna perpustakaan.
Prosedur peminjaman :
a. Peminjam menyerahkan kartu anggota perpustakaan beserta
buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan
b. Petugas menyorot barcode kartu anggota perpustakaan
kemudian menyorot barcode buku yang akan dipinjam di
menu peminjaman dewa pustaka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
c. Petugas mencetak dua lembar slip peminjaman yang berisi
data buku yang dipinjam, tanggal pinjam dan tanggal
kembali
d. Petugas mengambil kartu buku kemudian memasukkannya
ke dalam laci kartu anggota beserta slip peminjaman
e. Petugas menyerahkan kartu anggota perpustakaan, buku
yang dipinjam serta slip peminjaman kepada peminjam.
3. Pengembalian
Adalah layanan untuk melakukan pencatatan terhadap bahan
pustaka yang telah dikembalikan oleh pengguna perpustakaan
setelah dipinjam.
Prosedur pengembalian :
a. Peminjam menyerahkan kartu anggota perpustakaan dan
buku yang ingin dikembalikan kepada petugas
b. Petugas menyorot barcode kartu anggota perpustakaan
kemudian mengembalikan buku yang ingin dikembalikan
dengan mengklik tombol kembali pada menu pengembalian
dewa pustaka
c. Petugas mencetak slip pengembalian cukup satu saja yang
berisi data buku yang dipinjam, tanggal pinjam, tanggal
kembali serta denda keterlambatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
d. Petugas menyerahkan slip pengembalian kepada peminjam
serta meminta pembayaran denda bila pengembalian buku
terlambat
e. Petugas mengambil kartu buku yang ada di laci anggota
kemudian memasukkannya kembali ke kantong buku.
4. Perpanjangan
Adalah layanan untuk melakukan perpanjangan masa pinjam
bahan pustaka yang sedang dipinjam pengguna perpustakaan.
5. Penagihan
Adalah layanan untuk melakukan penagihan kepada pengguna
perpustakaan atas keterlambatan pengembalian bahan pustaka
6. Bebas Pustaka
Layanan ini dimanfaatkan bagi pengguna yang akan wisuda
dan mengambil ijazah. Pengguna yang sudah bebas pustaka
otomatis bukan anggota perpustakaan.
3.9.2.2 Layanan Referensi dan Penelusuran Informasi
Layanan referensi berada di lantai III, bertujuan memudahkan
pengguna dalam menelusuri informasi rujukan. Koleksi referensi
berupa kamus, ensiklopedi, almanak, handbook, biografi, dll.
Layanan ini diberikan kepada pengguna perpustakaan dengan jalan
memberikan informasi siap pakai dengan cara menjawab
pertanyaan yang diajukan oleh pengguna, serta memberikan
bantuan dalam penelusuran informasi dari berbagai subyek dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
sumber maupun memberikan bahan rujukan pada koleksi lain
sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.
3.9.2.3 Layanan Serial (terbitan berkala)
Layanan serial berupa jurnal, buletin, majalah, surat kabar,
newsletter dari dalam maupun luar negeri. Layanan ini berada di
lantai III.
3.9.2.4 Layanan karya-karya akademik
Perpustakaan menyediakan laporan penelitian, skripsi, tesis dan
disertasi yang merupakan karya civitas akademika ISI Surakarta,
terletak di lantai III.
3.9.2.5 Layanan Pandang Dengar
Layanan yang diberikan pengguna untuk dapat memperoleh
informasi dengan memanfaatkan bahan pustaka bebasis media
rekam; baik audio seperti berupa kaset analog, CD (Compact Disc)
Audio, piringan hitam, dan open reel maupun visual berupa VCD
(Video Compact Disc), DVD (Digital Versatile Disc), MDV (Mini
Digital Video), Hi 8mm (High 8 mm), VHS (Video Home System),
dan Betamax.
3.9.2.6 Layanan rekreatif baca
Perpustakaan menyediakan bahan pustaka rekreatif tercetak berupa
buku psikologi populer, buku bacaan religi, buku bacaan hobi,
bacaan tentang seni, sastra baik esai dan novel, cerita pendek dan
puisi, bacaan humor, sampai bacaan biografi. Layanan ini berada di
lantai III.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
3.9.2.7 Layanan rekreatif audio visual
Perpustakaan menyediakan bahan pustaka rekreatif terekam berupa
kaset/CD musik pop Indonesia, musik pop barat, musik tradisional
Indonesia, musik instrumentalia, musik kerohanian, VCD/DVD
ketoprak, tari-tarian Indonesia, senam, film-film Hollywood, film
dokumenter dari National Geographic. Layanan ini berada di lantai
II.
3.9.2.8 Layanan Bimbingan Pengguna Perpustakaan
Layanan yang diberikan pada pengguna perpustakaan, baik secara
individu maupun kelompok, dengan cara memberikan bimbingan
dan petunjuk dalam memanfaatkan koleksi, fasilitas, dan layanan
yang ada agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.
Bimbingan bersifat pengenalan, bimbingan membaca koleksi yang
menggunakan kode-kode tertentu hingga penelusuran data
informasi secara spesifik.
3.9.2.9 Layanan Fotocopy dan Scan
UPT Perpustakaan ISI Surakarta memberikan layanan fotocopy
dan scan bahan pustaka. Untuk memanfaatkan layanan ini
pengguna dapat menghubungi bagian sirkulasi di lantai III gedung
UPT Perpustakaan.
3.9.2.10 Internet dan Hot Spot area
Perpustakaan menyediakan komputer internet di lantai III.
Sedangkan Hot Spot Area berada di lantai I, II, III.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
3.9.2.11 OPAC (Online Public Access Catalogue)
Dengan OPAC, pengguna dapat menelusuri seluruh koleksi yang
ada di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta.
Katalog online (OPAC) dapat diakses melalui http://pustaka.isi-
ska.ac.id
3.9.2.12 Layanan e-journal
Merupakan jenis layanan jurnal dalam bentuk elektronik. Institut
Seni Indonesia Surakarta telah melanggan dua database, yaitu :
EBSCO dan Proquest yang dapat diakses melalui http://isi-
ska.ac.id
3.9.2.13 Penerbitan dan Penyebaran SDI
Merupakan layanan informasi terseleksi (selective dissemination of
information) dengan cara menyebarkan kumpulan fotokopi
kumpulan daftar isi jurnal ilmiah kepada fakultas dan jurusan/
program di lingkungan ISI Surakarta.
3.9.2.14 Penyebaran Daftar Buku Baru
Penerbitan dan penyebaran daftar pustaka terbaru yang telah siap
dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Penerbitan ini
disebarkan ke seluruh fakultas dan jurusan di lingkungan ISI
Surakarta.
3.9.3 Peraturan
3.9.3.1 Peraturan Jam Layanan
Senin - Kamis : 08.00-15.30 WIB
Jumat : 08.00-14.30 WIB istirahat 11.00-13.00 WIB
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
3.9.3.2 Peraturan Kartu Anggota Perpustakaan
Ditujukan bagi civitas akademika ISI Surakarta, meliputi
mahasiswa, dosen, dan pegawai.
Syarat pendaftaran:
1. Menunjukkan bukti pembayaran SPP bagi mahasiswa baru.
2. Mengisi formulir
3. Menyerahkan pas foto ukuran 2x3 berwarna sejumlah 3 lembar.
4. Mengganti biaya pembuatan kartu sebesar Rp. 5.000
5. Kartu ini berlaku selama menjadi mahasiswa ISI Surakarta
3.9.3.3 Peraturan Kartu Khusus
Peraturan ini ditujukan kepada pengguna dari luar ISI Surakarta,
untuk dapat menggunakan fasilitas layanan yang ada di
perpustakaan ISI Surakarta.
Syarat pendaftaran:
1. Menunjukkan kartu identitas (KTP, SIM, Kartu mahasiswa, dll)
2. Mengisi formulir
3. Menyerahan pas foto 2x3 berwarna sejumlah 1 lembar
4. Mengganti biaya pembuatan kartu sebesar Rp. 10.000,-
5. Masa berlaku kartu ini adalah 1 bulan sejak tanggal
dikeluarkan.
3.9.3.4 Peraturan Kartu Sakti
Ditujukan bagi mahasiswa perguruan tinggi negeri yang ingin
berkunjung di perpustkaan anggota Forum Komunikasi Perguran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
Tinggi (FKP2T) mencakup wilayah Jawa Tengah dan DI
Yogyakarta
Syarat pendaftaran:
1. Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku
2. Mengisi formulir
3. Menyerahkan pas foto ukuran 2x3 berwarna sejumlah 1 lembar.
4. Mengganti biaya pembuatan kartu sebesar Rp. 7.500,-
5. Masa berlaku kartu ini adalah 6 bulan sejak tanggal dikeluarkan
3.9.3.5 Peraturan Pengguna Koleksi Bahan Pustaka
1. Dilarang memakai sandal dan jaket
2. Dilarang memakai kartu anggota orang lain
3. Dilarang makan, minum, dan merokok
4. Dilarang mengotori, mencorat-coret, merusak bahan pustaka
serta sarana yang ada
5. Dilarang membuat gaduh dan mengganggu ketenangan
6. Dilarang membuang sampah di sembarang tempat
7. Diwajibkan menaruh tas dan jaket di loker penyimpanan yang
sudah disediakan
8. Diwajibkan mengisi buku pengunjung
3.9.3.6 Peraturan Peminjaman Koleksi Bahan Pustaka
1. Peminjaman maksimal 2 buku
2. Lama peminjaman 1 minggu perbuku
3. Dapat diperpanjang masanya 1 kali
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
4. Harus mengurus sendiri, tidak boleh diwakilkan
5. Tidak memakai Kartu Anggota orang lain
6. Tidak merusak , atau menghilangkan koleksi
7. Keterlambatan pengembalian bahan pustaka dikenakan denda
Rp 200,00 per buku per hari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Analisis Masalah
Pengolahan merupakan kegiatan terpenting dalam sebuah
perpustakaan. Kegiatan pengolahan dilakukan sejak bahan pustaka masuk ke
perpustakaan sampai siap disajikan kepada pengguna. Perpustakaan
perguruan tinggi sebagai perpustakaan penelitian menyediakan koleksi
berupa local content atau grey literature. Koleksi tersebut antara lain berupa
skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan lain-lain.
Di Institut Seni Indonesia Surakarta bagi mahasiswa program
sarjana (S-1) yang akan menyelesaikan program studinya, dapat memilih
membuat skripsi atau karya seni/pertanggung jawaban karya yang laporan
tertulisnya disebut deskripsi karya. Bagi mahasiswa S2 untuk menyelesaikan
studinya harus membuat tesis. Sedangkan bagi mahasiswa S3 untuk
menyelesaikan studinya juga perlu membuat karya ilmiah berupa disertasi.
Pengolahan koleksi berupa skripsi, deskripsi karya, tesis dan
disertasi dimaksudkan agar dapat dengan mudah, cepat, tepat, dicari dan
ditemukan kembali. Juga memudahkan penelusuran lewat katalog serta
pencarian di rak. Selain memudahkan pengguna juga memudahkan petugas
perpustakaan dalam hal shelving yaitu penjajaran koleksi di rak. Dengan
pengolahan yang baik diharapkan koleksi-koleksi baik itu berupa skripsi,
deskripsi karya, tesis maupun disertasi dapat dimanfaatkan sebaik mungkin
63
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
oleh pengguna perpustakaan untuk kepentingan penelitian, menyelesaikan
studi, mengerjakan tugas kuliah maupun sebagai bahan referensi.
4.1.1 Pengolahan Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi di UPT
Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
4.1.1.1 Pemberian Cap/Stempel Perpustakaan
Setelah skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi
diterima perpustakaan di bagian pengadaan maka pertama perlu
diberi identitas sebagai bukti kepemilikan berupa peneraan cap.
Pengecapan tidak boleh mengganggu informasi yang ada dalam
bahan pustaka serta harus konsisten. Cap yang digunakan serta
aturan pengecapan sama baik itu untuk skripsi, deskripsi karya,
tesis maupun disertasi. Macam cap yang digunakan serta aturan
pengecapan di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
yaitu :
1. Cap tempat tajuk subyek serta call number
Diberikan pada halaman pertama sebelah kanan atas
dengan batasan dua cm dari atas serta satu cm dari tepi kanan.
Cap ini di bagian atas diisi keterangan tentang tajuk subyek
sedangkan bagian bawahnya diisi keterangan tentang call
number. Penentuan call number akan dijelaskan lebih lanjut
pada bahasan tersendiri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
Gambar 4
Cap Tempat Tajuk Subyek serta Call Number
2. Cap identitas perpustakaan
Diberikan pada halaman pertama di tengah-tengah
halaman, setiap kelipatan lima belas halaman, serta akhir
halaman. Cap ini menunjukkan bahwa bahan pustaka yang
diberi cap merupakan milik perpustakaan.
Gambar 5
Cap Identitas Perpustakaan
3. Cap asal bahan pustaka
Diberikan pada halaman dua tengah bawah dengan
batasan dua cm dari halaman bawah. Cap ini menunjukkan asal
bahan pustaka apakah itu dari pembelian, sumbangan lembaga,
sumbangan dosen, ataupun sumbangan pribadi. Cap asal bahan
pustaka di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
ada dua yaitu cap pembelian dan cap sumbangan. Untuk
skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi diberi cap
sumbangan dan diisi keterangan asal sumbangan yaitu dari
lembaga serta tahun sumbangan.
Gambar 6
Cap Asal Bahan Pustaka
4. Cap inventaris
Diberikan pada halaman dua sebelah kiri atas dengan
batasan dua cm dari tepi kiri dan dua cm dari tepi atas. Cap ini
diisi keterangan tentang tanggal bahan pustaka masuk
perpustakaan serta no inventaris.
No inventaris untuk skripsi, deskripsi karya, tesis, dan
disertasi diisi dengan ketentuan sebagai berikut :
no urut di buku inventaris/nama instansi/bentuk bahan pustaka
(serta jurusan jika berupa skripsi atau deskripsi karya)/tahun
masuk
SUMBANGAN : …………………… TAHUN : ……………………
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
Gambar 7
Cap Inventaris
4.1.1.2 Pemilahan
Karya ilmiah dipilah berdasarkan bentuk serta jurusannya.
Berdasarkan bentuk terdiri dari skripsi, deskripsi karya, tesis dan
disertasi, sedangkan untuk skripsi dan deskripsi karya masih
dipilah lagi berdasarkan jurusannya.
4.1.1.3 Inventarisasi
Setelah pengecapan dan pemilahan selesai langkah
selanjutnya adalah inventarisasi yaitu pencatatan di buku
inventaris. Pencatatan di buku inventaris berdasarkan nomor urut
penerimaan. Setiap bahan pustaka memiliki nomor inventaris
sendiri-sendiri yang berbeda dengan yang lain. Cara penomoran
untuk bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi karya, tesis dan
disertasi menggunakan sistem berkelanjutan yaitu nomornya
dilanjutkan dari tahun ke tahun. Skripsi, deskripsi karya, tesis dan
disertasi memiliki buku inventaris sendiri-sendiri, tidak dijadikan
satu. Sedangkan untuk skripsi dan deskripsi karya buku
inventarisnya untuk tiap jurusan juga sendiri-sendiri.
INVENTARIS TGL : ……………………………………. NO : …………………………………….
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
Tabel 12
Contoh Kolom Inventaris untuk Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis
dan Disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta
Jumlah No Tgl Pengarang Judul
Tahun Penulisan Hal Ex
Keterangan
Keterangan :
No : no urut di buku inventaris
Tgl : tanggal masuk perpustakaan
Pengarang : penulis karya ilmiah
Judul : judul karya ilmiah
Tahun penulisan : tahun karya ilmiah dibuat
Hal : jumlah halaman karya ilmiah
Ex : jumlah eksemplar karya ilmiah
Keterangan : tempat membubuhkan paraf
Setelah selesai inventarisasi kemudian mengisi cap
inventaris dan cap asal yang telah dibubuhkan pada karya ilmiah.
Menulis lagi no inventaris pada halaman lima belas. Setelah selesai
kemudian mengirimkannya ke bagian pengolahan untuk proses
selanjutnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
Gambar 8
Contoh Cap Inventaris yang telah Diisi
Gambar 9
Contoh Cap Asal Bahan Pustaka yang telah Diisi
4.1.1.4 Pengecekan
Bagian pengolahan menerima skripsi, deskripsi karya,
thesis dan disertasi dari bagian pengadaan kemudian melakukan
cheking. Yaitu mengecek kesesuaian antara daftar yang dikirim
bagian pengadaan dengan yang diterima bagian pengolahan. Bila
sudah sesuai petugas membubuhkan parafnya pada kolom
keterangan buku inventaris. Bila ada kesalahan petugas melakukan
konfirmasi ke bagian pengadaan untuk mengklarifikasi kesalahan
yang ada.
4.1.1.5 Penentuan tajuk subyek
Penentuan tajuk subyek di UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta yaitu dengan menganalisis isi dari karya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
ilmiah sedangkan penulisannya berpedoman pada daftar tajuk
subyek perpustakaan nasional. Kemudian tajuk subyek dituliskan
pada cap tempat tajuk subyek.
4.1.1.6 Penentuan Call Number
Pembuatan call number dimaksudkan untuk mempermudah
shelving dan temu kembali bahan pustaka. Penentuan call number
untuk karya ilmiah berbeda dengan buku teks.
Pola : Tahun Kelulusan + (Kode Jurusan + Kode Jenis Bahan
Pustaka) + Nomor Urut Pendataan
Penentuan call number untuk skripsi
2010 Tahun kelulusan
STR Kode jenis bahan pustaka dan kode jurusan
17 Nomor urut pendataan
c.1 Eksemplar/kopi ke...
Penentuan call number untuk deskripsi karya hampir sama
dengan skripsi namun pada kode huruf S diganti dengan D yang
menunjukkan bahwa bentuk karya ilmiah tersebut merupakan
deskripsi karya.
Penentuan call number untuk tesis juga hampir sama namun
kode huruf diganti dengan T tanpa jurusan.
Sedangkan untuk disertasi kode huruf diganti dengan DH
tanpa jurusan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
Setelah pembuatan call number selesai kemudian
menuliskannya di cap tempat call number.
Tabel berikut akan menunjukkan kode jenis bahan pustaka
dan kode jurusan untuk pembuatan call number karya ilmiah.
Tabel 13
Kode Jenis Bahan Pustaka
No. Jenis Bahan Pustaka Kode 1. Skripsi S 2. Deskripsi Karya/Penyajian/Pembawaan D 3. Tesis T 4. Disertasi DH 5. Penelitian P 6. Laporan Kegiatan L
Tabel 14
Kode Jurusan
No. Jurusan Kode 1. Karawitan KR 2. Etnomusikologi ET 3. Pedalangan PD 4. Tari TR 5. Kriya Seni KS 6. Seni Murni SM 7. Desain Interior DI 8. Tata Rupa Pentas TP 9. Televisi TV 10. Umum U 11. Pengkajian Seni PK 12. Penciptaan Seni PC
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
Gambar 10
Contoh Cap Tempat Tajuk Subyek dan Call Number yang telah Diisi
4.1.1.7 Input Data Katalog
Input data katalog di UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta menggunakan program Dewa Pustaka.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Setelah komputer dinyalakan klik program dewa pustaka maka
akan muncul tampilan sebagai berikut
Gambar 11
Tampilan Awal Dewa Pustaka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
Untuk masuk program dewa pustaka perlu login lebih dahulu
dengan mengetikkan user dan password jadi tidak semua orang
bisa menggunakan dewa pustaka. Yang mengetahui user dan
password dewa pustaka hanya pegawai UPT Perpustakaan
Institut Seni Indonesia Surakarta dan setiap pegawai memiliki
user dan passwordnya sendiri-sendiri.
2. Setelah login dengan mengetikkan user dan password yang
benar untuk memulai input data tinggal mengklik daftar buku
Gambar 12
Tampilan Dewa Pustaka setelah Memasukkan User dan
Password
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
3. Akan muncul tampilan daftar buku perpustakaan sebagai
berikut
Gambar 13
Tampilan Daftar Buku Dewa Pustaka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
Klik tambah dan mulai input data sesuai dengan data-data yang
ada pada bahan pustaka pada kolom-kolom input data dewa
pustaka. Pengetikan katalog berpedoman pada AACR 2 dan
ISBD serta harus konsisten.
4. Setelah data selesai diinput klik detail maka akan muncul
pertanyaan apakah anda yakin menyimpan data ini ? klik yes
maka akan muncul tampilan detail buku. Klik tambah
kemudian isi kolom-kolom sesuai dengan data-data bahan
pustaka jika sudah selesai klik simpan kemudian keluar.
Gambar 14
Tampilan Detail Buku Dewa Pustaka
5. Langkah selanjutnya yaitu mengisi kolom subyek yaitu dengan
mengklik kolom subyek dua kali maka akan muncul tampilan
subyek buku. Ketikkan subyek bahan pustaka yang sudah
ditentukan tadi pada kolom cari. Apabila subyek sudah ada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
76
pada daftar maka tinggal mengklik dua kali pada subyek
tersebut.
Gambar 15
Tampilan Subyek Buku Dewa Pustaka
6. Apabila ada pengarang tambahan maka tinggal mengklik
kolom pengarang tambahan yang prosesnya hampir sama
dengan saat mengisi subyek. Apabila tidak ada maka proses
input data telah selesai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
77
Gambar 16
Tampilan Daftar Buku Dewa Pustaka setelah selesai Input Data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
78
4.1.1.8 Pemberian Kelengkapan
Untuk skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi
kelengkapan hanya berupa label. Label terdiri dari nama
perpustakaan serta call number. Karena label hasil pencetakan
dewa pustaka untuk karya ilmiah tidak sempurna maka perlu
dibuatkan label sendiri di microsoft word. Label dicetak pada
kertas berwarna merah muda yang menunjukkan karya ilmiah
hanya dapat dibaca di tempat dan untuk membedakan dengan
koleksi lain. Setelah label dicetak langkah selanjutnya yaitu
menempel label yang sebelumnya telah diberi lem pada punggung
bahan pustaka. Label ditempel dengan jarak tiga cm dari bawah
bahan pustaka diusahakan tulisan label dapat terlihat dari
punggung buku mulai dari notasi awal call number sehingga
memudahkan saat shelving.
Gambar 17
Label yang telah Ditempel pada Karya Ilmiah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
79
4.1.1.9 Pelaporan
Yaitu membuat laporan tentang bahan pustaka yang telah
selesai diolah dan siap disajikan ke pemakai perpustakaan.
Laporannya berupa daftar tambahan koleksi.
4.1.1.10 Penyerahan
Setelah semua karya ilmiah selesai diolah kemudian
diserahkan ke bagian sirkulasi.
4.1.1.11 Shelving
Karya ilmiah di bagian sirkulasi ini diletakkan di ruang
karya ilmiah. Rak untuk skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi
dibedakan. Sedangkan untuk skripsi dan deskripsi karya raknya
masih dibedakan lagi berdasarkan jurusannya.
Karya ilmiah dishelving berdasarkan bentuk dan jurusannya
masing-masing. Dengan adanya label yang berisi call number
mempermudah pada waktu shelving. Cara shelving karya ilmiah
yaitu
1. Pertama-tama karya ilmiah dibedakan menurut bentuk dan
jurusannya masing-masing dapat dilihat dari kode huruf yang
ada pada call number
2. Apabila terdapat karya ilmiah yang sama bentuk dan
jurusannya kemudian disusun berdasarkan tahun yang ada pada
call number
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
80
3. Apabila terdapat karya ilmiah dengan tahun yang sama maka
susunan dilanjutkan berdasarkan nomor inventaris yang ada
pada call number
Untuk menyebarkan informasi mengenai karya ilmiah yang ada
di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta data skripsi,
deskripsi karya, tesis dan disertasi dapat dilihat secara online lewat
http://isi-ska.ac.id/sipadu/siliya/ atau dengan membuka web ISI dengan
alamat http://isi-ska.ac.id/ kemudian mengklik tulisan SILIYA
(penelitian) yang terletak di sebelah kanan namun yang diupload baru
sebatas abstraknya saja.
Gambar 18
Tampilan Siliya
Berdasarkan gambaran tentang proses pengolahan skripsi,
deskripsi karya, tesis dan disertasi dapat dilihat bahwa penentuan call
number untuk bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi karya, tesis dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
81
disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta tidak
sama dengan penentuan call number yang diungkapkan oleh Lasa dan
Eryono.
Pengertian nomor panggil yang diungkapkan oleh Lasa (2009 :
217), yaitu :
”Nomor panggil adalah kode yang terdiri dari nomor klasifikasi, tiga huruf nama pengarang perorangan setelah dibalik atau nama lembaga sebagai pengarang, dan satu huruf awal judul pustaka, dan tanda lain”.
Sedangkan nomor panggil menurut Eryono (1993 : 315-316),
yaitu :
Membuat nomor panggil yang lazim dilakukan adalah dengan nomor kelas dan nomor buku. Nomor buku yang dimaksud di sini adalah inisial tanda pengarang, inisial tanda judul dan unsur-unsur lain yang dianggap perlu sebagai unsur pembeda. Contoh : 658 Nomor Kelas Tjo Tanda Pengarang a Tanda Judul v.1 c.1 Tanda Jilid dan Tanda Kopi
Sedangkan contoh penentuan call number untuk karya ilmiah
yang ada di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta yaitu
sebagai berikut :
2010 Tahun kelulusan
STR Kode jenis bahan pustaka dan kode jurusan
18 Nomor urut pendataan
c.1 Eksemplar/kopi ke...
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
82
Berdasarkan wawancara dengan Kepala UPT Perpustakaan
Institut Seni Indonesia Surakarta mengapa penentuan call number untuk
karya ilmiah berbeda dengan buku teks Pak Joko Setiyono menyatakan,
Call number untuk karya ilmiah dibuatkan aturan berbeda untuk memudahkan penempatan di rak dan memudahkan penelusuran serta pencarian karena dari call number sudah terlihat tahun kelulusan apabila mencari karya ilmiah berdasarkan tahun, jenis bahan pustaka serta jurusan.
Penentuan call number untuk karya ilmiah di UPT
Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta memakai aturan yang
berbeda atau tidak sama dengan aturan penentuan call number menurut
Lasa maupun Eryono karena karya ilmiah di UPT Perpustakaan Institut
Seni Indonesia Surakarta terdiri karya ilmiah bidang seni bila dibuatkan
call number sesuai aturan yang dikemukakan Lasa maupun Eryono maka
akan menyulitkan pada saat pengaturan di rak maupun pada saat
pencarian atau penelusuran karena hampir semua masuk golongan 700
pada sistem klasifikasi DDC. Sehingga pada saat pengaturan di rak
melihat label saja tidak cukup. Sedangkan untuk pencarian dan
penelusuran karya ilmiah selain mencatat call number juga perlu
mencatat jenis bahan pustaka dan jurusan. Terkadang pengunjung
menginginkan karya ilmiah berdasarkan tahun pembuatan. Dengan call
number menurut aturan yang dikemukakan Lasa dan Eryono penelusuran
karya ilmiah lewat tahun akan sulit sekali.
Pembuatan call number karya ilmiah dengan menggunakan
aturan yang telah disepakati di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
83
Surakarta, maka akan lebih memudahkan dalam hal penempatan di rak
pada waktu shelving serta memudahkan pengguna dalam penelusuran
dan pencarian karya ilmiah yang diinginkan karena dari call number
yang tertera pada label sudah terlihat tahun kelulusan, jenis bahan
pustaka serta jurusan. Pencarian karya ilmiah lewat tahun juga
dimungkinkan.
4.2 Hambatan-hambatan dalam Pengolahan Skripsi, Deskripsi Karya,
Tesis dan Disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia
Surakarta
Dalam pengolahan Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi di
UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta ditemui beberapa
hambatan, yaitu :
4.2.1 Penguasaan software Dewa Pustaka bagi petugas perpustakaan masih
kurang sehingga sangat tergantung pada programmer dari Puskom.
4.2.2 Software sering mengalami gangguan, sehingga mengganggu proses
input data.
4.2.3 Pencetakan label untuk bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi
karya, tesis dan disertasi melalui software tidak didapat hasil seperti
yang diinginkan. Karena software sudah diprogram untuk mencetak
label sesuai call number standar yang biasa dipakai perpustakaan.
4.2.4 Kegiatan pengecapan dan inventarisasi berada di bagian pengadaan.
Sehingga apabila ada kesalahan terutama nomor inventaris bagian
pengolahan perlu mengkonfirmasi ke bagian pengadaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
84
4.3 Upaya untuk Mengatasi Hambatan-hambatan dalam Pengolahan
Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi di UPT Perpustakaan
Institut Seni Indonesia Surakarta
Adapun upaya untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dialami
dalam pengolahan Skripsi, Deskripsi Karya, Tesis dan Disertasi di UPT
Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta adalah sebagai berikut :
4.3.1 Perpustakaan merekrut pegawai yang ahli bidang pemrograman serta
dalam tahap pembuatan software perpustakaan sendiri.
4.3.2 Input data dilakukan dengan cermat dan hati-hati sehingga software
tidak mengalami gangguan selain itu tidak membuka Dewa Pustaka
terlalu banyak karena akan memperlama proses loading yang dapat
menyebabkan gangguan.
4.3.3 Pencetakan label untuk skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi
tidak melalui software tetapi dibuatkan label tersendiri sesuai dengan
call number.
4.3.4 Letak bagian pengadaan dan bagian pengolahan tidak terlalu jauh
sehingga memudahkan dalam konfirmasi. Adanya kerjasama yang
baik antara bagian pengadaan dan bagian pengolahan sehingga dapat
menghindari kesalahan-kesalahan yang dapat mengganggu
pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut :
5.1.1 Proses pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi di UPT
Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta meliputi kegiatan
pemberian cap/stempel perpustakaan, pemilahan, inventarisasi,
pengecekan, penentuan tajuk subyek, penentuan call number, input data
katalog, pemberian kelengkapan, pelaporan, penyerahan, shelving.
Data skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi dapat dilihat secara
online namun yang diupload baru sebatas abstraknya saja.
Penentuan call number untuk karya ilmiah di UPT Perpustakaan Institut
Seni Indonesia Surakarta memakai aturan yang berbeda atau tidak sama
dengan aturan penentuan call number menurut Lasa maupun Eryono.
Penentuan call number karya ilmiah di UPT Perpustakaan Institut Seni
Indonesia Surakarta menggunakan pola : Tahun Kelulusan + (Kode
Jurusan + Kode Jenis Bahan Pustaka) + Nomor Urut Pendataan. Hal
tersebut dimaksudkan untuk memudahkan dalam hal penempatan di rak
serta memudahkan pengguna dalam penelusuran dan pencarian karya
ilmiah yang diinginkan.
85
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
86
5.1.2 Hambatan yang ditemui dalam pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis
dan disertasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta ,
yaitu :
5.1.2.1 Penguasaan software Dewa Pustaka bagi petugas perpustakaan
masih kurang sehingga sangat tergantung pada programmer dari
Puskom.
5.1.2.2 Software sering mengalami gangguan, sehingga mengganggu
proses input data.
5.1.2.3 Pencetakan label untuk bahan pustaka berupa skripsi, deskripsi
karya, tesis dan disertasi melalui software tidak didapat hasil
seperti yang diinginkan. Karena software sudah diprogram untuk
mencetak label sesuai call number standar yang biasa dipakai
perpustakaan.
5.1.2.4 Kegiatan pengecapan dan inventarisasi berada di bagian
pengadaan. Sehingga apabila ada kesalahan terutama nomor
inventaris bagian pengolahan perlu mengkonfirmasi ke bagian
pengadaan
5.1.3 Adapun upaya untuk mengatasi hambatan tersebut adalah sebagai
berikut :
5.1.3.1 Perpustakaan merekrut pegawai yang ahli bidang pemrograman
serta dalam tahap pembuatan software perpustakaan sendiri.
5.1.3.2 Input data dilakukan dengan cermat dan hati-hati sehingga
software tidak mengalami gangguan selain itu tidak membuka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
87
Dewa Pustaka terlalu banyak karena akan memperlama proses
loading yang dapat menyebabkan gangguan.
5.1.3.3 Pencetakan label untuk skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi
tidak melalui software tetapi dibuatkan label tersendiri sesuai
dengan call number.
5.1.3.4 Letak bagian pengadaan dan bagian pengolahan tidak terlalu jauh
sehingga memudahkan dalam konfirmasi. Adanya kerjasama yang
baik antara bagian pengadaan dan bagian pengolahan sehingga
dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang dapat mengganggu
pengolahan skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan demi kemajuan
perpustakaan khususnya bagian pengolahan adalah sebagai berikut :
5.2.1 Bahan pustaka yang sudah selesai diolah sebaiknya segera diserahkan ke
bagian sirkulasi sehingga dapat segera dimanfaatkan oleh pengguna
perpustakaan.
5.2.2 Selain menyerahkan skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi dalam
bentuk cetak, perpustakaan juga sebaiknya meminta mahasiswa
menyerahkan softfile bisa dalam bentuk CD sehingga dalam proses
upload abstrak tidak perlu mengetik lagi.
5.2.3 UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Surakarta sebaiknya
memperluas kerjasama dengan perpustakaan lain terutama yang bergerak
di bidang seni sehigga dapat menambah keragaman koleksi karya ilmiah.